TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN

Son métodos prácticos procedimientos de investigación que usa el auditor para

obtener la evidencia y fundamentar su opinión en el informe. Es decir, son
métodos prácticos de investigación y pruebas que el auditor utiliza para lograr
información y comprobación necesaria para emitir una opinión profesional.

Todo auditor debe conocer y saber utilizar sus herramientas de trabajo, de lo

contrario, estaría imposibilitado de ejecutar su examen técnicamente.

Además, la técnica señala cómo hacer, para lograr un fin o hechos propuestos;
tiene un carácter práctico y operativo.

Es importante destacar que existen diversos tipos de técnicas de recolección de

información, entre las cuales podemos encontrar las siguientes:

1- Técnicas de Verificación Oral u Verbales: Estas permiten obtener

información oral dentro o fuera de la unidad auditada. Por su parte, estas pueden
ser por indagación, encuestas y cuestionarios.

-Indagación: Consiste en obtener información verbal sobre un asunto mediante

averiguaciones directas o conversaciones con funcionarios u otro personal, de la
entidad o con terceros, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los
procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor
considere relevantes para su trabajo.

Ejemplo de esta podría ser indagar sobre los procedimientos de compras de

bienes ya que para comenzar con la planificación y programación de estas
auditorías, lo primero que debería definir, como también sucede en cualquier otro
proceso a supervisar, es su alcance, aspecto que en el proceso de compras se
refiere al ámbito de verificación que vayamos a realizar, es decir: de forma
preventiva sobre la forma de resolver los concursos, pedidos o adjudicaciones, y/o
correctivo, verificando si se han cumplido por parte de los proveedores las
condiciones establecidas en el contrato, respecto a: precios, plazos de entrega,
descuentos por volúmenes pactados, calidad del producto, abono de
penalizaciones, entre otros.

- Encuestas: Es una técnica que se aplica a una muestra representativa de la

población y utiliza procedimientos estandarizados de interrogación para obtener
información respecto de los asuntos materia de la auditoria. Esta, es una
observación no directa de los hechos, sino por medio de lo que manifiesta los
encuestados.
Esta técnica de auditoria se utiliza por ejemplo, para evaluar en la entidad
auditada el grado de madurez del sistema de control interno, las técnicas de
gestión y evaluación de riesgos institucionales, los sistemas de información
financiera y de gestión, o de los aplicativos desarrollados por la institución.

-Cuestionarios: Es la técnica por la cual el auditor obtiene información por medio

de preguntas escritas organizadas, que deben ser contestadas por los
funcionarios o empleados de la entidad.

Esta técnica de auditoria de se utiliza por ejemplo para evaluar la existencia y

eficacia del sistema de control interno en la entidad y a su vez para obtener
información detallada respecto de la forma como se desarrolla el proceso,
actividad o tarea, de las funciones y responsabilidades delegadas, de los niveles
de aprobación, autorización y controles establecidos.

2- Técnicas de Verificación Ocular: Consisten en verificar en la entidad

auditada, en forma directa y paralela, como se desarrollan y documentan los
procesos, procedimientos, controles.

-Observación: Es el examen ocular, constituye el método clásico de obtención de

información, permite conocer la realidad objetivamente, la percepción directa del
objeto, tales como, operaciones que involucren al personal, procedimientos,
procesos, entre otros.

Esta técnica es utilizada por el auditor por ejemplo, observando la manera como el
personal de la entidad desarrolla las actividades de la planificación de la toma de
inventarios, en lugar de inspeccionar personalmente su ejecución, a fin de obtener
convicción de que los inventarios físicos fueron de manera satisfactoria.

-Comparación o Confrontación: Acto de observar la similitud o diferencia

existente entre dos o más elementos, pudiéndose citar, la comparación de
resultados, contra criterios aceptables, lineamientos normativos, técnicos y
prácticos establecidos, esto permite al auditor determinar la veracidad de las
operaciones registradas.

Esta técnica es utilizada por ejemplo, en la comparación de la información entre

documentos como la factura de compra del proveedor y la entrada de los bienes
adquiridos al almacén, la guía de salida de bienes del almacén y acta de entrega a
los beneficiarios.

- Revisión selectiva: Consiste en el examen ocular rápido de los datos o partidas

que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o
documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son
normales.
Un ejemplo de esta podría ser, Revisar libro caja, mayor, bancos, aunque en
forma ligera.

En ventas, revisar el paquete de facturas si coincide con el importe cobrado.

-Rastreo: Consiste en efectuar un seguimiento a una transacción o grupo de

transacciones de un punto a otro dentro del proceso contable para determinar su
correcta registración.

Ejemplos: El pase del asiento diario al mayor, la liquidación de una cobranza hasta
el depósito al banco.

3- Técnicas de Verificación Documental: Consisten en obtener de la entidad

documentación escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios
realizados por los auditores. Entre ellas se encuentran:

-Comprobación: Se aplica en el curso de un examen, con el fin de corroborar la

existencia, legalidad, integridad, autenticidad y legitimidad de las operaciones
efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que la
justifican o sustenta una operación o transacción.

Ejemplo de su aplicación se da cuando se comprueba si una contratación pública

fue realizada según las normas vigentes, si el registro contable se efectuó con
documentos auténticos (facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios,
cheques, pólizas, contratos, ordenes de compras, informes de recepción, entre
otros.). Si fueron aprobados por los niveles competentes, si cuentan con los
documentos de gestión que los respalden (resoluciones, acuerdos, actas,
memorandos, entre otros)

-Computación: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de un

resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere
de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en
una operación.

Ejemplos: Pruebas de cálculo en los inventarios de existencias, pruebas en

depreciación de activo fijo, pruebas en la contribución de leyes sociales y pruebas
en la asignación de costos, entre otros.

- Revisión analítica: Análisis de índices, indicadores, tendencias y la

investigación de fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten
inconsistentes o se deriven de las operaciones, planes, entre otros, pronosticados.
-Estudio General (Exploración): Consiste en la evaluación general de la
información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados
contables, información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control,
plan indicativo de gestión, contratación, entre otros.

Un ejemplo de este se da cuando el auditor puede darse cuenta de las

caracteristicas fundamentales de un saldo, por la simple lectura de la redaccion de
los asientos contables, evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos
anotados, En esa forma semejante, el auditor podra observar la existencia de
operaciones extraordinarias, mediante la compoaracion de los estados de
resultados del ejercicio anterior y del actual. Esta tecnica sirve de orientacion para
la aplicación antes de cualquier otra.

4- Técnicas de Verificación Físicas: Es el reconocimiento real, sobre hechos o

situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica la
inspección, que no es más que el examen minucioso de los recursos físicos y
documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una
operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de
la entidad.

-Inspeccion: Consiste en examinar físicamente bienes, documentos y/o valores

con el objeto de demostrar su autenticidad.

Se inspecciona por ejemplo un vehículo de la Empresa, el edificio de la misma, las

letras por cobrar, la maquinaria y equipo, los inventarios físicos, la verificación de
documentos, títulos o acciones, o de activos entre otros.

5- Técnicas de Verificación Escrita: Se fundamentan en reflejar información

importante, para el trabajo del auditor, se obtiene de las formas siguientes:

-Análisis: Esta tecnica consiste en separar los elementos o partes que integran
los procesos,tareas, operaciones, transacciones o situaciones a examinar, con el
objeto de estudiar, conocer y comprender el funcionamiento del aspecto sujeto a
revision y cada uno de sus componentes, establecer sus propiedades y si se
encuentran conformes con los criterios de orden normativo y tecnico.

Esta tecnica se utiliza por ejemplo, en la evaluacion presupuesta para explicar la

naturaleza y las causas de las veriaciones entre el presupuesto inicial, modoficado
y ejecutado de las entidades, inclusive a nivel de generica o especifica del gasto.

TIPOS DE ANÁLISIS

a. Análisis de saldos: Consiste en examinar el sado de una cuenta, mediante

eliminaciones de asientos y determinando las partidas que forman el saldo.
Por ejemplo, un análisis de la cuenta Vehículos, podría presentar los valores
totales de cada clase de vehículos: camionetas, automóviles, camiones, entre
otros., o podría presentar el detalle de cada vehículo y su valor.

b. Análisis de Movimiento: Consiste en analizar cada cargo o abono que forme

el movimiento del deudor o acreedor de una cuenta.

Por el ejemplo el análisis del movimiento de la cuenta vehículos presentará el

saldo al principio del año. Las compras o adquisiciones, las ventas o retiros, y el
saldo al fin de año.

-Conciliación: Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,

separados o independientes, confrontar información producida por diferentes
unidades administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o
actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez,
veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados que están siendo
evaluados.

Un ejemplo del uso de esta tecnica es la conciliacion bancaria, que consiste en

hacer concordar el saldo de una cuenta bancaria con el saldo del libro contable
mayor general, mediante la revision de los libros bancos en contrastacion de los
extractos bancarios mensuales, tiene por finalidad establecer la veracidad de los
datos que muestran los libros y si se encuentran actualizados.

-Confirmación: Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y

documentos analizados a través de información directa y por escrito, otorgada por
funcionarios internos o externos que participan, realizan o se vinculan con las
operaciones sujetas a comprobación.

Esta tecnica se utiliza por ejemplo en la confirmacion de saldos bancarios, cuentas

por cobrar a clientes y empleados, cuentas por pagar a proveedores, entre otros.
Asimismo, para confirmar los terminos de acuerdos o de transacciones de la
entidad auditada con terceros.

Confirmación Positiva, cuando se pide al confirmante conteste si está o no

conforme con los datos que se desea confirmar. Esta confirmación a su vez puede
ser DIRECTA, cuando se suministran datos pertinentes a ser verificados; e
INDIRECTA cuando no se suministra dato alguno.

Confirmación Negativa, cuando se pide al confirmante conteste únicamente en

caso de no estar conforme con los datos que se envía.
El ejemplo más típico es la confirmación de saldos de los clientes por medio de
una carta escrita y autorizada para que el cliente pueda responder a la pregunta
del auditor, para la confirmación del saldo.

-Declaración o Certificación: Consiste en tomar declaraciones escritas, muchas

veces a los empleados o funcionarios de la misma empresa examinada. Esto con
la finalidad de esclarecer hechos o cosas, pero aún deben tenerse en cuenta que
una declaración no constituye definitivamente la evidencia, salvo excepciones.
Muchas veces las declaraciones son medios para seguir buscando la evidencia.

Un ejemplo de esto, seria la Declaración del custodio por faltantes o sobrantes en

el arqueo de caja y la Certificación de productos recibidos en consignación.

-Acta de Declaracion: Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada
las peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia
escrita, mediante acta de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante
los auditores los trabajadores, funcionarios y dirigentes de la entidad auditada u
otro personal que tenga relación con los hallazgos de la auditoria.

Un ejemplo de esto se da cuando como resultado de la revision de un expediente

de una licitación pública, se determina la ausencia de documentos que fueron
relevantes en la calificacion de la propuesta del postor ganador, em estos casos el
auditor debe entrevistarse con los responsables de la custodia del expediente para
dejar constancia del faltante y que expliquen las razones de esta.

-Tabulación: Es la técnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los

resultados logrados, en las áreas, segmentos, o elementos examinados, de
manera que se facilite la elaboración de las conclusiones.

Esta técnica de auditoria se utiliza por ejemplo para tabular la srespuestas de las
encuestas a los beneficiarios de algun programa social o proyecto de inversion y el
riesgo de auditoria. Asimismo, para tabular las respuestas de funcionarios o
personal de la entidad auditada, sobre temas especificos vinculados a la gestión,
la informacion sobre contrataciones efectuadas por las entidades publicas, la
informacion sobre el gasto financiero o ejecucion presupuestaria.