1.

EMPRESA:
Concepto: Una empresa es una organización o institución dedicada a actividades
o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades
de bienes o servicios de la sociedad.
Clasificación: Microempresa: si posee menos de 10 empleados.
Pequeña empresa: si tiene un número entre 10 y 49 empleados.
Mediana empresa: si tiene un número entre 50 y 249 empleados. Gran empresa:
si posee 250 o más empleados.

- Estructura organizacional: La estructura organizacional es el sistema jerárquico

escogido para organizar el personal y los medios de una organización. Gracias a
ella, se abordan las formas de organización interna y administrativa. El reparto
del trabajo en áreas o departamentos se ramifica en un árbol.
Tipos de estructuras organizacionales
Existen diferentes formas de estructuras organizacionales que son empleadas
acordes a los requerimientos de cada empresa, las más comunes son:
- Estructura lineal: Este modelo se basa en el principio de la jerarquía. Con este
tipo de organización se refuerza el concepto de autoridad en el que cada superior
tiene una jurisdicción única y absoluta sobre sus subordinados.
Las ventajas que presenta esta tipo de estructura es que está formada por
una estructura sencilla y de fácil comprensión, en la que la autoridad está
perfectamente definida.
Los mayores inconvenientes que presenta es que se trata de un modelo rígido e
inflexible ya que los ejecutivos son los únicos que tienen la autoridad y toman las
decisiones. Además, se presenta una falta de capacidad para desenvolverse en
entornos dinámicos.
- Estructura funcional: Este método se basa en distribuir las funciones en la
organización según la especialización de cada trabajador.
Lo importante de este modelo es que permite que cada empleado
trabaje desarrollando sus cualidades, descentralizando la toma de decisiones y
proporcionando una comunicación ágil y directa, sin necesidad de
intermediarios.
El problema principal de la estructura funcional es que los trabajadores reciben
órdenes diferentes y, en algunas ocasiones, contradictorias, que dificultan el
desarrollo de sus funciones.
- Estructura por división: En este caso, la empresa se organiza por productos o
líneas de productos, por zonas geográficas o por tipo de clientes.
- Por productos: La organización se divide por grupos y cada grupo
se encarga de la elaboración de un producto específico. Esto se da cuando
una empresa produce una gran variedad de productos y que, por ser tan
extensos, resulta imposible organizarse como en los casos anteriores.
- Por zonas geográficas: Se presenta en aquellas compañías que se
componen de grandes cadenas organizacionales distribuidas en diferentes áreas
geográficas, como las cadenas hoteleras.
Los directivos de cada división son responsables de todos los productos y
servicios de la compañía en el área geográfica que esté situada. En estos casos las
estructuras son más sensibles a las condiciones locales que a las divisiones
globales del producto.
- Por tipo de clientes: La organización se adapta y se divide en grupos
que sean capaces de resolver las necesidades de cada tipo de cliente. De esta
manera se logra una mayor especialización del vendedor para resolver cualquier
problema que se les presente a sus clientes.
- Estructura matricial: La estructura de organización matricial se basa en un
sistema de mandos múltiples, en la que se combina la estructura funcional y por
división. De hecho, cada empleado forma parte de dos cadenas de mando:
- Distribución vertical: Pertenece a una división o departamento
según la función que realice.
- Disposición horizontal: En la que se forma un equipo de proyecto
integrado por trabajadores de diferentes departamentos funcionales.

-Puesto de trabajo: Concepto y componentes:

La descripción de puestos de trabajo en una empresa es un proceso
ordenado y sistemático que debe tener en cuenta los siguientes elementos:
Objetivos del puesto: qué papel desempeña y qué objetivos tiene en la
organización. Por ejemplo en caso de que el trabajo se desempeñe en un
ambiente ruidoso).
- Manual de funciones y procesos. Conceptos y
finalidad.
El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que
las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización
que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional,
comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de
todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la
descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

FINALIDAD:

➢ La participación y compromiso de toda la organización,

especialmente de los líderes como promotores.
➢ Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las
decisiones referentes a estos temas.
➢ Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno
como externo.
➢ Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto
no se podrá realizar el MOF
➢ Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del
cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.
➢ Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los
cambios fuertes.
➢ Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo,
colgarlo en la intranet institucional.
Generalidades archivísticas: La archivística es la ciencia que estudia la
naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización
y los medios para su utilización. Los medios son guías y catálogos… El
diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos
y prácticos de los archivos y da su función.

Gestión Administrativa
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación
de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera
documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de
papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo
ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y
contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido
de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que
tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y
que, sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
- Documento archivo: Los documentos de archivo son aquellos que son
generados por las organizaciones durante el desarrollo de sus actividades,
como actas, resoluciones, acuerdos, expedientes, nóminas, libros de
contabilidad y un lugar etc.
Elementos:
➢ El soporte, como la parte física que brinda sustento para asentar la
información. ...
➢ La información, constituida por la noticia o el mensaje.
➢ El sistema de fijación o medio empleado para el registro de la
información según sea el soporte.

Características internas y externas:

- Características Externas: Materialidad, clase, tipo, formato, forma y
cantidad.
- Características Internas: se refieren al contenido del documento:
Entidad promotora, origen funcional, formulario y cláusulas para la
elaboración, data tópica y crónica, contenido sustantivo.

Carácter seriado, unicidad y objetividad:

1. Carácter seriado: Los documentos son el resultado de acciones
repetitivas determinadas por funciones específicas. Se producen uno a
uno y en un orden natural.
2.. Carácter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no
son elaborados para la posteridad.
Útiles, elementos y mobiliario:
- Mobiliario y Equipo: Corresponden a esta cuenta todos aquellos
muebles y aparatos de oficina que estén en servicio, tales como
sillas, mesas, mostradores, estanterías, escritorios, archivos. A
veces se usan dos cuentas: MOBILIARIO para los muebles
corrientes y EQUIPO los aparatos y máquinas de oficina.

-Documento apoyo: Son aquellos de carácter general, temporal y

solamente informativos (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, duplicados, etc.) que por la
información que contienen, inciden en el cumplimiento de
funciones específicas de la gestión administrativa.

- Documento eléctrico: Un documento electrónico, también

conocido como documento digital, es un documento cuyo
soporte material es un dispositivo electrónico o magnético, y en el
que el contenido está codificado mediante algún tipo de código
digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido mediante
sus conocimientos sociales adquiridos por las redes informáticas
que nos ayuda a abrir un documento electrónico.

-Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida,

almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o
similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio
Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el
telegrama, el télex o el telefax; b) Comercio electrónico.

-Soporte documentales: Es el medio en el cual se contiene la

información, este varía según los materiales y la tecnología que se
emplea; además de los archivos en papel podemos encontrar
 Ley 527 de 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. (Consta de 47 artículos).
Este enlace dirigirá directamente a los artículos de la ley 527:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=4276

3. Ventanilla única de correspondencia:

Recepcionar, radicar, registrar, distribuir, conservar y brindar el servicio de
consulta sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la
entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con
oportunidad y en orden consecutivo.
Las funciones de la ventanilla Única de correspondencia son recibir, radicar y
distribuir todas las comunicaciones internas que se generen por parte de la
Institución y las externas en cumplimiento de sus actividades administrativas y
misionales.

4. Manual de operación de equipos:

Reloj radicador: Este medio es utilizado en la unidad de correspondencia para la
recepción de comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación de estas, ya
que el funcionamiento de este depende de su programación, es una eficiente
herramienta ya que se le pueden ingresar los datos necesarios.
Balanzas para correspondencia: La balanza pesa cartas podrá
leer de manera inmediata el peso de cartas, papel, baldosas, moquetas y
otros productos planos en g/m2. Una vez cortada la muestra, deberá
colgarla en la balanza pesa cartas y leer el peso en las escalas (dependiendo
del tamaño de la muestra).

Destructor de papel: Las destructoras de papel

cumplen una función importante en nuestra oficina. Facilita la destrucción
de documentos que puedan poner en riesgo los intereses de la empresa,
así como la documentación acumulada e inservible.
5. Equipos o medios de ingreso de los documentos:
Mensajería: La mensajería instantánea es una forma de
comunicación en tiempo real entre dos o más personas basada en
texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados ya
sea a una red como Internet, o datos móviles sin importar la
distancia que exista entre los dos dispositivos conectados.
Fax: Fax, a veces telefax o telecopia, es la transmisión telefónica
de material escaneado impreso, normalmente a un número de
teléfono conectado a una impresora o a otro dispositivo de salida.
Correo tradicional: El servicio postal es un sistema dedicado a
transportar documentos escritos, así como paquetes de tamaño
pequeño o mediano alrededor del mundo. Todo envío a través del
sistema postal es llamado correo o correspondencia.
Correo electrónico: Un correo electrónico es un servicio de red
que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante
redes de comunicación electrónica.El término «correo
electrónico» proviene de la analogía con el correo postal: ambos
sirven para enviar y recibir mensajes, y se utilizan «buzones»
intermedios.
Pagina web: Una página web, página electrónica, página digital o
ciberpágina, es un documento o información electrónica capaz de
contener texto, sonido, vídeo, programas, enlaces, imágenes,
hipervínculos y muchas otras cosas, adaptada para la llamada
World Wide Web, y que puede ser accedida mediante un
navegador web.
6. Salud ocupacional y seguridad industrial:
Puesto de trabajo: Es la unidad impersonal de trabajo que identifica las tareas y
deberes específicos, por medio del cual se asignan las responsabilidades a un
trabajador, cada puesto puede contener una o más plazas e implica el registro de
las aptitudes, habilidades, preparación y experiencia de quien lo ocupa.
Elementos de protección (tipos y clases): Los Elementos de Protección Personal
(EPP), están definidos “todo equipo, aparato o dispositivo especialmente
proyectado y fabricado para preservar el cuerpo humano, en todo o en parte, de
riesgos específicos de accidentes del trabajo o enfermedades profesionales”.

Unidad de correspondencia: Es la encargada de recibir, controlar, clasificar y

distribuir la documentación de carácter administrativo que ingresa a la
organización administrativa, provenientes de diferentes fuentes externas, así
como la generada por toda la dependencia que conforma el organismo.

7. Normas técnicas, normativa y políticas institucionales

sobre despacho de documentos Servicios postales
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a
las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento.

La diferencia que existe entre la correspondencia y

las comunicaciones oficiales es que la correspondencia es de
carácter privado, personal, confidencial, que no se radica ni se
tramita, al contrario de las comunicaciones oficiales las cuales
generan trámites de recepción, radicación, despacho y envió.
8. Normativa: Se entiende por normatividad o normativa a las formas
institucionales a través de las cuales el comportamiento es configurado
socialmente.

9. Marco, definición y alcance gestión de la información:

La Ley 1712 de 2014 o de Transparencia y del Derecho de Acceso a
la Información Pública Nacional es la herramienta normativa que regula el
ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública
en Colombia.
El Marco Conceptual se ocupa de: (a) el objetivo de la información financiera; (b)
las características cualitativas de la información financiera útil; (c) la definición,
reconocimiento y medición de los elementos que constituyen los estados
financieros; y (d) los conceptos de capital y de mantenimiento del capital

10. Consecutivo de correspondencia:

Es el proceso mediante el cual la entidad le asigna un número consecutivo a los
oficios dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley.

11. Importancia del registro y radicación de los documentos a

enviar según políticas institucionales

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual,

las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento.
Un sistema eficiente de gestión documental tiene como objetivo llevar el
almacenamiento físico de documentos al plano digital, lo que implica una mejora
sustancial en varios aspectos de la administración de una empresa.
12 trámite formatos para el envío del documento:
Son un conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de
que se debe radicar en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que
hacen parte de la gestión administrativa y que van a conformar la memoria
institución.

13.Organización de documentos – consecutivo:

Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación,
ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades,
respetando el principio de procedencia y orden original de
los documentos de archivo. Es indispensable contar con TRD y/o TVD
convalidada.
- Número correlativo: Entendido como la numeración consecutiva y
ordenada que se le otorga a un grupo de unidades de almacenamiento de
un archivo las cuales tienen relación directa entre sí.

14. Concepto tabla de retención documental:

Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento
archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a
su estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y
disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las
agrupaciones
El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización
optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de
establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su
usabilidad y su relevancia a través del tiempo.
- Archivo consecutivo: Corresponde a la
numeración consecutiva y ordenada que se le otorga a un
conjunto de unidades de almacenamiento de un archivo, el cual
está compuesto por varios grupos de unidades de
almacenamiento provenientes de diferente unidad productora.

15. Normativa y políticas institucionales de

conservación y preservación de documentos:
-Conservación y preservación de documentos:
Conservación de Archivos: Conjunto de medidas adoptadas para
garantizar la integridad física de los documentos que alberga un
archivo.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas
o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.
La Conservación de Documentos es un proceso técnico-
archivístico que consiste en mantener la integridad física del
soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de
la implementación de medidas de preservación y restauración

Digital y físico:
Los dispositivos digitales deben estar en cajas de plástico,
los archivos de papel deben tener cubiertas de papel,
los archivos muertos deben almacenarse en cajas de cartón libre
de ácido o en embalajes de plástico que no emitan sustancias
químicas.
-Elementos de conservación: Con el fin de poder determinar
la conservación de un documento, se debe realizar un proceso de
Valoración Documental que implica la identificación de los
valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de
establecer su tiempo de permanencia en las diferentes fases de
archivo (archivo de oficina, archivo).
Para el almacenamiento de documentos en soporte
papel es recomendable utilizar cajas de polipropileno o medios
de embalaje que garanticen su protección con el propósito de
prolongar de manera considerable la conservación de estos.

Formatos para el registro de recibo y despacho de documentos

físicos y/o electrónicos.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de
diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax,
correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para
tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y
deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

-Reportes de mensajería: Cuando reportas a un contacto en esta

aplicación de mensajería, ese contacto ya no podrá mandarte
mensajes ni ver tu perfil, pero además le estas indicando a la
compañía que su comportamiento no cumple con las normas y
condiciones del servicio.