República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación

Universidad Nacional Experimental Rafael María Baralt
Cabimas Edo Zulia

Unidad IV
Introducción a la hoja de cálculo.

Realizado por
Álvarez Mosquera
Maibelin Alejandra
C.I: 30.423.360
Sección: 33112

Desarrollo
1. Qué es un libro.
Un libro de Excel es un archivo que se usa por una aplicación de hoja de
cálculo de Microsoft Excel. Los libros de Excel en realidad son juegos de
"páginas" de hojas de cálculo, cada uno de los cuales pueden incluir
información separada o codependiente. Estos archivos por lo general se
generan mediante el software de Microsoft Excel, pero muchos otros
programas son capaces de leer e incluso de editarlos.

2. Qué es una hoja de cálculo.

Una hoja de cálculo de Microsoft Excel es un documento, se trata de una
tabla, un arreglo matricial de filas y columnas cuya intersección determina
una “celda”.
La hoja de cálculo de Excel comienza como una página de celdas en
blanco, en la cual agregamos datos, por lo general numéricos o alfabéticos,
es decir, información en forma de palabras o números, que luego podemos
manipular con cálculos y fórmulas diversas.
La complejidad de una hoja de cálculo hecha en Excel varía desde tablas
de texto pequeñas con pocas celdas y operaciones aritméticas para llevar
contabilidades; hasta documentos grandes que pueden contemplar miles de
cálculos complejos, modelados y análisis estadísticos de miles de entradas
de datos en fracciones de segundo.

3. Qué son celdas en Excel.

Una celda de Excel es el espacio donde se introducen los datos en una
hoja de cálculo de Excel. Técnicamente, una celda es la intersección entre
una fila o línea horizontal con una columna vertical en la hoja de cálculo.
Por ello, el nombre de cada casilla de Excel proviene de la combinación del
número de la fila con el de la columna. Su tamaño puede ser modificado y
en ellas se puede introducir todo tipo de datos, texto, funciones e
instrucciones, así como ejecutar operaciones matemáticas.

4. Qué es un rango en Excel.

Un rango en Excel es una colección de dos o más celdas, donde puede
variar el número de filas y el número de columnas y puede estar ubicado en
cualquier parte de la hoja. Por ejemplo, la notación A2:B5 denomina un
rango de 4 filas de alto por 2 columnas de ancho. que va desde la fila 2
hasta la fila 5 y comprende las columnas A y B.

5. Qué son datos y tipos de datos en Excel.

 El programa de Excel es un programa que se utiliza habitualmente para
gestionar y calcular datos. Un dato hace referencia a la información que se
encuentra en las celdas de Excel. Cada celda tiene únicamente un dato y
estos pueden ser de diferentes tipos.
Excel te permite trabajar con diferentes tipos de datos, como números,
fechas o texto. Normalmente, cuando introduces un dato en una celda Excel
interpreta el tipo de datos del que se trata y le aplica el formato correcto,
pero esto no siempre es así, por lo que deberás saber cómo hacer que cada
dato se corresponda con su tipo correcto.
Tipos de datos
 Números
 texto
 Fecha y hora

6. Para qué sirven los tipos de datos

Números
Formato número
Es el tipo de datos que más se utilizan en los libros de Excel. Al introducir el
dato en una hoja, el programa reconocerá el tipo de dato y lo alineará a la
derecha.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir un número:
Excel admite caracteres del 1 al 9, comas decimales y separadores de
miles. Dependiendo del idioma de configuración, los separadores de miles
pueden ser comas o puntos y así también las comas decimales.
Al utilizar el punto (.) del teclado numérico, se entenderá que lo que deseas
introducir es una coma decimal.
El punto (.) del teclado alfanumérico se considera separador de miles.
Puedes agregar símbolos de moneda como $ ó € para designar un valor en
moneda.
Al utilizar símbolos como más (+), menos (-), multiplicación (*) o división (/),
se interpretará como un cálculo si el primer carácter introducido en la celda
es un igual (=) o un más (+).
Un número seguido de % se considera un porcentaje. Nada más
introducirlo, Excel dividirá el valor entre 100. Por ejemplo, si escribes 60%,
Excel considerará que has introducido el valor 0,60.
Texto
Formato texto
Se utiliza normalmente para escribir títulos, rótulos, comentarios y otras
descripciones.
Al introducir texto en una celda, Excel lo reconocerá inmediatamente y de
forma predeterminada lo alineará a la izquierda.
Al igual que con los números, si comienzas a escribir con los signos igual
(=) o más (+), Excel interpreta que lo que sigue es una fórmula, así que, si
quieres que sea considerado como texto, deberás escribir un apóstrofe (‘)
delante.
Fecha y hora
Formato fecha
Excel también admite datos de tiempo (fechas y horas). Se utilizan como
separadores, la barra inclinada (/) y el guion (-), por lo que, si introduces dos
o tres números separados por alguno de estos caracteres, Excel los
interpretará como fechas. Por ejemplo, si introduces 06-05, significará que
has introducido 6 de mayo del año en curso. Si introduces 15/09/17, estarás
introduciendo 15 de septiembre de 2017.
El formato de fecha que se interpreta de forma predeterminada depende de
la configuración regional del equipo. En español, esto es dd/mm/aaaa
(día/mes/año).
La opción predeterminada de fecha es dd/mm/aaaa. La fecha 17/12/2016
tendrá formato de [Fecha corta], mientras que sábado 17 de diciembre de
2016 tendrá formato de [Fecha larga].
Si quieres introducir una hora, debes hacerlo escribiendo dos números
separados por dos puntos (:). Esto se interpretará como hh: mm (hora:
minuto). Tres números separados por dos puntos se considerarán hh: m: ss
(hora: minuto: segundo).

7. Como indicamos el tipo de datos que debe tener una celda.

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas
contiene más de 17 mil millones de celdas y en cada una de esas celdas
podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es importante conocer
los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de
Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener
solamente tres tipos de datos:
Valores numéricos
Texto
Fórmulas
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los
cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando
ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será alineado a la
derecha:
Valores numéricos en Excel 2013
Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede
desplegar el valor numérico de diferentes maneras. Por ejemplo, en la
siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C tienen los
mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una
manera diferente:
Tipos de datos en Excel 2013
Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado
por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una misma fila tienen el
mismo valor, pero son desplegados de manera diferente debido al formato
aplicado a la celda el cual modifica la apariencia, pero no su valor. Para
este ejemplo el formato de las columnas B y C fue aplicado utilizando la lista
de formatos que se encuentra en la pestaña Inicio, dentro del grupo
Número.
LAS FECHAS EN EXCEL SON NÚMEROS
Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que
pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes
observar diferentes formatos que Excel puede aplicar a una misma fecha:
Diferentes formatos de fechas en Excel 2013
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad
todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el valor
numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al formato
general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la
columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
Fechas en Excel 2013 como valores numéricos
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en realidad
el valor numérico 41275. La manera en que Excel calcula dicho número es
obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900.
Una manera de comprobar que la numeración comienza con esa fecha es
ingresando el número 1 en una celda y posteriormente cambiar su formato a
Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la celda.
La ventaja de manejar las fechas como valores numéricos es que los
cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la resta
de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la diferencia en días porque en
realidad estará haciendo una simple resta de valores numéricos. Es por
esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo de datos en Excel, si
no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la herramienta.
PRECISIÓN DE LOS VALORES NUMÉRICOS
En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de
hasta 15 dígitos, es decir, como máximo podemos tener un número de 15
dígitos. Por ejemplo, si ingresamos los números 123456789012345 en una
celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta
exactamente de 15 dígitos, pero si agregamos un 6 al final del número
anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces Excel
guardará dicho número con el valor 1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy
pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque nunca
llegan a manejar valores numéricos que requieran más de 15 dígitos.
TEXTO EN EXCEL
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos
en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para indicar diversos tipos de
datos como los nombres de empleados o códigos de clientes que
necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de
nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres
alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera de identificar
fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor se alineará
de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por
un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto
estará alineado a la izquierda de cualquier celda.
Ejemplos de texto en Excel
FORMULAS EN EXCEL
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede
contener una fórmula que no es más que un conjunto de “instrucciones” que
manipularán los valores numéricos o texto y nos devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias
lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una fórmula hace
uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún cálculo u operación
y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.

8. Qué son formatos de celda.

El formato de celdas es el aspecto que tienen las celdas, al referirnos a
los aspectos se incluye el uso de colores, fuentes, alineamiento, y todos los
diversos elementos que contribuyan una adecuada presentación del
contenido de las celdas.
9. Qué son columnas y filas en Excel
En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan
verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se
identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la
columna.
En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de
izquierda a derecha del libro de trabajo. Las filas se identifican mediante un
número que se encuentra en la parte izquierda del documento.

10. Ventajas y desventajas de Excel

Ventajas
• Contiene un editor de Visual Basic para programar rápidamente
• Creación de listas
• Elaboración de gráficos de manera rápida y sencilla
• Facilidades de impresión siendo posible revisar previamente la impresión
en pantalla. Puede imprimir vertical y horizontalmente
• Los archivos pueden ser protegidos con una contraseña para mayor
seguridad
• Maneja encabezados y pies de página, títulos, márgenes, numeración
automática de páginas, inserción automática de fecha y hora
• Permite manipular información directamente, moviendo o cambiando
tamaño objetos
• Permite ver dos o más aplicaciones en la pantalla al mismo tiempo
• Realización de operaciones aritméticas con fórmulas
• Realización de tablas dinámicas
• Se puede filtrar datos
• Se puede ordenar datos fácilmente
• Se trata de una aplicación portátil. Puede ser enviada por correo
electrónico y se puede sincronizar con los PDA.
• Separación de tablas de texto en columnas

Desventajas de Excel
• Algunas personas consideran a los gráficos insuficientes o de mala calidad
• Es un programa de pago que no tiene un precio económico al alcance de
todos
• Es un programa incapaz de manejar fechas anteriores a 1990
• La información se puede perder cuando la aplicación se divide en
demasiados archivos
• Los archivos ocupan mucho espacio
• Los virus se pueden adjuntar a un archivo de Excel a través de los macros
• No es una aplicación de la que uno pueda ser autodidacta, sino que en
general se necesitan cursos para poder sacarle el partido necesario
• No es útil a nivel doméstico
• No funciona para ser personalizado con subconjuntos financieros
• Se debe introducir manualmente cada operación
• Se requiere, por sus necesidades, de un ordenador potente y en buen
estado
• Solamente es compatible con Windows y Mac
• Suele presentar errores inesperados que hacen que el programa se cierre
de forma abrupta y se pierdan datos irrecuperables

11. Características, función y objetivos de Excel

Características
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales
características de las hojas de cálculo. El programa muestra las celdas
organizadas en filas y columnas (intersección de las filas y columnas), y
cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas,
absolutas o mixtas a otras celdas.

Celdas. - Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente

los libros de contabilidad.

Efectos. - Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se

producen las sumas o movimientos de graficas automáticamente al existir
modificaciones, podemos incluir imágenes que muestren los datos o
aspectos directos de la información introducida.

Formatos. - Esta es una de las características que más destacan, pues

pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y
color de letras.
Gráficas. - Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual
de las estadísticas de los datos que estamos manejando.

Herramientas. - Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que

modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se
modifican según los usos que se le den.

Vínculos. - En las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o

directamente direcciones de internet que se abren automáticamente al
hacer clic en el enlace.

Plantillas. - Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la

creación de diversos documentos como:

Agendas
Calendarios
Facturas
Horarios
Informes
Presupuestos etc.
Además de que el usuario puede crear sus propias plantillas personalizadas
con las especificaciones que necesite.

Compatibilidad. - Este sistema comparte la denominada compatibilidad, que

le permite abrir y editar documentos de este tipo realizadas con plataformas
similares como son:

Open office
KOffice
Star Office etc.
Evolución. - Este sistema se adapta a las necesidades, transformándose
eventualmente mediante actualizaciones o nuevas versiones.

Así, cada nueva versión se encuentra mejor estructurada que la anterior,

con más funciones y retirando funciones que resultan obsoletas.

Auto textos. - Esta es una de las funciones automáticas más utilizadas, y es

cuando los usuarios ingresan datos iguales o similares en las casillas, y el
programa los auto-detecta y los convierte en textos con formato y
completándolos.

Herramientas. - Cuenta con diversas herramientas para con las que se

realizan varias tareas, como autosuma y otras con las que se facilita hacer
diversas operaciones dentro de las distintas celdas que componen la hoja
de cálculo automatizando las operaciones evitando al usuario hacer cada
operación por separado.
Difusión. - Por las distintas herramientas, la facilidad de manejo que posee
y demás capacidades que tiene para realizar el trabajo, ha sido el programa
de hoja de cálculo que en los últimos años ha tenido mayor difusión en el
mundo.

Funciones de Excel

Excel es uno de los programas más útiles, por lo mismo es considerado la

estrella de la ofimática. Con esta herramienta puedes hacer múltiples
cálculos y utilizar sus funciones sin duda facilitarán tus tareas diarias.

Excel es utilizado para múltiples tareas en distintas áreas de trabajo,

convirtiéndose en el mejor aliado de los profesionales que se desempeñan
tanto en labores financieras, como administrativas y contables.

Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y

especializadas que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo
operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno;
financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas,
referenciales y lógicas.

Las funciones de este programa son procedimientos que ayudan a realizar

cálculos con los datos ingresados. De esta forma, son consideradas una
especie de asistente de Excel que utiliza los datos ingresados para luego
realizar cálculos, entregando así el resultado correcto.

Las funciones de Excel son muchas y están catalogadas por su

funcionalidad. Algunas de esas categorías son: funciones de búsqueda y
referencia, funciones lógicas, funciones de texto, funciones de fecha y hora,
entre otras.
Entre las más conocidas podemos mencionar:

-Suma

-Buscar

-BuscarV

-Coincidir

-Encontrar

-EncontrarV

-Concatenar, entre muchas otras.

Objetivos de Excel

 Estudiar los componentes de Excel (definición y usos)

 Operaciones con archivos
 Protección de datos
 Realizar tareas básicas de Excel
 Repasar las opciones que presenta el comando pegado especial
 Usar opciones de protección
 Convertir textos planos a columnas de Excel
 Utilizar series de datos
 Trabajar con listas personalizadas
 Manejar algunas fórmulas
 Imprimir datos
 Introducir algunas funciones
 Usar funciones básicas