INFORME DEFINITIVO DE Código: VZ - 019

AUDITORIA Versión:02
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Medellín 10 de julio de 2007

PARA: Jorge Ospina Gerente General

Camilo Mesa Subgerente

OBJETIVO GENERAL
Realizar análisis global del desempeño de las etapas del proceso administrativo (Planificación
Organización, Dirección y Control) de la Compañía “DISTRIDROGAS”

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Validar si existen procedimientos, instructivos y manuales contables.
 Validar el cumplimiento de las actividades descritas en procedimientos, instructivos y manuales
contables.
 Realizar las recomendaciones necesarias para mejorar el desempeño de las etapas administrativas.
 Exponer los riesgos que se pueden presentar en observaciones presentadas.

ALCANCE
Análisis y estudio de la información obtenida de la investigación sobre las funciones y prácticas
administrativas de la Compañía.

TECNICAS DE AUDITORIA UTILIZADAS:

VERIFICACIÓN OCULAR COMPARACIÓN: Se realizara verifican los procedimientos y políticas de la

compañía.

OBSERVACIÓN: Se verificara la manera como es desarrollada la labor de recepción, preparación,

documentación y realización de las actividades de la Compañía

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL INDAGACIÓN: Se obtendrá de los trabajador de manera verbal

si se están cumpliendo o no las políticas de la Compañía.

TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL COMPROBACIÓN: Se revisara la documentación de

respaldo formaciones, capacitaciones, reentrenamiento entre otros.

INTRODUCCIÓN
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El presente informe se realiza con el fin de identificar los riesgos asociados que generaron el análisis de
los datos de la investigación teniendo en cuenta las etapas del proceso administrativo, realizando las
recomendaciones necesarias para mejorar dicho desempeño.

1. Los controles están establecidos principalmente en función de las reglamentaciones gubernamentales y

sanitarias, Sin embargo, los controles en relación con los clientes, proveedores y nivel de servicio, no
están bien definidos.

Riesgo clientes

- Definición inadecuada de clientes potenciales.

- Distribución inadecuada de clientes a la fuerza de ventas.
- Ofrecer a los clientes productos de líneas no disponibles o fechas de entrega no programadas
- Entrega de mercancía que no corresponde a la ordenada por el cliente.
- Facturación a clientes ficticios

Recomendación

- Realizar aprobación formal de la Estrategia de Ventas

- Estudiar la distribución de los clientes, la cual se fundamenta en el nivel de satisfacción del
cliente percibido en las encuestas
- El área de Mercadeo de la organización debe implementar medios de divulgación adecuados de
los precios y ofertas que se pueden ofrecer a los clientes de forma oportuna.
- Verificar antes de la entrega de la mercancía, que lo despachado, facturado y lo solicitado por el
cliente sea lo mismo.
- Revisar que toda factura debe contar con una orden de pedido.

Riesgo Proveedores

-Selección de proveedores y prestadores de servicio con productos de alto costos, por falta de un
procedimiento para la evaluación del mercado.
- Evaluación y selección de proveedores realizada por funcionarios con conflicto de interés no
declarado.
- La evaluación y selección de proveedores es realizada por cada una de las áreas de la compañía
por falta de una centralización del proceso de compras.
Recomendación
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- Realizar como mínimo 3 cotizaciones con diferentes proveedores cuando se requiera realizar la
compra de un bien o tomar servicio.
- Implementar código de ética en la compañía donde se especifique que el empleado debe
informar cuando se encuentre bajo la circunstancia de conflicto de interés.
- Implementar un área encargada únicamente para realizar las compras de la compañía donde se
centralice esta actividad y si es posible establecer este proceso por grupo de compras.

Riesgos nivel de servicio

- No visitar a los clientes y no hacer seguimiento de su requerimiento comercial, etc.

Recomendaciones

- Implementar proceso de visitas programadas del personal de ventas y servicio al cliente para
conocer más de cerca las necesidades y generar mejor vinculo.

2. El poder de influencia esta ejercido en base a un estilo de liderazgo democrático, lo cual observamos
hace sentir al empleado como parte importante de la organización.

Riesgos

- Los resultados y avancen puede ser lentos ya que se requiere de muchas reuniones y acuerdos.
- Puede fracasar si el líder no es capaz de llevar bien la situación.
- Se puede generar mayor riesgo si se deposita demasiada confianza en el grupo.
- Se corre el riesgo de que el líder se vuelva muy dependiente de la colaboración de los
trabajadores.
- El líder podría disminuir su carácter disciplinario y responsable.

Recomendación

- Realizar retroalimentación continua a los empleados sobre los avances, motivos de retraso
(cuando aplique) y complimiento de metas.
- Capacitación semanal sobre los procesos de cada área y el estilo de liderazgo implementado.

3. Los objetivos están definidos a nivel dirección, pero la parte operativa no los conocen lo cual
provoca que los esfuerzos se dispersen en el día a día, y requiera de una exhaustiva supervisión.
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Riesgos

- El desconocimiento de los resultados y avancen de los objetivos causan retrasos en el alcance

de las mestas.

Recomendación

- Realizar retroalimentación continua a los empleados sobre los avances, motivos de retraso
(cuando aplique) y complimiento de metas.
- Capacitación semanal sobre los procesos de cada área y el estilo de liderazgo implementado.

4. No existen incentivos por logro de objetivos que satisfagan la necesidad de reconocimiento ni

comisiones para el personal de mostrador.

Riesgos

- El personal puede llegar a realizar las actividades de fuerza de venta desmotivado lo cual puede
influir en el flujo de caja.
- Perdida de efectivo o equivalente por sustracción del recurso por parte de trabajadores o jineteo.
- Perdida de inventario.

Recomendación

- Implementar modelos de comisiones de acuerdo al cumplimiento de ventas generales y por

empleado.

5. Los empleados expresan coincidir con la visión de la organización en sus aspiraciones

personales, sin embargo, no está formalizada lo cual provoca una indiferencia e inconsistencia en
el grado de compromiso.

Riesgo

- Sin tener clara la Visión de la Compañía no se puede establecer una estrategia eficaz.
- Se consiguen algunos resultados pero no de la forma eficiente.
- Genera desconfianza en el mercado.

Recomendación.

- Implementar la Visión de la compañía y hacerla pública tanto a clientes como a los

colaboradores.
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6. Existe solamente una comunicación verbal sobre cualquier asunto a comunicar, procesar o
retroalimentar.

Riesgo

- No se contaría con los soportes necesarios para realizar procesos legales o disciplinarios
- La compañía estaría bajo riesgo en perdida de los casos en los cuales existan demandas
contractuales.
- Los procesos y avances se perderían si el personal se desliga de la compañía.

Recomendación

- Implementar modelo de comunicación interna para los asuntos generales.

- Desarrollar el área de Gestión Organizacional encargada de documentar todos los
procedimientos, políticas, manuales entre otros, los cuales deben quedar en la intranet de la
compañía.
- El área de Gestión Humana debe realizar seguimiento y control a las capacitaciones,
reinducciones y retroalimentaciones que se presenten.

7. En el proceso de toma de decisiones, el 80% de éstas son tomadas unilateralmente por el

gerente.

Riesgo

- Las decisiones se pueden sesgar de la realidad al no tener otras opiniones.

- El equipo directivo se puede desmotivar al sentirse excluido en las decisiones de la compañía
- Baja la creatividad e innovación.
- El clima laboral se deteriora por todas las acciones antes mencionadas.

Recomendación

- Realizar retroalimentación continua a los empleados sobre los avances, motivos de retraso
(cuando aplique) y complimiento de metas.
- Capacitación semanal sobre los procesos de cada área y el estilo de liderazgo implementado.
- Incluir en la toma de decisiones al personal encargado de adelantar las diversas investigaciones
de cada área.

8. El gerente y subgerente mencionaron que éstos se jerarquizan en base a un despliegue de

objetivo, sin embargo no se cuenta con evidencia escrita y el nivel operativo no los conoce.
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9. El manual de organización establece bien los niveles de autoridad y responsabilidad, aunque en

la práctica se observó una indefinición en las responsabilidades del gerente y subgerente.

Riesgo

- No se contaría con los soportes necesarios para realizar procesos legales o disciplinarios
- Los responsables y las actividades y sus avances se perderían dado que no existe la
documentación de cada proceso y cargo

Recomendación

- Implementar modelo de comunicación interna para los asuntos generales.

- Desarrollar el área de Gestión Organizacional encargada de documentar todos los
procedimientos, políticas, manuales, desarrollo de cargos, entre otros, los cuales deben quedar
en la intranet de la compañía.
- El área de Gestión Humana debe realizar seguimiento y control a las capacitaciones,
reinducciones y retroalimentaciones que se presenten.