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Radicado No.

20211300108252
Fecha: 2021/02/12 03:42:17 PM
Anexos: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA 2020 Folios: 3
Asunto: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Destinatario: VEEDURIA DISTRITAL
Radicador: HUGO ACERO VELASQUEZ

Bogotá,D.C., viernes 12 de febrero de 2021

Doctor
GUILLERMO ABEL RIVERA FLÓREZ
internocontable@veeduriadistrital.gov.co
VEEDURIA DISTRITAL
AV EL DORADO 69-76 TORRE 1 PISO 3
correspondencia@veeduriadistrital.gov.co
La ciudad

Asunto: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2020

Respetado Doctor Rivera Flórez

Atentamente y dando cumplimiento a la circular No 012 del 19 de noviembre de 2020, La


Oficina de Control Interno procede a presentar el informe correspondiente a la evaluación del
Sistema de Control Interno Contable de las entidades adscritas al sector central del Distrito
Capital al cierre de la vigencia 2020. Se acompaña con la presente la evaluación cualitativa y
cuantitativa de conformidad con los lineamientos emitidos en la circular.

Sin otro particular, me es grato suscribirme

Cordialmente,

Cordialmente,

HUGO ACERO VELASQUEZ


DESPACHO SECRETARIO DE SEGURIDAD

ACCIÓN USUARIO DEPENDENCIA


Visto Bueno SILENIA NEIRA TORRES OFICINA DE CONTROL INTERNO

Av. Calle 26 # 57 -83


Torre 7 Tel. 3779595
Código Postal: 111321
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Radicado No. 20211300108252
Fecha: 2021/02/12 03:42:17 PM
Anexos: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA 2020 Folios: 3
Asunto: INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Destinatario: VEEDURIA DISTRITAL
Radicador: HUGO ACERO VELASQUEZ

Proyectó EDGAR MAURICIO GUEVARA RODRIGUEZ OFICINA DE CONTROL INTERNO


Anexos INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2020

Av. Calle 26 # 57 -83


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INFORME DE EVALUACIÓN ANUAL AL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA 2020

En cumplimiento de la Resolución 193 de 2016, la Oficina de Control Interno de la Secretaría


Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia emite el informe de la Evaluación Anual del Sistema
de Control Interno Contable para la vigencia 2020.

1. Objetivos y Alcance

1.1. Objetivo General

Evaluar el estado del Sistema de Control Interno Contable a partir del grado de implementación y
efectividad de los controles establecidos, en relación a la calidad de la información financiera y a la
administración de los riesgos asociados.

1.2. Objetivos Específicos

o Verificar que el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos


de la entidad cumplen los lineamientos y preceptos normativos externos e internos.

o Verificar la existencia de controles administrativos y su grado de efectividad, para la prevención


y neutralización de los riesgos asociados al proceso de Gestión Financiera de la entidad.

1.3. Alcance

Sistema de Control Interno Contable de la Secretaría de Seguridad, Convivencia y Justicia, vigencia


2020.

2. Metodología

Para la presente evaluación, se aplicó la metodología que establece la Contaduría General de la


Nación – CGN, comunicada por la Veeduría Distrital mediante Circular No. 012 del 19 de noviembre
de 2020, la cual establece dos reportes a emitir denominados:

o Valoración Cualitativa, que comprende la descripción del estado del Sistema de Control
Interno Contable de la entidad, mediante la formulación de las fortalezas como resultado de
la evaluación, las debilidades, los avances y las recomendaciones, para dar continuidad al
mejoramiento de ese sistema.

o Valoración Cuantitativa, que comprende el desarrollo de un formulario en Excel (FCI-FO-


09) que consta de 32 preguntas, para valorar la existencia de los controles contables, así
como su efectividad.

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3. Valoración Cuantitativa

MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO CONTABLE


ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO
Puntaje Factor de Puntaje
POLÍTICAS CONTABLES TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
¿La entidad ha definido las
políticas contables que debe
aplicar para el reconocimiento, Las Políticas se
encuentran definidas de
medición, revelación y
1 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 acuerdo con el Marco
presentación de los hechos Normativo, revisadas y
económicos de acuerdo con el susceptibles de ajustes.
marco normativo que le
corresponde aplicar?
A través de los Comités
¿Se socializan las políticas con el Primarios, la Intranet, los
procesos de inducción y
1.1 personal involucrado en el Efectividad 0,18 SI 1 0,18 revisiones internas propias
proceso contable? del proceso (presencial y
virtual).
El proceso de Gestión
Financiera cuenta con
desagregación de
¿Las políticas establecidas son funciones que permiten la
1.2 aplicadas en el desarrollo del Efectividad 0,18 PARCIALMENTE 0,6 0,11 verificación del proceso
proceso contable? contable acordes con los
lineamientos establecidos,
revisadas y susceptibles
de ajustes.
Las Política Contables
contemplan las
transacciones económicas
y financieras originadas en
¿Las políticas contables las actividades de la
SDSCJ lo que permite que
1.3 responden a la naturaleza y a la Efectividad 0,18 SI 1 0,18 estén contenidas en los
actividad de la entidad? Estados Financieros, de
conformidad con los
lineamientos emitidos por
la Secretaria Distrital de
Hacienda.
Las políticas permiten que
la información financiera
¿Las políticas contables de la SDSCJ revele y
describa los hechos
1.4 propenden por la representación Efectividad 0,18 SI 1 0,18 económicos de manera
fiel de la información financiera? neutral, correcta y libre de
errores significativos
(numeral 7.3.2.).
Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
¿Se establecen instrumentos
A través de los
(planes, procedimientos, procedimientos PD-SM-4
manuales, reglas de negocio, Planes de Mejoramiento
guías, etc) para el seguimiento Interno y PD-SM-5 Planes
al cumplimiento de los planes de Mejoramiento
2 Existencia 0,30 SI 1 0,30 Contraloría, se establecen
de mejoramiento derivados de
los hallazgos de auditoría los lineamientos para su
interna o externa? seguimiento.

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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
Los procedimientos están
publicados en la Intranet,
¿Se socializan estos instrumentos se comunican por correo
electrónico, memorandos,
2.1 de seguimiento con los Efectividad 0,35 SI 1 0,35 mesas de trabajo, lo que
responsables? garantiza su comunicación
y entendimiento para su
aplicación.
La Oficina de Control
Interno realiza
seguimientos periódicos a
los planes de
¿Se hace seguimiento o mejoramiento (internos
externos), ejercicio que
2.2 monitoreo al cumplimiento de los Efectividad 0,35 SI 1 0,35 permite generar alertas
planes de mejoramiento? tempranas al respecto, lo
que garantiza su
cumplimiento y
publicación en la página
Web institucional.
Los lineamientos y
¿La entidad cuenta con una Políticas Contables
política o instrumento establecidas facilitan el
(procedimiento, manual, regla flujo de información
relativo a los hechos
de negocio, guía, instructivo,
3 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 económicos originados en
etc.) tendiente a facilitar el flujo la SDSCJ, las cuales son
de información relativo a los susceptibles de ajustes.
hechos económicos originados Están documentadas en la
en cualquier dependencia? Intranet, la Web y el correo
Institucional.
Los lineamientos y
Políticas Contables
¿Se socializan estas herramientas establecidas son
socializados a través de la
3.1 con el personal involucrado en el Efectividad 0,23 SI 1 0,23 Intranet, la Web, el correo
proceso? Institucional y los Comités
Institucionales / Primarios.

Los procesos de la SDSCJ


generan y comunican los
reportes que soportan el
proceso contable,
¿Se tienen identificados los documentos idóneos que
documentos idóneos mediante los son emitidos a través de
3.2 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 los sistemas de
cuales se informa al área
contable? información establecidos
para ello (por ejemplo:
nómina, almacén,
presupuesto, etc.).

La documentación
asociada de los procesos
que contribuyen en la
aplicación de los
¿Existen procedimientos internos lineamientos y políticas
3.3 documentados que faciliten la Efectividad 0,23 PARCIALMENTE 0,6 0,14 contables se encuentran
aplicación de la política? publicados en la Intranet,
los cuales son
susceptibles de ajustes
(actualización).

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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
¿Se ha implementado una
política o instrumento (directriz, Se cuentan con Políticas y
procedimiento, guía o Procedimientos para la
lineamiento) sobre la identificación de los bienes
que hacen parte del
4 identificación de los bienes Existencia 0,30 SI 1 0,30 inventario de la SDSCJ, el
físicos en forma individualizada control y registro se realiza
dentro del proceso contable de de forma individual (MA-
la entidad? GF-2, PD-FD-7).

Los lineamientos se han


socializado a través de la
intranet, la página web y
¿Se ha socializado este correo institucional, así
4.1 instrumento con el personal Efectividad 0,35 SI 1 0,35 como en los diferentes
involucrado en el proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.

La Dirección de Recursos
Físicos y Gestión
Documental verifica a
través de la toma física de
inventarios la
¿Se verifica la individualización de
4.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 individualización de los
los bienes físicos? bienes físicos propiedad
de la SDSCJ, así como de
la conciliación de éstas.

La documentación del
proceso Gestión
Financiera publicada en
Intranet y Página Web
¿Se cuenta con una directriz, Institucional, establece los
guía o procedimiento para procedimientos para la
realizar las conciliaciones de conciliación de cuentas de
5 Existencia 0,30 SI 1 0,30 almacén, SIPROJ y
las partidas más relevantes, a
fin de lograr una adecuada Pasivos, las cuales se
identificación y medición? realizan de manera
periódica, antes del
proceso del cierre
contable.

Los lineamientos se han


socializado a través de la
intranet, la página web y
¿Se socializan estas directrices, correo institucional, así
guías o procedimientos con el como en los diferentes
5.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 Comités Institucionales,
personal involucrado en el
proceso? permitiendo su consulta
para cualquier usuario

Las conciliaciones
periódicas cuentan con
documentación que
¿Se verifica la aplicación de estas permite evidenciar su
5.2 directrices, guías o Efectividad 0,35 SI 1 0,35 realización, las cuales
procedimientos? reposan en la Dirección
Financiera.

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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
La Dirección Financiera
cuenta con una estructura
compuesta por
funcionarios de planta y
¿Se cuenta con una directriz, personal de apoyo
guía, lineamiento, (contratistas), cuyas
procedimiento o instrucción en funciones están
documentadas en
6 que se defina la segregación de Existencia 0,30 SI 1 0,30 Manuales de Funciones /
funciones (autorizaciones, Contratos, que hacen
registros y manejos) dentro de parte de la documentación
los procesos contables? del Sistema de Gestión de
Calidad, de conformidad
con el Decreto 413 de
2016 de la SDSCJ.

Socializado a través de la
intranet, la página web y
¿Se socializa esta directriz, guía, correo institucional, así
lineamiento, procedimiento o como en los diferentes
6.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 Comités Institucionales,
instrucción con el personal
involucrado en el proceso? permitiendo su consulta
para cualquier usuario.

La Dirección Financiera
cuenta con puntos de
control para verificar el
¿Se verifica el cumplimiento de cumplimiento de los
6.2 esta directriz, guía, lineamiento, Efectividad 0,35 SI 1 0,35 lineamientos establecidos
procedimiento o instrucción? por los funcionarios y
personal de apoyo del
proceso de Gestión
Financiera.
Existen lineamientos para
la presentación oportuna
¿Se cuenta con una directriz, de la información
procedimiento, guía, financiera, la cual es
7 lineamiento o instrucción para Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 susceptible de ajuste (MA-
la presentación oportuna de la GF-2, PD-FD-7) y por la
información financiera? transición a la
implementación de
BOGDATA.
Los lineamientos se han
socializado a través de la
¿Se socializa esta directriz, guía, intranet, la página web y
lineamiento, procedimiento o correo institucional, así
7.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 como en los diferentes
instrucción con el personal
involucrado en el proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.

La entidad cumple la
presentación de la
información de manera
oportuna, con base en el
¿Se cumple con la directriz, guía, calendario de
7.2 lineamiento, procedimiento o Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 obligaciones, liderada por
instrucción? el Director Financiero,
proceso impactado por la
transición a la
implementación de
BOGDATA.

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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
¿Existe un procedimiento para Existen lineamientos para
llevar a cabo, en forma el cierre oportuno de la
adecuada, el cierre integral de la información producida en
8 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 las dependencias, la cual
información producida en las
áreas o dependencias que es susceptible de ajuste
generan hechos económicos? (MA-GF-2, PD-FD-7).
Los lineamientos se han
socializado a través de la
intranet, la página web y
¿Se socializa este procedimiento correo institucional, así
8.1 con el personal involucrado en el Efectividad 0,35 SI 1 0,35 como en los diferentes
proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.

La entidad cumple los


lineamientos para el cierre
de la información
producida en las
dependencias con base en
8.2 ¿Se cumple con el procedimiento? Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 el calendario de
obligaciones la cual es
susceptible de ajuste,
liderada por el Director
Financiero.

¿La entidad tiene En la Política Contable,


implementadas directrices, numeral 16° se establece
procedimientos, guías o la periodicidad de la toma
física de inventarios, y
lineamientos para realizar
9 Existencia 0,30 SI 1 0,30 mediante el procedimiento
periódicamente inventarios y F-FD-220, se establecen
cruces de información, que le las actividades necesarias
permitan verificar la existencia para su realización y
de activos y pasivos? conciliación en la SDSCJ.

Los lineamientos se han


socializado a través de la
¿Se socializan las directrices, intranet, la página web y
procedimientos, guías o correo institucional, así
9.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 como en los diferentes
lineamientos con el personal
involucrado en el proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.
La entidad cumple los
lineamientos asociada a
¿Se cumple con estas directrices, los Inventarios, liderada
por el Director Financiero y
9.2 procedimientos, guías o Efectividad 0,35 SI 1 0,35 la Dirección de Recursos
lineamientos? Físicos, presentando su
resultado en el Comité de
Inventarios.

¿Se tienen establecidas El Manual de Políticas


directrices, procedimientos, Contables, numeral 11
instrucciones, o lineamientos establece la depuración
contable permanente y
10 sobre análisis, depuración y Existencia 0,30 SI 1 0,30 sostenibilidad, lo que
seguimiento de cuentas para el permite el seguimiento de
mejoramiento y sostenibilidad cuentas para la calidad de
de la calidad de la información? la información.

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Puntaje Factor de
POLÍTICAS DE OPERACIÓN TIPO CALIFICACIÓN TOTAL OBSERVACIONES
Máximo Calificación
Los lineamientos se
socializan a través de la
¿Se socializan estas directrices, intranet, la página web y
procedimientos, instrucciones, o correo institucional, así
10.1 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 como en los diferentes
lineamientos con el personal
involucrado en el proceso? Comités Institucionales,
permitiendo su consulta
para cualquier usuario.
La revisión del proceso de
depuración contable la
¿Existen mecanismos para realiza el Contador y
personal designado, de
verificar el cumplimiento de estas
10.2 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 conformidad con las
directrices, procedimientos, funciones asignadas,
instrucciones, o lineamientos? documentación que
reposa en la Dirección
Financiera.
El Manual de Políticas
Contables, numeral 11
establece la depuración
¿El análisis, la depuracion y el contable permanente y
sostenibilidad, lo que
seguimiento de cuentas se realiza
10.3 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 permite el seguimiento de
permanentemente o por lo menos cuentas para la calidad de
periódicamente? la información,
documentos que reposan
en la Dirección Financiera
de manera periódica.
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
RECONOCIMIENTO
Puntaje Factor de Puntaje
IDENTIFICACIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Existen lineamientos que
¿Se evidencia por medio de establecen la forma como
flujogramas, u otra técnica o circula la información
11 mecanismo, la forma como Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 hacia el proceso de
circula la información hacia el Gestión Financiera, la cual
área contable? es susceptible de ajuste
(MA-GF-2, C-GF-1).

La documentación
asociada del proceso de
¿La entidad ha identificado los Gestión Financiera
11.1 proveedores de información Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 identifica los proveedores
dentro del proceso contable? de información dentro del
proceso contable (C-GF-
1), susceptible de ajuste.
La documentación
asociada del proceso de
¿La entidad ha identificado los Gestión Financiera
11.2 receptores de información dentro Efectividad 0,35 SI 1 0,35 identifica los receptores de
del proceso contable? información dentro del
proceso contable (C-GF-
1).)

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Los derechos y
¿Los derechos y obligaciones obligaciones están
se encuentran debidamente individualizados en la
contabilidad, bien sea por
individualizados en la
12 Existencia 0,30 SI 1 0,30 el área contable / otras
contabilidad, bien sea por el áreas, mediante su
área contable, o bien por otras registro por cuenta y por
dependencias? tercero en el módulo Limay
del aplicativo SI CAPITAL
Puntaje Factor de Puntaje
IDENTIFICACIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
En los procesos de cierre
¿Los derechos y obligaciones se contable, se validan los
derechos y obligaciones
12.1 miden a partir de su Efectividad 0,35 SI 1 0,35 de manera individual,
individualización? ejecutado por el Contador
y personal de apoyo.
Como resultado de la
Toma Física de
¿La baja en cuentas es factible a Inventarios se realizaron la
baja en cuentas, de
12.2 partir de la individualización de los Efectividad 0,35 SI 1 0,35 manera individual (por
derechos y obligaciones? tercero y placa), contando
con la aprobación del
Comité de Inventarios.

El marco normativo
¿Para la identificación de los aplicado por la entidad es
hechos económicos, se toma la Resolución 533 de 2015
13 Existencia 0,30 SI 1 0,30 y demás normas que la
como base el marco normativo
aplicable a la entidad? modifican y
complementan.

La entidad tiene en cuenta


los criterios para el
¿En el proceso de identificación se reconocimiento de los
tienen en cuenta los criterios para hechos económicos
13.1 el reconocimiento de los hechos Efectividad 0,70 SI 1 0,70 definidas en las normas
económicos definidos en las relacionadas, los
normas? manuales transversales
de Bogotá y los
lineamientos internos.
Puntaje Factor de Puntaje
CLASIFICACIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
El Plan de Cuentas
utilizada reconocida en el
¿Se utiliza la versión Manual de Políticas
actualizada del Catálogo Contables, numeral 7.8.es
conforme a lo señalado en
General de Cuentas
14 Existencia 0,30 SI 1 0,30 la Resolución 533 de 2015
correspondiente al marco y demás normatividad
normativo aplicable a la vigente, los manuales de
entidad? procesos y procedimientos
de la entidad.

La Dirección Financiera
revisa periódicamente el
catálogo de cuentas, lo
¿Se realizan revisiones que permite garantizar la
validación de los archivos
14.1 permanentes sobre la vigencia del Efectividad 0,70 SI 1 0,70 planos reportados a la
catálogo de cuentas? SDH, coherentes con el
Catálogo General de
Cuentas de la CGN.

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Los hechos económicos
originados en las áreas
¿Se llevan registros son registrados de manera
individualizados de los hechos individual por cuenta y por
15 Existencia 0,30 SI 1 0,30 tercero en el sistema de
económicos ocurridos en la
entidad? información contable.

Puntaje Factor de Puntaje


CLASIFICACIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
El Manual de Política
Contable numeral 12
establece la gestión de la
¿En el proceso de clasificación se información financiera,
consideran los criterios definidos conforme a lo señalado en
15.1 Efectividad 0,70 SI 1 0,70 la Resolución 533 de 2015
en el marco normativo aplicable a
la entidad? y demás normatividad
vigente, los manuales de
procesos y procedimientos
de la entidad.
Puntaje Factor de Puntaje
REGISTRO TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Todos los hechos
económicos son
contabilizados
cronológicamente el el
¿Los hechos económicos se módulo Limay,
16 contabilizan Existencia 0,30 SI 1 0,30 evidenciado en los
cronológicamente? comprobantes, libros
auxiliares y oficiales que
son generados por el
sistema SI CAPITAL.

Los hechos económicos


originados en las áreas
son registrados de manera
¿Se verifica el registro contable cronológica en el sistema
16.1 cronológico de los hechos Efectividad 0,35 SI 1 0,35 de información contable,
económicos? en el orden en el que fue
recibido en el proceso de
Gestión Financiera.

Los reportes de los libros


diarios y auxiliares
¿Se verifica el registro permiten evidenciar el
registro consecutivo de los
consecutivo de los hechos
16.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 hechos económicos, que
económicos en los libros de son analizados y validados
contabilidad? por el proceso de Gestión
Financiera.

Para el año 2020 los


hechos económicos de la
¿Los hechos económicos Secretaría están
registrados están respaldados soportado debidamente
17 Existencia 0,30 SI 1 0,30 con contratos, facturas
en documentos soporte
idóneos? recibos de caja,
resoluciones, entradas de
almacén etc.

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En las auditorías
realizadas y las evidencias
obtenidas, se evidenció
que los registros contables
contaban con los
¿Se verifica que los registros documentos que los
contables cuenten con los soportan. Se tuvo cambio
17.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 de sistema a BOGDATA y
documentos de origen interno o
externo que los soporten? estos están soportados en
contabilidad donde son
previamente aprobados
con los soportes
correspondientes de cada
área.
Puntaje Factor de Puntaje
REGISTRO TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Todos los documentos
soportes de la contabilidad
generados por el sistema
BOGDATA, son
conservados y
¿Se conservan y custodian los
17.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 custodiados por el área
documentos soporte? correspondiente donde se
tiene un archivo de gestión
y seguimiento
administrado por el área
contable.
Los comprobantes de
¿Para el registro de los hechos contabilidad se
elaboraban en el módulo
económicos, se elaboran los
18 Existencia 0,30 SI 1 0,30 Limay del aplicativo SI
respectivos comprobantes de CAPITAL hasta oct-20,
contabilidad? desde nov-20 se elaboran
en BOGDATA.
Los comprobantes de
contabilidad al ser
¿Los comprobantes de elaborados
18.1 contabilidad se realizan Efectividad 0,35 SI 1 0,35 automáticamente en el
cronológicamente? sistema BOGDATA,
garantiza la expedición
cronológicamente.
¿Los comprobantes de BOGDATA los enumera
18.2 contabilidad se enumeran Efectividad 0,35 SI 1 0,35 consecutivamente y
consecutivamente? cronológicamente.
Todos los registros
contables soportan los
¿Los libros de contabilidad se libros de contabilidad,
encuentran debidamente generados en el módulo
19 Existencia 0,30 SI 1 0,30 Limay hasta octubre de
soportados en comprobantes
de contabilidad? 2020. Noviembre y
diciembre 2020 fueron
generados en BOGDATA.
Todos los libros de
¿La información de los libros de contabilidad son
generados por los
contabilidad coincide con la
19.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 sistemas de la Secretaria
registrada en los comprobantes de y coinciden con los
contabilidad? comprobantes de
contabilidad registrados.
En caso de haber diferencias entre Periódicamente se están
los registros en los libros y los realizando las
conciliaciones mensuales
19.2 comprobantes de contabilidad, Efectividad 0,35 SI 1 0,35 contables con los ajustes y
¿se realizan las conciliaciones y partidas conciliatorias
ajustes necesarios? cuando da lugar a esto.

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A través de las diferentes
conciliaciones mensuales
basado en la información
que se genera a diciembre
¿Existe algún mecanismo a 2020 en BOGDATA, así
como las demás
través del cual se verifique la
20 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 conciliaciones de las áreas
completitud de los registros de Almacén, SIPROJ,
contables? entre otros, las cuales son
susceptibles de ajuste,
una vez finalice la
implementación de este
sistema.
Puntaje Factor de Puntaje
REGISTRO TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Para la vigencia 2020 se
aplicó el marco normativo
¿Dicho mecanismo se aplica de vigente aplicable a la
20.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 entidad y según los
manera permanente o periódica?
lineamientos emitidos para
tal fin.
¿Los libros de contabilidad se Los libros son generados
encuentran actualizados y sus por el sistema,
saldos están de acuerdo con el susceptibles de ajustes,
20.2 Efectividad 0,35 PARCIALMENTE 0,6 0,21 una vez finalice la
último informe trimestral
transmitido a la Contaduría implementación del nuevo
General de la Nación? sistema BOGDATA.

Puntaje Factor de Puntaje


MEDICIÓN TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
¿Los criterios de medición Para la vigencia 2020 se
inicial de los hechos aplicó el marco normativo
económicos utilizados por la vigente aplicable a la
21 Existencia 0,30 SI 1 0,30 entidad y según los
entidad corresponden al marco
normativo aplicable a la lineamientos emitidos para
entidad? tal fin.

¿Los criterios de medición de los


activos, pasivos, ingresos, gastos
y costos contenidos en el marco El marco normativo es
conocido por todo el
21.1 normativo aplicable a la entidad, Efectividad 0,35 SI 1 0,35 personal involucrado en el
son de conocimiento del personal proceso contable.
involucrado en el proceso
contable?
¿Los criterios de medición de los Para el registro de hechos
activos, pasivos, ingresos, gastos económicos se aplica el
21.2 y costos se aplican conforme al Efectividad 0,35 SI 1 0,35 marco normativo fijado
marco normativo que le según los lineamientos
corresponde a la entidad? impartidos por la SDH.

Puntaje Factor de Puntaje


MEDICIÓN POSTERIOR TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Se aplican las normas
establecidas por la CGN y
lo establecido en el
¿Se calculan, de manera Manual de Políticas
adecuada, los valores Contables, numeral 16.3.
correspondientes a los Propiedad Planta y
22 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 Equipo, que establece
procesos de depreciación,
amortización, agotamiento y como método para
deterioro, según aplique? depreciar la línea recta, la
cual es susceptible de
ajuste (actualización).

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Se aplica y se mantiene el
¿Los cálculos de depreciación se Manual de Políticas
Contables numeral 16, la
22.1 realizan con base en lo Efectividad 0,23 PARCIALMENTE 0,6 0,14 cual es susceptible de
establecido en la política? ajuste (actualización).

Se tiene en cuenta el
¿La vida útil de la propiedad, numeral 16.3 del Manual
22.2 planta y equipo, y la depreciación Efectividad 0,23 SI 1 0,23 de Políticas Contables.
son objeto de revisión periódica?

Puntaje Factor de Puntaje


MEDICIÓN POSTERIOR TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Luego de la verificación
dada se pudo evidenciar
¿Se verifican los indicios de que se tiene el formulario
para bienes > 35 SMLV
deterioro de los activos por lo
22.3 Efectividad 0,23 SI 1 0,23 costo o avalúo y se aplica
menos al final del periodo la metodología prevista en
contable? el manual de políticas de la
entidad.

¿Se encuentran plenamente


establecidos los criterios de Los procedimientos de
medición posterior para cada medición se establecen en
23 uno de los elementos de los Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 el Manual de Políticas
Contables, la cual es
estados financieros?
susceptible de ajuste.

El manual de las políticas


contables de la entidad
establece los contextos
¿Los criterios se establecen con correspondientes y los
demás hechos
23.1 base en el marco normativo Efectividad 0,14 SI 1 0,14 económicos son definidos
aplicable a la entidad? en las normas
relacionadas en la
resolución 533 de 2015.

Se aplican los
lineamientos establecidos
en el Manual de Políticas
Contables. Se detallan el
¿Se identifican los hechos reconocimiento, medición,
inicial, medición posterior y
23.2 económicos que deben ser objeto Efectividad 0,14 SI 1 0,14 revelación y se identifican
de actualización posterior? plenamente los rubros o
cuentas contables que son
objeto de
actualización.

Se aplica lo establecido en
¿Se verifica que la medición el marco normativo
posterior se efectúa con base en materializado en el Manual
23.3 los criterios establecidos en el Efectividad 0,14 PARCIALMENTE 0,6 0,08 de Política Contable, la
marco normativo aplicable a la cual es susceptible de
entidad? ajuste.

Los hechos económicos


son actualizados de
¿La actualización de los hechos manera oportuna y
validado antes del cierre
23.4 económicos se realiza de manera Efectividad 0,14 SI 1 0,14 de cada período, de
oportuna? acuerdo con los
lineamientos establecidos.

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Las mediciones de los
elementos de los estados
¿Se soportan las mediciones financieros como la
fundamentadas en estimaciones o Propiedad, Planta y
23.5 Efectividad 0,14 SI 1 0,14 Equipo se sustentan en
juicios de profesionales expertos
ajenos al proceso contable? conceptos técnicos de
expertos ajenos al proceso
contable (cuando aplique).

PRESENTACIÓN DE ESTADOS Puntaje Factor de Puntaje


TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
FINANCIEROS Máximo Calificación Obtenido
Los estados financieros
son elaborados y
presentados
mensualmente con su
respectiva certificación. Se
¿Se elaboran y presentan transmiten trimestralmente
oportunamente los estados a la Dirección Distrital de
24 Existencia 0,30 PARCIALMENTE 0,6 0,18 Contabilidad y anualmente
financieros a los usuarios de la
información financiera? a la Contraloría de Bogotá,
en los términos
establecidos. La emisión y
publicación de las notas a
éstos son susceptible de
ajuste.
Se dio el cumplimiento a lo
establecido en la ley 1712
de 2014, la resolución 182
de 2017 de la CGN que
¿Se cuenta con una política, incorpora el procedimiento
directriz, procedimiento, guía o para la publicación
24.1 Efectividad 0,18 SI 1 0,18 actualización y
lineamiento para la divulgación de
los estados financieros? desactivación de
información aplicable
cumpliendo con los
tiempos establecidos para
tal fin.
El numeral 10 del Manual
de Políticas Contables
¿Se cumple la política, directriz, relacionada a la
procedimiento, guía o lineamiento publicación de los estados
24.2 Efectividad 0,18 PARCIALMENTE 0,6 0,11 contables, es susceptible
establecida para la divulgación de
los estados financieros? de ajuste respecto de la
emisión y publicación de
las notas.
Los estados financieros de
la vigencia 2019 fueron
entregados y aprobados
según los lineamientos
dados por la Secretaria
¿Se tienen en cuenta los estados Distrital de Hacienda y
financieros para la toma de subidos en la plataforma
24.3 Efectividad 0,18 SI 1 0,18 con los anexos requeridos
decisiones en la gestión de la
entidad? y los lineamientos dados
para su presentación al
igual que las notas
correspondientes para tal
fin y la toma de decisiones
de la entidad.
Los estados financieros
¿Se elabora el juego completo de son elaborados totalmente
24.4 estados financieros, con corte al Efectividad 0,18 SI 1 0,18 de conformidad con el
31 de diciembre? numeral 7.9. del Manual
de Políticas Contables.

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Las cifras reveladas en los
estados financieros
corresponden con lo
¿Las cifras contenidas en los registrado en los libros de
estados financieros coinciden contabilidad, teniendo en
25 Existencia 0,30 SI 1 0,30 cuenta que se generan
con los saldos de los libros de
contabilidad? balances de prueba y se
realizan conciliaciones de
información para que esta
sea consistente.

PRESENTACIÓN DE ESTADOS Puntaje Factor de Puntaje


TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
FINANCIEROS Máximo Calificación Obtenido
Se cuenta con los saldos y
las conciliaciones
mensuales, donde se
realiza la verificación de
los saldos de manera
¿Se realizan verificaciones de los adecuada y que los
saldos de las partidas de los mismos sean consistentes
25.1 estados financieros previo a la Efectividad 0,70 SI 1 0,70 y coincidan con los
presentación de los estados balances de prueba
financieros? generados.
El contador verifica cada
una de las partidas previa
la presentación de los
estados financieros.

Se aplican indicadores
para analizar e interpretar
¿Se utiliza un sistema de la realidad financiera de la
indicadores para analizar e entidad partiendo del
26 Existencia 0,30 SI 1 0,30 esquema utilizado por la
interpretar la realidad financiera
de la entidad? Nación para el nivel
territorial.

Se aplican indicadores
¿Los indicadores se ajustan a las para analizar e interpretar
la realidad financiera de la
26.1 necesidades de la entidad y del Efectividad 0,35 SI 1 0,35 entidad según las
proceso contable? verificaciones efectuadas.

¿Se verifica la fiabilidad de la Se aplican indicadores


para analizar e interpretar
26.2 información utilizada como insumo Efectividad 0,35 SI 1 0,35 la realidad financiera de la
para la elaboración del indicador? entidad.
Para la presentación de la
¿La información financiera información financiera se
presenta la suficiente tiene en cuenta lo
establecido en la
27 ilustración para su adecuada Existencia 0,30 SI 1 0,30 normatividad y en el
comprensión por parte de los Manual de Políticas
usuarios? Contables establecido por
la SCJ.
¿Las notas a los estados
financieros cumplen con las
revelaciones requeridas en las Se tiene en cuenta el
normas para el reconocimiento, marco normativo para la
27.1 Efectividad 0,14 SI 1 0,14 presentación de notas a
medición, revelación y
presentación de los hechos los estados financieros.
económicos del marco normativo
aplicable?

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¿El contenido de las notas a los Se aplica la normatividad
estados financieros revela en relacionada con las
revelaciones. Se elaboran
27.2 forma suficiente la información de Efectividad 0,14 SI 1 0,14 notas a los estados
tipo cualitativo y cuantitativo para financieros de forma
que sea útil al usuario? trimestral.
¿En las notas a los estados
Se hacen según las
financieros, se hace referencia a
27.3 Efectividad 0,14 SI 1 0,14 variaciones obtenidas en
las variaciones significativas que los años anteriores.
se presentan de un periodo a otro?

PRESENTACIÓN DE ESTADOS Puntaje Factor de Puntaje


TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
FINANCIEROS Máximo Calificación Obtenido
Se utiliza la metodología
¿Las notas explican la aplicación establecida por SHD,
de metodologías o la aplicación de elaboradas por el contador
27.4 juicios profesionales en la Efectividad 0,14 SI 1 0,14 de la entidad y publicado
preparación de la información, en los tiempos estipulados
cuando a ello hay lugar? en BOGOTA
CONSOLIDA.
Se cuenta con los saldos y
las conciliaciones
mensuales, donde se
realiza la verificación de
los saldos de manera
¿Se corrobora que la información adecuada y que los
mismos sean consistentes
27.5 presentada a los distintos usuarios Efectividad 0,14 SI 1 0,14 y coincidan con los
de la información sea consistente? balances de prueba
generados. El contador
verifica cada una de las
partidas previa la
presentación de los
estados financieros.

RENDICIÓN DE CUENTAS

Puntaje Factor de Puntaje


RENDICIÓN DE CUENTAS TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
Máximo Calificación Obtenido
Mensualmente se realiza
conciliación de las cifras
¿Para las entidades obligadas a
registradas en los estados
realizar rendición de cuentas, se financieros vs las
presentan los estados presentadas en la
financieros en la misma? Si la rendición de cuentas,
entidad no está obligada a según los insumos dados
28 Existencia 0,30 SI 1 0,30 por la Oficina Asesora de
rendición de cuentas, ¿se
prepara información financiera Planeación donde se
con propósitos específicos que hacen mesas de trabajo,
revisión de normatividad
propendan por la
vigente y consultas a
transparencia? diferentes entes de control
con da lugar a esto.
Mensualmente se realiza
conciliación de las cifras
registradas en los estados
¿Se verifica la consistencia de las financieros vs las
cifras presentadas en los estados presentadas en la
financieros con las presentadas rendición de cuentas,
28.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 según los insumos dados
en la rendición de cuentas o la
presentada para propósitos por la Oficina Asesora de
específicos? Planeación donde se
hacen mesas de trabajo,
revisión de normatividad
vigente y consultas a

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diferentes entes de control
con da lugar a esto.

Se elaboran y se
¿Se presentan explicaciones que presentan informes
financieros claros
faciliten a los diferentes usuarios
28.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 soportados en notas y
la comprensión de la información explicaciones que
financiera presentada? ameriten.

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO CONTABLE

ADMINISTRACIÓN DEL Puntaje Factor de Puntaje


TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
RIESGO CONTABLE Máximo Calificación Obtenido
El área contable cuenta
con la matriz de riesgos
(por proceso / de
¿Existen mecanismos de corrupción), monitoreada
29 identificación y monitoreo de Existencia 0,30 SI 1 0,30 trimestralmente por el
los riesgos de índole contable? Contador, que cuenta con
controles asociados para
su gestión.

La Oficina Asesora de
Planeación cuenta con un
repositorio de información
compartida con todos los
procesos, donde la
¿Se deja evidencia de la
29.1 Efectividad 0,70 SI 1 0,70 Dirección Financiera
aplicación de estos mecanismos? consigna las evidencias de
la gestión de sus riesgos
(por proceso / de
corrupción.)

Para la administración de
los riesgos, la entidad
tiene implementada la
¿Se ha establecido la metodología establecida
probabilidad de ocurrencia y el por el DAFP en la versión
publicada en el mes de
30 impacto que puede tener, en la Existencia 0,30 SI 1 0,30 agosto de 2018, a través
entidad, la materialización de de la Política de
los riesgos de índole contable? Administración de
Riesgos, actualizada en el
primer semestre de 2020.

La Dirección Financiera
¿Se analizan y se da un genera las evidencias de
tratamiento adecuado a los la gestión de sus riesgos
30.1 Efectividad 0,18 SI 1 0,18 (por proceso / de
riesgos de índole contable en
forma permanente? corrupción.)

La Dirección Financiera
¿Los riesgos identificados se revisa la pertinencia de
sus riesgos (por proceso /
30.2 revisan y actualizan Efectividad 0,18 SI 1 0,18 de corrupción) una vez al
periódicamente? año.

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El área contable cuenta
con la matriz de riesgos
(por proceso / de
¿Se han establecido controles que corrupción), monitoreada
permitan mitigar o neutralizar la trimestralmente por el
30.3 Efectividad 0,18 SI 1 0,18 Contador, que cuenta con
ocurrencia de cada riesgo
identificado? controles asociados para
su gestión. Ninguno de sus
riesgos tiene asociado
Planes de Acción.
¿Se realizan autoevaluaciones La Dirección Financiera
periódicas para determinar la revisa la pertinencia de
30.4 eficacia de los controles Efectividad 0,18 SI 1 0,18 sus riesgos (por proceso /
implementados en cada una de las de corrupción) una vez al
actividades del proceso contable? año.

ADMINISTRACIÓN DEL Puntaje Factor de Puntaje


TIPO CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
RIESGO CONTABLE Máximo Calificación Obtenido
El área de contabilidad
cuenta con profesionales
contadores al igual que
¿Los funcionarios involucrados técnicos, de acuerdo a los
en el proceso contable poseen perfiles definidos por la
31 Existencia 0,30 SI 1 0,30 entidad para el efecto al
las habilidades y competencias
necesarias para su ejecución? igual que asesor tributario
vinculado en la presente
vigencia para cumplir con
sus funciones.
¿Las personas involucradas en el
proceso contable están Se tienen capacitaciones
capacitadas para identificar los en la entidad al igual que
31.1 Efectividad 0,70 SI 1 0,70 las brindadas por la SDH y
hechos económicos propios de la
entidad que tienen impacto demás que haya lugar.
contable?

Dentro del plan


¿Dentro del plan institucional Institucional de
de capacitación se considera el capacitación se tiene en
desarrollo de competencias y cuenta del desarrollo de
32 Existencia 0,30 SI 1 0,30 competencias, además se
actualización permanente del
personal involucrado en el asiste a capacitaciones de
proceso contable? actualización contable
emitidas por la SHD.
Se tienen controles que
permiten verificar la
¿Se verifica la ejecución del plan
32.1 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 ejecución del plan de
de capacitación? capacitación dentro del
área financiera.
Los temas de capacitación
¿Se verifica que los programas de hacen referencia a la
capacitación desarrollados actualización contable
32.2 Efectividad 0,35 SI 1 0,35 entre otros relacionados
apuntan al mejoramiento de
competencias y habilidades? con las competencias y
habilidades.

32,00 TOTAL 29,98

Calificación Máxima 5
Porcentaje obtenido 0,936791667
Calificación 4,68

Fuente: Formulario FCI-FO-09 (V1) Informe Cuantitativo, SDSCJ Vigencia 2020.


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4. Valoración Cuantitativa

4.1. Fortalezas

 Se evidencia un alto compromiso institucional por parte de la Alta Dirección, conocimiento y


disposición por parte de los funcionarios y personal de apoyo del proceso de Gestión
Financiera, comprometidos en forma directa con el proceso contable.
 La documentación asociada del proceso de Gestión Financiera identifica plenamente los
productos del proceso contable que deben ser suministrados a los usuarios de esta información
(demás áreas de la Entidad y usuarios externos), así como también los productos de los demás
procesos que soportan el proceso contable (transacciones, hechos y operaciones) como
proveedores de información.
 Se dio continuidad a los hechos económicos individualizados, clasificados, registrados en el
sistema de información contable.
 Se evidencia conocimiento y liderazgo de los responsables de los procesos, en la interrelación
como proveedores de información para el proceso contable.
 La entidad realiza tomas físicas anuales de los bienes de su propiedad, lo que permite su
actualización periódica en los estados financieros.
 Se evidenció acompañamiento de representantes de la Dirección Distrital de Contabilidad, para
los procesos de revisión de los informes financieros y planes de mejoramiento, a través de
reuniones virtuales con la Entidad.

4.2. Debilidades

 Las Políticas y los procedimientos contables de la SDSCJ son susceptibles de ajustes, de


acuerdo con el Marco Normativo aplicable.
 La Dirección Financiera cuenta con un calendario de actividades, que le permite rendir informes
a entidades como la Secretaría Distrital de Hacienda y la Contraloría de Bogotá, entre otros,
los cuales son susceptibles de ajustes.
 Existen lineamientos que establecen la forma como circula la información hacia el proceso de
Gestión Financiera, la cual es susceptible de ajuste
 La completitud de los registros contables y las conciliaciones como puntos de control entre las
diferentes áreas de la Entidad (como Almacén, SIPROJ WEB, entre otros), así como la
documentación soporte, son susceptibles de ajuste una vez la implementación del sistema
BOGDATA esté cumplida al 100%.
 El fortalecimiento del equipo de trabajo de Gestión Financiera durante la vigencia 2020, se
desarrolló únicamente con autocapacitaciones al interior del proceso.

4.3. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas

o La identificación de los aspectos necesarios para la actualización de las Políticas Contables y


de Operación, producto de la auditoría interna realizada durante la vigencia 2020 al proceso
de Gestión Financiera, así como su impacto en los informes financieros.
o El monitoreo a la depuración de los pasivos, permitieron avances en la identificación del estado
real de éstas, por ende, contribuir al saneamiento contable de los mismos.
o Apoyo técnico requerido a los usuarios funcionales de SICAPITAL de la SDSCJ, para poner a
punto los procesos en los módulos de SICAPITAL, así como la coordinación en lo que le
compete con la Secretaría Distrital de Hacienda, durante el proceso de implementación de
BOGDATA.
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o El análisis e identificación de información financiera clave para la toma de decisiones por los
demás procesos de la Entidad.

4.4. Recomendaciones

 Implementar acciones efectivas para gestionar los resultados de la auditoria interna al proceso
de Gestión Financiera vigencia 2020.
 Dar continuidad a las actividades de depuración y saneamiento contable, esfuerzos que le
permitirán a la SDSCJ la integridad y confiabilidad de la información financiera.
 Evaluar la realización de autoevaluaciones periódicas que permitan determinar la eficacia de
los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable, o el diseño
de nuevos controles.
 Reforzar la documentación que soporta la conciliación entre el reporte SIPROJ WEB y las cifras
contables, para que se cuente con la debida justificación al análisis y depuración de estos
saldos, y faciliten su revisión posterior.
 Evaluar el diseño y la implementación de los controles sobre los puntos de riesgo significantes,
incluyendo los controles sobre el riesgo de manipulación electrónica de los datos
 Fortalecer el plan de capacitación de los funcionarios y personal por prestación de servicios
del proceso de Gestión Financiera, orientados en temas que permitan incrementar sus
capacidades técnicas, en beneficio de la SDSCJ, como lo es el Marco Normativo para las
Entidades del Gobierno - NICSP, entre otras

5. Conclusiones

o La Evaluación al Sistema de Control Interno Contable de la vigencia 2020 obtuvo una


calificación de 4,68 puntos sobre 5 puntos posibles.

o Continuar con la implementación de acciones efectivas para gestionar los resultados de la


auditoria interna al proceso de Gestión Financiera vigencia 2020, que permitan el
fortalecimiento del Sistema de Control Interno Contable, y la gestión de los riesgos asociados.

Cordialmente,

HUGO ACERO VELÁSQUEZ


Secretario Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia

SILENIA NEIRA TORRES


Jefe Oficina de Control Interno

Proyectó:
Diana Marcela Montaña – Contratista OCI
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Edgar Mauricio Guevara – Contratista OCI

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