Universidad de Oviedo Gestión de Procesos Documentales Aquilino A.

Juan
LSI 1999

Metodología de Diseño para Gestión

de Procesos Documentales
(MDPD)

Aquilino A. Juan Fuente

Profesor de la Universidad de Oviedo
aquilino@lsi.uniovi.es
Juan Manuel Cueva Lovelle
Catedrático de Escuela de la Universidad de Oviedo
cueva@pinon.ccu.uniovi.es
Raul Izquierdo Castanedo
Profesor de la Universidad de Oviedo
ric@pinon.ccu.uniovi.es
Carmen Viejo Vigil
uov00783@correo.uniovi.es

Los empresas modernas se han visto obligadas por los mercados a revisar sus sistemas de calidad. Esto ha
provocado que un número cada vez mayor de ellas se homologue en alguno de los sistemas estándares del
mercado como ISO-9000.

En todos estos sistemas de calidad juega un papel muy importante el control de la documentación y su
trazabilidad. Todo ello requiere que las empresas realicen y mantengan procedimientos específicos para
manejar cada documento que generan. Pero la generación de documentación por ordenador tiene
características específicas que requieren que su tratamiento sea realizado en automático. Además, los
procedimientos pueden evolucionar (y lo hacen) con el tiempo, lo que provoca que queden obsoletos
rápidamente y que, por tanto, el coste de las empresas para mantener al día estos procedimientos sea elevado.

En este artículo se presenta una metodología de diseño de procesos documentales que, apoyada por las
herramientas adecuadas, puede disminuir considerablemente los costes. El nombre de esta metodología es
MDPD (Metodología de Diseño de Procesos Documentales).

1. Introducción
Uno de los requerimientos importantes de ISO 9000 es el Control de Documentos. Este control requiere que los
documentos sean revisados y aprobados. También requiere que estén disponibles en momento adecuado,
controlados y que los documentos obsoletos sean eliminados o archivados de manera que no pueda ser posible
su utilización por error [ISO 9000].

Pero la gestión de documentos obliga también a establecer un proceso que implica otros requerimientos de ISO
9000 como son el control del diseño, control de procesos y trazabilidad.

El control de la documentación obliga, además, a definir planes de ejecución que implican la utilización de
equipos de personal autorizado a utilizarlos en las diferentes fases del ciclo de vida de estos documentos
[Hoyle95].

Por otro lado, los procesos documentales pueden evolucionar y ello obliga no sólo a mantener correctamente los
documentos sino también a mantener correctamente y en la versión adecuada los procedimientos o instrucciones
de trabajo que determinan el ciclo de vida de cada documento.

Por último, siempre es posible que una norma no pueda ser seguida en su totalidad y que haya que hacer
operaciones en casos excepcionales no sujetos a la norma. Normalmente este tipo de operaciones provocan que
se produzca una no conformidad que casi nunca queda documentada, por lo que es necesario tener también
constancia de ello para poder hacer adecuadamente la auditoría del sistema de calidad.

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Todos estos problemas y otros que surgen en la implantación de los sistemas de calidad se suman sinérgicamente
y hacen que en algunos casos los sistemas de calidad sean entendidos como auténticos corsés imposibles de
seguir, ya que la implantación de una nueva operación provoca en cadena una sucesión de operaciones de los
responsables del sistema de calidad que hace que sea muy problemático instaurar las mejoras o las
modificaciones en los procedimientos, lo que puede provocar que el sistema se abandone o se siga ciegamente a
sabiendas de que no es correcto.

Todo este complejo entramado puede ser esclarecido en parte utilizando metodologías adecuadas para el diseño
y el mantenimiento de los procesos y de los procedimientos. Además, con la utilización masiva del ordenador en
las empresas implicadas en la instauración de sistemas de calidad se pueden simplificar enormemente estos
problemas.

Partiendo de una serie de premisas imprescindibles para una buena organización, se encuentra que lo primero es
definir el concepto de obra, proyecto u orden de trabajo (en adelante proyecto). Se entiende por proyecto cada
uno de los procesos productivos que impliquen la elaboración o gestión de documentación controlada por el
sistema de calidad.

Cada proyecto estará llevado por un grupo de personas asignadas a él y que son las que pueden tener acceso a la
documentación. Esas personas, además estarán agrupadas en grupos de trabajo que tendrán diferentes cometidos
dentro del proyecto, de manera que cada persona puede estar en más de un grupo al mismo tiempo.

Por otro lado, cada empresa tendrá una serie de proyectos tipo que son los que hace con asiduidad y que tendrán
un procedimiento de elaboración determinado.

Con todas estas premisas se desarrollará en el resto del documento una metodología de diseño de procesos
documetnales.

2. Descripción de la Metodología
La metodología explicada en este artículo consta de dos partes, por un lado de una serie de fases de diseño y por
otro lado de una colección de símbolos o elementos que permiten diseñar gráficamente los procesos
documentales.

El apoyo de una herramienta software capaz de soportar esta metodología es importante para gestionar con
flexibilidad dichos procesos.

Previamente a la presentación de las fases y los componentes gráficos, es imprescindible definir tres conceptos
fundamentales: los tipos de proyectos, los grupos de trabajo y los tipos de documentos.

2.1. Tipos de Proyectos

En una empresa no todos los proyectos se realizan del mismo modo. Incluso aunque se dedique a un mismo tipo
de elaboración, siempre aparecen diferentes fases en la realización que pueden ser considerados proyectos en si.
Por ejemplo, en una visión muy simple de diseño en un estudio de arquitectura pueden aparecer proyectos de
oferta, de prediseño y de diseño.

Cada proyecto estará asociado a un tipo determinado de documentación y los procedimientos para realizar cada
documento pueden ser diferentes en cada tipo de proyecto. En este sentido, un plano de oferta puede tener
diferentes fases que un plano de diseño, aunque un proyecto completo (desde la oferta a la recepción) incluye
todos estos tipos de planos, realizados bajo diferentes reglas en cada fase del proyecto completo.

2.1.1. Familias
Los documentos asociados a cada tipo de proyecto se agrupan en familias de documentos. Por ejemplo, en el
caso anterior, la oferta puede tener una familia de planos preliminares, otra de oferta técnica y una última de
oferta económica. La familia es, pues, una agrupación lógica de documentos.

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Otras familias aparecen con el objetivo de contener documentos que están en una determinada versión o para
diferenciar las diferentes fases de un documento, así, en el caso anterior puede haber familias de planos
preliminares, planos válidos para construcción o de versiones anteriores de los planos.

2.2. Grupos de Trabajo

Las empresas se estructuran jerárquicamente en departamentos y dentro de estos se establecen una serie de
responsabilidades. Así, por ejemplo, un departamento de informática puede tener administradores de sistemas,
analistas, programadores, etc. Un departamento de oficina técnica puede tener jefes de proyecto, proyectistas,
delineantes, etc.

Cada empresa tiene una estructuración jerárquica diferente y es necesario identificar cada una de estas
responsabilidades.

Los proyectos serán realizados por un grupo de personas que forman parte de dicho proyecto. Estos grupos
estarán, a su vez, agrupados en grupos de trabajo, cada uno de los cuales tendrá diferentes responsabilidades en
las diferentes fases del proyecto.

Siguiendo con el ejemplo anterior, se pueden tener grupos de comerciales, arquitectos, revisores y delineantes.
No todos los componentes de un grupo de trabajo están asignados a un proyecto, por lo que los grupos de
trabajo, a su vez, estarán divididos entre los diferentes proyectos que esté realizando simultáneamente la
empresa.

Es mejor manejar grupos de trabajo que personas concretas, ya que la movilidad de los empleados de una
empresa puede producir que los procedimientos se queden obsoletos por el simple cambio de un director de
proyecto, lo que no es asumible en términos del control de la documentación [Hoyle95].

2.3. Tipos de Documentos Implicados

Cada tipo de proyecto generará diferentes tipos de documentos que no tienen por qué coincidir ni en el formato
ni en el proceso de elaboración, aunque el resultado pueda parecer similar.

Así, por ejemplo, en un proyecto de oferta un plano puede pasar por las etapas de elaboración, revisión y válido
para oferta (resultado final) mientras que e un proyecto de realización de una edificación llave en mano, un plano
puede pasar por las etapas de elaboración, revisión interna, válido para revisión externa, aceptación del cliente y
válido para construcción.

Por tanto para cada tipo de proyecto se debe definir el ciclo de vida que debe cada uno de los documentos
implicados.

3. Fases de la Metodología
La metodología pasa por tres fases: Definición de los grupos de trabajo, definición de los tipos de proyecto y
definición de los procesos documentales.

3.1. Definición de los Grupos de Trabajo

A cada uno de los grupos con una responsabilidad concreta lo vamos a llamar Grupo de Trabajo. De acuerdo a
los sistemas de calidad estos grupos de trabajo (o responsabilidad) tendrá encomendadas tareas concretas durante
la elaboración de un proyecto.

Es necesario identificar correctamente los grupos que forman parte de cada empresa. Si ya han sido elaborados
los procedimientos de calidad se pueden usar éstos como base para la identificación de responsabilidades y por
tanto de grupos. Si no es así es necesario un estudio en profundidad de los métodos de trabajo para identificar los
responsables de cada una de las operaciones que se realizan.

Una vez identificados estos grupos se debe documentar adecuadamente esta definición de grupos.

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Cada persona dentro de una empresa puede pertenecer a más de un grupo de trabajo y cada grupo puede estar
formado por más de una persona.

Por ejemplo, en una pequeña empresa de ingeniería puede haber grupos de trabajo de Dirección, Jefe de
Administración, Administrativos, Compras, Comerciales, Administrador de Sistemas Informáticos,
Programadores, Jefes de Proyecto, Jefes de Oficina Técnica, Proyectistas, Delineantes y Servicios. Cada uno de
estos grupos puede intervenir en las diferentes partes de elaboración de un proyecto con diferentes
responsabilidades.

3.2. Definición de los Tipos de Proyecto

En cada organización se realizan proyectos diferentes y con metodologías diferentes. Otro paso importante para
una buena estructuración de la calidad es la identificación de cada uno de los diferentes tipos de proyectos y de
los pasos que se dan durante su realización.

Por ejemplo, en la misma empresa anterior se pueden identificar los siguientes tipos de proyectos: Ofertas,
Estudios, Anteproyectos, Proyectos de Obra, Dirección Técnica y Montajes.

3.3. Definición de los Procesos Documentales

Cada uno de los diferentes tipos de proyecto tiene asociados una serie de documentos que se elaboran durante su
realización. Para cada tipo de proyecto, las fases por las que pasan estos documentos pueden ser diferentes.

Cada fase se identifica por un estado del documento, así por ejemplo, un plano puede pasar por los estados de
elaboración, revisión, aceptación, terminación y nueva_versión (que haría comenzar de nuevo el ciclo). Se ha
comprobado que los diagramas de Harel [Harel87], se adaptan perfectamente a la definición de estados y
procesos sobre los documentos, por tanto se realizará uno de estos diagramas por cada tipo de documento de
cada tipo de proyecto.

La definición de estos procesos documentales pasa por dos fases: Definición de los estados y definición de las
operaciones en cada estado.

3.3.1. Definición de los Estados

En esta fase se identifican cada uno de los estados importantes por los que pasa el documento y con estos estados
se elabora un primer diagrama de estados del documento.

Para cambiar de estados deben producirse eventos, por ejemplo para pasar un plano de elaboración a revisión
debe producirse el evento terminado, y para salir del estado de revisión se pueden producir los eventos aceptado
(que lo enviaría al estado de aceptación) o no_aceptado (que lo enviaría de nuevo al estado de elaboración).

3.3.2. Definición de las Operaciones

A la entrada, salida y durante la estancia en un estado, el documento puede sufrir una serie de operaciones.

Las operaciones que se realizan en cada estado se pueden agrupar en tres conjuntos: Operaciones a la entrada en
el estado (On Entry), Operaciones durante la permanencia en el estado (Process) y Operaciones a la salida del
estado (On Exit).

Además hay un estado especial que es el de creación inicial del documento, o sea, el conjunto de operaciones
que se realiza antes de dejar el documento en el estado inicial (de elaboración). A este conjunto de operaciones
las vamos a agrupar en el conjunto On Inital Entry.

Las operaciones posibles son cambios de permisos sobre los documentos, copias de los documentos, bloqueos
de los documentos (para evitar la duplicidad de versiones), elaboración de puntos de control (registros), etc.
además, por supuesto del trabajo de elaboración o revisión correspondiente.

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4. Componentes
Los componentes que permiten definir todo el proceso documental están agrupados en cuatro tipos de
diagramas: Diagramas de Grupos de Trabajo, Diagramas de Tipos de Proyecto, Diagramas de Proceso y
Diagramas de Operaciones.

4.1. Diagramas de Grupos de Trabajo

Los diagramas de Grupos de Trabajo definen dos aspectos diferentes del proyecto: de un lado definen qué
grupos es necesario tener para poder realizar adecuadamente el proceso documental y de otro determinan la
relación jerárquica y de comunicación entre los diferentes grupos.

El elemento básico de descripción es:

En la caja superior se coloca el nombre del grupo y en la caja inferior se relata la lista de personas asignadas a
dicho grupo.

Se debe realizar un diagrama de este tipo para toda la empresa y otro por cada proyecto dentro del plan de
ejecución de dicho proyecto.

Un ejemplo sencillo de este tipo de diagramas se muestra a continuación:

4.2. Diagramas de Tipos de Proyecto

Estos diagramas definen dos nuevos aspectos de la gestión de procesos documentales: primero los diferentes
tipos de proyecto que se pueden realizar y segundo las posibles relaciones jerárquicas entre los diferentes tipos
de proyecto.

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Para cada tipo de proyecto hay que definir las familias que lo componen y los documentos que formarán parte de
dicho proyecto.

Un ejemplo de definición jerárquica de proyectos se define a continuación:

Como puede apreciarse, en la definición de este diagrama se ha seguido un estereotipo similar al del diagrama
estático de muchas metodologías de análisis y diseño orientado a objetos: UML [BOOCH99], Booch
[BOOCH96], OMT [Rumb91]. En la caja superior está el nombre del tipo de proyecto, en la caja intermedia las
familias y en la inferior los documentos asociados.

Sería posible también establecer relaciones de agregación y de herencia, ya que varios tipos de proyectos pueden
compartir familias y procesos documentales comunes. Además también se puede establecer la cardinalidad de
las relaciones.

4.3. Diagramas de Proceso (Estados)

Los diagramas de proceso o de definición de los diferentes estados por los que pasa un documento se han basado
en los diagramas de estados de David Harel [Harel87]. Una aportación de este articulo es que los diagramas de
Harel se han demostrado suficientes para definir los procesos documentales más habituales. Si a esto sumamos la
simplicidad de dichos diagramas se concluye que son una herramienta adecuada y suficiente para realizar la
definición de los estados.

Los diagramas de proceso están definidos por estados y por transiciones que están asociadas a eventos. Al recibir
un evento en un estado, se producen una serie de operaciones y al final de ellas se puede producir una transición
a otro estado o bien se mantiene en el mismo estado.

Al entrar por primera vez a un estado o al salir de un estado se pueden producir también operaciones.

En este punto es importante diferenciar si las operaciones van a ser realizadas manualmente o mediante
ordenadores, y en este segundo caso si los procesos serán manuales o si se van a utomatizar.

En el caso de ser realizadas por ordenador, una operación que encaja en los cambios de estado (entry o exit) son
los cambios de permiso sobre los documentos para garantizar que sólo las personas que tienen responsabilidades
sobre los documentos tienen acceso a él.

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En cada estado de los diagramas se expresa simplemente la existencia de procesos (OnEntry, OnExit y Process),
las operaciones que se realizan en estos procesos se especifican más adelante mediante diagramas de
operaciones.

Siguiendo con el ejemplo anterior un diagrama de proceso (estados) para el fax puede ser el siguiente:

4.4. Diagramas de Operaciones

Para definir las operaciones a realizar se han utilizado elementos definidos ex profeso para este fin, aunque se
puede ver algún tipo de inspiración en los diagramas de flujo (flujogramas). No obstante, lo que se define aquí
son operaciones atómicas sobre documentos y no instrucciones de ordenador.

En los diagramas que siguen se definen las operaciones y los procesos para el estado de Elaboración:

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Cada secuencia de operaciones se define como una secuencia con posibles bifurcaciones en fucnión,
principalmente, de las respuestas del usuario. Dentro de un mismo estado se supone que los procesos se repiten
cada vez que el usuario repite la misma operación.

Los apartados OnEntry y OnExit no responden a operaciones, ya que se ejecutan en los cambios de estado. El
apartado Process puede responder a operaciones diferentes, por tanto será necesario identificar y definir dichas
operaciones.

En el ejemplo anterior se supone que los documentos residen en un repositorio para cada proyecto y que el
usuario realiza las operaciones mediante un ordenador, de manera que cuando desea trabajar con un fax debe
cargarlo previamente a su estación de trabajo.

5. Generación de Código
En la elaboración de esta metodología se han tenido en cuenta las metodologías de diseño de software más
comunes y en concreto las metodologías : UML [BOOCH99], Booch [BOOCH96] y OMT [Rumb91].

Un objetivo final de todas las metodologías de software es generar parte del código y no ser una mera definición
gráfica, por tanto y siguiendo este principio, es de esperar que todo el trabajo realizado con la herramienta genere
algo más que gráficos y diagramas.

En concreto, hay dos cosas importantes que puede definir: De un lado un lenguaje de definición de procesos
documentales y de otro podría generar directamente lenguaje natural que podría ser utilizado para elaborar los
procedimientos del sistema de calidad.

5.1. Lenguaje de Definición de Procesos Documentales

Aunque no es objeto de este artículo la definición de un lenguaje de definición de procesos documentales, se
pueden hacer algunos apuntes que puede ayudar a su posterior definición.

El primer aspecto que debe cumplir el lenguaje es que debe poder implementar cada uno de los diferentes
diagramas definidos anteriormente. En este sentido parece que debería haber un módulo de definición de grupos
de trabajo (que también podría ser soportado directamente por la herramienta de gestión), un módulo de
definición de tipos de proyecto y un módulo de definición de procesos sobre los documentos.

Cuando se habla de módulos no deben ser confundidos en ningún momento con ficheros físicos diferentes
aunque pudieran serlo.

El lenguaje debe ser de idéntica potencialidad de descripción que los diagramas de Harell a los que debe
implementar.

5.2. Lenguaje Natural

También es posible establecer una relación entre los procesos documentales realizados mediante diagramas de
Harel y un subconjunto del lenguaje natural. Este proceso puede realizar las normas internas de elaboración de
documentación de manera automática, de forma que un cambio en los diagramas produciría automáticamente
una nueva versión del procedimiento de trabajo para elaborar dicho documento.

5.3. Control de Versiones

Un punto importante en un sistema que, de este modo, puede ser muy cambiante, es el correcto control de
versiones. Por tanto la herramienta debe realizar adecuadamente dicho control y de este modo cada modificación
en el procedimiento debe generar automáticamente una nueva versión.

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6. Conclusiones
Como conclusión se puede decir que esta metodología es capaz de mantener más adecuadamente el control de la
documentación generada por los procesos objeto de los sistemas de calidad, de manera que abarata los costes
asociados a dicha gestión.

Por otro lado y al ser mantenida dentro de una herramienta software, permite que el control se más exhaustivo y
menos sujeto a error.

Por último esta metodología ofrece amplios caminos de investigación, por un lado en las posibilidades de una
herramienta de gestión de procesos documentales que pueda interpretar los procesos diseñados por la
herramienta de gestión objeto de este artículo. Por otro lado la elaboración de una lenguaje de definición de
procesos documentales que serviría como sistema de intercambio entre todas las herramientas que gestionasen
tanto el diseño de los procesos documentales como los propios procesos.

7. Bibliografía
[Harel87] David Harel. Statecharts: a visual formalism for complex systems. Science of Computer Programming
8 (1987), 231-274.

[Rumb91] James Rumbaugh, et al. Modelado y Diseño Orientado a Objetos: Metodología OMT. Editorial
Prentice-Hall (1995). ISBN: 0-13-250698-5.

[Hoyle95] David Hoyle. ISO 9000: Manual de sistemas de calidad. Editorial Paraninfo (1995). ISBN: 84-283-2177-
9.

[Alex95] Alberto G. Alexander. Aplicación del ISO 9000 y como implementarlo. Editorial Addison-Wesley
Iberoamericana (1995). ISBN: 0-201-82181-8.

[BOOCH96] Grady Booch. Análisis y Diseño Orientado a Objetos con Aplicaciones. Editorial Addison-Wesley/Díaz
de Santos (1996). ISBN: 0-201-60122-2.

[BOOCH99] Grady Booch, James Rumbaugh y Ivar Jacobson. The Unified Modeling Languaje. User Guide. Editorial
Addison-Wesley (1999). ISBN: 0-201-57168-4.

[ISO9000] Norma ISO 9000.

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