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20211300108252
Fecha: 2021/02/12 03:42:17 PM
Anexos: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA 2020 Folios: 3
Asunto: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Destinatario: VEEDURIA DISTRITAL
Radicador: HUGO ACERO VELASQUEZ
Doctor
GUILLERMO ABEL RIVERA FLÓREZ
internocontable@veeduriadistrital.gov.co
VEEDURIA DISTRITAL
AV EL DORADO 69-76 TORRE 1 PISO 3
correspondencia@veeduriadistrital.gov.co
La ciudad
Cordialmente,
Cordialmente,
1. Objetivos y Alcance
Evaluar el estado del Sistema de Control Interno Contable a partir del grado de implementación y
efectividad de los controles establecidos, en relación a la calidad de la información financiera y a la
administración de los riesgos asociados.
1.3. Alcance
2. Metodología
o Valoración Cualitativa, que comprende la descripción del estado del Sistema de Control
Interno Contable de la entidad, mediante la formulación de las fortalezas como resultado de
la evaluación, las debilidades, los avances y las recomendaciones, para dar continuidad al
mejoramiento de ese sistema.
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3. Valoración Cuantitativa
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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
Los procedimientos están
publicados en la Intranet,
¿Se socializan estos instrumentos se comunican por correo
electrónico, memorandos,
2.1 de seguimiento con los Efectividad 0,35 SI 1 0,35 mesas de trabajo, lo que
responsables? garantiza su comunicación
y entendimiento para su
aplicación.
La Oficina de Control
Interno realiza
seguimientos periódicos a
los planes de
¿Se hace seguimiento o mejoramiento (internos
externos), ejercicio que
2.2 monitoreo al cumplimiento de los Efectividad 0,35 SI 1 0,35 permite generar alertas
planes de mejoramiento? tempranas al respecto, lo
que garantiza su
cumplimiento y
publicación en la página
Web institucional.
Los lineamientos y
¿La entidad cuenta con una Políticas Contables
política o instrumento establecidas facilitan el
(procedimiento, manual, regla flujo de información
relativo a los hechos
de negocio, guía, instructivo,
3 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 económicos originados en
etc.) tendiente a facilitar el flujo la SDSCJ, las cuales son
de información relativo a los susceptibles de ajustes.
hechos económicos originados Están documentadas en la
en cualquier dependencia? Intranet, la Web y el correo
Institucional.
Los lineamientos y
Políticas Contables
¿Se socializan estas herramientas establecidas son
socializados a través de la
3.1 con el personal involucrado en el Efectividad 0,23 SI 1 0,23 Intranet, la Web, el correo
proceso? Institucional y los Comités
Institucionales / Primarios.
La documentación
asociada de los procesos
que contribuyen en la
aplicación de los
¿Existen procedimientos internos lineamientos y políticas
3.3 documentados que faciliten la Efectividad 0,23 PARCIALMENTE 0,6 0,14 contables se encuentran
aplicación de la política? publicados en la Intranet,
los cuales son
susceptibles de ajustes
(actualización).
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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
¿Se ha implementado una
política o instrumento (directriz, Se cuentan con Políticas y
procedimiento, guía o Procedimientos para la
lineamiento) sobre la identificación de los bienes
que hacen parte del
4 identificación de los bienes Existencia 0,30 SI 1 0,30 inventario de la SDSCJ, el
físicos en forma individualizada control y registro se realiza
dentro del proceso contable de de forma individual (MA-
la entidad? GF-2, PD-FD-7).
La Dirección de Recursos
Físicos y Gestión
Documental verifica a
través de la toma física de
inventarios la
¿Se verifica la individualización de
4.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 individualización de los
los bienes físicos? bienes físicos propiedad
de la SDSCJ, así como de
la conciliación de éstas.
La documentación del
proceso Gestión
Financiera publicada en
Intranet y Página Web
¿Se cuenta con una directriz, Institucional, establece los
guía o procedimiento para procedimientos para la
realizar las conciliaciones de conciliación de cuentas de
5 Existencia 0,30 SI 1 0,30 almacén, SIPROJ y
las partidas más relevantes, a
fin de lograr una adecuada Pasivos, las cuales se
identificación y medición? realizan de manera
periódica, antes del
proceso del cierre
contable.
Las conciliaciones
periódicas cuentan con
documentación que
¿Se verifica la aplicación de estas permite evidenciar su
5.2 directrices, guías o Efectividad 0,35 SI 1 0,35 realización, las cuales
procedimientos? reposan en la Dirección
Financiera.
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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
La Dirección Financiera
cuenta con una estructura
compuesta por
funcionarios de planta y
¿Se cuenta con una directriz, personal de apoyo
guía, lineamiento, (contratistas), cuyas
procedimiento o instrucción en funciones están
documentadas en
6 que se defina la segregación de Existencia 0,30 SI 1 0,30 Manuales de Funciones /
funciones (autorizaciones, Contratos, que hacen
registros y manejos) dentro de parte de la documentación
los procesos contables? del Sistema de Gestión de
Calidad, de conformidad
con el Decreto 413 de
2016 de la SDSCJ.
Socializado a través de la
intranet, la página web y
¿Se socializa esta directriz, guía, correo institucional, así
lineamiento, procedimiento o como en los diferentes
6.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 Comités Institucionales,
instrucción con el personal
involucrado en el proceso? permitiendo su consulta
para cualquier usuario.
La Dirección Financiera
cuenta con puntos de
control para verificar el
¿Se verifica el cumplimiento de cumplimiento de los
6.2 esta directriz, guía, lineamiento, Efectividad 0,35 SI 1 0,35 lineamientos establecidos
procedimiento o instrucción? por los funcionarios y
personal de apoyo del
proceso de Gestión
Financiera.
Existen lineamientos para
la presentación oportuna
¿Se cuenta con una directriz, de la información
procedimiento, guía, financiera, la cual es
7 lineamiento o instrucción para Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 susceptible de ajuste (MA-
la presentación oportuna de la GF-2, PD-FD-7) y por la
información financiera? transición a la
implementación de
BOGDATA.
Los lineamientos se han
socializado a través de la
¿Se socializa esta directriz, guía, intranet, la página web y
lineamiento, procedimiento o correo institucional, así
7.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 como en los diferentes
instrucción con el personal
involucrado en el proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.
La entidad cumple la
presentación de la
información de manera
oportuna, con base en el
¿Se cumple con la directriz, guía, calendario de
7.2 lineamiento, procedimiento o Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 obligaciones, liderada por
instrucción? el Director Financiero,
proceso impactado por la
transición a la
implementación de
BOGDATA.
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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
¿Existe un procedimiento para Existen lineamientos para
llevar a cabo, en forma el cierre oportuno de la
adecuada, el cierre integral de la información producida en
8 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 las dependencias, la cual
información producida en las
áreas o dependencias que es susceptible de ajuste
generan hechos económicos? (MA-GF-2, PD-FD-7).
Los lineamientos se han
socializado a través de la
intranet, la página web y
¿Se socializa este procedimiento correo institucional, así
8.1 con el personal involucrado en el Efectividad 0,35 SI 1 0,35 como en los diferentes
proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.
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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
Los lineamientos se
socializan a través de la
¿Se socializan estas directrices, intranet, la página web y
procedimientos, instrucciones, o correo institucional, así
10.1 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 como en los diferentes
lineamientos con el personal
involucrado en el proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.
La revisión del proceso de
depuración contable la
¿Existen mecanismos para realiza el Contador y
personal designado, de
verificar el cumplimiento de estas
10.2 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 conformidad con las
directrices, procedimientos, funciones asignadas,
instrucciones, o lineamientos? documentación que
reposa en la Dirección
Financiera.
El Manual de Políticas
Contables, numeral 11
establece la depuración
¿El análisis, la depuracion y el contable permanente y
sostenibilidad, lo que
seguimiento de cuentas se realiza
10.3 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 permite el seguimiento de
permanentemente o por lo menos cuentas para la calidad de
periódicamente? la información,
documentos que reposan
en la Dirección Financiera
de manera periódica.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
RECONOCIMIENTO
Puntaje Factor de Puntaje
IDENTIFICACIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Existen lineamientos que
¿Se evidencia por medio de establecen la forma como
flujogramas, u otra técnica o circula la información
11 mecanismo, la forma como Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 hacia el proceso de
circula la información hacia el Gestión Financiera, la cual
área contable? es susceptible de ajuste
(MA-GF-2, C-GF-1).
La documentación
asociada del proceso de
¿La entidad ha identificado los Gestión Financiera
11.1 proveedores de información Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 identifica los proveedores
dentro del proceso contable? de información dentro del
proceso contable (C-GF-
1), susceptible de ajuste.
La documentación
asociada del proceso de
¿La entidad ha identificado los Gestión Financiera
11.2 receptores de información dentro Efectividad 0,35 SI 1 0,35 identifica los receptores de
del proceso contable? información dentro del
proceso contable (C-GF-
1).)
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Los derechos y
¿Los derechos y obligaciones obligaciones están
se encuentran debidamente individualizados en la
contabilidad, bien sea por
individualizados en la
12 Existencia 0,30 SI 1 0,30 el área contable / otras
contabilidad, bien sea por el áreas, mediante su
área contable, o bien por otras registro por cuenta y por
dependencias? tercero en el módulo Limay
del aplicativo SI CAPITAL
Puntaje Factor de Puntaje
IDENTIFICACIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
En los procesos de cierre
¿Los derechos y obligaciones se contable, se validan los
derechos y obligaciones
12.1 miden a partir de su Efectividad 0,35 SI 1 0,35 de manera individual,
individualización? ejecutado por el Contador
y personal de apoyo.
Como resultado de la
Toma Física de
¿La baja en cuentas es factible a Inventarios se realizaron la
baja en cuentas, de
12.2 partir de la individualización de los Efectividad 0,35 SI 1 0,35 manera individual (por
derechos y obligaciones? tercero y placa), contando
con la aprobación del
Comité de Inventarios.
El marco normativo
¿Para la identificación de los aplicado por la entidad es
hechos económicos, se toma la Resolución 533 de 2015
13 Existencia 0,30 SI 1 0,30 y demás normas que la
como base el marco normativo
aplicable a la entidad? modifican y
complementan.
La Dirección Financiera
revisa periódicamente el
catálogo de cuentas, lo
¿Se realizan revisiones que permite garantizar la
validación de los archivos
14.1 permanentes sobre la vigencia del Efectividad 0,70 SI 1 0,70 planos reportados a la
catálogo de cuentas? SDH, coherentes con el
Catálogo General de
Cuentas de la CGN.
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Los hechos económicos
originados en las áreas
¿Se llevan registros son registrados de manera
individualizados de los hechos individual por cuenta y por
15 Existencia 0,30 SI 1 0,30 tercero en el sistema de
económicos ocurridos en la
entidad? información contable.
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En las auditorías
realizadas y las evidencias
obtenidas, se evidenció
que los registros contables
contaban con los
¿Se verifica que los registros documentos que los
contables cuenten con los soportan. Se tuvo cambio
17.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 de sistema a BOGDATA y
documentos de origen interno o
externo que los soporten? estos están soportados en
contabilidad donde son
previamente aprobados
con los soportes
correspondientes de cada
área.
Puntaje Factor de Puntaje
REGISTRO TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Todos los documentos
soportes de la contabilidad
generados por el sistema
BOGDATA, son
conservados y
¿Se conservan y custodian los
17.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 custodiados por el área
documentos soporte? correspondiente donde se
tiene un archivo de gestión
y seguimiento
administrado por el área
contable.
Los comprobantes de
¿Para el registro de los hechos contabilidad se
elaboraban en el módulo
económicos, se elaboran los
18 Existencia 0,30 SI 1 0,30 Limay del aplicativo SI
respectivos comprobantes de CAPITAL hasta oct-20,
contabilidad? desde nov-20 se elaboran
en BOGDATA.
Los comprobantes de
contabilidad al ser
¿Los comprobantes de elaborados
18.1 contabilidad se realizan Efectividad 0,35 SI 1 0,35 automáticamente en el
cronológicamente? sistema BOGDATA,
garantiza la expedición
cronológicamente.
¿Los comprobantes de BOGDATA los enumera
18.2 contabilidad se enumeran Efectividad 0,35 SI 1 0,35 consecutivamente y
consecutivamente? cronológicamente.
Todos los registros
contables soportan los
¿Los libros de contabilidad se libros de contabilidad,
encuentran debidamente generados en el módulo
19 Existencia 0,30 SI 1 0,30 Limay hasta octubre de
soportados en comprobantes
de contabilidad? 2020. Noviembre y
diciembre 2020 fueron
generados en BOGDATA.
Todos los libros de
¿La información de los libros de contabilidad son
generados por los
contabilidad coincide con la
19.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 sistemas de la Secretaria
registrada en los comprobantes de y coinciden con los
contabilidad? comprobantes de
contabilidad registrados.
En caso de haber diferencias entre Periódicamente se están
los registros en los libros y los realizando las
conciliaciones mensuales
19.2 comprobantes de contabilidad, Efectividad 0,35 SI 1 0,35 contables con los ajustes y
¿se realizan las conciliaciones y partidas conciliatorias
ajustes necesarios? cuando da lugar a esto.
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A través de las diferentes
conciliaciones mensuales
basado en la información
que se genera a diciembre
¿Existe algún mecanismo a 2020 en BOGDATA, así
como las demás
través del cual se verifique la
20 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 conciliaciones de las áreas
completitud de los registros de Almacén, SIPROJ,
contables? entre otros, las cuales son
susceptibles de ajuste,
una vez finalice la
implementación de este
sistema.
Puntaje Factor de Puntaje
REGISTRO TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Para la vigencia 2020 se
aplicó el marco normativo
¿Dicho mecanismo se aplica de vigente aplicable a la
20.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 entidad y según los
manera permanente o periódica?
lineamientos emitidos para
tal fin.
¿Los libros de contabilidad se Los libros son generados
encuentran actualizados y sus por el sistema,
saldos están de acuerdo con el susceptibles de ajustes,
20.2 Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 una vez finalice la
último informe trimestral
transmitido a la Contaduría implementación del nuevo
General de la Nación? sistema BOGDATA.
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Se aplica y se mantiene el
¿Los cálculos de depreciación se Manual de Políticas
Contables numeral 16, la
22.1 realizan con base en lo Efectividad 0,23 PARCIALMENTE 0,6 0,14 cual es susceptible de
establecido en la política? ajuste (actualización).
Se tiene en cuenta el
¿La vida útil de la propiedad, numeral 16.3 del Manual
22.2 planta y equipo, y la depreciación Efectividad 0,23 SI 1 0,23 de Políticas Contables.
son objeto de revisión periódica?
Se aplican los
lineamientos establecidos
en el Manual de Políticas
Contables. Se detallan el
¿Se identifican los hechos reconocimiento, medición,
inicial, medición posterior y
23.2 económicos que deben ser objeto Efectividad 0,14 SI 1 0,14 revelación y se identifican
de actualización posterior? plenamente los rubros o
cuentas contables que son
objeto de
actualización.
Se aplica lo establecido en
¿Se verifica que la medición el marco normativo
posterior se efectúa con base en materializado en el Manual
23.3 los criterios establecidos en el Efectividad 0,14 PARCIALMENTE 0,6 0,08 de Política Contable, la
marco normativo aplicable a la cual es susceptible de
entidad? ajuste.
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Las mediciones de los
elementos de los estados
¿Se soportan las mediciones financieros como la
fundamentadas en estimaciones o Propiedad, Planta y
23.5 Efectividad 0,14 SI 1 0,14 Equipo se sustentan en
juicios de profesionales expertos
ajenos al proceso contable? conceptos técnicos de
expertos ajenos al proceso
contable (cuando aplique).
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Las cifras reveladas en los
estados financieros
corresponden con lo
¿Las cifras contenidas en los registrado en los libros de
estados financieros coinciden contabilidad, teniendo en
25 Existencia 0,30 SI 1 0,30 cuenta que se generan
con los saldos de los libros de
contabilidad? balances de prueba y se
realizan conciliaciones de
información para que esta
sea consistente.
Se aplican indicadores
para analizar e interpretar
¿Se utiliza un sistema de la realidad financiera de la
indicadores para analizar e entidad partiendo del
26 Existencia 0,30 SI 1 0,30 esquema utilizado por la
interpretar la realidad financiera
de la entidad? Nación para el nivel
territorial.
Se aplican indicadores
¿Los indicadores se ajustan a las para analizar e interpretar
la realidad financiera de la
26.1 necesidades de la entidad y del Efectividad 0,35 SI 1 0,35 entidad según las
proceso contable? verificaciones efectuadas.
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¿El contenido de las notas a los Se aplica la normatividad
estados financieros revela en relacionada con las
revelaciones. Se elaboran
27.2 forma suficiente la información de Efectividad 0,14 SI 1 0,14 notas a los estados
tipo cualitativo y cuantitativo para financieros de forma
que sea útil al usuario? trimestral.
¿En las notas a los estados
Se hacen según las
financieros, se hace referencia a
27.3 Efectividad 0,14 SI 1 0,14 variaciones obtenidas en
las variaciones significativas que los años anteriores.
se presentan de un periodo a otro?
RENDICIÓN DE CUENTAS
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diferentes entes de control
con da lugar a esto.
Se elaboran y se
¿Se presentan explicaciones que presentan informes
financieros claros
faciliten a los diferentes usuarios
28.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 soportados en notas y
la comprensión de la información explicaciones que
financiera presentada? ameriten.
La Oficina Asesora de
Planeación cuenta con un
repositorio de información
compartida con todos los
procesos, donde la
¿Se deja evidencia de la
29.1 Efectividad 0,70 SI 1 0,70 Dirección Financiera
aplicación de estos mecanismos? consigna las evidencias de
la gestión de sus riesgos
(por proceso / de
corrupción.)
Para la administración de
los riesgos, la entidad
tiene implementada la
¿Se ha establecido la metodología establecida
probabilidad de ocurrencia y el por el DAFP en la versión
publicada en el mes de
30 impacto que puede tener, en la Existencia 0,30 SI 1 0,30 agosto de 2018, a través
entidad, la materialización de de la Política de
los riesgos de índole contable? Administración de
Riesgos, actualizada en el
primer semestre de 2020.
La Dirección Financiera
¿Se analizan y se da un genera las evidencias de
tratamiento adecuado a los la gestión de sus riesgos
30.1 Efectividad 0,18 SI 1 0,18 (por proceso / de
riesgos de índole contable en
forma permanente? corrupción.)
La Dirección Financiera
¿Los riesgos identificados se revisa la pertinencia de
sus riesgos (por proceso /
30.2 revisan y actualizan Efectividad 0,18 SI 1 0,18 de corrupción) una vez al
periódicamente? año.
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El área contable cuenta
con la matriz de riesgos
(por proceso / de
¿Se han establecido controles que corrupción), monitoreada
permitan mitigar o neutralizar la trimestralmente por el
30.3 Efectividad 0,18 SI 1 0,18 Contador, que cuenta con
ocurrencia de cada riesgo
identificado? controles asociados para
su gestión. Ninguno de sus
riesgos tiene asociado
Planes de Acción.
¿Se realizan autoevaluaciones La Dirección Financiera
periódicas para determinar la revisa la pertinencia de
30.4 eficacia de los controles Efectividad 0,18 SI 1 0,18 sus riesgos (por proceso /
implementados en cada una de las de corrupción) una vez al
actividades del proceso contable? año.
Calificación Máxima 5
Porcentaje obtenido 0,936791667
Calificación 4,68
4.1. Fortalezas
4.2. Debilidades
4.4. Recomendaciones
Implementar acciones efectivas para gestionar los resultados de la auditoria interna al proceso
de Gestión Financiera vigencia 2020.
Dar continuidad a las actividades de depuración y saneamiento contable, esfuerzos que le
permitirán a la SDSCJ la integridad y confiabilidad de la información financiera.
Evaluar la realización de autoevaluaciones periódicas que permitan determinar la eficacia de
los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable, o el diseño
de nuevos controles.
Reforzar la documentación que soporta la conciliación entre el reporte SIPROJ WEB y las cifras
contables, para que se cuente con la debida justificación al análisis y depuración de estos
saldos, y faciliten su revisión posterior.
Evaluar el diseño y la implementación de los controles sobre los puntos de riesgo significantes,
incluyendo los controles sobre el riesgo de manipulación electrónica de los datos
Fortalecer el plan de capacitación de los funcionarios y personal por prestación de servicios
del proceso de Gestión Financiera, orientados en temas que permitan incrementar sus
capacidades técnicas, en beneficio de la SDSCJ, como lo es el Marco Normativo para las
Entidades del Gobierno - NICSP, entre otras
5. Conclusiones
Cordialmente,
Proyectó:
Diana Marcela Montaña – Contratista OCI
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Edgar Mauricio Guevara – Contratista OCI
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