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Asignatura Investigación Código: MAN 4302 Semestre: AGO-DIC 2016

Administrativa

Profesora: María García Fecha: 10-2016 iA 10 Sesión:

Tema: Expediente Administrativo
Alumno: Edward Bogado C.I. 11.944.120

Asignación N° 4
Según el Caso montado para el proyecto Preparar los recaudos para el inicio, cierre y
análisis de la Investigación Administrativa
1.- AUTO DE INICIO O AUTO DE PROCEDER

CONTRALORIA MUNICIPAL – MUNICIPIO NORTE- ESTADO ORIENTAL

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA
Guatire 13 de marzo de 2015
Auto de proceder
Visto que de la actuación fiscal practicada por el Departamento de Auditoría Interna, de
la Contraloría Municipal, del Municipio Norte, del Estado Oriental, según se observa del
Oficio Credencial Nº CM-030-2015 de fecha 30 de marzo de 2015, suscrito por el
ciudadano Contralor Municipal, abogado Ilan Sebastian Bogado Blanco, dirigido al
Alcalde del Municipio Norte del Estado Oriental, ciudadano Miguel Pérez, con el
objeto de evaluar la Dirección de Administración, Departamento de Compras y
Contrataciones, así como la ejecución de la obra para la reparación y asfaltado de la
Calle principal y transversal del Barrio L Aurora del Municipio Norte del
Estado Oriental, durante la gestión del ciudadano ciudadano José Luis Montero,
titular de la cédula de identidad Nº 10.564.393, ex alcalde del citado Municipio, quien
suscribe, Carlos López, titular de la cédula de identidad Nº V-11.252.300, actuando
de conformidad con lo dispuesto en los artículos 46 y 77 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada
en la Gaceta Oficial N° 6.013 del 23 de diciembre de 2010, Director de la Unidad de
Auditoría Interna, en uso de las atribuciones conferidas, se observó lo siguiente:
Estructuralmente la estructura Funcional actúa de facto, bajo un esquema de estructura
propuesta en al año 2010, del cual no se encontraron evidencias de su aprobación.
El manual de Organización vigente data de enero del año 2004, con base al
organigrama vigente para el año 2001.
Los procesos administrativos observándose que se realizan de acuerdo a las
experiencias personales y prácticas habituales, porque no existen Manuales de
Procedimientos aprobados.
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Los registros contables se encuentra al día pero los soportes no están debidamente
archivados y sus seguridad es vulnerable porque no hay una persona encargada del
archivo.
Los procedimientos de contratación y ejecución de obras; presentan insuficientes
mecanismos de control se adjudican obras directas sin realizar procesos de licitación,
como fue el caso de los trabajos de reparación y asfaltado de la calle principal y
transversal del Barrio La Aurora del Municipio Norte del estado Oriental. Cuyo costo
ascendió a la suma de cincuenta mil quinientos millones de Bs. 50.500.000.000,00.
Encontrándose inconsistencia en las fechas y montos de los pagos, en relación a lo
establecido en las clausulas del contrato firmado entre la Alcaldia y la Contratista.
Los vecinos presentaron la denuncia N°12348 de fecha 30/11/2012, cinco meses
después de concluida la obra, expresando que los trabajos no fueron culminados,
dejando sin reparar la prolongación de la Calle principal del barrio La Aurora.
En consecuencia, se ordena:
1. Fórmese expediente administrativo del caso y asígnesele el número correspondiente.
2. Insértese al expediente, en original o copia debidamente certificada, todos los
documentos que se recaben con ocasión de la presente investigación.
3. Cítese e interróguese a cualquier persona cuando en el curso de la investigación sea
necesario tomar su declaración.
4. Notifíquese a aquellas personas directamente vinculadas a los actos, hechos u
omisiones, de conformidad con lo previsto en el artículo 79 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
5. Practíquense todas las diligencias necesarias para la total verificación de los actos,
hechos u omisiones que se investigan.
6. Incorpórese al expediente la documentación probatoria promovida por los interesados
legítimos.
7. Obténgase cualquier elemento probatorio solicitado por los interesados legítimos, de
resultar pertinente a los fines de la investigación.

Cúmplase,
Carlos López,
C.I. V-11.252.300
Director (a)
Unidad de Auditoría Interna
Contraloría Municipal – Municipio Norte- Estado Oriental

AVISO DE NOTIFICACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO

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República Bolivariana de Venezuela
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental
Dirección de Administración
Departamento de Compras y Contrataciones
Guatire, 13 de marzo de 2015
Ciudadano
Miguel Pérez
Cédula de Identidad Nº 8.574.690
Alcalde Municipio Norte del Estado Oriental
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental
Hacienda el Ingenio, Urbanización Parque Alto,
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental, piso 5
Municipio Norte – Estado Oriental
Código Postal 1221

Me dirijo a usted, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 79 de la Ley Orgánica

de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
publicada en la Gaceta Oficial N° 6.013 del 23 de diciembre de 2010 para notificarle
que: la dirección de la Contraloría Municipal del Municipio Norte del Estado Oriental, en
conjunto con la Unidad de Auditoría Interna, acordó iniciar una investigación con
relación al caso de los trabajos de reparación y asfaltado de la calle principal y las
transversales del Barrio La Aurora, realizados durante la gestión del Ex Alcalde el Lic.
José Luis Montero., por la Contratista el Buen Trabajador.

De la referida investigación se pudo determinar los aspectos que a continuación se

señalan:

1.- Con respecto al caso de reparación y asfaltado de la Calle principal y transversal del
Barrio La Aurora del Municipio Norte del Estado Oriental, se observaron inconsistencias
en lo estipulado en el contrato con respecto a la fecha de los montos y los pagos.

2.- Quedaron pendientes en la prolongación de la Calle Principal, la reparación de los

huecos que ya estaban al momento de iniciar la obra, aun cuando el resto de la calle fue
reparada y asfaltada totalmente.

A los fines de garantizar el derecho a la defensa consagrado en el artículo 49, ordinal 1

de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se le concede un plazo de
diez (10) días hábiles más el término de la distancia, contados a partir de la recepción
de la presente notificación, para promover todos los medios probatorios necesarios para
su defensa, exponiendo sus pruebas y alegando sus razones. Vencido dicho plazo se
abrirá un lapso de quince (15) días hábiles para la evacuación de los mismos, de ser el
caso.

Informado como ha sido, le comunicamos que a partir de la fecha de recepción de la

presente notificación, usted y la institución, quedan a derecho para todos los efectos del
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procedimiento y tendrán acceso inmediato al expediente distinguido con el Nº
CMMNEO/UAIC/01-2015, localizado en los archivos del Departamento de Control de
la Unidad de Auditoría Interna , ubicada en la sede de la Contraloría Municipal, del
Municipio Norte, del Estado Oriental, avenida principal de Guatire, sector las cuatro
esquinas, Municipio Norte del Estado Oriental; en el siguiente horario: 8:00 a.m. a 11:30
a.m. y 1:30 p.m. a 3:00 p.m.

Finalmente le informamos que, se dejará constancia de los resultados de la

investigación aquí mencionada, en el correspondiente Informe de Resultados, el cual
quedará inserto en el Expediente Nº CMMNEO/UAIC/01-2015, con base en el cual,
se ordenará el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento
previsto en el Capítulo IV del Título III de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, de conformidad con lo previsto en
el artículo 81 ejusdem.

A los fines legales consiguientes se le estima firmar el duplicado de la presente

notificación, indicando nombre completo, fecha, cédula de identidad y el lugar donde se
encuentra al momento de suscribirla (el nombre de la ciudad y Estado), como
constancia de la recepción de esta notificación.

Atentamente,

____________
Carlos López,
C.I. V-11.252.300
Director (a)
Unidad de Auditoría Interna

Expediente Nº CMMNEO/UAIC/01-2015

2.- CREDENCIALES
CARTA CREDENCIAL DE AUDITORÍA

Guatire, 26 de enero de 2015

Sr. Julio Castro

Director de la Dirección de Administración
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental Estimado
Estimado Sr. Castro
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La Dirección de la Contraloría Municipal, del Municipio Norte del Estado Oriental,
acredita a los siguientes funcionarios, para efectuar Auditoría a la Dirección de
Administración, Departamento de Compras y Contrataciones de la Alcaldía del Municipio
Norte del Estado Oriental, de conformidad con lo estipulado en la Ley de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal por el período
comprendido entre 02 de febrero de 2015 al 09 de marzo de 2015, acreditándose como
equipo de trabajo a las siguientes personas:
Lic. Manuel Gonzalez (Jefe de Auditoría)
Lic. Raiza Duarte (Supervisor de Auditoría)
Lic. Yanet Rojas (Encargada de Auditoría)
Se le notifica el inicio de la referida auditoría como parte del proceso administrativo,
por lo cual es oportuno informarle que estarán a su disposición para examinar y revisar
los papeles de trabajo para que puedan formular por escrito sus peticiones que
estimarán conveniente y obtener copias de los mismos.
Adicionalmente se le comunica, que como parte del debido proceso, durante la
auditoría, los auditores asignados estarán en constante comunicación con usted
solicitándoles información y aclaraciones relacionadas con su función, para tal efecto
podrá ser citado para otras diligencias de dicha auditoría como declaraciones
testimoniales, confirmaciones y recepción de documentos.
De igual manera se le informa, que esta auditoría podría finalizar con el
establecimiento de hallazgos si los hubiere que se notificarán oportunamente.
Atentamente

___________
Carlos López,
C.I. V-11.252.300
Director (a)
Unidad de Auditoría Interna
Contraloría Municipal – Municipio Norte- Estado Oriental

________________ ____________ ___________

Manuel González Raiza Duarte Yanet Rojas
Jefe de Aduditoría Supervisora de Auditoría Encargada de Auditoría

CARTA CREDENCIAL FUNCIONARIOS ASIGNADOR PARA LA INVESTIGACIÓN

ADMINISTRATIA
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Señores:
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental
Estimado Sr. Julio Castro
Director de la Dirección de Administración

En nombre de la Contraloría Municipal, del Municipio Norte, del Estado Oriental, el

abajo firmante Carlos López, nombra por la presente a:

Eduardo Mora, Economista, Coordinador del departamento de Administración

Joel Aguado, Contador, Coordinador del departamento de Contabilidad
Marcos Soto, Ingeniero Civil, Supervisor del departamento de Infraestructura.
Simón Prieto, Abogado, Jefe del departamento legales

Para representar a la Contraloría Municipal, del Municipio Norte, del Estado Oriental
e iniciar una investigación administrativa para aclarar el caso de los trabajos de
reparación y asfaltado de la calle principal y las transversales del Barrio La Aurora,
realizados durante la gestión del Ex Alcalde el Lic. José Luis Montero, por la Contratista
el Buen Trabajador.
Dichos representantes están completamente autorizados para examinar y revisar los
papeles de trabajo, información y aclaraciones relacionadas con la obra y personas
relacionadas, y a su vez declaraciones testimoniales, confirmaciones y entrega de
documentos.
Cabe destacar que dicha investigación administrativa podría finalizar con el
establecimiento de hallazgos si los hubiere.

En fe de lo cual, Yo, Carlos López he firmado esta Carta de Credenciales y puesto

en la misma mi sello oficial.

____________
Carlos López,
C.I. V-11.252.300
Director (a)
Unidad de Auditoría Interna
Contraloría Municipal – Municipio Norte- Estado Oriental

Hecho en Guatire, 13 de marzo de 2015

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Sello oficial

3.- Denuncia

Municipio Norte , 30/11/2012

Señores
Alcaldía del Municipio Norte del estado oriental
Oficina de Atención a Ciudadanos
Su Despacho.-
Nosotros los abajo firmantes, vecinos de la prolongaciones la Calle Principal del
Barrio La Aurora, por medio de la presente DENUNCIAMOS formalmente, que la
contratista seleccionada para hacer los trabajos de reparación y asfaltado de la calle
Principal, con cumplió con su trabajo, debido a que quedaron pendientes en la
prolongación de la Calle Principal, la reparación de los huecos que ya estaban al
momento de iniciar la obra, aun cuando el resto de la calle fue reparad y asfaltada
totalmente.
Hacemos esta denuncia para solicitar a la Alcaldía le exija a la contratista la
culminación de los trabajos que quedaron pendientes, los cuales por efectos del tiempo
que ha pasado ahora se encuentran en peores condiciones.
Pedro Pérez
Betty Granito
Bruno Díaz
Blanca Mijares
Luis Hernández
María Ocanto
Manuel Villamizar
Leonel Jiménez
Miguel Torres
Rosa Reyes
Alfredo Gutiérrez
Victoria Vinol

3.- Informe de Auditoría

CONTRALORIA MUNICIPAL – MUNICIPIO NORTE- ESTADO ORIENTAL

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

INFORME DE AUDITORIA

20120304

Fecha de la Auditoria : 09/03/2015 Fecha de la Auditoria Anterior: 15/07/2010

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Unidad Auditada: Dirección de Administración, Departamento de Compras y Contrataciones

Alcance: La presenta auditoria abarca cada una de las unidades que forman parte de la Dirección de
Administración de la Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental, de conformidad con lo estipulado
en la Ley de la Contraloría General de la república y del sistema Nacional de Control Fiscal.

Antecedentes de la Unidad.

La Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental se crea por reorganización geográfica del estado
oriental, según consta en el decreto para la Reorganización de los Estados, definido en la G.O 12348. De
fecha 05/10/2000. En dicho decreto se autoriza la creación de la Alcaldía del Municipio Norte del Estado
Oriental, se especifica la estructura organizativa interna, funciones y atribuciones de los Funcionarios
que forman parte de ella. Por Votación popular queda elegido como Alcalde el Lic. José Luis Montero.

La alcaldía inicia sus actividades con una estructura organizativa compuesta por la Dirección de Obras,
Dirección de Contabilidad, Dirección de Planificación y Dirección Administrativa, adscritas a la Dirección
General

Antecedentes de la Auditoria

La última auditoría realizada al área administrativa data del 15/07/2010, el informe no muestra hallazgos
relevantes. La misma fue realizada por el Lic. Miguel León, quien ejercía el cargo de auditor Interno para
esa fecha, quien renuncia en noviembre del mismo año por motivos de salud.

Cabe destacar que el área de auditoria permaneció inactiva hasta principios del 2010, cuando se crea la
Contraloría Municipal conforme a lo establecido en la Ley de la Contraloría General de la Republica,
siendo nombrada Contralor Municipal La Lic. Liliana Méndez.

Hallazgos

Organigrama: Se revisó la estructura organizativa contra el organigrama vigente que data del Año 2001.
La estructura Funcional actúa de facto, bajo un esquema de estructura propuesta en al año 2010, del
cual no se encontraron evidencias de su aprobación.

Manual de Organización: El manual de Organización data de enero del 2004, con base al organigrama
vigente para el 2001

Procesos Administrativos: Se observó el desarrollo de los procesos administrativos realizados por cada
una de las áreas que conforman a la dirección de Administración, en la auditoria se consideró como
referencia para la revisión las prácticas habituales y la experiencia del personal, ya que no se
encontraron Manuales de Procedimientos aprobados, solo se hallaron algunos borradores a la espera de
revisión y aprobación por parte de las autoridades.

Contabilidad: La misma se lleva semi-automatizada en hojas de Excel, desenadas por el mismo personal
de Contabilidad, los registros contables se encuentran al día, sinembargo se observó que los soportes no
están debidamente archivados.
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Archivo: Los soportes de las operaciones contables no se encuentran debidamente ordenados,
Comprobantes, Voucher, Ordenes de Pago, Disponibilidad Presupuesta rial y otros, a pesar de que se
encuentran archivados en carpetas separadas por concepto, no mantienen un orden correlativo ni un
orden cronológico, lo que dificulta la obtención de los documentos. Por su parte

El archivo de los documentos es manipulado por cualquier funcionario, no hay una persona responsable
del Archivo.

Contratación y Ejecución de Obras: Estos procedimientos presentan insuficientes mecanismos de

control, se adjudican obras directas sin realizar procesos de licitación, como fue el caso de los trabajos de
reparación y asfaltado de la calle principal y transversal del Barrio La Aurora del Municipio Norte del
estado Oriental.

Obras de reparación y Asfaltado de la calle principal y transversal del Barrio La Aurora.

.- La contratación y ejecución de la obra se realizó durante la gestión del Ex Alcalde el Lic. José Luis
Montero.

.- El costo de la obra ascendió a la suma de cincuenta mil quinientos millones de BS

( 50.500.000.000,00)

.- Se encontraron inconsistencia en las fechas y montos de los pagos, en relación a lo establecido en las
clausulas del contrato firmado entre la Alcaldía y la Contratista

Denuncia N°12348 de fecha 30/11/2012

 Fue presentada en Noviembre del Año 2012, cinco meses después de concluida la obra.
 Expresa que los trabajos no fueron culminados , dejando sin reparar la prolongación de la Calle
principal del barrio La Aurora.
 Los denunciantes son residentes de la la prolongación de la Calle principal del barrio La Aurora,
que forman parte del Municipio Central que limita con el Municipio Norte, ambos del estado
Oriental

Conclusiones

 A pesar que la Alcaldía funciona en todas sus partes, las estrategias no están documentadas, así
como tampoco la misión, visión y valores de la misma.
 Debido a que el organigrama que funciona de facto se encuentra pendiente de aprobación, no
fue posible evaluar adecuadamente la estructura organizativa ni revisar el Manual de
Organización ya que se encuentra por aprobación.
 La revisión de los procesos se hizo sobre la base de la experiencia de los trabajadores los cuales
en su mayoría han aprendido a realizar sus tareas por ensayo y error, o con la base de lo
informado por las personas que los antecedieron en los cargos, ya que no se encontraron
manuales de normas y procedimiento.
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 La contabilidad se lleva semi- automatizada. A pesar que se encuentra al día, los soportes no se
encuentran debidamente ordenados.
 Los sistemas de control no son efectivos.
 La denuncia presentada sobre los trabajos de reparación y asfaltado de la calle principal y
transversales del Barrio La Aurora, no procede por ser extemporánea y presentada por vecinos
de otro municipio
 Con respecto al caso de reparación y asfaltado de la Calle principal y transversal del Barrio L
Aurora del Municipio Norte del Estado Oriental, se observaron inconsistencias en lo estipulado
en el contrato con respecto a la fecha de los montos y los pagos.

Recomendaciones

 Cada unidad Administrativa debe abocarse a la elaboración de sus manuales. Los mismos una vez
elaborados deben de ser aprobados por la máxima autoridad para su implantación y puesta en
vigencia.
 Se debe revisar y aprobar el organigrama que funciona de facto para poder concluir y aprobar el
Manu7al de Organización
 Se debe contratar a una persona que se encargue del archivo, que se responsable por recibir,
ordenar y controlar el préstamo de los documentos y soportes conservados en el archivo.
 Se deben de documentar las políticas de funcionamiento en un Manual o un Reglamento
interno, así como definir la misión y visión de la Alcaldía.
 Se debe modernizar el sistemas de contabilidad, para lo cual se pueden evaluar software de
sistemas contables existente en le mercado. En tal sentido la Alcaldía debe activar el área de
Tecnología, prevista en un Staff, tanto en el organigrama vigente (2001) como en el de facto
(2010).
 Practicar una Investigación Administrativa, para aclarar el caso de los trabajos de reparación y
asfaltado de la calle principal y las transversales del Barrio La Aurora, realizados durante la
gestión del Ex Alcalde el Lic. José Luis Montero. Por la Contratista el Buen Trabajador.

4.- Carta donde solicitas a la empresa que pidio la investigacion, cuales seran
los documentos que necesita revisar.

Guatire, 18 de marzo de 2015

Señores:
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental
 11
Dirección de Administración, Departamento de Compras y Contrataciones
Ciudad.-

Estimado Sr. Julio Castro

Director de la Dirección de Administración

En nombre de la Contraloría Municipal, del Municipio Norte, del Estado Oriental, en

conformidad con las atribuciones que me confiere la Ley de Contraloría General de la
República Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgánica de Procedimientos
Administrativos, y en consecuencia de la Investigación Administrativa que estamos
llevando a cabo por los trabajos de reparación y asfaltado de la calle principal y las
transversales del Barrio La Aurora, realizados durante la gestión del Ex Alcalde el Lic.
José Luis Montero, por la Contratista el Buen Trabajador, tenemos a bien solicitarles los
siguientes documentos:
 Informe de Auditoría anterior
 Licitación para la asignación de dicha obra, la cual debe contener
o Preparación de los pliegos de condiciones,
o Publicación de la convocatoria,
o Presentación de ofertas,
o Evaluación de ofertas,
o Adjudicación,
o Formalización del contrato.
 Registro Mercantil de la Contratista el Buen Trabajador
 Presupuesto emitido por la referida contratista para la elaboración de la obra
 Comprobantes de Pago a la contratista
 Soporte de la compra de materiales requeridos para la obra
 Registros contables derivados de dicha negociación
 Imágenes que soporten la culminación de la obra
 Juego de planos finales que muestren los cambios que se hubieren efectuado
con autorización
 Informe mensual del avance físico de la obra
 informes mensuales del avance físico de la obra, elaborado por profesionales
de la materia

____________
Carlos López,
C.I. V-11.252.300
Director (a)
Unidad de Auditoría Interna
Contraloría Municipal – Municipio Norte- Estado Oriental
 12
5.- Carta por parte de la empresa entregándote dichos documentos

Guatire, 27 de marzo de 2015

Señores:
Contraloría Municipal, del Municipio Norte, del Estado Oriental
Unidad de Auditoría Interna
Ciudad.-

Estimado Sr. Carlos López

Director (a)

Respondiendo a la carta de fecha 18 de marzo de 2015, en la cual nos solicitaba

algunos documentos, cumplimos con notificarles lo siguiente:
 No disponemos de los documentos correspondientes al acto de licitación.
 No tenemos copia del Registro Mercantil de la contratista El Buen Trabajador
 No poseemos soportes de la compra de materiales
 No poseemos imágenes de culminación de la obra
 Anexamos el presupuesto emitido por la contratista
 Anexamos el contrato firmado entre la Alcaldía y la Contratista el Buen
Trabajador
 Anexamos 2 recibos de pagos a la contratista
 Anexamos los registros contables correspondientes

___________
Julio Castro
Director de la Dirección de Administración
Alcaldía del Municipio Norte del Estado Oriental Estimado

Notificación
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INFORMES DE LA OBRA