TEXTOS COMERCIALES: MEMORANDO, CIRCULAR, INFORME, CARTA

Se considera un texto comercial al documento emitido en razón a la existencia de una relación de

negocios; en este sentido, se pretende una aproximación a aquellos escritos que, tradicionalmente,
son considerados como tales: Memorando, Circular, Informe, Cartas, E-mail, entre otros.

MEMORANDO
El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real
Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la
nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias
que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que concierne a su
contenido y extensión, dos clases de memorandos:

Memorando breve

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre

personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna,
es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más
funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u
organismo posee con su propio membrete.

En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:

A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que pertenece DE:

Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.

FECHA: Puede usarse en forma abreviada.

ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.

FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.

Memorando extenso

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre familiar de “Memo”,
que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos, conforme
a la definición de la Real Academia. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se
usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o
sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones;
anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos,
reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o
características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía
que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda
nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el
destinatario. (Fernández de la Torriente, G. 1979).
Recomendaciones generales

Se debe evitar:
Recomendaciones generales

Se debe evitar:

• Expresarse en primera persona del singular

• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones
erróneas. • Abusar del tiempo del destinatario.
• Elaborar ideas obvias
• Incluir algo que no venga al caso.
• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación
• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas • Usar y
abusar de la construcción negativa
• Emplear rodeos y redundancias
• Acumular oraciones difusas
• Ser oscuro en las expresiones
• Herir sensibilidad del receptor
• Firmar antes de releer el escrito.
Otro modelo de Memorando

CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que una
autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o
avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna
cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o
circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del
texto único.
No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo,
que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el
memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas
veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para
comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos

• Cambio de dirección y teléfono

• Cambios de personal
• Apertura de nuevas sedes o programas
• Ampliación de negocios o extensión de servicios
• Anuncios de visitas.
Características

El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea
sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas
otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.

Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de
humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser
cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no
hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.

Recomendaciones

• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la

expide. • Recuerde la fecha (mes y año)
• Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada
• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la
circular”. • Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.
• Esfuércese por una presentación agradable.
• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.
• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la
comunicación. Diferencias entre circular y memorando

Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La

circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el
memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas
veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para
comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones,
consejos. (Ortografía y redacción. Documento en línea).

Modelo de Circular
Relación entre memorando y circular

• MEMORANDO: interdepartamental/ informal (no tiene ni saludo ni despedida/ una o más

personas
• CIRCULAR: interdepartamental, comunicación externa/ semiformal (no es un original)/ varias
personas

EL INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una
obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo
que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la indefinición. El informe es una
comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y
actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos
comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la
interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que
lo motiva.
Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los
demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de
información. El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta
investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma. Para
redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas: 1)
¿Qué es lo que se investiga exactamente? 2) ¿Por qué? 3) ¿Según qué método? 4) ¿Cuáles son
los resultados? 5) ¿Cuáles son las conclusiones?

Existen tantos informes como asuntos diferentes hay. No hay, pues, una metodología definida que
sirva para todos ellos. El empleo de un método u otro a la hora de redactar un informe depende
exclusivamente del tema sobre el que se va a tratar. Siempre será conveniente conocer la finalidad
del informe con el fin de saber cuál es el estilo requerido.

Redacción de informes

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario,
por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. A
continuación vine la etapa preparatoria del informe: acopio, selección y comprobación o verificación
de datos. Todo dato o información debe estar cuidadosamente seleccionado. No podrá ser bueno
un informe que carezca de base objetiva en la selección de dichos datos y que no ofrezca garantía
de que hayan sido adquiridos de primera mano.

Una vez seleccionados los datos e informaciones que se estimen convenientes, hay que
presentarlos en forma adecuada. Es decir, clara y sin rodeos. Posteriormente se requiere un
análisis de estas informaciones y esta parte corresponderá al cuerpo del informe. De todos modos
no se debe ofrecer un informe sin resquicios, donde todo quede analizado, porque podría resultar
contraproducente y poco claro.

Una vez agrupados los datos, se organiza el material disponible dentro de cada grupo de la
clasificación establecida previamente y se colocan en orden lógico a fin de que aparezca como un
todo sólido y coherente. (Blanco, E.1976).

Clases de informe

De acuerdo a su contenido y a los objetivos, se distinguen tres clases de informes: expositivo,

interpretativo y demostrativo (Fernández de la Torriente, G. 1978).

a) Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su
elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten
conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la
situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores
ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.

b) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos.
Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a
interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es
errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un
interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.

c) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar

determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que
pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta
entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no
tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.
Partes internas de un informe

La estructura básica fija para un informe de investigación comprende lo siguiente: Introducción

(entre otras la delimitación del objeto de investigación), Descripción del problema, Manera de
trabajo, Resultados y Conclusión. Con esto, se podrá observar que la presentación del informe es
sencilla pero debe ser bien cuidada su parte externa

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.

b) Índice o contenido.
c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el
nombre del autor.
d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas
estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo. e) Cuerpo
del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones
obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones. f) Conclusiones: en este
apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro
estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se
ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a
tomar la decisión.
g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias,
etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo
central y se vuelve más fácil la lectura.
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter
formal, objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de
tipo técnico. Si también incluyen anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben
ilustrar lo que se está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.

Diego Fernández de la Torrente (1979) ofrece los siguientes consejos para la información
complementaria o apéndices:

o Enumerar cada apéndice, par que el lector pueda comprobar alguna afirmación del informe y
acuda al apéndice con poco esfuerzo.
o Haga que en el texto del informe y entre paréntesis, figure la numeración que coincida con el
apéndice (los programas de computación ya dan estas facilidades).
o Enumerar también los gráficos, cuadros estadísticos, mapas, etc. si forman parte esencial del
informe.

Modelo de Informe
ACTAS

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma
resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en
un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están
regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

Un acta está constituida por:

• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
• Lista de asistentes
• Resumen ordenado de los debates realizados
• Visto bueno y firma del presidente
• Firma del secretario

Modelo de Acta
 CARTAS

Este material ha sido tratado en páginas anteriores de este blog, se puede remitir a la siguiente
dirección para su lectura:

El autor Gastón Fernández de la Torriente (1990) opina que la comunicación por carta constituye
uno de los géneros literarios más antiguos, cuyos elementos esenciales no han variado apenas a
través de la historia. Esta continuidad se explica por la necesidad de suplir la comunicación oral
mediante una fórmula simple que permita mantener la relación con personas físicamente alejadas
a quien escribe. La carta es el medio más idóneo para comunicar un mensaje a quien no puede
escuchar nuestra voz.

Cuando por razones de tiempo, distancia o preferencia no podemos compartir la vida de nuestros
familiares o visitar a nuestros amigos, es usual recurrir a la carta como medio de comunicación.
Las cartas nos ayudan a dar a conocer lo que pensamos, sentimos o estamos haciendo; y a
ofrecer o solicitar atenciones y favores, creando así nuevos vínculos amistosos o fortaleciendo los
ya existentes.

Como características esenciales de una carta, podemos anota las siguientes:

• Es un medio rápido, económico y directo

• Es un mensaje eminentemente personal
• Es una respuesta concreta a una situación
• Es un sustituto del diálogo
Estilo y tono

El estilo de la carta es el coloquial, capaz de reproducir los efectos de una conversación normal y
en cierto modo de sustituirla. Como una carta es una respuesta personal a una situación, y las
situaciones son muy variadas porque cada persona tiene una particular manera de ser y de
relacionarse, cada emisor tiene también una particular manera de expresarse. Cuando escribimos
no podemos ayudarnos con gestos, con la inflexión de la voz y con las diversas expresiones del
rostro y de la persona que dan más vigor a nuestras palabras; por eso la carta debe de ser clara,
expresiva y resumida.

Es muy importante el tono que en cada caso se debe adoptar. En esto juega un papel importante la
imaginación del que escribe. Cuanto mejor se imagine el conjunto de la situación, el tipo de
relación que la carta establece o mantiene, las reacciones posibles del destinatario, sus deseos y
temores, etc., mejor corresponderá el tono a la situación concreta con la que uno se enfrenta. En
último término, el tono está en función del destinatario, de la circunstancia concreta en que dicho
destinatario se encuentra y del carácter de la relación que hasta el momento se ha mantenido con
él. No es lo mismo escribir a un viejo amigo que al gerente de una empresa con el cual nos vincula
un simple lazo profesional.

Elementos formales
 La práctica ha ido estableciendo varios elementos externo-formales

básicos en el género epistolar, como los siguientes:

• Lugar y fecha
• Nombre y dirección del destinatario
• Salutación
• Introducción
• Desarrollo del tema
• Despedida
• Firma

Algunos consejos prácticos que deben seguirse son:

• Empezar por lo más importante

• Dedicar un párrafo a cada cuestión
• El punto y aparte es de gran utilidad
• Terminar de un modo natural
• Invitar al destinatario a hacer algo
• Ajustar la despedida al tono de la carta
• Tratar de que la despedida no sea larga
Sus clases

Aunque cabría señalar tantas clases de cartas como situaciones las requiera o la naturaleza de la
comunicación que se pretenda lo exija, podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y
comerciales. Las comerciales a su vez, admiten una variada subdivisión.

a) La carta personal

Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el epistolar se convierte en el más
libre de los géneros y resulta extraordinariamente difícil señalar normas concretas de etilo. Sin
embargo, si se pretende una comunicación eficaz es necesario redactar el texto de acuerdo con los
factores que se han enunciado anteriormente.
Características

• La carta personal es la que más se parece a la conversación, y esto se consigue con un lenguaje
sencillo y natural.
• El lenguaje debe además ser sincero y afectivo, conforme sea el grado de amistad y de relación
que exista con el destinatario.
• Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en uno mismo período de
diversas ideas.
• Trátese de que cada idea pueda expresarse en una oración.
• Elimínense las dificultades de la construcción y váyase por partes. Esto permite, además, ser más
exactos y cuidadosos en la elección de las palabras.
b) La carta comercial

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena
marcha de posnegocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La
carta comercial no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que
es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta
los lugares más remotos.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “Su modo de decir”. El carácter

predominante de esta personalidad es el mismo que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de
lo útil. Ha de cuidarse su estilo, no sólo par conseguir una perfecta comunicación, sino también
para obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.

Ventajas

• Borra distancias, permitiendo la comunicación con lugares alejados.

• Tiende una especie de puente entre personas que a veces ni siquiera se conocen. • A través de
ella, se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las operaciones comerciales, las relaciones
administrativas y las actividades profesionales.
• Lo escrito tiene de ordinario más valor comercial que lo expresado oralmente por constituir un
registro visible o prueba concreta que se puede consultar en cualquier momento.

• Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar, planear y organizar ideas;
consultar diccionarios y fuentes; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista • La
carta comercial es para una empresa o agencia, un representante o una embajadora con el
propósito de crear buena impresión.
Objetivos

• Establecer comunicación con las personas o entidades que interesen a una empresa o agencia •
Mantener vivos e incrementar constantemente los negocios y el prestigio de una empresa o
agencia.
• Fortalecer las relaciones administrativas y las actividades profesionales.
• Pretender sólo ser eficaz, aunque sin olvidar que un estilo limpio contribuye también a la

eficacia. • Lograr en el destinatario una reacción favorable dentro del ámbito mercantil.

Clases de cartas comerciales

Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son también infinitos los casos
que se plantean a diario en una empresa o agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por
medio de la correspondencia. Su enumeración por tanto es imposible. Con esta salvedad
intentamos clasificarlas de la manera siguiente:

1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se
emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, reservaciones, referencias, precios, catálogos,
entrevistas, cooperación, etc.

2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos
comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la
remisión de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario
sepa específicamente lo que ha de llegarle.-

3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el

cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la
susceptibilidad del cliente.

4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en virtud de los
errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones
profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse.

5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados
artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo
producto, asegurar a los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance
de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en
determinado banco, etc.

6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben
para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias.
Son muy importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el
nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de
felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.

Características esenciales

Cuando se lee una carta, sus características o cualidades influirán en el destinatario para hacerle
reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien la escribió. Como el objetivo básico de una
carta comercial es conseguir una reacción positiva en su redacción deben observarse las
características que se exponen a continuación.

1) Claridad. Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el
mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. Se puede lograr la claridad de la
siguiente forma:

• Expresándonos mediante frases cortas.

• Eligiendo con cuidado el vocabulario
• Estando pendiente, a medida que se escribe, del comienzo de la frase para continuarla con la
correspondiente concordancia.
• Evitando vocablos ambiguos
• No abusando del pronombre
• Desterrando los gerundios
• Evitando el uso de abreviaturas
• Eliminando palabras rebuscadas
• Evitando el exceso de adjetivos
• Pensando despacio, para escribir deprisa.
Los enemigos de la claridad son:
• Las expresiones incompletas
• Las palabras superfluas, innecesarias
• El uso de circunloquios
• La alteración del orden lógico en la expresión
• El empleo de vocablos “gastados, manoseados”

2) Concisión. Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el
destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser
reemplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser
concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones superfluas
o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la expresión de los conceptos con las
menos palabras posibles y con la mayor exactitud.
Si se quiere lograr concisión:

• Revise lo que escriba

• Elimine expresiones inútiles
• Evite la repetición de ideas
• No anuncie lo que va a decir, dígalo
• Coloque un concepto después del otro
• No se pierda en detalles
• Vaya directamente al asunto
• Busque rapidez en la expresión
En contra de la concisión, están:

• El lenguaje telegráfico
• El laconismo; conciso no quiere decir incompleto
• La excesiva literatura
• La vaguedad
• Las aclaraciones inútiles.

3) Precisión. Entendemos por precisión utilizar cada palabra en su sentido exacto. Para llegar a
utilizar nuestro vocabulario en una carta comercial con precisión, debemos tener en cuenta los
siguientes factores:

1. La exactitud de los términos que escojamos

2. La claridad con que los apliquemos
3. La cantidad de información que suministren
Los sinónimos tienen significado similar, pero cada uno expresa un matiz diferente dentro de esa
semejanza. No se pueden intercambiar entre sí a capricho. Elegir el término más apropiado a la
expresión es ser precisos en el lenguaje. Para lograr la precisión, siga los siguientes consejos:

• Ante una duda, acuda a un diccionario de sinónimos.

• Evite al abuso de oraciones subordinadas
• No abuse de incisos que debilitan la idea principal en vez de reforzarla.
• Ofrezca explicaciones razonables y coherentes encada uno de los puntos de la carta.
• Cuide la concordancia, en género y número, entre el sujeto y el
predicado. • Asegúrese de que la carta esté completa.
• Evite la inexactitud que siempre da lugar a rectificaciones, reclamaciones y retrasos.

4) Tono. El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la
carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la
redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de
una misma agencia. De ahí que el tono deba reunir estas cualidades:

• Personal. Sitúese verbalmente frente al destinatario como si lo estuviera mirando a la cara. •

Cortés. La expresión amable y cordial favorece la buena voluntad del destinatario hacia la persona
que escribe.
• Ponderado. Procure mantenerse dentro de los límites de moderación en el trato y prudencia en la
expresión, porque así ofrecerá una grata imagen de sinceridad.
• Positivo. Aunque muchas veces tengamos que decir “no” exprese una decisión o una acción
enfocando el lado positivo, no su aspecto negativo.
A continuación, algunos consejos prácticos que deben seguirse para lograr un tono que reúna las
cualidades anteriormente expresadas:
• Escriba con estilo natural y propio, sin caer en la excesiva familiaridad.
• No lo haga en tono ceremonioso, frío e impersonal.
• Elimine toda expresión convencional.
• Acuérdese de poner en su estilo un acento de espontaneidad, afable, propio de la carta dirigida a
un ser humano y no a una entidad anónima.
• Evite el tono egoísta. No convierta su persona en el eje exclusivo sobre el cual gira la
carta. • No abuse de pronombres “yo”, “nosotros”.
• Tampoco abuse de “usted” y “su”.
• No redacte cartas cuando esté enojado
• No incurra en exageraciones, jactancias, falsas promesa y adulaciones.
• No trate de imponer sino de convencer.

5) Corrección. Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda producir una
impresión desfavorable en la mente del destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos
tanto a los que se comenten en el contenido de la carta como a los que se refieren a su apariencia
externa. Para que una cata sea escrita en forma correcta han de evitarse los siguientes errores:

• Errores ortográficos
• Puntuación incorrecta
• División incorrecta de las palabras
• Borrones y tachaduras
• Márgenes desiguales
• Carta descentrada
• Párrafos mal balanceados.
La corrección necesaria se obtendrá cuando:

• Piense lo que va a decir

• Estudié cómo va a decirlo y a quién
• Conserve “la distancia” debida
• Tenga extremo cuidado con la ortografía
• Cuide el aspecto externo de la carta.
Por el contrario, son enemigos de la corrección:

• Cometer errores gramaticales

• Descuidar la presentación
• Escribir con brusquedad
• Mostrar indiferencia
• Adoptar una actitud negativa.

Disposición o estructura de la carta

El destinatario de una carta comercial resulta favorablemente impresionado o influido por un

mensaje cuando, además de su contenido efectivo, tiene también una apariencia física atractiva. El
objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción propicia. Si la primera impresión
es buena, el lector o destinatario se encontrará favorablemente predispuesto a la recepción del
contenido.

Las partes de que consta una carta de este tipo son las siguientes:

1. Encabezamiento: Membrete. Fecha. Destinatario y dirección.

2. Texto o cuerpo: Introducción a la idea básica. Desarrollo de esta idea. Conclusión final. 3.
Cierre: Despedida. Firma (rubrica a mano). Nombre de la persona que escribe. Cargo o título
que posee. Iniciales de identificación. Anexos. Posdata o post scriptum.
 BIBLIOGRAFÍA

Vásquez, M. y L. Carrera (2007). La redacción y el arte de la escritura. Caracas: Panapo

Vásquez, M. y L. Carrera (2007). Herramientas para un aprendizaje eficaz. Caracas:

Panapo