Reconocer el entorno de trabajo de Excel, para el ingreso y manejo de la información.

Temas:

1. Generalidades de la hoja de cálculo.

2. Características de la hoja de cálculo.
3. Manejo de hojas, celdas, filas y columnas.

la hoja electrónica:

La hoja electrónica es un programa que permite realizar cálculos matemáticos de toda clase,
crear bases de datos que permiten mantener la información ordenada y a la mano para la
generación de informes, crear formatos como: tablas, facturas, crucigramas, entre otros, con
mayor facilidad y generar informes y gráficos estadísticos para la toma de decisiones.
Además, permite automatizar procesos con el fin de disminuir los tiempos de la
operatividad.

¡Para tener en cuenta!

Una base de datos en Excel es una lista de datos conformada por campos que se ubican en
las columnas y registros que se ubican en las filas, juntos, conforman la información
relacionada que puede ser de personas, productos, empresas, entre otros, según la
necesidad que tengamos.

Una base de datos puede ser la lista de tus amigos... ¿Qué información puedes tener de
ellos? Veamos un ejemplo:

Podemos ver en el ejemplo anterior que los campos de la base de datos son las
columnas: N°., Nombre, Fecha Nacimiento, Teléfono Fijo, Teléfono Celular y Correo
Electrónico, que, a su vez, contiene tres registros, es decir, la información de cada una de las
personas de la lista, en este caso, la información del primer registro es Carlos Pérez y su
información, segundo registro es María Cano y su información y tercer registro es Daniel
Marín y su información

Podemos ver en el ejemplo anterior que los campos de la base de datos son las
columnas: N°., Nombre, Fecha Nacimiento, Teléfono Fijo, Teléfono Celular y Correo
Electrónico, que, a su vez, contiene tres registros, es decir, la información de cada una de las
personas de la lista, en este caso, la información del primer registro es Carlos Pérez y su
información, segundo registro es María Cano y su información y tercer registro es Daniel
Marín y su información.
¡Para tener en cuenta!

Existen muchos programas que se clasifican como hojas electrónicas, Microsoft Excel es una
de ellas.

Este programa forma parte de un paquete de Microsoft que se llama Microsoft Office, pero
existen muchas más, por ejemplo: Apache OpenOffice Calc, Calc que está integrada en
LibreOffce, Gnumeric que está integrada en Gnome Offce, Hoja de cálculo que está
integrada en Google Apps, KSpread que está integrada en KOffce, paquete gratuito de
Linux; Lotus 1-2-3 que está integrada en Lotus SmartSuite.

En tu teléfono móvil o Tablet puedes instalar la hoja de cálculo integrada en Google Apps y
trabajar lo que desees.
Libro
Es el archivo que se crea en la hoja electrónica, es decir, en Microsoft Excel.

Debes tener en cuenta que un archivo es la información que se crea en un programa

determinado, en este caso, el libro es el archivo que se crea en la hoja electrónica Microsoft
Excel. Otros ejemplos de archivos pueden ser en Microsoft Word donde se crean documentos
de texto, Microsoft Power Point donde se crean presentaciones.

Veamos a continuación tres íconos que nos muestran que es un archivo es de Microsoft
Excel:

Menos
El archivo con extensión .XLSX es el original de las versiones a partir de 2007.
 Menos
El archivo con extensión .XSL es el archivo de las versiones anteriores, también llamado
modo de compatibilidad.

Menos
El archivo con extensión .CVS es el archivo que creamos con delimitadores con el fin de
convertirlo a base de datos o lista y está delimitado por un caracter coma, punto y coma,
guion, entre otros.
Estos tipos de archivos se asignan en el momento de guardar la información por primera vez.
Al dar ‘‘Guardar’’ a un archivo nuevo, aparece una ventana llamada ‘‘Guardar Como’’, en esta
ventana seleccionamos el lugar donde deseamos almacenar el archivo, le asignamos un
nombre (importante para saber cómo lo vamos a buscar cuando lo necesitemos) y por último
asignamos el tipo, este permite que quede con una extensión y un ícono.

Veamos cómo guardar con la opción "Guardar como":

¡Ahora sí!
Hoja de cálculo
Es un libro que se compone de hojas, en este caso, un libro de Microsoft Excel está
compuesto por hojas de cálculo. La hoja de cálculo es el área de trabajo donde se plasma la
información, es una matriz bidimensional que está compuesta por columnas y filas.

La siguiente imagen nos ilustra una hoja de cálculo, llamada Hoja1:

Una hoja de cálculo tiene columnas, las cuales se referencian con letras, estas van desde la
A hasta la XFD para un total de 16.384, y filas que se referencian con números desde el 1
hasta 1.048.576, permitiendo manejar grandes cantidades de información en una sola hoja.

Celda
Este elemento es muy importante en el manejo de la hoja electrónica, ya que es la
intersección de una columna con una fila, es decir, son cada uno de los "cajoncitos" que hay
en una hoja de cálculo. En éstos, se digita la información que necesitamos, por lo tanto, será
el elemento más utilizado en el tema de fórmulas y funciones. Para referenciar una celda o
para referirnos a una celda, siempre lo hacemos con coordenadas: COLUMNAFILA.
¡Para tener en cuenta!

En un libro se pueden manejar varias hojas de cálculo, todas son independientes una de la
otra, según la última versión, esta cantidad depende del espacio en el disco duro. Podemos
concluir entonces que en un libro se pueden tener grandes cantidades de información.
A continuación, encontrarás una imagen que marca algunas celdas con el fin de comprender
mejor este concepto:

En la imagen anterior, están marcadas cuatro celdas con colores diferentes: en amarillo está
la celda A1, en verde está la celda B3, en azul está la celda C6 y en naranja está la celda
A8. Como puedes observar, primero se da la columna y luego la fila; juntas, dan la dirección
de cada celda.

Rango de celdas
Es un conjunto de celdas, este rango puede ser consecutivo, no consecutivo o mixto.

Para tener aún más claro lo anterior, observa la siguiente imagen:

En la imagen anterior, están dos rangos en colores diferentes: en amarillo está el rango
consecutivo, es decir, las celdas que están seguidas una de la otra. Para referenciar o
nombrar este rango, lo hacemos entre paréntesis, la celda inicial debe estar separada por dos
puntos de la final así: (A1:B4).

¡Para tener en cuenta!

La selección de este rango inicia en A1 y finaliza en B4. El sistema, siempre tiene en cuenta
como primera celda del rango la que se encuentre en la parte superior  y/o izquierda.
En color azul está el rango no consecutivo, es decir, las celdas que no son seguidas una de
la otra son separadas. Para referenciar o nombrar este rango, lo hacemos entre paréntesis,
nombrando cada una de las celdas separadas por punto y coma así: (D2;D10;E5;F7).
Cuando hablamos de un rango mixto, nos referimos a la unión de ambos rangos, consecutivo
y no consecutivo así: (A1:B4;D2;D10;E5;F7). Estos rangos los debes utilizar dentro de las
fórmulas.

Tipos de datos
¡Te damos la bienvenida!
En Excel es fundamental identificar los tipos de datos, pues a partir de esto, podemos
digitarlos, corregirlos y utilizarlos de la manera correcta. Así mismo, podemos validar el
ingreso de los datos para ser más exactos y ordenados con la información. Es importante
conocer los procesos que nos minimicen el trabajo y nos permitan mayor agilidad en el
manejo de la herramienta, por ello, en la siguiente lección, hablaremos sobre los tipos de
datos para su ingreso y posterior edición. ¡Comencemos!

Tipos de datos

Cuando digitamos información en Excel, debemos identificar los diferentes tipos de datos que
allí se trabajan, ya que de ello depende su validación o no, para luego utilizarlos en la
configuración de los mismos o de las fórmulas.
Así mismo, cuando utilicemos herramientas como filtros, formato condicional, algunas
funciones como SI y sus derivadas, CONTAR.SI, SUMAR.SI, entre otras, es necesario
comprender el tipo de dato para saber qué opción o cómo debemos utilizar estas
herramientas.

A continuación, te presentamos una tabla en la que nombramos cada uno de los tipos de
datos con los que podemos trabajar en Excel y el comportamiento que ellos tienen al
momento de digitarlos, además, un video en el que podrás conocer en detalle cada uno y su
comportamiento para que sean válidos en el programa.

Si los datos no tienen este comportamiento, no serán válidos y, por consiguiente, tendremos
errores en su configuración y en los resultados de las fórmulas. Por lo anterior, no es correcto
aplicar alineaciones antes de empezar a digitar, en vez de ello, se digita y luego se aplica el
formato de alineación.
 Objetivo de la lección
Aplicar formatos a las celdas y a los datos que se ingresen en la hoja de cálculo.

Temas:
1. Formato de fuente.
2. Formato de alineación.
3. Formato de número.
4. Portapales.
5. Configuración de página en Excel.

 Formato de fuente
Cuando trabajamos en la hoja de cálculo, utilizamos datos de diferentes tipos que, unidos o
relacionados, se convierten en información. Para lograr que esta información sea clara y
ordenada, es importante dar formato a los datos, documentos y planillas que aquí creamos.

En esta lección, veremos el tema de formatos de celdas: bordes, alineaciones, fuente,

sombreado, y el tema de formato de datos: categorías de número y sus respectivas
configuraciones, incluyendo la personalización de datos. Todo esto  nos permitirá una mayor
agilidad en la digitación de la información y nos complementará el tema de validación de datos
y autollenado.

Para dar formato a una hoja de Excel es necesario  digitar datos en ella para lograr realizar su

configuración y que la información que se encuentra allí sea más clara. Es importante tener en
cuenta que cuando vamos a aplicar un formato cualquiera, debemos seleccionar todas las
celdas donde se encuentra la información, de esta forma, se aplicará el formato a la selección.
Si no seleccionamos los datos, no se aplicará el formato a ninguno de ellos.

A continuación, veremos los distintos formatos que podemos aplicar en Excel, para
mejorar la apariencia de los datos y las hojas de cálculo.

El formato de fuente es todo lo que tiene que ver con personalizar estéticamente la letra de los
datos en Excel. Para ello, utilizamos la ficha INICIO y de ella el grupo de íconos FUENTE.

Para conocer en detalle su nombre y función, debes dar clic sobre los números  .
Formato de alineación
El formato de alineación permite ordenar la información dentro de cada celda. Esto ayuda
también a que las planillas que realicemos se vean estéticamente ordenadas. Así como en el
grupo de íconos de FUENTE, aquí también lo hacemos por la ficha INICIO y el grupo de
íconos ALINEACIÓN. Para conocer en detalle su nombre y función, debes dar clic sobre los

números  .
Formato de Número
En los tipos de datos vimos que hay seis categorías para clasificarlos, de éstos, el grupo de
íconos Número permite dar formato a los datos numéricos, fechas, horas, fórmulas que
generen estos tipos de datos. Si la información que tienes es numérica, pero es un precio, el
formato será moneda o contabilidad. Si es un documento de identidad, debe estar separado
por miles, este grupo de íconos permite hacer estas y otras configuraciones. Si es un número
y tiene decimales, puedes configurar para que muestre un número determinado de decimales
o también, configurar para que no tenga decimales. Para conocer en detalle su nombre y

función, debes dar clic sobre los números  .

Evaluaciones