PREVISIONES

Y PLANIFICACION DE LAS
DIFERENTES ACTIVIDADES
DE LA EMPRESA

ndice

o Introduccin

o Objetivos empresariales

o Jerarqua e integracin

o Polticas

o Presupuestos

11

o Programas

12

o Las previsiones y la planificacin

14

o Los modelos de la produccin

16

o Planificacin de aprovechamiento y existencias

17

o Planificacin de la mano de obra

19

o Planificacin financiera

20

o Conclusiones

21

Introduccin

La razn fundamental de la existencia de las organizaciones es que ciertos objetivos

solo pueden alcanzarse mediante la unin de esfuerzos de las personas
interesadas.

As pues sea el objetivo generar lucros, impartir educacin o religin, cuidar la salud
etc, las organizaciones se caracterizan por su conducta enfocada hacia la meta, y
para el logro de los mismos se valen de herramientas administrativas.

Una de ellas es la PLANIFICACION que es la decisin anticipada

ante ciertos

problemas que pueden presentarse dentro de una organizacin como tambin

incluye la elaboracin de polticas claras y precisas, el establecimiento de objetivos
a corto y a largo plazo y la eleccin de los medios ms convenientes para
alcanzarlos (presupuestos y programas). La planificacin se basa en la previsin.

La planificacin debe ser desarrollada en cada sector, nivel o departamento de la

empresa, mediante la ayuda de un gerente.

El propsito del presente trabajo es reflexionar acerca de la importancia de la

planificacin en el xito gerencial sin importar la naturaleza de la organizacin.

Objetivos empresariales

La importancia de la fijacin de objetivos es clara y definitiva, ellos dan su razn de

ser a la empresa. Son ideales que una organizacin desee alcanzar en un tiempo
determinado.

Consideran que el objetivo de todo ente, sea pblico o privado, es por lo menos
sobrevivir y por ello no puede permanecer quieto, ni tampoco disminuir su vigor y
dinmica. Al contrario debe crecer y satisfacer la demanda creciente de bienes y
servicios de la sociedad.

Toda empresa se establece para satisfacer las necesidades de la sociedad, es decir

que la razn de su existencia, es cumplir el objetivo o meta por el cual fue
establecido. Por eso, para que una empresa pueda subsistir, debe satisfacer cada
una de las aspiraciones de los clientes o del pueblo a quien sirve, ya que son ellos
quienes determinaran la continuidad del servicio o del producto que se ofrece en el
mercado.

La determinacin de objetivos no solo se hace al inicio, sino que son revisados y

ajustados constantemente, conforme a las motivaciones e incentivos, o algn otro
indicador que muestre tal necesidad.

Sobre tal aspecto dice Peter Drucker que:

un negocio debe dirigirse estableciendo objetivos. Estos objetivos deben

establecerse con base en lo que es correcto y deseable para la empresa
... Para alcanzar objetivos hay que dar rodeos a fin de salvar obstculos. En
realidad, la capacidad de soslayar los obstculos es un requisito importante para
dirigir

La determinacin de los objetivos de toda empresa implica establecer:

Los valores hacia los cuales se deben orientarlas actividades,

El grupo de personas a los cuales se va a servir, llamase clientes o pueblo

La calidad de lo que se ofrecer al mercado

La participacin que cada unidad administrativa o personales van a asumir

Solo aquellas empresas que logran una determinacin satisfactoria del objetivo
social a travs de esos cuatro aspectos son los que alcanzan estabilidad y
permanencia en el mercado.

Otro punto a destacar es que est bastante generalizado, infortunadamente, en la

mente de un hombre de negocio es que el objetivo o el fin de su empresa es solo
obtener una ganancia o beneficio econmico. Aceptar este postulado sera tan
errado como creer que el hombre nace para comer, puesto que el cuerpo humano
necesita hacerlo para vivir

y satisfacer sus verdaderos objetivos de evolucin,

superacin humana, intelectual y anmica, contribucin al bienestar de la comunidad

y de sus congneres

No es prctico tener como nico objetivo la obtencin de utilidades, las

mismas son de naturaleza residual y tienen existencia como resultado de
otros esfuerzos, se puede decir que el beneficio econmico es un objetivo
indirecto y se encuentran en el eslabn final de una gran cadena de eventos
interrelacionados 1

El lucro no es el fin de una empresa, sino la prueba de su validez y el medio

ms efectivo para evaluar si la misma cumple los objetivos sociales.

Jerarqua e integracin

Los diferentes objetivos de la empresa deben estar integrados y organizados.

El objetivo de cada gerente de la empresa debe complementar y ayudar a los

objetivos de sus compaeros como tambin cada objetivo propuesto en cada
nivel debe ser coherente con los objetivos de los dems niveles.

Deben ser formulados con total precisin y claridad para facilitar su

cumplimiento en el rea de ejecucin.

Poder clasificarlos de la siguiente manera:

George Terry, Principios de la administracin, Mxico : Editorial continental S.A de CV, sexta impresin ,
1982, p.p 64 y 65
George Terry / tratadista estadounidense

Objetivos generales y particulares: los generales vendran a ser

aquellos objetivos globales de la empresa, es decir la suma de los
objetivos establecidos en cada sector, divisin o departamento a los
que llamamos objetivos particulares.

Ejemplos: un objetivo general seria aumentar el nivel de margen de

ganancias con respecto a un periodo anterior y un objetivo particular
perteneciente al departamento de ventas por ejemplo seria aumentar
el nivel de ventas y as lograr el objetivo global.

Objetivos Individuales y colectivos: El objetivo que persigue cada

una de las personas fsicas que conforman un grupo es conocido como
objetivos individuales, mientras que los colectivos serian la suma de
los objetivos individuales que podrn ser denominados como los
objetivos que persigue la empresa en su conjunto.

Objetivos bsicos, secundarios

y colaterales: Los objetivos

secundarios son los medios para alcanzar los objetivos bsicos de

cada empresa, y los colaterales son aquellos objetivos que sin ser
buscados son logrados, aparecen espontneamente al desarrollar los
objetivos secundarios.

Objetivos estratgicos, tcnicos y operativos: los objetivos

llamados estratgicos, son aquellos establecidos en los niveles ms
altos de las organizaciones. Los encargados de los mismos seran los
directivos principales de la empresa posterior a la recoleccin de los
objetivos sectoriales o divisionales, por otro lado existen los objetivos
operativos, los cuales son fijados en los niveles inferiores, tiene como
fin adaptar los objetivos estratgicos a situaciones concretas, o mejor
dicho llevar la idea

a la accin, y los tcnicos corresponde a los

niveles intermedios y suelen servir de conexin entre los estratgicos y

los operativos.
7

Ejemplos: un objetivo estratgico podra ser convertirse en una

empresa lder y reconocida del ramo en la cual trabaja, por lo tanto un
objetivo operativo, que le corresponde llevar a la accin ese ideal se
propondra producir bienes de primera calidad con mano de obra
calificada y as lograr dichos objetivos.

Objetivos a corto, mediano y largo plazo: son considerados como

objetivos a corto plazo los que comprenden un ao como mximo,
mediano plazo, superior a un ao y que no traspasen los 5 aos y por
ltimo los objetivos a largo plazo, los que comprenden superior a los 5
aos

Objetivos naturales, subjetivos o arbitrarios: es aquel que por su

propia caracterstica persigue la empresa, mientras que los arbitrarios
o subjetivos son aquellos distintos a los naturales.

Polticas Organizacionales.

Los fines que se aspira lograr se manifiestan por medio de las polticas y los
objetivos, alcanzndose dichos fines mediante los programas y presupuestos, a
manera de obtener los resultados planeados por la gerencia.

La poltica empresarial es un conjunto de pautas que sirve como gua para la

actuacin de los integrantes de una organizacin. Indica la forma de proceder y los
limites deseados. Toda poltica debe estar orientada hacia la visin, misin, filosofa
y los objetivos de la empresa u organizacin.

Las polticas empresariales pueden ser generales o globales, cuando abarca toda la
empresa y sectoriales o especificas cuando afectan a cada sector o rea misma.

Segn Enrique Ogliastri La poltica es el conjunto de principios generales que

guan la accin de la empresas, es decir el marco general de referencia establecida
por la alta gerencia para la puesta en marcha del proceso

Ejemplos:

1. Polticas de produccin

Producir solamente bajo rdenes de trabajo. (SACOT)

Utilizar materia prima nacional en un 90% de la produccin.

Establecer un mnimo y mximo de materia prima en deposito

2. Polticas de ventas

Traslado gratuito de las mercaderas hasta 10 km del almacn.

Descuento del 5% ante cada 5ta compra del cliente.

3. Polticas de finanzas

Conceder crditos solamente a clientes de reconocido prestigio

Los crditos no superaran los plazos de 1 ao

Cotizar acciones en el mercado financiero en caso de necesidad

4. Polticas de personal

Promocionar el trabajo en equipo

Compensar a los empleados por cada objetivo grupal logrado

Capacitacin constante de los empleados

10

Presupuestos

El presupuesto es, esencialmente, un plan de accin expresado en trminos

monetarios y es la parte fundamental de la planificacin financiera.

Un buen gerente, gracias a un presupuesto debe estimar con exactitud el costo de

cada una de las actividades que se desarrollara para el logro de los objetivos fijados
con anterioridad como tambin los ingresos que generaran los productos o servicios
que se ofrecer en el mercado.

El presupuesto surge como una herramienta ms utilizada en el proceso

administrativo que facilitara el planeamiento y las dems etapas que vengan por
aadidura, ayudara a prever cualquier riesgo de prdida y por lo tanto el quiebre de
la empresa a largo plazo, es decir que el encargado de la ejecucin presupuestaria
actuara dentro de los lmites razonables.

En empresas pequeas y medianas el encargado de elaborar un presupuesto seria

el departamento contable y financiero, pero una vez que la empresa sea de gran
magnitud se recomienda la creacin de un comit especial encargado de la creacin
del presupuesto correspondiente al periodo.

11

El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades y el camino que debe

recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes:

Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas

de los inversionistas.

Interrelacionar

las

funciones

empresariales

(compras,

produccin,

distribucin, finanzas y relaciones industriales)

Fijar polticas, examinar su cumplimiento y replantearlas en casos necesarios.

Programas

Constituye el conjunto de actividades a ser realizadas para el logro de los objetivos

empresariales.

En esta etapa se disea un grfico, el cronograma de actividades, en el que se

resume las fases a seguir en forma secuencial y el tiempo de ejecucin de cada
fase para alcanzar los objetivos. A tal efecto se utiliza el diagrama de Henry L.
Gantt2

El diagrama de Gantt es un diagrama de programacin clsico que se usa para

disear el cronograma de actividades de cualquier proyecto y permite la
visualizacin y monitorizacin del avance de cada etapa del plan, de modo a facilitar
las medidas correctivas en el momento oportuno, en los casos necesarios.
2

Henry L. Gantt: Fue discpulo de Taylor. Sus investigaciones ms importantes se centraron en el control y
planificacin de las operaciones productivas, popular en toda actividad que indique planificacin en el tiempo

12

En el diagrama de Gantt se ilustra:

Las etapas del proyecto: los trabajos a ser realizados, en forma secuencial.

Las barras, que pueden ser horizontal o vertical, que indican el tiempo de
ejecucin de cada etapa.

El tiempo de ejecucin de cada etapa, el cual debe ser especificado si es en

das hbiles o das calendario.

Las etapas sern ejecutadas en forma paralela, es decir al mismo tiempo en

algunos casos.

Ejemplo: en la figura de abajo se puede observar un modelo sencillo del

diagrama de Gantt, el cual contiene el tiempo que llevara la realizacin de
cada de las actividades a desarrollar para el logro eficiente del objetivo
propuesto inicialmente.

Para culminar este punto, cabe comentar que existen otras tcnicas para la
planificacin del tiempo de las tareas como pueden ser: tcnicas basadas en
el uso de redes y aplicaciones informticas

13

Planificacin y previsin.

La sabidura es la habilidad de ver con mucha anticipacin las consecuencias de las

acciones actuales, la esencia de la sabidura es la preocupacin por el futuro. No es
el mismo tipo de inters en el futuro que tienen los videntes, que slo tratan de
predecirlo. El sabio trata de controlarlo mediante la planificacin.

La previsin consiste bsicamente de ver con anticipacin los acontecimientos y

situaciones futuras y basados en dichas previsiones se planificara en cada rea que
corresponda, por ello la previsin es base para la planificacin

Segn Karl E. Etinger la planificacin es el elemento bsico que denota el estado

mental anterior al movimiento fsico, para determinar un sistema a llevar a cabo un
trabajo. Accin que se emprende para hacer frente en la forma ms efectiva a
necesidades futuras, basndose en pruebas, es decir sacada en su mayor parte de
experiencias pretritas.

La planificacin debe estar basada en un diagnstico exacto de la situacin actual,

del entorno empresarial, en los objetivos deseados y en los recursos disponibles
para conseguirlos. Adems todo plan debe tener flexibilidad necesaria que permita
adaptacin a las condiciones dinmicas y cambiantes del mundo de negocios.

El gerente de una organizacin es quien asume ese rol protagnico en la gerencia, y

en su cargo est el llevar a cabo las principales funciones de planificacin,
organizacin, direccin y control para lo cual utiliza sus capacidades intelectuales,
humanas y tcnicas enfocadas bsicamente en la administracin de diversas
estrategias, estructuras y procesos. En trminos generales, un gerente est
comprometido en garantizar el xito a la organizacin; es el elemento clave para
14

asegurar el fiel cumplimiento de los objetivos que les fueron asignados por la alta
gerencia corporativa.

Los gerentes de nivel superior generalmente invierten ms tiempo en la planificacin

que los gerentes de nivel bajo. Los gerentes de nivel inferior se encuentran
altamente implicados en las operaciones diarias de la organizacin y, por lo tanto,
tienen menos tiempo para contribuir a la planificacin que la alta direccin. Los
gerentes de nivel medio usualmente invierten ms tiempo en la planeacin que los
gerentes de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.

El tipo de planificacin realizada por los gerentes tambin cambia a medida que
stos ascienden en la organizacin. Tpicamente, los gerentes de nivel inferior
planean a corto plazo; los gerentes de nivel medio planean a un plazo un tanto ms
prolongado; y los gerentes de nivel superior planean a un plazo ms prolongado. La
experiencia de los gerentes de nivel inferior con las operaciones cotidianas los
convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto
plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los gerentes de nivel superior
usualmente tienen una mejor visin de la situacin organizacional como un todo y
por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

15

Modelos de produccin

Produccin en serie: se caracteriza principalmente por fabricar cantidades

elevadas de un producto en comparacin a la diversidad de los mismos. Los
procedimientos de fabricacin son mecanizados y automatizados.

Produccin intermitente: contrario al anterior, en este sistema el volumen

de produccin es bajo y existe una gran diversidad de lo que se produce. La
base de la produccin intermitente es la produccin por pedido, es decir que
cada cliente pide exactamente lo que necesita. Ejemplos : muebleras

Produccin por unidad: cuando se habla de unidades se hace referencia a

productos complejos que solo pueden producirse a razn de uno a la vez y
requieren operaciones y recursos variados. Ejemplos: construccin.

16

Planificacin de aprovechamiento y existencias

El Planeamiento de la produccin comprende un conjunto de reglas bsicas que

ordenan las tareas del sistema productivo. Para que estas reglas aseguren la
mxima productividad del sistema deben basarse en informacin proveniente del
estudio de mercados, como tambin deben evaluarse las restricciones de la
capacidad productiva.

El dilema de cmo programar la produccin se centra en determinar las tasas de

produccin que adems de cumplir con los requerimientos del campo comercial,
permita minimizar los costos.

La administracin de inventarios de los productos terminados, los productos en

proceso y los insumos, es decir las materias primas requiere una atencin especial
por parte de la gerencia, debido a los altos costos que representan para la empresa.
Para lo cual debe establecerse polticas claras a fin de llevar un control sobre los
cuales, y evitar la insuficiencia de insumos para llevar a cabo la produccin. Se
debe evitar en todo momento que se produzca una suspensin de la produccin.

Adems se debe contar con un stock de proteccin a la escasez teniendo en cuenta

que los proveedores no necesariamente atienden los pedidos de manera inmediata.

Otro punto a tener en cuenta es que se deben establecer medidas que impidan un
exceso de inventarios y de esa manera generar gastos innecesarios en el periodo.

17

En opinin de Welsh, Hilton y Gordon las polticas aplicables a este rubro de la

inversin se sustentan en los siguientes factores3

Cantidades de productos a comercializar: para que exista correspondencia

entre las metas mercantiles y fabriles, es imperioso conocer el presupuesto
de ventas.

Naturaleza perecedera de ciertas partidas del inventario

Duracin del periodo de produccin

Instalaciones de almacenamiento

Situacin financiera requerida para respaldar la inversin de inventarios

Proteccin contra la escasez de materiales y componentes diversos

Proteccin contra el incremento en los precios de los insumos

Cualquier tipo de riesgo que involucre la tenencia de inventarios

Glen Welsch Hilton y Paul Gordon, Presupuestos : planificacin y control de utilidades, Prentice Hall , 1980

18

Planificacin de la mano de obra

Llamamos mano de obra a todo individuo que presta servicios a la empresa y que
est relacionado al proceso de produccin.

La mano de obra la podemos clasificar de la siguiente manera:

Mano de obra directa: son aquellos que intervienen directamente en la

transformacin u obtencin del producto.
Ejemplo: En una carpintera, el encargado de cortar la madera, lijar,
lustrar, es decir todos aquellos que realicen actividades para la produccin
de mesas, sillas entre otros, sern la mano de obra directa

Mano de obra indirecta: son que aquellos que tambin estn involucrados
en el proceso productivo, pero no de manera directa, ese aspecto no le
resta importancia ya que al igual que la mano de obra directa son
esenciales para el desarrollo de las actividades operativas.
Ejemplo : el supervisor o el gerente de produccin.

Se debe planificar teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa y se tendr en

cuenta los siguientes puntos:

1. Si la produccin ser continua se necesitara mano de obra las 24hs y se

tendr que crear turnos rotativos de trabajo para no suspender la produccin
2. Si se necesitara mano de obra calificada o de mandos medios.
3. El nmero de empleados que se necesitara y la estimacin de produccin de
cada uno para satisfacer la demanda. Entre otros

19

Planificacin financiera

Con este tipo de planificacin, lo que se pretende es determinar cmo se va obtener

el capital necesario para poner en marcha la empresa, cmo se permitir el
funcionamiento, cmo va a financiarse el crecimiento y desarrollo de los negocios y
finalmente, qu beneficios va a generar la inversin realizada. En esta etapa se
pretende medir la rentabilidad del negocio y si es viable desde el punto de vista
financiero.

Es importante considerar conceptos claves en el lenguaje de las finanzas como

Flujo de Caja del Proyecto (Flujo de Caja Libre Operacional FCLO), Flujo de caja
del Inversionista (FCI), Valor Presente Neto (VPN), Tasa Interna de Retorno (TIR),
Perodo de Recuperacin de la Inversin (PRI), Relacin Beneficio/Costo (RBC),
indicadores de liquidez, rentabilidad y endeudamiento, entre muchos otros, ya que
es en esta etapa en donde se resume y se traduce a un lenguaje ms cuantitativo
los dems componentes, con el fi n de determinar el presupuesto integral (cualitativo
y cuantitativo) requerido para llevar a cabo el proyecto4

Con

el proceso de la planeacin financiera no se trata nicamente de decir

exactamente cul ser el resultado futuro sino ms bien anticipar cual es el impacto
de las posibles alternativas estratgicas o de los cambios en el entorno que se
pueden presentar antes de que no haya tiempo de reaccionar.

(Blank & Tarquin, 2006 y Sapag & Sapag,2003)

20

Conclusiones

En la actualidad muchos de los logros alcanzados se dan gracias a la unin

de esfuerzos de individuos que persiguen un fin comn, esa es la verdadera
razn de la existencia de las organizaciones.

Una empresa, as, est compuesto por un grupo de personas enfocadas

hacia un mismo objetivo, que es la de satisfacer las necesidades de sus
clientes, esa es la razn de ser de toda empresa y no la obtencin de
utilidades como generalmente se piensa. Obviamente es de gran importancia
generar lucros, pero lo principal es crear un y mantener un cliente satisfecho.

La continuidad de los productos o servicios que se ofrece al mercado, ser

lo que determine el xito empresarial lo que dar a entender que se est
satisfaciendo cada una de los necesidades de la sociedad en donde este
cimentada la empresa.

Existe un proceso administrativo que se debe desarrollar para asegurar el

xito organizacional. La base de ello es la planificacin que se basa en la
previsin de situaciones que pueden suceder en un futuro que podran
afectar al curso normal de las actividades operativas.

La planificacin debe ser llevada a cabo en cada una de las reas que
componga

la empresa, desde los niveles ms altos hasta los niveles

inferiores y debern estar integrados y coherentes entre s para el logro

conjunto de los mismos.

El rea de produccin requiere una atencin especial ya que representa altos

costos que deben retornar a la empresa con un adicional que sera la utilidad.
Se debe proyectar las compras y la utilizacin de insumos en cada proceso
productivo a fin de evitar la suspensin de la produccin o un exceso de
materia prima, sin un aprovechamiento positivo. Otro punto a analizar en esta
21

rea es la mano de obra, que es el segundo costo ms importante de la

produccin. Deber preverse el tipo

y la cantidad de mano de obra que

demandara la produccin, es este caso se podr recurrir al estudio de

tiempos y movimientos impulsado inicialmente por Taylor.

La planificacin de la produccin depender exclusivamente del modelo que

adopte la empresa. Los modelos de produccin pueden clasificarse en: la
produccin en serie, que se caracteriza por la produccin de grandes
cantidades de productos similares, la produccin intermitente que se basa en
las rdenes de trabajo de acuerdo a los requerimientos especficos del cliente
y por ltimo la produccin por unidad que se refiere a productos muy
complejos que solo pueden producirse uno a la vez.

Un

plan

financiero

ser

esencial

para

reconocer

las

fuentes

de

financiamiento, tanto de las actividades iniciales como futuras y la estimacin

de ingresos con los cuales se afrontar cada una de las obligaciones
contradas.

Una planificacin correcta incluye el establecimiento de polticas claras que

orienten a los integrantes del grupo para la toma de decisiones certeras, la
creacin de un programa que indicar como y cuando se desarrollar las
actividades para el cumplimiento fiel de los objetivos y por ltimo la
elaboracin de un presupuesto integral que se encargar de cuantificar las
actividades a desarrollar y dictar los limites en relacin a los recursos
monetarios que se posea para evitar prdidas econmicas

En sntesis se puede decir que una buena y correcta planificacin, har que
todo el proceso administrativo marche en orden y se logre todos los objetivos
globales de la empresa, adems de reducir riesgos de la aparicin de
situaciones no planeadas por la direccin administrativa.

22

Lista de Referencias

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Edicin. Impreso en Paraguay- Asuncin.

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4. BURBANO,

(1995)

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segunda

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INTERAMERICANA S.A - Bogot Colombia

5. SALAS J. (1996) Planificacin financiera, tercera edicin, Ediciones

Gestin 2000 S.A - Barcelona
6. CHAUVEL, A. M (1997) Administracin de la produccin, McGraw-Hill
INTERAMERICANA S.A - Mxico
7. CORREA GARCA, J.M, RAMREZ BEDOYA L.J , CASTAO C.E, La
importancia de la planeacin financiera en la elaboracin de los planes
de negocios y su impacto en el desarrollo empresarial , Revista Facultad
de Ciencias Econmicas: Investigacin y Reflexin, vol. XVIII, nm. 1, junio,
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8. LOPEZ, J. , RIPOLL V. & LIZCANO, J (1994) Introduccion a la
Contabilidad de Gestin, McGraw-Hill INTERAMERICANA S.A - Espaa

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