Curso: Sistemas de Organizaciones Industriales

UNIVERSIDAD CATOLICA SANTA MARIA

FACULTAD DE CIENCIAS E INGENERIAS FÍSICAS Y FORMALES

PROGRAMA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CURSO: SISTEMA DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES

ALUMNOS:

CALLE RAMOS MARIA MILAGROS

CASTILLO AEDO CRISVARD
CHALCO DIAZ LUISA FERNANDA
MANRIQUE NINA JOSUE RAFAEL

MIRANDA CHALCO KRISTELL

PACHECO PEREZ JHON FRANCO

SALON ARANZAMENDI GORAN

AREQUIPA – PERÚ

2021

Ing. Walter Deza, profesor del curso Pá gina 1

Curso: Sistemas de Organizaciones Industriales

FACULTAD DE CIENCIAS, INGENIERIAS, FISICAS Y FORMALES

CURSO: SISTEMAS DE ORGANIZACIONES INDUSTRIALES

DISEÑO ORGANIZACIONAL (ESTRUCTURA ORGANIZATIVA,

PRINCIPIOS DE ORGANIZACION, MANUALES ADMINISTRATIVOS)

LIMPIATODO S.R.L. Caso de Estudio

1. LIMPIATODO SRL, empresa dedicada a la fabricación y venta de productos de

limpieza fue constituida por dos socios, Enrique Portugal y Adolfo, en marzo de 1989.

Desde sus comienzos Enrique se dedicó a la producción y Adolfo a la comercialización.

La empresa fue creciendo rápidamente.

2. Actualmente está organizada en tres Departamentos: Producción, Comercialización y

Administración.

3. En Administración trabajan 5 auxiliares que realizan indistintamente tareas de:

compras, contabilidad, costos y control de personal.

A cargo del Departamento de Administración está Sergio Díaz, un viejo amigo de

Adolfo, que trabajó durante muchos años en una empresa del mismo ramo.

4. El Departamento de Producción se compone de 3 Secciones: Depósito, Fábrica y

Control de Calidad.

5. El Departamento de Comercialización fue reestructurado recientemente, pues ha

comenzado a dedicarse a ventas al exterior, por lo que actualmente consta de 3

Secciones: Exportaciones, Marketing y Ventas Locales, de la que dependen las

siguientes 4 zonas: Sureste, Centro Oeste, Norte y Arequipa.

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6. Hace 3 días LIMPIATODO SRL recibió un importante pedido desde Argentina que

Enrique consideró imposible poder cumplir, pues no tienen suficiente stock y en fábrica

hay mucho personal de licencia.

7. Por tal motivo, Enrique y Adolfo convocaron a una reunión a la que asistieron los 3

jefes de Departamento.

8. Enrique expuso la situación al tiempo que explicó que, si bien su área era la

encargada de la fabricación, no era su responsabilidad la falta de stock ni de personal.

9. Hace 15 días -dijo- envié a Compras el pedido de envases, etiquetas y esencias y ¿qué

ocurrió? Los envases son más pequeños de lo que estábamos pensando y las esencias,

que llegaron ayer, son de mala calidad. Ya habíamos rechazado una partida similar y

pedí que no se comprara más a ese proveedor. En cuanto a las etiquetas, aún no están

prontas.

10. Bueno -interrumpió Sergio- es que tuvimos que comprar esas esencias porque los

otros dos proveedores dijeron que demorarían la entrega por lo menos 30 días, y como

el pedido venía con rótulo de URGENTE...

11. ¿Y qué me dicen de las licencias? -planteó Enrique-. Dos operarios tomaron licencia

esta semana y otros tres la semana pasada; sin gente no se puede trabajar.

12. Es que, con la nueva disposición de no transferir licencias para el año siguiente, si

no tomaban los días que les quedaban, los perdían -explicó Sergio-.

13. A mí nadie me consulta; toman licencia y ni me entero -se quejó Enrique-.

14. Es que yo debo tomar todas las decisiones, hasta las más pequeñas -dijo Sergio-.

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15. Tengo poco personal para mucho trabajo -continuó Sergio- y aunque los cinco

tienen muy buena disposición, al mínimo inconveniente me consultan. Es obvio, son

auxiliares y no se animan a tomar una decisión que implique riesgo de su trabajo. Por

dedicarme a resolver pequeñeces, no tengo tiempo para negociar precios con los

proveedores o para las reuniones semanales con ustedes, como habíamos planeado y

que nunca concretamos. Si al menos hubiese un jefe que resolviera algunos problemas...

Además, Alicia, que es muy eficiente, me ha planteado dedicarse a tareas referentes a

personal y que de los costos se encargue Pedro. Hasta ahora ambas actividades las

realizan indistintamente, pero ya ha habido problemas con la documentación y otros

trabajos, lo que ha implicado pérdida de tiempo. No me parece mal la sugerencia de

Alicia.

16. Bueno, si ya terminaron, me toca a mí -intervino Adolfo-. Una buena: Susana Lara

se encarga perfectamente del tema exportaciones. Cada día me alegro de haber

contratado para ese cargo a quien aprobó recientemente Negocios con el Exterior con

buena calificación. Susana es muy capaz y muy estudiosa. Me ofreció hacer el

organigrama de la empresa, parece que ha quedado muy entusiasmada con Organización

y Métodos.

17. En cambio, en la Sección Ventas Locales, he recibido quejas de los Encargados de

Zona, pues los vendedores ante dudas respecto a descuentos especiales o urgencias en

entregas, consultan al Jefe de Ventas Locales y los Encargados de Zona ni se enteran.

Parecería que todos los vendedores se hubiesen puesto de acuerdo en ignorar a los

Encargados.

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A su vez, el Encargado de Arequipa se queja de no poder controlar a los 16 vendedores

de Arequipa. Dice que a veces pasa hasta 3 semanas sin poder supervisar a los

vendedores. En cambio, los demás Encargados supervisan a 7 u 8 vendedores.

18. Bueno -dice Enrique- ¿qué les parece si cada uno de nosotros hacemos una lista de

los distintos problemas que estamos teniendo y le pedimos a Susana que nos dé su

opinión respecto a cómo encarar su solución? Estoy de acuerdo que es muy capaz y se

está por recibir de Licenciada en Administración-Contador, por lo cual estará capacitada

no sólo para firmar los balances, sino también para ayudarnos con la mejora de nuestra

gestión administrativa.

Los tres jefes estuvieron de acuerdo y también Susana, quien de inmediato se puso a

trabajar con mucho entusiasmo. A la semana siguiente entregó su propuesta que se

componía de:

 un organigrama, en el cual incluía una Gerencia General y la Sección Compras

pasaba a depender del Departamento de Producción;

 una lista de principios de organización que se estaban violando de acuerdo a las

situaciones planteadas;

 un esbozo de manuales administrativos.

SE SOLICITA:

1. ELABORAR el organigrama que usted considere más apropiado para la estructura

orgánica de LIMPIATODO SRL, teniendo en cuenta las observaciones de Susana.

2. IDENTIFICAR los problemas organizativos que enfrenta actualmente

LIMPIATODO SRL e INDICAR el o los principios de organización con que están

relacionados.

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3. MENCIONAR los tipos de Manuales Administrativos de aplicación en las

empresas, su utilidad para el caso concreto de LIMPIATODO SRL, sus ventajas e

inconvenientes.

1. ELABORAR el organigrama que usted considere más apropiado para la estructura

orgánica de LIMPIATODO SRL, teniendo en cuenta las observaciones de Susana.

Gerencia General

Produccion Comercializacion Administracion

Deposito de
Ventas locales Exportaciones Marketing Contabilidad
compras

Compras Sureste Costos

Control de
Fabrica Centro
personas

Control de
Oeste
calidad

Norte

2. IDENTIFICAR los problemas organizativos que enfrenta actualmente

LIMPIATODO SRL e INDICAR el o los principios de organización con que están

relacionados.

PARA PREGUNTA 2 USAR EL SIGUIENTE ESQUEMA:

2. ANALIZAR las fallas y las fortalezas organizativas de LIMPIATODO, tanto

estructurales como operativas (de funcionamiento). Para ello considere los

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principios de organización relacionados, los antecedentes de la empresa y la

situación planteada. Para contestar utilice tres columnas:(5 puntos)

Nº Principio/s de

Análisis de la falla (1pto.) organización que Recomendación(1pto.)

no se cumple/n

(1p unto)
1 Falta de supervisores de área Aumentar supervisores de área

Unidad de mando
2 Falta de supervisor de ventas Atención Aumentar supervisores de ventas

equilibrada
3 Control de personal Ámbito de control Mayor control en áreas de trabajo

4 Falta de jefes de áreas División del Aumentar 1 jefe de área por

trabajo departamento
5 Auditorios a cada área y jefes de Homogeneidad Organizar auditorios para cada área

área
6 Control de stock Homogeneidad Distribuir de forma uniforme y

controlar los productos de fabricación

7 Falta de reuniones de los De la Organizar reuniones al menos una

encargados de cada área y administración vez por semana

falta de informes del tiempo

8 No hacer consultas al gerente y al Jerarquía. Informar a los vendedores para que

personal sobre la toma de licencias, cada uno de ellos conversen con el

además que los vendedores no encargado de cada zona.

consultas al encargado de la zona.

9 No es posible que el encargado de Ámbito de Aumentar la supervisión en la zona

la zona de Arequipa logre manejar control. de Arequipa.

a 16 vendedores, en 3 semanas, sin

que perjudique a los vendedores.

10 La coordinación en la compra de Coordinación y Aumentar la coordinación y motivar

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envases, etiquetas, esencias, no es trabajo en equipo. la comunicación ente el equipo de

la indicada, tampoco el stock es trabajo.

suficiente.
11 Pedro ha comunicado tuvo Homogeneidad. Contratar a alguien que apoye a Pedro

problemas con la documentación y y/o encontrar a alguien que ya este en

otros trabajos, según él, ha el trabajo y pueda apoyarlo, repartir

implicado una perdida de tiempo. el trabajo entre 2 personas.

12 La mala coordinación trajo como Administración Realizar estudios de tiempo para

consecuencia retrasos en la de tiempo. manejar de mejor manera el tiempo

producción de la empresa. necesario para la producción y de esta

manera evitar retrasos.

13 Es cierto que los departamentos de Unidad de mando. Deben considerar seriamente incluir

producción, comercialización y en su organización a un jefe, que

administración cuentan con sus pueda guiarlos y brindar instrucciones

respectivos jefes, pero no cuentan a los 3 departamentos.

con un jefe el cual pueda instruirlos

correctamente, esto provoco que

duden si pueden realizar el gran

pedido.
14 El personal es escaso, por lo tanto, Atención Realizar una reestructuración,

la producción es ineficiente, equilibrada. contratar personal capacitado para el

priorizar asuntos sin mucha trabajo, de esta forma la supervisión

importancia provoca un impacto será la mas adecuada.

negativo que complica negociar

precios o realizar reuniones

semanales.
15 Hay un déficit en la forma en la División del Se debe realizar un seguimiento

cual el trabajo esta distribuido, trabajo. adecuado para que se cumplan todos

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dentro de cada departamento de la los estándares de calidad.

empresa.
16 La toma de decisiones en el De la Según la teoría y la lógica, en una

departamento de administración era información. empresa no debería faltar la

nula. necesidad de información, ya que, sin

ella la toma de decisiones y en

control de la empresa no son

eficientes y traen consecuencias

negativas.
17 Los trabajadores no tienen un cargo Homogeneidad. Cada trabajador debe tener un cargo

bien definido, debido a la falta de especifico con objetivos claros dentro

organización. de la empresa, así se evitan

confusiones.
18 Los proveedores se retrasan en la De la Los suministros deben ser previstos

entrega de los pedidos. administración para cumplir con cada pedido que

del tiempo. encarguen a la empresa.

19 Los vendedores dejaban de lado al Vía jerárquica. Deben respetarse las jerarquías

encargado del local y/o zona, existentes en la empresa, debería

ignorando la importancia de respetarse cada puesto dentro de la

mantener la comunicación con él. empresa, sin dejar de lado ni ignorar

su importancia.

3. MENCIONAR los tipos de Manuales Administrativos de aplicación en las empresas,

su utilidad para el caso concreto de LIMPIATODO SRL, sus ventajas e inconvenientes.

a. Manuales

 Manual de Organización: Este manual tiene como propósito exponer en una

forma detallada la estructura organizacional formal de la empresa, a través de la

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descripción de los objetivos y responsabilidad de los cargos dentro de la

empresa, además de las relaciones existentes dentro de ella, su utilidad para el

caso es fundamental, ya que, actualmente la empresa esta enfrentando graves

problemas de organización, esto se debe a los desacuerdos que existen en cada

departamento de la empresa, es decir, por una estructura organizacional mal

distribuida.

 Manual de Políticas: Este manual consiste en una descripción bastante detallada

sobre los lineamientos que deben ser seguidos en el proceso de toma de

decisiones para poder alcanzar los objetivos de la organización, conocer dicha

organización nos permite conocer el marco principal sobre el cual se basan sus

acciones, este manual es importante en ese caso, porque, tendría un impacto

positivo en la toma de decisiones, así la empresa podría dirigir eficientemente y

correctamente, los tres departamentos.

 Manual de Procedimientos y Normas: El manual de procedimientos y normas

expresa analíticamente los procedimientos administrativos a través de los cuales

las actividades operativas del organismo se canalizan, el personal de la empresa

puede guiarse de este manual, ya que, puede orientar al personal nuevo, si este

manual es implementado la certeza del personal mejoraría y también los

procesos administrativos, en este caso, los nuevos trabajadores o trabajadores

que sean recién integrados a raíz de una buena toma de decisiones podrían hacer

su trabajo de forma rápida y eficiente, al estar correctamente capacitados.

 Manual del Especialista: Contiene normas referidas exclusivamente a un

determinado tipo de actividad. Este manual orienta y uniforma la actuación de

los empleados de la empresa que cumplen funciones similares, si este manual es

implementado en el caso, determinaría las funciones específicas de cada uno de

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los empleados, como es el caso de, los 5 auxiliares de administración que

indistintamente realizan actividades no especializadas.

 Manual del Empleado: Este manual impactaría positivamente, ya que, permitiría

a los empleados reconocer las actividades que van a desempeñar, logrando que

su compromiso a su trabajo sea mejor y estén inventados.

 Manual de Prospectos múltiples: Los manuales anteriores son reemplazados por

este manual, este manual va a proporcionar una guía instructiva a nivel directivo.

b. Ventajas

 Ayuda a organizar empresas.

 Mayor ámbito social y laboral.

 La forma en la cual se gestiona la administración de la empresa y la forma de

toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios

personales del funcionario presente en cada momento, sino que son regidas por

normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

 La acción a seguir o la habilidad de asumir responsabilidad en distintas

situaciones que surgen en el transcurso del proceso, son profundizados y se

clarifican.

 Se mantiene la homogeneidad en la ejecución de la gestión administrativa y se

evita la formulación de excusas que intenten justificar la falta de conocimientos

de las normas vigentes.

 Apoyan positivamente a que la organización se aproxime al correcto

cumplimiento de las condiciones que forman parte de un sistema.

c. Desventajas

 No todos entienden el manual.

 No todos cumplen reglas.

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 Se debería construir un manual administrativo que pueda cubrir bastantes

ámbitos, es decir, de aplicación general, todo ello para que pueda reducirse y

estandarizar cada norma interna.

 La estructura organizacional debe dividir y coordinar el trabajo eficientemente.

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