SIG RC-P001 Recursos Humanos

SHJ CIVINCON SAS Código: SIG-RH-P001
NIT 900577231-6 Versión: 01

PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS Fecha: 01/10/2018
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION Página: 1 de 12
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS
"Ingenieros Llaneros Por el progreso de la región

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V/cio: Transversal 27 N° 39 C-31 - Barrio El Emporio Yopal: Cra 2 Oeste N° 33-18 – Barrio Los Ocobos
Cel: 313 892 8941 - 313262 2401 – 321 276 9871 Cel: 313 817 1069-313 493 9073–312 377 5249
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TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN.......................................................................................... 3

2 ALCANCE……………………............................................................................................................ 3
3 RESPONSABLE……………………………….…………………………………………………….……. 3
4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS………………………………………… 4
5 DEFINICIONES………….……........................................................................................................ 5
6 DESARROLLO..................................................................................................................................6
6.1 Selección de personal………………..…………………………………………………….....................6
6.2 Contratación de Personal……………............................................................................................. 6
6.3 Capacitaciones………………………………………………………………..........................................8
6.4 afiliaciones al sistema de seguridad social y
parafiscales…………….............................................8
6.5 Carnetizacion……………….............................................................................................................9
6.6 Suministro de elementos de protección
personal….......................................................................11
5.7 Evaluaciones de desempeño…………………………………….………………….............................12
5.8 Comunicaciones internas……………….…………….…………………………………………….….…
10
5.9 Permisos…………………………………………………………………………………….……….
….....10
5.10 Desvinculación del
personal……………………………………………………………………………...11
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA…............................................................................................... 12
7. CONTROL DE CAMBIOS………........................................................................................ …..
12
8. ANEXOS…………………………………………………………………………………..……
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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Determinar y proporcionar los recursos necesarios para la empresa, así como normalizar,
responsabilizar y unificar los criterios para SHJ CIVINCON SAS, en lo referente a funciones,
procedimientos necesarios para la selección, calificación, contratación y administración del personal,
necesario para la ejecución de los diferentes proyectos, teniendo en cuenta que su contratación
sea para una labor determinada ó por un periodo de tiempo específico o indefinido.
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplicara a todo el personal de la empresa, sin excepción en todos sus
departamentos, garantizando la operación de sus procesos y el buen desempeño de los
colaboradores en su labor, para poder lograr dar conformidad con nuestros servicios prestados.
3. RESPONSABLES
El Responsable por garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento es el

director Administrativo y Financiero, soportándose en la Asistente Administrativa y financiera
de S H J CIVINCON SAS.
4. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS
Concerniente al buen y adecuado ambiente de trabajo en las instalaciones y áreas de trabajo en

campo de SHJ CIVINCON SAS.
El ambiente adecuado puede ser: la combinación de factores humanos y físicos, como lo son:
 Sociales: (no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos)

 Psicológicos: (reducción del estrés, prevención del síndrome de agotamiento, cuidado de
las emociones)

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 Físicos: (calor, humedad, temperatura, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido).
5. DEFINICIONES
 Evaluación de desempeño: Valorar y calificar el desempeño del trabajo que realiza cada una
de las personas que trabajan dentro de SHJ CIVINCON SAS a través del formato Evaluación
de Desempeño SIG-RC-F017, con el fin de decidir enganches futuros, promover el personal
dentro de la empresa, liquidación o termino del contrato o para seleccionar personal a cursos de
capacitación.
 Perfil: Documento que contiene los requisitos de competencia, formación, habilidades y
experiencia necesarias para la realización de los trabajos.
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Formación: Formación: Son aquellos conocimientos específicos necesarios para cumplir con las
funciones y responsabilidades del cargo, los cuales deberán soportados mediante evidencia
objetiva (Registros de capacitación, formación y evaluación de la eficacia de cada una de ellas).
 Habilidad: Serán aquellas personales o practicas requeridas para lograr los resultados previstos
para el cargo a desempeñar, serán evaluadas antes de terminar el periodo de prueba por los
jefes directos o a quien ellos deleguen y anualmente mediante la evaluación de desempeño.
 Experiencia: Aplicación Aquella formación general o especifica adquirida a lo largo
de la trayectoria laboral. Deberá ser soportada mediante certificados laborales.
 Educación: Se refiere a la e ducación formal que debe cumplir cada cargo de la
organización.
6. DESARROLLO
6.1. SELECCIÓN DE PERSONAL
 Identificación de la necesidad
La organización contrata personal de acuerdo a las necesidades identificadas por cada responsable
de los procesos o proyectos. Las necesidades de personal son identificadas e informadas
verbalmente el director Administrativo y Financiero, quien mediante la aprobación de la Gerencia
inicia el proceso de selección, este contara con 2 días a partir de la aprobación para convocar a la
presentación de hojas de vida del personal interesado en ocupar el o los cargos.
 Verificación Del Perfil

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El Director Administrativo y Financiero v e r i f i c a r á la existencia previa del perfil requerido para la

contratación del personal, y en caso de que este no exista, se creará con el responsable del
proceso, estableciendo al mismo tiempo las responsabilidades y autoridades del cargo. Todos los
perfiles creados deberán incluirse en el Manual de Funciones SIG-GG-D010.
 Verificación de competencia interna
Antes de realizar convocatoria para un puesto de trabajo, se verificará la existencia de personal

competente dentro de la empresa y que este en un nivel de autoridad inferior. De existir el personal
se verificará y evaluará el ascenso, y en caso de ser seleccionado, se realizará la selección y
contratación del puesto que haya quedado vacante.
Si no existe personal competente dentro de la empresa para suplir el cargo vacante, se continuará
con el proceso selección con personal externo.
 Convocatoria
El Asistente Administrativo hace la solicitud de personal a través del medio con que se cuente en
el momento (medios de comunicación o referencias de entes de contratación, conocidos del
gremio o empresas de suministro de personal). Las Hojas de vida serán recibidas físicas
por la Asistente Administrativa, o vía e-mail al correo electrónico que se relacione en las vacantes,
el cual esta a cargo del área administrativa y financiera.
 Preselección
El Asistente Administrativo verificará en Coordinación con el director Administrativo(a) las

competencias de educación, formación y experiencia de los aspirantes al cargo, así c omo sus
referencias laborales y personales.
 Entrevista Y Selección
Las hojas de Vida del personal que continué en el proceso de selección serán suministradas al
Gerente, ya sea para que este realice la entrevista o delegue al Director Administrativo, técnico u

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operativo y seleccione a la persona más idónea para suplir el cargo de acuerdo a las necesidades
de la empresa, registrando estas en el formato de Entrevista a personal SIG-RH-F002
La entrevista será verbal y se compone de dos partes la primera se le dará una explicación breve de
las funciones y el cargo que va a desempeñar, así como condiciones contractuales, tipo de contrato,
salario y horario a cumplir, en la segunda parte se le realizaran las preguntas abiertas y con
selección múltiple única respuesta; el formato está dividido en cinco bloques de preguntas y a la vez
cada bloque o aspecto a evaluar se encuentra constituido por cuatro preguntas, las cuales tendrán
un puntaje entre 1 y 5, siendo 1 el valor más bajo de la calificación y 5 el más alto y significativo. Los
aspectos a evaluar son los siguientes: A) Impresión inicial del aspirante (El factor A, no se calificara
realizando las preguntas se basará en la observación de cada jurado y se tendrá en cuenta la misma
escala de valores que los demás factores); B) Competencia educativa, C) Experiencia laboral en el
cargo que va a desempeñar, D) Actitud y trabajo en equipo.
Una vez realizadas las entrevista a personal SIG-RC-F002, al final de cada formato se elaborara el
Informe de la Entrevista, teniendo en cuenta los puntajes de los cinco bloques de preguntas
obtenidos, la persona que obtenga el más alto puntaje se elegirá ese aspirante.
Una vez tomada la decisión se le comunicara de la persona elegida y en la siguiente reunión de
calidad en el Acta de reunión SGC-GAF-F003 se dejara constancia del proceso y de la elección de la
nueva contratación, si fuese necesario se programara un plan de capacitación y formación con el
formato necesidades individuales de capacitación SIG-RC-F016 dependiendo los resultados de la
entrevista.
 Examen Medico De Ingreso
El Director Administrativo(a) Pondrá a disposición un Centro Medico especializado para que el nuevo
Trabajador de la organización se practique los exámenes de ingreso pertinentes para conocer la
condición física del aspirante, y determinar si esta es la necesaria y/o adecuada para las labores que
desempeñara en el cargo, La certificación de este examen se guardara como registro en la hoja de
vida del trabajador.
 Evaluación De Habilidades
El personal será evaluado por los directores de cada proceso mediante la evaluación de
desempeño SIG-RC-F017, se reunirán y realizarán el informe en conjunto, conforme los
requerimientos del cargo quince (3) días antes de cumplirse los 30 días de periodo de prueba, con la
cual se determinará la continuidad de personal nuevo.
 Contratación

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En caso de que la Gerencia haya realizado la entrevista entregará al D i r e c t o r Administrativo la

Hoja de Vida y el formato de entrevista de la persona Aprobada para el cargo, quien iniciara y
coordinara con el Asistente Administrativo los trámites para la contratación de la persona
seleccionada, las hojas de vida que fueron preseleccionadas, pero no contratadas se archivaran
como evidencia del proceso de selección. A través del formato ingreso de personal SIG-RC-F010 se
controla y se completan todos los documentos requeridos para la contratación del personal.
 Inducción General
Posterior a la selección y simultáneamente a la contracción del personal, se le debe informar al

Coordinador de Calidad el personal que ingresa, para que este realice la inducción, donde se le
suministrara la información necesaria sobre el direccionamiento estratégico de la organización, sus
metas, su compromiso con la calidad, la infraestructura, presentación con todo el personal y demás
temas que se consideren necesarios por la empresa y el nuevo trabajador para integrarse en el
nuevo ambiente laboral. La organización mantendrá registro de las Inducciones suministradas en el
formato Registro de Inducción SIG-HSEQ-F0025.
 Inducción Especifica
Los jefes del proceso al cual será vinculado el trabajador serán los encargados de dar la inducción
enfocada al trabajado para el cual fue contratado, (funciones, infraestructura, procedimientos,
formatos, instructivos, equipos, etc.). La organización mantendrá registro de las Inducciones
suministradas en el formato Registro de Inducción y reinducción SIG-HSEQ-F-025.
6.2. CONTRATACIÓN DE PERSONAL
 Solicitud De Información
El Asistente Administrativo solicitará al personal seleccionado todos los documentos que existen en
el formato ingreso de personal SIG-RC-F010, con el fin de recolectar la información necesaria para
la elaboración del contrato según sea y afiliación del personal al Sistema de Seguridad Social y
parafiscales.
De igual forma se deberá tener en cuenta el Registro de entrevista de personal SIG-RC-F002, el

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cual establece la forma acordada de contratación y el sueldo.
 Elaboración del contrato
Teniendo en cuenta la información recolectada en el paso anterior la Asistente

Administrativa hace entrega al Director Administrativo, para proceder a elaborar el documento de
acuerdo al tipo de contrato, Al contrato se le deben anexar las funciones y
responsabilidades a desarrollar por el trabajador, existen varios tipos de contrato definidos: SIG-
RC-F003 Contrato a término indefinido, SIG-RC-F004 Contrato a término fijo, SIG-RC-F008
Contrato aprendiz Sena, SIG-RC-F009 Contrato por OPS y SIG-RC-F007 Contrato por obra o labor
determinada.
 Suscripción Del Contrato
El Contrato se suministrará a la Gerencia y al trabajador para sus respectivas firmas y

aprobación. Con e sto se bu sca a cla rar dudas e inquietudes establecidas en el documento.
Los documentos anexos deben ir firmados igualmente.
6.3. CAPACITACIONES
 Identificación de Necesidades
Las necesidades de capacitación se identifican por:

 Informe de la entrevista
 Ingreso de personal nuevo a la empresa
 Cambio en los procedimientos
 Resultados de la evaluación de desempeño
 Resultado de las necesidades individuales de capacitación
 Sugerencia de los Responsables de procesos
 Formación y actualización del cargo
Las capacitaciones que se decidan llevar acabo serán registradas en el formato cronograma de
capacitación y entrenamiento anual SIG-HSEQ-F023. Donde se controlara el cumplimiento de estas
capacitaciones.
 Capacitaciones Internas

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Las capacitaciones realizadas internamente se deben evidenciar en el registro de

asistencia SIG-HSEQ-F027, Si quien capacita cree pertinente evaluar a quien recibe la capacitación
para comprobar el entendimiento de la misma, se realizara una breve evaluación sobre esta si aplica,
la cual será revisada y calificada por el responsable de la capacitación, quien dará una calificación
propuesta entre 1 y 5 puntos, en donde 1 es la nota mas baja y 5 es la mas alta, en el cual la
calificación mínima para aprobar o dar fe de que se entiendo el tema es 3, el personal con calificación
menor a 3 recibirán una explicación breve y personalizada para subsanar las dudas que tenga y dar
por entendido el tema.
 Capacitaciones Externas
Las capacitaciones que se realicen externamente deberán ser socializadas por el personal que
asistió, manteniendo registros de la socialización. Cuando sea pertinente se deberán solicitar
soportes de asistencia a la capacitación externa a la entidad que la suministro.
6.4. AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
El Asistente Administrativo y financiero es el responsable de realizar las afiliaciones del personal al

sistema de Seguridad Social y Parafiscales, con base en la información obtenida en el proceso de
contratación de personal.
Las afiliaciones se realizan a través de los Asesores de las Entidades, de lo contrario se desplaza
personalmente a cada una de estas, teniendo en cuenta que para la afiliación a ARL, se debe
realizar primero afiliación a EPS, Pensión y caja de compensación familiar, finalmente el asistente
administrativo, ingresa la información en el mes siguiente por internet, en la plataforma de
ASOPAGOS S.A, con nuestro usuario y registrar las novedades a que hayan lugar (ingreso,
incapacidades, retiros, etc.), luego, antes de generar definitivamente la planilla del mes, el director
Administrativo revisara o supervisara que todo esté en orden para la generación de planilla y su
respectivo pago.
La organización deberá conservar copia de las planillas de afiliaciones tanto físicas como en el
sistema.
6.5. CARNETIZACION

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El Asistente Administrativo será el responsable de enviar al trabajador con la carta remisoria para la
carnetización con la empresa contratada para tal fin y el director Administrativo verificara el porte
adecuado de este por el trabajador en las labores de campo o dentro de las instalaciones de la
organización.
6.6. SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL
El asistente administrativo será el responsable de entregar al personal los Elementos de protección

personal requeridos para el cargo a desempeñar, antes de iniciar sus labores. Cada vez que se
entregue dotación y/o elementos de protección al personal se deberá registrar en el formato Entrega
De dotación y Elementos De Protección Personal SIG-HSEQ-F028 lo entregado, y su firma de
aceptación.
Los responsables de cada proceso deberán verificar y asegurarse de que el personal a su cargo
use adecuada y correctamente los Elementos suministrados.
6.7. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO
La empresa realizará evaluaciones de desempeño SIG-RC-F017 al personal por intermedio de los

responsables de procesos y aquellos cargos que se relacionen con el evaluado. La evaluación de
desempeño se realiza semestralmente para todo el personal de planta de SHJ CIVINCON S.A.S.
Terminadas las evaluaciones de desempeño se debe establecer conjuntamente las acciones para
mejorar el desempeño (en caso de que el resultado no sea favorable).
6.8. COMUNICACIONES INTERNAS
Las comunicaciones internas de S H J CIVINCON SAS se encuentran definidas en el

Procedimiento de comunicaciones internas SGC-GG-P003, allí se describe el emisor, receptor,
mensaje, canal y frecuencia con que se practican.
6.9. PERMISOS
Los permisos serán solicitados con tres (03) días de anticipación a excepción de emergencias las
cuales son inmediatas y en el momento y serán registrados en el Formato de Solicitud de Permisos
SIG-RC-F014, para el caso de permiso por enfermedad repentina (dolor de huesos, fiebre,
escalofríos, etc), debe presentar al momento de ingresar nuevamente a la empresa excusa médica.

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6.10. DESVINCULACION DEL PERSONAL
La desvinculación 3 formas:
 Voluntaria
Es cuando el empleado decide de manera voluntaria o por decisión propia no hacer mas parte de
SHJ CIVINCON SAS por motivos ajenos a la organización.
Para este caso el Empleado deberá presentar una carta de renuncia por escrito, la cual deberá ser
presentada ante la Dirección Administrativa y Financiera para que sean tomadas las medidas
pertinentes, si el resultado de esta revisión es una aceptación, la Dirección Administrativa y
Financiera Firmara esta carta la cual será destinada al trabajador para que continúe su proceso de
desvinculación.
 Por terminación del contrato
La organización decide prescindir de los servicios del talento humano, decidiendo aplicar la
terminación de contrato y no renovación.
 Despido Con Justa Causa
Cuando el empleado incumple con los artículos contemplados en el reglamento interno de trabajo y
los estipulados en el contrato laboral.
Para este caso el Empleador deberá realizar por medio de la asistente administrativa la carta de
despido donde serán expuestos los motivos por el cual se realizará la desvinculación por justa causa
de SHJ CIVINCON SAS, la cual será dirigida al empleado para que este continúe el tramite
correspondiente.
Al terminar su labor, el director administrativo debe recibir la dotación, carnet e inventario de equipo y
herramienta del personal que se retira de la empresa y diligenciar el paz y salvo SIG-RC-F005, el
cual será firmado por los responsables en este estipulado.
Cumpliendo con los requisitos anteriores el empleado deberá proseguir con lo descrito en el
procedimiento de Gestión Administrativa y Financiera SIG-GAF-P001.

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 NTC – ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

 NTC – ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
 Manual de Funciones SIG-GG-D010
 Acta de Reunión SIG-GAF-F003
 Procedimiento de comunicaciones internas SIG-GG-P003
 Procedimiento de Gestión Administrativa y Financiera SIG-GAF-P001
8. NOTA DE CAMBIO
VERSIÓN DESCRIPCIÓN
01 Se crea el documento
9. ANEXOS
SIG -RC-F002 Entrevista de personal

SIG -RC-F003 Contrato a término indefinido
SIG -RC-F004 Contrato a término fijo
SIG -RC-F005 Paz y salvo
SIG -RC-F006 Control hojas de vida
SIG -RC-F007 Contrato por obra o labor determinada.
SIG -RC-F008 Contrato aprendiz Sena
SIG -RC-F009 Contrato por OPS
SIG -RC-F010 Ingreso de personal
SIG -RC-F011 consolidación de personal
SIG -RC-F012 Control entrada y salida de personal
SIG -RC-F013 novedades de nomina
SIG -RC-F014 solicitud de permisos
SIG -RC-F015 control de visitantes
SIG -RC-F016 formato de necesidades individuales de capacitación
SIG -RC-F017 evaluación de desempeño
SIG -RC-F018 Solicitud de vacaciones

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Cel: 313 892 8941 - 313262 2401 – 321 276 9871 Cel: 313 817 1069-313 493 9073–312 377 5249
NIT 900577231-6 Versión: 01
10. REVISION Y APROBACION
Actualizo: Revisó: Aprobó:

Directora administrativa financiera Director de Calidad Gerente
Firma Firma Firma
Fecha: 01/10/2018 Fecha: 01/10/2018 Fecha: 01/10/2018

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PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

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1 OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN.......................................................................................... 3

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1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El Responsable por garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento es el

4. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS

Concerniente al buen y adecuado ambiente de trabajo en las instalaciones y áreas de trabajo en

 Sociales: (no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos)

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6.1. SELECCIÓN DE PERSONAL

 Verificación Del Perfil

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El Director Administrativo y Financiero v e r i f i c a r á la existencia previa del perfil requerido para la

 Verificación de competencia interna

Antes de realizar convocatoria para un puesto de trabajo, se verificará la existencia de personal

El Asistente Administrativo verificará en Coordinación con el director Administrativo(a) las

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 Examen Medico De Ingreso

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En caso de que la Gerencia haya realizado la entrevista entregará al D i r e c t o r Administrativo la

Posterior a la selección y simultáneamente a la contracción del personal, se le debe informar al

6.2. CONTRATACIÓN DE PERSONAL

De igual forma se deberá tener en cuenta el Registro de entrevista de personal SIG-RC-F002, el

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cual establece la forma acordada de contratación y el sueldo.

 Elaboración del contrato

Teniendo en cuenta la información recolectada en el paso anterior la Asistente

 Suscripción Del Contrato

El Contrato se suministrará a la Gerencia y al trabajador para sus respectivas firmas y

Las necesidades de capacitación se identifican por:

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Las capacitaciones realizadas internamente se deben evidenciar en el registro de

6.4. AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

El Asistente Administrativo y financiero es el responsable de realizar las afiliaciones del personal al

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6.6. SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

El asistente administrativo será el responsable de entregar al personal los Elementos de protección

6.7. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO

La empresa realizará evaluaciones de desempeño SIG-RC-F017 al personal por intermedio de los

6.8. COMUNICACIONES INTERNAS

Las comunicaciones internas de S H J CIVINCON SAS se encuentran definidas en el

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6.10. DESVINCULACION DEL PERSONAL

 Por terminación del contrato

 Despido Con Justa Causa

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 NTC – ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.

SIG -RC-F002 Entrevista de personal