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Guía de Aprendizaje 5 - Elaboración de Documentos Ii
Guía de Aprendizaje 5 - Elaboración de Documentos Ii
GUÍA DE APRENDIZAJE N° 5
ASISTENCIA ELABORACIÓN DE
ESPECIALID
ADMINISTRATIVA COMPETENCIA DOCUMENTOS DE ACUERDO GRADO UNDÉCIMO
AD
CON NORMAS TÉCNICAS
PERIODO PRIMERO DURACIÓN DE LA GUÍA SEMANAS FECHAS
Elabora corrige y verifica que los documentos finales cumplan con las normas técnicas gramaticales y
EVIDENCIA las políticas organizacionales
CONTENIDO Redacción-concepto-técnicas- Norma técnica en la producción de documentos organizacionales: Carta,
carta circular, actas - Modelos y estilos, requisitos, márgenes - aspectos generales -Técnicas de cotejo -
Cotejo de documentos -corrección de textos - Transcripción textual- sobres -plegado de oficios.
ORIENTACIONES GENERALES
1. Este material es enviado vía WhatsApp, correo electrónico y publicado en la plataforma de Ovy (dando click
en la barra superior junto a su nombre de usuario, en el ícono APLICACIONES DE GOOGLE-DRIVE)
SEGUNDO PERIODO – ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS II
2. La guía consta de tres etapas EXPLORACIÓN, PRÁCTICA y TRANFERENCIA, cada una tiene unas fechas
estimadas de inicio y entrega, es importante fijarse en ellas y procurar EN LO POSIBLE cumplirlas.
3. Las actividades realizadas debes archivarlas en tu portafolio de evidencias de aprendizaje o en su defecto si
tienes PC debes ir organizando tu portafolio virtual.
4. Si tienes dudas o dificultades para enviar las evidencias de tu trabajo, comunícate con tu profe para que te
despeje los interrogantes que tienes y acuerden nuevas fechas de entrega, conociendo tus dificultades.
5. Cuando tu profe programe los encuentros virtuales, haz el esfuerzo por conectarte; estos son importantes
ya que se genera un espacio para despejar las dudas referentes a los temas a desarrollar. Si participas
activamente y demuestras tu aprendizaje de una forma significativa, tu maestro puede eximirte de una o
varias actividades de la guía, por eso vale la pena participar en las video conferencias.
6. Es importante no dejar acumular las actividades semana tras semana, esto le generará angustia y en
muchos casos incumplimiento en la presentación adecuada y oportuna de tus compromisos.
EXPLORACIÓN
FECHA DE
FECHA DE ENTREGA
INICIO
PRESENTACIÓN
Estimado aprendiz, debe saber que pintar una pared no implica ser capaz de pintar un cuadro para una
exposición y manejar la lengua de forma natural no supone conocer bien la ortografía y la gramática. Por ello,
producir un texto requiere cierta habilidad, incluso cuando ha salido de la mano de un profesional de la
lengua, sea escritor, traductor o profesor es necesaria la corrección, ya que nadie lo sabe todo y cualquiera se
equivoca. Por lo general, se recomienda que el corrector sea una persona distinta del productor del texto, ya
que alguien diferente puede reconocer con más facilidad los errores de otro, la corrección aplicada a un texto
propio es posible, pero requiere de cierta experiencia y práctica.
Página 1
Tenga en cuenta, que un texto es un todo en que todas las piezas encajan y la presente guía contribuirá
a mejorar su redacción e implementar estrategias para corregir un texto, tales como: las faltas ortográficas, el
estilo, la repetición de palabras, la coherencia, formato del texto… ¡y más!
https://www.youtube.com/watch?v=nM9uZfBRU5Q
Estimado aprendiz, tomando como base los aspectos claves para la corrección de textos identificados en
la anterior actividad y lo estipulado en la norma GTC-185, lo invito a revisar la siguiente carta e indique si el
vocabulario, redacción y distribución del texto, son acordes con los utilizados en el mundo empresarial.
El vocabulario y la redacción del texto no están acorde en el mundo empresarial. Los términos utilizados son
muy básicos para este tipo de escrito. Además, no aplica las normas explicitas en el video y la guía técnica
colombiana (signos de puntuación, sin cohesion).
Página 2
Elaborar documentos empresariales teniendo en cuenta normas vigentes reglas
gramaticales y de redacción atendiendo las funciones de la unidad administrativa y
requerimiento de la organización, asumiendo actitud crítica y argumentativa.
1. Concisión
Una redacción concisa resulta más eficaz. En el ámbito empresarial no se puede olvidar el factor
tiempo. Si se es conciso al escribir, se ahorrará tiempo, lo que demuestra respeto al receptor y
repercute en una imagen positiva del emisor.
Las frases no deben contener palabras innecesarias, puede que con menos palabras la
comunicación sea más clara. Para escribir de una manera concisa hay que evitar las opiniones
personales.
Formas de expresión
2. Claridad
Hay que intentar escribir del mismo modo que hablamos para facilitar la lectura al receptor. El
lenguaje debe ser sencillo, sin palabras rebuscadas, evitando la jerga o frases hechas, que
transmiten falta de vocabulario.
Formas de expresión
3. Evitar la redundancia
Es decir, repetir o usar excesivamente palabras o conceptos (por ejemplo, subir hacia arriba). El empleo
de palabras y frases redundantes hará que la redacción no parezca cuidada. La capacidad de
comunicarnos se basa en nuestro vocabulario, a medida que este se amplía, aumenta la precisión del
lenguaje.
Página 3
Formas de expresión
Si se utiliza un lenguaje sexista se demuestra una forma de pensar en la que se considera superior
a un sexo respecto del otro.
La lógica enseña que las ideas deben ser clasificadas en forma ordenada atendiendo los criterios de
extensión y de contenido de las mismas.
Sub-actividad 1 (Consulta)
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Ergonomía: Estudio de la adaptación de las máquinas, muebles y utensilios a la persona que los emplea
habitualmente, para lograr una mayor comodidad y eficacia.
Friso: Es un medio didáctico para representar imágenes en serie que se colocan en orden para mostrar
el proceso del tema. Aportan elementos metodológicos para enriquecer el conocimiento, la creatividad
y el desarrollo de competencias básicas.
Mecanet: Es un completo curso de mecanografía gratis en español y en inglés que nos enseñará a
escribir de la manera más rápida y segura posible.
Transcribir: Poner por escrito y de forma textual algo que se dice oralmente.
Página 4
Coherencia: Relación lógica entre dos cosas o elementos de algo de modo que no se produce
contradicción ni oposición entre ellas.
Cohesión: Unión o relación estrecha entre personas o cosas.
Corregir: Hacer las modificaciones necesarias en un texto, un trabajo, una obra u otra cosa para
eliminar sus faltas y errores.
Ensayo: Obra literaria en prosa, generalmente de corta extensión, en la que el autor expone sus propias
ideas acerca de un asunto o tema general, pero sin la extensión y aparato de un tratado.
ACTIVIDAD
1. Cohesión
2. Coherencia
3. Corregir
4. Digitación
5. Ensayo
6. Ergonomía
7. Friso
8. Mecanet
9. Tecnología
10. Transcribir
VERTICAL
1. Poner por escrito y de forma textual algo que se dice oralmente
4. Es un completo curso de mecanografía gratis en español y en inglés que nos enseñará a
escribir de la manera más rápida y segura posible
6. Incorporar datos a la computadora utilizando el teclado.
7. Unión o relación estrecha entre personas o cosas.
8. Relación lógica entre dos cosas o elementos de algo de modo que no se produce contradicción
ni oposición entre ellas.
HORIZONTAL
2. Es un medio didáctico para representar imágenes en serie que se colocan en orden para mostrar
el proceso del tema. Aportan elementos metodológicos para enriquecer el conocimiento, la
creatividad y el desarrollo de competencias básicas
3. Hacer las modificaciones necesarias en un texto, un trabajo, una obra u otra cosa para
eliminar sus faltas y errores.
5. Obra literaria en prosa, generalmente de corta extensión, en la que el autor expone sus propias
ideas acerca de un asunto o tema general, pero sin la extensión y aparato de un tratado.
9. Estudio de la adaptación de las máquinas, muebles y utensilios a la persona que los emplea
habitualmente, para lograr una mayor comodidad y eficacia.
10. Conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del
conocimiento científico.
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4
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9
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PRÁCTICA
FECHA DE INICIO FECHA DE ENTREGA
Actividad de aprendizaje: Rectificar documentos de acuerdo con las normas técnicas de producción de
textos, gramaticales y ortográficas.
1. Ideas claras: ¿Qué quiero decir?, ¿cómo quiero decirlo? Estas y otras preguntas son las que nos
debemos hacer antes de ponernos a escribir. Hacer un esquema con las ideas principales y secundarias del
texto y los aspectos importantes de cada tema, nos ayudará a organizarnos.
2. Frases cortas: Si el texto que vamos a escribir no es solo para nosotros, entonces debemos pensar en
el lector para hacernos entender.
3. No se escribe como se habla: La construcción del lenguaje hablado y del escrito son diferentes. La
redacción de un artículo periodístico o de un trabajo para la universidad no puede ni debe ser un texto
literario, pero tampoco una conversación con los colegas. Debemos cuidar que las frases no sigan el patrón de
una conversación, sino el de una redacción. Cada frase debe tener sujeto, predicado y los complementos
necesarios, cada idea debe estar enunciada y concluida, sin que se quede nada en el aire.
4. Los puntos y las comas no son un elemento decorativo: El lector necesita respirar y comprender, por
eso debemos concluir las ideas, enumerarlas y explicarlas. Puntuar correctamente es indispensable para
redactar bien, además nos ayuda a organizar nuestros pensamientos para que el texto no sea caótico.
5. Dile adiós a los adjetivos y adverbios: Las descripciones son importantes para conseguir una buena
narrativa, pero muchas personas abusan de los adjetivos y adverbios; revise su texto y observe todas las
palabras que puede eliminar (por ejemplo: muy, realmente, quizás, asombroso, increíble, verdaderamente,
justo).
6. No repita palabras: La amplitud de vocabulario, así como el nivel cultural de una persona se notan en
el uso excesivo de palabras, busca sinónimos o conceptos que puedan reemplazar lo que escribe. Lo primero
que debe hacer es encontrar las muletillas (palabras que repite constantemente), identificarlas en el texto con
la función de Word (Ctrl + B) y cambiarlas por otras (sinónimos). El idioma español es sumamente amplio;
aprovéchalo.
7. No abuse de los signos de puntuación ni de las negritas: La mayoría de veces se puede omitir signos
de puntuación como paréntesis y guiones agregando puntos o comas, de esta manera la escritura se ve más
limpia. Igualmente, evite el exceso de negritas y letras itálicas (cursiva); analice bien qué necesita resaltar y
hágalo únicamente cuando amerite.
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8. Use correctores de ortografía: Podría sonar obvio, pero no todos lo hacen. Aunque la herramienta de
Word es bastante funcional, tenga en cuenta que no arregla todos los errores, en especial, si se trata de
acentos diacríticos. Si no sabe cómo se usa una palabra, investigue o simplemente no la use, lo mismo ocurre
cuando se trata de gramática.
9. Escriba un principio y un final contundente: Como en una buena obra de teatro o película, el principio
es básico para cautivar a la audiencia; mientras que el desenlace es lo que más recordará el espectador en el
largo plazo. Procure iniciar y terminar sus textos con fuerza, una buena idea es comenzar con una pregunta y
finalizar con la respuesta.
10. Revise dos o más veces: La mayoría de los errores puede evitarse, o al menos disminuirse, con una
revisión. Lea cuidadosamente el texto, revise la ortografía y las palabras que utilizó. Por otro lado, no caiga en
el perfeccionismo, siempre sentirá que su texto puede mejorar, debe saber cuándo dejarlo ir, de lo contrario,
nunca terminará.
Tomando como base las anteriores recomendaciones, de forma individual redacte un ensayo de mínimo
tres páginas, en letra arial 12 e interlineado sencillo, donde cuente su experiencia en la etapa productiva como
aprendiz de asistencia administrativa. Debe guardar su evidencia en el portafolio para posterior revisión del
docente/instructor.
ACTIVIDAD 1
-Lee en voz alta el siguiente texto, realiza las pausas pertinentes; coloca los signos de puntuación
correspondientes.
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LA INTENCIÓN COMUNICATIVA
Todo texto escrito obedece a una necesidad del ser humano y como tal es importante tener en cuenta
que el mismo debe reunir unos requisitos mínimos que conduzcan al objetivo que se persigue. Tener claro
dicho objetivo es lo que constituye la intención comunicativa; escribir lo que se ha pensado, transmitir con
exactitud un mensaje requiere hacerlo con claridad, originalidad, estilo y concisión, buscando dar a los textos
naturalidad, sobre todo inyectándoles a las palabras la intención, como si nuestro receptor estuviese presente.
Para ello conviene, ante todo.
¿Qué ofrecemos?
¿Cuáles son sus intereses?
1. Pensar en el destinatario ¿Cuáles sus motivaciones?
¿Qué información necesita?
¿A qué nos comprometemos con él?
¿Cuál es el objetivo?
¿Qué se quiere decir?
2. Tener un plan ¿Cómo se va a decir?
¿Jerarquizar y ordenar ideas
“De nada sirve escribir, si no se es leído”, por tanto, es muy importante pensar en el
lector, para que lea con agrado, para que se anime a seguir la lectura hasta el final. Se puede
lograr este objetivo si se aplican los siguientes consejos:
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ACTIVIDAD 2
Redactar con cohesión y coherencia las comunicaciones empresariales, comerciales y sociales que se generen en
las organizaciones de acuerdo a la normatividad vigente
LA CIRCULAR
Es una comunicación de carácter general o normativo, utilizada para dar a conocer un mismo contenido a varios
destinatarios.
PARTES DE LA CIRCULAR
Recomendaciones:
- La circular no utiliza la línea de copias
- En circulares de poca extensión, es posible dejar interlínea y
media entre líneas y tres entre párrafos.
- Para circular se puede tener papelería especial
EL ACTA
Es una comunicación escrita que resume fiel y objetivamente los asuntos tratados en una reunión, así como
compromisos y acuerdos a los cuales se llega.
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En ciertos casos por disposiciones legales, es necesario registrar algunas de ellas ante entidades regulares, como
Cámaras de Industria y Comercio, Superintendencias de sociedades, superintendencias Bancarias.
LA CARTA CIRCULAR
PRÁCTICA
Elabore la siguiente carta circular, siguiendo las indicaciones para la elaboración de circulares. Recuerde
la raya oblicua significa aparte, actualice datos.
CIRCULAR 005.
Los Patios, 30 de junio de 2021.
Para todos los Docentes INSTEC.
Asunto: Servicio de Medicina Preventiva.
Con mucho gusto se les informa que el Servicio Médico Asistencial de nuestra
entidad, ha lanzado el programa “Medicina Preventiva”, dirigido a todos los
funcionarios y familiares beneficiarios de esta red de salud. Les invitamos a
acercarse a la secretaría a realizar su correspondiente registro; los servicios en
este campo están a su disposición a partir del día 25 de julio. La constante
preocupación de la Institución es el bienestar de sus funcionarios.
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EL ACTA
PRÁCTICA
Las docentes de la especialidad Asistencia administrativa convocan a una reunión (encuentro virtual) a
los aprendices de la especialidad (ASISTENCIA ADMINISTRATIVA) grado undécimo, para ultimar detalles de la
etapa productiva. Cómo invitada especial se tendrá a la profesora Elvinia Jácome, Asesora Técnico Pedagógica
SENA, el encuentro se realizará de manera virtual por Google Meet.
REUNIÓN DE VIRTUAL
Seguimiento etapa productiva
Reunión virtual
Fecha: 30-06-30
Lugar: encuentro virtual por la plataforma Google meet.
Hora: A las 03:00 pm
Próxima reunión el 15 de julio del 2021, se realizará de manera virtual por la plataforma google meet.
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BELEN CARDOZO RAUL BECERRA
Docente encargado Director de la institución
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TRANSFERENCIA
FECHA DE INICIO FECHA DE ENTREGA
Estimado aprendiz, el docente/instructor le entregará una serie de ejercicios sobre oficios comerciales y
memorandos, cartas circulares, etc. los cuales deben corregir y organizar según las Normas Técnica
estudiadas.
ACTIVIDAD
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“Si no se percibe que algo no está bien, no se
mejora; y lo que no se sabe que está mal, no
se cambia”.
Materiales: Computador, resma de papel carta, lápiz, lapiceros, clips, Guía Técnica Colombiana GTC 185
Evidencias de Conocimiento: Mapas mentales sobre las recomendaciones para la redacción y corrección de
textos correctamente.
- Intención comunicativa
Evidencias de Desempeño: Redacta, transcribe y corrige los documentos dados de acuerdo con técnicas
gramaticales, de digitación uso de las herramientas tecnológicas y las Normas Técnicas colombianas vigentes.
Evidencias de Producto: Entrega ensayo corregido teniendo en cuenta las retroalimentaciones señaladas en la
actividad de transferencia de conocimiento.
Evidencias de Producto: Entrega documentos corregidos (cartas, memorandos, circulares etc.) teniendo en
cuenta las retroalimentaciones señaladas en la actividad de transferencia de conocimiento.
GRADO______________ CÓDIGO____________
FECHA __________________________________________
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Página 15