SUCESORES DE JACOBO PAREDES S.A. HA1
  AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
  ALCANCE: 01 DE ENERO AL 30 JUNIO
  HOJA DE HALLAZGOS ELABORADO: KG
      REVISADO: AB

      Hallazgo No. 1        
   
ESTABLECIMIENTO DEL PRESUPUESTO ERRÓNEO PARA LAS PROMOCIONES DE
  PRODUCTOS  
   
  CONDICIÓN  
   
  Falta de recursos financieros - Presupuesto para el proceso menor a lo requerido  
   
  CRITERIO  
   

Según el Artículo 30 del Reglamento Interno de la Empresa, estipula el establecimiento de

presupuestos para las áreas de la empresa, cuyo inciso 2 asigna que para la elaboración de cada uno
de ellos, los jefes de cada área deberán elaborar una proforma del presupuesto y enviarlas a
Administración, la misma que deberá receptar las proformas, evaluarlas adecuadamente según
reportes anteriores e información actualizada, para la respectiva aprobación y reenvío de cada uno
de los presupuestos de las áreas, junto con sus observaciones y modificaciones realizadas.
   
Según las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PRIVADO - 400
ACTIVIDADES DE CONTROL. 402 Administración Financiera: PRESUPUESTO. 402-01
Responsabilidad del control, se estipula que todos los ingresos y gastos estarán debidamente
presupuestados; de existir valores no considerados en el presupuesto, se tramitará la reforma
  presupuestaria correspondiente.  
   
  CAUSA  
   
La empresa no cuenta con una buena comunicación entre áreas, teniendo pérdidas de información
   
sobre los recursos reales necesitados y una inadecuada gestión de recursos. Además de una falta de
  control y respaldo de los presupuestos proyectados.  
   
  EFECTO  
   
Generando que las promociones no sean acorde lo planificado, en cuanto a su calidad, cantidad y
recursos asignados. Causando disminuciones en cuanto a impacto al cliente, número de ventas y
  rentabilidad esperada.  
   
  CONCLUSIÓN  
   
La comunicación inadecuada entre áreas de la empresa causa un impacto mayor a lo imaginado;
puesto que en esta situación el presupuesto enviado para su aprobación por el área de ventas es
mucho menor al asignado por administración, causando disminuciones en varios estándares dentro
del área, como la disminución en el número de ventas esperadas en relación a años anteriores.
   
   
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  RECOMENDACIÓNES  
   
Para la administración, se debería establecer políticas más estrictas sobre el cumplimiento del
artículo 30 del Reglamento Interno de la Empresa y de la Norma de Control interno sobre la
responsabilidad del control de la elaboración del presupuesto. Además crear una política de
verificación de entrega de información remitiendo documentación de recibido y enviado, para evitar
  pérdidas de información entre las mismas.  
   
Para el jefe de marketing, se debería crear una política de archivo de documentación de enviado y
recibido la misma que debería ser revisada periódicamente semanalmente.
   
                         
FECHA DE ELABORACIÓN: 16/09/2021 FECHA DE REVISIÓN: 17/08/2021  
   
  SUCESORES DE JACOBO PAREDES S.A. IG1
  AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
  ALCANCE: 01 DE ENERO AL 30 JUNIO
  INDICADORES DE GESTIÓN ELABORADO: KG
    REVISADO: AB

Objetivo: Medir la calidad, eficiencia y eficacia con que se elaboran y ejecutan las promociones junto con sus estrategias
teniendo en cuenta el presupuesto establecido y la comunicación interna.

  Indicador No.1.- Implementación de Estrategias Promocionales  

   
  Número de Estrategias Promocionales Implementadas  
Indicador = Total de Estrategias Promocionales
   
  5  
Indicador = 20 * 100
   
   
Indicador = 25%
   
Análisis
 
En cuando a la implementación de estrategias promocionales dentro de los planes promocionales, este indicador debe tener un
resultado mayor o igual al 75% para considerar que es un resultado óptimo en cuanto a la aplicación de las promociones. Al
tener un 25% podemos determinar que es un resultado bastante por debajo del mínimo establecido y no permite lograr la
consecución de los objetivos estratégicos planteados en el área de marketing. Esto debido a la inexistencia de suficientes
recursos económicos para la aplicación de las estrategias planificadas totales, causado por un presupuesto impreciso. 

  Indicador No. 2.- Indicador de reuniones para medir la calidad del proceso  
   
Número de Reuniones Realizadas
   
Indicador =
Total de Reuniones Planificadas
   
9
  Indicador = * 100  
  15  
  Indicador = 60%  
   
Análisis
 
Para este indicador se debe tener un resultado mayor e igual al 75% para considerar que es un resultado óptimo en cuanto a las
reuniones realizadas. Al tener un 60% podemos determinar que es un resultado por debajo del mínimo establecido y no permite
lograr la consecución de los objetivos estratégicos planteados para las promociones. Esto debido a que no existe una correcta
comunicación entre las diferentes áreas involucradas para llevar a cabo las promociones. 
   
  Indicador No. 3.- Conocimiento de la Norma Aplicable a los Presupuestos  
   
  Número de personal informado sobre normativa de presupuestos  
Indicador = Total de personal
   
  150  
Indicador = 653 * 100
   
   
Indicador = 23%
   
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Análisis  
Para este indicador se debe tener un resultado mayor e igual al 75% para considerar que es un resultado óptimo en cuanto al
personal que conoce la normativa aplicable a los presupuestos. Al tener un 23% podemos determinar que es un resultado por
debajo del mínimo establecido y no permite lograr la consecución de los objetivos planteados en las promociones con respecto
al presupuesto establecido. Esto debido a la falta de control y respaldo de los presupuestos establecidos provocando el
establecimiento de presupuestos erróneos o imprecisos. 
 
FECHA DE ELABORACIÓN: 16/08/2021 FECHA DE REVISIÓN: 17/08/2021  
   
  SUCESORES DE JACOBO PAREDES S.A. HA2
  AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/1
  ALCANCE: 01 DE ENERO AL 30 JUNIO
  HOJA DE HALLAZGOS ELABORADO: KG
      REVISADO: AB

      Hallazgo No. 2        
   
  FALTA DE CONOCIMIENTO ACTUALIZADO DEL MERCADO  
   
  CONDICIÓN  
   
  Desactualización de la información necesaria.  
   
  CRITERIO  
   
Según el Artículo 21 del Reglamento Interno de la Empresa, estipula la aplicación de un estudio de
mercado semestralmente, con el fin de elaborar un plan de promociones eficiente, eficaz y
  actualizado.  
   
  CAUSA  
   
  La empresa no gestiona adecuadamente sus recursos para elaborar un estudio de mercado eficiente  
  y oportuno que favorezca a la realización de adecuadas promociones.  
   
  EFECTO  
   
Motivando que las promociones ejecutadas no generen el impacto deseado en el cliente,
disminuyendo la rentabilidad de la empresa.
   
   
  CONCLUSIÓN  
   
La administración de la empresa tiene un enfoque inadecuado respecto a sus componentes internos
y externos, disminuyendo la importancia que tiene un estudio de mercado actualizado, causando que
el personal encargado no establezca eficazmente la gestión de recursos para el proceso de
planificación de promociones; cuyo efecto es el incumplimiento del artículo 21 del Reglamento
Interno mencionado.  
 
 
  RECOMENDACIÓNES  
   
Para la administración, se debería establecer políticas más estrictas sobre el cumplimiento del
artículo 21 del Reglamento Interno de la Empresa, y en tal caso dando una justificación
  argumentada sobre la abstención de la aplicación de un estudio de mercado semestralmente.  
   
Para el personal encargado de gestionar los recursos, se debería establecer políticas para que se
genere mensualmente un reporte con información idónea sobre la designación los recursos a las
  áreas para el cumplimiento de sus objetivos.  
                       
FECHA DE ELABORACIÓN: 20/09/2021 FECHA DE REVISIÓN: 21/08/2021  
   
  SUCESORES DE JACOBO PAREDES S.A. IG2
  AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
  ALCANCE: 01 DE ENERO AL 30 JUNIO
  INDICADORES DE GESTIÓN ELABORADO: KG
    REVISADO: AB

Objetivo: Medir la calidad, eficiencia y eficacia con que se planifican y aceptan las promociones en el mercado.

  Indicador No.1.- Ejecución del estudio de mercado semestralmente  

   
  Número de estudios de mercados realizados  
Indicador = Total de estudios de mercado planificados
   
  0  
Indicador = 1 * 100
   
   
Indicador = 0%
   
Análisis
 
En cuando a la ejecución de los estudios de mercado semestrales, este indicador debe tener un resultado mínimo del 90% para
considerar que es un resultado aceptable para la planificación de las promociones. Al tener un 0% podemos determinar que es
un resultado inaceptable, que no permite lograr la consecución de los objetivos estratégicos planteados en el área de marketing.
Esto debido a un enfoque equivocado causando una mala gestión de los recursos económicos dentro de la empresa, afectado al
área de marketing tanto en las promociones planificadas como en el impacto de las mismas en el público en general. 

  Indicador No. 2.- Impacto al Público  

   
  Número de Promociones que causaron impacto al público  
Indicador = Total de Promociones Ejecutadas
   
  1  
Indicador = * 100
  5  
  Indicador = 20%  
   
Análisis
 
Para este indicador se debe tener un resultado mayor o igual al 75% para considerar que es un resultado aceptable en cuanto a
las promociones que causaron impacto en el público. Al tener un 20% podemos determinar que es un resultado por debajo del
mínimo establecido como aceptable y adecuado, el mismo que no permite lograr la consecución de los objetivos estratégicos
planteados en el área de marketing y en la empresa (aquellos que se refieren a posicionar la marca y aumentar la afluencia de
clientes). Esto debido al enfoque equivocado de las promociones sobre las tendencias en el mercado provocado por un estudio
de mercado desactualizado.
   
  Indicador No. 3.- Conocimiento de la Normativa Aplicable a la Empresa  
   
  Número de personal informado  
Indicador = Total de personal
   
  320  
Indicador = 653 * 100
   
   
Indicador = 49%
   
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2/2
Análisis  

Para este indicador se debe tener un resultado mayor e igual al 75% para considerar que es un resultado aceptable en cuanto al
personal que conoce la normativa aplicable en la empresa. Al tener un 49% podemos determinar que es un resultado no
adecuado debido a que el porcentaje está por debajo del mínimo aceptable, lo que no permite lograr la consecución de los
objetivos planteados en la empresa. Esto debido a la falta de control, cultura organizacional y compromiso con el personal.
 
FECHA DE ELABORACIÓN: 20/08/2021 FECHA DE REVISIÓN: 21/08/2021  
   
  SUCESORES DE JACOBO PAREDES S.A. HA3
  AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
  ALCANCE: 01 DE ENERO AL 30 JUNIO
  HOJA DE HALLAZGOS ELABORADO: KG
      REVISADO: AB

      Hallazgo No. 3        
   
  INEFICIENTE CONTROL Y RESPALDO DEL ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN  
   
  CONDICIÓN  
   
Aplicación repetitiva de estrategias y promociones que fueron descartadas anteriormente por su
  ineficaz impacto e incumplimiento de resultados esperados.  
   
  CRITERIO  
   
Según el Artículo 33 del Reglamento Interno de la Empresa, estipula el almacenamiento adecuado de
la información física y digital de la empresa.

Según el Código de Comercio en el Art. 13 es un deber específico llevar de manera ordenada, la

correspondencia que refleje sus actividades comerciales y que se deberá conservar la información
relacionada con sus actividades; además el Art. 35 menciona deben conservar los libros de su
contabilidad y sus comprobantes o soportes, hasta que termine de todo punto la liquidación de sus
negocios, y siete años después. Para lo cual se podrá hacer uso de cualquier medio que permita
archivar documentos e información, con el objeto de guardar de una manera más eficiente los
registros.

Según las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PRIVADO - 400

ACTIVIDADES DE CONTROL. 410 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN, inciso 10 c) sobre
la Conservación de archivos electrónicos, se estipula que los archivos electrónicos se conservarán en
su estado original en medios electrónicos seguros, bajo la responsabilidad del usuario y de la entidad
que los generó. Para ello se establecerán políticas internas de manejo y archivo de información
  digital.  
   
  CAUSA  
   
  La empresa no cuenta con manuales para el almacenamiento y archivo físico y digital adecuado de  
  los documentos soporte y sustentatorios generados en las operaciones que realiza la misma.  
   
  EFECTO  
   
Provocando que la planificación de promociones no tenga la información oportuna de las estrategias
ejecutadas, sus costos históricos y los resultados tanto favorables como no favorables, para
  considerarlas en la elaboración de las promociones futuras.  
   
  CONCLUSIÓN  
   
La empresa no cuenta con un manual específico para el almacenamiento y archivo tanto físico como
digital de la información de cada área, provocando dificultades al encontrar información de periodos
anteriores, causando errores en algunas de las actividades de la empresa al tomar decisiones que ya
fueron descartadas por los resultados que causaron anteriormente; cuyo efecto es el incumplimiento
  del Art. 33 del Reglamento Interno de la Empresa, los artículos 13 y 35 del Código de Comercio
  respecto a la conservación de la información relacionada a las actividades de la empresa, además de
  las Normas de Control Interno sobre la Conservación de archivos electrónicos.  
 HA3
2/2

RECOMENDACIÓNES  
   
Para la alta gerencia, se debería elaborar un manual específico para el almacenamiento y archivo de
la información tanto física como digital basándose en las leyes y normativa planteada en la presente.
Además de establecer políticas sobre multas para el personal por el incumplimiento del manual
  después de dos meses de ser establecido en la entidad.  
   
Para el personal en general, debería acatar el manual que se elabore sobre el almacenamiento y
archivo de manera oportuna y eficaz.

Para el personal del área de marketing, se debería imponer políticas sobre la utilización de
  información actualizada y necesaria para la realización de los planes de promociones.  
                       
FECHA DE ELABORACIÓN: 22/09/2021 FECHA DE REVISIÓN: 23/08/2021  
   
  SUCESORES DE JACOBO PAREDES S.A. IG3
  AUDITORÍA DE GESTIÓN 1/2
  ALCANCE: 01 DE ENERO AL 30 JUNIO
  INDICADORES DE GESTIÓN ELABORADO: KG
    REVISADO: AB

Objetivo: Medir la calidad, eficiencia y eficacia del control y manejo de la documentación archivada.

  Indicador No.1.- Normativa aplicada  

   
  Número de normativas y políticas utilizadas para el archivo  
Indicador = Total de normativas y políticas que se tiene para el archivo
   
  1  
Indicador = 3 * 100
   
   
Indicador = 33%
   
Análisis
 
En cuando a la normativa aplicada sobre el control y manejo del archivo, este indicador debe tener un resultado mínimo del
75% para considerar que su resultado es aceptable. Al tener un 33% podemos determinar que es un resultado inaceptable, que
no permite lograr la consecución de los objetivos planteados ni el cumplimiento obligatorio de leyes y códigos. Esto debido a
que no se cuenta con un manual específico para el almacenamiento y archivo tanto físico como digital de la información.

  Indicador No. 2.- Estrategias de Promociones Ineficaces  

   
  Número de Estrategias de Promociones Ineficaces  
Indicador = Total de Estrategias para las Promociones Ejecutadas
   
  4  
Indicador = * 100
  5  
  Indicador = 80%  
   
Análisis
 
Para este indicador se debe tener un resultado máximo o igual al 20% para considerar que es un resultado aceptable en cuanto a
las promociones improductivas. Al tener un 80% podemos determinar que es un resultado muy por encima del límite aceptado
como ineficaz, lo cual no permite lograr la consecución de los objetivos estratégicos planteados en el área de marketing. Esto
debido que las estrategias para las promociones ejecutadas fueron las mismas que se aplicaron en periodos anteriores las cuales
resultaron en una pérdida de recursos y deberían haber sido descartadas.
   
  Indicador No. 3.- Conocimiento de la Normatividad Obligatoria Externa sujeta a la Empresa  
   
  Número de personal informado  
Indicador = Total de personal
   
  250  
Indicador = 653 * 100
   
   
Indicador = 38%
   
 IG3
2/2
Análisis  
Para este indicador se debe tener un resultado mayor e igual al 75% para considerar que es un resultado aceptable en cuanto al
personal que tiene conocimiento de la normativa, leyes y códigos aplicables. Al tener un 38% podemos determinar que es un
resultado inadecuado debido a que el porcentaje está por debajo del mínimo aceptable, lo que no permite lograr la consecución
de los objetivos planteados en la empresa y con las responsabilidades que tiene la empresa con los organismos de control. Esto
debido a la falta de control causado por las insuficientes indicaciones y normativa interna de la empresa.
 

Indicador No. 4.- Espacios destinados para el almacenamiento de la información

Número de espacios utilizados para el archivo de la información
Indicador =
Total de espacios físicos y digitales destinados el archivo de la información
21
Indicador = * 100
53
Indicador = 40%

Análisis
En cuanto a los espacios destinados para el almacenamiento de información disponible, este indicador se debe tener un
resultado mayor e igual al 75% para considerar que es un resultado aceptable en cuanto a los espacios digitales y físicos
disponibles para el almacenamiento de la información. Al tener un 40% podemos determinar que es un resultado inadmisible
debido a que el porcentaje está por debajo del mínimo aceptable, teniendo en cuenta que sí existen los espacios pertinentes para
realizar las actividades de archivo y ordenamiento de la documentación generada, provocando que se incumplan con las
responsabilidades de la empresa para con terceros y un déficit de información oportuna para la ejecución de las actividades que
necesiten de ella. Esto debido a la falta de control por a la insuficiente normativa y políticas internas de la empresa.

FECHA DE ELABORACIÓN: 22/08/2021 FECHA DE REVISIÓN: 23/08/2021