Principales actividades
Según Abril [CITATION Abr19 \n \t \l 12298 ] afirma que “en las fases de
planificación preliminar y planificación específica se han obtenido los siguientes
resultados, que son insumos fundamentales para el desarrollo de la fase de ejecución:”
1. Análisis organizacional
Visión sistémica de la organización.
Análisis de factores internos.
Análisis de factores del entorno.
2. Visión estratégica de la organización
Visión, misión, objetivos, metas, estrategias.
Evaluación preliminar del control interno.
3. Evaluación específica del control interno
Aplicación de cuestionarios, diagramas de flujo o cédulas descriptivas por cada
componente y subcomponente.
Determinación del nivel de confianza y riesgo.
Informe de resultados de la evaluación específica del control interno.
4. Memorando de planificación
Objetivo y alcance de la auditoría.
Tiempos estimados, recursos de la auditoría, etc.
5. Programas de auditoría
Definición de actividades por componente y subcomponente.
Objetivos específicos.
Procedimientos, técnicas, pruebas.
En base a dichos resultados, en esta etapa los auditores realizan las siguientes
actividades:[ CITATION Abr19 \l 12298 ]
Se desarrollan los programas detallados y específicos para cada componente
aplicando pruebas de controles, analíticas, de cumplimiento y técnicas de
auditoría tales como: inspección física, observación, cálculo, indagación,
análisis, etc.; adicionalmente mediante la utilización de estadísticas de las
operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y
tras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.
Se formulan o interpretan parámetros e indicadores de gestión, tanto reales como
estándar, que pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones
especializadas, entidades del sector, organismos internacionales y otros.
Se prepara papeles de trabajo, junto con la documentación obtenida en las fases
de planificación preliminar y planificación específica, y aplicación de los
programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.
Se evalúa la evidencia cualitativa o cuantitativa obtenida de acuerdo con los
criterios previamente estipulados.
Desarrollo de hojas de hallazgos por componente en base de los cuales se
formularán los resultados para su comunicación oportuna a los ejecutivos de la
empresa.
Finalmente, se define la estructura del informe de auditoría, con la necesaria
referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios,
conclusiones y recomendaciones.
Pruebas de auditorías de gestión: Ejecución de una auditoría de gestión de la
empresa “La Ecología S.A”
El auditor utiliza pruebas de auditoría para obtener evidencia suficiente y
competente, orientadas al cumplimiento del objetivo del examen, que es emitir una
opinión profesional, objetiva e imparcial sobre las operaciones administrativas.
[ CITATION Abr19 \l 12298 ]
El uso de pruebas en la auditoría de gestión implica un cierto riesgo, puesto que se
requiere que el auditor posea un conocimiento suficiente de las técnicas y aplique el
debido cuidado profesional y criterio en su elección. En base a los resultados de la
evaluación del control interno, el auditor interno define, prepara y ejecuta las pruebas de
auditoría. Estas pruebas, en definitiva, corresponden a la selección de las técnicas y las
herramientas más adecuadas de llevar a cabo, dentro de una serie de procedimientos de
auditoría.[ CITATION Abr19 \l 12298 ]
Para definir las pruebas de auditoría, el auditor debe responder al menos a tres
preguntas:[ CITATION Abr19 \l 12298 ]
¿Qué tipo de pruebas?
¿Cómo probar?
¿Cuánto probar?
Se trata entonces de definir la naturaleza (qué tipo de pruebas efectuar), el alcance
(cuántas pruebas efectuar) y el tiempo asignado (cuándo efectuar las pruebas) al
desarrollo de los procedimientos de auditoría. [ CITATION Abr19 \l 12298 ]
El general, las pruebas que contribuyen a contar con la suficiente evidencia de
auditoría son dos: [ CITATION Abr19 \l 12298 ]
1. Las pruebas de control
Proporcionan evidencia sobre la adecuada existencia de los controles. Se realizan
mediante indagaciones y opiniones de los empleados de la empresa, procedimientos de
diagnóstico, observaciones, modernización de los sistemas y estudio, son de dos tipos
(pruebas de cumplimiento y pruebas de observación). Entre las pruebas de control están
las siguientes:[ CITATION Abr19 \l 12298 ]
Entrevistas, encuestas, cuestionarios, observación, indagación, rastreo,
inspección documental, entre otras.
2. Pruebas sustantivas
Una vez validado el riesgo en el control interno se aplican las pruebas sustantivas
programadas en el plan y programas de trabajo. La densidad y tamaño de las muestras
dependerá de la confiabilidad de los sistemas de control. Suministran evidencia directa
sobre validez de las áreas o componentes. Se efectúan por medio de indagaciones,
opiniones de los servidores, procedimientos analíticos, verificaciones de la
documentación de respaldo, observaciones físicas y confirmaciones. Entre las pruebas
sustantivas están las siguientes:[ CITATION Abr19 \l 12298 ]
Inspección física, confirmación, observación, rastreo, cálculo, examen físico,
comparación, entre otras.
Hallazgos de una auditoría
Según Alarcón [CITATION Ana \n \t \l 3082 ] indica que: “Son las presuntas
deficiencias o irregularidades en las que están o estuvieron comprendidas durante el
ejercicio de la función pública los funcionarios o servidores públicos. Además,
transmite una idea diferente a distintas personas. Sin embargo, en la auditoría se le
emplea en un sentido crítico y se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que
se determine por medio de la aplicación de los procedimientos de auditoría en las áreas
examinadas. (Rey, 2017)
Estructura del hallazgo
Condición: Es el hecho o situación deficiente detectada, cuyo nivel o curso de
desviación debe ser evidenciado.
Criterio: Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable al hecho o
situación observada.
Causa: Es la razón o motivo que dio lugar al hecho o situación observada.
Efecto: Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa,
ocasionada por el hecho o situación observada. [ CITATION Ana \l 12298 ]
¿Qué es la comunicación de hallazgos?
Es el proceso mediante el cual se hace conocer las personas comprendidas en un
hallazgo, estén o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de
brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente
documentados y facilitar, en su caso, la adopción oportuna de acciones correctivas.
[ CITATION Ana \l 12298 ]
Procedimientos de la comunicación del hallazgo
Según Alarcón (2010) manifiesta que: “Los procedimientos de la comunicación del
hallazgo son los siguientes.
El inicio del proceso será puesto en conocimiento del titular de la entidad
auditada para que disponga se presten las facilidades a las personas
comunicadas.
La comunicación se efectúa por escrito y su entrega al destinatario es directa y
reservada, debiendo acreditarse la recepción correspondiente.
De no encontrarse la persona, se le dejará una notificación para que se apersone
a recabar los hallazgos. En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las
personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicación, serán citados
para recabarlos mediante publicación, por una sola vez, sea en el periódico u
otro de mayor circulación en la localidad donde se halle la entidad auditada.
Los hallazgos podrán ser recabados personalmente o a través de representante
acreditado. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se tendrá por
agotado el procedimiento de comunicación de estos.”
Finalidad de la comunicación de hallazgos
Dar a conocer a las personas comprendidas en el hallazgo las irregularidades o
deficiencias en que se les atribuye participación para que efectúen las aclaraciones y
comentarios que estimen pertinentes. [ CITATION Ali \l 3082 ]
Los comentarios y aclaraciones serán materia de evaluación por el personal de
control, dando lugar a la emisión de una opinión sobre la responsabilidad en que
hubieran incurrido. [ CITATION Ali \l 3082 ]
Evaluación de los comentarios y/o evaluaciones
Según Alarcón [CITATION Ana \n \t \l 12298 ] señala que: “El auditor debe evaluar
cada uno de los comentarios y/o aclaraciones que presenten los auditados a quienes se le
ha comunicado los hallazgos de auditoría.”
Alarcón (2010) determina que: “Los hallazgos sólo pueden ser desvirtuados por:
La presentación de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepción de
la condición observada.
La demostración de la aplicación equívoca del criterio de auditoría.
La demostración que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra
persona, en cuyo caso la comisión deberá trasladar este hallazgo a tal persona.
Al término del proceso de la evaluación de los descargos, el auditor debe
expresar su opinión respecto a la información recibida, a efecto de revelar si los
nuevos elementos de juicios o argumentos presentados levantan los hechos
observados o se mantienen.”
