ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN

UNIDAD 1 CAPITULO 2

KELLY JOHANA RINCON TARAZONA

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

FICHA: 2183132

INSTRUCTORA:
YENNIS ARGUELLO PALLARES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BARRANCABERMEJA
SANTANDER 2021
 Para el portafolios

1. Critica y corrección de frases

Mejore la calidad de las frases u oraciones siguientes. Póngalas a tono con
la época moderna. Verifíquelas con su profesor.

A cambio de:
a. Anticipo mi agradecimiento por su atención a la presente.
Agradeceré su atención
b. Exprese el objetivo en forma directa:
 La presente tiene por objeto informar que…
Se informa que
 Por medio de la presente me permito informarle que… Le informo que
 Presentación indirecta del informe, que amplía la forma, pero no
el fondo.

c. No explique lo que se está haciendo:

 Damos respuesta a su atenta carta del 15 de los corrientes. En relación con su carta
 Me dirijo a usted para informarle sobre la producción del Le informo sobre la
semestre enero-junio. producción de enero- julio

d. No exprese en plural algo que hizo una sola persona:

 Adjuntamos nuestro cheque 7887191 a cargo del Banco Popular,
Adjunto cheche
para pagar la factura 31842.

e. No redunde en términos sobreentendidos:

 Adjunto a la presente le enviamos una lista de precios de nuestros
Le enviamos una lista
artículos.
de precios de nuestros
 Adjunto, presente y enviamos transmiten la misma idea básica.
artículos.
f. No denote pasividad o simple existencia de algo:
 Obra en mi poder su atenta del 5 de diciembre.
 Un mensaje activo promueve imagen y crea buena voluntad. En relación con su carta

g. No exprese el “deber” que se la ha impuesto:

 Al respecto debemos comunicarle que el trámite en cuestión fue Al respecto le
iniciado… comunicamos que le
tramite sobre…
h. Utilice el termino adecuado seguido del nombre de empresa:
 Hemos autorizado a los señores Industrial del Norte S.A. Autorizamos a Industrial del
 Hay que llamar las cosas por su nombre. Norte S.A.

i. No demuestre exceso de seguridad o confianza:

Esperamos que comprenda las
circunstancias que motivan…
  Estamos seguros de que usted comprenderá las circunstancias
que motivan…
 A la gente no le agrada que los demás decidan por ella.
j. No inicie el párrafo de cierre con gerundio:
 Esperando haber atendido su pedido, nos reiteramos sus atentos Esperamos haber atendido
y seguros servidores. su pedido
 El gerundio nos exigirá el final del estilo, obsoleto estos días.
 El mensaje moderno tiene una perspectiva futurista.

k. Use un trato natural y cotidiano:

 Muy señor mío:
Respetado señor
 Muy señores nuestros:
Respetados señores
 De nuestra consideración: Consideramos

l. De contenido positivo al mensaje:

 No hemos recibido su habitual pago mensual.
Recordamos su pago
 Es mejor solicitar el pago que decirle al corresponsal algo que sabe
habitual
muy bien.

m. Demuestre seguridad en sus ideas al terminar:

 Sin particulares para más.
 Sin más por el momento. Una despedida cordial
 No es preciso anunciar que no hay más de que tratar. Una
despedida cordial, expectante y positiva es la mejor alternativa. Expectante y positiva es la
mejor alternativa.

n. No exprese sumisión y entrega:

 Quedo de usted su… Quedo atento a su…
 De ustedes… En el lenguaje moderno no
 En el lenguaje moderno no hay lugar para de ustedes ni suyo. hay lugar para de ustedes ni
ñ. Use lenguaje moderno: suyo.

 Mil gracias por vuestra misiva del 8 de los corrientes y por vuestro
Gracias por la misiva del 8
interés en nuestros servicios.
septiembre y por el interés
 Vuestra y misiva no forman parte de un dialogo natural y
en nuestros servicios
moderno.

2. Critica y corrección de párrafos

 a. Cambie las expresiones de otra época:
Por intermedio de la presente damos acuse de recibo a su memorando de fecha
15 de los corrientes relacionado con la póliza de la referencia.

En relación con su memorando del 15 septiembre correspondiente a la

póliza 1984.

b. Evite lenguaje negativo:

Por medio de la presente y de acuerdo con las conversaciones sostenidas entre el
señor Juan López y nuestro ingeniero Iván Torres, informamos que no mostramos
oposición para que procedan a importar 50 unidades de remolcador G-39 de
Nissan.

De acuerdo con las conversaciones sostenidas entre el señor Juan López y

el ingeniero Iván Torres, nos complace comunicarle nuestra aceptación
para que proceda importar 50 unidades de remolcador G-39 de Nissan.

Asimismo, quisiéramos saber si nuestra institución está en su lista de intercambio

de materiales, ya que durante bastante tiempo no recibimos nada de ustedes.

Asimismo, agradezco me confirme su interés por seguir en su lista de

intercambio de materias.

Al no obtener respuesta a la presente hasta el 5 de julio, daremos por descontado

que no desean mantener relaciones comerciales con nuestra institución.

Al no obtener a la respuesta a la presente hasta el 5 de julio, solicito nos

confirme su interés de mantener relaciones comerciales con la institución.

La motivación solo se logra con lenguaje positivo

c. No repita palabras y texto ya conocidos por el lector:

Tengo el agrado de dirigirme a usted para acusar recibo de su carta del 14 de

marzo, por medio de la cual me invita a la ceremonia inaugural del primer
Seminario de Educación Alimentaria en Centro América.

Cordialmente le informo que recibí su carta de invitación del 14 de marzo.

d. No exprese varias cosas en un solo párrafo:

Agradezco a usted muy de veras su gentil invitación a la que honraré si mis
labores me lo permiten y desde ya le deseó el mejor de los éxitos.

Agradezco su invitación de igual manera confirmo mi asistencia.

Para facilitar la comprensión, es mejor presentar una idea por párrafo.

e. No omita datos importantes:

Por la presente, después de saludarlo, le comunico que, en asamblea general de

nuestra institución, ha sido aprobado el proyecto antes mencionado en los
términos ya convenidos.

Respetuosamente le informo que en la Asamblea General fue aprobado el

proyecto ambiental con los siguientes términos.

Sin datos no hay información.

f. Evite lenguaje muy estricto y severo:

Nos permitimos sugerirles se sirvan orientar su atención a la fecha de vencimiento

de las letras, ya que nuestra política institucional nos obliga a anular
automáticamente las pólizas que no hayan sido pagadas al octavo día de su
vencimiento.

Tengo el gusto de incluirle el formulario que ese Banco distribuye, con todos los
datos requeridos, por el que solicito un crédito a mi nombre por la cantidad de
US$2,500, por 36 meses.

Respetuosamente solicitamos tener presente la fecha límite de las letras.

Agradecemos sean canceladas en un máximo de ocho días posterior a su

vencimiento.

El autor de este mensaje piensa que lo merece todo.

g. Haga buen uso del tiempo de los verbos y otras palabras:

Solicitamos su colaboración al respecto y así poder agilizar el trámite

administrativo. Lamentamos mucho no poder dar trámite a las solicitudes que no
cumplan con lo indicado.

De sus palabras podemos asumir, señor Gerente, que su empresa está dispuesta a
sostener una agresiva campaña de publicidad en favor de la imagen de su
empresa.

Agradecemos su colaboración dando agilidad al trámite administrativo a

fin de dar continuidad a las solicitudes que realmente cumplan los
requisitos.
De acuerdo con lo expresado por usted, concluimos que su empresa denota
interés en una gran campaña publicitaria en favor de la imagen de su empresa.

Sin duda, asumir no es la mejor palabra española y la agresividad en una campaña

de publicidad resulta muy extraña.

h. Evita mensajes con ideas innecesaria:

Mucho estimaré me concedan la oportunidad de una entrevista, tanto para

mostrarles mi expediente de estudios como para someterme a una prueba o
examen.

Agradezco la oportunidad que me pueda brindar, para presentar la

entrevista al cargo de gerente comercial, adjunto hoja de vida.

Es obvio que una entrevista a un solicitante de un puesto implica esas dos

obligaciones.

i. Proporcione coherencia y veracidad:

No es grato dirigirnos a usted para comunicarle que siendo de nuestro interés

particular, como de hecho ya lo hacemos, en los diferentes eventos que organiza
vuestra institución, hemos decidido incorporarlos dentro de nuestro programa
externo.

Para nosotros es grato informarle que ha sido escogido para formar parte
de nuestro programa externo.

j. No abuse de los signos de puntuación:

Es por este motivo que, a fin de confeccionar un programa, les solicitamos nos
hagan llegar su calendario de actividades, en lo que resta del año, que puedan ser
de interés para nuestros empleados.

Por lo tanto, mientras dure este plazo, sírvase proveerse de las pinturas
de nuestra marca, por las razones expuestas, directamente de los señores
Pico y Cía.

Muchas personas piensan que las comas resuelven todos los problemas de
redacción.

k. Respete el orden estructural y lógico:

La letra que adjuntamos por $250.000, sírvase aceptar y devolver a la brevedad

posible para facilitar el pago de nuestra factura 1460.

Sírvase aceptar y devolver la letra por $250.000 para facilitar el pago de

nuestra factura 1460.

El orden estructural economiza tiempo, trabajo y hasta comas.

 Mejore su vocabulario comercial

Escriba el numero correspondiente a la definición correcta de las palabras

comerciales que aparecen a la izquierda

a. Calidad total
1. La mejor calidad
2. Cero defectos cero errores 2
3. Supervisión de calidad

b. Capitalizar
1. Agregar intereses a capital inicial
2. Reunir capital 3
3. Invertir capital

c. Cartera
1. Documentos extraviados
2. Valores en cheque, letras 2
3. Colocaciones

d. Catastro
1. Registro de propiedad urbana o rural
2. Pérdidas sufridas por desastre 1
3. Valor de propiedades

e. Ciclo contable
1. Inicio de cuentas 3
2. Cierre de cuentas
3. Periodo entre apertura y cierre de libros

f. Cache
1. Sección reservada de la memoria para mejorar el rendimiento
2. Importancia 1
3. Sin valor

g. Conversión
2
 1. Mover de lugar
2. Cambio de un formato de archivo a otro
3. Cambiar el formato inicial.

h. Ciclo
1. Un evento simple que se repite
2. Conservar en un mismo lugar las cosas 1
3. Mover las cosas de lugar

i. Cursor
1. Fijador de topes
2. Apuntador en la pantalla 2
3. Limite de cada página

j. Demanda
1. Exigencia de algo 3
2. Venta de algún producto
3. Promoción de un producto

k. Depreciación
1. Perdida de precio 3
2. Rectificación de precio
3. Aumento de precio

i. Devaluación
1. Aumento de precios
2. Carencia de moneda
3. Merma del valor real de la moneda