6  

Funciones del Administrador de Documentos

1.      Asegurar que las ediciones actualizadas de los documentos y datos del Sistema de
Gestión de la Calidad se encuentren disponibles en todos los lugares de distribución o uso.

2.      Retirar oportunamente la documentación no válida u obsoleta de todos los lugares de

distribución o uso.

3.      Mantener actualizada la Biblioteca Documentaria ISO.

4.      Asegurar la conservación y disposición de los registros de la calidad, asignados bajo su

responsabilidad.

5.      Mantener la aplicación de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de su

competencia.

6.      Reportar al Representante de la Dirección los cambios efectuados en la documentación

ISO, así mismo comunicar al personal involucrado sobre los cambios en la documentación. Y
asegurar el conocimiento oportuno de estos cambios.

7.      Verificar que las PC’S tengan instalado el SISAD (software de administración
documentaria de ISO).

8.      Realizar los backup de la información relevante de la organización de forma semanal, 

resguardar discos bajo su control.

9.      Recepcionar solicitud vía mail de recuperación de información y realizar la entrega de la

misma.

OTRO:

FUNCIONES DEL CARGO: Distribuir y registrar información correspondiente a un

determinado proyecto, tanto interna como con cliente y proveedores.
 
Tareas específicas:
 

 Recepción de Solicitudes de Emisión de Documentos

 Generación de Cartas de Distribución
 Distribución de Documentación
 Confección de Carpetas de Informes de Proyecto
 Registro de documentos en Planillas, por proyecto
 Generación de PDF’s de informes
 Creación de CD’s con informes de Proyecto
 Control, distribución y registro de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad
 Preparación y envío de Solicitudes de Cotización a Proveedores vía correo electrónico
 Copia en servidor de antecedentes de cotizaciones - para Gerencia Comercial
 Impresión y envío de cotizaciones a Clientes
 Creación de carpetas de proyecto y asignación de permisos en software AM-Meridian

 El cargo reporta al Sub Gerente de Ingeniería

 Se solicita:
Conocimientos:

 Estudios Técnicos Superiores (Secretariado, Técnico u otro afin)

 Habilidades:

 Capacidad de organización y planificación

 Responsabilidad y proactividad
 Habilidades para relaciones interpersonales

 Experiencia:

 1  año de experiencia en empresas de ingeniería