Documento Web TIC USI

Universidad Dr.
Sergio Teijero Páez

Central de Profesor Investigador Titular
Venezuela Escuela de Bibliotecología
y Archivología
Facultad de
Humanidades
y Educación
Documento Web ATIC
Tecnologías de Información y Comunicación

aplicadas a Unidades y Servicios de Información
Para mayor información: Abril 2021

steijero@gmail.com Versión 3.0
Indice General
Recorrido por el Documento Web < Ir a la página 3 >
Cómo utilizar el Documento Web < Ir a la página 7 >
Programa Académico < Ir a la página 8 >
Esquema de Trabajo < Ir a la página 13 >
Contenidos Temáticos
Capítulo 1. Introducción al desarrollo de los sistemas de información

< Ir a la página 16 >
Al terminar este capítulo podrá realizar tareas relacionadas con:
1.1. Ciclo de procesamiento de datos

1.2. Concepto de sistema, subsistema y enfoque de sistema
1.3. Características de la información
1.4. Comunicación de la información y el proceso de toma de decisiones
1.5. Definición de sistema de información
1.6. Estructura y funciones de los sistemas de información
1.7. Clasificación de los sistemas de información
1.8. Categorías de desarrollo de los sistemas de información
Capítulo 2. Internet en las unidades y servicios de información

< Ir a la página 25 >
2.1. USI e Internet

2.2. Motores de búsqueda
2.3. Soluciones de búsqueda y recuperación en Internet
2.4. Metadatos
2.5. Gestión del conocimiento
Capítulo 3. Desarrollo de sistemas de información < Ir a la página 35 >
3.1. Análisis y diseño de sistemas
3.1.1. Panorama del análisis y diseño de sistemas

3.1.2. Lo que no es análisis de sistemas
3.1.3. Trabajo del analista de sistema
3.1.4. Responsabilidad al programar computadoras
3.1.5. Usuarios de los sistemas
3.2. Desarrollo de sistemas de información
3.2.1. Estrategia para el desarrollo de sistemas

3.2.2. Procedimiento para el análisis de sistemas
3.2.3. Procedimiento para el diseño de sistemas
3.2.4. Análisis y diseño orientado a objeto
Capítulo 4. Sistemas automatizados de Información para unidades de

información < Ir a la página 57 >
4.1. Automatización de unidades y servicios de información
4.1.1. Unidades y servicios de información y su entorno

4.1.2. Enfoque de sistema en los procesos y servicios
4.13. Estrategias de automatización
4.1.4. Papel del especialista en información en el proceso de automatización
4.1.5. Sistemas automatizados para unidades y servicios de información
4.2. Sistemas de digitalización de imágenes
4.3. Procedimiento para el desarrollo de proyectos de automatización en unidades y

servicios de información
4.4. Procedimiento para la evaluación de la implantación de proyectos de automatización en

unidades y servicios de información
Recorrido por el Documento Web
La educación virtual surge como una necesidad de los nuevos tiempos, que permite que la
enseñanza llegue a aquellos que no pueden recibirla presencialmente. Esto supone la
premisa que exista una universidad real, donde la estructura administrativa adoptada
permita la configuración de los distintos contenidos y su transmisión por medios
tecnológicos.
La educación virtual supone la posibilidad de realizar todos los procesos docentes,

investigativos y administrativos a través de la Red, permitiendo que el estudiante regule su
propio ritmo de aprendizaje conciliando su tiempo de trabajo, estudio, socialización y
recreación para su capacitación permanente.
De esta forma el estudiante deberá seleccionar la temática e información de su interés, de

acuerdo a sus propias necesidades, mediante modalidades presénciales y/o virtuales,
utilizando los diferentes medios de auto-instrucción y comunicación que ofrece el mundo
moderno. Este nuevo rol del estudiante lo ubica en el centro de la atención al tener que
planificar, gestionar y colaborar en su propio aprendizaje para finalmente: “aprender -
haciendo”.
El papel del docente será ejercer el liderazgo al proponer ideas, teorías y métodos de
colaboración virtuales transformándose en guía del aprendizaje, tutor y promotor de debates
virtuales, consejero e impulsor de las redes aprendiendo en la interacción e interrelación
con los miembros de la comunidad virtual.
El docente también sintetiza, articula, evalúa y publica resultados de la actividad académica

y de investigación enriqueciendo de manera permanente el debate así como, generando y
poniendo a disposición del estudiantado los materiales para la consulta y el estudio a través
de las redes.
Actualmente una de las tendencias más fuertes cuando se ponen en marcha proyectos de
educación virtual, es producir Documentos para la Web y las instituciones a nivel mundial
han encontrado diversas formas de incorporarlos a los procesos educativos. Estas formas se
presentan en tres modalidades principales que son: como apoyo en actividades de un curso
de modalidad presencial o semipresencial, para la publicación del programa de un curso o
para desarrollar completamente un curso y ofrecerlo en modalidad virtual.
Tomando como base las características anteriores se presenta esta primera versión del
Documento Web TIC – USI Tecnologías de Información y Comunicación aplicadas a
Unidades y Servicios de Información , como apoyo a las actividades académicas de un
curso de modalidad presencial, dictado a estudiantes de noveno semestre de la Escuela de
Bibliotecología y Archivología de la Facultad de Humanidades y Educación de la
Universidad Central de Venezuela, dentro de la nueva estructura de cambios menores que
conducen a la modernización del Pensum de Estudios de dicha Escuela.
La estructura del Documento se presenta de la siguiente manera:
Recorrido por el Documento Web
Cómo utilizar el Documento Web
Programa Académico de la asignatura “Tecnologías de Información y

Comunicación aplicadas a Unidades y Servicios de Información”
Esquema de Trabajo
Estructura por capítulos
Resulta de vital importancia conocer Cómo utilizar el Documento Web. En este punto se
encuentran los elementos que pueden resultar de utilidad para hacer un uso eficiente del
Documento. Estos elementos van desde crear un cuaderno electrónico propio, a partir del
Documento original y la forma de utilizar dicho cuaderno, hasta la creación de una
Comunidad Virtual que permita, de conjunto con el docente, realizar un trabajo en
colaboración que redunde en un mayor y mejor aprendizaje.
El Programa Académico constituye el documento principal de la asignatura y tiene varias

funciones como son: servir de orientación para el alumno, ya que puede formarse una idea
general del contenido de la unidad curricular y conocer lo que se “pretende que conozca” y
esté en “capacidad de hacer”, ser una guía para la elaboración del plan de actividades del
docente el cual, a partir de las competencias que debe adquirir el alumno, seleccionará las
estrategias específicas que faciliten su aprendizaje. Así mismo, es el instrumento con el que
la Escuela de Bibliotecología y Archivología tramitará, cualquier aspecto académico y de
control de estudio relacionado con la asignatura.
El diseño planteado se concreta en un enfoque de Curriculum Innovador para la formación

en el campo de las aplicaciones de las Tecnología, la Información y las Comunicaciones de
los bibliotecólogos y archivólogos. Se fundamenta en la corriente constructivista del
aprendizaje, donde el estudiante es el responsable de construir sus propios conocimientos y
el docente un facilitador que orienta y guía el proceso.
El aprendizaje que se adquiera deberá ser significativo, ya que cada nuevo aprendizaje se
construye a partir de los conocimientos que se poseen. Estos conocimientos deberán tener
sentido para el alumno, podrá relacionarlos y ser de carácter eminentemente práctico para
su aplicación inmediata. En consecuencia el aprendizaje descansará sobre tres pilares
básicos: conocer, saber hacer y saber convivir.
La estrategia docente se ha seleccionado tomando como base los postulados que establecen
que el alumno juega un papel activo realizando actividades de aprendizaje, que reforzará
hasta lograr las competencias deseadas. Deberá ser sometido a estrategias participativas y
de interacción permanente aplicando el principio de: “aprender - haciendo”.
El grado de actualización de los contenidos permite a los egresados, en ejercicio de la
profesión, desempeñarse en los roles que requerirán la demostración de competencias en el
área bajo estudio.
El Esquema de Trabajo esta basado en la creación de tres grupos de contenidos que

abarcan todo el programa. Esto permite agrupar los contenidos por temáticas para facilitar
las estrategias de aprendizaje, evaluación y docente.
La estructura de los diferentes capítulos se presenta de la siguiente forma:
Contenidos
Preguntas para la autoevaluación
Taller en Internet
Temas de investigación
Referencias citadas
Navegando por los diferentes contenidos el estudiante podrá conocer de manera teórica los
aspectos tratados en el capítulo. Un aspecto importante es la utilización del correo
electrónico como herramienta de comunicación, la cual el estudiante podrá utilizar
durante la navegación para comunicarse con el profesor o con otros alumnos.
Una vez estudiado los contenidos del capítulo tratado el estudiante tendrá la posibilidad de
autoevaluarse y conocer lo aprendido hasta el momento.
La autoevaluación esta concebida es dos partes: Una primera parte con preguntas de
selección donde el estudiante marcará la opción de su preferencia. La segunda parte le
permitirá al alumno contestar preguntas de desarrollo poniendo a prueba el grado y la
profundización en los conocimientos adquiridos. Igualmente el alumno podrá comunicarse
vía correo electrónico con el docente o con otros alumnos para enviar los resultados y / o
consultar alguna duda.
A continuación el alumno pasa a una fase superior en la adquisición y consolidación del

conocimiento, la cual se sustenta en que el aprendizaje que se adquiere deberá ser
significativo, ya que cada nuevo aprendizaje se construye a partir de los conocimientos que
se poseen. Se trata en esta ocasión de la realización de un trabajo práctico y un taller en
Internet actividades que realiza bajo la orientación y supervisión del docente.
Cómo utilizar el Documento Web
Los siguientes elementos resultan útiles para hacer un buen uso del Documento Web:
Elabore su propio cuaderno electrónico de trabajo. Realice, en su computador, una copia

del Documento original hospedado en la Página Web de la Escuela de Bibliotecología y
Archivología. Elabore su Copia de Trabajo donde podrá realizar anotaciones personales,
contestar las Preguntas para la Autoevaluación así como, anotar todo tipo de consideración
que estime pertinente relacionada con el Taller en Internet, los Temas de Investigación y
otras.
Organice una Comunidad Virtual. Comuníquese con las personas interesadas. Incorpore
al docente en dicha Comunidad.
Comience a estudiar el Documento desde su inicio. Es muy importante que conozca los
elementos que se presentan en el Recorrido por el Documento, Cómo utilizar el
Documento, el Programa Académico así como el Esquema de Trabajo planteado, antes de
comenzar a estudiar los Contenidos Temáticos.
Estudie a profundidad los Contenidos Temáticos. Si durante esta etapa se le presenta

alguna duda, anótela en el sitio correspondiente y busque la respuesta profundizando en las
referencias citadas o consultando a los miembros de la Comunidad Virtual.
Responda las Preguntas para la Autoevaluación en el propio Documento. Si se le

presenta alguna duda profundice en el tema tratado, nunca busque la respuesta en el propio
documento para simplemente copiarla. Finalmente confronte sus resultados con el resto de
la Comunidad Virtual.
Conéctese con la Red para asumir un nuevo desafío. Navegue libremente por la Web en
la búsqueda de nuevos conocimientos al realizar el Taller en Internet. Recuerde que usted
gestiona sus propios conocimientos decidiendo qué, cómo, cuándo y hasta dónde aprende.
No deje de responder las preguntas que se le indican y elabore sus propias conclusiones.
Finalmente intercambie sus nuevos conocimientos con los miembros de la Comunidad
Virtual.
Asuma el reto final desarrollando un Tema de Investigación a partir de los

conocimientos adquiridos. Seleccione al menos un Tema de Investigación de los
propuestos en el Documento y desarróllelo. Invite a los miembros de la Comunidad Virtual
a incorporarse a la investigación. Contacte periódicamente al docente y comuníquele sus
resultados, incluso manifiéstele su interés de desarrollar algún tema no propuesto.
Ayúdenos a mejorar nuestro apoyo virtual. Cuando considere que ha cumplido con todo el
desafío planteado, elabore sus consideraciones de cómo lo realizado contribuyó en su
empeño por lograr un mayor y mejor aprendizaje. No dude en intercambiarlas con el resto
de la Comunidad Virtual y sobretodo hágalas del conocimiento del docente.
Programa Académico
Tecnologías de Información y Comunicación aplicadas a Unidades y

Servicios de Información
Ing. Sergio Teijero Páez

Profesor Agregado
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Facultad de Humanidades y Educación
UCV
Justificación
El programa de la asignatura Tecnologías de Información y Comunicación aplicadas a

Unidades y Servicios de Información, esta concebido para ser dictado, en el noveno
semestre del Plan de Cambios Menores de la Escuela de Bibliotecología y Archivología.
Este programa tiene como finalidad proporcionar los elementos teóricos y prácticos que
permitan obtener una visión integral del enfoque sistémico asociado a la automatización de
las unidades y servicios de información, el papel del especialista en información y el de los
usuarios, estos últimos ubicados en el centro de todo el proceso.
La asignatura permitirá que los estudiantes de Bibliotecología y Archivología se

introduzcan en el mundo de las aplicaciones de la tecnología, la información y las
comunicaciones, preparándolos para enfrentar los retos de la sociedad actual en su
vinculación con la automatización de la información e Internet a través de bibliotecas,
archivos, museos y centros de documentación. Permitirá además conocer los términos y
definiciones más importantes que se manejan en ese mundo, preparándolos para participar
en grupos multidisciplinarios.
El programa primeramente introduce al estudiante en el mundo de los sistemas de

información, estableciendo los conceptos básicos que lo caracterizan. En tal sentido se
abordan los conceptos de ciclo de procesamiento de datos, concepto de sistema, subsistema
y enfoque de sistema, las características de la información y las formas de comunicación, la
definición de sistema de información, su estructura, funciones y clasificación así como, las
categorías de desarrollo de dichos sistemas.
El programa continua avanzando hacia las unidades y servicios de información y su

vinculación con Internet. En tal sentido se tratan las USI e Internet, los motores de
búsqueda, las soluciones de búsqueda y recuperación en Internet, los metadatos y por
último los conceptos y estructuras más relevantes asociadas con la gestión del
conocimiento.
El tema 3 se adentra en el desarrollo de los sistemas de información abordando dos grandes
aspectos; el análisis y el diseño y el tema 4 se dedica al estudio de la automatización de las
unidades y servicios de información dentro del contexto de las aplicaciones.
La asignatura se orientará de manera teórico y práctica. La parte práctica será abordada

mediante la orientación de un proyecto de investigación que el alumno comenzará a
desarrollar desde el primer día de clases.
Objetivo General
Proporcionar los elementos teóricos y prácticos que permitan obtener una visión integral
del enfoque sistémico asociado a la automatización de las unidades y servicios de
información, el papel del especialista en información y el de los usuarios, estos últimos
ubicados en el centro de todo el proceso.
Objetivos y Contenidos
Tema 1. Introducción al desarrollo de los sistemas de información
Objetivo General
Describir el proceso de transformación de datos en información así como su vinculación

con los sistemas en cuanto a estructura, funciones, clasificación y categorías de desarrollo.
Objetivos Específicos
Estudiar las formas de transformación de datos en información.

Estudiar los conceptos de sistema, subsistema y enfoque de sistema.
Estudiar diferentes definiciones de sistemas de información.
Identificar las características de la información y las formas de comunicación.
Determinar la estructura, funciones, clasificación y categorías de desarrollo de los sistemas
de información.
Contenidos

Tema 2. Internet en las unidades y servicios de información
Objetivo General
Describir las principales características de las USI a través de los procesos y servicios que
las caracterizan, así como su interacción con Internet y los servicios virtuales a través de los
diferentes motores de búsqueda y las soluciones para la recuperación y gestión de la
información y el conocimiento.
Estudiar las principales características de las USI a través de los procesos y servicios que
las caracterizan.
Identificar las diferentes características de los motores de búsqueda.
Estudiar diferentes soluciones de búsqueda y recuperación de información en Internet.
Identificar el concepto de metadato y su vinculación con los servicios virtuales para la
recuperación y gestión de la información y el conocimiento.
Contenidos
2.1. USI e Internet

2.4. Metadatos
Tema 3. Desarrollo de sistemas de información
Objetivo General
Describir los principales elementos que caracterizan el análisis y diseño de sistema,

vinculándolos a los sistemas de información en cuanto a estrategias y procedimientos de
desarrollo.
Estudiar los principales elementos que caracterizan el análisis y diseño de sistema.

Identificar las diferentes estrategias para el desarrollo de sistemas.
Estudiar el procedimiento para el análisis de sistemas.
Estudiar el procedimiento para el diseño de sistemas.
Identificar las principales características asociadas al análisis y diseño orientado a objeto.
Contenidos

3.2.1. Estrategia para el desarrollo de sistemas

Tema 4. Sistemas automatizados de información para unidades de información
Objetivo General
Describir los principales elementos que caracterizan la automatización de las unidades y

servicios de información, vinculándolos a los procesos de digitalización de imágenes y los
procedimientos para el desarrollo de proyectos de automatización y de evaluación de la
implantación de proyectos de automatización en unidades y servicios de información.
Estudiar los principales elementos que caracterizan la automatización de las unidades y

servicios de información.
Identificar las principales características del proceso de digitalización de imágenes y su
vinculación con el proceso de automatización en unidades y servicios de información.
Estudiar el procedimiento para el desarrollo de proyectos de automatización en unidades y
servicios de información con vistas a su aplicación práctica.
Estudiar el procedimiento para la evaluación de la implantación de proyectos de
automatización en unidades y servicios de información con vistas a su aplicación práctica.
Contenidos
4.1.1. Unidades y servicios de Información y su entorno

4.13. Estrategias de automatización
4.1.4. Papel del especialista en información en el proceso de automatización
4.1.5. Sistemas automatizados para unidades de información
4.3. Procedimiento para el desarrollo de proyectos de automatización en unidades y

servicios de información
4.4. Procedimiento para la evaluación de la implantación de proyectos de automatización en

unidades y servicios de información
Estrategia de Aprendizaje
Exposición teórica por parte del facilitador.

Investigación por parte de los estudiantes.
Discusión en clases.
Evaluaciones parciales.
Exposición por parte de los alumnos de un tema de investigación.
Estrategia de Evaluación
La evaluación será formativa en cada actividad académica con la participación activa de

cada estudiante y la asistencia. Además será sumativa a través de las evidencias que se
obtengan del cumplimiento de cada una de las evaluaciones parciales, revisiones del
proyecto y la entrega final del mismo.
40 % Evaluaciones parciales (2 evaluaciones de 20 % cada una)

60 % Elaboración, revisión y discusión del proyecto
Estrategia Docente
Desarrollo de clases teóricas y prácticas. El profesor, en su actuación como facilitador,

creará diferentes situaciones para motivar la participación de los estudiantes y la
comprensión del tema orientado vinculando los conceptos teóricos con ejemplos reales.
Investigación por parte de los estudiantes. Una vez orientado el tema objeto de estudio,
los estudiantes realizarán la investigación con el propósito de preparase para la discusión
colectiva previa a la evaluación.
Elaboración, revisión y discusión del proyecto final. El proyecto será elaborado por los
estudiantes, con la asesoría del profesor, tomando en consideración los Temas de
Investigación y Desarrollo propuestos en cada capítulo del Curso. El profesor orientará la
creación de equipos de trabajo y la selección de un tema para cada equipo. Quedará bien
claro que la investigación comienza el primer día de clases y que se realizarán revisiones
periódicas que aportarán elementos para la conformación del 60 % correspondiente a la
evaluación del proyecto.
Referencias citadas
Referencias citadas en papel
Fábrega Lloréns J. y Bauza Jesús A. (1991). Administración de proyectos, ciclo de

desarrollo de sistemas de información. Venezuela. Miro c.a.
Kendall, Kenneth E. y Kendall Julie E. (1997). Análisis y diseño de sistemas. México.
Prentice Hall.
Korth, Henry F. y Silberschatz, Abraham. (1993). Fundamentos de bases de datos.
Madrid .Mc Graw Hill.
Martin, James y Odell, James J. (1992). Análisis y diseño orientado a objeto. México.
Prentice Hall Hispanoamericana, s.a.
Murdick, R. G. y Ross, J. E. (1998). Sistemas de información basados en computadoras
para la administración moderna. Venezuela. Editorial Diana.
Piattini, Mario, Calvo-Manzano, José A., Cervera, Joaquín y Fernández, Luis. (2000).
Análisis y diseño detallado de aplicaciones informáticas de gestión. México. Alfaomega
Grupo Editor, S.A.
Senn, James. (1992). Análisis y diseño de sistemas de información. México. Mc Graw
Hill.
Teijero Páez, Sergio. (2001). Aplicaciones de Automatización sobre el WWW. eosdigital.
Venezuela.
Teijero, Sergio. (2001). Enfoque sistémico en la relación Proyecto-Implantación-
Evaluación de Sistemas Automatizados de Bibliotecas. Foro Internacional sobre Biblioteca
Digital. México. Universidad de Colima.
Teijero Páez, Sergio. (2001). Aplicaciones de Automatización sobre el WWW y su
vinculación con aplicaciones de automatización de bibliotecas. Caracas. Eosdigital
(impresión en CD-ROM).
Teijero Páez, Sergio. (2003). Propuesta de Integración sistémica de Entornos Virtuales de
Enseñanza – Aprendizaje y Servicios Bibliotecarios como marco de trabajo efectivo en el
aprendizaje interactivo y permanente. Trabajo de Ascenso para la Categoría de Profesor
Agregado. Facultad de Humanidades y Educación. UCV.
Referencias citadas electrónicas
http://cuadrodemando.unizar.es/, www.minnovacion.gov.ve/, http://exodus.dcaa.unam.mx/,

http://geneura.urg.es/, www.cs.cinvestav.mx/, http://webepcc.unex.es/,
http://users.servicios.retecal.es/
Esquema de trabajo
Permite agrupar y ampliar los diferentes temas del programa, con el objetivo de facilitar su
comprensión y el desarrollo de las estrategias de aprendizaje, evaluación y docente.
Grupo 1. Introducción al desarrollo de los sistemas de información
Ciclo de procesamiento de datos. Concepto de sistema, subsistema y enfoque de sistema.

Características de la información. Comunicación de la información y el proceso de toma de
decisiones. Definición de sistema de información. Estructura y funciones de los sistemas
de información. Clasificación de los sistemas de información. Categorías de desarrollo de
los sistemas de información.
Grupo 2. Internet en las unidades y servicios de información
USI e Internet. Motores de búsqueda. Soluciones de búsqueda y recuperación en Internet.

Metadatos. Gestión del conocimiento.
Grupo 3. Desarrollo de sistemas de información
Análisis y diseño de sistemas. Panorama del análisis y diseño de sistemas. Lo que no es

análisis de sistemas. Trabajo del analista de sistema. Responsabilidad al programar
computadoras. Usuarios de los sistemas.
Desarrollo de sistemas de información. Estrategia para el desarrollo de sistemas.

Procedimiento para el análisis de sistemas. Procedimiento para el diseño de sistemas.
Análisis y diseño orientado a objeto
La aplicación del Esquema de Trabajo se enmarca en la estructura de 14 semanas del

semestre regular de la siguiente manera:
SEMANAS ACTIVIDADES
1 Orientación del Grupo 1 y 2
2 Investigación del Grupo 1 y 2
3 Discusión del Grupo 1 y 2
4 Evaluación del Grupo 1 y 2
5 Orientación del Grupo 3
6 Investigación del Grupo 3
7 Discusión del Grupo 3
8 Evaluación del Grupo 3
9 Revisión del Proyecto Final
10 Revisión del Proyecto Final
11 Exposición del Proyecto Final
14 Entrega de Notas Finales
El esquema queda dividido en tres partes básicas: Análisis, Discusión y Evaluación de los
Contenidos (Grupos 1, 2 y 3), Revisión del Proyecto Final y Exposición del Proyecto Final.
El Análisis, Discusión y Evaluación de los Contenidos se divide a su vez en cuatro

momentos principales, permitiendo crear la matriz de aprendizaje Orientación /
Investigación / Discusión / Evaluación (OIDE) de la siguiente manera:
Orientación. El docente realiza una exposición de los principales aspectos del tema
a tratar, indicando la literatura que el estudiante debe consultar durante la fase de
investigación, previa a la discusión colectiva. El estudiante realiza las anotaciones
que considere pertinentes.
Investigación. El estudiante realiza la investigación, apoyado en las orientaciones

del docente y el Documento Web, preparándose para la fase de discusión colectiva.
Discusión. El estudiante expone al colectivo los resultados de la investigación

realizada. El docente ejerce el liderazgo al proponer ideas, teorías y métodos de
colaboración transformándose en guía del aprendizaje, tutor y promotor de debates.
El docente también sintetiza, articula, evalúa y publica resultados de la actividad
académica y de investigación, enriqueciendo de manera permanente el debate así
como, generando y poniendo a disposición del estudiantado los materiales para la
consulta y la profundización del estudio que se viene realizando.
Evaluación. Los estudiantes en forma oral dan respuesta a las preguntas formuladas
por el docente. Cada evaluación (Grupo 1 y 2, Grupo 3), tiene un peso de 20% para
un total de 40%.
Durante dos semanas (9 y 10) el docente procede a la revisión del Proyecto Final
elaborado por los estudiantes en grupos de trabajo. El docente realiza las precisiones
necesarias y orienta a los estudiantes acerca de los contenidos, los aspectos metodológicos,
la presentación y la forma de realizar la exposición final. La selección del tema la realiza
cada grupo de trabajo utilizando los Temas de Investigación y Desarrollo propuestos en los
diferentes capítulos del Documento Web.
Las consideraciones para la Elaboración y Presentación del Proyecto Final son:
- Equipos de trabajo con un máximo de cuatro (4) integrantes y cada equipo escoge
uno de los temas de investigación propuestos para su desarrollo.
- El peso total del trabajo es de un 60 % el cual se distribuye de la siguiente forma:
Selección de los contenidos a tratar, estructuración de los contenidos, desarrollo de
los contenidos, metodología utilizada, revisiones y presentación final.
- La discusión final se realiza mediante una presentación digital donde cada
integrante del equipo expone una parte del tema, demostrando el grado de
conocimientos y el dominio que tiene de la investigación. El docente realiza
preguntas de comprobación cuando lo estime necesario. El estudiante que no
exponga no tendrá nota en el proyecto.
Capítulo 1
Introducción al desarrollo de los sistemas de información

El dato es el elemento básico que una vez procesado se convierte en información. El

proceso es interpretado como un ciclo cerrado o de realimentación, donde la información
obtenida es utilizada como punto de partida para un nuevo procesamiento, obteniéndose
una nueva información más documentada (Kendall y Kendall, 1997).
El papel del almacenamiento tanto del dato como de la información cobra vital importancia,
una vez desplegada y recuperada con vistas a su utilización. El proceso completo da lugar
al ciclo de procesamiento de datos ampliado (Kendall y Kendall, 1997).
Un sistema es un conjunto de elementos, de igual naturaleza o no, que se interrelacionan

para buscar un fin común. La interrelación sistémica proporciona el fin común (Kendall y
Kendall, 1997).
Al existir el concepto de sistema existe el de subsistema visto como la relación entre las
diferentes partes, que integran un sistema, con funcionamiento propio y que interactúan
para lograr un resultado final como sistema (Kendall y Kendall, 1997).
El comportamiento sistémico de la integración e interacción de las partes logra el enfoque

de sistema (Murdick y Ross, 1998).
Se denomina enfoque de sistema a la manera de estudiar o analizar sistemas adoptando una

visión global de los mismos, que se va refinando progresivamente mediante una
descomposición de arriba hacia abajo. Se comienza por concebir todo el sistema como una
caja negra en la que sólo se pueden distinguir las entradas y salidas. Posteriormente se pasa
a describir el interior, se identifican partes internas o subsistemas, se descompone cada
subsistema en otros menores hasta que los componentes sean tan simples, que se puedan
estudiar fácilmente. Esta manera de trabajar se conoce como “pensar globalmente y actuar
localmente” (Piattini, 2000).
El enfoque de sistema visto desde la óptica moderna, valora como lo principal la

interacción vinculada al flujo de información entre las partes, sin romper la cadena de
mando y autoridad y facilitando el proceso de toma de decisiones (Murdick y Ross, 1998).
Por ejemplo en una biblioteca, la información que necesita el usuario la busca inicialmente
en el catálogo público, manual o automatizado, y posteriormente se dirige a la sala de
consulta o préstamo obteniendo el material. Si conoce los datos del material va
directamente a la sala de consulta o préstamo, si necesita mayor asesoría se dirige a
orientación de usuario (Teijero, 1997).
Las directrices del enfoque moderno son: la integración, para aprovechar las relaciones y
la interdependencia de los elementos, la comunicación, abierta entre los subsistemas, el
método científico, vincula la teoría con la práctica, la orientación a las decisiones, provoca
la información eficaz y oportuna para la toma de decisiones y la tecnología mediante el uso
de modernos métodos tecnológicos. El enfoque de sistema es además, organizado, creador,
con metas y métodos para alcanzarlos y orientado a la acción (Murdick y Ross, 1998).
Objetiva, porque valora el propósito en el momento de transmitirla, orientada a la solución

de problemas y la toma de decisiones, presenta modo y formato, puede ser hablada, visual,
escrita en papel, etcétera. Combina la redundancia con la eficiencia, buscando una
solución de compromiso al utilizar la redundancia para proteger la información, contra
errores en la comunicación y complementar la eficiencia (Murdick y Ross, 1998).
La información es transmitida en proporción y frecuencia, se transmite en una adecuada

cantidad para lograr una buena recepción y esa cantidad se adecua a la unidad de tiempo.
La oportunidad y la recepción de la información son determinantes en el proceso de toma
de decisiones (Murdick y Ross, 1998).
La información tiene carácter determinístico, cuando es certera y esta basada en hechos

ocurridos realmente, o probabilístico si existe cierto grado de duda o cuando se trata de
predecir algo. La información tiene un costo y un valor, es confiable cuando se escoge
bien la fuente y tiene validez en la medida que representa realmente lo que se quiere
transmitir (Murdick y Ross, 1998).
Comunicación significa transferencia de información y el comunicador es quien transmite

la información. Para transmitir información se requiere de una infraestructura formada por
los interlocutores y los medios de información. Los interlocutores son el emisor, que actúa
como fuente o transmisor del mensaje y el receptor que recibe el mensaje. Los medios de
comunicación son el canal por donde se transmite la información (Murdick y Ross, 1998).
Al transmitir información es necesario tener en cuenta algunos aspectos básicos como son:
qué cantidad de información esta fluyendo, cuántos tipos de mensajes están listos, qué
significado tiene cada mensaje, qué valor tiene cada mensaje, con qué frecuencia se envía
cada mensaje, etcétera. (Murdick y Ross, 1998).
Dos aspectos básicos a tener en cuenta para una buena transmisión de información son: la
cantidad de señal útil que llega al receptor, conocida como eficiencia en la transmisión y la
señal no deseada que entorpece la transmisión que se conoce como ruido (Murdick y Ross,
1998).
Una forma de lograr una buena eficiencia es mediante la utilización de métodos de

codificación y decodificación. La codificación permite una alta eficiencia y privacidad en la
transmisión de información. Al utilizar la codificación, en el envío de un mensaje, se
requiere que el receptor pueda decodificar el mensaje para poder interpretarlo (Murdick y
Ross, 1998).
Un sistema de información puede ser definido como:
Un conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos, estructurada
según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o
parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes (decisiones), para desempeñar su actividad de acuerdo
a su estrategia de negocio (Piattini, 2000).
Una combinación de personas, computadoras, procedimientos, programas, equipos de

comunicaciones y otros, utilizados para obtener, registrar, procesar y recuperar datos e
información, que de manera integrada proporcionan la información necesaria y oportuna
para la ejecución de actividades empresariales, académicas, sociales, etcétera., facilitando
el proceso de toma de decisiones (Senn, 1992).
Un sistema capaz de proporcionar información de calidad ayudando en el desempeño de las

actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la
información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y
lugar oportuno y con el formato más útil para el receptor (http://cuadrodemando.unizar.es/).
Un conjunto sistemático y formal de componentes capaces de almacenar y recuperar

información relacionada con el tipo de actividad que se realiza a nivel empresarial, ya sea
legal, contable, financiera, etcétera., permitiendo la realización de actividades de
planeamiento, control y toma de decisiones y siendo capaz además de producir informes,
estadísticas, gráficos, etcétera. (http://cuadrodemando.unizar.es/).
Los sistemas de información automatizados se estructuran de dos maneras básicas:

enfoque centralizado y distribuido. El enfoque centralizado supone la existencia de un
equipo de computación central que contiene todos los datos, procedimientos, programas y
otros desde donde se ejecutan, procesan y almacenan todo lo que tiene que ver con las
funciones asignadas al sistema automatizado. El enfoque distribuido supone la división del
sistema en subsistemas y la asignación de funciones por subsistemas, de manera tal que lo
primario se centra en el intercambio de información entre los entes participantes (Senn,
1992).
Algunas funciones asignadas a los sistemas de información incluyen: recolección,

ordenamiento, procesamiento y recuperación de los datos para la ejecución de
transacciones, creación de estructuras para almacenamiento, creación y mantenimiento de
archivos, generación de reportes, consultas, mantenimiento de la integridad de los datos,
etcétera. (Senn, 1992).
Sistemas conceptuales y empíricos. Los primeros se ocupan de las estructuras teóricas que
pueden o no tener un equivalente en el mundo real y los segundos, son sistemas concretos
de operación compuestos por gentes, materiales, equipos, etcétera. (Senn, 1992).
Sistemas naturales y hechos por el hombre. Los naturales son asociados a la naturaleza,
como por ejemplo los ecológicos, el sistema solar, el cuerpo humano, etcétera. y los hechos
por el hombre se asocian a diferentes actividades que el hombre realiza como manufactura,
transporte, etcétera. (Senn, 1992).
Sistemas abiertos y cerrados. Los abiertos son los que interactúan con el medio ambiente
y los cerrados no (Senn, 1992).
Permanentes, estacionarios y no estacionarios. Los permanentes perduran por un tiempo

prolongado y los temporales se diseñan para que tengan una duración específica y luego se
disuelvan. En los estacionarios sus propiedades y operaciones no varían con el tiempo o
sólo lo hacen en ciclos repetidos y en los no estacionarios sus operaciones y propiedades
varían dentro de ciertos límites (Senn, 1992).
Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS). Se desarrollan para procesar grandes

cantidades de datos en transacciones rutinarias de negocios, tales como nómina e inventario
(Kendall y Kendall, 1997).
Sistemas de automatización de oficina (OAS). Brindan soporte a los trabajadores para

analizar, manejar o transformar la información para luego compartirla o diseminarla,
utilizando diferentes medios electrónicos (Kendall y Kendall, 1997).
Sistemas de manejo de conocimiento (KWS). Brindan soporte a los trabajadores

profesionales y le ayudan a crear un nuevo conocimiento (Kendall y Kendall, 1997).
Sistemas de información gerencial (MIS). Incluyen procesamiento de transacciones y

trabajan debido a la interacción entre gentes y computadoras. Requieren que las gentes,
software y hardware trabajen al unísono y dan soporte al análisis y toma de decisiones
Sistemas de apoyo a las decisiones (DSS). Se apartan del sistema de información gerencial
tradicional y hacen énfasis en el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases (Kendall
y Kendall, 1997).
Sistemas expertos. Utilizan la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver

problemas específicos estructurados, utilizando los enfoques de la inteligencia artificial
(AI) para resolver los problemas de los usuarios. Sus componentes básicos son: base de
conocimientos, máquina de inferencia, que conecta al usuario con el sistema, e interfaz de
usuario. Personas, llamadas expertos, aportan los conocimientos para ser incluidos e
implementados en un sistema de computadoras (Kendall y Kendall, 1997).
Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS). Se utilizan cuando grupos de personas

necesitan trabajar juntos para tomar decisiones. Estos sistemas permiten que miembros del
grupo interactúen con apoyo electrónico y con una persona que da facilidades al grupo
Sistemas de apoyo a ejecutivos. Ayudan a los ejecutivos a organizar sus interacciones con
el ambiente externo, proporcionando apoyo de gráficos y de comunicaciones. Estos
sistemas crean el ambiente necesario para ayudar a los ejecutivos a pensar en los problemas
estratégicos de una manera informada (Kendall y Kendall, 1997).
Preguntas de selección
1. El dato
___ Es el elemento básico que una vez procesado se convierte en información

___ Es un atributo de la base de datos
___ Es información procesada
___ Ninguna de las anteriores
2. Cuál de las siguientes opciones es verdadera con respecto al concepto de sistema
___ Es parte de un subsistema

___ Conjunto de elementos de igual naturaleza o no que una vez procesados se convierten
en información
___ Conjunto de elementos de igual naturaleza o no que se interrelacionan para buscar un
fin común
3. Cuál de las siguientes opciones es verdadera con relación a la definición de enfoque de

sistema
___ Forma de concebir un sistema para analizarlo

___ Partes de un sistema que se interrelacionan
___ Manera de estudiar o analizar sistemas adoptando una visión global de los mismos,
que se va refinando progresivamente mediante una descomposición de arriba hacia abajo
___ Descomposición de un sistema para su análisis
4. La información es objetiva porque
___ Valora el propósito en el momento de transmitirla

___ Esta orientada a la solución de problemas
___ Es escrita y hablada
5. Para transmitir información se necesita:
___ Un emisor
___ Emisor y receptor
___ Emisor, receptor y medio de comunicación
6. La codificación permite:
___ Una alta eficiencia y privacidad en la transmisión de información

___ Transmitir información
___ Decodificar información
___ Ninguna de las anteriores.
7. Los sistemas de información automatizados se estructuran en:
___ Enfoque centralizado

___ Enfoque distribuido
___ Enfoque centralizado y distribuido
8. El enfoque centralizado supone:
___ La existencia de un equipo de computación

___ La existencia de un equipo de computación que contiene datos
___ La existencia de un equipo de computación que contiene datos y programas
___ La existencia de un equipo de computación central que contiene todos los datos,
procedimientos, programas y otros desde donde se ejecutan, procesan y almacenan todo lo
que tiene que ver con las funciones asignadas al sistema automatizado
9. El enfoque distribuido supone:
___ La división del sistema en subsistemas

___ La división del sistema en subsistemas y la asignación de funciones por subsistemas
___ La división del sistema en subsistemas y la asignación de funciones por subsistemas,
de manera tal que lo primario se centra en el intercambio de información entre los entes
participantes
10. Los sistemas conceptuales
___ Se ocupan de las estructuras teóricas

___ Se ocupan de las estructuras teóricas - prácticas
___ Se ocupan de las estructuras teóricas que pueden o no tener un equivalente en el
mundo real
11. Los sistemas empíricos
___ Son sistemas concretos

___ Son sistemas concretos de operación compuestos por gentes
___ Son sistemas concretos de operación compuestos por gentes, materiales, equipos,
etcétera.
12. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) se desarrollan:
___ Para procesar grandes cantidades de datos

___ Para procesar grandes cantidades de datos en transacciones rutinarias de negocios
___ Para procesar datos
13. Los sistemas de información gerencial incluyen:
___ Procesamiento de transacciones

___ Procesamiento de transacciones y trabajan debido a la interacción entre gentes
___ Procesamiento de transacciones y trabajan debido a la interacción entre gentes y
computadoras
14. Los sistemas expertos utilizan:
___ La experiencia de los tomadores de decisiones

___ La experiencia de los tomadores de decisiones para resolver problemas
___ La experiencia de los tomadores de decisiones para resolver problemas específicos
estructurados
Preguntas de desarrollo
15. Discuta el concepto de sistema utilizando un ejemplo de la vida real
16. Establezca la relación entre sistema y subsistema utilizando el ejemplo de la pregunta

anterior
17. Relacione los conceptos de sistema, subsistema y enfoque de sistema
18. Redacte una información real y explique que características posee
19. Explique que elementos intervienen al comunicar la información anterior
20. Elabore una definición de sistema de información diferente a las expresadas en el

Documento
21. Explique las diferencias entre sistemas de información centralizados y distribuidos
22. Elabore algunos ejemplos que le permitan discutir la clasificación de los sistemas de
información
23. Establezca las diferencias entre los diferentes tipos de sistemas de información según
sus categorías de desarrollo
Taller en Internet
Ahora usted tiene un nuevo desafío: Encontrar información en Internet que amplíe los
conocimientos adquiridos hasta este momento. Algunos de los ejercicios que desarrollará a
continuación le permitirán navegar libremente por la Web, mientras otros los dirigirán a
uno o más sitios nuevos.
1. Utilizando varios motores de búsqueda de Internet, intente recopilar la mayor

cantidad de información posible, acerca del proceso de transformación de datos en
información a través del ciclo básico y ciclo ampliado de procesamiento de datos.
2. Existen muchos sitios Web que están dedicados a mostrar los avances ocurridos en
los últimos años, acerca de los sistemas de información y sus aplicaciones. Realice
una búsqueda y determine cuántos de estos sitios puede encontrar y qué información
relevante brindan. Incluya los links con otras fuentes de información.
3. Visite al menos tres sitios Web que traten acerca de la estructura, funciones y
clasificación de los sistemas de información. Realice una evaluación de cada
información obtenida y compárela con lo expuesto en el presente Documento.
4. Visite al menos tres sitios Web que traten acerca de las categorías de desarrollo de
los sistemas de información Realice una evaluación de cada información obtenida y
una nueva información que amplíe la contenida en el presente Documento.
Una vez realizado cada ejercicio trate de contestar las siguientes preguntas: Cuántos
sitios encontró, cuáles le proporcionan la mejor información y cuáles considera más
adecuados para publicar en el presente Documento. Elabore un análisis comparativo y sus
propias conclusiones que le permitan discutir el tema con el docente.
Temas de Investigación
Ahora se le presenta el reto final: Desarrollar un trabajo práctico a partir de todos los
conocimientos adquiridos. En esta ocasión se trata de discutir, desde su óptica y mediante el
desarrollo de un ejemplo, el objetivo general propuesto para el Capítulo 1 en este caso:
“Describir el proceso de transformación de datos en información así como su

vinculación con los sistemas de información en cuanto a estructura, funciones,
clasificación y categorías de desarrollo”.
Elabore el ejemplo que va a discutir, consulte su selección al docente y expóngale los
motivos que lo llevaron a ella. Elabore una agenda que le permita ordenar los pasos a seguir
y comience la investigación. Comuníquese periódicamente con el docente y muéstrele los
logros alcanzados hasta ese momento.
Referencias citadas

Prentice Hall.
Grupo Editor, S.A.
Hill.
Teijero Páez, Sergio. (2001). Aplicaciones de Automatización sobre el WWW. eosdigital.
Venezuela.

Capítulo 2
Internet en las unidades y servicios de información
2.1. USI e Internet
Las Unidades y Servicios de Información (USI) han evoluciona a lo largo de los años para
enfrentar la explosión masiva de la información, causada por los avances tecnológicos y
metodológicos en materia de telecomunicaciones e informática. Por otro lado se ha
producido un crecimiento exponencial de Internet durante los últimos años, que lo ha
convertido en un espacio de información casi ilimitado, con ausencia de una organización
coherente planteando serios problemas para la navegación en la Red (Sharon, Taly; Frank,
Ariel, J., 2000).
El fenómeno de la “explosión de la información” se agudiza gracias al desarrollo de

Internet y a la WWW e implica la aparición de nuevos servicios de indización denominados
motores de búsqueda, que facilitan el acceso a gran cantidad de la información. Estos
motores permiten acceder al ciberespacio e inundan al usuario con gran cantidad de
información irrelevante, convirtiéndolos en medios no satisfactorios para la recuperación
de recursos de información (Sharon, Taly; Frank, Ariel, J., 2000).
La creación de documentos en formato digital y especialmente desde la aparición de la

WWW significa un enorme reto para el profesional de la información, no sólo en el acopio
y organización de dicha información para ponerla al servicio de los usuarios, sino
especialmente en el diseño de métodos de accesos rápidos y sencillos para recuperarla en el
momento preciso (Talavera Ibarra, Ana María, 2002).
El desarrollo de la Red ha modificado sustancialmente la creación, distribución,

almacenamiento, recuperación y presentación de la información. La cantidad de recursos
informativos que proliferan en la Red, hace que sea cada vez más complicado buscar y
navegar en ella. Recuperar información relevante en Internet se ha convertido en una ardua
tarea que sólo los expertos, pueden acometer con índices de éxito aceptables. En la
actualidad se utilizan multitud de buscadores que si bien facilitan estrategias de búsqueda,
producen lo que se ha venido denominando un desbordamiento cognoscitivo de
información y un elevado ruido en los resultados de las búsquedas (Talavera Ibarra, Ana
María, 2002).
Un motor de búsqueda, es un agente que indexa, organiza y revisa sitios Web buscando
las palabras claves introducidas por el usuario. Es un conjunto de programas encargados de
visitar sitios Web, empleando los propios hipervínculos contenidos en las páginas Web,
para buscar y leer otros sitios. Crea un enorme índice de todas las páginas que han sido
leídas para presentar direcciones de Internet, como resultado de las peticiones de búsqueda
solicitadas por los usuarios (www.informaticamilleniun.com).
Los motores de búsqueda se clasifican en tres categorías: motor de búsqueda básico /
índice, que usa un robot automático para reunir datos sobre los ítems en páginas Web, que
contengan las palabras claves introducidas por el usuario, motor de búsqueda directorio /
catálogo, que utiliza un criterio humano para reunir y catalogar ítems de temas recopilados
y actualizados manualmente, metamotor de búsqueda, que no soporta en sí mismo bases
de datos sino preguntas del motor de búsqueda básico, a petición del usuario y motor de
búsqueda híbrido, que contiene un directorio o guía de temas enlazados a muchos sitios
Web (www.informaticamilleniun.com, Sharon, Taly; Frank, Ariel, J., 2000).
Los motores de búsqueda pretenden construir un depósito cuantitativo global que

represente tanta información disponible en Internet como sea posible. Mantienen varias
estructuras de datos para representar sus depósitos como son: índices, directorios y
catálogos. También proporcionan una elaborada interfaz de usuario para propósitos de
búsqueda. Utilizan distintos tipos de robots para buscar e indexar páginas de Internet y
actualizar dinámicamente el depósito (Sharon, Taly; Frank, Ariel, J., 2000).
El funcionamiento de un motor de búsqueda comienza cuando un usuario necesita

información sobre una materia o tema determinado. Pide a su motor de búsqueda favorito
buscar cualquier información relevante, llama al motor de búsqueda mediante una pregunta
“ad hoc” compuesta por una combinación de palabras claves. Seguidamente el motor
devolverá una cantidad de información con poca precisión que seguramente agobiará al
usuario. Finalmente el usuario tendrá que navegar tediosamente a través de ella y filtrarla
manualmente (Sharon, Taly; Frank, Ariel, J., 2000).
Al utilizar motores de búsqueda en Internet surgen problemas de localización de recursos

de información así como, dificultades para que los usuarios utilicen buenas estrategias de
búsqueda. Los usuarios expresan habitualmente sus peticiones de búsqueda de modo
impreciso, siendo necesario un gran esfuerzo para descubrir la información que necesitan.
Internet por una parte brinda cuantiosos beneficios que permiten la diseminación,
democratización, disponibilidad y diversidad de la información y por otra, presenta una
falta de control adecuado que garantice la calidad de los servicios (Sharon, Taly; Frank,
Ariel, J., 2000).
La literatura especializada expone un conjunto de razones por las cuales resulta poco
satisfactorio, utilizar un motor de búsqueda para recuperar recursos de información. Entre
las que se encuentran: los motores de búsqueda sólo indexan una parte del total de los
documentos disponibles en la Web, siendo necesario utilizar más de un motor si se quiere
un alto índice de precisión en la recuperación. La calidad de los resultados de la búsqueda
utilizando diferentes motores varía enormemente (Sharon, Taly; Frank, Ariel, J., 2000,
Talavera Ibarra, Ana María, 2002).
La mayor parte de los motores de búsqueda efectúan una indización a texto completo pero
no necesariamente, indexan el contexto de los documentos que encuentran. No existe un
control del vocabulario, la búsqueda por palabras claves puede dar como respuesta cientos
de miles de ítems, muchos de los cuales pueden ser irrelevantes. Gran parte de los motores
de búsqueda son casi inservibles para buscar y recuperar documentos no textuales y objetos
como: audio, video y programas ejecutables no permitiendo además, la búsqueda y
recuperación de sitios Web controlados por contraseñas (Sharon, Taly; Frank, Ariel, J.,
2000, Talavera Ibarra, Ana María, 2002).
El motor de búsqueda básico es similar a cualquier biblioteca digital en lo que se refiere a

la interfaz de usuario básica, herramientas de recuperación de información y acceso a la
Red. Además es similar a la BDR ya que ambas manejan depósitos de metadatos más que
de ítems completos. Un motor de búsqueda tipo directorio está más próximo a una
biblioteca digital que a un motor de búsqueda básico puesto que, ha sido creado y
compilado mediante un criterio especializado, además de un control de calidad, pero no
posee dominio propio ni servicios integrados de BD. Un metamotor de búsqueda es
similar a una BDF ya que ambos generan preguntas a otros motores de búsqueda y a la BD
respectivamente, para responder preguntas del usuario. Es importante mencionar que estas
dos herramientas no entran en conflicto sino que por naturaleza propia son
complementarias (Sharon, Taly; Frank, Ariel, J., 2000).
La literatura especializada sugiere diferentes soluciones para mejorar la búsqueda y

recuperación en Internet ante el fenómeno de la “explosión de la información”. Éstas se
pueden dividir en tres grandes categorías. La primera categoría, orienta sus esfuerzos a
ayudar a los usuarios finales a usar los motores de búsqueda de una manera más efectiva a
través de programas de información, guías impresas o con el asesoramiento directo de los
bibliotecólogos. La segunda categoría, trata de mejorar la capacidad y funcionalidad de los
motores de búsqueda optimizando la recolección de datos y la indización, permitiendo la
búsqueda por medio del lenguaje natural, añadiendo la posibilidad de combinar operadores
booleanos que aumentan los límites en el número de claves de búsqueda, mejoran el
algoritmo de ponderación e incorporan la búsqueda por truncamiento, entre otros (Lim,
Edward, 1999).
La tercera categoría, conlleva una mayor intervención humana y puede ser dividida en dos
subcategorías. La primera, incluye el uso de metadatos para mejorar el proceso de
recuperación y la segunda, intenta construir pasarelas temáticas o de información que
ayuden a los usuarios a descubrir recursos de calidad (Lim, Edward, 1999).
La Pasarela Temática, brinda un acceso fácil a los recursos de información que existen en
la Red. El tipo más común de esta herramienta es un conjunto de páginas Web con enlaces
a recursos de información. Los portales son un tipo de pasarela temática, que contienen
directorios de enlaces hipertexto que agrupan páginas Web, sobre un determinado tema que
facilita el acceso a la información (Lim, Edward, 1999).
2.4. Metadatos
El término metadato, que en esencia significa “datos acerca de datos” se utiliza para
referirse a los datos que permiten identificar, describir, analizar y localizar los recursos de
Internet. Básicamente son el conjunto de datos que describen objetos, documentos o
servicios que a su vez contienen datos sobre su forma y contenido. Los metadatos contienen
la información que caracteriza a los datos. Son utilizados para suministrar información
respondiendo a preguntas tales como: quién, qué, cuándo, cómo, dónde y por qué sobre
cada una de las facetas relativas a los datos que se documentan (www.clearinghouse.com).
Los metadatos son datos que proporcionan los atributos con los que se describe un objeto
digital. Soportan ciertas funciones como: localización, documentación, evaluación,
selección, etcétera. Los metadatos no sólo son claves para la búsqueda sino que también,
sirven para facilitar el uso del recurso brindando una respuesta a la problemática de la
“explosión de la información” en la Web (García, Luis; García, Ernesto, 2001).
Los metadatos se utilizan de tres formas distintas: acompañando al propio documento o

recurso, en la cabecera de un documento HTML o cabeceras SGML, formando un fichero
separado de meta-información para describir recursos distintos a los de HTML, sonido,
imagen, programa de ordenador entre otros o también, se puede crear con ellos una base de
datos central o distribuida con punteros a los recursos que describen (García, Luis; García,
Ernesto, 2001).
El estándar de metadatos ideal será aquel que sea fácil de crear y mantener, que utilice una
semántica que se entienda de manera común, que pueda crearse de forma automática, que
pueda describir la forma, el contenido y la localización de la información, que su estructura
permita contenerlos en otros objetos, que se pueda usar para construir múltiples índices así
como, que pueda operar con los sistemas de indización que existen (García, Luis; García,
Ernesto, 2001).
Para que los metadatos sean realmente útiles deben ser comparables con otros metadatos,
no sólo en forma visual sino por un software legible por la máquina de manera parcial e
interoperable. El término parcial se aplica a la acción de analizar la información por la vía
de subdividirla y reconocer sus componentes. Esto implica que la información asociada a
un elemento esté separada de los otros elementos e incluso que los valores de dichos
elementos estén relacionados con el nombre del elemento correspondiente. La característica
interoperable, se deriva de la anterior al compartir los registros, razón por la cual los
metadatos deben estar normalizados para asegurar la legibilidad e identificación de sus
elementos en cualquiera de sus registros (García, Luis; García, Ernesto, 2001).
La normalización es el punto clave cuando de intercambio de información e

interoperatividad se trata y exige la existencia de formatos de metadatos fáciles de crear y
mantener, con una semántica fácil de entender sin necesidad de una especialización en la
materia. La razón de esta exigencia es que el propio creador del recurso electrónico será el
encargado de generar los metadatos de dicho recurso. Por esto los metadatos deben ser una
herramienta que permita el tratamiento adecuado de la información descrita y analizada, sin
incurrir en procedimientos y mecanismos excesivamente complejos, que impidan la
integración de estos formatos en la dinámica profesional (García, Luis; García, Ernesto,
2001).
En la actualidad la normalización de los metadatos, se rige por el lenguaje de marcas

Standard Generalizad Markup Language (SGML). El SGML es un metalenguaje que define
una amplia serie de normas para construir lenguajes de marcas, proporcionando la sintaxis
para definir y expresar la estructura lógica de los documentos así como, las convenciones
para nombrar sus componentes o elementos (García, Luis; García, Ernesto, 2001).
La Gestión del Conocimiento apoya la creación, archivo y formas de compartir

información valiosa, experiencia y perspicacia con comunidades de personas y
organizaciones cuyos intereses y necesidades sean similares. Sin embargo a pesar de las
necesidades tecnológicas, la gestión del conocimiento está más cerca del personal, de las
relaciones de trabajo y de la comunicación. El trabajo en equipo, la colaboración y otras
formas de interacción persona a persona, son esenciales para crear el balance correcto entre
la información en sí misma y las acciones del personal (Rosenberg Marc J., 2001).
La bibliotecaria Sheila Corall sugiere que la Gestión del Conocimiento “es una filosofía,
que combina las buenas prácticas en el manejo útil de la información, con una cultura del
aprendizaje organizacional para mejorar el desempeño del negocio”. La Gestión del
Conocimiento no se enfoca a coleccionar fragmentos de información y almacenarlos en la
Web, el reto es construir esta capacidad de modo que sea flexible y dinámica, fácil de
entender y gestionar, valorada por la gente y que sirva de soporte a una cultura de
aprendizaje de base amplia. Es el uso del conocimiento lo que cuenta y no su
almacenamiento (Rosenberg Marc J., 2001).
Los beneficios de la Gestión del Conocimiento pudieran valorarse al compararla con un

cerebro virtual corporativo, los cuales expresan seis funciones básicas a saber:
Aprendizaje, permite a los usuarios acceder exactamente a la información que necesitan y
cuando la necesitan, obteniendo respuestas más rápidas y flexibles. Visión y Acción, donde
se desarrolla la capacidad de mostrar la información más importante hacia los usuarios que
la necesitan, manteniendo a los empleados al corriente de lo que sucede, permitiendo así
actuaciones y toma de decisiones. Memoria, permite el acceso instantáneo a la información
unido a la experiencia general y pericia de los expertos, que de otro modo no estaría
disponible para las personas interesadas, más la capacidad de hacer crecer la memoria
corporativa en el tiempo (Rosenberg Marc J., 2001).
Otros beneficios de la Gestión del Conocimiento son: Caja de herramientas, como la

capacidad de administrar y distribuir con rapidez herramientas de conocimiento y
productividad a personas que se encuentran dispersas, permitiéndoles compartir con
amplitud el trabajo. Creatividad, donde la colaboración y el compromiso comunitario
permiten que nuevas ideas y percepciones se compartan en un ambiente más abierto,
elevando el sentido de pertinencia que impacte de modo positivo, en el reclutamiento y la
retención así como en el aprendizaje. Integración, ayuda a las organizaciones a entender e
identificar lo que saben y lo que no saben, resultando los criterios esenciales para lograr el
despegue del aprendizaje, logrando que los activos del conocimiento se afiancen de forma
más sistemática a través de un amplio rango de usuarios / comunidades y usos, dando como
resultado más contribuciones e interacciones (Rosenberg Marc J., 2001).
La Gestión del Conocimiento puede dividirse en tres niveles, organizados en forma de
pirámide a saber: gestión de documentos (nivel 1), creación, participación y gestión de la
información (nivel 2) e inteligencia empresarial (nivel 3), (Rosenberg Marc J., 2001).
Nivel 1. Es el más bajo de la pirámide y contempla el acceso, recuperación y

almacenamiento en línea. Apoya sólo la distribución de información pero no la creación,
organización y manejo de contenidos, por lo que la exactitud al avanzar no puede
garantizarse (Rosenberg Marc J., 2001).
Nivel 2. Es un nivel de gestión de conocimientos donde las personas realmente contribuyen

con información al sistema, creando nuevos contenidos y aumentando la base de datos de
conocimientos. Este nivel capacita a la organización para capturar y distribuir historias de
expertos y otras expresiones de conocimiento, gestiona la información en tiempo real,
permite la comunicación y la colaboración posibilitando la creación de nuevos contenidos
(Rosenberg Marc J., 2001).
Nivel 3. Afianza el “know-how” empresarial, apoya el desempeño, interactúa con bases de

datos operacionales y permite construir redes de expertos. Este nivel se ubica en la parte
más alta de la pirámide. Cuanto más alto se llegue en la pirámide, más integrado estará la
gestión del conocimiento con el trabajo que actualmente desarrolla la organización
(Rosenberg Marc J., 2001).
Una vez finalizado el estudio de los contenidos, usted estará en condiciones de responder
las siguientes preguntas:
1. El fenómeno de “explosión de la información” se caracteriza por:
___ Facilitar el trabajo del usuario.

___ No permitir recuperar la información deseada.
___ Inundar al usuario con gran cantidad de información irrelevante.
___ Trabajar con un solo motor de búsqueda.
2. El motor de búsqueda directorio / catálogo utiliza:
___ Un criterio humano para reunir ítems

___ Un criterio humano reunir y catalogar ítems
___ Un criterio humano para reunir y catalogar ítems de temas recopilados y actualizados
manualmente
___ Ninguno de los anteriores.
3. El motor de búsqueda básico / índice utiliza:
___ Un robot automático para interpretar datos

___ Un robot automático para reunir datos sobre los ítems en páginas web
___ Un robot automático para reunir datos sobre los ítems en páginas Web, que contengan
las palabras claves introducidas por el usuario
4. El motor de búsqueda híbrido:
___ Contiene un directorio

___ Contiene un directorio o guía de temas enlazados
___ Contiene un directorio o guía de temas enlazados a muchos sitios Web
5. Un metadato se define como:
___ Datos que no definen otros datos.

___ Datos acerca de datos que proporcionan atributos con los que se define un objeto
digital.
___ Datos que no pueden compararse con otros datos.
6. Una primera categoría de soluciones de búsqueda en Internet
___ No orienta a los usuarios durante la búsqueda

___ Ayuda a los usuarios a usar los motores de búsqueda
___ Orienta sus esfuerzos a ayudar a los usuarios finales a usar los motores de búsqueda de
una manera más efectiva a través de programas de información, guías impresas o con el
asesoramiento directo de los bibliotecólogos
7. Una segunda categoría de soluciones de búsqueda en Internet
___ Trata de mejorar la capacidad y funcionalidad de los motores de búsqueda

optimizando la recolección de datos y la indización
___ No permite la búsqueda por medio de lenguaje natural
___ No incorpora búsqueda por truncamiento
8. Una tercera categoría de soluciones de búsqueda por Internet
___ Conlleva a una mayor intervención humana

___ No utiliza metadatos
___ No construye pasarelas temáticas
9. La pasarela temática:
___ Hace difícil el acceso a los recursos de información.

___ Brinda un acceso fácil a los recursos de información que existen en la Red
___ No se relaciona con los portales Web
10. La gestión del conocimiento:
___ Apoya la creación, archivo y formas de compartir información valiosa, experiencia y

perspicacia con comunidades de personas y organizaciones cuyos intereses y necesidades
sean similares
___ No se vincula con el trabajo en equipo y en colaboración
___ No toma en cuenta la acción del personal
11. Discuta las diferentes categorías en las que se clasifican los motores de búsqueda.
12. Discuta acerca de las diferentes soluciones que ofrece la literatura especializada, con
relación a la búsqueda y recuperación de información en Internet, particularmente ante el
fenómeno conocido como “explosión de la información”.
13. Establezca las diferencias que existen entre datos y metadatos.
14. Discuta utilizando un ejemplo real los beneficios de la gestión del conocimiento
15. Establezca las diferencias entre los diferentes niveles de la pirámide de la gestión del
conocimiento
Taller en Internet
1. Utilizando un motor de búsqueda de Internet, intente recopilar la mayor cantidad de

información posible, acercas de los procesos y servicios que se llevan a cabo en las
Unidades y Servicios de Información.
los últimos años, acerca del desarrollo de los proyectos de metadatos. Realice una
búsqueda y determine cuántos de estos sitios puede encontrar y qué información
3. Visite al menos tres sitios Web que traten acerca de soluciones de búsqueda y
recuperación de información en Internet. Realice una evaluación de cada
información obtenida y compárela con la expuesta en el presente Documento.
4. Visite al menos tres sitios Web que traten temas relacionados con la gestión del
conocimiento. Realice una evaluación de cada información obtenida y compárela
con la expuesta en el presente Documento.
adecuados para publicar en el Documento. Elabore un análisis comparativo y sus propias
conclusiones que le permitan discutir el tema con el docente.
conocimientos adquiridos. En esta ocasión se trata de discutir, desde su óptica y mediante el
desarrollo de un ejemplo, el objetivo general propuesto para el Capítulo 2 en este caso:
“Describir las principales características de las USI a través de los procesos y servicios
que las caracterizan, así como su interacción con Internet y los servicios virtuales a
través de los diferentes motores de búsqueda y las soluciones para la recuperación y
gestión de la información y el conocimiento”.
Elabore el ejemplo que va a discutir, consulte su selección al docente y expóngale los

Otro reto a alcanzar podría ser enunciado de la siguiente forma:
Seleccione una temática de interés relacionada con la especialidad que cursa o referida a
una materia específica del pensum de estudio. Investigue sobre el tema seleccionado
navegando libremente en la Web hasta obtener un número considerable de sitios de interés.
Estudie cada sitio y determine cuáles, desde su punto de vista, resultan más interesantes
para construir una base de datos de metadatos. Estudie el modelo Doblin Core, construya el
metadato de cada sitio Web y estructure la base de datos. No olvide comunicarse
periódicamente con el docente y mostrarle los logros alcanzados a lo largo del proceso.
Referencias citadas
Arreola, M.; Durán, C.; Garza, A.; Garza, D.; Gómez, R.; Ramírez, C. (2000). Biblioteca
Digital del Tecnológico de Monterrey: Documentos Tec. Proyecto Biblioteca Digital.
Instituto Tecnológico de Monterrey (ITEMS).
García, Luis; García, Ernesto. (2001). La Biblioteca Digital. México. Editorial Arco /
Libros S.L.
Lim, Edward. (1999). Pasarelas temáticas del Sudeste Asiático: Análisis de sus métodos de
clasificación. Tailandia. 65th IFLA Council and General Conference.
Sharon, Taly; Frank, Ariel, J. (2000). Bibliotecas Digitales en Internet. 66th IFLA
Council and General Conference. Jerusalem. Israel.
Talavera Ibarra, Ana María. (2002). Una Biblioteca Virtual: Nace o se Hace. Cátedra de
Bibliotecología y Ciencia de la Información. Pontificia Universidad Católica del Perú.
Teijero, Sergio. (1998). La digitalización: Una solución para la recuperación del texto
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Teijero, Sergio. (1998). La digitalización: Una solución para la recuperación del texto
completo de las tesis y trabajos de ascenso de la UCV parte II. LAN & WAN 65. 26-35.
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con aplicaciones de automatización de bibliotecas. Caracas. Eosdigital (impresión en CD-
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Teijero, Sergio. (2003). Propuesta de Integración sistémica de Entornos Virtuales de
Enseñanza – Aprendizaje y Servicios Bibliotecarios como marco de trabajo efectivo en el
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Agregado. Facultad de Humanidades y Educación. UCV.
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www.informaticamillenium.com www.clearinghouse.com
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Capítulo 3
Desarrollo de sistemas de información
El desarrollo de un sistema de información lo integran dos grandes componentes: análisis y

diseño de sistemas. El diseño de sistemas es el proceso de planificar, reemplazar o
complementar un sistema existente pero, antes de llevar a cabo estas actividades se requiere
comprender, en su totalidad el viejo sistema y determinar la mejor forma en que se pueden,
si es posible, utilizar las computadoras para hacer la operación más eficiente. El análisis de
sistemas es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas
y empleo de la información para recomendar mejoras al sistema. El analista de sistemas
reúne la información y determina los requerimientos del nuevo sistema (Senn, 1992).
El analista diseñador realiza ambas funciones y cuando además programa se convierte en

analista programador. Los gerentes y empleados pueden proporcionar buenas ideas con
respecto a los problemas que presenta el sistema, por ello es importante hacerlos participar
desde el inicio y durante todo el desarrollo del sistema (Senn, 1992).
Los usuarios de los sistemas de información se clasifican en cuatro categorías principales:

usuario final directo, es quien opera el sistema y mantiene una interacción directa con el
equipo de sistemas, usuario final indirecto, emplea los reportes y otros tipos de información
generada por el sistema pero no opera el equipo, administrador, supervisa la inversión
durante el desarrollo y uso del sistema y controla sus actividades y los directivos
incorporan los usos estratégicos y competitivos de los sistemas de información en los
planes y estrategias de la organización (Senn, 1992).
No es análisis de sistemas, el estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes

con el propósito de determinar cuáles deberían ser llevados a cabo por una computadora y
cuáles por métodos manuales. La finalidad del análisis está en comprender los detalles de
una situación y decidir si es deseable o factible una mejora. La selección del método, ya sea
utilizando o no una computadora, es un aspecto secundario (Senn, 1992).
No es análisis de sistemas, determinar los cambios que deberían efectuarse. La finalidad

de la investigación de sistemas es estudiar un proceso y evaluarlo. En algunas ocasiones no
sólo se necesita un cambio sino que éste tampoco es posible. Los cambios deben ser un
resultado, no un intento (Senn, 1992).
No es análisis de sistemas, determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas
de información. Sin importar cuál sea la organización, el analista trabaja en los problemas
de ésta. Es un error hacer una distinción entre los problemas de la empresa y los de sistemas
ya que estos últimos no existirían sin los primeros. Cualquier sugerencia debe primero
considerarse a la luz de si beneficiará o perjudicará a la organización. No se debe ir tras
ideas técnicamente atractivas a menos que éstas mejoren el sistema de la organización
(Senn, 1992).
Las funciones más comunes asignadas a los analistas de sistemas son:
Análisis de sistemas. La única responsabilidad del analista es conducir estudios de

sistemas para detectar hechos relevantes relacionados con la actividad de la empresa. La
función más importante es reunir información y determinar los requerimientos. Los
analistas no son responsables del diseño de sistemas sino que son analistas de información
(Senn, 1992).
Análisis y diseño de sistemas. Además de llevar a cabo el estudio completo de los

sistemas, en este caso el analista tiene la responsabilidad de diseñar el nuevo sistema. Los
que se responsabilizan tanto del análisis como del diseño trabajan en menos proyectos que
los analistas de información y son llamados diseñadores de sistemas o diseñadores de
aplicaciones (Senn, 1992).
Análisis, diseño y programación de sistemas. En este caso el analista conduce la

investigación de sistemas, desarrolla las especificaciones de diseño y escribe el software
necesario para implantar siendo denominados analista programador (Senn, 1992).
El analista de sistemas más valioso y mejor calificado es aquel que sabe cómo programar
siendo a su vez el más útil a la organización ya que sus conocimientos en programación le
permite formular especificaciones mejores y más completas para las nuevas aplicaciones.
Los resultados que obtienen son casi siempre una mayor calidad en el software y un menor
tiempo de desarrollo (Senn, 1992).
Existen varios tipos de usuarios:
Usuarios primarios. Son los que interactúan con el sistema, alimentan con datos (entradas)
o reciben salidas (Senn, 1992).
Usuarios indirectos. Son aquellos que se benefician de los resultados o reportes generados
por los sistemas, pero no interactúan de manera directa con el hardware o el software sino
que sólo utilizan el sistema (Senn, 1992).
Usuarios gerentes. Son los que tienen responsabilidades administrativas en los sistemas de
información. Son gerentes de empresas que utilizan en gran medida los sistemas de
información (Senn, 1992).
Usuarios directivos. Son los que consideran el posible impacto y los beneficios de los
sistemas de información cuando elaboran su estrategia competitiva, por lo que deben
evaluar de manera constante los riesgos a los que se expone la empresa en caso de fallas de
los sistemas de información (Senn, 1992).
Los cuatro tipos de usuarios son importantes. Cada uno posee información esencial
sobre las funciones de la organización y hacia dónde se dirige ésta. Los analistas de
sistemas son los que proporcionan las ideas, la imaginación, con respecto a las mejores
formas para utilizar eficientemente las computadoras. La información que reúnen los
analistas sobre el sistema de la empresa, forma la base para el diseño de nuevos sistemas o
para las modificaciones de los que ya existen (Senn, 1992).
3.2.1. Estrategias para el desarrollo de sistemas
Existen tres estrategias básicas para el desarrollo de sistemas de información basados en

computadoras: método del ciclo de vida, método de desarrollo del análisis estructurado y
método del prototipo de sistemas (Senn, 1992).
El método del ciclo de vida, incluye actividades de investigación preliminar, determinación

de requerimientos, diseño de sistema, desarrollo de software, pruebas de sistema,
implantación y evaluación (Senn, 1992).
La investigación preliminar comienza a partir de que la parte interesada formula la solicitud

y consta de tres partes: aclaración de la solicitud, estudio de factibilidad y la aprobación de
la solicitud. La determinación de requerimientos consiste en comprender todas las facetas
importantes de la parte de la organización que se encuentra bajo estudio (Senn, 1992).
Durante el diseño se elaboran los detalles mediante los cuales el sistema cumplirá con los
requerimientos, identificados durante la fase de análisis. En la etapa de desarrollo se
escriben los programas diseñados o se decide la compra total o parcial. Las pruebas se
realizan para asegurarse de que el software no tenga fallas antes de la implantación. La
implantación y evaluación permiten verificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los
usuarios e instalar la aplicación (Senn, 1992).
El método de desarrollo por análisis estructurado se basa en la división del sistema en

componentes y la construcción de un modelo del sistema. Incorpora tanto elementos de
análisis como de diseño y se concentra en especificar lo que se quiere que haga el sistema,
estableciendo cómo se cumplirán los requerimientos y la forma en que se implantará la
aplicación, siendo posible posteriormente desarrollar un diseño físico adecuado a la
situación donde será utilizado. Sus elementos esenciales son símbolos, gráficos, diagramas
de flujo de datos y el diccionario de datos (Senn, 1992).
En el diagrama de flujo de datos se representan los procesos, el flujo de datos, los archivos,
donde se almacenan los datos así como, las fuentes y destinos de los mismos. En el
diccionario de datos se almacenan todas las definiciones de los datos partiendo de los flujos
de datos (Senn, 1992).
El diseño estructurado permite crear programas formados por módulos independientes,

desde el punto de vista funcional, facilitando el mantenimiento. Los diagramas
estructurados describen la interacción entre módulos independientes, junto con los datos
que un módulo pasa a otro cuando interaccionan. Las especificaciones funcionales para los
módulos se proporcionan a los programadores antes de comenzar el proceso de escritura de
código (Senn, 1992).
El método de prototipo esta basado en la creación de un prototipo de sistema que funciona

y se desarrolla con el propósito de probar ideas y suposiciones relacionadas con el nuevo
sistema, para ser evaluado por los usuarios y producir los cambios necesarios. El método
contempla: obtención de información y sus características, desarrollo del prototipo, pruebas
y revisión con el usuario hasta lograr el sistema definitivo (Senn, 1992).
A continuación se presentan una serie de pasos que, como propuesta del autor, sirvan para
abordar el análisis de un sistema de información a partir de las técnicas y procedimientos
expresados en los métodos de ciclo de vida y análisis estructurado, utilizando las
referencias citadas (htpp:/www.minnovacion.gov.ve/, Kendall y Kendall, 1997, Senn, 1992,
Piattini, 2000).
El esquema general propuesto contempla:
1. Definición del proyecto. Antecedentes, planteamiento del problema, justificación,

análisis de factibilidad, objetivos, método de trabajo y cronograma de actividades.
2. Definición de requerimientos. Técnicas para encontrar hechos, descripción de la

información, problemas detectados y requerimientos del nuevo sistema.
El desarrollo del esquema general aparece detallado de la siguiente forma:
1. Definición del proyecto
Antecedentes
Resumen de lo que la organización ha hecho para tener lo que existe actualmente,

indicando los hallazgos y recomendaciones importantes para el desarrollo posterior del
sistema (htpp:/www.minnovacion.gov.ve/).
Planteamiento del problema
Se diagnostica el sistema actual respondiendo las siguientes preguntas: qué hace el sistema,
qué objetivos persigue, qué dificultades o problemas presenta, qué áreas de la empresa se
ven afectadas, etcétera. Se define el problema a resolver de forma concreta
(htpp:/www.minnovacion.gov.ve/).
Justificación
Se responden las siguientes interrogantes: qué argumentos justifican el cambio, por qué es
importante un cambio, por qué se cree que el nuevo sistema resolverá el problema, cuáles
son las funciones generales que ejecutará el sistema que optimicen los recursos, qué
información será producida, qué características tendrá la información producida por el
nuevo sistema, etcétera. (htpp:/www.minnovacion.gov.ve/).
Análisis de factibilidad
Factibilidad operacional. Se determina mediante la investigación de los siguientes

aspectos: existe apoyo por parte de la administración y los usuarios, los métodos que
actualmente se emplean son aceptados por los usuarios, los usuarios han participado desde
el inicio en la planeación y el desarrollo del proyecto, el sistema propuesto causará
prejuicios, producirá resultados pobres en algún aspecto o área, se perderá la facilidad de
acceso a la información, la productividad de los empleados será menor después que antes
de la implantación, los clientes se verán afectados en forma poco favorable, el sistema
reducirá la productividad de otras áreas, etcétera. (Piattini, 2000).
Factibilidad técnica. Se determina mediante la investigación de los siguientes aspectos:

existe o se puede adquirir la tecnología necesaria para el proyecto, el equipo propuesto
tiene la capacidad técnica para ejecutar todas las funciones del nuevo sistema, el sistema
propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones solicitadas, el sistema está
preparado para crecer con facilidad y existen garantías técnicas de exactitud, confiabilidad,
facilidad de acceso y seguridad de los datos (Piattini, 2000).
Factibilidad financiera y económica. Se basa en determinar si los beneficios financieros

son iguales o exceden los costos. Este tipo de factibilidad tiene el propósito de estimar:
costo de la investigación completa, costo del hardware y el software necesario, beneficios
en la forma de reducción de costos y el costo si el proyecto no se lleva a cabo (Piattini,
2000).
Objetivos
El objetivo general es la aspiración sobre la situación final al término del proyecto y los
objetivos específicos indican resultados más precisos que el proyecto se propone alcanzar
Método de trabajo
Se describen las prácticas, normas, procedimientos, técnicas y métodos que serán utilizados
Cronograma de actividades
Se presentan las diferentes actividades a realizar incluyendo sus límites de tiempo

2. Definición de requerimientos
Se recaba toda la información existente utilizando técnicas para encontrar los hechos, que
permitan modelar el sistema actual y relacionarlo con los nuevos requerimientos. Se
determinan las deficiencias, fallas y problemas que presenta el sistema actual y se precisan,
junto con los usuarios, los requerimientos que debe satisfacer el nuevo sistema (Senn,
1992).
Técnicas para encontrar hechos
Estas técnicas incluyen: entrevistas, cuestionarios, revisión de registros y la observación

(Senn, 1992).
Las entrevistas son utilizadas para reunir información de personas o grupos y se realizan a
todo el personal, que tenga que ver con el sistema actual o propuesto, que posea
información y criterios que aportar. Los cuestionarios permiten reunir información
relacionada con varios aspectos de un sistema, que proviene de un grupo grande de
personas. Deben emplearse formatos estandarizados para las preguntas para lograr que los
datos obtenidos sean más confiables (Senn, 1992).
La revisión de varios tipos de registros y soportes proporcionan una información valiosa

acerca de la organización y sus operaciones y la observación permite ganar información
que no puede obtenerse por otras técnicas, permitiendo observar por un lado, la forma en
que se manejan los documentos y se llevan a cabo los procesos y por otro, seguir los pasos
especificados en los diferentes procedimientos (Senn, 1992).
Descripción de la información
Se identifican objetivos, estructuras y procesos a través de las siguientes tareas: definir los
objetivos del sistema actual, identificar subsistemas, identificar funciones, identificar
entradas, procesos y salidas, determinar flujos, datos asociados a los flujos, estructura de la
información, identificar usuarios y sus tareas y describir la tecnología utilizada por el
sistema (Kendall y Kendall, 1997).
Con la información anterior se representa el sistema actual mediante un modelo de análisis

estructurado o un simple flujograma y en caso que se trate de un sistema automatizado, que
se está rediseñando o actualizando, se elabora el diagrama de flujo y el diccionario de datos
Problemas detectados
Se identifican y analizan las situaciones problemáticas que posee el actual sistema de

información, identificando problemas tales como: mala calidad de la información
suministrada, cuellos de botella, tiempos de respuesta elevados, excesivos costos de
operación y mantenimiento, alto número de requerimientos insatisfechos, fallas más
frecuentes, etcétera. (Kendall y Kendall, 1997).
Requerimientos del nuevo sistema
Un requerimiento es una característica que se incluye en un nuevo sistema y permite

vincular los requerimientos, que cumple o no el sistema actual, con la determinación de
nuevos detalles asociados al nuevo sistema. Se determinan requerimientos de usuario,
funcionales y de sistema, mediante el estudio de la documentación existente, utilizando
técnicas para encontrar hechos y el análisis de los datos para determinar el desempeño del
sistema (Kendall y Kendall, 1997).
Los requerimientos de usuario se vinculan a los procesos de información identificando la

unidad que solicita el requerimiento, el contenido y forma así como, el medio por el cual
será cumplido es decir, listado, pantalla, gráfico, etcétera. Se elabora el diagrama de flujo y
el diccionario de datos del sistema nuevo, atendiendo a la agrupación de datos por procesos
y entidades, de forma tal que cada bloque de datos, presentado en el diccionario, se
corresponda posteriormente con las tablas del sistema en la estructura de la base de datos
Los requerimientos funcionales determinan los procesos y funciones que deben continuar,
las que se modifican, las que se eliminan y las que se incorporan al nuevo sistema. Se
determinan qué funciones serán automatizadas y bajo qué características y cuáles no
Los requerimientos de sistema quedan definidos por las características técnicas que tendrá
el nuevo sistema, así como las formas y métodos que serán utilizados en el diseño,
definiendo además: tipo de comunicación hombre-máquina, tiempo de respuesta, facilidad
de entendimiento, acciones ante fallas y otras que el analista considere de interés (Kendall y
Kendall, 1997).
Los atributos de calidad que quedan definidos para el nuevo sistema son: confiabilidad,
movilidad, adaptabilidad, mantenimiento, seguridad, privacidad, eficiencia y
documentación (Piattini, 2000).
Es propósito de esta parte presentar una serie de pasos que, como propuesta del autor,
sirvan para abordar el diseño de un sistema de información a partir de las técnicas y
procedimientos expresados en los métodos de ciclo de vida y análisis estructurado,
utilizando las referencias citadas (Fábrega y Bauza, 1991, Kendall y Kendall, 1997,
Murdick y Ross, 1997, Piattini, 2000, Senn, 1992).
El esquema general propuesto, como continuación del procedimiento propuesto para el

análisis de sistema, contempla:
Diseño de salidas. Tipo y formato de salida.
Diseño de entradas. Especificaciones de entrada, mediante documento fuente, y validación.
Diseño del diálogo en línea. Estrategia general del diálogo, diálogo de entrada de datos,
navegación de usuarios, paginación, mensajes y comentarios así como, asignación de teclas
de funciones.
Diseño de la base de datos. Diseño lógico, físico y normalización.
Diseño de la carta estructurada. Forma, contenido y asociación con el menú principal.
Diseño de módulos. Módulos independientes y su interrelación como sistema.
Diseño de la documentación, procedimientos y manuales. Manual de usuario, manual del

sistema, formatos, formularios, instructivos, etcétera.
Consideraciones generales. Aseguramiento de la calidad e implantación.
El desarrollo del esquema general aparece detallado de la siguiente forma:
1. Diseño de salidas
Los objetivos de la salida de un sistema son: expresar información relacionada con

actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el futuro, señalar eventos
importantes, oportunidades, problemas o advertencias, iniciar y confirmar una acción. Se
diseñan los tipos de salida a utilizar, los medios por donde se producirán, el formato y
contenido de cada salida (Senn, 1992).
Tipos y medios para producir salidas
Los tipos de salida más comunes son impresa y por pantalla y los medios más utilizados
para producirlas son monitores e impresoras (Senn, 1992).
La salida impresa se requiere cuando se necesita enviar un documento por correo, imprimir
un registro de datos, notificar cierta información o para hacer llegar un gran volumen de
información a varias personas. La salida por pantalla del computador se utiliza para
recuperar información en operaciones de consulta que no requieren ser impresas. El diseño
de pantallas múltiples permite presentar datos o conjuntos de datos al mismo tiempo (Senn,
1992).
Formato y contenido de las salidas
La información de salida se presenta mediante formatos, siendo los más utilizados tabular,
gráfico y combinado. El contenido depende de las especificaciones de cada aplicación y los
intereses de los usuarios (Senn, 1992).
El formato tabular se utiliza cuando los detalles dominan y son necesarios pocos
comentarios. El formato gráfico permite mostrar información en pantallas de video, en
varios colores, etcétera. , siendo los tipos de gráficas más utilizadas: sectores, áreas, barras,
escalones y mapas. La forma combinada permite utilizar el formato tabular y gráfico para
mejorar la efectividad de la salida y mostrar detalles interrelacionados (Senn, 1992).
2. Diseño de entradas
Se diseña el formato de cada pantalla de entrada de datos, el registro de datos asociado y

las formas a utilizar para la captura. Se especifica el medio mediante el cual va a ser
introducido el dato en el sistema es decir, teclado, escáner, disquete, etcétera. Contempla
además el proceso de validación de entradas (Senn, 1992).
Especificaciones de entrada
La recopilación de datos se realiza con la ayuda del documento fuente. Los datos
constantes y los detalles que el sistema puede calcular, no son proporcionados como
especificaciones de entrada (Senn, 1992).
El documento fuente es la forma en que inicialmente se capturan los datos y se organiza

para que el usuario proporcione la información siguiendo una secuencia lógica. El
documento fuente se divide en: zona de encabezado, zona de control, zona de
identificación, zona de detalles, zona de mensajes y zona de totales (Sep, 1992.
La zona de encabezado, ubicada en la parte superior izquierda, se utiliza para colocar los
datos de la organización. En la parte superior, pero a la derecha, se encuentra la zona de
control utilizada para fechas, número de control, etcétera. En la banda del centro, se ubica
la zona de identificación donde se colocan los datos del destino. Ocupando el área
siguiente, y también en una banda central, aparece la zona de detalles utilizada para
contenido y forma. En la parte inferior izquierda se ubica la zona de mensajes, utilizada
para instrucciones de pagos, firmas, etcétera. Finalmente en la parte inferior derecha,
aparece la zona de totales utilizada para totalizar, impuestos, descuentos, etcétera. (Sep,
1992.
Validación
La validación de entradas es el término utilizado para definir los métodos cuya finalidad es
detectar errores en la entrada de datos al sistema (Senn, 1992).
Se realizan diferentes tipos de verificaciones entre las que se encuentran: prueba de

existencia, donde se examinan los campos para determinar que éstos contengan datos,
prueba de límites y rangos, donde se verifica la veracidad de los datos y el resultado del
procesamiento, pruebas de combinación, utilizadas para validar que varios datos tengan
valores aceptables y el procesamiento duplicado, cuando resulta necesario procesar los
datos más de una vez, ya sea en un equipo diferente o en forma distinta (Senn, 1992).
3. Diseño del diálogo en línea
Los métodos en línea permiten al usuario interactuar de forma directa con el sistema de
cómputo. El diseño contempla: estrategia general del diálogo, diálogo de entrada de datos,
navegación de usuario, paginación, mensajes y comentarios, asignación de teclas y sistema
de ayuda (Senn, 1992).
Estrategia general del diálogo
El diálogo conducido por menú se presenta por medio de alternativas comunes de

selección, disposición horizontal, etcétera. Otra estrategia contempla el uso del teclado,
mediante comandos únicos, para la realización de procesos específicos, uso de preguntas y
respuestas, etcétera. (Senn, 1992).
Diálogo de entrada de datos
El diálogo de entrada de datos muestra la información a introducir mediante un formato que

contiene título, encabezado de pantalla y etiquetas. Presenta indicación de pregunta /
respuesta, edición en línea, referida a los cambios en los registros ya introducidos o
almacenados, y la eliminación de registros que permite además el manejo de ventanas
(Senn, 1992).
Navegación de usuarios
Para brindar una mayor facilidad de navegación al usuario se diseña cuidadosamente la

secuencia, evitando que el usuario se pierda cuando se maneja entre dos o más pantallas. En
tal sentido resulta útil utilizar las ventanas para facilitar el uso de la información, que
proviene de varias pantallas, coordinar la secuencia de los datos en el uso en línea y fuera
de línea, procurando que cuando cambia una parte de la información en la pantalla,
aparezca sólo la parte modificada (Senn, 1992).
Paginación, mensajes, comentarios y asignación de teclas
La paginación resulta útil cuando existe mucha información que mostrar en una sola
pantalla. De esta forma el usuario, de manera ordenada, podrá navegar hacia delante y hacia
atrás entre las diferentes páginas (Senn, 1992).
Los mensajes y comentarios constituyen la forma de comunicación del sistema con los
usuarios. Tienen como finalidad indicar los diferentes estados del procesamiento, señalar
que se ha detectado un error, solicitar al usuario que elija una acción y verificar que una
acción elegida es la correcta (Senn, 1992).
La asignación de teclas se utiliza para determinadas funciones en el sistema como: ayuda,

escape, salir, etcétera. El sistema de ayuda permite auxiliar al usuario a completar una tarea
tan rápido como sea posible, usando la menor cantidad de diálogo para realizar una acción
(Senn, 1992).
4. Diseño de la base de datos
Se diseña la estructura de la base de datos en su parte lógica y física, quedando definida la

estructura del modelo entidad-relación normalizado (Piattini, 2000).
Diseño lógico y diseño físico
El diseño lógico consiste en la elaboración del modelo entidad– relación en sus dos
presentaciones, normal y extendido. El diseño físico traduce el modelo de datos en un
esquema es decir, describe las estructuras lógicas de los datos con sus correspondientes
almacenamientos, indicando los métodos de acceso a utilizar y las interacciones con el
manejador de la base de datos (Piattini, 2000).
Normalización
La normalización simplifica la relación entre los campos de un mismo registro. Permite que
un conjunto de datos, de un registro, se reemplace por varios registros que son más simples,
predecibles y manejables (Piattini, 2000).
Existen varias formas normales entre las que se encuentran la primera y segunda forma
normal. La primera, se logra cuando todos los registros de un archivo tienen la misma
longitud y la segunda, se alcanza cuando un registro está en la primera forma normal y cada
campo depende totalmente del campo clave (Piattini, 2000).
5. Diseño de la carta estructurada
Se diseña el sistema como una estructura jerárquica compuesta por uno o más módulos, los
cuales a su vez contienen submódulos y diferentes funciones. Esta representación se
corresponde con el menú principal del sistema y sus diferentes opciones. Se incluye el nivel
correspondiente a los perfiles de seguridad del sistema (Kendall y Kendall, 1997).
6. Diseño de módulos
Se diseña cada uno de los módulos que contiene la carta estructurada. Este diseño consiste
en establecer la lógica de cada módulo es decir, describir los pasos necesarios para llevar a
cabo las funciones asignadas. El nivel de detalle a lograr debe ser tal que permita a
cualquier programador codificar sin dificultad. Posteriormente se establece la interrelación
sistémica entre los distintos módulos (Kendall y Kendall, 1997).
7. Diseño de la documentación, procedimientos y manuales
Para documentar el sistema se procede a la elaboración de los manuales de usuario y de

sistema. El manual de usuario describe todos los pasos a seguir para operar las diferentes
opciones del sistema. El manual del sistema contiene la documentación técnica e incluye:
fases de análisis y diseño, código fuente, programas ejecutables, instaladores, etcétera.
(Murdick y Ross, 1997).
Se documenta además, el diseño de los formatos, formularios, instructivos, planillas y otros

procedimientos manuales que se mantienen como requerimientos del nuevo sistema
automatizado (Murdick y Ross, 1997).
8. Consideraciones finales
Aseguramiento de la calidad
El aseguramiento de la calidad es la revisión de los productos y documentación para

verificar su cobertura, corrección, confiabilidad y facilidad de mantenimiento. Incluye la
garantía que el sistema cumple con las especificaciones y requerimientos de uso y
desempeño deseado. Los analistas y diseñadores utilizan cuatro niveles de aseguramiento
de la calidad: prueba, verificación, validación y certificación (Fábrega y Bauza, 1991).
Prueba. Es el proceso de ejecutar un sistema en distintas situaciones con la intención de

encontrar errores. Los tipos de pruebas más utilizados son: prueba de carga máxima, prueba
de almacenamiento, prueba de tiempo de ejecución, prueba de recuperación, prueba de
procedimientos y pruebas de factores humanos (Fábrega y Bauza, 1991).
Verificación. Consiste en ejecutar las diferentes opciones del sistema en un ambiente

simulado, buscando la posible existencia de errores (Fábrega y Bauza, 1991).
Validación y Certificación. La validación es el proceso de uso del software en tiempo real

para hallar posibles errores y la certificación es la garantía del correcto funcionamiento del
sistema en todas sus opciones, incluyendo la correcta y completa elaboración de la
documentación (Fábrega y Bauza, 1991).
Se diseña el plan de pruebas y sus resultados se incluyen en la documentación que se

entrega al usuario (Fábrega y Bauza, 1991).
Implantación
El proceso de implantación contiene tres aspectos esenciales que son: capacitación del
personal, procedimientos de conversión y revisión después de la implantación (Senn, 1992).
Capacitación. Todas las personas relacionadas con el sistema deben ser capacitadas con el
fin de conocer: cuáles serán sus papeles y roles, cómo pueden usar el sistema, para qué
están autorizados y qué hace o no el sistema. El personal de informática deberá conocer el
uso adecuado de los equipos, la identificación de los diferentes problemas, los
procedimientos de ejecución, los aspectos de programación y las actividades de
mantenimiento (Senn, 1992).
Procedimientos de conversión. Incluyen el diseño de las actividades que deben ocurrir al

implantar el sistema nuevo, identificando el momento en que debe llevarse a cabo cada
actividad así como las personas participantes y responsables (Senn, 1992).
Los métodos de conversión más utilizados son: sistemas paralelos, conversión directa,
enfoque piloto, donde se implanta una versión del sistema en una parte de la organización
y posteriormente se extiende al resto, y el método por etapas donde se implanta el sistema
de manera gradual (Senn, 1992).
Revisión después de la implantación. Se evalúan aspectos relacionados con el cambio

producido en: costo de operación, forma en que se llevan a cabo las operaciones, precisión
de la información que reciben los usuarios, oportunidad de la información y reportes,
actitudes de los usuarios, niveles de rechazo, relaciones entre los miembros de la
organización, etcétera. (Senn, 1992).
En el desarrollo orientado a objeto se pueden distinguir tres fases tradicionales: análisis,

que se ocupa del qué esto es, entender el dominio del problema, diseño, que responde al
cómo y se centra en el espacio de la solución, e implementación, que es la fase en la que se
adapta la solución a un entorno específico (http://geneura.ugr.es/,
http://www.cs.cinvestav.mx/, http://webepcc.unex.es/, http://servicio.retecal.es/).
En el paso de la fase de análisis a la de diseño se distinguen dos aproximaciones distintas:

elaboración, donde el modelo de análisis se va completando con información de diseño,
hasta que se encuentre listo para ser codificado y la de transformación, que consiste en
aplicar reglas para transformar el análisis en diseño (http://geneura.ugr.es/,
Si se atiende al enfoque empleado en el proceso de desarrollo, se pueden distinguir dos

grandes corrientes: metodologías dirigidas por los datos, que se basan en la parte
estructural de los objetos y son una extensión del modelo entidad relación y metodologías
dirigidas por las responsabilidades, que representan el enfoque más puro de la orientación
al objeto y se centran en las responsabilidades de los objetos esto es las acciones que puede
llevar a cabo un objeto. Otras metodologías, dirigidas por formas de utilización, engloban a
los dos primeros grupos aunque presentan características propias (http://geneura.ugr.es/,
A pesar de las diferencias el proceso de desarrollo incluye los siguientes elementos: se

identifican las clases (con sus atributos y servicios) que reflejan el espacio del problema, se
establecen las interacciones entre las clases, estudiando con detenimiento la generalización
(herencia), la agregación y la colaboración (paso de mensajes) entre las mismas, se añaden
clases de interfaz (ventanas, menús y otros), tanto de aplicación o mecanismos de control
como las clases bases, utilizadas independientemente de la aplicación. Por último se
implementan las clases (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
http://webepcc.unex.es/, http://servicio.retecal.es/).
Las metodologías orientadas a objeto acortan la distancia existente entre los conceptos, que
los expertos o usuarios conocen y el diseño e implementación Esto último debido a que los
objetos del mundo real tienen una correspondencia bastante clara, con los objetos del
sistema informático evitando así las diferencias existentes entre el análisis y el diseño en el
enfoque estructurado (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
Todas las metodologías describen los tres aspectos principales de un sistema: datos,
objetos, conceptos y su estructura, comportamiento o proceso funcional y control o
arquitectura. Para representar estos aspectos se utilizan los diagramas de datos, entidad,
flujo de datos, descomposición funcional, historia de vida de las entidades o los diagramas
de transición de estados. En otros casos se integran dos o tres aspectos en un solo diagrama,
utilizando aquellos que representan aspectos propios del paradigma de la orientación a
objeto, como son la herencia o el paso de mensajes (http://geneura.ugr.es/,
Las principales técnicas empleadas en el desarrollo orientado a objeto incluyen: tarjetas

de clase, modelo de formas de utilización, modelo de clases, diagrama de transición de
estados, diagrama de eventos, diagrama de interacción de objetos y otras técnicas
(http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/, http://webepcc.unex.es/,
http://servicio.retecal.es/).
La técnica de tarjetas de clase consiste en elaborar, por cada clase, una tarjeta o ficha en
las que se apuntan sus principales características como son: nombre, lista de superclase,
lista de subclases, responsabilidades (conocimiento que tiene la clase y acciones que puede
realizar un objeto de la misma) y colaboraciones (peticiones por parte de un cliente a los
servidores para el cumplimiento de sus responsabilidades). Mediante la construcción de las
tarjetas de clase es posible identificarlas y validarlas, examinando como una clase envía
mensajes a otra y cuáles son sus responsabilidades, comprobando si posee todas las
características para atender las peticiones que le llegan (http://geneura.ugr.es/,
El modelo de formas de utilización, juega dos papeles importantes: capturar los requisitos
funcionales del sistema comunicándolos, desde el punto de vista del usuario, y aportando
una visión del sistema tal y como aparece desde el exterior. El segundo papel es el de
simplificar la construcción de los modelos de objetos por ejemplo: modelo del dominio,
modelo de análisis, modelo de diseño, modelo de implementación y modelo de pruebas
El modelo de formas se utiliza además como una herramienta de reingeniería de procesos e

incluso recientemente combinada con el modelado para el diseño de la interfaz de usuario.
Un modelo de formas de utilización es un grafo con dos tipos de nodos: actor, como
cualquier elemento que intercambia información con el sistema y está fuera de él (un actor
puede ser una persona que se diferencia del usuario porque puede representar papeles que el
usuario puede jugar) y la forma de utilización, entendida como una secuencia de
transacciones, en un diálogo con el sistema, que se encuentran relacionadas con su
comportamiento. Los arcos entre los actores y las formas de utilización se denominan arcos
de comunicación (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
La construcción del modelo de formas de utilización es un proceso interactivo, en el que se

pueden utilizar distintas técnicas de observación o de entrevista estructurada, mediante las
cuales se van construyendo los escenarios potenciales desde el punto de vista del usuario.
Para detectar las formas de utilización pueden hacerse preguntas del tipo: cuáles son las
principales tareas de cada actor como son: escribe, lee o modifica alguna información,
informa al sistema de cambios externos, desea ser informado de cambios no esperados y
otras (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/, http://webepcc.unex.es/,
El modelo de clases utiliza notaciones para representar las clases. Es usual el uso de
rectángulos en cuyo interior figura el nombre de la clase, atributos y servicios. Otras
metodologías distinguen tres categorías de clases: de entidad, representada mediante un
círculo, de control, representada mediante un círculo con una flecha, y de interfaz,
representada mediante un círculo unido a una línea. Otras emplean para los objetos
concurrentes un paralelogramo y para los secuenciales rectángulos (http://geneura.ugr.es/,
Los diagramas de clases suelen representar cuatro tipos distintos de asociaciones:

interrelaciones con sus cardinales, como se hace en los modelos entidad-relación,
generalización, mediante un triángulo, media circunferencia o con una flecha distinguiendo
entre subtipos solapados o exclusivos y entre generalizaciones parciales o totales,
agregación, representada mediante un triángulo, un rombo o algún otro símbolo y
comunicación, representada como un objeto de una clase que se comunica con otro. Los
diagramas de clase se construyen siguiendo un enfoque orientado a datos, empleando
análisis lingüístico basado en entrevistas y otros, mediante patrones, utilizando un número
pequeño de clases que aparecen en conjunto con el fin de llevar a cabo una tarea, etcétera.
En los diagramas de transición de estados cada diagrama describe normalmente el
comportamiento de una sola clase de objeto. En algunos casos se permite la generalización
y la agregación de estados, lo que conlleva a la simplificación de los diagramas. Para la
construcción de estos diagramas lo primero es la identificación de los eventos entre objetos.
Posteriormente se construye, para cada clase, un diagrama con sus estados los cuales
vendrán determinados por los valores que puedan tomar sus atributos. Estos tipos de
diagramas se diseñan para aquellas clases cuyos objetos tengan estados relevantes es decir,
si el objeto sólo posee un estado inicial y otro final no se diseñará su diagrama de transición
de estados (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/, http://webepcc.unex.es/,
En los diagramas de eventos, las operaciones se representan mediante un cuadrado de

esquinas redondeadas, los eventos mediante un triángulo negro y las reglas mediante
flechas. Las condiciones de control, que preceden las operaciones, se representan mediante
rombos. La construcción de estos tipos de diagramas es parecida a los de transición de
estado, con la diferencia que los diagramas de evento recogen el comportamiento de varias
clases, por lo que la información contenida puede equivaler a varios diagramas de
transición de estados (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
En el diagrama de interacción de objetos, la comunicación entre objetos resulta más clara

mostrando los objetos mediante líneas verticales, separados del exterior mediante una línea
más gruesa, y mediante flechas se indican los mensajes entre los objetos según el resultado
de las diferentes operaciones (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
Otras técnicas utilizan otros tipos de diagramas como son: redes de Petri, diagramas de
contexto (parecidos a los DFD), diagramas de flujo de objeto (adaptación del DFD),
diagramas de interpretación, diagramas de flujos de actividades, diagramas de cuadros de
servicios, etcétera. (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
Existen muchas metodologías para análisis y diseño orientado a objeto destacándose la

OMT (Object Modeling Technique). Esta metodología parte de la idea de utilizar los
mismos conceptos y notaciones a lo largo de todo el ciclo de vida, construyendo unos
modelos a los que se van añadiendo paulatinamente más detalles. Consta de cuatro fases:
análisis, diseño del sistema, diseño de objetos e implementación (http://geneura.ugr.es/,
En la fase de análisis se requiere obtener una descripción precisa y comprensible del

mundo real, desde tres perspectivas principales: estructural, dinámica y funcional.
Contempla la creación del modelo de objeto, el modelo dinámico y el modelo funcional
haciendo iterativo el análisis para detectar inconsistencias entre los distintos niveles
En el diseño del sistema se especifica su arquitectura y contempla: organizar el sistema en
subsistemas, identificar la concurrencia, ubicar los subsistemas en procesadores y tareas,
elegir el enfoque para la implementación del control, considerar las condiciones de
contorno (especialmente inicialización, finalización y posibles fallos) y establecer
prioridades entre los distintos objetivos de diseño como son: recursos, memoria, tiempo de
respuesta, portabilidad, etcétera. (http://geneura.ugr.es/, http://www.cs.cinvestav.mx/,
Al diseñar los objetos se establece la estrategia de diseño que contempla: operaciones para
las clases a partir de otros modelos, diseño de algoritmos para implementar las operaciones,
optimización de los caminos de acceso a los datos, etcétera. La metodología no entra en
detalles para las fases de implementación y pruebas (http://geneura.ugr.es/,
Existen diferentes tipos de manejadores de base de datos orientados a objeto entre los que
se encuentran: SQL Server Manager, que es un sistema y herramienta de administración de
base de datos para servidores SQL, con interfaz gráfica amigable sobre Windows, que por
medio de íconos representa las diferentes tareas que el administrador suele desempeñar es
decir, administración de uno o más servidores, recursos físicos, bases de datos, objetos en la
base de datos, etcétera. (http://exodus.dcaa.unam.mx/).
Otro tipo de manejadores de base de datos son los productos Platinum que permiten la
administración y monitoreo de bases de datos integradas, la generación de reportes SQL
automatizados, la generación rápida de scripts y la edición de datos en las tablas para los
administradores, líderes de proyectos y desarrolladores de aplicaciones. Utiliza una interfaz
gráfica sencilla que permite acceder a múltiples bases de datos, homogéneas y
heterogéneas, mientras se llevan a cabo todas las actividades requeridas para el manejo de
la base de datos y las aplicaciones residentes en ésta. Soporta como bases de datos: Oracle,
Sybase, DB2 Common Server, Informix y Microsoft SQL Server
(http://exodus.dcaa.unam.mx/).

Una vez finalizado el estudio de este capítulo, estará en condiciones de responder las
siguientes preguntas:
1. La estructura lógica de la base de datos esta compuesta por:
___ Campo.
___ Campo y registro.
___ Campo, registro y archivo.
___ Ninguna de las anteriores.
2. Cuál de las siguientes opciones es verdadera con respecto a la definición de diccionario
de datos.
___ Lista de todos los elementos que forman parte de un flujo de datos.
___ Lista de todos los elementos que forman parte de un almacén de datos.
___ Lista de todos los elementos que forman parte de un flujo y almacenes de datos.
___ Lista de todos los elementos que forman parte de un flujo de datos, almacenes de datos
y procesos.
3. Cuál de las siguientes opciones es verdadera con relación a la definición de modelo de

datos.
___ Colección de herramientas conceptuales utilizadas para describir relaciones entre los
datos.
___ Colección de herramientas conceptuales utilizadas para describir datos, relaciones
entre ellos, semántica y restricciones de consistencia.
___ Colección de herramientas conceptuales utilizadas para describir datos, relaciones
entre ellos y semántica.
___ Colección de herramientas conceptuales utilizadas para describir datos, semántica y
restricciones de consistencia.
4. Qué elementos integran el modelo entidad – relación.
___ Datos.
___ Registros y archivos.
___ Entidades, relaciones y restricciones de cardinalidad.
___ Entidades y relaciones.
5. Para convertir sentencias en un conjunto de tablas que contienen datos sobre datos se
utiliza.
___ Un gestor de archivo.

___ Un precompilador.
___ Un compilador.
___ Un procesador de consulta.
6. La función de un administrador como usuario de un sistema de información es:
___ Supervisar la inversión durante el desarrollo y uso del sistema así como, controlar sus
actividades.
___ Operar el sistema.
___ Utilizar los reportes que produce el sistema pero no opera los equipos.
___ Elaborar los planes estratégicos de la organización.
7. Las técnicas para encontrar hechos se clasifican en:
___ Entrevista
___ Entrevista y observación.
___ Entrevista, observación, cuestionario y revisión de la documentación existente.
___ Cuestionario y observación.
8. Para reunir información relacionada con varios aspectos de un sistema que proviene de
un grupo grande de personas se utiliza:
___ La entrevista.
___ El cuestionario.
___ La documentación existente.
___ La observación.
9. Para diseñar la forma, el contenido y las asociaciones con el menú principal en un

sistema de información se utiliza:
___ Los tipos y formas de salida..

___ El diseño lógico, físico y la normalización de la base de datos.
___ La carta estructurada.
___ Los módulos del sistema.
10. En cuál de los pasos del procedimiento propuesto para el diseño de sistemas, se
determina la forma en que el usuario tendrá acceso a la información.
___ Validación.
___ Diálogo de entrada.
___ Paginación.
___ Navegación de usuarios.
11. En el procedimiento para el diseño de sistemas, en qué paso se le realizan las pruebas
de existencia a los datos.
___ Diálogo en línea.

___ Especificaciones de entrada.
___ Diálogo de entrada.
___ Validación.
12. En el procedimiento para el diseño de sistemas, en qué paso queda definida la

estructura del modelo entidad – relación normalizado.
___ En el diálogo de entrada de datos.

___ En el diseño de la base de datos.
___ En la estrategia general del diálogo.
___ Ninguna de estas opciones
13. Que se logra mediante la paginación:
___ Normalizar la base de datos.

___ Facilidad en el uso de las teclas del sistema
___ Reducir la cantidad de información a mostrar en una pantalla.
___ Interactuar con el sistema de cómputo.
14. Cuál de las siguientes opciones describe mejor el proceso de ejecutar un sistema, en un
ambiente simulado buscando posibles errores.
___ Prueba.
___ Verificación
___ Validación.
___ Certificación.
15. El diseño de las actividades que deben ocurrir al implantar un sistema nuevo se conoce
como:
___ Revisión
___ Capacitación.
___ Procedimiento de conversión.
___ Validación
16. Cuál de las siguientes opciones describe más correctamente el proceso de implantación:
___ Proceso mediante el cual se capacita al personal, se realizan procedimientos de

conversión y de revisión después de la implantación.
___ Proceso mediante el cual se capacita al personal.
___ Proceso mediante el cual se capacita al personal y se realizan procedimientos de
conversión.
___ Proceso mediante el cual se hace la revisión del sistema después de la implantación.
17. Explique las diferencias que existen entre modelar y diseñar los datos.
18. Desarrolle un ejemplo de un modelo entidad – relación asociado a un proceso de

facturación.
19. Discuta los pasos que integran el ciclo de vida para el desarrollo de un sistema de
información.
20. Establezca diferencias entre: método del ciclo de vida, método de desarrollo de análisis
estructurado y método del prototipo de sistemas.
21. Discuta el procedimiento para el análisis de sistemas de información aplicado a un

sistema real.
22. Discuta el procedimiento para el diseño de sistemas de información aplicado a un
sistema real.
23. Elabore un plan de pruebas a ejecutar a un sistema de información una vez diseñado y
en fase de prototipo.
24. Elabore un plan de capacitación dividido por tipos de usuarios.
25. Elabore una lista de aspectos a revisar una vez implantado el sistema.
Taller en Internet
1. Utilizando varios motores de búsqueda de Internet intente recopilar la mayor

cantidad de información posible, sobre los diferentes roles asignados a los analistas
de sistema. Busque información estadística acerca de cómo se ha comportado en los
últimos cinco años la demanda en el mercado laboral de estos tipos de profesionales
los últimos años, en el desarrollo de los sistemas de información. Realice una
búsqueda y determine cuántos de estos sitios puede encontrar y qué información
3. Visite al menos tres sitios Web que traten acerca de metodologías de análisis y
diseño de sistemas de información. Realice una evaluación de cada información
obtenida y compárela con la expuesta en el presente Documento.
adecuados para publicar en el Documento. Elabore un análisis comparativo y sus propias
conclusiones que le permitan discutir el tema con el docente.
conocimientos adquiridos. En esta ocasión se trata de un tema único que le permitirá
recorrer todas las etapas del desarrollo de un sistema de información. Seleccione el sitio
real donde desarrollará el proyecto, consulte su selección al docente y expóngale los
Elabore un proyecto de sistema automatizado de información asociado a un sitio real
(administrativo, académico, social, de investigación, de documentación u otros), utilizando
el procedimiento para el análisis y diseño expuesto en el presente Documento Web.
Referencias citadas

Prentice Hall.
Grupo Editor, S.A.
Hill.
Teijero, Sergio. (1997). Automatización de la biblioteca central de la UCV parte I. LAN &
WAN 55. 32-39.
Teijero, Sergio. (1997). Automatización de la biblioteca central de la UCV parte II. LAN &
WAN 56. 64-69.
Teijero, Sergio. (1997). Automatización de la biblioteca central de la UCV parte III. LAN
& WAN 57. 60-67.

Capítulo 4
Sistemas automatizados de Información

para unidades de información
4.1.1. Unidades y servicios de información y su entorno
El comportamiento de las unidades y servicios de información (USI) tradicionales a lo

largo de los años, se basa en el uso de un modelo manual donde las funciones asignadas a
dicho modelo se cumplen mediante el uso de instrumentos y herramientas, basadas
esencialmente en papel, utilizadas como soporte al flujo de datos e información, para la
captura, organización, clasificación, almacenamiento, búsqueda, presentación y síntesis.
Estos instrumentos y herramientas tradicionalmente han sido del tipo planillas, listas,
índices, catálogos, ficheros, oficios, sistema telefónico, etc. (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Basado en los elementos anteriores el modelo manual intenta cumplir con los objetivos de
trabajo de las USI asociados a la obtención, procesamiento, almacenamiento, recuperación
y transmisión de la información a través de la documentación disponible, utilizando
mecanismos que faciliten: acceso a la documentación por parte del usuario, procesamiento
técnico, control de circulación tanto interno como externo de los documentos, adquisición y
elaboración de nuevos documentos y la elaboración de reportes y estadísticas, entre otras
actividades y procesos (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Para ello las USI desde su surgimiento han sido dotadas con diferentes áreas de procesos y
servicios para permitir el manejo adecuado de la información, soportado en diferentes tipos
de documentos, que permita a su vez satisfacer las necesidades de los usuarios (Teijero,
2001; Teijero, 2006).
Cumplir con los objetivos asignados a las USI con la estructura y el modelo manual
tradicional, involucra una serie de pasos que resultan engorrosos y difíciles de completar,
más aún cuando se maneja un volumen elevado de documentos y un número de usuarios de
magnitudes considerables (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Lo descrito anteriormente ocasiona que existan limitaciones como las siguientes: no contar
con mecanismos adecuados que faciliten el conocimiento de los documentos existentes,
dificultad en la realización de inventarios periódicos, no contar con mecanismos efectivos
de identificación y control de usuarios, control no adecuado de la circulación de los
documentos, retrasos considerables en el procesamiento técnico, falta de mecanismos
adecuados para la elaboración de estadísticas, dificultad en la forma de gerenciar
impidiendo la disponibilidad de información oportuna para llevar a cabo el proceso de toma
de decisiones, etc. (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
En síntesis se trata de ir hacia la búsqueda de un nuevo modelo que permita satisfacer las
necesidades de información de los usuarios, estableciendo mecanismos que permitan un
verdadero control de la documentación para su procesamiento, utilización y transmisión de
manera oportuna. Se impone la necesidad de un cambio en la forma de pensar y actuar que
incluya la utilización de herramientas computacionales en el desarrollo de los procesos y
servicios en las USI (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
El nuevo paradigma se visualiza como: El usuario en el centro de todos los procesos y

servicios garantizando, con un adecuado manejo y distribución de la información, que sus
necesidades se vean satisfechas. Utilización de herramientas computacionales, que junto a
algunos procesos y servicios manuales, agilicen todo el desempeño del sistema y hagan
posible, junto a una nueva forma de gerenciar, el cumplimiento de la misión y los objetivos
trazados por la USI (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Un sistema es un conjunto de elementos de igual naturaleza o no, que se interrelacionan

para buscar un fin común. Para el caso de las USI la interrelación entre los diferentes
elementos que las integran proporciona el fin común que es: satisfacer las necesidades de
información del usuario (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
La aplicación del concepto de sistema implica que diferentes elementos tales como
personas, instrumentos, formatos, computadoras, etc. se integren con pleno conocimiento y
ejecución de sus funciones en torno al usuario para satisfacer sus necesidades de
información (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
En esta nueva concepción sistémica, que añade elementos de integración y automatización,

el usuario solicita la información requerida la cual es obtenida mediante una combinación
de búsqueda manual tradicional con estaciones de trabajo computarizadas. Al obtener la
información, que puede estar soportada en documentos impresos o digitalizados, hace uso
de ella dentro o fuera de la USI según sea el caso. Esta operación queda registrada en el
sistema automatizado, tanto la relativa al documento solicitado como la persona que lo
solicita y la que presta el servicio, en este caso el usuario y persona encargada. El resultado
del proceso es utilizado para elaborar reportes periódicos y estadísticas. El control se
extiende hasta el momento en que culmina la consulta del documento y es ingresado
nuevamente en el acervo de la USI (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
La segunda parte de esta concepción sistémica, vincula el servicio prestado al usuario con
el procesamiento técnico de los documentos existentes en la USI. De esta forma el proceso
realmente comienza cuando se genera o adquiere el documento y se procesa para ser
enviado al área de servicios (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
El elemento vinculante, para la búsqueda del fin común, se produce a través del usuario y
sus necesidades de información, haciendo uso de las estadísticas recogidas como resultado
del uso de la documentación disponible. De esta forma es posible al evaluar el uso de la
documentación existente, en base a las necesidades del usuario, proyectar y orientar el
crecimiento de la USI colocando al usuario en el centro de todo el proceso (Teijero, 2001;
Teijero, 2006).
4.1.3. Estrategias de automatización
Son variadas las estrategias que se pueden aplicar en el proceso de automatización de las
USI. El centro está en evaluar la magnitud y complejidad de los procesos y servicios que se
desarrollan (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
El resultado de la evaluación permite determinar si el proceso de automatización se debe

aplicar a todos los procesos y servicios a la vez o si resulta más conveniente hacerlo por
partes. Si se decide hacerlo por parte es necesario determinar por donde comenzar y tener
en cuenta la integración final que permita aplicar el enfoque de sistema. En ocasiones los
procesos y servicios son divididos en subsistemas que a su vez se subdividen. Por ejemplo:
el procesamiento técnico y los servicios al usuario (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Algunos autores prefieren comenzar por la automatización del procesamiento técnico, que
al ser automatizado genera un catálogo de consulta que es utilizado para la búsqueda de la
información solicitada por los usuarios (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Otros autores recomiendan combinar lo anterior con la creación de la base de datos de

usuario para, de manera automatizada, ejecutar el control de dichos usuarios y la
documentación disponible solicitada por los mismos. Esto daría posibilidad de incluir el
módulo de reportes y estadísticas que serviría para conocer las verdaderas necesidades de
información de los usuarios y poder proyectar y orientar el crecimiento de la USI (Teijero,
2001; Teijero, 2006).
Nótese que todo el proceso, ya sea considerado como un todo o por partes, cumple con el
fin común en el cambio de paradigma, la ubicación del usuario en el centro del proceso y el
control y preservación de la documentación disponible en el apoyo a esa ubicación (Teijero,
2001; Teijero, 2006).
El otro asunto a determinar es la forma de instrumentar el sistema automatizado. Las

experiencias venezolanas de los últimos diez años han orientado este proceso en dos
direcciones. Una está orientada hacia el desarrollo de sistemas propios hechos a la medida
de las necesidades y con el propósito de resolver los problemas más prioritarios (Teijero,
2001; Teijero, 2006).
Otra dirección importante ha sido la adquisición de paquetes de programas que integran

todas las funciones a realizar de forma automatizada (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
4.1.4. Papel de los especialistas en información en el proceso de automatización
Es vital para el éxito en la aplicación de sistemas automatizados en las USI la integración

de los Especialistas en Información (EI) en el equipo multidisciplinario que tendrá a su
cargo todo el proceso de automatización (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
El equipo debe quedar formado por los EI y los especialistas informáticos, siendo
primordial el papel de los primeros desde el mismo comienzo del proyecto o sea desde la
fase de su definición (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Los EI suministran toda la información acerca de los diferentes procesos y servicios, son
los que conocen cómo se desarrollan los procesos y servicios, qué información se maneja,
cómo se maneja la información, qué información se requiere, en qué forma se requiere,
cuáles son las principales dificultades y cómo se interrelacionan, dónde están los
principales cuellos de botella, qué elementos están afectando decisivamente el proceso de
toma de decisiones, hacia donde se orientan las principales decisiones, a quiénes les toca
tomar las decisiones, etc. (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Cuando el proceso de automatización arranca y comienza a desarrollarse el rol de los EI

sigue siendo muy importante y se concentra en darle seguimiento a todo lo que esta
sucediendo, velando porque se cumplan los requerimientos planteados en la definición del
proyecto (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Si se trata de la adquisición de un sistema comercial los EI deben evaluarlo en toda su

magnitud y constatar que cumple con todas las funciones asignadas a la USI que se
pretende automatizar. El sistema para que resulte exitoso debe ser entendido, aprobado y
aceptado por los EI que le darán uso. A la hora de las pruebas de aceptación es conveniente
involucrar personal de todas las áreas de la USI para que lo evalúen y den su aceptación
(Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Por otra parte es necesario romper el paradigma de que los EI no necesitan conocer de
computación, o que deben conocer sólo lo elemental o más básico (Teijero, 2001; Teijero,
2006).
Lo anterior desde hace mucho tiempo ha cambiado. Actualmente es una realidad que los EI
están en capacidad de saber cómo el sistema maneja la información, cómo la recupera,
dónde la almacena, qué es una base de datos, cuántas bases de datos relacionales existen,
cómo está integrada la red informática, qué servicios brinda, etc. (Teijero, 2001; Teijero,
2006).
Por otra parte es necesario destacar que al producirse el proceso de automatización de una
USI ocurre un cambio en la forma de pensar y la de trabajar de los EI. Ahora los EI cuentan
con una herramienta automatizada que le sirve para hacer más efectivo y productivo su
trabajo, que le permite tener un verdadero control del desarrollo de cada proceso, que le
permite brindar una mayor atención al usuario, que le evita el invertir horas y horas cuando
necesitan obtener una estadística o realizar una investigación alrededor de un tema de
interés y que le impone nuevos retos que debe cumplir (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
La forma de gerenciar cambia, ahora las decisiones son más rápidas y oportunas, siendo
posible dedicar una parte del tiempo a conocer cada vez más la herramienta computacional
para poder sacarle el máximo provecho. No se trata de conocer y manejar las opciones
básicas del sistema automatizado para su uso cotidiano, sino de conocer y explotar todas las
funciones para brindar una mejor atención al usuario y un mayor beneficio a la institución.
Por último se requiere romper los paradigmas tradicionales asociados a los procesos
organizativos y administrativos y crear nuevos paradigmas que permitan a la institución
incorporarse como un todo al sistema automatizado (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
4.1.5. Sistemas automatizados para las unidades y servicios de información
Cuando se adquiere un paquete de programas comercial, es necesario evaluar todas sus

posibilidades entre las que se encuentran: el carácter amigable de la herramienta, lo cual se
traduce en su fácil manejo y en la recuperación, inclusión y almacenamiento de
información utilizando períodos cortos de tiempo, además de poseer todos los módulos que
caracterizan a los procesos y servicios posibles de automatizar en las USI (Teijero, 2001;
Teijero, 2006).
Otras posibilidades a evaluar se enmarcan en: verificar que los módulos cumplan con todas
las funciones asignadas a los procesos y servicios contemplados para las USI, incluyendo la
posibilidad de crear reportes a la medida según se requiera, que el sistema modular
integrado permita la comunicación abierta entre módulos internos y la búsqueda e
intercambio de información externa a través de Internet, que pueda ser operado en el
ambiente computacional definido y en los tipos de medios técnicos seleccionados, en
ambiente monousuario y en red, que el sistema pueda crecer modularmente según las
necesidades, que posea ambiente de desarrollo y que la literatura sea adecuada y
comprensible (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Se debe valorar que el costo es el adecuado según la magnitud de la aplicación que se

requiere y la disponibilidad de recursos financieros, además de garantizar el proceso de
capacitación de todos los tipos de usuarios que van a intervenir en la utilización del sistema
(Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Algunas estrategias de automatización de las USI incorporan la captura, almacenamiento y

la posterior recuperación de documentos a través de sistemas de digitalización de imágenes.
Esta incorporación se hace particularmente atractiva cuando existen documentos que
sistemáticamente son consultados por los usuarios y su constante uso genera un continuo
deterioro, además la información relativa a un mismo documento sólo puede ser consultada
por un usuario a la vez cuando se trata de documentos únicos y en algunas USI éstos
constituyen su principal patrimonio (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
El proceso de digitalización de imágenes permite no sólo preservar el documento sino que a

la vez lo incorpora al patrimonio en formato digital, garantizando una mayor diseminación.
Estos sistemas se presentan en diversas formas comerciales (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Para la selección de los sistemas de captura, almacenamiento y recuperación de imágenes

se establecen una serie de criterios técnicos y operacionales, que son evaluados antes de su
selección e implantación. Estos criterios son entre otros: facilidad para la captura de
documentos provenientes de diferentes medios como papel, microficha, microfilm, etc.,
posibilitando el proceso de indexación en forma automática, capacidad para el
reconocimiento óptico de caracteres para facilitar y optimizar la captura de información,
incluyendo caracteres selectivos de palabras, párrafos o textos completo pudiendo generar
automáticamente claves de acceso asociadas al documento para su indexación y búsqueda
posterior (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Otro de los criterios técnicos evaluados es la capacidad de incluir un código de barra en el

documento que permita la captura automatizada del código facilitando y optimizando el
proceso de captura y selección de dicho documento. Poseer formato estándar para las
imágenes y los datos según las tendencias del mercado es otra de las características técnicas
a evaluar (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
También se establecen como criterios técnicos: Facilidad para el manejo de imágenes y

datos que permita mostrar, editar, cambiar de tamaño, realizar anotaciones al texto, etc.,
facilidad para la compresión y descompresión de imágenes para optimizar el
almacenamiento, recuperación y tráfico de imágenes a través de redes informáticas,
facilidad para optimizar el almacenamiento en diferentes medios en forma de documentos,
carpetas, bandejas, archivadores, etc., así como la indexación y búsqueda por título, tipo,
persona, grupo, fecha, rango de fechas, palabras claves y otras (Teijero, 2001; Teijero,
2006).
Una característica técnica muy importante a evaluar es la capacidad de modelar los flujos
de información que, en sus diferentes formas, se mueven a través de las redes de
información permitiendo enrrutarlos de manera simple y sencilla (Teijero, 2001; Teijero,
2006).
Es necesario evaluar además que la herramienta sea fácil de manejar por los usuarios y el
personal de computación, fácil de administrar, posea buena calidad de impresión con
buenos tiempos de respuestas, facilidad de envío de textos, gráficos e imágenes en forma
automática, impresión remota, de fácil instalación, que posea facilidades para el desarrollo
y mantenimiento de aplicaciones con un lenguajes amigable, de fácil comunicación con la
interfaz de otros usuarios, que permita el establecimiento de niveles de seguridad, facilidad
de crear respaldos y valorar el soporte con que se cuenta (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Por último resulta muy importante la capacitación de los usuarios y el costo de la

herramienta, éste último que sea el adecuado para la aplicación que se pretende instalar y se
encuentre dentro de los rangos del presupuesto establecido (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
4.3. Procedimiento para el desarrollo de proyectos de automatización en unidades de

información
El procedimiento diseñado tiene el propósito de servir como herramienta de referencia para

el desarrollo de proyectos de automatización de unidades y servicios de información (USI),
para aquellas instituciones que transitan o comienzan el desarrollo de proyectos de este
tipo.
El procedimiento diseñado consta de los siguientes pasos (Teijero, 2001; Teijero,
2006):
1. Ficha técnica
Relación de los datos generales de la institución incluyendo: nombre, dirección, organismo

a que pertenece, datos de la persona contacto, organigrama, procesos y servicios que
intervienen, misión, visión, valores y objetivos, problemas que impiden el cumplimiento de
los objetivos, resumen del planteamiento del problema y resumen de la justificación.
2. Introducción
Se explican los fines y objetivos del proyecto describiéndolos en el contexto de la

aplicación a desarrollar e importancia institucional. Se plantea el esquema general utilizado
para desarrollar el proyecto.
3. Definición del proyecto
3.1. Antecedentes
Descripción de la institución, condiciones existentes que la convierten en un espacio
adecuado para albergar un proyecto de automatización u otros proyectos que hayan sido
realizados o estén en marcha en el campo de la información, indicando la experiencia de la
institución y el grado de aceptación, causas que motivan la elaboración del proyecto,
valorando si se trata de una experiencia única, no duplican esfuerzos existentes y se
beneficia de otros proyectos de la propia institución o de otras instituciones, estableciendo
el grado de colaboración en caso de existir.
3.2. Situación actual

Diagnóstico del sistema actual determinando: qué hace, qué objetivos persigue, qué
dificultades o problemas presenta, qué áreas de la USI se ven afectadas, etcétera.
Descripción de la situación en que se encuentran los componentes pertenecientes a la
institución (equipos, recursos, programas, personal, espacios disponibles y otros) para
comenzar el desarrollo del proyecto y establecimiento de las relaciones entre la institución
y los factores externos que de una forma u otra influyen en el proyecto.
3.3. Planteamiento del problema

Como resultado del diagnóstico del sistema actual se plantea el problema en forma
concreta.
3.4. Situación deseada
Descripción del estado ideal de las componentes una vez implantado el proyecto,
indicando los métodos de actualización del mismo y su vigencia en el tiempo.
3.5. Justificación del proyecto

Necesidad de proponer un nuevo sistema teniendo en cuenta: argumentos que justifican el
cambio, importancia del cambio, problemas que resolverá el nuevo sistema, funciones
generales, información a producir y características, efectos perjudiciales en caso de no
producirse el cambio, rentabilidad y perdurabilidad en el tiempo, vinculación con los
actuales medios telemáticos, etcétera.
3.6. Alcance y factibilidad

El alcance del proyecto debe ser una consecuencia de la definición de los objetivos y debe
quedar expresado explícitamente. Se determina la factibilidad operacional, técnica así
como, la financiera y económica.
3.7. Objetivos del proyecto

El objetivo general es la aspiración sobre la situación final al término del proyecto, donde
se aprecie el cambio en la situación global. Los objetivos específicos indican resultados
más precisos que el proyecto se propone alcanzar y están ligados a los elementos que
justifican el proyecto.
3.8. Método de trabajo
Descripción de las prácticas, normas, procedimientos, técnicas y métodos que serán

utilizados para desarrollar el proyecto.
3.9. Cronograma de actividades

Descripción de las actividades para alcanzar los objetivos propuestos y los límites de
tiempo para su ejecución.
4. Modelo actual
Recopilación de toda la información disponible precisando: ambiente, estructura y
procesos involucrados. Determinación de deficiencias y problemas del sistema actual para
definir, junto con los usuarios, los requerimientos que debe satisfacer el nuevo sistema.
4.1. Modelo estadístico actual
Modelo de usuarios y servicios. Cantidad de usuarios que consultan los distintos servicios
en diferentes horarios, volumen total de la información consultada y usuarios que
participan, incremento anual estimado, personal vinculado en cantidades y tipo, posibles
cambios así como principales dificultades.
Modelo de procesos. Volumen de información que se maneja en cantidades y tipo,

incremento anual estimado, cantidad de información procesada (diarios y por mes),
cantidad de información pendiente de procesar, personal vinculado en cantidades y tipo,
medidas planteadas, posibles cambios y principales dificultades.
4.2. Modelo de información actual

Descripción de la información. Identificación de objetivos por procesos y servicios,
estructura, subsistemas, funciones, entradas, procesos, salidas, flujos, contenido y estructura
de la información, tecnología utilizada, etcétera.
Problemas detectados. Mala calidad en la información suministrada por el sistema, cuellos

de botella, tiempos de respuesta elevados, excesivos costos de operación y mantenimiento,
alto número de requerimientos insatisfecho, fallas frecuentes, formas de validación de la
información no apropiada, etcétera.
Interrelación de dificultades. Dificultades generadas en un proceso o servicio que afecte a

otro, dificultades detectadas de manera específica o general que afectan otros niveles de la
estructura institucional, etcétera.
Planos estructurales de las diferentes áreas. Elaboración de planos con ubicación física
por funciones de las áreas delimitadas en el alcance del proyecto.
Grado de automatización actual. Definición del grado de automatización actual, en caso

de existir, así como las dificultades que se han presentado.
5. Modelo de requerimientos (referido al nuevo sistema a proponer)

Requerimientos técnicos. Determinación de las características técnicas de los
componentes que intervendrán en el diseño tecnológico del sistema (hardware, equipos de
comunicaciones, software básico y de aplicación, etc.)
Requerimientos de información. Determinación de requerimientos de entrada, salida y

almacenamiento, identificando la unidad que solicita el requerimiento y la descripción
detallada del mismo, los datos que contiene y el medio de salida que utilizará (listado,
pantalla, gráfico y otros).
Requerimientos funcionales. Determinación de procesos, servicios y funciones que
permanecerán como están, las que se modifican, las que se eliminan y las que se incorporan
al nuevo sistema automatizado así como, las que serán automatizadas y las que seguirán
siendo manuales. Precisión de los procesos a que será sometida la información tales como:
incluir, consultar, modificar, eliminar, etc.
Restricciones. Económicas, técnicas, de personal, de tiempo, legales, etcétera.
Interacción hombre-máquina. Definición de la comunicación deseada con el usuario

determinando: grado de interacción hombre-máquina, facilidad de uso y entendimiento del
sistema, tiempo de respuesta por cada función así como, las acciones que tomará el sistema
ante fallas o errores cometidos por el usuario.
Atributos de calidad. Confiabilidad, movilidad, adaptabilidad, mantenimiento requerido,

seguridad y privacidad, eficiencia, documentación, etcétera.
6. Diseño del nuevo sistema
6.1. Diseño tecnológico de la red informática

Los componentes a diseñar son: determinación de nodos, servidores y estaciones de
trabajo, topología de la red, tipos de cable, características de los componentes activos y
pasivos, interfaz, formas de conexión, diseño del cableado estructurado, sistema operativo,
protocolo, antivirus, administración de usuarios y recursos, seguridad y certificación entre
otras.
6.2. Determinación del sistema automatizado a utilizar

La selección del sistema automatizado puede ser concebida teniendo en cuenta la
realización de diseños propios hechos a la medida, para lo cual deberá tenerse en cuenta
todo lo relativo al desarrollo de sistemas de información o a partir de la evaluación de
paquetes comerciales existentes en el mercado, los cuales en su gran mayoría incluyen
todos los módulos necesarios para la automatización de los procesos y servicios en las USI.
Debido a las potencialidades que brindan los paquetes comerciales y a la existencia de

algunos de ellos de corte nacional y con experiencia de aplicación por parte de los
diseñadores y de un buen número de usuarios, se recomienda que esta última opción sea
estudiada con detenimiento en aras de poder justificar su utilización y acortar el tiempo del
proceso de implantación. En tal sentido deben ser evaluados atendiendo a sus
características particulares y comparadas con las necesidades de la aplicación que se está
desarrollando.
Al evaluar paquetes de programas comerciales con vistas a su implantación, como parte del
proyecto de automatización, en las USI deben estudiarse las siguientes características: Ser
amigable para facilitar el manejo en períodos cortos de tiempo, poseer todos los módulos
que integran los procesos y servicios de una USI, garantizar que los módulos de procesos y
servicios cumplen con todas sus funciones, permitir la comunicación abierta entre módulos
internos y el intercambio de información externa.
Otras características incluyen: Permitir la operación en ambiente monousuario,

multiusuario y a través de la Intranet, permitir el crecimiento modular, poseer ambiente de
desarrollo, contener la literatura adecuada y comprensible, tener un costo adecuado acorde
al presupuesto disponible, poseer garantías de mantenimiento garantizando la instalación de
actualizaciones y / o nuevas versiones y garantizar la capacitación periódica de los usuarios.
6.3. Determinación del alcance de los servicios internos y externos

El alcance de los servicios y sus necesidades deberán ser evaluados teniendo en cuenta los
servicios que brinda una USI tradicional en cuanto a adquisición, manejo, almacenamiento,
recuperación y transmisión de la información y los nuevos servicios que potencialmente
existirán al contar, con una nueva infraestructura tecnológica que brinda posibilidades de
conexión a Internet y una nueva concepción basada en servicios de Intranet.
El diseño e implantación de la Intranet y la delimitación de su alcance permite que la

institución y los usuarios puedan tener acceso a servicios no tradicionales, tales como:
consulta de bases de datos remotas e información general disponible en la Web, búsquedas
especializadas, directorios de búsqueda, correo electrónico, transferencia de archivos, chat,
telefonía Internet, noticias Usenet, publicación de documentos corporativos, aplicaciones
multimedia, aplicaciones groupware, participación en videoconferencias, comercio
electrónico, web cast, hospedaje de páginas Web, workflow, etcétera.
Al implantar la Intranet y determinar su alcance, se requiere valorar la capacidad del enlace

de comunicaciones disponible y las necesidades de ancho de banda por demanda de
servicio. En algunos casos los enlaces existentes no resultan suficientes para satisfacer la
demanda del servicio o simplemente, resultan suficientes para realizar actividades rutinarias
de navegación en la Web, más no así para otros servicios que demandan un mayor ancho
de banda en su ejecución. En tales casos resulta conveniente agregar algún tipo de enlace
alternativo.
El alcance de la Intranet es necesario definirlo además, sobre la base de los privilegios de

los usuarios y las aplicaciones de administración. Al disponer de los servicios de la Intranet
se podrá garantizar un acceso seguro y centralizado a bases de datos de usuarios en la Red,
aplicaciones específicas según los privilegios establecidos, controles de acceso o
configuraciones de servidores, entre otros. Será posible verificar la integridad de la
información protegiendo las fuentes de información por acceso, cifrado, firewalls,
protocolos especiales, etcétera. Podrá maximizarse la eficiencia de la Intranet en cuanto a
utilización y desempeño en el manejo, almacenamiento (incluyendo respaldos periódicos),
recuperación y transmisión de la información.
7. Esquema de planificación de la inversión
Se manejarán dos aspectos principales: los costos estimados que ocasionan todos los
trabajos a realizar y la estrategia de planificación de la inversión.
En los costos estimados que ocasionan todos los trabajos a realizar se incluyen entre otros:
cableado, equipamiento de computación, sistema automatizado (software), equipos y
enlaces de comunicación, capacitación del personal así como, los costos derivados del
nuevo personal y redefinición de funciones al personal ya existente.
La estrategia de planificación de la inversión estará muy ligada al presupuesto existente

para la realización del proyecto, no obstante se propone la planificación por etapas
definiendo para cada una de ellas: el alcance, las tareas a realizar en los tiempos
establecidos y la inversión a realizar.
8. Conclusiones y recomendaciones
En la parte de las recomendaciones se debe ser muy preciso y tener en cuenta todo lo
necesario para garantizar el éxito de las diferentes etapas, en que ha sido planificada la
ejecución del proyecto. Resulta importante ofrecer recomendaciones acerca de la
implantación del nuevo sistema tanto en lo concerniente a aspectos particulares del tipo:
migración y carga de bases de datos, forma de conversión del sistema actual al nuevo,
planificación y corridas de pruebas, participación del personal, capacitación y otros, así
como la implantación en su conjunto.
9. Bibliografía y anexos
4.4. Procedimiento para la evaluación de la implantación de proyectos de

automatización en unidades y servicios de información
Al evaluar un sistema de información automatizado se debe tener presente que el mismo

debe proporcionar información para planificar, organizar y controlar de manera eficaz y
oportuna, reducir la duplicidad de datos y reportes y obtener la mayor seguridad en la forma
más económica posible. De esta manera contará con los mejores elementos para una
adecuada toma de decisiones (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
Un aspecto importante en la evaluación es lograr que el proceso en sí, se convierta en un

cabal seguimiento de todo lo que ha acontecido desde el momento de la implantación,
transitando por todas las modificaciones y evaluaciones anteriores y sobre todo, el
cumplimiento de las recomendaciones arrojadas en cada evaluación y la repercusión que
éstas han tenido en el funcionamiento del sistema y en los usuarios (Teijero, 2001; Teijero,
2006).
El cumplimiento de los requerimientos de usuarios, en aras de su satisfacción total, unido al
estado actual y operacional de los componentes, en función de los objetivos y el alcance
definidos originalmente, constituyen aspectos importantes a evaluar para todo sistema de
información y en particular para los sistemas automatizados de información aplicados en
Unidades y Servicios de Información (Teijero, 2001; Teijero, 2006).
El procedimiento diseñado consta de los siguientes pasos (Teijero, 2001; Teijero,

2006):
1. Evaluación inicial
El equipo evaluador debe coordinar una reunión inicial con el equipo directivo de la USI,
para explicar el procedimiento que se va a utilizar y solicitar la cooperación de todo el
personal. Se elabora un plan de trabajo inicial que permita, en reuniones sucesivas, recabar
información sobre el sistema y posteriormente continuar la evaluación.
La etapa de evaluación inicial comprende:
1.1. Conocimiento del estado actual de funcionamiento y la documentación
Estado actual de funcionamiento. Estado y funcionamiento de componentes y equipos,

utilización real del sistema, uso y grado de satisfacción de los usuarios, grado de rechazo,
principales dificultades y soluciones, participación de los especialistas en información que
actúan como usuarios internos, modificaciones y causas, resultados, capacitación, etcétera.
Documentación. Proyecto de automatización original y modificaciones, incidencias de

operación, manual del sistema, usuario y operación, documentos de diseño tecnológico de
equipos y de servicios de la red informática, soportes de estadísticas recopiladas, formatos
de entrada y salida de datos, manuales de procedimientos así como, todo tipo de
documentación relativa al funcionamiento del sistema automatizado.
Se realizará un recorrido por las instalaciones en aras de conocer el ambiente, familiarizarse

con la instalación y poder, mediante la observación y prácticas de campo, conocer el
desempeño del sistema y anotar los aspectos que llamen la atención.
El objetivo de esta primera actividad es conocer, de manera inicial, cuál ha sido el

desempeño del sistema, qué piensan los directivos y usuarios internos, en qué medida
conocen el sistema y están al tanto de su desempeño así como, recabar la información para
comenzar su estudio.
1.2. Cumplimiento de los requisitos obligatorios
Tecnología utilizada. Se verifica si la tecnología utilizada fue la adecuada en el momento

de su implantación y si fue concebida con proyecciones de futuro y con posibilidades de
modificaciones y repotenciaciones simples y poco costosas.
El análisis anterior va a permitir conocer si el proyecto original se encuentra sustentado
tecnológicamente y si los criterios que se utilizaron sirvieron para que el mismo perdurara
en el tiempo.
Formulación del proyecto. Se verifica que la formulación original está enmarcada en el

procedimiento para el desarrollo del proyecto. La revisión queda enmarcada en los aspectos
tratados en el procedimiento expuesto y otros que el equipo evaluador estime.
Metodología. Se precisa si en la formulación del proyecto se define con claridad los pasos
a seguir para su ejecución y si dicha formulación posee consistencia.
Valoración. Se realiza una valoración que integra los aspectos investigados anteriormente
con otros tales como: modo en que el proyecto garantiza su permanencia en el tiempo, alto
impacto tecnológico medido en la capacidad de uso y transformación de las tecnologías de
información utilizadas, modo en que el proyecto consolida, integra y unifica esfuerzos
interinstitucionales o temáticos, impacto social medido por las personas, instituciones,
comunidades y otros que se benefician del proyecto, aportes al incremento de la calidad de
vida y la productividad, modo en que la experiencia pueda ser extendida a otras
instituciones, etcétera.
1.3. Factibilidad
Se analiza el estudio de factibilidad realizado originalmente precisando, aquellos
elementos que fueron utilizados para determinar la factibilidad de la aplicación.
Posteriormente se comparan los elementos originales con el estado actual de las

componentes, equipos y sistemas determinando: estado de las componentes, disponibilidad
y características técnicas de los equipos, sistemas operativos y lenguajes disponibles,
necesidades de los usuarios, nuevos requerimientos, forma de utilización de los sistemas,
costos de mantenimiento, beneficios, grado de utilización, efecto producido debido al uso,
grado de rechazo así como, la influencia que ejercen otros sistemas con los que se
interrelaciona.
El objetivo básico a lograr, aunque aún no se han ejecutado todas las fases del
procedimiento, es determinar el desempeño actual del sistema, en qué medida se está
explotando en la magnitud planificada y qué relación costo / beneficio se ha logrado
durante el funcionamiento del mismo, para comparar todos estos resultados con lo
estipulado en la formulación original del proyecto. Esto va a permitir conocer de manera
primaria si resulta recomendable o no continuar utilizando el sistema.
2. Continuación de la evaluación
2.1. Políticas, procedimientos y normas

Comprende la evaluación del cumplimiento de las funciones y especificaciones asignadas
al sistema a partir de los documentos y registros existentes.
Se evalúan: entradas, salidas, procesos, reportes producidos por el sistema, estadísticas,
actividades de flujo de información y dificultades, operaciones de manipulación de datos,
formas utilizadas para introducir los datos, facilidad en las operaciones, modificaciones
implantadas, grado de utilización del sistema, grado de rechazo, interacción con otros
sistemas, etcétera.
Con la información obtenida es importante contestar las siguientes preguntas: se está

ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de información, puede ser simplificado
para mejorar su aprovechamiento, se debe tener una mayor interacción con otros sistemas,
las dificultades encontradas limitan el uso del sistema, las modificaciones han servido para
mejorar el funcionamiento, etcétera.
Se debe concluir acerca de un primer objetivo básico, relacionado con la eficiencia del
proceso de información o si es necesario introducir modificaciones.
2.2. Herramienta computacional

El resultado a lograr esta orientado a conocer cómo se explota la herramienta y si su uso se
ajusta al procedimiento establecido.
Se estudian las características de la herramienta de trabajo en todas sus posibilidades,

verificando el funcionamiento de todos sus módulos y permitiendo determinar: grado de
explotación, dominio por parte de los usuarios, criterios de los usuarios acerca del
desempeño y utilidad, interacción y cooperación entre los diferentes módulos, producción
de reportes, informes, estadísticas, etcétera.
Al concluir esta fase el equipo de trabajo estará en capacidad de precisar si la herramienta

se adapta a las condiciones de trabajo actuales, si se requieren modificaciones o
ampliaciones, si se explota en toda su magnitud, qué funciones aún no se explotan, cuáles
son las causas, cuál es el grado de complejidad, qué tan amigable o no es la herramienta,
etcétera.
El desarrollo de esta actividad en el terreno permitirá, al grupo de trabajo, tener una primera
idea del grado de dominio de la herramienta por parte del personal y sus necesidades de
capacitación.
2.3. Infraestructura tecnológica y de servicios
En este punto se realiza un análisis del estado y funcionamiento de la red informática con
todos sus componentes y servicios. La participación del administrador de la red y algún
especialista en informática es decisiva.
Se evalúa: estado físico y características de los equipos de computación y periféricos,

componentes activos y pasivos, puestos de trabajo, cuartos de cableado y servidores,
cableado y canalizaciones, climatización, características técnicas de los equipos de
computación y su coincidencia con lo planteado en la formulación del proyecto, grado de
actualización, repotenciaciones, cantidad de equipos que no funcionan y las causas, estado
del software, ambientes de trabajo y nivel de actualización, modificaciones introducidas,
etcétera.
Se evalúa el nivel de los servicios sobre la base del alcance definido en el proyecto
precisando: tipo y uso de servicios internos y externos, capacidad del enlace de
comunicaciones utilizado, grado de satisfacción de la demanda, limitaciones, necesidad de
nuevos servicios, privilegios, etcétera.
El resultado de la evaluación debe permitir realizar un análisis de compatibilidad,

estructuración y adecuación del trinomio hardware / software / comunicaciones y establecer
recomendaciones que tiendan a mejorar tecnológicamente el proceso así como, valorar el
grado de satisfacción de los usuarios en cuanto a los servicios prestados, limitaciones y las
posibles mejoras.
2.4. Documentación
La evaluación de la documentación comprende: estado de conservación, actualización de

manuales, libros de formas de entrada, reportes, estadísticas, incidencias, archivos de
referencia con la información de los diferentes documentos y otros. Se evalúa además:
guardia y custodia, lugar y condiciones donde se guardan, inclusión de modificaciones o
nuevas versiones, control de existencia y uso, uso de los manuales de capacitación, etcétera.
Se emiten conclusiones acerca del estado, uso, actualización y controles ejercidos sobre la
documentación.
2.5. Capacitación
Se evalúa el estado de la capacitación en lo referente al dominio de las funciones del

sistema, en función de las diferentes categorías de usuario, y el grado de actualización en
relación con las nuevas versiones de software instaladas. Se determina el grado de
especialización según los niveles de información establecidos según la política de
seguridad.
En tal sentido resulta útil investigar, directamente con los usuarios, el nivel de preparación
que los mismos tienen para el manejo del sistema.
Se investiga acerca de: primera capacitación en relación con el momento de la aplicación

del sistema, temas abordados y tiempo de duración, tiempo transcurrido hasta la segunda
capacitación, última fecha de capacitación, conocimiento de la versión de sistema actual,
necesidades de capacitación, existencia de un programa de capacitación en la institución y
el nivel de preparación de los directivos a todos los niveles. Se investiga si el sistema
automatizado a cambiado la forma de gerenciar, en que medida ha sido útil y si se han
agilizado los procesos gerenciales y de toma de decisiones, etcétera.
Se concluye acerca del estado de la capacitación en los diferentes niveles y se ofrecen
recomendaciones que ayuden a mejorar el conocimiento del sistema enfatizando, en la
necesidad de tener un programa de capacitación periódica y velar por su cumplimiento.
2.6. Seguridad del sistema

Los niveles de seguridad del sistema deben ser estrictamente evaluados por lo que es
necesario determinar: formas y responsables de asignar las claves, periodicidad de cambio,
formas y responsables de asignar perfiles y privilegios de usuarios y otros. Se determina
además en qué medida lo actual se corresponde con lo establecido en el proyecto indicando,
en caso de existir modificaciones, causas y responsables.
Se investiga acerca de: responsabilidad de los datos y formas de compartirlos, duplicidad

asociada a sus propietarios, actualización, mecanismos de identificación y clasificación
para detectar duplicidad y redundancia en las diferentes aplicaciones, existencia de
relaciones de los datos con las bases de datos donde están almacenados así como, los
reportes y grupos de procesos donde son generados.
Se concluye acerca del tema de la seguridad, determinando si los niveles establecidos están
bien concebidos y si los usuarios de la red están ubicados en el nivel de autorización (según
grados de permisología) que les corresponde, por el tipo de trabajo y la responsabilidad que
desempeñan. En caso contrario se emiten recomendaciones que logren corregir lo
anteriormente planteado.
2.7. Controles existentes
Controles de entrada. Se verifica la entrada de información comprobando que se tienen

cifras de control que permiten determinar su veracidad, porcentaje de datos que se reciben,
contenido de las formas de entrada, controles de registro interno, responsables, volumen
por unidad de tiempo, cantidad de información válida, cantidad de información incompleta
y tratamiento recibido, seguridad en el resguardo, registro de anomalías, resultados y
periodicidad de inventarios, tratamiento a documentos especiales o confidenciales y otros.
Debe tenerse en cuenta que al manejar servicios a través de una Intranet, las formas de
entrada de datos pueden resultar de diferentes tipos.
Controles de operación. Se verifica la existencia de procedimientos e instructivos

formales de operación y su estandarización investigando: existencia y actualización de
instructivos, claridad en los contenidos, periodicidad en su actualización, control sobre la
corrida de procesos en el computador, existencia de retrasos, medidas de emergencia,
responsables, controles sobre las bibliotecas de programas, registros de funcionamiento con
tiempos de paro, registro y detección de accesos no autorizados, procedimientos y registros
de modificaciones, responsables, registro y control de eficiencia de los equipos, etcétera.
.
Controles de salida. Se verifica el registro y control de salida, copias de archivos,
seguridad, confidencialidad, formas de emitir las salidas, responsables, uso de la
información, control de destinatario y devoluciones, sitios donde se guarda la información
antes y después de producir la salida, etcétera.
Controles sobre los medios de almacenamiento. Se verifica la ubicación y condiciones

de los locales utilizados para guardar los medios de almacenamiento, niveles de protección
y seguridad, responsable, niveles de acceso, existencia de inventario de medios,
verificación y periodicidad, discrepancias en la validez de los archivos almacenados en los
medios, frecuencia y soluciones, procedimientos de reconstrucción y recuperación de
archivos, identificación de medios que guardan información confidencial, control estricto
de copias, tipos de medios utilizados, certificación, registro de medios destruidos o
perdidos, medidas tomadas, registro y control de préstamo, formas de reemplazar medios
que contienen archivos maestros, esquema de control basado en las últimas muestras,
etcétera.
Controles de mantenimiento. Se verifica la existencia y cumplimiento del programa de

mantenimiento preventivo de todos los equipos, existencia, contenido y tipo de contrato,
tiempos de respuestas estipulados, tiempos reales de reparación y su comparación con los
establecidos en el contrato, acciones correctivas en caso de incumplimientos, notificación
de fallas y seguimiento, formas de renovación, etcétera.
3. Conclusiones y recomendaciones
Se concluye acerca de los logros y deficiencias detectadas durante el proceso de evaluación,

haciendo énfasis en aquellas recomendaciones de evaluaciones anteriores que aún no han
sido cumplidas total o parcialmente. En las recomendaciones se elabora un Plan de
medidas tendiente a cumplir lo pendiente así como, las nuevas surgidas del proceso de
evaluación.
4. Informe Final
Con la ejecución de los puntos 1, 2 y 3 finaliza el Procedimiento. El próximo paso será la

elaboración del Informe Final para su discusión con los directivos de la USI, con el
propósito de buscar soluciones a las dificultades encontradas y a la aplicación inmediata del
Plan de Medidas elaborado por el equipo evaluador.
Proyecto de Investigación
Este capítulo a diferencia con los anteriores el reto final esta enmarcado en la elaboración
de un Proyecto de Investigación. Este proyecto, que forma parte de la evaluación de la
asignatura, tiene un peso de cuarenta porciento (40 %) y puede ser desarrollado atendiendo
a las diferentes Unidades y Servicios de Información:
Bibliotecas
Archivos
Museos
Centros de Documentación
Para desarrollar el Proyecto de Investigación usted deberá seguir los siguientes pasos:
1. Conforme su equipo de trabajo.

2. Seleccione la Unidad y Servicio de Información donde va a desarrollar el Proyecto.
3. Plantee que tipo de actividad va a realizar:
Un Proyecto de Automatización porque la USI no está automatizada.

Una Evaluación de una Implantación de un Proyecto de Automatización porque
la USI esta automatizada.
4. Consulte su selección con el docente y expóngale los motivos que lo llevaron a ella.
5. Elabore una agenda que le permita ordenar los pasos a seguir y comience la
elaboración del Proyecto.
6. Comuníquese periódicamente con el docente y muéstrele los logros alcanzados
hasta ese momento.
Referencias citadas
Teijero Páez, Sergio. (2001). Aplicaciones de Automatización sobre el WWW y su

vinculación con aplicaciones de automatización de bibliotecas. Caracas. Eosdigital
(impresión en CD-ROM).
Teijero Sergio. Documento Web – BIDI. Bibliotecas Digitales. Un recorrido desde la

automatización convencional hasta los procesos y servicios digitales y virtuales. Página
Web de la EBA. Versión 1.1. Abril 2006.

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3.2. Desarrollo de sistemas de información

3.2.1. Estrategia para el desarrollo de sistemas

Capítulo 4. Sistemas automatizados de Información para unidades de

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4.1. Automatización de unidades y servicios de información

4.1.1. Unidades y servicios de información y su entorno

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4.3. Procedimiento para el desarrollo de proyectos de automatización en unidades y

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Tema 1. Introducción al desarrollo de los sistemas de información

Describir el proceso de transformación de datos en información así como su vinculación

Estudiar las formas de transformación de datos en información.

1.1. Ciclo de procesamiento de datos

2.1. USI e Internet

Tema 3. Desarrollo de sistemas de información

Describir los principales elementos que caracterizan el análisis y diseño de sistema,

Estudiar los principales elementos que caracterizan el análisis y diseño de sistema.

3.1. Análisis y diseño de sistemas

3.1.1. Panorama del análisis y diseño de sistemas

3.2. Desarrollo de sistemas de información

3.2.1. Estrategia para el desarrollo de sistemas