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CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares:
Desarrollar la Etapa 2 de la Auditora.
HABILIDADES
En esta Unidad de Competencia desarrollars las siguientes habilidades relacionadas con los
conocimientos profesionales:
Trabajo Individual: Cumplimentar una nota de hallazgo A realizar a lo largo de esta Unidad de
Competencia.
Caso Prctico: Evaluar si el sistema de gestin implantado en la empresa cumple los requisitos
exigidos por la Norma ISO 9001. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
Debate: Reconocer la importancia de la realizacin de auditoras internas en una empresa que tenga
implantado un SGC. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud:
Rectitud.
AUTOEVALUACIN
Desarrollo de la Etapa 2 de la Auditora
Etapas de la Auditora
Reunin de Apertura
Etapa 1 de la Auditora
Ejecucin de la Auditora
Etapa 2 de la Auditora
Reunin de Cierre
ETAPAS DE LA AUDITORA
Para realizar una auditoria exitosa es necesario:
Una buena planificacin y preparacin.
Mantener buenas comunicaciones (con cliente, auditados y auditores).
Realizar una bsqueda de hechos precisa y objetiva.
El proceso de auditora de un Sistema de Gestin consta de dos etapas diferenciadas, ambas llevadas
a cabo en las propias instalaciones de la organizacin auditada, siendo el lder del equipo auditor
sobre el que recae la responsabilidad de que se lleve a cabo todo el proceso de auditora, desde el inicio
hasta que sta finalice.
Registros.
Fichas de proceso.
Fichas de indicadores
Normativa aplicable.
Etc.
La etapa 1 est destinada a realizar una revisin documental del sistema.
Obviamente, la realizacin de la auditora in situ es la fase que consume la mayor parte del tiempo. Sin
embargo, su xito depende en gran medida del tiempo que se dedique a su planificacin y preparacin.
ETAPA 1 DE LA AUDITORIA
Para comenzar a familiarizarse con el sistema de gestin del auditado es necesario hacer acopio de la
documentacin bsica.
En ese sentido, el auditor debe revisar de manera general su contenido con el fin de:
Comprobar que la documentacin est completa.
Comprender el Sistema de Gestin establecido en la organizacin, a travs de su documentacin.
Procedimientos y referencias.
Los resultados de esta primera etapa de la auditora deben ser documentados y comunicados a la
organizacin. En este informe quedar reflejado:
La adecuacin de la documentacin del Sistema de Gestin.
El anlisis por la organizacin auditada de los aspectos clave.
El nivel de implementacin del Sistema de Gestin, de forma que se decida si la organizacin est
preparada para llevar a cabo la segunda etapa de la auditora.
Si el auditor encontrase anomalas o considerase que la norma no ha sido correctamente aplicada, puede
llegar a posponer o cancelar la segunda etapa de la auditora, hasta que las desviaciones
encontradas en la revisin documental del sistema sean subsanadas.
ETAPA 2 DE LA AUDITORA
Una vez superada la primera etapa de la auditora, incluyendo, si es necesario, la realizacin por parte
del auditado de las acciones indispensables para que esto sea as, se llevara a cabo el desarrollo de la
segunda etapa de la auditora, por parte del equipo auditor, y de nuevo, en las instalaciones de la
organizacin auditada.
Entre la realizacin de las dos etapas de auditora no deben transcurrir ms de seis meses de intervalo.
De hecho, si este intervalo de tiempo se supera, debe volver a repetirse la etapa 1 de auditora, ya que
en ese entretiempo pueden haberse producido cambios significativos que no hayan sido contemplados
en la primera ocasin.
En la etapa 2 de auditora, las partes del Sistema de Gestin que, auditadas durante la primera etapa, el
auditor estime que se encuentran perfectamente implementadas y conformes con los requisitos, no
tendrn que volver a ser reauditadas.
El propsito de esta segunda etapa es evaluar la implementacin y eficacia del Sistema de Gestin de
la organizacin.
Intercambiar informacin.
Reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.
Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: el lder deber comunicar peridicamente los
progresos de la auditora y cualquier inquietud al auditado.
Entre los miembros del equipo auditor, y el cliente de la auditora, cuando se considere
necesario.
Las no conformidades crticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se
evidencien, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunin diaria de informacin.
En caso de que las evidencias disponibles de la auditora, indiquen que los objetivos de la misma no
son alcanzables, el lder del equipo auditor deber informar de las razones al cliente de la auditora y al
auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:
Modificacin del plan de auditora.
Cambios en los objetivos de la auditora o en su alcance.
Finalizacin de la auditora.
Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditora que pueda evidenciarse a medida que las
actividades de auditora progresen, debern revisarse con el cliente de la auditora y aprobarse por
l y, cuando sea apropiado, por el auditado.
Formulacin de Preguntas
Una tcnica muy til a la hora de recopilar informacin es la entrevista. El auditor deber preguntar a la
gente cules son sus tareas, qu hacen, cmo lo hacen, qu informacin reciben, qu informacin
transmiten, etc.
Con frecuencia, los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de documentacin, con
poca aportacin por parte de las personas que desempean las tareas.
Con el fin de que esto no ocurra, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda
conseguir la mxima informacin por parte del entrevistado, en el menor perodo de tiempo posible.
Para minimizar posibles errores, durante la entrevista, se deben seguir una serie de pautas:
Diferencia semntica. Desigual entendimiento del significado de las
palabras en una pregunta o respuesta.
Entrevista sesgada. Proceso en el que la visin del entrevistador se
Fuentes de Error
Pautas de Minimizacin
de Errores
Realizar las entrevistas durante las horas normales de trabajo y, cuando sea
prctico, en el lugar habitual de la persona entrevistada.
Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la
entrevista.
Explicar la razn de la entrevista y de cualquier nota que se tome.
Evitar preguntas que predispongan respuestas.
Muestreo
El auditor deber tener claro cuntos documentos y de qu tipo, son necesarios muestrear.
Este muestreo se puede realizar por mtodos diferentes:
Aleatorio.
Estadstico.
Por objetivos.
Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.
Todos los mtodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido comn.
Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad
que est bajo revisin, debiendo aumentar su nmero si se encuentra una no conformidad o informacin
que pueda dar lugar a posibles problemas.
Tcnicas de Muestreo
Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado en un slo elemento
del sistema y referido a especificaciones consideradas en un documento.
Muestreos por Cortes
Horizontales
Ejecucin de la
Auditora
Reunin de Cierre
LECTURA RECOMENDADA
Se recomienda la lectura del Captulo 6 Realizacin de una
Auditora, de la norma ISO 19011 Directrices para la auditora de
sistemas de gestin.
REUNIN DE APERTURA
Resulta conveniente realizar una reunin de apertura con la direccin del auditado e incluso, cuando sea
apropiado, con los responsables de las funciones o procesos que se van a auditar.
Objetivos
Confirmar el acuerdo de todas las partes sobre el plan de auditora.
Presentar al equipo auditor.
Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoras planificadas.
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
Procedimiento
En el caso de las auditoras internas, estas reuniones no suelen hacerse en los mismos trminos que
se emplean en las auditoras externas. As pues, por ejemplo, pueden consistir simplemente en
comunicar que se est realizando una auditora, y explicar la naturaleza de la misma.
En otros casos, la reunin debera ser formal y manteniendo un registro de los asistentes. Esta reunin
debera ser presidida por el lder del equipo auditor debiendo tener en consideracin los siguientes
puntos:
Presentacin de los miembros del equipo auditor, incluyendo una descripcin formal de sus
funciones y citando la identificacin de su registro de auditor cualificado.
Elaboracin de un registro de los asistentes.
Confirmacin de los objetivos, alcance y criterios de la auditora, explicando el propsito de la
auditora, y aclarando el tipo de auditora solicitada por la empresa.
Confirmacin del plan de auditora que seguirn los auditores. ste deber haber sido aceptado y
acordado unas semanas antes, sin objeciones por ninguna de las partes.
Mtodos procesos y procedimientos que los auditores utilizarn para realizar su trabajo.
Informacin de la necesidad de tomar notas, recoger evidencias documentales y comunicarse
directamente con los poseedores de la informacin.
Confirmacin de los modos de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado.
Confirmacin de que durante la auditora, el auditado ser informado del progreso de la
misma.
Verificacin de la disponibilidad de medios y recursos, tales como sala de reunin,
fotocopiadora, pases de seguridad, equipos de proteccin, interlocutor o gua, etc.
Modo de presentacin de la informacin, incluyendo la clasificacin de las deficiencias.
Confirmacin de la garanta de confidencialidad.
EJECUCIN DE LA AUDITORA
Una vez concluida la reunin de apertura, y en compaa de un representante del auditado, el auditor
deber visitar todas y cada una de las reas funcionales establecidas en el plan de auditora.
El examen y visita de un rea de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:
Entrevistas con el personal del rea a auditar.
Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales y productos.
Observacin de los procesos, operaciones y actividades.
Consulta de la documentacin.
La investigacin se efectuar teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al rea en curso. Para
ello, el auditor se podr ayudar de la lista de verificacin previamente realizada
Fuentes de Informacin
Las fuentes de informacin a recurrir, pueden variar en funcin del alcance y complejidad de la auditora,
pudiendo incluir:
Entrevistas con empleados u otras personas.
Observacin de actividades, control operativo, ambiente de trabajo y condiciones externas.
Resultados de la monitorizacin y medicin, de los informes y de la revisin comparados con los
principales objetivos y metas de ejecucin.
Documentos tales como objetivos,
poltica,
procedimientos,
normas,
instrucciones,
Bsqueda de Evidencias
Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la Norma y del Sistema, es necesario realizar una
bsqueda de evidencias objetivas.
Las evidencias de la auditora se refieren a hechos y condiciones, que en principio pueden llegar a ser
fciles de identificar. Sin embargo, su demostracin resulta compleja si no se puede probar de una forma
tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias debern ser evaluadas siguiendo los criterios de
auditora previamente definidos, hasta llegar a obtener los hallazgos y posteriores conclusiones de la
auditora.
Las evidencias de la auditora, se basan en muestras de la informacin disponible. Por tanto, siempre
habr un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actan sobre las
conclusiones de la auditora.
Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan, debern revisarse junto con el
auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no
conformidades se han comprendido, debiendo mantener un registro de ello.
Desviacin
Observacin
AUDITORA:
EMPRESA: PLAGAS SL
Interna
Certificacin
Seguimiento
Renovacin
FECHA: 15-12-2011
NOTA N: 03
Deficiencias encontradas:
Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su
distribucin no son adecuados. Se han encontrado bidones de productos que no estn
convenientemente etiquetados.
No se ejerce por tanto, un control adecuado sobre la preservacin del producto, dado que el
etiquetado no cumple las especificaciones de identificacin del producto final.
Categorizacin:
x No conformidad
Desviacin
Observacin
REUNIN DE CIERRE
La reunin de cierre, formaliza la clausura de la auditora en las dependencias de la empresa auditada.
Deber ser presidida por el lder del equipo auditor y a ella asistirn en principio, los mismos miembros
que fueron convocados a la reunin de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los
representantes de la empresa y reas auditadas.
Objetivos
Exponer los hallazgos de la auditora ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la
correcta comprensin y aceptacin de los resultados.
Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un
plan de acciones correctivas y preventivas.
Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equvocos, aunque en
ningn caso puede convertirse en un foro de discusin y debate.
Procedimiento
En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas en pequeas Organizaciones, la reunin de
cierre puede consistir nicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Sin
embargo, en otras situaciones, la reunin debera ser formal, debiendo conservarse las actas y
registros de asistencia.
En ocasiones, como por ejemplo, en auditoras de certificacin, durante la reunin de cierre se
suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditora. No obstante, en
otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes
implicadas.
Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditora, entre el equipo
auditor y el auditado, deberan resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso
contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.
En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditora, se debern presentar
recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.
HABILIDADES
TRABAJO INDIVIDUAL
Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad de
Competencia y compltalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la
preparacin y resolucin de un Trabajo Individual
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.
CASO PRCTICO
Descarga desde la Plataforma el Caso Prctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia del
Mdulo temticas del Curso y resulvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo
Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Caso Prctico.
Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado
Recursos > Documentacin/ Documentacin General.
DEBATE
Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Gua del Alumno, y debate
junto con el resto de compaeros en los diferentes temas abiertos.
Puedes acceder a la Gua del Alumno a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del
apartado Recursos/Documentacin.
ACTITUD
RECTITUD
Actuar siempre de manera justa y de acuerdo con las circunstancias exigidas en la situacin concreta.
En cualquier mbito de la vida de una persona actuar correctamente representa, tener la conciencia
tranquila de que se ha actuado como se deba.
Una empresa debe transmitir un clima de credibilidad y justicia en todo aquello que hace, y que esta
confianza se vea reflejada en las acciones y comportamientos que realicen sus trabajadores.
En el trabajo diario es necesario ser responsable de los actos realizados y que stos sean conformes a
las normas y procedimientos que se consideran adecuados y justos.
La rectitud ofrece seguridad y certeza en base al cumplimiento de los compromisos y la integridad de las
actuaciones realizadas.
Una persona que se deje influenciar o que tenga diversos criterios de actuacin en una situacin, no se
puede considerar una persona recta, adems vulnerara claramente los principales valores que
acompaan a la rectitud como son la justicia, la sinceridad e integridad y por supuesto la equidad.
NOTAS
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