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ACTA DE REUNIÓN Edición: Feb-2016

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Acta Nº 001 Proceso Entrega de puesto periodo vacacional

Fecha 1/10/2019-10/10/2019 Hora Inicio 2:30 Hora Fin 4:00

Asistentes
NOMBRE CARGO
Juan Pablo Areiza zapata ASISTENTE TALENTO HUMANO
Laura Cristina Ortiz SUPERNUMERARIA

Objetivos de la reunión
Capacitar a supernumeraria en el área de talento humano y Realizar entrega de puesto y pendientes
para reemplazo de vacaciones
Desarrollo de los temas
1. Entrega de archivos correspondientes al área de talento Humano:

Los archivos de talento humano se encuentran en la carpeta compartida del escritorio de PC de

nómina Llamado “Nomina JR”
En esta carpeta encontrara los archivos:
Base de datos Per, en donde está el registro de los empleados activos y retirados de A lugares y
Destino Caribe, este archivo es utilizado para verificación de referencia laboral o expedir
certificaciones Laborales, Adicional en el mismo archivo, en la hoja de cálculo llamada “TER
CONT” se encuentra la información de vencimientos de contratos a términos fijos.

Directorio Telefónico 130517, en este se encuentra todas las claves y usuarios para acceso a las
diferentes plataformas utilizadas en el área, como:
* ARL (para realizar afiliaciones del personal Cuando hay Ingreso o sacar certificado de afiliación
en caso de que lo requieran)
*COMFAMA (para realizar a Afiliaciones o certificaciones);
* Computrabajo (para verificación de Postulados en convocatorias activas en la empresa y realizar
nuevas convocatorias, en el momento hay dos convocatorias activas para el cargo de aprendiz de
Medellín y Bogotá, se debe de estar verificando las hojas de vida para convocar a postulados a
entrevista con Héctor Pérez y con Andrés Cortes en Bogotá. En caso tal de que no haya un
opcionado en computrabajo, llamar a las instituciones para que nos envíen hoja de vida.
* Fondos de EPS ( para realizar afiliaciones en línea )
* Mi Planilla (este es donde anterior mente se liquidaba la seguridad social de la empresa Alyd y
DC, se deja usuario y clave de acceso en caso de requerir para consultar periodos de pagos Anterior a
Diciembre de 2018, Adicional está el Usuario y Clave de Mi planilla En donde se paga la seguridad
social del Personal de servicio Doméstico de Santiago Galeano.
* Aportes En línea, este es el operador en el que actualmente estamos liquidando y pagando la
seguridad social de la empresa A lugares Destinos caribe, al dia de hoy se deja liquidada Ambas
seguridad social del mes de septiembre, proceso que se hizo en compañía de Laura para
conocimiento del proceso.
* Sena, se deja Usuario y clave de sistema Virtual Sena que es utilizado para registro de contratos de
aprendizajes o para solicitar hojas de vida de aprendices de estudiantes del Sena.
* Davivienda; a mediado de cada Mes llega Un correo electrónico Con información de préstamos de
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libranzas de Davivienda, este se debe abrir y verificar en novedades los valores reportados con los
bancos con los valores a deducción en las nóminas siguientes, la clave de acceso para abrir el
archivo se encuentra guardada en el archivo directorio telefónico.
Una vez abierto y verificado el archivo del banco Davivienda Guardar lo en la siguiente Ubicación
C:\Users\NOMINA\Documents\1. Reporte de pagos\Facturas Davivienda con el consecutivo 30.

Novedades de Nomina 2018, este archivo se reporta las novedades de Nomina quincena tras
quincena, para el momento de la liquidación de Nomina pasarlos al Karing o al archivo de Nomina
DC.

Subcarpeta “ALYD” , en esta esta las carpeta llamada “Cartas” donde están los certificados
laborales solicitado y entregados al personal; en caso de alguien solicitar un certificado laborar
verificar si ya fue elaborado en algún momento, y si ya fue elaborado actualizar el certificado con
fecha, salario y cargo. Entregar el certificado laboral Firmado por la supernumeraria y guardar una
copia en la Hoja de vida. Con firma de recibido de la persona que lo solicito.
NOTA, los certificados laborales se entregan únicamente al Nombre del solicitante.

En la siguiente Ubicación NOMINA JR\ALYD\CARTAS\COMUNICADOS INTERNOS Puede

encontrar el registro de los llamados de atención y llamados a descargos realizados hasta el
momento, en caso de que surja la necesidad de hacer este proceso, se puede tomar como modelo uno
de los registros guardados en esta carpeta.

Preavisos:
Los preavisos de terminación de contrato se deben de entregar con un tiempo NO inferior a un mes a
su vencimiento, para control de los preavisos que se deben de entregar durante mi tiempo de
vacaciones se verifica todos los días en el archivo “Base de daros Per” en la hoja de Cálculo “Ter
cont” los que estén en semáforo rojo sebe de realizar el Preaviso y entregar al empleado dejando
registro en el archivo la fecha en que fue preavisad.

Para elaborar el preaviso encontramos el Modelo en la Siguiente Ubicación:

NOMINA JR\ALYD\INICIO Y TERMINACION DE CONTRATOS\PREAVISOS
Nombre: Preaviso Contrato Laboral.doc

Renuncias o despidos de personal:

Si durante este tiempo se presenta la novedad de retiro de personal por terminación de contrato o
por Renuncia Voluntaria, el ultimo día que el empleado está en labor se le debe de entregar la
siguiente Documentación:
 Orden Para examen de retiro: el modelo lo en contratos en el archivo llamado “exámenes de
retiro” Ubicado en la Siguiente Ubicación NOMINA JR\ALYD\INICIO Y
TERMINACION DE CONTRATOS
 Aceptación de renuncia o No renovación de contrato ( cual sea el caso ) ambos modelos de
cartas están en la siguiente Ubicación NOMINA JR\ALYD\INICIO Y TERMINACION
DE CONTRATOS\RENUNCIAS Y DESPIDOS
 “Carta Seg Social de despidos” que se encuentra en la siguiente Ubicación NOMINA
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JR\ALYD\INICIO Y TERMINACION DE CONTRATOS\RENUNCIAS Y

DESPIDOS
 Articulo 65 Codigo Sustantivo que se encuentra en la siguiente Ubicación NOMINA
JR\ALYD\INICIO Y TERMINACION DE CONTRATOS\RENUNCIAS Y
DESPIDOS
En caso de entregase todas estas cartas todas deben de ser firmadas por el representante legal, sacar
copia para que el empleado firme y guardarse la constancia en la hoja de vida. Después de
entregado esa documentación se le informa que la liquidación se pagará en 15 días.

Registro de Libro de vacaciones:

Las vacaciones liquidadas durante este Tiempo deben de ser Registradas en el libro de Vacaciones
Llamado “vacaciones 2019” donde se registran los días de vacaciones tomados por el personal, En
este Libro también se encuentra la programación de Vacaciones del personal del área
Administrativa, En la hoja de cálculo llamado “2019 ADMIN” en la siguiente Ubicación
\NOMINA JR\ALYD\VACACIONES si alguien quiere separar las vacaciones deja el registro en
esta programación.

NOTA: personal del área de contabilidad tiene no pueden programar las vacaciones hasta el mes de
mayo de 2020. Esto por instrucciones de Don Héctor por cierre de año contable, Con el personal del
área administrativa no hay problema.

2. Liquidación de vacaciones y Liquidación de nomina

Se explica el proceso de liquidación de vacaciones, las únicas vacaciones pendientes de Liquidar de

destino caribe es Alexandra Arenas que se realiza la liquidación juntos, las liquidaciones de
vacacione de destinos caribe se guardan en la siguiente ubicación C: \NOMINA JR\DESTINO
CARIBE\VACACIONES D.C se explica el proceso de liquidación de vacaciones de ALYD, y la
forma de hacerlo en el Karing, para poder realizar las vacaciones que dejo pendientes.

Liquidación de Nomina: se explica que para la liquidación de la nómina se debe de tener registrado
todas las novedades que ocurran durante la quincena en el archivo “novedades de Nomina 2018” este
sirve de insumo para la liquidación de nómina en cada quincena, para la liquidación de Nomina de
Destino caribe la se elabora en Excel en el archivo llamado “Nomina Acumulada DC 2015” que se
encuentra en la siguiente Ubicación \NOMINA JR\DESTINO CARIBE\NOMINAS\NÓMINAS
DC
se realiza liquida la nómina del 15 de Octubre conjuntamente para capacitación.

Al igual que la nómina DC para la nómina de ALyd se debe de basar en el reguistro de novedades,
para generar la nomina de ALYD , las novedades deben de ser registradas atreves del módulo de
nómina en la opción contratos, una vez registrados en el karing todas las novedades e interrupciones
generar la prenomina
Haciendo los siguientes pasos Nomina > Informes > prenominas > general en esta opción se
selecciona el periodo que se va a general y por ultimo se imprime el documento y se pasa a revisión.
Si después de realizada la revisión hay que hacer correcciones, se hace por medio de contratos; pero
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si ya cuenta con el OK de revisión el siguiente paso es sellar la Prenomina Generada en el paso

Anterior.

Después de sellada la información que se pasa para Pago ( Edwin o Adriana ) es el informe a la
banca Siguiendo los siguientes pasos Nomina > Informes > A la banca.
Allí se selecciona la quincena que se va a pagar y este documento se pasa para Pago.

Cuando el asistente de gerencia traiga a la oficina de talent o humano los comprobantes de

transferencias electrónicas se guarda en las AZ de Nominas ALYD y DC el Informe a la Banca,
Prenomina y comprobante de transferencia.

Seguido de esto se procede a enviar los desprendibles de pagos a cada empleado.

Los desprendibles de Nomina de DC son archivos en Excel que están en las siguiente Ubicación
\NOMINA JR\DESTINO CARIBE\NOMINAS\RECIBOS DE PAGO se actualiza la
información con la Nomina que fue cancelada y se envía por correo electrónico a cada uno.
Para el envió de los desprendibles de pago de la nomina de ALYD lo hacemos por medio del
Karing en la Opción Nomina > informes> nomina > desprendibles
Selecciona los datos empleado: 0 A empleado: 9Z a fecha: ( se selecciona la fecha que se selló)
una vez este diligenciado estos datos se correo la información y se hace el envio masivo

dando clik en la Opcion

3. Liquidación de vacaciones Pendientes

Las vacaciones que se encuentran pendientes por ser liquidadas en mi ausencia que están en el
archivo de programación de Vacaciones y en programaciones físicas son las de:

*Alexandra Arenas ( se deja Liquidadas lista para para pago, registro en libro de vacaciones,
*Julianna Lorena Coronado Salazar ( son vacaciones en dinero que serán cancelados en la nómina
del 15 de Octubre, se dejan liquidadas listas para pago junto con el pago de la Nomina)
* Carlos Augusto Nakamura; realizar liquidación de vacaciones antes de sellar la nomina y pasar
para Pago el 15 de Octubre
* Diego Echeverry; tiene pendiente pasar las vacaciones por escrito, y según programación las inicia
el 22 de Octubre al 01 de Noviembre, una Vez pase la solicitud hacerla firmar del jefe Inmediato
(Isabel Tamayo) hacer carta de aprobación de vacaciones que lo encuentra en esta Ubicación.
\NOMINA JR\ALYD\VACACIONES\SOLICITUD Y APROBACION DE VACACIONES Y
PLANES VACACIONALES Nombre del archivo formato de aprobación de vacaciones y plan
Y cuando don Santiago lo firme realizar liquidación y pasar para pago un dia antes de iniciar las
vacaciones. Nota cuando le bajen el soporte de pago registrar en el libro de vacaciones.
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4. Liquidación de seguridad social

Aunque la liquidación de seguridad social es a inicio de mes, después de haber cargado la nómina
del mes anterior a contabilidad, se realiza conjuntamente capara conocimiento de la Supernumeraria.
La seguridad social de A lugares y destinos y destino caribe se realiza por medio de aportes en línea
www.aportesenlinea.com las claves de acceso están el documento directorio telefónico.
Para liquidadar la seguridad social de Destino caribe Ingresamos las novedades que ocurrieron
durante el Mes por la opción “novedades”, después que estén todo todas registradas generar la
autoliquidación de por la opción Liquidaciones>autoliquidar>empleados.

Para el caso de A lugares y destinos la Autoliquidación la genera en el karting por la opción. Nomina
> Autoliquidaciones diligenciando los datos Periodo, Fecha de pago, De fecha, A fecha y opcion

después de generada se hace una revisión de valores liquidadados, y

novedades resgistradas comparando con el archivo “ novedades de Nomina”, en este caso como hay
reporte de contabilidad de personal con UGPP se debe de Incrementar el aporte IBC sumando el
valor reportado por contabilidad, marcando la Novedad VST ( variación transitoria de salario) y
liquidando manual los nuevos valores de aportes de acuerdo con el IBC reportado.
Cuando se haya terminado la revisión en el karing y esté Ok, se genera el archivo plano por la opción

Guardando el archivo plano en

C:\Users\NOMINA\OneDrive\Documents\Archivo Plano Seguridad Social .
El archivo plano se guarda en Formato TXT Nombrado con el periodo que se está liquidando.
Luego en el portal de aportes en línea de A Lugares para generar la liquidación se carga este
archivo por la Opción liquidaciones > cargar archivo > cargar archivo plano.

Después que la seguridad social de Ambas empresas ya esté Cancelado pasar a contabilidad el
reporte de pago para los egresos, esto lo hace consultando las planillas pagadas, en la última columna
donde Dice Informes se despliegan las opciones de “VER” seleccionando pago por administradoras
y por ultimo Click en ver reporte.

Nota: la liquidación de Seguridad social del Personal de servicio doméstico del señor Santiago
Galeano es generado por medio de www.Miplanilla.com (Usuario y contraseña en el Libro de
Directorio telefónico) y para generarla el proceso es similar a como generamos las seguridad Social
de DC.

Se deja liquidada la seguridad social de ambas empresas y se informa a gerencia vía correo
electrónico para el pago de esta.

Nota Laura debe de estar pendiente que realicen el pago que no pase de la fecha informada, en caso
de que necesite, hacer recordatorio para que realicen el pago.

5. Entrega de Archivo Físico (hojas de Vida)

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Se explica el manejo del archivo de hoja de Vidas tanto del personal Activo como del Personal
retirado según Base de Datos. Se hacen entrega de llaves de los archivadores, entrega de llaves de la
bodega del segundo piso donde se encuentran en los libros de Nominas de años anteriores y hojas de
vidas de retirados de anteriores a 2018 y llaves de los archivadores.

6. Registro de ausentismo

Estará a cargo de recibir todo registro Justificado de Ausentismo, si es con permiso recibir el
permiso firmado por el jefe inmediato. Cuando reciba el documento que justifique la ausencia del
personal , debe de realizar el registro en el cuadro Registro de Ausentismo 2019 que está en la
carpeta llamado Programa de Ausentismo en la siguiente Ubicación: \NOMINA JR\PROGRAMA
DE ausentismo, separando en este el personal de DC y Alyd.

7. Temas Pendientes

 El día martes hacer toda la papelería para la terminación de contrato de Diego Echeverry y
recibir la dotación para expedir paz y salvo.

 Hacer entrega de gafas tomadas en la semana de la salud a Claudia Loaiza

 Dejo solicitado aprendices de contabilidad al sena y al censa, el envió de estas hojas de vida
llegan la correo electrónico, inmediatamente llegue convocarlos a entrevistas con Hector
Perez, de igual manera estar pendiente de la convocatoria de Computrabajo, para convocar a
entrevistas.
 En caso de resultar el seleccionado solicitarle la carta de presentación de la Institucion y
enviarle listado con requisitos de Vinculación

 La Incapacidad de Karina Solaera Ortega Finaliza el dia 12 de Octubre, en caso que no traiga
renovaccion de Incapacidad ella debe de venir para Finalizar el contrato de aprendizaje. SI
NO SE PRESENTA EL DIA MARTES, ENVIARLE CORREO ELECTRONICO
INFORMANDOLE QUE YA SE TERMINO LA LICENCIA DE MATERNIDAD Y DEBE
DE PRESENTARSE A LA EMPRESA.

 Si durante este Tiempo Edwin Velásquez Ingresa, solicitarle la Incapacidad y enviar a

Transcribir a la EPS Coomeva, adjuntando la incapacidad por Hospitalización e Historia
clínica descargando el formato de relación de Incapacidad en el siguiente link
http://eps.coomeva.com.co/publicaciones.php?id=37182.

 Revisión constante de correo. Y del correo de la UGPP, si llega un correo de la UGPP lo

comunica con Claudia Loaiza o con jurídica.

 En la semana de la salud en Bogotá quedo pendiente de entrega de productos de Salud

Optima, ya les escribí solicitando los productos, la próxima semana constatar con Johan de
Bogotá si fueron entregados, en caso de que no comunicarse con salud Optima al correo
electrónico SALUD OPTIMA saludoptimacolombia@gmail.com>
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 En días pasado la empresa Nuevo dofa realizó aplicación de Batería de riesgo sicosocial,
estar pendiente de la cuenta de cobro y pasar para pago. Constatar que la cuenta de cobro
sea por la cantidad de personas que se hizo la evaluación

 En PEI esta Giovanny Quiroz que está pendiente de una licencia de paternidad ( 8 días
Hábiles ) Certificado de Nacimiento; y formato de permiso

 El día 28 de Octubre se realizara exámenes periódicos a todo el personal, desde las 7 AM,
el personal que se va hacer el examen médico está relacionado en el documento PLANILLA
EXAMENES PERIÓDICOS la semana anterior a los exámenes médicos enviar en
compañía de Claudia Loaiza Correo Informando al personal y dejar la sala de capacitaciones
preparadas para la jornada, tapando los ventanales con el papel que dejo en la oficina de TH.
Para contacto y conformación de la jornada comunicarse con

Ejecutivo de fidelización ejecutivo1.fidelizacion@omnisalud.co al teléfono

448 1044 Natalia escudero
Nota: ya el pago de esta jornada está realizado.

Programación Próxima Reunión

Fecha: Hora: Lugar:
Objetivo:

Para constancia firman los asistentes:

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