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MANUAL PARA EL APLICATIVO DEL REGISTRO UNICO DE PRESTADORES DE

SERVICIOS PUBLICOS - RUPS

Proceso Gestión de Tecnologías de Información


Código SUI-M-001 Versión 2
MAYO DE 2017
MANUAL DE AYUDA PARA APLICATIVO
DEL REGISTRO UNICO DE
PRESTADORES DE SERVICIOS
PUBLICOS-RUPS

Contenido
MANUAL PARA EL APLICATIVO DEL REGISTRO UNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS
PUBLICOS - RUPS ..................................................................................................................................1
1. OBJETIVO.........................................................................................................................................3
2. ALCANCE .........................................................................................................................................3
3. REFERENCIAS NORMATIVAS .........................................................................................................3
4. DEFINICIONES .................................................................................................................................3
5. CONTENIDO .....................................................................................................................................3
SOLICITUD DE USUARIO Y CONTRASEÑA ....................................................................................... 4
INGRESO AL APLICATIVO RUPS .....................................................................................................6
INSCRIPCIÓN EN EL RUPS .............................................................................................................7
ACTUALIZACION EN RUPS ...............................................................................................................43
SOLICITUD DE CANCELACION ........................................................................................................44
APROBACIÓN POR PARTE DE SSPD ..............................................................................................44
CAUSALES DE RECHAZO .................................................................................................................44
6. POLITICA OPERACIONAL..............................................................................................................45

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1. OBJETIVO
Servir como herramienta de trabajo, para facilitar y agilizar la inscripción, actualización
o cancelación de los prestadores de servicios públicos domiciliarios en el Registro
Único de Prestadores de Servicios Públicos – RUPS, teniendo en cuenta que los
prestadores de servicios públicos, definidos en el artículo 15 de la ley 142 de 1994,
deben inscribirse en el RUPS una vez haya iniciado sus actividades, así como efectuar
las actualizaciones complementaria de que trata la Resolución SSPD No
20151300047005 del 07/10/2015.

2. ALCANCE
Este manual se encuentra dirigido a todos los prestadores de servicios públicos
domiciliarios, que desarrollen las actividades propias de los servicios de acueducto,
alcantarillado, aseo, energía y gas combustible, así como las actividades
complementarias a los mismos, las cuales deben estar incluidas en su objeto social.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS
De acuerdo al artículo 15 de la ley 142 de 1994, los prestadores de servicios públicos,
deben inscribirse en el RUPS una vez hayan iniciado sus actividades, así como
efectuar las actualizaciones anualmente a los mismos, por lo menos una vez al año
antes del 1 de febrero de cada año, para los servicios de energía eléctrica y gas
combustible y para los prestadores de los servicios públicos domiciliarios de
acueducto, alcantarillado y aseo, en los periodos según distribución del ultimo digito
del ID como lo contempla el artículo 6 de la resolución 20151300047005 de
07/10/2015. Al igual que podrán solicitar la cancelación del RUPS, solamente cuando
haya finalizado la prestación de todos los servicios que venía prestando.

4. DEFINICIONES
 SUI: Sistema Único de Información.
 RUPS: Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos .

5. CONTENIDO
 Requisitos del sistema

Los requerimientos necesarios para acceder a la aplicación se listan a continuación:

 Computador portátil o de escritorio, con acceso a Internet.

 Tener instalado alguno de los siguientes:

o Firefox versión 39.0 o superior.


o Internet Explorer versión 11 o superior.
o Chrome versión 45.0.2454.15 o superior.

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SOLICITUD DE USUARIO Y CONTRASEÑA


Para ingresar al RUPS, es necesario contar con usuario y contraseña de acceso al SUI, el cual
es solicitado a través del sitio web www.sui.gov.co dando clic en el botón usuarios
registrados.
Ilustración 1 - Página de inicio SUI

Llevándolo a la siguiente ventana.


Ilustración 2 - Solicitud de datos para ingreso

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En esta pantalla al desplazarse hacia abajo encontrara el link “Solicitud de Usuario”, al dar clic
en él, aparece una ventana adicional, la cual dispone de una serie de campos de información
de la persona que realiza la solicitud y datos del prestador, los cuales deben ser diligenciados
para completar la solicitud con éxito.
Ilustración 3 - Formulario para obtención de usuario y contraseña

 Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social del prestador de


acuerdo con la información que figura en el documento de constitución o certificado de
registro.
 NIT: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN.
(9 dígitos).
 Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico de la persona que realiza el trámite
de solicitud ejemplo: micorreo@mail.com. (tener en cuenta que a este correo se debe tener
acceso ya que el usuario y contraseña se envía a vuelta de este.)
 Nombre de la Persona: Corresponde al nombre de la persona que realiza el
trámite de solicitud.
 Cargo que ocupa en el prestador: Función que desempeña la persona dentro del
prestador.
 Siglas del prestador: Corresponde a la Sigla del prestador, de acuerdo con la
información que figura en el documento de constitución.
 Contraseña: Palabra de autenticación que va ser utilizada para el ingreso a la

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página del “SUI” de máximo 8 caracteres, letras y números.


 Confirmación Contraseña: ingresar nuevamente los caracteres de la casilla
anterior.
 Código de seguridad: Ingresar los caracteres que arroja el formulario.

Luego de dar clic al botón < ENVIAR > la aplicación verifica automáticamente si el NIT,
ingresado se encuentra registrado en la tabla de RUPS, si este ya existe se genera
una pantalla de respuesta indicando que este prestador ya posee usuario y
contraseña, y que los datos serán enviados por correo certificado al Representante
Legal a la dirección de correspondencia registrada por el prestador. De ser primera
vez al verificar el NIT la aplicación enviará al correo electrónico ingresado, el usuario
y contraseña creado provisionalmente para el nuevo prestador.

INGRESO AL APLICATIVO RUPS

Una vez se ingrese al sitio web del SUI, se deben ingresar los datos de usuario y
contraseña asignados, para tener acceso a la aplicación de RUPS y a las aplicaciones
de cargue de información al SUI.

Al ingresar los datos de usuario y contraseña en los campos correspondientes como se indica en la

se indica en la
Ilustración 2 y oprimir el botón < INGRESAR > el sistema llevará el usuario a la
siguiente página:

Ilustración 4 - Registro de RUPS

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Una vez se da clic sobre el link de “REGISTRO DE ESPs”, se ingresa al sitio donde se
encuentran dispuestos los formularios para realizar el trámite de inscripción, actualización o
cancelación de los prestadores de servicios públicos en el Registro Único de Prestadores de
Servicios Públicos – RUPS.

INSCRIPCIÓN EN EL RUPS

En este sitio se encuentran disponibles los formularios para la inscripción de un nuevo


prestador en el Registro Único de Prestadores de Servicios Públicos – RUPS. Para
realizar la inscripción se debe seguir los siguientes pasos:
Al darle clic en el link RUPS ESP, se le despliega una nueva ventana en donde se dará
clic en “crear solicitud de inscripción” y se despliega el formulario a diligencia el proceso
de inscripción.

Ilustración 5 - creación de nueva solicitud

El formulario se divide en 11 secciones:

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Datos básicos de la empresa:

En este formulario se ingresa la información general del prestador

Ilustración 6 – Información General

 Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social del prestador de acuerdo
con la información que figura en el documento de constitución o certificado de registro.
 Sigla: Corresponde a la Sigla del prestador, de acuerdo con la información que figura en el
documento de constitución.
 NIT: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN. (9
dígitos).
 DV: Corresponde al dígito de verificación o chequeo del número de identificación tributaria
asignado previamente por la DIAN. (1 dígito)
 Fecha de Constitución: Corresponde a la fecha de constitución de la empresa o prestador de
servicios públicos, de acuerdo con el documento de constitución o certificado de registro. Se
ingresa por medio de un calendario, dando clic en el ícono del lado derecho del campo,
seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.
 Fecha Inicio Operaciones: Corresponde a la fecha en que la empresa inicia la prestación de
los servicios públicos. Se ingresa por medio de un calendario, dando clic en el ícono del lado

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derecho del campo, seleccionando primero el año, luego el mes y por último el día.
 Estado del Prestador: Corresponde al estado en que se encuentra actualmente el prestador
de acuerdo a los siguientes tipos:
– Operativa
– Inactiva
– En proceso de Liquidación
– Liquidada
– Intervenida

Ilustración 7 – Información Del Representante Legal

 Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del representante legal principal del prestador
como figure en su documento de identificación.
 Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del representante legal principal del
prestador como figure en su documento de identificación.
 Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal principal del prestador como
figure en su documento de identificación.
 Fecha de Posesión: Corresponde a la fecha de posesión del representante legal. Se ingresa
por medio de un calendario, dando clic en el ícono del lado derecho del campo, seleccionando
primero el año, luego el mes y por último el día.
 Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del Representante Legal, de
acuerdo con los siguientes tipos:
o Cédula de Ciudadanía

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o Cédula de Extranjería
o Pasaporte
 Número de Identificación: Corresponde al número identificación del Representante Legal,
como figure en su documento de identificación. Cuando se trate de pasaporte incluya las letras
que acompañen al número.
 Cargo que ocupa: Seleccione la opción que corresponda según el tipo de cargo que ocupa el
Representante Legal de la empresa:
o Alcalde Municipal
o Alcalde Municipal (E)
o Gerente
o Gerente (E)
o Administrador
o Director
o Jefe oficina de servicios públicos
o Coordinador
o Gobernador
o Liquidador
o Presidente
o Presidente (E)
o Representante Legal
 Correo electrónico: Corresponde al correo electrónico del Representante Legal

Si el prestador cuenta con representantes legales suplentes siga las siguientes instrucciones:
Dar clic al botón < AGREGAR SUPLENTE>, por cada suplente.
Ingrese uno a uno los datos solicitados en los campos de representante legal suplente
comoprimer apellido, segundo apellido y nombres.
Seleccione el tipo de documento de identificación del representante legal suplente.
Ingrese el número del documento de identificación del representante legal suplente.
Si requiere borrar un representante legal suplente, seleccionar el representante y dar clic al
botón < BORRAR >.
Dar clic al botón <GUARDAR DATOS DE REPRESENTANTE LEGAL>, para validar la
información ingresada.

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Ilustración 8 – Representante Legal

Ilustración 9 – Domicilio del prestador

 Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio


principal del prestador.
 Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio principal del
prestador.
 Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio
principal del prestador.
 Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico del prestador. El dato debe ser
numérico de 7 dígitos.
 Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto.
 Dirección: Corresponde a la dirección principal del prestador.

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 Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico oficial de la empresa o


prestador. Ej.: micorreo@mail.com.
 Teléfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico del prestador. El dato debe ser
numérico de 7 dígitos.
 Teléfono Móvil: Corresponde al número telefónico móvil de contacto. El dato debe ser
numérico de 10 dígitos.
 No. FAX: Corresponde al número telefónico del fax. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.

Dirección de Notificación
 Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra ubicado el domicilio del
prestador para notificación.
 Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra ubicado el domicilio del
prestador para notificación.
 Centro Poblado: Corresponde al centro poblado donde se encuentra ubicado el domicilio del
prestador para notificación.
 Dirección: Corresponde a la dirección del prestador para notificación.

Naturaleza Jurídica

Al diligenciar información de la naturaleza jurídica se debe tener en cuenta el tipo de


prestador al cual corresponde teniendo en cuenta las siguientes estructuras:
Ilustración 10 – Naturaleza Jurídica_1

 Sociedades (Empresas de Servicios Públicos) se despliegan las siguientes variables y los


valores asociados en forma de lista.

Ilustración 11 – Naturaleza Jurídica_2

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Seleccione el valor correspondiente según sea el caso, como se muestran en las tablas a
continuación:

Ilustración 12 – Variable Clase y Tipo de Sociedad

 Empresa Industrial y Comercial del Estado se despliegan las siguientes variables y los valores
asociados, como se muestran en las tablas a continuación. Seleccione el valor correspondiente
según sea el caso.
Ilustración 13 – Orden

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 Productor Marginal Independiente o Uso Particular se despliegan las siguientes variables y los
valores asociados en forma de lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione
el valor correspondiente según sea el caso.
Ilustración 14 – Tipo

 Organización Autorizada se despliegan las siguientes variables y los valores asociados en


forma de lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor
correspondiente según sea el caso.
Ilustración 15 – Tipo De Organización Autorizada

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 Municipio (Prestación Directa) se despliegan las siguientes variables y los valores asociados
en forma de lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor
correspondiente según sea el caso.
Ilustración 16 – Naturaleza jurídica - Municipio

En esta opción se debe seleccionar el Departamento y el Municipio

 Sucursal de sociedad extranjera se despliegan las siguientes variables y los valores asociados
en forma de lista, como se muestran en la tabla a continuación. Seleccione el valor
correspondiente según sea el caso.

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Ilustración 17 – Tipo de Prestador

Tipo de Servicios y Actividades

En este formulario se ingresa la información servicios, actividades, área de prestación del


servicio de acueducto, alcantarillado y aseo, Contrato de Condiciones Uniformes y Datos
generales de la firma de Auditoría Externa de Gestión y Resultados

Ilustración 18 – Servicios y Actividades

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Ilustración 19 – Selección del servicio

1. Servicio: Corresponde a la lista de los servicios públicos de


Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Energía Eléctrica, Gas Natural,
Gas licuado del Petróleo y Telecomunicaciones.

2. Servicio Acueducto Dar clic al botón “AGREGAR MUNICIPIO”

Ilustración 20 – Servicio De Acueducto

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Clasificación: Corresponde a la siguiente clasificación:

a) Menor o igual a 2500 usuarios


b) Desde 2500 hasta 2500 usuarios
c) Mayor o igual a 2500 usuarios

 Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra prestando el


servicio público.
 Municipio: Corresponde al municipio donde se encuentra prestando el servicio
público.
 Actividad: Seleccione las actividades que presta en este municipio
seleccionado.
□ Captación
□ Comercialización
□ Conducción y Transporte
□ Distribución
□ Tratamiento
 Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario
figure la información respectiva.
 Contrato de prestación: Seleccionar SI cuenta o NO cuenta con un contrato de
prestación de servicios.
 Numero de contrato: Se indica el número de contrato de prestación de servicios.
 Fecha de Fin del contrato: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de
prestar la actividad. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por
último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

NOTA: Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el
servicio.

Servicio Alcantarillado Dar clic al botón “AGREGAR MUNICIPIO”

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Ilustración 21 – Servicio De Alcantarillado

 Departamento: Seleccione de la lista el departamento donde se presta el


servicio.
 Municipio: Seleccione de la lista el municipio donde se presta el servicio.
 Actividad: Seleccione las actividades que presta en este municipio
seleccionado.
□ Comercialización
□ Conducción de residuos líquidos
□ Recolección
□ Tratamiento
□ Disposición final
 Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el
formulario figure la información respectiva.
 Contrato de prestación: Seleccionar SI cuenta o NO cuenta con un contrato de
prestación de servicios.
 Numero de contrato: Se indica el número de contrato de prestación de servicios.
 Fecha de Fin del contrato: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de
prestar la actividad. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por
último el día para que en el formulario figure la información respectiva.

NOTA: Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el
servicio.

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Ilustración 22 – Servicio De Alcantarillado

Servicio de Aseo. Dar clic al botón “AGREGAR MUNICIPIO”


 Departamento: Seleccione de la lista el departamento donde se presta el
servicio.
 Municipio: seleccione de la lista el municipio donde se presta el servicio.
 Actividad: Seleccione las actividades que presta en este municipio seleccionado.
□ Recolección y Transporte de residuos no aprovechable
□ Barrido y limpieza de áreas públicas
□ Corte de césped y podas de zonas verdes en vías y áreas publicas
□ Lavado de áreas públicas
□ Transferencia
□ Tratamiento y Disposición final
□ Aprovechamiento
 Fecha de Inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario
figure la información respectiva.
 Contrato de prestación: Seleccionar SI cuenta o NO cuenta con un contrato de
prestación de servicios.
 Numero de contrato: Se indica el número de contrato de prestación de servicios.
 Fecha de Fin del contrato: Corresponde a la fecha en que la empresa dejo de
prestar la actividad. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes y por
último el día para que en el formulario figure la información respectiva.
NOTA: Se debe ingresar esta información para cada uno de los municipios donde presta el
servicio.

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Ilustración 23 – Servicio De Energía Eléctrica

 Actividad: Selecciones las actividades que presta.


□ Generación
□ Transmisión
□ Distribución
□ Comercializador

 Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario
figure la información respectiva.

Ilustración 24 – Servicio De Gas Natural

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Actividad: Selecciones las actividades que presta.


□ Productor Comercializador
□ Transportador
□ Distribuidor
□ Comercializador
 Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario
figure la información respectiva.
 Usuarios regulados: Selecciona SI o NO tiene usuarios regulados.

Ilustración 25 – Servicio De Gas Licuado Del Petróleo

Actividad: Selecciones las actividades que presta.


□ Almacenador
□ Comercializador mayorista (nuevo marco regulatorio)
□ Comercializador Distribuidor por Red
□ Distribuidor inversionista
□ Transportador (nuevo marco regulatorio)
 Fecha de inicio: Corresponde a la fecha de inicio de la actividad. Seleccione del
calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que en el formulario
figure la información respectiva.

Contrato condiciones Uniformes

Se ingresa en esta subsección la información de este requisito legal para la comercialización


de servicios públicos. Esta información es visible únicamente para los servicios y actividades
que se relacionan a continuación:

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Servicio: Este campo se muestra automáticamente los servicios públicos seleccionados en la


Ilustración anterior.

Ilustración 26 – Contrato de Condiciones Uniformes

i. Número de contrato: Corresponde al número del contrato de condiciones uniformes.


ii. Fecha de expedición: Corresponde a la fecha en que la empresa expidió el contrato
de condiciones uniformes. Seleccione del calendario primero el año, luego el mes
y por último el día.
iii. Fecha de actualización: Corresponde a la fecha de la última actualización del
contrato de condiciones uniformes. Seleccione del calendario primero el año, luego
el mes y por último el día.
iv. Concepto de legalidad: Seleccione Si o No, Si el contrato de condiciones uniformes
tiene el concepto de legalidad de la comisión de regulación respectiva.
v. Número de acto de legalidad: Corresponde al número del acto de legalidad.
vi. Fecha de acto de legalidad: Seleccione del calendario primero el año, luego el mes
y por último el día.
vii. Cargar: botón que permite el cargue del archivo, que contiene el contrato de
condiciones uniformes.
viii. Ver contrato: Botón que permite visualizar el contrato de condiciones uniformes que
ha sido cargado.

Propiedad de la Empresa – Junta Directiva - Participación Accionaria.

En este formulario se ingresa la información Propiedad de la empresa o composición


accionaria de la empresa, Junta directiva y participación accionaria de la empresa en otras
empresas.

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Se entiende por propiedad de la empresa la relación de aquellas personas naturales y


jurídicas que tienen derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.

Si la empresa cuenta con una relación de propietarios o accionistas, inferior a quince registros,
se recomienda el ingreso uno a uno de los mismos haciendo clic en el botón AGREGAR, en
caso contrario, se recomienda la opción CARGUE MASIVO.

Ilustración 27 – Información Administrativa

 Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación de las personas


naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o
posesión de la empresa , de acuerdo con los siguientes tipos:
– Cédula de Ciudadanía
– Cédula de Extranjería
– Pasaporte
– Número de Identificación Tributaria -NIT
– Número de Identificación Tributaria País origen – empresa extranjera
– Número personal (Menores de edad)

 Número de documento: Corresponde al número identificación de las personas


naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen derecho legal al uso, control o
posesión de la empresa. Cuando se trate de pasaporte incluye las letras que
acompañen al número. Debe ser único para cada persona natural o jurídica que se
reporte. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe incluir ningún
carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o comilla (’).
 Nombre: Nombre de las personas naturales y jurídicas (Accionistas) que tienen
derecho legal al uso, control o posesión de la empresa.
 Tipo de Naturaleza: Corresponde al tipo empresa o naturaleza, de acuerdo con los

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siguientes tipos:
– Oficial
– Mixta
– Privada
 Acción o aporte: Si es una empresa por acciones, seleccionar “Acción”, Si es una
empresa con aportes seleccionar “Aporte”. de lo contrario seleccionar “Otro”.
 Tipo de Acción: Identificación del tipo de acción, de acuerdo con los siguientes tipos:
– Ordinaria
– Privilegiada
– De goce o Industria
– Con dividendo preferencial y sin derecho a voto
 Porcentaje de Participación: Es la relación de la participación accionaria con
respecto al total de acciones de la empresa, debe ser un valor entre 0.00y 100 .00
(no incluir el signo %). Una vez ingresados todos los registros la sumatoria de estos
campos debe ser igual a 100,00%. Este campo solamente se activa cuando se
seleccionó ACCIÓN en el campo ACCIÓN O APORTE.
 Valor en pesos: Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES en el
campo ACCIÓN O APORTE y en él se registra el monto de los aportes del
propietario en pesos Colombianos. El valor debe escribirse sin puntos, sin
separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.

Capital

Esta sección del formulario, sólo aplica para el tipo de prestador – Sociedades
(Empresas de Servicios Públicos).
Ilustración 28 –Capital

 Valor Suscrito: Corresponde al capital suscrito, en pesos colombianos.


 Valor Pagado: Corresponde al capital pagado, en pesos colombianos.
 Valor Por Pagar: Corresponde al capital por pagar, en pesos Colombianos.
 Acciones Autorizadas: Corresponde al número de acciones autorizadas que posee
el prestador.
 Valor Nominal Acción: Corresponde al valor nominal de cada acción.

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Matrices
En esta sección del formulario se reportan los datos de Matrices

Ilustración 29 –Matrices

 Tipo de documento: Tipo de documento del registro buscado, seleccionado e


insertado.
 Número de Identificación: Número de documento del registro buscado,
seleccionado e insertado.

 DV (Dígito de verificación): Dígito de verificación del registro buscado,
seleccionado e insertado.
 Nombre: Nombre de la persona o empresa buscada, seleccionada e insertada.
 Tipo de control: Seleccione el tipo de control de acuerdo con los siguientes tipos:
o Capital
o Mayoría Junta Directiva
o Acto o Negocio

Subordinadas

En esta sección del formulario se reportan los datos de Subordinadas

 Tipo de documento: Tipo de documento del registro buscado, seleccionado e insertado.


 Número de Identificación: Número de documento del registro buscado,
seleccionado e insertado.
 DV (Dígito de verificación): Dígito de verificación del registro buscado,
seleccionado e insertado.
 Nombre: Nombre de la persona o empresa buscada, seleccionada e insertada.
 Tipo de control Seleccione el tipo de control de acuerdo con los siguientes tipos:
o Filial
o Subordinada

Datos Generales Auditor Externo de Gestión y Resultados

Esta sección se muestra en los siguientes casos:

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Cuando en la Sección de “NATURALEZA JURÍDICA, En el campo de:


 <Tipo de prestador> se seleccione Sociedades (Empresas de Servicios públicos) con
<Clase> privada y mixtas. Luego de cumplirse el anterior numeral, cuando en la sección
de “Servicios y Actividades”, en el campo de clasificación se seleccionen:
 Acueducto, alcantarillado y aseo = Suscriptores mayores de 2500.
 Energía Eléctrica = Zona interconectada.

Ilustración 30 –Auditor Externo

 Razón Social: Corresponde al nombre completo de la razón social de la firma


auditora de acuerdo con la información que figura en el documento de constitución
o certificado de registro.
 Sigla: Corresponde a la Sigla de la firma auditora, de acuerdo con la información
que figura en el documento de constitución.
 NIT: Corresponde al número de identificación tributaria asignado previamente por la
DIAN. (9 dígitos).
 Dígito de Verificación: Corresponde al dígito de verificación o chequeo del número
de identificación tributaria asignado previamente por la DIAN. (1 dígito).
 Vigencia del contrato Actual:
– Desde: Corresponde a la fecha de inicio de la vigencia actual del
contrato de la firma auditora. Seleccione del calendario primero el
año, luego el mes y por último el día para que en el formulario figure
la información respectiva.
– Fecha de Finalización: Corresponde a la fecha de finalización de la

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vigencia actual del contrato de la firma auditora. Seleccione del


calendario primero el año, luego el mes y por último el día para que
en el formulario figure la información respectiva.
 Representante Legal:
– Primer Apellido: Corresponde al primer apellido del
representantelegal de la firma auditora como figure en su documento de
identificación.
– Segundo Apellido: Corresponde al segundo apellido del
representante legal de la firma auditora como figure en su
documento de identificación.
– Nombres: Corresponde a los nombres del representante legal de la
firma auditora como figure en su documento de identificación.
– Tipo de Identificación: Corresponde al tipo de identificación del
representante Legal de la firma auditora, de acuerdo con los
siguientes tipos:
• Cédula de Ciudadanía
• Cédula de Extranjería
• Pasaporte
– Número de Identificación: Corresponde al número identificación del
Representante Legal de la firma auditora, como figure en su
documento de identificación. Cuando se trate de pasaporte incluya
las letras que acompañen al número.
– Cargo que ocupa: Ingrese el cargo del representante legal de la
firma auditora.
 Dirección principal:
– Departamento: Corresponde al departamento donde se encuentra
ubicada la firma auditora.
– Municipio: Corresponde al Municipio donde se encuentra ubicado
el domicilio principal de la firma auditora.
– Dirección: Corresponde a la dirección principal de la firma auditora.
– Teléfono de contacto 1: Corresponde al número telefónico de la
firma auditora. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.
– Extensión: Corresponde al número de la extensión de contacto.
– Correo Electrónico: Corresponde al correo electrónico oficial de la
firma auditora. Ej: micorreo@mail.com.
– Teléfono de contacto 2: Corresponde al número telefónico de la
firma auditora. El dato debe ser numérico de 7 dígitos.
– Teléfono Móvil: Corresponde al número telefónico móvil de
contacto. El dato debe ser numérico de 10 dígitos.
– No. FAX: Corresponde al Número telefónico del fax. El dato debe
ser numérico de 7 dígitos.

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Registro cargue masivo


El módulo de recolección de información del SUI por medio de archivo plano o cargue masivo
consiste en la creación de un archivo CSV en el cual cada uno de los campos de información
solicitados es separado por un carácter especial, que en el caso de un archivo CSV es la coma.
Ilustración 31 – Propiedad De La Empresa

Personas Naturales o Jurídicas


En este formato se incluye la información de todas las personas jurídicas y naturales que
componen la propiedad y participan accionariamente en la empresa.
-Propiedad de la Empresa: En este formato se reportan los datos de las personas naturales o
jurídicas, que componen accionariamente la empresa.
-Cargar Archivos: Esta opción le permite relacionar, validar y cargar el archivo de propiedad de la
empresa.
-Guardar en Sistema: Esta opción permite cargar la información del archivo a la Base de Datos
de SUI.
-Ver errores: Si el archivo cargado presenta errores, este botón permite previsualizarlos.
-Ver Resumen: Esta opción permite visualizar un resumen de la información que ha enviado, para
de esta manera verificar si el archivo corresponde con la información que se quiere cargar.

Instrucciones:
Crear el archivo plano de las “Personas Naturales y Jurídicas” de acuerdo a las siguientes
estructuras:

1. Tipo Documento: Se reporta según la siguiente clasificación:

2. Identificación: Número del documento de identificación. Debe ser único para cada

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persona natural o jurídica que se reporte. Independientemente del tipo de documento


que sea, no debe incluir ningún carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o
comilla (’).
3. DV: Corresponde al dígito de verificación del número de identificación tributaria - NIT.
Sólo aplica cuando el tipo de documento sea NT.
4. Nombre: Nombre completo de la persona jurídica o natural reportada.

Ejemplo de archivo plano

 Una vez elaborado el archivo tipo CSV, se procede a validarlo, siguiendo los lineamientos
del manual de usuario del validador, dispuesto en la página del SUI, www.sui.gov.co. El
programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir
cada uno de los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo
es facilitar y reducir errores que se presenten en la comunicación durante él envió de
información a través de Internet.
 Luego de tener el archivo validado y comprimido con extensión .sui, seleccione el botón
de “CARGAR ARCHIVO” donde se muestra la siguiente pantalla:

Ilustración 32 – Cargar Archivos

 Dar clic al botón “EXAMINAR” y seleccione el archivo con extensión .sui.

NOTA: para mayor información de cargue masivo ir al link:


http://www.sui.gov.co/suibase/documentos/MANUAL_TECNICO_CARGUE_MASIVO.pdf

Propiedad de la Empresa

Crear el archivo plano de la “Propiedad de la Empresa” de acuerdo a las siguientes estructuras:

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Donde:
1. Tipo Documento: Se reporta según la siguiente clasificación:
2. Identificación: Número del documento de identificación. Debe ser único para cada persona
natural o jurídica que se reporte. Independientemente del tipo de documento que sea, no debe
incluir ningún carácter especial como guion (-), punto (.), coma (,), o comilla (’).
3. DV: Corresponde al dígito de verificación del número de identificación tributaria - NIT. Sólo
aplica cuando el tipo de documento sea NT.
4. Nombre: Nombre completo de la persona jurídica o natural reportada.
5. Tipo Naturaleza: Corresponde al tipo de naturaleza de acuerdo con los siguientes códigos:

6. Acción, Aporte, Otro: Corresponde a uno de los siguientes códigos:

7. Tipo de Acción: Si en el campo 6. Se ingresa Acción – AC, se debe indicar el tipo de acción
de acuerdo a los siguientes códigos:

8. Porcentaje de participación: Corresponde a la relación de la participación accionaria con


respecto al total de acciones de la empresa, debe ser un valor entre 0.00 y 100 .00 (no incluir
el signo %). Una vez ingresados todos los registros la sumatoria de estos campos debe ser
igual a 100,00%. Este campo aplica cuando en el campo 6. Se ingresa Acción – AC.
9. Valor en pesos: Solamente se diligencia cuando se seleccionó APORTES - AP en el campo
6. Se registra el monto de los aportes del propietario en pesos Colombianos. El valor debe
escribirse sin puntos, sin separadores de miles y sin signos o caracteres especiales.

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Ejemplo del archivo plano

 Una vez elaborado el archivo tipo CSV, se procede a validarlo, siguiendo los lineamientos
del manual de usuario del validador, dispuesto en la página del SUI, www.sui.gov.co. El
programa verifica la sintaxis del archivo plano, realiza las validaciones que deben cumplir
cada uno de los registros, lo fragmenta y lo comprime. El objetivo de comprimir el archivo
es facilitar y reducir errores que se presenten en la comunicación durante él envió de
información a través de internet
 Luego de tener el archivo validado y comprimido con extensión .sui, seleccione el botón
de “CARGAR ARCHIVOS” donde se muestra la siguiente pantalla:

NOTA: para mayor información de cargue masivo ir al link:


http://www.sui.gov.co/suibase/documentos/MANUAL_TECNICO_CARGUE_MASIVO.pdf

Pre visualización - Radicación

En este paso el prestador de servicios públicos puede pre visualizar toda la información antes
ingresada y ya grabada en el formulario de “Información General”, “Servicios y actividades –
Datos AEGR”, y “Propiedad de la empresa – Junta Directiva – Participación Jurídica”, para
verificar si la información es consistente antes de radicar la Solicitud de
Inscripción.
Para visualizar la información se debe dar clic al botón, “GUARDAR FORMULARIO” que se
encuentra en la parte inferior del último formulario “Datos Generales Auditor Externo de
Gestión y Resultados”.

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Ilustración 33 – Guardar Formulario

Al dar clic al botón, se muestran los formularios con la información ingresada previamente.

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Ilustración 34 – Previsualización y Radicación – Pagina 1

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Ilustración 35 – Previsualización y Radicación – Pagina 2

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Ilustración 36 – Previsualización y Radicación – Pagina 3

En la barra inferior se encuentra un botón de “MODIFICAR”, que se utiliza en el evento


que al pre visualizar la información, se detecte un error en los datos ingresados, con este
botón se puede ir al formulario correspondiente para realizar el cambio o modificación.

Una vez se pre visualice la información y la persona responsable del trámite es constate
que la información ingresada es correcta, se puede proceder a Radicar la Solicitud. Para
este evento en la barra inferior del último formulario se encuentra el botón de “RADICAR”,
el cual al dar clic sobre genera un número de radicación, y se habilita la opción de generar
imprimible en PDF, con la información ingresada en los formularios para la inscripción en
el RUPS, con el número y fecha de la Radicación, para que éste sea impreso y firmado
por parte del Representante Legal del Prestador.

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Ilustración 37 – Generar Documento de Impresión

Ilustración 38 – Numero De Radicado

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ACTUALIZACION EN RUPS
Los Prestadores de servicios públicos domiciliarios y sus actividades
complementarias, deberán actualizar anualmente la información general del RUPS de
acuerdo a los anexos pertinente de la Resolución 20151300047005

Para la Actualización de la información en el Registro de Prestadores de Servicios


Públicos – RUPS, se llenan de la misma forma anteriormente descrita en la solicitud
de INSCRIPCIÓN con la siguiente diferencia en el primer formulario de Datos Persona
Responsable. DATOS PERSONA RESPONSABLE

Los pasos a seguir para realizar la actualización son los siguientes:


Ilustración 39 – Actualización RUPS

1. Debe escoger la opción ACTUALIZACIÓN en la pregunta de selección “Motivo


de la Solicitud”.
2. En este formulario se realiza la siguiente pregunta ¿La información es igual a
la última aprobada?
Si selecciona la opción SI pasa directamente al último formulario de
PREVISUALIZAR Y RADICAR, para que el usuario observe la información y
oprima el botón si se encuentra de acuerdo con la información. Con esta opción
la solicitud queda automáticamente aprobada. Si selecciona la opción NO se
activaran todos los formularios con la información de la última solicitud
aprobada, los cuales deberá editar y agregar de la misma forma que en la
INSCRIPCIÓN DE SOLICITUD.

¡IMPORTANTE!

 Los datos de los formularios se llenan con la última información aprobada.


 Los servicios que la empresa prestadora tiene registrados no pueden ser

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eliminados.
 Las fechas no pueden ser editadas en las actividades de los servicios del
prestador.
SOLICITUD DE CANCELACION

El prestador de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo,


energía eléctrica y gas combustible podrá solicitar la cancelación de RUPS, solamente
cuando haya finalizado la prestación de todos los servicios que venía prestando.

Para realizar la cancelación se debe seguir los siguientes pasos:

1. Debe escoger la opción CANCELACIÓN en la pregunta de selección “Motivo de la


Solicitud” en el formulario de Datos Persona Responsable.

Ilustración 40 – Cancelacion RUPS

¡IMPORTANTE!
• Los datos de los formularios se llenan con la última información aprobada.

APROBACIÓN POR PARTE DE SSPD

La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios cuenta con diez (10), días


hábiles para comunicar al prestador la aprobación o rechazo de la Solicitud de
Inscripción de registro en RUPS.

CAUSALES DE RECHAZO

a) Para el servicio de acueducto no incluyen la actividad de aducción como


actividad complementaria de la Captación.
b) Para el servicio de aseo, la empresa que realiza barrido y limpieza no incluye la
actividad de recolección y transporte de no aprovechables.

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c) No allegan la documentación establecida en la resolución 20151300047005 de


2015.
d) Las fechas de los documentos no concuerdan con las relacionadas en el
Sistema.
e) Modificación y eliminación de actividades sin relacionar los soportes
establecidos en la resolución 20151300047005 de 2015

6. POLITICA OPERACIONAL

 El presente manual servirá como herramienta con el fin de facilitar y agilizar las
actividades referentes al proceso de inscripción, actualización o cancelación de
los prestadores de servicios públicos domiciliarios en el Registro Único de
Prestadores de Servicios Públicos – RUPS.

 Es de tener presente que los prestadores de servicios públicos, definidos en el


artículo 15 de la ley 142 de 1994, deben inscribirse en el RUPS una vez haya
iniciado sus actividades, así como efectuar las actualizaciones complementaria
de que trata la Resolución SSPD No 20151300047005 del 07/10/2015.

 El presente manual fue elaborado y será de uso fundamentalmente para los


prestadores de servicios públicos.

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