ACTA DE REUNIÓN

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DATOS GENERALES
CONSECUTIVO FECHA 02/12/2020 LUGAR Logros Bogotá
HORA PROGRAMADA 8:00 am HORA DE INICIO 9:00 am HORA FINAL 12: 45pm
MOTIVO DE LA REUNIÓN Socializacion programa SOMIC – registro novedades Logros Bogotá

ASISTENTES
NOMBRE(S) Y APELLIDO(S) CARGO – IPS
Kris Jaimes Perez Directora Administrativa
Julieth Calderon Lider de Talento Humano
Claudia Guio Lider de Nomina
Oscar Celis González Auxiliar de Talento Humano

¿SE
ITEM AGENDA DE LA REUNIÓN CUMPLIO?
SI NO
1 Induccion de programa SOMIC para el registro de terceros y novedades. X

DESARROLLO DE LA REUNION
1. Realizar el proceso de nómina directamente y enviar a la líder nómina, lo anterior se debe reportar el primer día
hábil del siguiente mes a las 2pm, capacitación del programa SOMIC .
2. Se debe continuar enviando la base de novedades mensuales a Roco Corredor – Líder de contratación, para la
respectiva auditoria.
3. Se han presentado errores en el reporte de novedades que se envía mensualmente.
4. Se va instalar en el computador de la persona que va realizar el registro, debe ser una persona que realice el
proceso.(Julieth Calderón) .
5. La Doctora Kris Jaimes envió correo informando la persona que va manejar el proceso de nómina, en el mismo
correo se solicitó el correo empresarial para este proceso.

SOCIALIZACIÓN PROGRAMA SOMIC

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Se debe ingresara logros Bogotá usuario y contraseña.

CREAR TERCERO
Ruta: Contabilidad /creaciones y modificaciones /creaciones de terceros/ identificación
Identificación: En este campo se podra consultar si el colaborador ya está creado como también se puede crear un
colaborador nuevo.
Cuando la persona es nueva dar clic en nuevo , aparece un registro ( Nombres completos, dirección se toma del rut,
ciudad, seleccionar Bogotá dar visto bueno , correo, fecha de nacimiento , teléfono , celular, actividad economíca.

Luego EMPLEADO: Debe aparecer el registro y luego se confirma si fue creada . GUARDAR .

MODULO DE NOMINA

CONTRATOS NUEVOS:
Ingresar CEDULA / ENTER debe aparecer el nombre de la persona
Tipo de salario: fijo
Tipo de contrato: obra labor :
Forma de contratación : Directo
Nivel de estudio: Técnico
Fecha de ingreso : Fecha que corresponda
Estado de cotrato: activo
Cuenta : Número de cuenta
Pago: mensual
Dependencia : Dependiendo el cargo es decir
Consulta Externa : Médicos, auxiliares de enfermería, Psicólogos, nutricionistas.
Administrativos: Personal Administrativo
Apoyo terapéutico : Terapeutas

CARGO : Dependiendo el cargo se registra

Área :operativo
Categoria : Laboral
Sueldo: 877.803 en este campo se debe tener en cuenta, colocar el visto cuando el colaborador gana dos salarios
minimos.
Nivel de riesgo : Dependiendo el cargo, generalmente son 1 – Administrativos y 2 – Auxiliares de enfermería
Provisión : Empleado operativo / consulta externa ó fisioterapeuta : empleado operativo : apoyo terapéutico, según
corresponda.
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EPS : Se registra la eps,

AFP: Fondo de pension
Fondo de cesantías :No se diligencia.
CCF. Compensar
ARL: SURA

MODULO FIJOS

Se registra auxilios de movilidad

Dispersión : Número 43 cuando el contrato tiene auxilio de movilidad y es de 12 horas
Dispersión : Número 33 cuando el contrato no tiene auxilio y el salario es mayor de un salario mínimo
Dispersión : Número 68 cuando el contrato no tiene auxilio y el salario es menor de un salario mínimo

MODULO OTROS

Se registra la persona que devenga menos de 1 salario mínimo, ejemplo contrato de medio tiempo

Ruta :
Salarios nomina: Procedimiento 1
Tipo de cotizante : Dependiente
Finalmente confirmar

NOVEDADES.

Se deben revisar primero las incapacidades, se debe copiar el número de cedula de la persona y registrar en SOMIC,

MODULO NOMINA

Ruta: Nomina/ pre liquidaciones

Se entiende que entran en el concepto de novedades los siguientes conceptos: Vacaciones , incapacidades, Permisos
remunerados y no remunerados
Ruta: Nomina/ pre liquidaciones/ incapacidades nuevas en el cuadro con el signo +

Para registrar incapacidades en el módulo de nómina

Ruta : Contrato/ flecha y colocar cedula del colaborador / incapacidad general : ing , arl, maternidad
Siempre se debe escoger laboral .
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INCAPACIDAD CON PRORROGA

Incapacidad general / general / y se ingresa la prorroga

Cuando viene la prórroga de otro mes se debe revisar que se halla ingresado del mes anterior, para que no se repita.

VACACIONES

Ruta: Nomina/ vacaciones / vacaciones disfrutadas nomina / Ingresar fechas

LICENCIA POR LUTO

Ruta: Nomina/ vacaciones / vacaciones disfrutadas nomina / Ingresar fechas/Se Registra permiso remunerado (luto)

INGRESAR RETIROS

Nomina / contratos / copiar la cedula/ categoría laboral / editar

Retiro
Seleccionar la fecha
Confirmar

AUXILIO DE MOVILIDAD
Para reportar los turnos adicionales, se debe diligenciar el formato PLANTILLA TURNOS ADICIONALES, el anterior se
compartio por correo electrónico por parte de Claudia Guio.
Turno adicional el código siempre será igual 75, se copia el número de turnos adicionales y el valor GUARDAR siempre
revisar que las columnas estén en texto .
Ruta: Nomina / importación de novedades / 2020 el mes noviembre / quincena dos / categoría laboral seleccionar el archivo/ buscar el
archivo en la carpeta y subirlo / novedades

LIQUIDACION NOMINA
Nomina / liquidar nomina / año 2020 / mes noviembre / quincena dos / categoría laboral/ centro de costo /bogota operativa
/ cargar / muestra la información de todos los trabajadores / cuando carga se da clic en liquidar / cerrar
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Nomina administrativos
Nomina / liquidar nomina / año 2020 / mes noviembre / quincena dos / categoría laboral/ centro de costo /Bogotá
administrativa / cargar / muestra la información de todos los trabajadores / cuando carga / se da clic en liquidar / cerrar

LIQUIDACIÓN NOMINA
Nomina / novedades quicenales / año 2020/ mes noviembre / quincena dos / categoría laboral / centro costos /clic/
muestra el archivo excel / organizar las columnas.Formato de celdas/ numero / separadores. Arreglar la columna de
incapacidades.

IMPORTANTE
VALIDAR QUIEN TIENE AUXILIO DE MOVILIDAD, se copia de la nómina el número de cédula y se pega en el formato.
PLANTILLA TURNOS ADICIONALES, se debe realizar el cruce para evidenciar que personas no tienen auxilio de
movilidad.

RETIRO / INGRESO EL AUXILIO DE MOVILIDAD

Ruta: nomina / contratos / editar y quitar o ingresar auxilio de movilidad/ se c opia la cedula / auxilio de movilidad se
elimina ó ingresa / confirmar.

Se revisa las diferencias que generalmente son incapacidades, vacaciones, licencias no remuneradas.

IMPORTANTE
SE DEBE VERIFICAR QUE LAS CEDULAS ESTEN BIEN.

Luego Que ya esté lista entonces se bautizan las columnas de acuerdo a la revisión para que quede lista la planilla de la
nómina y enviar a Claudia Guio.

La liquidación de la nómina se debe enviar el primer dia hábil del siguiente, hora 2pm.

DESCARGAR DESPRENDIBLES
Nomina / novedades quicenales / año 2020/ mes noviembre / quincena dos / categoría laboral / centro costos / Bogotá
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operativo o administrativo /masivo.

El próximo mes enviar correo Lider de contratación y nomina se debe bautizar

NOMINA+NOVEDADES NOVIEMBRE 2020 VISTO BUENO

Adjuntar novedades cuadro de novedades.

FINALIZACIÓN DE CAPACITACIÓN

VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS PENDIENTES

% DE
COMPROMISOS ACTA No. RESPONSABLE FECHA LÍMITE AVANCE
CUMPLIMIENTO

ASIGNACIÓN DE COMPROMISOS
COMPROMISOS RESPONSABLE FECHA LÍMITE
SOCIALIZACION NOMINA OPS CLAUDIA GUIO 07 de Diciembre de 2020
CORREO CORPORATIVO FABIAN MENDEZ 02 de Diciembre de 2020

FIRMA DE LOS ASISTENTES: Se anexa registro asistencia (GTH-GTH-FT-02)

_________________________________ _________________________________

Elaborada por Presidida por

Nombre Oscar Celis Nombre: Kris Jaimes
Cargo: Auxiliar Talento H. Cargo Directora Administrativa
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INDICACIONES DE DILIGENCIAMIENTO

1. CONSECUTIVO: a cada acta se le asigna un consecutivo, de tal manera que la primera reunión tendrá como
consecutivo el número 1 y así sucesivamente, reiniciando el consecutivo cada año.

2. FECHA: es la fecha en que se lleva a cabo la reunión.

3. LUGAR: es el lugar en el cual se lleva a cabo la reunión.

4. HORA PROGRAMADA: Es la hora a la cual se encuentran citados los asistentes.

5. HORA DE INICIO: Es la hora a la cual inicia la reunión.

6. HORA FINAL: Es la hora a la cual finaliza la reunión.

7. MOTIVO DE LA REUNIÓN: Se refiere a la causa por la cual se reúnen los asistentes, como, por ejemplo: comité
de calidad, socialización de nuevos documentos aprobados, reunión de habilitación, entre otros.
8. ASISTENTES: Se debe registrar:

 NOMBRE(S) APELLIDO(S): Se registran el (los) nombre (s) y apellido (s) de los asistentes a la reunión.
 CARGO – IPS: Se especifica el cargo e IPS del asistente.

NOTA: En este campo se escriben los anteriores datos de los asistentes, pero la constancia, es decir la firma de los
asistentes queda registrada en el formato de asistencia (GTH-GTH-FT-02).

9. ITEM: Es el consecutivo para la agenda de la reunión.

10. AGENDA DE LA REUNIÓN: hace referencia a los temas que se tiene planeado tratar en la reunión de manera
general, teniendo en cuenta que los dos primeros ítems son de obligatorio cumplimiento en este orden: 1. Lista de
asistencia y 2. Verificación de cumplimiento de compromisos anteriores

11. ¿SE CUMPLIO?: Al final de la reunión se verifica si se cumplió o no con la agenda de la reunión marcando con una
equis (X) en el campo respectivo.

12. DESARROLLO DE LA REUNIÓN: En este campo se especifican los temas relevantes acerca de cada uno de los
ítems planteados en el campo agenda de la reunión.

13. VERIFICACIÓN DE COMPROMISOS PENDIENTES: Se debe registrar:

 COMPROMISOS: Se especifican los compromisos adquiridos en reuniones anteriores.

 ACTA No.: Se especifica el consecutivo de acta, en el cual se acordaron los compromisos.
 RESPONSABLE: Se especifica el nombre y cargo del responsable del compromiso ya sea que el mismo lo haga o sea
quien supervise la ejecución del mismo.
 FECHA LÍMITE: Se establece fecha límite para cumplir con el compromiso.
 AVANCE: Identifica las acciones tomadas para dar cumplimiento al compromiso.

14. ASIGNACIÓN DE COMPROMISOS: Se debe registrar:

 COMPROMISOS: Se especifican los compromisos como resultado de los temas tratados.

15. RESPONSABLE: Se especifica el nombre y cargo del responsable del compromiso ya sea que el mismo lo haga o
sea quien supervise la ejecución del mismo.
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16. FECHA LÍMITE: Se establece fecha límite para cumplir con el compromiso.

17. FIRMA DE LOS ASISTENTES: La firma de los asistentes se realiza en el formato de asistencia (GTH-GTH-FT-02).

18. ELABORADA POR: Se debe registrar:

 Firma del secretario quien es el que elabora el acta.

 NOMBRE: Nombres y apellidos de quien elabora el acta.
 CARGO: Cargo de quien elabora el acta.

19. PRESIDIDA POR: Se debe registrar:

 Firma de quien preside la reunión incluyendo:

 NOMBRE: Nombres y apellidos de quien preside la reunión.
 CARGO: Cargo de preside la reunión.