Kardex

UNIDAD 3: INVENTARIOS - MERCANCÍA

INVENTARIO

  Se entiende por inventario la relación que se hace como resultado de contar, pesar o medir
las existencias de cualquier activo  bien tangible, por ej.: un inventario del parque automotor,
de un supermercado, de la maquinaria, de los muebles, de las herramientas, etc.

En contabilidad llamamos simplemente inventarios a las existencias de los bienes destinados a

la venta o a la producción para su posterior venta. Son la vida de la empresa.  Si recordamos la
clasificación de las empresas según su actividad vamos a encontrar: inventarios de materia
prima, productos en proceso o productos terminados en una empresa manufacturera;
mercancías en una empresa comercial (específicamente es el tema de estudio en esta unidad) ;
semovientes en una empresa ganadera;  productos agrícolas en una empresa agraria;
construcciones en curso, edificios o casas en una constructora; lotes de terreno en una
urbanizadora y cosas similares que constituyen el objetivo comercial de cada empresa.

El buen manejo de los inventarios es definitivo en los resultados de las empresas y como
constituyen una inversión, es necesario evitar que haya excedentes ociosos y costosos, así
como disminuciones que puedan afectar el flujo de las operaciones del negocio.

En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los

inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para
determinar los resultados del ejercicio.

Sistemas de inventarios:   Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la

magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los
comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas
más utilizados son:

·         Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.

·         Sistema de inventario permanente o continuo.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERIÓDICO

Se llama sistema de inventarios analítico o pormenorizado, cuando la empresa hace inventario

físico al final de cada período contable y durante el ejercicio no mueve la cuenta inventario
puesto que, cuando compra, registra en la cuenta compras, y cuando vende, no registra la
salida de la mercancía.

 
En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario que la empresa realice  un
inventario físico, es decir, un conteo de las unidades en existencia y su valoración.

Para determinar  el costo de lo  vendido en el sistema de inventario periódico o  juego de

inventarios se  toma el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas,
menos el inventario final.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE

El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros, consiste en registrar los

movimientos de entrada y salida de cada una de las referencias que maneja la empresa y que
deben figurar en los rubros de inventarios.

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un

procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de las
mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex.

El Kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y
costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocerlas existencias en
cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.  El Kárdex constituye un
auxiliar de la cuenta Mercancías de productos terminados fabricados o no por la empresa, en
la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia,
a precio de costo. Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las
necesidades de información de cada empresa, y se consiguen preimpresas en el mercado. El
que aquí mostraremos es un rayado que nos parece muy práctico y sencillo.

En la actualidad los kárdex generalmente se manejan por computadora, recordemos que la

máquina hace las mismas operaciones pero con mayor velocidad y precisión.

Cómo valorar los inventarios

Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada artículo reemplaza la cuenta de
compras, que solamente se usa en el sistema de inventarios periódicos.  En dicha cuenta se
lleva el registro completo del movimiento al valor de costo, tanto de las entradas por compras
o devoluciones en ventas, como de las salidas por venta o por devoluciones en compras.

Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en existencia, bien sea por valor de
compra o de producción, la decisión siguiente es el valor que se da a las unidades que salen del
inventario y a las que quedan cuando existen unidades homogéneas con distintos costos
unitarios. Con este fin se han inventado muchísimos métodos, de los cuales aquí vamos a
enseñar solamente los más conocidos y que estimamos de mayor uso en nuestro medio.

Como primera medida, para cumplir con el principio conservador o de prudencia

generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar los inventarios al costo y nunca
al precio de venta. Más aún, hay empresas que registran al costo o al precio del mercado, el
que sea más bajo. Pero cuando se habla de precio de mercado nos estamos refiriendo al valor
en que podemos comprar en el mercado, o costo de reposición, y no al precio en que es-
peramos vender.

En esta unidad se dará a conocer y a explicar los siguientes  dos métodos:

·         FIFO O PEPS

·         PROMEDIO PONDERADO

FIFO O PEPS (Primeros en entrar, primeros en salir): La sigla FIFO viene del termino en
inglés First In First Out  que al español se traduce como: primeros en entrar primeros en salir y,
cuyas siglas son PEPS. Este sistema asigna al costo de ventas los precios más antiguos y al
inventario los más recientes.

Al tratarse de inventarios permanentes o manejados en libros, se dará salida a las unidades

con precios más antiguos, hasta que se agoten las compradas a igual precio, y luego a las
siguientes en orden de antigüedad.

Cuando se manejan inventarios periódicos, al hacer el inventario físico final se dará a todas las
unidades existentes el precio de las últimas compradas en el período, sin importar el número
de unidades que queden en el inventario, respecto al número de unidades compradas a dicho
precio.

PROMEDIO PONDERADO: Éste es un método intermedio entre los dos anteriores, es decir, ni
los precios más antiguos ni los más nuevos, sino un valor promedio entre lo que haya
disponible para la venta o producción.

En el método analítico o pormenorizado de inventarías periódicos, al final del ejercicio

contable se saca un promedio ponderando unidades y precios de las unidades manejadas
durante el ejercicio, y al inventario final se le da ese valor unitario promedio.

 
En el sistema de inventarios permanentes, el promedio ponderado es móvil, ya que se debe ir
cambiando cada vez que se compre a precios diferentes al promedio de los existentes.

EJEMPLO: La Empresa ZC LTDA,  utiliza Sistema de Inventario Permanente, realiza las

siguientes transacciones durante el mes de septiembre de 20XX:

1. 1/09/20XX: presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800,
correspondiente al aporte de los socios.

2. 10/09/20XX: compra a crédito según factura No. 425               600 unidades con un
valor unitario de $2.900 a la empresa B S.A.

3. 12/09/20XX: devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la

empresa B S.A.

4. 27/09/20XX: vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575  a
la empresa S Ltda.

5. 28/09/20XX: compra según factura No. 251 700 unidades con un valor unitario de
$2.900 a la empresa B S.A, conceden plazo de 30 días para cancelar.

6. 29/09/20XX: le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a

la empresa S Ltda.

7. 30/09/20XX: Nos cancelan la deuda del cliente en efectivo

8. 30/09/20XX: Cancelamos la deuda de proveedores en cheque

SOLUCION

1. 1/09/20XX: presenta un saldo inicial de 450 unidades con un costo unitario de $2.800,
correspondiente al aporte de los socios.
 

2.800 * 450 = 1.260.000

Código   Cuenta                                        Debe       Haber

1435        Mcías no fab por empresa     1.260.000

3115        Aportes Sociales                                     1.260.000

2. 10/09/20XX: compra a crédito según factura No. 425, 600 unidades con un valor
unitario de $2.900 a la empresa B S.A.

600 * 2.900 = 1.740.000

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     1.740.000

2205        Nacionales                                              1.740.000

3. 12/09/20XX: devuelve 20 unidades de la mercancía comprada en la factura 425 a la

empresa B S.A.

20 * 2.900 = 58.000

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

2205        Nacionales                              58.000

1435        Mcías no fab por empresa                     58.000

4. 27/09/20XX: vende a crédito 400 unidades a $4.700 cada una según factura No. 575  a
la empresa S Ltda.

VENTA: 400 * 4.700 = 1.880.000

COSTO: 400 * VALOR KARDEX

 
Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1305        Deudores clientes                   1.880.000

4135        Comercio x may x menor                       1.880.000

COSTO DE VENTAS PEPS

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

6135        Comercio x may x menor        1.120.000             

1435        Mcías no fab por empresa                     1.120.000              

COSTO DE VENTAS PROMEDIO

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

6135        Comercio x may x menor        1.142.524             

1435        Mcías no fab por empresa                     1.142.524              

5. 28/09/20XX: compra según factura No. 251;  700 unidades con un valor unitario de
$2.900 a la empresa B S.A, conceden plazo de 30 días para cancelar.

700 * 2.900 = 2.030.000

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     2.030.000

2205        Proveedores                                           2.030.000

6. 29/09/20XX: le devuelven 15 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 575 a

la empresa S Ltda.

VENTA: 15 * 4.700 = 70.500

COSTO: 15 * VALOR KARDEX

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

4175        Devolución ventas                  70.500

1305        Deudores clientes                                  70.500

COSTO DE VENTAS PEPS

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     42.000

6135        Comercio x may x menor                       42.000

                 

COSTO DE VENTAS PROMEDIO

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1435        Mcías no fab por empresa     42.844

6135        Comercio x may x menor                       42.844

7. 30/09/20XX: Nos cancelan la deuda del cliente en efectivo

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

1105        Caja                                        1.809.500

1305        Deudores clientes                                    1.809.500

8. 30/09/20XX: Cancelamos la deuda de proveedores en cheque

Código   Cuenta                                  Debe            Haber

2205        Proveedores B S.A.                3.712.000

1110        Bancos                                                   3.712.000

 
TALLER DE REPASO

 
La Empresa AY LTDA,  utiliza Sistema de Inventario Permanente, realiza las siguientes
transacciones durante el mes de Septiembre  de 20XX, elabora el Kárdex y registra las
transacciones por cada uno de los métodos.

ü  1/09/XX: Compra a según factura No. 682          1500 unidades con un valor unitario de
$1.200 a la empresa PDF S.A. cancela el 50% con cheque y por el saldo nos  conceden un plazo
de 30 días.

ü  5/09/XX:  Vende 300  unidades a $2.100 según  factura 085  a la empresa  DR  S.A. quien
cancela el 75% de contado y por el saldo se le concede un plazo de 15 días.

ü  10/09/XX: Vende a crédito 700 unidades a $2.100 cada una según factura No. 125  a la
empresa R Ltda.

ü  11/09/XX: Recibe el pago en efectivo de la empresa DR S.A correspondiente al  saldo de la

factura 085.

ü  15/09/XX: Le devuelven 50 unidades de la mercancía vendida en la factura No. 125 a la

empresa R Ltda.

ü  18/09/XX: Paga con cheque el arriendo del mes actual por valor de $150.000

ü  20/09/XX: Compra a crédito según factura No. 645, 700 unidades con un valor unitario de
$1.250 a la empresa CX S.A.

ü  25/09/XX: Cancela a la empresa PDF S.A mediante el giro de un cheque del banco Popular el
saldo de la factura No. 682.

ü  26/09/XX: Devuelve 80 Unidades de la mercancía comprada según factura No. 645

ü  28/09/XX: Cancela mediante el giro de un cheque del banco Popular el saldo de la factura
No. 645.

ü  30/09/XX: Vende al contado mediante factura No 151,    630 unidades a $2.100 cada una a
la empresa HT Ltda.