REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE PROFESIONES GERENCIALES

DIAGNÓSTICO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

GERENCIALES EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEL SAIME

INFORME DE PASANTÍA PRESENTADO AL INSTITUTO

UNIVERSITARIO DE PROFESIONES GERENCIALES POR:

ANA CECILIA BAUTISTA BECERRA

C.I. V- 16.720.566
GERENCIA PÚBLICA
TURNO SABATINO

COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE:

TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN GERENCIA PÚBLICA
REALIZADO CON LA TUTORÍA DE:

TUTOR EMPRESARIAL TUTOR ACADÉMICO

LICDA. LUZMILA LAYA PROF. GLADYS SÁNCHEZ
C.I. V- C.I. V-
FIRMA Y SELLO FIRMA

CARACAS, OCTUBRE DE 2017

 INTRODUCCIÓN

Una pasantía, es un programa que permite a los estudiantes

adquirir experiencia práctica de trabajo con una empresa u
organización. Un programa de prácticas varía ampliamente dependiendo
de la carrera cursada por el estudiante, el tipo de actividad que desarrolla
la empresa que oferta la pasantía, cuándo y dónde se llevará a cabo, y
qué tipo de compensación podría percibir el estudiante.
Con una pasantía el estudiante realiza un conjunto de actividades
académicas, de contenido práctico, que contribuyen a la formación
profesional del estudiante. Las pasantías buscan relacionar al estudiante
con el ámbito de trabajo, permitiéndole una comprensión del mismo, así
como de la naturaleza de las actividades que están en capacidad de
realizar los profesionales de su especialidad.
Por otra parte, las pasantías le brindan al sector productivo la
posibilidad de realizar proyectos y estudios de gran calidad, además de
conocer la potencialidad y capacidades de los futuros profesionales.
Adicionalmente, les brindan una gran oportunidad a los profesores de la
universidad para conocer el ambiente industrial y fomentar relaciones en
el ámbito técnico-científico-académico con las empresas.
El Pasante es un estudiante que realiza una práctica
profesional, no es un trabajador. En tal sentido la relación existente entre
el pasante y la empresa no está regulada por la Ley Orgánica del Trabajo,
por lo que no goza de los derechos y beneficios de la Ley. Puede recibir
una ayuda económica, lo cual no se califica como salario.
Hoy en día las organizaciones están dando suma importancia a
cada uno de los departamentos que comprenden y conllevan al desarrollo
de sus actividades. Tal es el caso del Servicio Administrativo de
Identificación Migración y Extranjería SAIME, donde es reconocido el
factor humano, como el activo fundamental y es administrado por un
departamento especializado, denominado en este caso Departamento de
Talento Humano, la cual busca la transformación de la cultura
organizacional para fortalece, el desarrollo de las competencias de todos
los trabajadores, a partir de sus conocimientos y habilidades, con mayor
sentido de pertenencia, creatividad y productividad, con mayor capacidad
de generar valor agregado a la institución.
Durante el tiempo de realización de esta pasantias se
desarrollaron diversas actividades específicamente en el área de talento
humano, de la oficina SAIME Guaicaipuro, relacionadas directamente con
sus funciones principales que promueven el crecimiento del factor
humano y el alineamiento de las políticas de recursos humanos, con las
estrategias de la organización.
El propósito del presente informe de pasantía consiste en realizar
un diagnóstico de los procedimientos administrativos y gerenciales en el
Departamento de Talento Humano del SAIME Guaicaipuro. Para ello, se
ha estructurado de lo siguiente forma:
En primer lugar, se presenta el marco referencial de la institución,
el cual incluye la misión, la visión, los valores, la reseña histórica, el
organigrama general, características del departamento donde se realizó la
pasantía y su respectivo organigrama departamental.
Seguidamente, se tiene la descripción de las actividades de la
pasantía de forma semanal. Luego, el diagnóstico de la situación o
problema detectado en el departamento donde se hizo la pasantía.
Posteriormente, se exponen los resultados obtenidos en la pasantía
conjuntamente con la propuesta de acción que hace la pasante ante la
situación diagnosticada.
A continuación, se explica la vinculación de las asignaturas que
tuvieron relación con lo realizado en la pasantía. Finalmente, se presentan
las conclusiones, las recomendaciones y los anexos respectivos.
 MARCO REFERENCIAL DE LA ORGANIZACIÓN

SAIME, es el Servicio Administrativo de Identificación Migración y

Extranjería, ubicada en Los Teques, calle Boyacá, edificio Maracaibo,
Estado Miranda, su sede principal está ubicada, en Caracas avenida
Baralt, frente a la Plaza Miranda, cuenta con Oficinas Regionales en todos
los Estados del país. Rif del Saime: G-20000032-5.
El Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería
(SAIME) tiene como objetivo garantizar el derecho a la identidad de todos
los ciudadanos, la regulación del flujo migratorio y el control de
extranjeros de conformidad con los preceptos consagrados en la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
El organismo está adscrito al Ministerio del Poder Popular para
Relaciones Interiores y Justicia, reconocido como SAIME (anteriormente
llamado ONIDEX, Oficina Nacional de Identificación y Extranjería) posee
más de sesenta años de actividades continuas al servicio de País.
Cuenta con personas capacitadas para cumplir las normas del organismo
y garantizar la eficiencia en la tramitación de los documentos y el correcto
uso de los programas automatizados de alta calidad y confiabilidad.
Misión
Brindar celeridad y funcionalidad a la identificación ciudadana,
mediante la implantación de alta tecnología en sus procesos, con el
propósito de garantizar oportunamente el derecho a la identidad y a la
seguridad jurídica, así como el ejercicio de sus atribuciones como
autoridad de migración, además de lograr el efectivo control de los
extranjeros y extranjeras que se hallaren en el país, en aplicación de las
políticas de identificación, migración y extranjería emanadas del Ministerio
del Poder Popular con competencia en esta materia.
Visión
Ser un servicio de referencia y sólido prestigio a nivel nacional e
internacional por la excelencia en la gestión que presta en las áreas de
identificación, migración y extranjería; contar con una plataforma
tecnológica moderna, sólida y confiable que avale la rapidez y calidad de
los procesos dentro y fuera del territorio nacional; garantizando el
beneficio colectivo, la seguridad jurídica y la soberanía del Estado.
Valores
Honestidad
El Servidor Público que labora en la institución debe mostrar un
comportamiento adecuado, Coherente, sincero y respetuoso con los
ciudadanos que requieren un servicio y aplicar las Normas y
procedimientos acordados por SAIME.
Participación
Inclusión de todos los sectores del país, para la prestación de los
servicios de identificación, migración y extranjería a la ciudadanía, sin
distinción alguna.
Celeridad
Optimización de los tiempos de repuesta, ante las solicitudes de
trámites realizadas por los usuarios y usuarias, respetando los lapsos
administrativos establecidos en la ley.
Eficacia
Capacidad de SAIME para lograr el efecto que desea o espera con
respecto al servicio prestado y al cumplimiento de los objetivos, metas,
planes, programas y proyectos planteados, alineados a la misión y visión
del servicio.
Eficiencia
Utilización óptima de los recursos financieros, humanos y
materiales de manera adecuada y racional, para el logro de los objetivos
del SAIME.
Responsabilidad
El Servidor público que labora en la Institución está comprometido
con las obligaciones y actuar en forma correcta para dar cumplimiento a
las metas del SAIME.
Transparencia
Exactitud y nitidez para un manejo eficiente de la Administración de
los fondos y recursos otorgados para el funcionamiento del SAIME.
Rendición de cuentas
Presentación oportuna de los resultados de la gestión y
cumplimiento de las funciones por parte del SAIME, ante los poderes,
órganos públicos y el colectivo social.
Economía
Mejor utilización de los recursos humanos, materiales y financieros
para cubrir las necesidades del SAIME.
Simplicidad
En cuanto al establecimiento de la Estructura Administrativa,
relaciones interorgánicas, sus procesos, trámites y servicios prestados a
la ciudadanía.
Accesibilidad
Consiste en crear los canales necesarios para garantizar la
cercanía de los servicios que presta el SAIME a la ciudadanía.
Cooperación
Intercambio de información y recursos con los demás órganos y
entes del Estado, para la consecución de los objetivos y metas planteados
por el Estado y por ende del SAIME.
Buena Fe
Se tomará como cierta la declaración de las personas, venezolanos
y de otras nacionalidades, salvo prueba en contrario. En tal sentido, se
requerirán los instrumentos probatorios o de verificación, solo a los
efectos de control y seguimiento, inclusive en aquellos casos de
representación acreditada mediante carta poder o autorización judicial.
Políticas del SAIME
 Vocación integral por el servicio público.
 Dominio de los sistemas y tecnologías de la información de
avanzada para lograr servicios seguros y rápidos en materia de
identificación, migración y extranjería.
 Mejora continúa basada en una organización que aprende.
Lema
“La fortaleza de una nación radica en su identidad.” Simón Bolívar
Objetivos del SAIME
 Garantizar la seguridad del Estado Venezolano mediante el
efectivo control de identificación, extranjería y migración.
 Garantizar que los ciudadanos venezolanos que se encuentren
fuera del país, puedan mantener su documentación de identidad
vigente.
 Garantizar que los trámites de los ciudadanos, dentro de la
competencia del Servicio Autónomo, alcancen la máxima
seguridad, eficiencia y rapidez.
 Alcanzar el 100 % de cedulación de los ciudadanos de la República
Bolivariana de Venezuela.
 Lograr la emisión de una nueva cédula que permita la integración
de varios servicios en la misma.
 Lograr que el 100 % de los trabajadores alcancen la idoneidad para
los perfiles de cargo que ocupan y así lograr la excelencia en el
servicio.
 Captar ingresos por la vía del Fondo Único para reinvertirlos en
mejorar la efectividad de los servicios
 Lograr una data única, objetiva y confiable.

Reseña histórica del SAIME

Los antecedentes históricos del Servicio Autónomo de
Identificación, Migración y Extranjería, se remontan a la primera mitad del
siglo XX cuando surge la necesidad del control de la identidad y registro
de las migraciones con claros criterios policíacos, debido a los
movimientos migratorios originados por la Segunda Guerra Mundial hacia
América.
En el año 1924 el Dr. Guillermo Pablo Soublette, destacado
profesional del derecho, trae por primera vez la idea, al Ministerio de
Relaciones Interiores, de la creación de una Oficina de Identificación
científica de los venezolanos con el propósito de otorgar el “carnet de
identidad” empleado en el sistema inglés ideado por Edgard Henry.
Es en el Decreto Ejecutivo del 17 de Septiembre de 1936, que el
Estado venezolano, contrata en España una Misión de Expertos en
Investigación e Identificación y Guardia Civil para la tecnificación de los
servicios policiales del país integrada por los instructores: Capitán Cecilio
Marrero Suárez y Suboficial Ramón Moreno Ayape, de la Guardia Civil
española; Prof. Gregorio Rafael Nobella, experto en prácticas policiales y
el Prof. Rafael Martín Cabanillas, experto en dactiloscopia de la policía
española, logrando con ellos la iniciación de la Escuela para la
preparación de técnicos en Investigación e Identificación Nacional, con el
Cuerpo de Seguridad Nacional, poco tiempo después, específicamente el
19 de Septiembre de 1937, en la “Quinta Villa Zoila”, en el Paraíso,
Caracas, cien (100) alumnos reciben el diploma de Guardias Nacionales y
cuarenta (40) el de Técnico en Investigación e Identificación Nacional,
pasando a ser éste el primer grupo de egresados, los precursores de la
identificación con fines policiales en Venezuela, utilizando el sistema
ideado en España por Oloriz Aguilera.
En julio de 1938, se promulga la Ley del Servicio Nacional de
Seguridad, en la que se incluyen las disposiciones relativas a la
identificación personal, con los fines de carácter civil, policial, judicial,
electoral y de control de extranjeros. El Gabinete central de identificación
que comenzó a funcionar el 12 de febrero de 1938, se anotó su primer
triunfo el día 02 de enero de 1939, al identificar los expertos
dactiloscopistas, a la autora de un robo ocurrido en la “Casa Lemmo
Hermanos” en Caracas. En el caso intervino el funcionario Enrique
Lozada, Jefe de Laboratorio Fotográfico de la DIEX.
En 1941 es nombrado Ministro de Relaciones Interiores el Dr. Tulio
Chiossone, quien desde su cátedra de Derecho Penal en la Universidad
de Los Andes, explicaba a sus alumnos los principios fundamentales del
vucetichismo (nombre por el que se dio a conocer la primera técnica de
identificación personal, por su creador yugoslavo Juan Vucetich
Kovacevich), quien además, es considerado el primer venezolano que
elabora un archivo de impresiones dactilares para formar un fichero en la
policía de Mérida en 1934. El Dr. Chiossone comisiona al Dr. Félix
Martínez Espino, para visitar los países suramericanos más avanzados en
materia de identificación y aportar las ideas más convenientes para su
estudio y aplicación en nuestro país, a la par de esto, por vía del decreto
No. 20547, publicado en Gaceta Oficial de la Republica se crea el
SERVICIO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN, adoptándose el 13 de
Diciembre, administrativamente la clave dactiloscópica venezolana,
elaborada por José Roberto Vivas y Hernán Suárez Mantilla.
El 31 de diciembre de 1941 se expide la primera cédula de
identidad para extranjeros Nro. 0001, en la Oficina Central de
Identificación, al ciudadano de nacionalidad alemana Friedrich Wachter
Fischer. La cedulación de extranjero se inició primero que la de
venezolanos motivado a que el gobierno nacional durante la Segunda
Guerra Mundial tenía la necesidad de establecer el control e identificación
de los ciudadanos extranjeros residenciados en el país y los movimientos
migratorios; sin embargo, a partir del 03 de Noviembre se inicia la
cedulación de venezolanos, con la expedición de la Cédula de Identidad
No. 001, otorgada al Presidente de la República Gral. Isaías Medina
Angarita.
El 02 de julio de 1946, se publicó el Decreto Ley No. 367, por el
que se asigna la Dirección de Identificación como dependencia del
Ministerio de Relaciones Interiores; el 28 de septiembre del mismo año,
con el Decreto No. 409 se reglamenta el Servicio Nacional de
Identificación.
El 26 de Agosto de 1971, es promulgada la Ley Orgánica de
Identificación en la Gaceta Oficial No. 29594, quedando derogado el
Decreto Ley No. 409 de fecha 28.09.46, con disposiciones relativas a la
identificación de las personas naturales y se incorpora la figura de la
fiscalización por parte del Consejo Supremo Electoral, con funciones que
cumplirá este organismo a través de la Fiscalía General de Cedulación
que será nombrada por el Presidente del Consejo Supremo Electoral.
El 15 de septiembre de 1972, se inicia la cedulación a color para
venezolanos y extranjeros, significando un gran avance del servicio
ofreciendo mayor seguridad a la cédula de identidad como único
documento de identificación personal y validez jurídica en nuestro
territorio.
En la actualidad, la ONIDEX se sustenta en una sede central, 83
oficinas territoriales, 42 oficinas de migración y atiende tres líneas de
trabajo: Identificación, Control de Extranjeros y Migración, que a su vez se
desglosan en una serie de 41 servicios. Esta institución constituye un
elemento clave en la sociedad venezolana, pues regula la identificación
ciudadana en el país.
La Constitución Bolivariana abrió un camino para modernizar las
instituciones del sector público, la ONIDEX entre ellas, a través del
ordenamiento jurídico y el acceso a nuevas tecnologías para alcanzar la
automatización.

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA

PASANTÍA

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

El Departamento donde se realizó la pasantía está ubicado al lado,

de la oficina de Jefe, en la segunda planta de la oficina, cuenta con todo
su mobiliario, escritorio, sillas, archivos y sus equipos tecnológicos:
computadoras, escáner e impresora, buena iluminación y posee
deficiencia en cuanto al aire acondicionado, dificultando así las labores ya
que en la segunda planta, están ubicados otros departamentos, como el
de extranjería y otros cubículos, donde se atienden usuarios.
Funciones del Departamento de Talento Humano

El Departamento de Talento Humano cumple varias funciones,

entre ellas esta: vigilar y controlar la correcta aplicación de las
disposiciones establecidas en materia de personal, por las leyes,
reglamentos, decretos, sanciones, contratos y convenios de trabajo, es
muy importante, ya que a través de ella se garantiza la estabilidad y
seguridad laboral a los trabajadores.

Funciones
 Mantener actualizado los expedientes del personal del SAIME.
 Definir políticas, normas y programas orientados a la determinación
y permanente actualización de datos del personal del SAIME.
 Expedir y certificar las constancias solicitadas por los funcionarios
sobre su situación laboral, que es solicitada al Departamento de
Talento Humano, ubicado en la sede central.

Constancias y correspondencias
Se encarga de recopilar, organizar, registrar y distribuir toda la
correspondencia e información interna y externa. Así como, resguardar y
preservar los archivos de todo el personal de la organización y ejercer su
custodia, bajo la supervisión directa del Jefe de Oficina.

Funciones
 Se encarga de la elaboración de constancias de trabajo de los
funcionarios de la institución, por medio de un sistema
automatizado de manera directa y personal.
 Recepción, numeración, registro de los documentos recibidos de
manera externa.
 Salvaguardar, custodiar, mantener y actualizar el archivo de cada
funcionario.
Archivo
Recepción, distribución de la correspondencia interna y externa. El
archivo clasifica, ordena, describe y conserva los documentos
estableciendo las agrupaciones de documentos en concordancia con la
estructura orgánica de la Institución; conforma las series documentales y
elabora los instrumentos de accesibilidad, control y recuperación de la
información contenida en los documentos.

Funciones
 Recibir, registrar, archivar y distribuir los diversos documentos
enviados por el departamento de correspondencia.
 Colocar ordenadamente la documentación en los respectivos
expedientes de los funcionarios del SAIME.
o Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Oficina.
 Expedir y certificar las constancias solicitadas por los funcionarios
sobre su situación laboral.

Planificación y control de vacaciones

Encargado de la producción y las operaciones realizadas por los
funcionarios Públicos, están formados por un conjunto de niveles
estructurados (jerárquicamente) de planificación, que contemplan los
Planes de la Institución.

Funciones
 Se planifican las vacaciones del personal adscrito a la institución.
 Se reciben las suspensiones y postergaciones por reposos
médicos, prórrogas por razones de servicios, carga data de
información de los organismos públicos, con respecto al pago por
antigüedad y por concepto de días de disfrute de vacaciones,
según los años laborados dentro de la administración pública.
 Realización de todas las notificaciones y verificaciones de datos de
los Antecedentes de Servicios de cada funcionario público.
RGANIGRAMA GENERAL DEL SAIME

Fuente: Manual de Organización del SAIME (2016)

ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

JEFE DE OFICINA

ENLACE TALENTO
SECRETARIA
HUMANO

Fuente: Manual de Organización del SAIME (2016)

 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

PRIMERA SEMANA
Desde el 11-09-2017 al 15-09-2017
La primera semana de pasantias, realizadas en la oficina
Guaicaipuro, fue presentado todo el personal de la oficina, así como
también el grupo de trabajo, conformado por el Jefe de Oficina y la
Analista de Talento Humano, la cual dio una breve inducción, acerca de
cómo se labora en el Departamento, informando que en el área se
cumplen 4 funciones, de gran importancia para el funcionamiento de la
oficina, la cuales son la de Analista de Talento Humano la cual se encarga
de todo lo relacionado con el personal de la oficina, secretaria del Jefe de
Oficina, relacionada con la elaboración de oficios, recepción de oficio,
archivo y todo lo relacionado con las labores de secretaria, así como
también apoyo al asistente del jefe de oficina, en el momento que no este
presente en la oficina, por cualquier motivo.
La atención a usuarios que soliciten certificación de datos,
documento expedido por el SAIME, el cual certifica mediante el jefe de
oficina, que los datos del solicitante, y la identidad corresponden a la
persona que lo solicita, entregando como requisitos, copia de la cedula de
identidad y cancelar 1 U.T 300 BSf, este tramite se entrega de manera
inmediata, verificando un formato que esta previamente descargado en la
computadora, y llenando los renglones de los datos mediante la copia de
la cedula, además de usuarios por inclusión de serial, son los que no
aparece reflejado su numero de cedula en el sistema, anteriormente en el
año 2004, se ceduló por primera vez en las unidades móviles de
cedulación y la data muchas veces no era incorporada a la base de datos
de sede central, por lo tanto para hacer el proceso nuevamente, el usuario
tiene que entregar copia de partida de nacimiento y copia de la cedula,
estos requisitos son enviados por oficio al Departamento de Identificación
Civil y esperar 15 días hábiles para obtener respuesta.
SEGUNDA SEMANA
Desde el 18-09-2017 al 22-09-2017
Se organizaron las solicitudes realizadas por departamentos de los
funcionarios, para dar respuesta a su necesidad, se elaboraron oficios, los
cuales se envían al Departamento de Talento Humano, así como también
otros oficios a diferentes departamentos de la sede central: Flujo Alterno,
Identificación Civil, Suministros, Antecedentes Penales, Prohibiciones,
Movimientos Migratorios.
Búsqueda en el archivo de expediente de los funcionarios, para
anexarle copia de los documentos recibidos recientemente, solicitud
vacaciones, fideicomisos, justificativos o reposos, permisos.
Se recibieron usuarios solicitando inclusión en el sistema Saime,
recibiendo los requisitos necesarios para realizar el tramite, copia de la
cedula y copia de partida de nacimiento.
Se recibió planillas de varios requerimientos realizados por los
funcionarios de la Oficina Guaicaipuro: fideicomiso, solicitud de
vacaciones, permisos remunerados.
Se recibieron usuarios solicitando Certificaciones de Datos, dando
respuesta al momento.
Elaboración de cartelera informativa, la cual se ubico en el área del
comedor, para colocar las comunicaciones y circulares enviadas de sede
central y las circulares realizadas en la oficina, así todos los funcionarios
manejen la misma información.
TERCERA SEMANA
Desde el 25-09-2017 al 29-09-2017
Apertura de nuevos expedientes para todos los funcionarios, se
realizo el reemplazo de todas las carpetas del archivo móvil, ya que la
mayoría de ellos estaban deteriorados (rotas, viejas) se organizó en un
nuevo mueble de archivo, el anterior no tenia ningún tipo de seguridad,
sin llaves y las gavetas presentaban problemas al momento de abrirla, por
lo que se decidió realizar estos cambios.
Se separaron los expedientes de los funcionarios, los contratados
en una gaveta, los fijos en otra y el personal obrero y personal que no
labora ya en la institución por diversos motivos en otra gaveta, por orden
alfabético lo que facilita la búsqueda de la información de cada uno, al
momento de ser solicitada de la sede central, anteriormente estaban
todos los expedientes en la misma gaveta y presentaba gran dificultad
ubicarlos.
Se culminó la cartelera informativa la cual comenzó a elaborarse la
semana anterior.
Se recibieron usuarios solicitando Certificaciones de Datos, las
cuales se elaboraron dando respuesta al momento.
Se recibieron usuarios solicitando inclusión en el sistema Saime,
recibiendo los requisitos necesarios para realizar el tramite, copia de la
cedula y copia de partida de nacimiento.
Se recibieron oficios de diversos tribunales, solicitando algún tipo
de información, dirección, verificación de identidad.
CUARTA SEMANA
Desde el 02-10-2017 al 06-10-2017
Elaboración de oficios en respuesta a los recibidos de diversos
tribunales, la semana anterior, ubicando la información requerida en el
sistema, enviándola mediante oficio al tribunal.
Recepción de oficio solicitando cedulación a privados de libertad,
de Polimiranda y Poliguaicaipuro. Verificando por sistema cada uno de los
números de cedulas de los privados de libertad, para autorizar la
cedulación de cada uno de ellos, una vez cedulados y aprobada la
cedulación se procede a hacer entrega de las cédulas, al funcionario que
la solicito, mediante un acta donde consta el procedimiento realizado.
Respuesta a solicitudes de constancias de trabajos, realizados por
los funcionarios que laboran en la oficina, las cuales se descargan de la
página de intranet de la institución y se hace entrega de las respectivas
constancias.
Se recibieron usuarios solicitando Certificaciones de Datos, las
cuales se elaboraron dando respuesta al momento.
Se recibieron usuarios solicitando inclusión en el sistema Saime,
recibiendo los requisitos necesarios para realizar el tramite, copia de la
cedula y copia de partida de nacimiento.
Organización de los diferentes oficios que se manejan en el área
de secretaria y talento humano del año 2017.
QUINTA SEMANA
Desde el 09-10-2017 al 13-10-2017
Continuación de la organización de los diferentes oficios, se separo
los oficios de cada Departamento y año en carpetas Oslo, ya que todos
estaban archivados en la misma carpeta, se identificaron las carpetas, lo
que permitió un mejor manejo de los archivos y facilidad a la hora de
ubicar cada uno de ellos.
Así mismo se continuó con la solicitud a la sede central de las
vacaciones correspondientes al tercer trimestre, de los funcionarios,
verificando en los expedientes la fecha de ingreso, calculando los días
que le corresponde a cada funcionario de disfrute de vacaciones,
descargando la información de los funcionarios en una planilla que se
descarga desde la pagina de intranet de la institución. Luego se entrega a
cada uno la planilla que deberá ser firmada, como constancia de estar
conformes. Se creó un formato digitalizado de cada uno de los
funcionarios, con su fecha de ingreso y días de vacaciones a disfrutar, lo
que servirá en un futuro para el cálculo de las vacaciones, anteriormente
se tenía que ubicar el expediente de cada uno, para verificar las fechas lo
que creaba retrasos.
Luego de lo anterior se procede a elaborar los oficios dirigidos al
Departamento de Talento Humano ubicado en sede central, Caracas, con
el formato anual de vacaciones y la solicitud de cada uno de los
funcionarios, ya que dicho departamento es el encargado de aprobar las
vacaciones.
SEXTA SEMANA
Desde 16-10-2017 al 20-10-2017
Elaboración de organifoto, formato solicitado por la sede central de
cada uno de los funcionarios que labora en la oficina, solicitado por el
Departamento de Talento Humano ubicado en Sede Central, con todos
los datos de los funcionarios, como fecha de ingreso, a que Departamento
pertenecen y demás datos, que permiten tener actualizado el expediente
de cada trabajador, este organifoto se utilizara en la oficina, para ir
actualizando constantemente, ya que a la hora de buscar alguna
información, no se tenia un registro digitalizado, se tenia que verificar en
cada expediente, lo que creaba retrasos, por estar las gavetas
deterioradas y las carpetas no estaban organizadas, como se explico
anteriormente.
Se recibieron usuarios solicitando Certificaciones de Datos, las
cuales se elaboraron dando respuesta al momento.
Se recibieron usuarios solicitando inclusión en el sistema Saime,
recibiendo los requisitos necesarios para realizar el tramite, copia de la
cedula y copia de partida de nacimiento.
Elaboración de oficios que serán entregados a los diferentes
Departamentos en sede central: Identificación Civil, Movimientos
migratorios, Administración, Talento Humano, Tecnología, Bienes
Nacionales, los cuales fueron registrados en el libro de oficios entregados,
otorgándoles un número de oficio que se coloca en orden correlativo.
Organización de los recibidos de los oficios, ubicándolos en su
respectiva carpeta correspondiente al Departamento, al cual pertenecen.
SÉPTIMA SEMANA
Desde 23-10-2017 al 27-10-2017
En esta semana se dio continuidad como se hace a diario con la
atención al usuario, recibiendo solicitudes de certificación de datos e
inclusión en el sistema Saime, dando respuesta al momento, en el caso
de la certificación de datos.
Se realizó junto al enlace de Talento Humano el proceso de
Evaluación de Desempeño laboral al personal fijo, descargando un
formato de la página de intranet de la institución, se procedió a entrevistar
a cada funcionario, destacando sus aptitudes presentadas en la oficina,
luego cada funcionario debe firmar su evaluación si esta de acuerdo,
seguido de esto al culminar con todos los funcionarios que laboran en la
oficina Guaicaipuro, se remitió al jefe de la oficina las planillas de cada
uno de los funcionarios, para su posterior verificación y firma, para
finalizar se elaboro el oficio que será enviado al Departamento de Talento
Humano en la sede central del Saime.
Recepción de oficio solicitando cedulación a privados de libertad,
de Polimiranda y Poliguaicaipuro. Verificando por sistema cada uno de los
números de cédulas de los privados de libertad, para autorizar la
cedulación de cada uno de ellos, una vez cedulados y aprobada la
cedulación se procede a hacer entrega de las cédulas, al funcionario que
la solicito, mediante un acta donde consta el procedimiento realizado.
Respuesta a solicitudes de constancias de trabajos, realizados por
los funcionarios que laboran en la oficina, las cuales se descargan de la
página de intranet de la institución y se hace entrega de las respectivas
constancias.
OCTAVA SEMANA
Desde el 30-10-2017 al 03-11-2017
Elaboración de oficios, los cuales se envían al Departamento de
Talento Humano, así como también otros oficios a diferentes
departamentos de la sede central: Flujo Alterno, Identificación Civil,
Suministros, Antecedentes Penales, Prohibiciones, Movimientos
Migratorios.
Se recibieron usuarios solicitando Certificaciones de Datos, las
cuales se elaboraron dando respuesta al momento.
Se recibieron usuarios solicitando inclusión en el sistema Saime,
recibiendo los requisitos necesarios para realizar el tramite, copia de la
cedula y copia de partida de nacimiento.
Se verificaron por sistema Saime la cantidad de usuarios que
solicitaron inclusión en sistema Saime, luego se reenviaron los casos que
aun no tenían respuesta al Departamento de Identificación civil en la Sede
Central del Saime.
Para finalizar se realizó una reunión al finalizar la tarde sobre los
logros, experiencias adquiridas y conocimientos logrados, durante el
periodo de pasantía en el Departamento, entre el Enlace de Talento
Humano el Jefe de Oficina y la pasante.
 DIAGNÓSTICO O PROBLEMA OBSERVADO EN EL ÁREA O
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZÓ LA PASANTÍA

La principal problemática detectada en el departamento, fue

principalmente que la persona responsable de llevar el área de Talento
Humano, tiene muchas tareas que cumplir al mismo tiempo, ya que como
se explicó en las actividades realizadas por semana, se encarga de
cumplir con el rol de secretaria, asistente y además de cumplir su función
de encargada de personal y atención al usuario, esto genera retrasos a la
hora de cumplir cabalmente con alguno de los roles, por no contar con el
tiempo necesario para dedicar a cada uno el tiempo necesario y por lo
tanto el trabajo se retrasa, como se pudo constatar al verificar los
expedientes de cada funcionario que labora en la oficina, no estaban
organizados, las carpetas estaban en mal estado y no estaban
organizadas , lo que generaba retrasos a la hora de buscar algún
expediente solicitado por la sede central, o simplemente para buscar
cualquier información relacionada con el funcionario.
Otra de las debilidades del departamento, es que asisten a diario
gran cantidad de usuarios solicitando inclusión en el sistema y
certificación de datos, el cual se tiene que expedir al momento, por lo que
el usuario debe esperar que sea entregado su trámite, no existiendo un
horario para la recepción y la entrega sino que se hace al momento
además de ello también acuden usuarios solicitando información ajena al
Departamento, cuando existe en la oficina un personal en el área de
atención al usuario, ubicado en la puerta principal que no dan la
información de manera correcta y los usuarios se acercan a este
departamento, lo que crea retrasos a la hora de hacer el trabajo, es decir
que no todos cumplen su rol en la oficina.
Se evidenció además que no poseen una data o ficha digitalizada
de los funcionarios que laboran en la oficina Guaicaipuro, lo que
dificultaba a la hora de planificar las vacaciones anuales, además de
cuando era solicitada alguna información, se tenía que ubicar cada
carpeta. Otra de las fallas que se pudo observar fue que los oficios
enviados a la sede central no estaban separado por año ni por
Departamento, al momento de ubicar alguno de ellos no se podía.
Por lo tanto, se ha evidenciado en el Departamento de Talento
Humano del SAIME que la información administrativa proveniente de los
distintos procesos de sinceración de la nómina, en cuanto al beneficio de
ley como lo son las vacaciones, permiten la toma de decisiones
importantes que tienen que ver con el desarrollo del talento humano de la
institución.
En este sentido y tomando en cuenta la teoría con la práctica,
ambas guardan una similitud debido a que dentro del departamento en
cuestión, se tiene en control los movimientos de los cargos que forman
parte de la organización, el status en el que se encuentran los mismos,
todo lo mencionado va seguido de un exhaustivo estudio de los requisitos
entregados por el trabajador al ingresar al SAIME, la misma se encarga
también de los concursos, inducción , adiestramiento de los trabajadores,
así como también del ingreso de pasantes en la institución.
En el área técnica, se encuentran los responsables de realizar el
Punto de cuenta de cada trabajador, documento que contiene de manera
resumida aspectos importantes para el trabajador, tales como: Fecha de
ingreso en el Instituto, cargo a ocupar, sueldo a percibir, unidad de
adscripción, tiempo de duración del contrato, firma del presidente del
SAIME y los datos personales del trabajador.
En relación al proceso que se lleva en la nómina del SAIME,
debido a que en la misma se desglosa la información de las asignaciones
y deducciones de cada trabajador, según sea su status (empleados,
contratados y obreros), la misma también guarda los datos personales
del trabajador como: nombre completo, cédula de identidad y fecha de
ingreso. Es conveniente resaltar que se debe ser cauteloso con el manejo
de información correspondiente a la nómina, debido a que cualquier tipo
de modificación afectará directamente a la institución.
 RESULTADOS OBTENIDOS DURANTE LA PASANTÍA
La pasantía realizada en el Departamento de Talento Humano del
SAIME fue llevada a cabo siguiendo las instrucciones de la tutora
empresarial, quien desde el principio estableció el plan de actividades a
cumplir por la pasante, ajustándose al perfil académico de la Gerencia
Pública, carrera que está estudiando en el Instituto Universitario de
Profesiones Gerenciales IUPG.
Las actividades desarrolladas durante el trabajo como pasante,
permitió de forma satisfactoria la ampliación de los conocimiento que
formara el desempeño de un profesional capaz de afrontar cualquier
situación y aportando ideas para la solución de conflictos.
De esta manera, se pudo apreciar la importancia que tiene el
Departamento de Talento Humano dentro de la institución, siendo ésta
quien asegurará por medio de las capacidades y habilidades de un
personal calificado, el éxito de la organización.
Los logros obtenidos durante la pasantía se puede decir que se
obtuvieron a cabalidad en cada una de las funciones asignadas por el
Departamento de Talento Humano. Las habilidades y competencias
desarrolladas incluyen: manejo del sistema informático, redacción de
memos y reportes, archivo de expedientes, atención al público, capacidad
de síntesis y análisis, comunicación asertiva, relaciones interpersonales.
Por otro lado, en relación a la propuesta presentada por la pasante
ante la situación diagnosticada, la misma se sintetiza de la siguiente
forma:
1. Actualizar el manual de normas y procedimientos del cálculo de
nóminas con los ajustes del sueldo mínimo decretado por el
gobierno nacional.
2. Realizar reuniones semanales con el personal de Talento
Humano para hacer seguimiento a los diferentes procesos y
actividades derivadas de la atención a los trabajadores y
público en general.
3. Establecer un Plan de capacitación para todo el personal en
materia de atención al cliente, motivación, liderazgo y toma de
decisiones.
4. Establecer indicadores de gestión para medir la efectividad en
el Departamento de Talento Humano del SAIME.
 VÍNCULO DE LA PASANTIA CON LAS ASIGNATURAS DE LA
ESPECIALIDAD

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS: las organizaciones

venezolanas requieren de estrategias que les permitan participar con
efectividad en el espacio global. Por tanto, se hace necesario contar con
un personal dispuesto y capacitado para establecer y alcanzar metas,
haciendo un uso adecuado de los otros recursos. Debido a esto, el
estudio de la gerencia de recursos humanos es esencial para cualquier
gerente y en particular para el gerente financiero. En esta materia estudié
lo relativo a los subsistemas de recursos humanos, el adiestramiento, la
nómina, el reclutamiento, el desempeño. Esta materia proporcionó las
habilidades y competencias necesarias para administrar el talento
humano de una empresa u organización, las cuales irán mejorando con el
tiempo y fue de mucha ayuda en el proceso de pasantía.

RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO: : las relaciones públicas son

un conjunto de acciones de comunicación estratégica coordinadas y
sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo
fortalecer los vínculos con los distintos públicos, escuchándolos,
informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo
de los mismos en acciones presentes y/o futuras. Gracias a esta materia
la pasante pudo desarrollar sus capacidades y competencias en torno a la
comunicación oral, relaciones interpersonales, sentido de la disciplina,
organización y planificación, reconocimiento de la diversidad de formas de
pensar. En las labores como pasante se debe aplicar estos conocimientos
ya que continuamente existe la interacción con el público interno y externo
del SAIME.

INFORMÁTICA II: aunque Informática I fue bastante teórica, en esta

oportunidad la pasante pudo aplicar los conocimientos adquiridos en su
trabajo diario y que tienen que ver con el manejo del Microsroft Office
(Word, Excel, power point). Mediante situaciones de la vida real pudo
elaborar documentos en Word, elaborar tablas y fórmulas en Excel,
presentaciones y diapositivas en Power Point. Es importante esta materia
para la pasantía ya que en todo momento se utilizan las herramientas
informáticas para los diversos trabajos de oficina.

INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA: esta materia fue muy importante

para desarrollar la pasantía ya que la pasante pudo verificar en el área
laboral los diferentes estilos de liderazgo que existen en la actualidad, las
comunicaciones corporativas y la toma de decisiones en cada una de las
dependencias del SAIME.

REDACCIÓN DE INFORMES GERENCIALES: las comunicaciones

escritas en las organizaciones son esenciales para dejar evidencia y
constancia de las diferentes decisiones que se toman a lo largo del día.
En el caso particular de esta pasantía, resultó esencial saber dominar
este arte ya que no es sencillo elaborar informes y reportes cuando se
manejan múltiples variables.
 CONCLUSIONES

El proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones,

cobra vital importancia dado que ello depende el conjunto de planes,
acciones o estrategias de la empresa, así como también de manera
indirecta el planteamiento de objetivos y metas. El uso de herramientas
tecnológicas que proporcionan soporte al proceso de toma de decisiones,
permite a las instituciones obtener ventajas competitivas como
consecuencia de la agilización del proceso, además de que repercutirá de
manera notable en el rendimiento general de la organización.
El hecho de que el tomador de decisiones obtenga de una misma
fuente la información necesaria para determinar el conjunto de acciones a
tomar, otorga un beneficio extra contra aquel que no cuenta con este
recurso y deba invertir más tiempo del necesario para recabar
información, analizarla e interpretarla, en el sentido de que contará en
mayor medida con el recurso más importante para la organización, el
tiempo.
El SAIME es una institución que ha generado un gran beneficio en
materia de identificación a todos los habitantes del país. En la primera
parte de este informe de pasantias se reseña información indispensable,
ya que permite conocer su cultura organizativa, cuyos elementos son
compartidos y transmitidos por los miembros de la organización, y permite
conocer más a fondo el lugar donde presta sus servicios.
Durante el periodo de la pasantía realizada en el Departamento de
Talento Humano, Oficina Guaicaipuro no solo permitieron aplicar en la
práctica los conocimientos adquiridos, sino también afianzar y unir los
conocimientos adquiridos con la base académica brindada en el estudio
de los años cursados, en el Instituto Universitario de Profesiones
Gerenciales.
En la pasantía se observó lo complejo de los procesos que se
llevan acabo en el Departamento de Talento Humano, la cual ofrece llevar
un control de la estadía del trabajador en la Institución, desde la fecha de
ingreso hasta la fecha de egreso, obteniendo resultados óptimos, de
manera que se pueda prevenir algún tipo de inconveniente a futuro.
La pasantía realizada permitió a la pasante, obtener mayor interés
y motivación sobre la carrera, ya que fue una experiencia de mucho
aprendizaje y muy satisfactoria, logrando poner en práctica las
enseñanzas de forma ampliada y aprendiendo de cada área lo más
indispensable y elemental.

RECOMENDACIONES.

 Incentivar a los funcionarios que laboran en la oficina Guaicaipuro al

uso de la intranet, esto con el fin de mantener a todos los
departamentos conectados de forma que pueda fluir la información
que es emitida de la sede central del saime sin necesidad de
imprimir la información.
 Colaborar con el cumplimiento de las actividades de los funcionarios
y mantenerlos actualizados, de tal manera que los cursos impartidos
en la sede central, también sean tomado en cuenta los funcionarios
de la oficina Guaicaipuro.
 Estimular a los funcionarios para que se cumpla, lo establecido en el
manual de reglamento disciplinario, esto con el fin de evitar enviar a
la sede central actas por retardos de los funcionarios, o reposos
injustificados.
 Permitir a otros pasantes de Gerencia Pública cumplir con las
prácticas profesionales en el SAIME a fin de obtener abundantes
conocimientos y herramientas complementarios para su formación.
ANEXOS