PROTOCOLO DE CONTROL INTERNO

APERTURA SDB

Tienda:
Director / Gerente De Operaciones :
Fecha: Hora:
Evaluador:

Aspectos A Evaluar Puntos SI NO Ponderacion Observaciones

Disponibles

Aspectos Legales y Fiscales

1 Patente de Comercio 2%
2 Licencia Sanitaria 3%
3 Tarjetas de salud, Tarjeta de Pulmones y Manipulación de Alimentos, 3%
(Colaboradores de Tienda)
4 Permisos para laborar en Días de Asueto 2%
5 Libro de la DIACO 2%
6 Pruebas de facturacion y notas de credito 2%

1 Boletas de depósito, sello de Depósito y voucher de Forza 1%

Cintas de auditoria, Formas de Inventario de Sencillo, Constancia de
2 Recepción de Factura y Sello de Recepción. 1%

3 Habladores, Etiquetas de Rebaja, Balanza y Rótulos para Oferta 1%

4 Listado de teléfonos de Oficinas, Centros de Distribución, Tiendas y 1%

Emergencia.
5 Reglamento Interno de Trabajo (RRHH) 1%
6 Manual de Procesos y Políticas 1%
7 Creación de Claves por Usuario 1%
8 Planilla de Sencillo y Fondo para Cajeros 1%
9 Bolsa para empaque de mercadería 1%
Insumos del Área de Perecederos (guantes, redecillas, cuchillos, jabón,
10 desinfectante, sanitizante, bolsas transparentes para extracción de 1%
basura)
11 Botiquín de Primeros Auxilios 1%
12 Colaboradores con todos sus implementos de trabajo (uniforme, gafete, 1%
botas, redecillas, guantes, etc.)
13 Cada área deberá de proporcionar un Check List el cual deberá ser 1%
validado por el encargado del proyecto
14 Contar con el flujo de procedimientos correspondientes al 1%
funcionamiento de la planta eléctrica

1 Que operaciones reciba las instalaciones terminadas por parte de 2%

Servicios Compartidos (punto de venta, bodega, cafetería, baños, etc.)

2 Área de ingreso concluida (persiana, portón de maya, etc.), la puerta 1%

principal y de oficina debe tener ventana pequeña u ojo de buey.

3 Oficina de Gerencia de tienda concluida. 1%

 Aspectos A Evaluar Puntos SI NO Ponderacion Observaciones
Disponibles

4 Que todas las puertas de las instalaciones funcionen correctamente y 2%

tengan sus llaves.

5 Datos de Contador de Agua Potable y de Energía Eléctrica 2%

Mobiliario y equipo instalado en todas las áreas donde se requiera

(oficina, recepción, cajas, carnicería,), Que los muebles del Área de Cajas
6 y Oficina, tengan timbre (asistencia de Líder o Asistente) para SDB y Luz 1%
intermitente para MSF
7 Reporte de Sanitización de tienda 1%
Responsable de Centro de Distribución, entregue juego de llaves de
8 1%
camiones a la Líder / Gerente de Tienda.
Instalación y ubicación en área estratégicas de lockers para clientes y
9 colaboradores con su respectiva llave. 1%
10 Área Asigna y rotulada para devoluciones de mercadería 1%
11 Área de Perecederos concluida, para el almacenamiento 2%

12 Basureros identificando el área de seco y húmedo, con llave y candado. 1%

13 Según tamaño de tienda van cantidad de canastas de mano 150 plásticas 1%

con rodos mediana 40
14 Infraestructura de redes 2%
15  Equipo de Cómputo y Sistema Operativo instalado (Cajas e Inventarios) 2%
16 Enlace, balanza de carnes. 2%
Sistemas debe garantizar la funcionalidad de la versión final instalada en
17 el punto de venta. 2%
18 Teléfono y móvil instalado y habilitado 1%
19 POS Visa y Credomatic instalado habilitado y pruebas realizadas. 2%

20 Que todas las áreas involucradas realicen las pruebas suficientes para que 1%
el sistema funcione correctamente.
21 Configurar cuenta contable para depósitos de tarjeta de crédito 1%
22 Levantado de inventario de activos fijos 1%
23 Carga de alternos de transpagos 1%
Seguridad
1 Póliza de seguro contratada. 2%
Equipo de alarma, cámaras, sensores de movimiento, sensores de golpe
2 instalado y verificando su funcionalidad, previo y durante el montaje. 2%

3 Cámaras en punto de venta, recepción y despacho de mercadería. 2%

4 Cámara para conteo de efectivo. Es obligatorio realizar el conteo de 2%

efectivo únicamente en esta área
5 Protección de Buzón de seguridad de efectivo (FORZA) 2%
6 Tienda en línea con el Centro de Monitoreo 2%
Evaluación de la ubicación de la planta de emergencia y disponibilidad de
7 gasolina. 1%
8 Se realizo pruebas de Planta de Energía Eléctrica por parte del Líder 1%
9 Se realizo prueba por contingencia de agua Potable. Líder 1%
 Aspectos A Evaluar Puntos SI NO Ponderacion Observaciones
Disponibles

Contratación de agentes de seguridad que puedan cubrir las 24 horas, 2

10 para el área de recepción y 2 para el área de salida. De acuerdo a lo 1%
definido para el formato, mínimo dos agentes.

Capacitar a los agentes de seguridad en todos los Procesos de Control,

11 definidos para tiendas. (ingreso y salida de Mercadería, cambios, 1%
mermas, revisión de bolsas y mochilas de Colaborador (interno y
externo) y extracción de basura

12 No se permiten personas dentro de los vehículos estacionados, en el área 1%

de parqueo de Tienda.

Prohibiciones en la apertura
1 La apertura y cierre de la tienda deberá de realizarse con los agentes de 2%
seguridad asignados.
2 Restringido el acceso a toda persona ajena a la tienda. 1%
Se prohíbe el ingreso de personal de nuestros proveedores a las
3 instalaciones, salvo con autorización del Gerente de Tienda, cumpliendo 1%
los procedimientos mencionados en este documento.
No se permite el ingreso a menores de edad y/o acompañantes ajenos a
4 1%
la empresa.

5 Los Colaboradores y Personal de Apoyo, deberán de dejar sus 1%

pertenencias (mochilas, bolsas, maletines) los lockers, asignado
Todas aquellas personas que aún se encuentren en los últimos detalles
6 de la tienda, deberán ser revisada, por el agente de seguridad y salir por 1%
la puerta principal.

7 No se puede consumir alimentos y bebidas dentro de áreas que no sea 1%

cafetería.

Parametrización de artículos
1 Revisión de Comercial del surtido autorizado cargado a la Tienda y 1%
producto nuevo.
Definir el Lay Out para tienda según el formato con ubicaciones por
2 1%
categoría.
Asignación de una persona específica para crear parametrización de
3 mercadería, físicamente en el punto de venta durante los primeros 15 1%
días, a partir de la primera recepción de mercadería.
4 Calendario de recepción a proveedores y CDS con hora y día, para tener 1%
la oportunidad de atender en tiempo y control correcto.

Personal de supervisión y control de recepción de mercadería

1 Queda estrictamente prohibido recibir mercadería sin Factura o Envío. 1%

Asignar dos o tres colaboradores del área Operaciones para que realicen
2 el Proceso de Recepción y operación en el Sistema con el conocimiento y 1%
experiencia respectiva.

3 Disponibilidad de Colaboradores en Bodega para la ubicación y 1%

almacenamiento con el conocimiento y experiencia respectiva.
Al momento de la Recepción y escaneo de la mercadería, verificar que el
4 alterno este activo, que coincida la descripción del producto, fechas de 1%
vencimiento y unidades a recepcionar por proveedor y/o Centros de
Distribución).

5 Queda prohibido dejar mercadería recibida, sin registrar en el sistema. 1%

 Aspectos A Evaluar Puntos SI NO Ponderacion Observaciones
Disponibles

Asignar uno o tres Supervisores de Inventarios y Activos, para realizar

6 segundo chequeo de mercadería que ingresara a la Tienda o Centro de 1%
Distribución.

Cualquier recepción de mercadería que no cumpla con los

7 Procedimientos y Políticas establecidas, deberá ser autorizada por 1%
Dirección de Operaciones conjuntamente con Gerente de Inventarios.

Consolidar al final de la jornada diariamente todos los documentos

8 recibidos. 1%

Controles cruzados de recepción física vs sistema para apertura.

Cotejar los documentos recibidos vs reportería de ingresos al sistema de
1 inventarios y cuentas por pagar. 1%

En las Recepciones del Centro de Distribución durante los primeros dos

2 meses, realizar cruce centralizado semanalmente 1%

TOTAL 100% 0%

Otros
Noche de prueba de ventas.
1 Tienda y bodega limpia y ordenada 10%
2 Área de Cajas limpia y ordenada 10%
3 Disponibilidad de carretas y canastas limpias y ordenadas 10%
4 Locker disponibles y con llaves 10%
5 Sistema de cobro disponible y POS 10%
6 Alternos y Barras de mercadería activos 10%
7 Mercadería exhibida y rotulada 10%
8 Bolsa de empaque, disponible 10%
9 Área para empaque de mercadería 10%

10 Áreas de bodega identificadas ( Abarrotes, Mercancías Generales, 10%

Devoluciones, Mermas, Cambios, Promociones)
TOTAL 100% 0%