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UNIDAD - 4 Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos
UNIDAD - 4 Recepción y Almacenamiento de Medicamentos y Dispositivos Médicos
Introducción
Así mismo en esta unidad se abordará el tema relacionado con el proceso de recepción, para lo
cual la institución o establecimiento realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor,
lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra (aspectos técnicos). Es el
momento en que se apropian realmente de los medicamentos y dispositivos médicos comprados.
Propósitos de formación
gg Recepcionar y verificar que los medicamentos y dispositivos médicos recibidos cumplan con
las condiciones de calidad y correspondan a los adquiridos por la entidad.
gg Identificar las condiciones de almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos
según la normatividad vigente y las especificaciones técnicas del fabricante.
Criterios de evaluación:
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Sesión No. 13 Condiciones que se deben cumplir para un adecuado
almacenamiento de medicamentos y dispositivos médico.
Para una mejor comprensión del tema a tratar en esta unidad, es necesario que usted conozca las
siguientes definiciones:
Definiciones:
Es el conjunto de actividades que tiene por objeto Son los preparados farmacéuticos obtenidos a
el cuidado y la conservación de las condiciones partir de uno o más principios activos de control
técnicas con las que fueron elaborados los especial, catalogados por las convenciones
medicamentos y dispositivos médicos. de estupefacientes como precursores y
psicotrópicos o por el gobierno nacional, con
Gas medicinal o sin sustancias auxiliares presentados bajo
forma farmacéutica definida.
Todo producto constituido por uno o más
componentes gaseosos, destinado a estar en Humedad relativa
contacto directo con el organismo humano. Se
consideran gases medicinales los utilizados en Es la cantidad de vapor de agua que contiene
terapia de inhalación, diagnóstico “in vivo” o el aire.
para conservar y transportar tejidos y células
destinadas a la práctica médica.
Medicamentos fotosensibles
Medicamentos termolábiles
Medicamentos higroscópicos
Las áreas de almacenamiento para los medicamentos y dispositivos médicos deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
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El almacenamiento debe planificarse teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Las áreas de almacenamiento deben estar alejadas de sitios de alta contaminación para conservar
adecuadamente los dispositivos médicos y la estabilidad de los medicamentos que puedan
resultar afectados. Muchos de ellos son sensibles a factores ambientales como la temperatura, las
radiaciones, la luz, contaminantes del aire y la humedad.
Debe descartarse la ubicación cerca de las calderas (por alta temperatura), central de esterilización
(por alta temperatura), cocina (por alta temperatura y contaminación cruzada), estacionamiento (por
contaminación cruzada) y depósito de basuras (por contaminación cruzada).
Las áreas de almacenamiento deben estar situadas preferiblemente en el primer piso o en un mismo
piso de las edificaciones. Las puertas deben situarse de tal manera que se facilite la circulación de
personas y materiales.
Si las entregas de productos son continuas y en grandes cantidades la entrada al almacén debe
tener contacto directo con el exterior y no ocasionar traumas en la atención. El almacén central debe
estar ubicado en el primer piso y debe ser equidistante a los servicios que atiendan.
1.2 Áreas.
Para lograr un servicio eficiente, un almacén debe contar con las siguientes áreas:
gg Área adecuada para almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que se van a
distribuir y/o dispensar.
Adicionalmente, se debe contar con espacios para el área administrativa, servicios públicos, vestier,
gabinetes de incendios y extinguidores y dependiendo de sus condiciones especiales, sitio para
material de riesgo (líquidos inflamables, tóxicos, corrosivos, etc.)
Para una adecuada señalización de las áreas están deben ser demarcadas con los siguientes
colores.
ÁREA COLOR
Área de recepción Verde
Área de revisión Rojo
Área de almacenamiento Amarillo
Área de cuarentena No. 1 Naranja
Área de cuarentena No. 2 Negra
Área de medicamentos de control Violeta
Área de reciclaje Rojo Rayado
Área de cadena de frio Azul
Área de preparados magistrales Azul Rayado
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1.3 Pisos.
Los pisos deben ser impermeables, sólidos, resistentes, antideslizantes, de fácil limpieza y uniformes,
de manera que ofrezcan continuidad para evitar tropiezos y accidentes. Deben ser de material que
no trasmita ruido ni vibración.
No es recomendable tener sifones o rejillas dentro de los almacenes por la posibilidad de acceso de
ratas a través de las alcantarillas de desagüe. Si esta situación no se puede evitar, se deben instalar
mallas o rejillas seguras.
Los medicamentos y dispositivos médicos no deben estar en contacto directo con el piso. Se
ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar.
1.4 Paredes
Las paredes deben ser impermeables, sólidas, resistentes a factores ambientales, de superficie
lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener sustancias
tóxicas, irritantes o inflamables.
Los cielos rasos y techos deben ser impermeables, sólidos, resistentes a factores ambientales, de
superficie lisa, e incombustibles. Los materiales que se usen en su terminado no deben contener
sustancias tóxicas, irritantes o inflamables.
1.6 Iluminación
Contar con luz natural y/o artificial que permita la conservación adecuada e identificación de los
medicamentos y dispositivos médicos y el buen manejo de la documentación.
1.7 Ventilación
Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la conservación adecuada de
los medicamentos y dispositivos médicos. No debe entenderse por ventilación natural las ventanas
y/o puertas abiertas que podrían permitir la contaminación de los medicamentos y dispositivos
médicos con polvo y suciedad del exterior.
zz Rayos solares
Se debe evitar la incidencia directa de los rayos solares sobre los medicamentos y dispositivos
médicos dentro de las áreas de almacenamiento, porque la radiación ultravioleta de la luz solar,
además de aumentar la temperatura ambiental, inestabiliza gran parte de los medicamentos y otro
tipo de productos.
En las áreas de almacenamiento se debe contar con mecanismos que garanticen las condiciones
de temperatura y humedad relativa recomendadas por el fabricante. Se llevarán registros diarios de
control de estas variables con un termómetro adecuado y un higrómetro calibrado.
CONDICIÓN TEMPERATURA
Temperatura ambiente controlada 15° a 25° C
Guardar en refrigerador 2° a 8° C
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zz Mantenimiento de cadena de frío
Los medicamentos que requieran refrigeración serán almacenados en cuartos fríos, neveras,
refrigeradores o congeladores. Se debe contar con un plan de emergencia que garantice el
mantenimiento de cadena de frío, en caso de interrupciones de la energía eléctrica. Adicionalmente,
deberá disponerse de un termómetro que registre la temperatura y llevar un registro diario varias
veces al día. La cantidad de medios de refrigeración será determinada por las necesidades de
almacenamiento.
2. Medidas de seguridad.
Un buen manejo administrativo del almacén elimina problemas de índole legal. Sin embargo, algunas
condiciones de seguridad son determinantes en el adecuado manejo del almacén.
Atender a los clientes y visitantes en la zona destinada a la recepción, y con horarios y fechas
determinadas, lo que facilita un control del personal que ingresa al área.
Instalar sistemas que protejan las áreas donde se ubican la documentación y los productos.
Establecer, mediante instructivos de almacén, procedimientos escritos en los que quede definido
quién entra y qué función cumple al entrar.
Se recomienda que los operarios y personal que maneje el kárdex tengan información básica
sobre medicamentos y dispositivos médicos, criterios técnicos en su manejo y claridad frente a las
implicaciones de manejar productos destinados al servicio de la salud.
Sin excepción, el personal debe contar con dotación adecuada para el desempeño de sus funciones
(blusa, overol, guantes, etc.).
Documentación
Para una buena administración del almacén se requiere en lo posible sistematizar la información,
zz Kárdex o software
zz Formatos
Los formatos diseñados para el manejo del almacén deben ayudar a manejar la información y
consolidarla (pedidos, despachos, recepción técnica por tipo de producto y recepción administrativa).
zz Informes contables
zz Dotación
El área debe dotarse de elementos y equipos necesarios para ofrecer un servicio de excelente calidad,
algunos de estos elementos y equipos son: estantes, estibas, neveras, termómetros e higrómetros,
gabinetes de seguridad para medicamentos de control especial, escritorios, sillas, extinguidores,
computadores, software, carretillas para traslado de embalajes, calculadora, papelería, utensilios de
escritorio, línea telefónica, papeleras, canecas, y textos de consulta, entre otros.
Los equipos deben contar con la hoja de vida correspondiente y estar incluidos en un plan de
mantenimiento.
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Sesión No. 14 Ubicación y ordenamiento de los medicamentos y dispositivos
médicos
Organizar sistemáticamente los insumos dentro del servicio permite ubicación fácil, lo que
contribuye a agilizar los despachos e inventarios y ayuda a optimizar el espacio disponible. Los
medicamentos se sitúan a un principio de organización específico, forma farmacéutica, clasificación
farmacológica, orden alfabético o nivel de atención, acorde con los criterios de almacenamiento, en
los que básicamente deben incluirse: la demanda, volumen, fechas de vencimiento.
Ninguno de ellos es el ideal, lo más conveniente es utilizar la combinación de varios métodos con el
objetivo de agilizar la búsqueda de los medicamentos, optimizar al máximo el espacio y que el tipo
de método elegido se mantenga en el tiempo
Una alternativa para el ordenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos es por orden
alfabético del nombre genérico.
Con la utilización de tecnologías como lectores inalámbricos para código de barras, el almacenamiento
de embalajes se puede realizar por líneas, pero dentro de estas es el software quien asigna el
espacio al insumo que ingresa y el mismo software informa de su ubicación en el momento de
requerirlo. Este es utilizado en el almacenamiento de grandes volúmenes.
Al recibir un pedido se ubica el producto en el lugar correspondiente (un producto del mismo lote y
fecha de vencimiento debe ubicarse en el mismo sitio), se consigna inmediatamente su ubicación
en una base de datos (lo ideal es que sea automatizada). Es indispensable que cada espacio tenga
su código, nombre del producto, concentración, forma farmacéutica.
El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios, técnicas y métodos que permitan
continuamente controlar, evaluar y gestionar la calidad durante el proceso de almacenamiento de
medicamentos y dispositivos médicos, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 2200 de 2005,
modificado parcialmente por el Decreto 2330 de 2006, la Resolución número 1403 y las demás
normas aplicables a la materia que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
Cadena de frío
Para el control de la cadena de frío, en el
mantenimiento de los refrigeradores deben estar a la
sombra y lejos de fuente de calor, separados de techos y
paredes mínimos 15 cm, bien nivelados y conectados
La humedad: Es
La Temperatura: Es directamente a la pared. un factor que afecta
un factor crítico que es considerablemente la
necesario controlar para evitar estabilidad de los medicamentos,
el deterioro en la potencia de los además de ser un medio propicio para
el crecimiento de bacterias y hongos, reacciones
productos o su estructura molecular afectando
de oxidación de los componentes de los medicamentos que se
directamente la efectividad del medicamento. Para manifiestan con el ablandamiento de tabletas, cambio de color y
un control adecuado, los termómetros calibrados se en algunos materiales médico-quirúrgicos disminuye el poder de
deben colocar en los lugares más críticos como son adhesión, entre otros deterioros.
el refrigerador y el sitio del área de almacenamiento La humedad relativa es la cantidad de vapor de agua que
donde la temperatura es más alta y llevar los contiene el aire. Se expresa como un porcentaje del volumen
respectivos registros diarios de estas temperaturas. total de aire (en peso o en volumen). Se mide con un instrumento
llamado higrómetro. Se debe ubicar, al igual que el termómetro,
Para disminuir la temperatura ambiental del área en sitios críticos del almacén y llevar registros diarios varias
veces al día o elaborar gráficas de temperatura y humedad. La
de almacenamiento se deben tener en cuenta las
humedad relativa recomendada debe estar entre 60% y 70%.
siguientes recomendaciones: Fortalecer la ventilación Para disminuir la humedad en el almacenamiento se recomienda:
del área con la utilización de ventiladores, aire aire acondicionado, no sacar los medicamentos y dispositivos
acondicionado, extractores, adecuación de techos médicos de las cajas primarias y, en lo posible, del embalaje,
aislantes como: fibra de vidrio, pinturas especializadas utilizar estantería con puerta, los productos higroscópicos
que disminuyen el calor y dejar libre los corredores deben llevar en su empaque original una bolsita de sílica gel,
para circulación del aire.Ejemplo de medicamentos la cual debe ser cambiada cuando cambie de color y garantizar
que se alteran con temperaturas mayores a 30 °C: la rotación de los medicamentos y dispositivos, buscando un
Acetaminofén tabletas , acido acetil salicílico tabletas, menor tiempo de almacenamiento.
El almacén y el servicio farmacéutico contarán con criterios,
antibióticos, sueros en diferentes formas, entre otros.
procedimientos y recursos que permitan calcular las existencias
necesarias, para un periodo determinado, los niveles óptimos
de inventario, los niveles mínimo y máximo de existencias,
punto de reposición o punto de pedido y presupuesto necesario
para cumplir con la prestación oportuna del servicio y que
permitan realizar un exacto control de existencias, evitando
así deterioro y alteración de los medicamentos. Ejemplos de
medicamento que se alteran con la humedad: Dapsona tabletas,
metronidazol tabletas, preparados oftálmicos sulfaíidicos, sales
de rehidratación y tinidazol tabletas, entre otros.
Ver anexo 1: Formato control de temperatura, humedad y red
de frio.
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zz Control de las condiciones de higiene
Se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Buena ventilación libre de gases
contaminantes, las paredes y pisos deben ser de un material de fácil aseo y limpieza.
Las uniones de paredes y pisos no deben formar ángulos rectos, sino curvas que eviten la acumulación
de polvo. Buen aseo en todas las áreas, instalaciones sanitarias limpias y funcionales, lavamanos
limpios, estantes y estibas libres de polvo, control y sanitizacion del ambiente, fumigaciones
periódicas (mínimo cada 6 meses) con el fin de eliminar roedores, insectos, etc.
2. Devolución de medicamentos
zz Área especial
Deben guardarse aparte del área de productos disponibles para la venta y/o dispensación y se debe
prevenir su distribución hasta que se decida que están disponibles.
Los productos devueltos sólo podrán reubicarse en el área de disponibles para su distribución o
dispensación, si cumplen con las siguientes condiciones:
Anotaciones:
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Sesión No. 15 Control de inventarios
El almacén y servicio farmacéutico contarán con criterios, procedimientos y recursos que permitan
efectuar el control de inventarios. Este control se hará especialmente mediante la evaluación de
la rotación de inventario y del conteo físico comparado con el registro de existencias. Se deberá
realizar inventario general, pruebas selectivas o inventario rotativo y el inventario permanente.
zz Toma de inventarios
Se debe disponer de un sistema de control de movimientos y existencias para cada producto. Los
medicamentos y dispositivos médicos almacenados requieren un control frecuente de existencias,
con el objetivo primordial de comparar las existencias físicas contra el movimiento (entradas y
salidas), lo que permite determinar la eficiencia en el manejo de los mismos, así como también
alimentar el sistema de información que va a permitir tomar decisiones administrativas en cuanto
a la programación de necesidades, compras, rotación de inventarios, devolución a proveedores,
elaborar el presupuesto, identificar deterioros, obsolescencia, vencimientos, hurto, averías.
Se efectúa la programación de los inventarios fijando fechas y hora de realización del inventario.
gg El responsable de almacén o servicio farmacéutico revisa uno a uno los productos a inventariar
y verifica valorizaciones en el sistema.
gg El programa para registrar el inventario debe incluir la información del saldo a la fecha de corte,
registro para faltantes, sobrantes y saldo o cantidades halladas en el inventario.
gg Una vez se encuentren ubicados, el coordinador y veedor dan la orden de inicio y comienza el
conteo.
gg El conteo se realiza tres (3) veces y se anota en el respectivo listado o tarjeta, en la casilla
correspondiente. Finalizados los tres (3) conteos, se pasa al digitador el listado o tarjeta de conteo
una vez se ha terminado el diligenciamiento.
gg Valores arrojados del total por ítem de los elementos contados contra los registrados por el
sistema o kardex.
El servicio farmacéutico contará con criterios, procedimientos y recursos que permitan verificar
continuamente la fecha de vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos, para que sean
distribuidos o dispensados dentro de la fecha de vigencia o se solicite con la debida antelación la
devolución o cambio al proveedor, de acuerdo con las condiciones de negociación.
Se debe tomar como factor de análisis básico el método FEFO (primeros en vencer primeros
en salir) y el respectivo control periódico de los productos próximos a vencerse (mínimo con tres
meses de antelación) identificando número de lote, fecha de vencimiento y proveedor..
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Sesión No. 16 Recepción de medicamentos y dispositivos médicos
1. Definiciones:
2. Responsable de la recepción
El jefe de almacén o quien haga sus veces efectuará la recepción administrativa y el director
del servicio farmacéutico o la persona que éste delegue, realizará la recepción técnica de los
medicamentos y dispositivos médicos adquiridos.
El traslado y entrega de los medicamentos y dispositivos médicos están sometidos a las disposiciones
técnicas establecidas en la Resolución 1403/07, en el Código de Comercio y demás normas que
reglamentan el transporte de sustancias especiales que se relacionen con medicamentos.
El transporte puede ser propio o contratado. El remitente deberá indicar al transportador los
aspectos señalados en la legislación vigente, las características y condiciones especiales de los
medicamentos.
zz Embalaje
Los medicamentos que se van a transportar deben colocarse en cajas o disponerse dentro de
cubiertas que garanticen una adecuada protección contra los agentes externos.
Los documentos que acompañan el envío deben ser de fácil acceso y conservación, en los cuales
se debe indicar por lo menos: fecha de envío, nombre y dirección del remitente, nombre y dirección
del cliente, descripción del medicamento y dispositivo médico, la cantidad y número de lote.
zz Condiciones de transporte
Los medicamentos deben transportarse de modo que su integridad no se deteriore, las condiciones
de almacenaje se mantengan, se protejan contra hurto, se conserve su identificación, se evite la
contaminación o confusión con otros productos. Se deberá cumplir con las siguientes condiciones
específicas:
gg Cuando se use hielo seco en la cadena de frío se deben observar las precauciones de seguridad
y verificar que los medicamentos no entren en contacto directo con el hielo seco, ya que se podrían
congelar
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gg Para los medicamentos que requieren condiciones especiales de almacenamiento deben existir
registros y controles que demuestren que se cumplen estas exigencias durante el transporte.
La recepción de los productos debe cumplir con los procedimientos administrativos y técnicos de
verificación para su ingreso al sistema contable del almacén o servicio farmacéutico.
La entrada al almacén desde el punto de vista contable contiene tres informaciones: Qué producto
ingresa, el valor (compra) y el proveedor del mismo (factura). Para que el responsable del
inventario pueda verificar estas variables es necesario que oportunamente haya recibido el contrato
de suministro o la orden de compra de los productos que van a ingresar al almacén o servicio
farmacéutico.
Se debe asegurar que los productos se reciban de acuerdo con lo pactado en el momento de la
compra.
El jefe de almacén verifica que haya llegado el producto solicitado, del proveedor seleccionado,
en las cantidades requeridas y con el valor y plazo estipulados en el contrato de suministro o la
orden de compra. Se constata que exista una correspondencia de lo recibido con lo pactado y si el
producto cumple o no con las condiciones pactadas en la compra.
Se procederá por el director del servicio farmacéutico, o la persona que delegue, a realizar una
inspección de los medicamentos y dispositivos médicos para verificar las condiciones técnicas,
la cantidad de unidades, el número de lote, fechas de vencimiento, registro sanitario, laboratorio
fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material
de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en la negociación.
Para tal efecto se escogerá una muestra al azar del total del lote recibido.
Es importante que durante la recepción se cuente con la ficha técnica del medicamento y/o dispositivo
médico, sobre la información de las especificaciones del producto, tiempo de vida útil, condiciones
de almacenamiento y la información que la institución considere necesaria. Esta información es
brindada por el proveedor al momento de cotizar los productos.
Los medicamentos de control especial que son monopolio del Estado, una vez se realice la respectiva
recepción técnica, deberán almacenarse bajo seguridad y en un sitio independiente de los demás
medicamentos.
Cuando los medicamentos no cumplan con las especificaciones técnicas se comunicará al proveedor
y al jefe de compras o quien gaga sus veces.
Se debe garantizar que los productos recibidos cumplan con todas las especificaciones técnicas y
las establecidas en el momento de la compra.
gg Producto: En los medicamentos debe garantizarse que el principio activo sea exactamente al
solicitado, en la forma farmacéutica y concentración estipulada.
gg Fecha de vencimiento: No debe recibirse el producto que tenga menos de dos terceras partes
de su vida útil, o por lo menos, un año para su vencimiento.
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Se revisan además otras características para los medicamentos:
gg Análisis organoléptico: Se refiere al análisis de las características que se pueden percibir por
los sentidos (color, olor, textura) de un producto por parte de responsable del almacén.
gg Control de “pasa, no pasa”: Evalúa si una característica está por debajo o por encima de un
límite fijado.
gg Defecto Mayor: Sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir considerablemente el uso del
producto.
La clasificación de los defectos encontrados durante la inspección se cruza con el NAC y el resultado
de este cruce permite aceptar o rechazar el lote de recepción. Ello se acepta si el número de
defectuosos es igual o inferior al establecido por el NAC respectivo. Si es superior al establecido en
la tabla se rechaza. Ver anexo 2 Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material
de acondicionamiento, en los productos y en la forma farmacéutica en los medicamentos.
Productos Observaciones
Se observará que no tengan manchas, que no estén
decoloradas, que no estén quebradas ni pegajosas,
Tabletas
que no tengan polvo adherido a la superficie; igual
tamaño, color y apariencia.
Polvos o granulados para reconstruir a solución Que dispersen fácilmente. Color granulado
oral uniforme.
Que los tubos no estén colapsados ni con
Cremas y ungüentos perforaciones o rupturas. Que el cierre esté
hermético.
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Equipo para la administración de soluciones Advertir si los sellos no están intactos o si los
parenterales protectores no están en su sitio.
zz Acta de recepción
Una vez autorizada la recepción del producto, se produce su incorporación al sistema contable del
almacén.
El almacén o servicio farmacéutico registrará en los medios existentes para tal fin, preferiblemente
computarizados, la cantidad, fecha, valor unitario, valor total, proveedor, etc., de los medicamentos
y dispositivos médicos recibidos.
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Anexo 2. Inspección, clasificación y determinación de defectos en el material de acondicionamiento,
en los productos y en la forma farmacéutica en los medicamentos.
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Presencia de gas
Presencia de materiales extraños
No redispersión en suspensiones
Formas farmacéuticas líquidas no estériles
Falta de homogeneidad en emulsiones
Presencia de gas
Presencia de materiales extraños
No redispersión en suspensiones
Preparaciones sólidas no estériles: polvos y granulados
No se dispersan fácilmente (polvo para suspensión)
Color no uniforme
Presencia de material extraño
Granulado no uniforme en color y tamaño
Tabletas
Bordes erosionados, tabletas laminadas, porosas, manchadas y
moteadas.
Polvo adherido a la superficie
Nombre Concentración Nombre Laboratorio Forma Unidad Presentación Número Número Fecha de Cantidad Cantidad Cumple Se
genérico comercial Fabricante farmacéutica de de lote de vencimiento recibida de la especificaciones acepta
manejo registro muestra
Advas Técnicas si no
Observaciones:
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Actividad de aprendizaje No. 6
Anotaciones:
Anotaciones: