PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN INGECOL.GCC.PG.

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GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
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PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

PROYECTO
Código del proyecto
REVISIÓN DESCRIPCIÓN (REALIZADA POR) FECHA
(Correlativo) (Motivo de la revisión y entre paréntesis quien la realizó) (de la revisión)
00 CREACION 15 10 2018
01 REVISION 09 07 2020
02
03

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. TERMINOLOGIA COMUN
4. DESARROLLO
5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
6. BUENAS PRÁCTICAS
7. RECURSOS ASIGNADOS PARA ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN
8. CADENA DE MANDO PARA RESOLUCION DE INCIDENTES
9. METODO DE ACTUALIZACION DEL PLAN DE COMUNICACIONES
10. ANEXOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

CONTROL DE PROYECTOS JEFE DE PROYECTO GERENTE DE PROYECTO

Fecha:22/07/2020 Fecha: 19/08/2020 Fecha: 04/09/2021

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1. OBJETIVO

Establecer los medios por los cuales el Proyecto llevará a cabo la comunicación interna
y externa, así como los flujos de información necesarios en cada caso.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los procesos relacionados con:

 Intercambio de documentación, información y coordinaciones necesarias entre el

Proyecto y su equipo.

 Flujos de información entre las diferentes áreas del Proyecto y Oficina Principal.

 El intercambio de documentos, información y coordinaciones necesarias (reuniones y

reportes) entre el Proyecto y el Cliente.

3. TERMINOLOGÍA COMÚN

Comunicación

Es el proceso mediante el cual se emite información lógica, clara y oportuna, entre un

emisor y uno o varios receptores ya sea en forma oral, escrita o cualquier otro medio,
con la finalidad de que exista una retroalimentación.

Comunicación externa

Comunicación establecida entre el Proyecto y el Cliente además de sus Subcontratistas.

Comunicación interna

Comunicación establecida entre las áreas que componen el Proyecto, asimismo entre el
Proyecto con las áreas de soporte de Oficina Principal.

4. DESARROLLO

4.1 COMUNICACIÓN EXTERNA

Todo tipo de documento que OBRA entregue al Cliente o supervisión será registrado por
el encargado del Control Documentario del Proyecto para su clasificación y distribución,
el encargado será designado en Obra (normalmente es la secretaria del proyecto).

La documentación remitida al Cliente será conforme a lo establecido en el Contrato o de

común acuerdo durante la ejecución del Proyecto.

El medio de comunicación podrá ser físico y/o digital (vía Transmittals, e-mails, cartas,
etc.) o de común acuerdo durante la ejecución del proyecto.

Las notificaciones para el inicio de trabajos, permisos e inspecciones serán definidas en

el Contrato o según acuerdo entre las partes (indicándose plazos, formatos y personal
involucrado).
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El detalle final de los medios y tipos de comunicación deberán ser tratados bajo los
lineamientos de la GUIA PARA LA DOCUMENTACION DEL PROYECTO
(INGECOL.GCC.PG.0005_Guia para la documentación del proyecto_REV1).

4.1.1 Reuniones entre el Proyecto y el Cliente

Consiste en:

a. Reunión de Inicio del Proyecto o Kick-off Meeting (KOM)

Esta reunión sirve para alinear los intereses entre LA OBRA y el Cliente. Los
objetivos, el contenido y los responsables de esta reunión se detallan en
coordinación con la Gerencia del proyecto. La responsabilidad recae en el Jefe
de Proyecto / residente de obra.

b. Reuniones periódicas con la supervisión y el cliente:

Para este fin se deberá tener en cuenta el análisis interés/poder de los

interesados y el tiempo que se invierta en ellos será proporcional al resultado
del análisis.

c. Reuniones Extraordinarias

Tanto el Cliente como el Proyecto pueden solicitar reuniones extraordinarias

para tratar cualquier tema considerado como relevante. Dichas reuniones
deberán ser coordinadas entre el jefe de proyecto, el Residente de Obra, y el
Cliente.

4.1.2 Reportes e informes de progreso del Proyecto al Cliente

EL PROYECTO presentará un informe de avance con respecto al plan de ejecución

del Proyecto.

Este reporte ya está definido en el contrato de obra, la LEY DE CONTRATACIONES

DEL ESTADO Y su reglamento, estos informes se denominan Valorizaciones de
obra y llevaran como mínimo el siguiente contenido:

 Resumen de valorización

 Informe mensual

 Valorización de obra

 Reajustes y deducciones

 Fórmula polinómica

 Curva s

 Sustento de metrados

 Cronograma valorizado

 Cronograma de obra

 Planos
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 Protocolos

 Fianzas

 Copia del cuaderno de obra

 Panel fotográfico

 Pólizas

 SCTR

 Informe de especialistas

4.1.3 Comunicación entre el Proyecto y los Subcontratistas

El mecanismo de comunicación que será establecido entre el proyecto y los

subcontratos será mediante reuniones y reportes. Además, se utilizarán,
teléfonos, correos electrónicos y documentación impresa.

a. Reuniones entre el Proyecto y los Subcontratos

El proyecto llevará a cabo una reunión semanal de seguimiento en la cual se

revisarán los avances de los trabajos efectuados, el cumplimiento del
programa, los eventos más relevantes de calidad, seguridad y la ejecución de
los trabajos.

El propósito de las reuniones es hacer un seguimiento del desempeño de las

actividades ejecutadas por el personal del Subcontrato para detectar
desviaciones en los procesos y poder establecer acciones que corrijan las
desviaciones en tiempo y forma.

A las reuniones con los Subcontratistas estarán a cargo del Asistente de

residencia o Ingeniero de Producción, ingeniero de oficina técnica, Ingeniero
de Calidad, Prevencionista de Riesgos y el Residente de obra / Jefe de
Proyecto cuando sea necesario.

b. Reportes del Subcontrato al Proyecto / Reporte semanal de producción.

Cuando sea requerido el Subcontratista entregará reportes semanales y/o

mensuales para demostrar el avance y estado de los trabajos, pruebas y/o
inspecciones. Estos reportes incluirán lo más destacado de la semana y/o del
mes respectivamente (avance, actividades más importantes, etc.), así como
el estado de los trabajos del Subcontrato con respecto a lo planeado.

Ya sea que se requiera o no el reporte del subcontrato el ingeniero de

producción deberá emitir un informe semanal de seguimiento de la
programación establecida para el mes en curso. La estructura de los datos de
la comunicación obligatoriamente debe estar basado en el EDT aprobado del
proyecto.
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4.1.4 Comunicación entre el Proyecto y el PROYECTISTA

El encargado de establecer comunicación con el proyectista será el Jefe de
Proyecto, el medio de comunicación formalmente será siguiendo lo
establecido el RLCE; informalmente se deberá identificar y registrar los
medios y vías de comunicación para una gestión oportuna.

4.2 COMUNICACIÓN INTERNA.

La comunicación interna se llevará a cabo entre el personal de las diferentes áreas del
Proyecto en obra, así también con las áreas de soporte de oficina principal.
La comunicación permite una coordinación eficiente de los trabajos y una correcta
ejecución de las funciones y responsabilidades.
Los mecanismos de comunicación se basan en reuniones donde el flujo de información
es verbal y los acuerdos más importantes quedan asentados en una minuta de reunión
o acta. También la información puede fluir mediante reportes, cartas, memorándums,
programas, correos electrónicos y cualquier otra vía que sea útil para enviar o recibir
información.

4.2.1 Reuniones internas

El personal del Proyecto llevará a cabo las siguientes reuniones:

o Reunión Semanal de Producción/Proyecto.

o Reunión Mensual de programación.
o Reunión Mensual de Monitoreo y control
o Otras reuniones.

a. Reunión Semanal de Producción / Proyecto

En esta reunión se analizará lo siguiente:

 el avance y progreso de los trabajos de la semana transcurrida lo cual se

traducirá en el informe Semanal.
 La programación de la semana siguiente (siguiendo el lookahead 4s)
 Análisis de Restricciones de los posibles no cumplimientos
 Informes de acciones relevantes de las especialidades de Seguridad,
Calidad, Medio Ambiente, Transito, Intervención social, Arqueología (las
que estén participando en la ejecución del proyecto)
 Gestiones relevantes por parte de la Jefatura del proyecto que ayuden a la
correcta ejecución de la obra

Al finalizar la reunión, se elaborará una minuta o acta de compromisos, las cuales

serán administradas por la Jefatura de proyecto/ asistente de proyecto o control
de proyecto en obra, quien deberá enviar una copia de esta minuta al staff del
Proyecto.
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b. Reunión Mensual de programación

A esta Reunión acudirán obligatoriamente el Ingeniero de Producción,

Ingeniero Residente, Maestro General de obra, supervisores civiles y
eventualmente el jefe de proyecto/ Sub contratistas y especialistas. En esta
reunión se analizará lo siguiente:
 Planificación física del proyecto
 Programación del lookahead 4s del mes siguiente siguiendo la línea
base establecida en la planificación del proyecto
 Plan de adquisición de recursos del siguiente mes
 Análisis de restricciones que pueden poner en riesgo la programación
establecida.
Al finalizar la reunión, se elaborará una minuta o acta de compromisos, las
cuales serán administradas por la Jefatura de proyecto/ asistente de proyecto
o control de proyecto en obra, quien deberá enviar una copia de esta minuta
al staff del Proyecto.

De esta Reunión se deriva el informe mensual que deberá enviar la jefatura

del proyecto cada fin de mes (30 – 31) al área de control de proyectos con
copia a Gerencia con la siguiente información:
 Programación física 4s - escaneado
 Look ahead 4s
 Cuantificación de la programación
 Cuadro comparativo Planificación vs Programación según EDT

c. Reunión Mensual de Monitoreo y control

Esta reunión se realizará en obra u oficina según coordinación, está reunión

deberá realizarse el 07 de cada mes con motivo de exponer el informe
mensual del estado del proyecto, será convocada por el jefe de proyecto y
como mínimo acudirán el jefe de proyecto, Gerente de Proyecto, Control de
proyectos y Gerencia general. En esta reunión se explicará el informe mensual
del proyecto que como mínimo abordará los siguientes puntos:
 Seguimiento de la línea base del proyecto costo-cronograma (Venta y
Meta), usando el estándar del valor ganado (CPI, SPI, VC, VS)
 Seguimiento a la línea base del alcance del proyecto según el EDT
 Estado de posibles modificaciones al contrato: Adicionales, Deductivos,
Ampliaciones y reducciones de plazo, Mayores y menores metrados.
 Estado de las adquisiciones, seguimiento de los recursos más
representativos del proyecto (planificado, valorizado, egreso de
almacén).
 Estado de principales riesgos del proyecto
 Estado de los principales stakeholders del proyecto
 Estado de Cartas enviadas y recibidas
 Estado de pólizas y cartas fianzas
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 Estado de la cuenta bancaria del proyecto (Flujo de caja actualizado)

d. Otras reuniones
Además de las reuniones mencionadas anteriormente, se podrá llevar a cabo
reuniones internas entre áreas, reuniones con distintas áreas de la Oficina
Principal y/o reuniones entre el personal del Proyecto en las cuales se revisarán
temas relacionados a coordinaciones de trabajo, revisiones, seguimiento a planes,
toma de decisiones, análisis de causa raíz, necesidad de capacitación, etc.
En estas reuniones se incluyen también las visitas a la obra por los Gerentes o
Gerente General de INGECOL, reuniones de Calidad, Seguridad o de Gestión de
algún proceso.
También incluyen las reuniones de capacitación, en la que según la necesidad se
abordará un tema específico relacionado al proyecto con el fin de entender el
proyecto, afianzar el trabajo en equipo y el desarrollo profesional.
Las minutas de estas reuniones serán elaboradas por algún representante de las
áreas involucradas y se enviará una copia a los involucrados, incluyendo al jefe de
Proyecto.

4.3 MATRIZ DE COMUNICACIONES

A fin de definir las frecuencias y medios de comunicación se establece una Matriz de

Comunicaciones para el Proyecto, la cual es coordinada con el Cliente en el Kick of
Meeting o posterior a este. Ver INGECOL.GCC.PG.0003 Matriz de Comunicaciones
Externa.

La transmisión de la información concerniente al personal del Proyecto se plasma en

una Matriz de Comunicaciones Interna que es preparada por cada jefe de proyecto al
inicio del Proyecto. Ver INGECOL.GCC.PG.0002 Matriz de Comunicaciones Interna.
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4.4 CONTROL DE INFORMACIÓN Y DATOS

El proceso de control documentario del PROYECTO se hará de acuerdo a lo establecido
en el procedimiento de Control de Documentos INGECOL.GCC.PG.0005.
Los registros serán administrados y controlados conforme a lo establecido en el
procedimiento de Control de Registros que se debe implementar en obra.

5. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Jefe de proyecto

Ing. producción
Residente de

Ing. Oficina
Gerente de

Secretaria
Proyectos

técnica
Ítem

Obra
Actividades

Archivo y control de documentos y registros generados entre

1 el Cliente y El proyecto X

2 Autoriza divulgación de INFORMACIÓN CONFIDENCIAL X

REUNIONES CON EL CLIENTE

3 Coordinación de Reuniones con el Cliente X

Preparación de agenda y minutas para Reuniones

4 X
con el Cliente

5 Preparación y envío de reportes para el Cliente X

6 Asistencia a reuniones ordinarias con el Cliente X X

7 Solicitud de Reuniones Extraordinarias X

SUBCONTRATISTAS
REUNIONES CON

Coordinar y asistir a reuniones con los

8 Subcontratistas X X

Coordinación de Reuniones Semanales de

10 X
COORDINACION

Producción y Programación
INTERNA

11 Asistir a las Reuniones Semanales de Producción X X X

X
REUNIONES DE

Preparar la agenda y minuta para las Reuniones de

12
Coordinación Mensual y Semanal de Obra X
Asistir a Reuniones Mensuales de programación
13 X X X
Obra X
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6. BUENAS PRÁCTICAS
 Realizar la Reunión de Coordinación Semanal de manera rutinaria, en un mismo día y
hora de la semana genera Habito y costumbre además crea un ambiente de trabajo
en equipo.
 Las acciones acordadas en las minutas de reunión deben indicar el responsable de
ejecutar la acción y las fechas de control. Se definen tres (03) fechas de control: la
fecha originalmente programada la cual queda inalterable en el tiempo; la fecha
reprogramada la cual se edita tantas veces sea necesario borrando la anterior
reprogramada; la fecha real la cual se registra una sola vez cuando la acción está
plenamente cerrada.
 Las reuniones siempre deben contar con un Moderador y una agenda previa esto
ayuda a aprovechar mejor el tiempo, el Moderador debe orientar la reunión a los
puntos de la agenda y dejar para el final los puntos “extras”
 Ser puntual es sinónimo de responsabilidad, las reuniones deben empezar en la hora
pactada con los participantes que estén presentes, respetar el horario desde un inicio
hará que el equipo de trabajo se alinee con los temas a tratar en la agenda.
 Se debe practicar la asertividad (decir las cosas sin procurar hacer daño) y la
inteligencia emocional (no dejarse llevar por emociones negativas), son dos
habilidades blandas que todo líder debe cultivar en beneficio del proyecto y de
generar un buen ambiente de trabajo.

7. RECURSOS ASIGNADOS PARA LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN

 Internet: se proveerá a la obra de Servicio de Internet (su costo se deberá

considerar en el presupuesto Meta de Obra), este servicio servirá para contar
con comunicación Electrónica llámese Correo electrónico corporativo, tableros de
control y Escritorio remoto para el acceso al sistema S10 módulo de Presupuesto
y gerencia, la duración del servicio será por el tiempo necesario para la
ejecución de la obra y 1 mes más para la entrega de la misma.

 Telefonía fija: se proveerá de este servicio para la comunicación directa con

Oficina principal y proveedores, su costo deberá considerarse en el presupuesto
Meta de obra y su duración será por el tiempo necesario para la ejecución de la
obra y 1 mes más para la entrega de la misma.

 Celulares: se proveerá de este servicio para la comunicación interna del

proyecto, su costo deberá ser considerado en los Gasto Generales del proyecto,
la comunicación será vía telefonía Celular, la asignación de los equipos y línea
será responsabilidad de Oficina principal a petición y necesidad del equipo de
proyecto. La duración será por el tiempo necesario para la ejecución de la obra y
1 mes más para la entrega de la misma.

 Pizarra / Kanban: para la gestión de tareas por hacer se implementará en obra

una pizarra siguiendo la filosofía Kanban, el objetivo principal es tener
actualizado una lista de tareas propias del proyecto pendientes/ en ejecución/
ejecutadas.

 Herramientas virtuales: la comunicación grupal a distancia se hará mediante

los siguientes medios:
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o Team Microsoft / Zoom. Para reuniones de coordinación que requieran

juntar a más de un miembro de la organización.

o WhatsApp. Para comunicación en tiempo real de equipos de trabajo con

un fin común.

o Trello. Gestión a nivel de quipo de trabajo sugerido para gestionar tareas

por ejecutar, en ejecución y ejecutadas. Reemplaza al panel de control
físico de obra.

Equipos y Útiles de Oficina: se proveerá de 1 impresora multifuncional, 1

impresora Grande y útiles de oficina a petición y necesidad del equipo de
proyecto para el tiempo que dure la ejecución de la obra y 1 mes más para el
cierre y la entrega de la misma.

8. CADENA DE MANDO PARA RESOLUCIÓN DE INCIDENTES

A continuación, se describe el proceso de escalación con identificación de los plazos y la

cadena de mando para aquellos incidentes que no puedan ser resueltos a nivel de
proyectos.

POSICIÓN ROL NOMBRE PLAZO EN DÍAS

5 Gerente general / Junta de Socios / CTA 2

4 Gerente de Proyecto 2

3 Jefe de proyecto 1

2 Residente de obra 1

1 Ingeniero – producción 1

Ingeniero – Oficina técnica

Prevencionista de riesgo

Recursos Humanos

Administración / logística

9. MÉTODO DE ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE COMUNICACIONES

Conforme avanza el proyecto este plan será actualizado por el jefe del Proyecto y será
aprobado por el Gerente del proyecto / Control de proyectos, los cambios deberán
obedecer a las necesidades de comunicación y aparición de nuevos interesados en el
proyecto.
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10. ANEXOS
INGECOL.GCC.PG.0003 Matriz de Comunicaciones Externa
INGECOL.GCC.PG.0002 Matriz de Comunicaciones Interna
INGECOL.GCC.PG.0004 Kick-Off Meeting
INGECOL.GCC.PG.0005 Guía para documentación del proyecto