GERENCIA DE PROYECTOS CON EL ESTÁNDAR

DEL PMI®
SESIÓN 2

Mg. Ing. Miguel Cotrina Malca

MPM, MBA, PMP®, LIMC®, PMO-CP®, DASSM®, CSM®, ITIL®
INICIACIÓN DE PROYECTOS
Y ahora… ¿Cómo empezamos?
INICIACIÓN DE PROYECTOS

• Que cree que debería conocerse o darse antes de iniciar un proyecto?

• Caso de negocio
• Descripción del producto
• Alineamiento del proyecto a la estrategia
• Quienes son los interesados
• Si se va a trabajar bajo un contrato
• Estándares de la industria
• Procedimientos y procesos de la empresa
• Formatos de proyectos anteriores
• Cultura de la compañía
• Estimados históricos
• Proyectos actuales y su potencial impacto en nuestro proyecto
• El futuro de la compañía
• Personas que podrían aportar a nuestro proyecto… etc
HERRAMIENTA

El Acta de
Constitución
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

• El acta de constitución del proyecto es un documento firmado por el

patrocinador que autoriza el comienzo de un proyecto nombrando
al Director del Proyecos y su nivel de autoridad.
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Incluye:
• Justificación del proyecto: problema,
oportunidad, requisito de negocio, etc.

• Objetivos medibles y criterios de éxito

• Requisitos generales y límites del proyecto

• Descripción general del proyecto

• Riesgos preliminares

• Resumen del cronograma de hitos

• Presupuesto preliminar resumido

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Incluye:
• Criterios de aprobación: ¿qué criterios deben
cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ;
¿quién aprueba y firma si se cumplieron esos
criterios?

• Director del proyecto, responsabilidad y nivel

de autoridad

• Interesados

• Nombre del patrocinador y nivel de autoridad

que firmará al acta de constitución del
proyecto
EJEMPLO DE ACTA DE
CONSTITUCIÓN DEL
PROYECTO
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
HERRAMIENTA

El Acta de
Constitución
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Gestión de los Interesados
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Gestión de los Interesados
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Gestión de los Interesados
Análisis de Interesados
 IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Información de Rol en el proyecto Expectativas Actitud acerca del Requerimientos

Nombre Poder Interés
contacto principales proyecto Importantes

Jose A. 342320 Patrocinador Alto Alto … Soporta el …

proyecto
Juan P. 367990 Gerente Área Alto Bajo No apoya el
proyecto
Pedro I. 365722 Gobierno Alto Bajo Indiferente al
proyecto
Jaime J. 376821 Gerente Bajo Alto Esta emocionado
Proyecto por liderar el
proyecto
Luis O. 345267 Equipo de Bajo Bajo Participa en el
Proyecto proyecto
Claudia M. 350982 Usuario Bajo Bajo No apoya el
proyecto

17
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
ES UN PROCESO CLAVE
HERRAMIENTA

Registro de
Interesados
GESTIÓN DEL ALCANCE
LA CAPITAL DEL MUNDO
Y AHORA???
Y SI USAMOS UN MAPA??
GRUPOS DE PROCESOS
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

• Proceso de identificación de todas las actividades

necesarias para completar un proyecto de manera
exitosa.

• Nos permite demostrar nuestra habilidad para

identificar TODO el trabajo requerido!!
UNA BUENA PLANIFICACIÓN

• Establece dirección para el equipo.

• Define:

• Lo que se debe hacer

• Cuando se debe hacer

• Los recursos requeridos

• Entregables

• Riesgos
DISCUSIÓN EN CLASE

1. ¿Planificamos nuestros proyectos?, ¿qué realizamos durante

esta etapa y cuánto de valor le encontramos?

2. En nuestros proyectos, ¿se identifican los requisitos?, ¿se

priorizan los mismos?
PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

• Que crees tu que debería hacerse durante el proceso de

planificación de un proyecto?

• Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

• Recopilar los requisitos

• Desarrollar el cronograma

• Determinar el presupuesto

• Planificar la gestión de riesgos

• Planificar las adquisiciones

• Crear la EDT

• Etc…
 … y ahora
¿cómo
empezamos a
planificar?
GESTIÓN DEL ALCANCE

• Define los límites del proyecto:

• Describe no sólo lo que se hará, sino también lo que no se
hará.

• Este documento es la base de todo el trabajo del proyecto a seguir.

Es muy importante que el alcance sea correcto.

• Es donde los proyectos logran un comienzo bueno o malo!

GESTIÓN DEL ALCANCE: IMPORTANTE!!!

Generalmente se suele confundir el alcance del proyecto con el

alcance del producto o servicio de ese proyecto.

• El alcance del producto se refiere a las características y
funciones del producto o servicio.

• Por su parte, el alcance del proyecto consiste en definir todos

los procesos y el trabajo necesario para que el producto sea
provisto con todas las características y funciones requeridas.
GESTIÓN DEL ALCANCE: IMPORTANTE!!!

El alcance del proyecto es más amplio que el alcance del producto.

GESTIÓN DEL ALCANCE: IMPORTANTE!!!

Gold plating – Corrupción del Alcance:

Evitar que se agreguen cambios que no pasaron por el control integrado de cambios y de esta
forma prevenir trabajos no solicitados.

Debemos dar al Cliente lo que nos pidió, ¡ni más ni menos!

Esta mala práctica suele ocurrir en dos momentos:

• Recopilación de requisitos: se agregan requisitos sin el respaldo del cliente o el caso de

negocios.

• Desarrollo del producto: los miembros del equipo deciden mejorar el producto por su
propia cuenta agregando nuevas características o tecnologías complejas.
HERRAMIENTA

EDT
Estructura de
Desglose de Trabajo
¿Cómo nos comeríamos un elefante?
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT

• Consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del

proyecto en componentes más pequeños y mas fáciles de manejar.

• La EDT es una estructura jerárquica, basada en los entregables del

trabajo que debe ejecutar el equipo de proyecto para lograr los
objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.

• La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y

representa el trabajo especificado en la declaración del alcance del
proyecto aprobada y vigente.

• En la EDT no hay actividades.

ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT

• Además necesito:
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT

• Paquetes de trabajo: Último nivel de cada división de la EDT.

• Cuenta control: Lugares en la EDT donde se mide el progreso
del alcance, el cronograma o los costos. Cada Cuenta control
incluye uno o más paquetes de trabajo.
Divida al proyecto en tantos paquetes de trabajo como sea
posible y necesario para su mejor gestión.

En la EDT no se incluyen tareas, sólo entregables,

sub-entregables y paquetes de trabajo.
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO - EDT
CREAR LA EDT/WBS

Algunas ventajas de utilizar la EDT son:

• Herramienta de trabajo en equipo que involucra con sentido de
pertenencia a los miembros claves

• Tener una visión de conjunto para que el equipo de trabajo

comprenda rápidamente su lugar en el proyecto

• Servir como base para la estimación de tiempos, costos,

personas y riesgos.

• Facilitar la comunicación

• Facilitar el control integrado de cambios

CREAR LA EDT/WBS

Diccionario de la EDT:

En la EDT no hay lugar suficiente para explicitar qué

significa cada uno de sus términos. Por tal motivo, es
importante que se acompañe con el diccionario de la EDT
donde se pueden encontrar con más detalle los términos
de cada componente de la EDT.
CREAR LA EDT/WBS

Diccionario de la EDT:
 Congreso Gerencia de
Proyectos
Marketing y Material para
Documentos
Programa comunicacion Alimentación Logística el Registro Certificados
de Gestión
es participante
Lista de Cena con
Comisiones Arte de Local Programa Sistema de Diseño de
Ponentes y Ponentes y
definidas Publicidad confirmado impreso registro certificados
ponencias. Equipo
Roles y
Programa del Coffee breaks Laptops para Folletos Disposición Impresión de
Responsabilid Banners
evento. (opcional) registro varios de registro certificados
ades
Documento Programa
Laptop para Encuestas Equipo de Firma de
de Lecciones personalizado Mailing
ponencia impresas. registro. Certificados
Aprendidas a Ponentes
Reservas de Pag. Web y
Proyector y Lista de
hotel de redes
ecran asistentes
ponentes sociales.
Recuerdos Boletas y
Afiches Microfonos y
para facturas
impresos. parlantes.
ponentes. entregadas

Entrevistas en
radio y Tv.
EJEMPLO: PROYECTO DE ENERGÍA EÓLICA
HERRAMIENTA

EDT
Estructura de
Desglose de Trabajo
GESTIÓN DEL CRONOGRAMA
UN ESCENARIO CONOCIDO…
GESTIONANDO TIEMPO?
ALGO CONOCIDO
GESTIÓN DEL TIEMPO

• El cliente especifica una fecha de

plazo o fecha límite. Luego, lo
reduce!

• El objetivo del PM – usar el tiempo

asignado al proyecto de la manera
más efectiva y productiva posible.

• El tiempo es un recurso valioso - no

lo desperdicies!
HERRAMIENTA

Cronograma
 DEFINIR LAS ACTIVIDADES

Este proceso consiste en definir todas las actividades a realizar por cada uno de los
entregables (paquetes de trabajo) de la EDT.

Proyecto LATSI

Administración
Portal Portal Constitución Administración Marketing
del Proyecto

Plan del Diseño funcional Foro Estatutos Reclutamiento Plan de MKT

Proyecto

Diseño Gráfico Boletín Reglamento Organigrama y

Interno funciones Lanzamiento
Reporte de
estado Hosting Publicacione
s Registros Competencias
Cierre Públicos
Programación Noticias
1
Certificación Eventos
Reclutamiento
Implantación
1. Definir perfiles y número de personal requerido.
2. Enviar convocatorias a universidades o periodico.
3. Realizar Entrevistas.
4. Seleccionar candidatos.
5. Firmar Contratos.
6. Inducir a la organización.
SECUENCIAR ACTIVIDADES

Consiste en identificar y documentar las dependencias entre las actividades del proyecto.

Método de diagramación por precedencia

 ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Proyecto ABC Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov

HOY
2.0 Administración
Actividades
2.1 Reclutamiento Estas actividades
tienen una
2.1.1 Definir Perfiles
secuencia y tendrán
un tiempo de
Entregables

2.1.2 Enviar Convocatorias

ejecución definido
2.1.3 Realización de Entrevistas

2.2 Organización y Funciones

2.3 Competencias
ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

• Técnica de Estimación por tres valores

Valor Opt + Pes + 4(Más probable)

ponderado = 6
PRACTICANDO

Con los siguientes estimados: Optimista 3 días, Pesimista 9 días, y Más

Probable 6 días, ¿Cuál es el tiempo esperado de esta actividad?

a) 6
b) 4
c) 6.3
d) 6.1
CRONOGRAMA DEL PROYECTO
 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Cronograma de Hitos:
Id
Unid. Plazo del Cronograma del Proyecto
Actividad Descripción de la Actividad de
calendario Período 1 Período 2 Período 3 Período 4 Período 5

1.1 Suministrar Nuevo Producto Entregable Z 0

- Comenzado

1.1.1 Componente 1 - Completado 0

1.1.2 Componente 2 - Completado 0

1.2 Suministrar Nuevo Producto Entregable Z 0

- Finalizado

Fecha de los datos

 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Cronograma Resumen:
Id
Unid. Plazo del Cronograma del Proyecto
Actividad Descripción de la Actividad de
calendario Período 1 Período 2 Período 3 Período 4 Período 5

1.1 Suministrar Nuevo Producto Entregable Z 120

Paquete de Trabajo 1 – Desarrollar
1.1.1
Componente 1 67
Paquete de Trabajo 2 – Desarrollar
1.1.2
Componente 2 53
Paquete de Trabajo 3 – Integrar
1.1
Componentes 53

Fecha de los datos

 CRONOGRAMA DEL PROYECTO

Cronograma Detallado con Relaciones Lógicas:

Unid. Plazo del Cronograma del Proyecto
Id
Actividad
Descripción de la Actividad de
calendario Período 1 Período 2 Período 3 Período 4 Período 5

1.1 Suministrar Nuevo Producto Entregable Z 0

- Comenzado
Paquete de Trabajo 1 – Desarrollar
1.1.1
Componente 1 67

1.1.1.1 Diseñar Componente 1 20

1.1.1.2 Construir Componente 1 33

1.1.1.3 Probar Componente 1 14

1.1.1.4 Componente 1 - Completado 0

Fecha de los datos

HERRAMIENTA

Cronograma
Mg. Ing. Miguel Cotrina Malca
MPM, MBA, PMP®, LIMC®, PMO-CP®, DASSM®, CSM®, ITIL®