1. QUE ES UN ARCHIVO?

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

2. CUANTAS FACES TIENE EL ARCHIVO Y DEFÍNALAS.

La correcta organización de documentos es uno de los procesos más importantes y
complejo a controlar dentro de la Gestión de Archivos.
Las diferentes etapas de este procedimiento:
 Fase activa. Archivo de oficina
Los documentos en sus primeros años de existencia cumplen la función
principal para la que fueron creados y por tanto han de estar fácilmente
accesibles para su consulta, pueden contener otro tipo de valores, como el
legal, jurídico o técnico, pero como mínimo mantienen durante este período su
vigencia administrativa, aproximadamente entre 3 y 5 años.
 Fase semiactiva. Archivo central
Los documentos ya no son consultados habitualmente, pero pueden ser
requeridos por diversos motivos. Estos documentos deberán estar accesibles,
aunque no requieren la inmediatez de consulta del archivo de oficina.
El expurgo de la documentación se puede realizar cuando los documentos
finalicen su fase activa o semiactiva, en función de sus valores secundarios.
 Fase inactiva. Expurgo. Archivo intermedio. Archivo histórico
Cuando los documentos pierden su vigencia administrativa y jurídica entran en
su etapa inactiva, en esta fase se conservarán aquellos documentos con
valores secundarios de interés para la empresa o la institución y se destruirán
aquellos otros que no los tengan, dando así por finalizado el ciclo vital de la
documentación.