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AP02-AA3-EV02-Caso de uso DOFA

Diseño tridimensional (Servicio Nacional de Aprendizaje)

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ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN E

INFORME DE ANÁLISIS

YEISI YANINE ARANDA MOSQUERA

LINA VANESSA GIL BERMUDEZ

NARDELLY JAINEY OLAYA TORRES

FABIO ALEXANDER TOBOS VACA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

ANÁLISIS Y DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C.

2020

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ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Paso 1

Diagrama de caso de uso los requerimientos funcionales del sistema

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Paso 2

Documentación de los casos de uso

CASO DE USO Registrar clientes

Se registra en el sistema toda la información necesaria para llevar a
DESCRIPCIÓN
cabo el registro de los clientes, sus datos personales
PRECONDICIONE Gerente/secretaria se debe encontrar validado
S El cliente debe ser nuevo, no debe haber información del mismo
PASO ACCIÓN
Gerente/secretaria ingresan al sistema y le da la opción
1
registrar los clientes.
El sistema carga un formulario para registro de datos de los
clientes, como: Razón social/Nombre, Nombre y Apellido
2
del responsable, Identificación, Dirección, Teléfono y
SECUENCIA
Correo electrónico.
Gerente/secretaria ingresan los datos solicitados por el
3
sistema y selecciona la opción en registrar.
4 El sistema valida la información suministrada.
El sistema emite un mensaje donde se aprecia que el registro
5
se realizó de manera exitosa.
POST
El sistema almacena la información del cliente en una base de datos.
CONDICIONES
ACCIÓN
Si el cliente se encuentra registrado en el sistema, este debe
4 emitir el mensaje “La información ya se encuentra en el
EXCEPCIONES
sistema” y lo devuelve al paso 3.
Si hay datos sin registrar, el sistema debe emitir el mensaje
4
“Todos los datos son obligatorios” y devolver al paso 2.

CASO DE USO Actualizar los clientes

La actualización en el sistema consiste en revisar y actualizar la
DESCRIPCIÓN información proporcionada por el cliente verificando cada dato
comentado anteriormente.
PRECONDICIONE Gerente/secretaria se debe encontrar validado
S El cliente debe contar con un registro previo en el sistema.
SECUENCIA PASO ACCIÓN
Gerente/secretaria ingresa al sistema y le da la opción
1
actualizar los clientes.
El sistema emite un formulario para la búsqueda del cliente
2
por medio de la identificación.
3 Gerente/secretaria digita la información y le da opción
buscar.

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El sistema visualiza un formulario con la información del

4
cliente.
Gerente/secretaria actualiza los datos requeridos y
5
selecciona la opción actualizar.
El sistema valida la información, guarda y emite el mensaje
6
“Los datos se actualizaron de forma correcta”.
POST
Los datos del cliente fueron actualizados en la base de datos.
CONDICIONES
ACCIÓN
Si la información a validar no se encuentra completa, se
EXCEPCIONES
6 emite el mensaje “Se presentan datos sin diligenciar” y lo
devuelve al paso 4.

CASO DE USO Generar reporte de los clientes

Se presenta el paso a paso del informe mensual donde se visualice la
DESCRIPCIÓN
cantidad de nuevos clientes registrados
PRECONDICIONE Gerente/secretaria se debe encontrar validado
S Se debe contar con nuevos registros de clientes mensuales
PASO ACCIÓN
Gerente/secretaria ingresa al sistema y selecciona opción
1
generar reporte.
El sistema visualiza la opción reporte de clientes y esta se
SECUENCIA 2
selecciona.
El sistema arroja una ventana con los nuevos clientes
3
registrados.
4 Gerente/secretaria le da en la opción imprimir reporte.
POST
El reporte mensual de nuevos clientes es impreso
CONDICIONES

CASO DE USO Registrar los usuarios

El sistema debe contar el paso a paso del caso de uso del registro de
DESCRIPCIÓN los usuarios para mantener la seguridad de la información de los
clientes y de la empresa.
El gerente se debe encontrar validado
PRECONDICIÓN
El usuario debe trabajar en la empresa y ser autorizado por el gerente
SECUENCIA PASO ACCIÓN
1 El gerente ingresa al sistema y le da la opción registrar los
usuarios.
2 El sistema carga un formulario para registro de datos de los
empleados, como: Nombre(s), Apellidos, Cargo, Celular,
Correo, Identificación y Contraseña, además de
confirmación de autorización del gerente
3 El gerente ingresa los datos solicitados por el sistema y
selecciona la opción en registrar.

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4 El sistema valida la información suministrada.

El sistema emite un mensaje donde se aprecia que el registro
5
se realizó de manera exitosa.
POST El sistema almacena la información de los usuarios en una base de
CONDICIONES datos.
ACCIÓN
Si el usuario no labora en la empresa, este debe emitir el
4 mensaje “No se puede crear usuario a ente externo” y lo
EXCEPCIONES
devuelve al paso 3.
Si hay datos sin registrar, el sistema debe emitir el mensaje
4
“Todos los datos son obligatorios” y devolver al paso 2.

CASO DE USO Validar usuario

Permite el ingreso al sistema para el registro de la información, a
DESCRIPCIÓN
través de un usuario autorizado y su contraseña.
PRECONDICIONE El usuario debe estar dentro de la base de datos.
S
PASO ACCIÓN
Secretaria/gerente ingresa la identificación, la contraseña y
1
selecciona la opción ingresar.
SECUENCIA
2 El sistema valida la información mediante una base de datos.
El sistema autoriza el ingreso y emite el mensaje
3
“Bienvenido al sistema”.
POST
El sistema permite el ingreso del usuario a la plataforma.
CONDICIONES
ACCIÓN
Si el usuario digita incorrectamente la identificación o la
EXCEPCIONES
2 contraseña, el sistema emite el mensaje “Identificación o
contraseña incorrecto” y lo devuelve al paso 1.

CASO DE USO Registrar productos

Se registra en el sistema los nuevos productos que se produzcan en la
DESCRIPCIÓN
empresa para la satisfacción del cliente
PRECONDICIONE Secretaria se debe encontrar validado
S El producto debe ser nuevo, no debe haber información del mismo
SECUENCIA PASO ACCIÓN
La secretaria ingresa al sistema y le da la opción registrar los
1
productos.
El sistema carga un formulario para registro de datos de los
2 productos, como: Fecha, Código, Nombre del producto,
Características, Medidas, Material de fabricación y Usos.
La secretaria ingresa los datos solicitados por el sistema y
3
selecciona la opción en registrar.
4 El sistema valida la información suministrada.

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El sistema emite un mensaje donde se aprecia que el registro

5
se realizó de manera exitosa.
POST El sistema almacena la información de los productos en una base de
CONDICIONES datos.
ACCIÓN
Si el producto se encuentra registrado en el sistema, este
4 debe emitir el mensaje “La información ya se encuentra en
EXCEPCIONES
el sistema” y lo devuelve al paso 3.
Si hay datos sin registrar, el sistema debe emitir el mensaje
4
“Todos los datos son obligatorios” y devolver al paso 2.

CASO DE USO Generar reporte de los productos

DESCRIPCIÓN Se genera un informe de manera mensual para poder saber la cantidad
de nuevos productos fabricados por la empresa.
PRECONDICIÓN La secretaria se debe encontrar validada
Se debe contar con nuevos registros de productos mensuales
PASO ACCIÓN
La secretaria ingresa al sistema y selecciona opción generar
1
reporte.
El sistema visualiza la opción reporte de productos y esta se
SECUENCIA 2
selecciona.
El sistema arroja una ventana con los nuevos productos
3
registrados.
4 La secretaria le da en la opción imprimir reporte.
POST
El reporte mensual de nuevos productos es impreso
CONDICIONES

CASO DE USO Registrar cotizaciones

El sistema registra la cotización con los datos previos de la venta
DESCRIPCIÓN
antes de realizar la negociación con el cliente.
Secretaria se debe encontrar validada
PRECONDICIÓN
La cotización debe ser nueva, no debe haber información de la misma
SECUENCIA PASO ACCIÓN
La secretaria ingresa al sistema y le da la opción registrar las
1
cotizaciones.
El sistema emite un formulario para la búsqueda del cliente
2
por medio de la identificación.
3 La secretaria digita la información y le da opción buscar.
El sistema visualiza un formulario con la información del
4
cliente.
5 La secretaria selecciona la opción añadir a cotización.
El sistema valida la información y emite el mensaje
6
“Información del cliente fue añadida a cotización”.
7 La secretaria selecciona la opción añadir producto.

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El sistema emite un formulario para la búsqueda del

8
producto por medio del código.
9 La secretaria digita la información y le da opción buscar.
El sistema visualiza un formulario con la información del
10
producto.
11 La secretaria selecciona la opción añadir a cotización.
El sistema valida la información y emite el mensaje
12
“Información del producto se añadido a cotización”.
13 La secretaria selecciona la opción ir a formulario
14 El sistema carga un formulario para registro de datos de la
cotización, como: Fecha, código, costos de material, costos
de mano de obra y precio total.
15 La secretaria ingresa los datos solicitados por el sistema y
selecciona la opción registrar.
16 El sistema valida la información suministrada.
17 El sistema emite un mensaje donde se aprecia que el registro
se realizó de manera exitosa.
POST El sistema almacena la información de la cotización en la base de
CONDICIONES datos
ACCIÓN
Si el sistema no encuentra el cliente por su número de
3 identificación, genera el mensaje “Cliente no encontrado” y
lo devuelve a la opción 2.
Si el sistema no encuentra el producto por su código, genera
10 el mensaje “Producto no encontrado” y lo devuelve a la
EXCEPCIONES
opción 8.
Si la cotización se encuentra registrada en el sistema, este
16 debe emitir el mensaje “La información ya se encuentra en
el sistema” y lo devuelve al paso 15.
Si hay datos sin registrar, el sistema debe emitir el mensaje
16
“Todos los datos son obligatorios” y devolver al paso 14.

CASO DE USO Registrar ventas

El sistema contiene la información necesaria para llevar a cabo el
DESCRIPCIÓN
registro de las ventas, los datos de importancia en las ventas
La secretaria debe estar validada en el sistema
PRECONDICIÓN
El sistema debe contar con una cotización previa
SECUENCIA PASO ACCIÓN
La secretaria ingresa al sistema y le da la opción registrar
1
venta.
El sistema visualiza el formulario de venta y solicita el
2
código de la cotización.
El sistema realiza la búsqueda de la cotización y carga la
3
información del producto en la orden
4 El sistema genera un formulario que solicita la información,

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como: Código de la factura, fecha de la factura, fecha de

entrega, fecha de pago y modalidades de pago.
La secretaria ingresa la información y le dan en la opción
5
facturar.
El sistema valida y guarda la información de la venta, y
6
emite un mensaje indicando que se realizó satisfactoriamente
La información de la venta se almacena en la base de datos
POST CONDICIÓN
El sistema guarda la venta e imprime la factura
ACCIÓN
Si el sistema realiza la búsqueda de la cotización y no se
EXCEPCIONES
3 encuentra se emite el mensaje de que el número de
cotización no existe.
Si el sistema evidencia que los datos de venta no han sido
6
registrados, se emite el mensaje “Información incompleta”.

CASO DE USO Generar alerta de entrega

El sistema debe contar el paso a paso del caso de uso para la
generación de la alerta de entrega de tal manera se pueda recordar al
DESCRIPCIÓN
encargado de la venta cuando debe realizar la entrega del producto
solicitado
La secretaria se valida en el sistema
PRECONDICIÓN
El sistema cuente con la venta registrada en el sistema
PASO ACCIÓN
El sistema de acuerdo a la fecha de entrega registrada en la
venta, debe emitir 2 días antes un mensaje, en pantalla a la
SECUENCIA
1 secretaria con la fecha y debe permitir enviar un correo al
cliente indicando la entrega (fecha, descripción, valor y
medio de pago)
POST CONDICIÓN El sistema envía el mensaje en pantalla y en correo al cliente

CASO DE USO Generar alerta de pago

El sistema debe contar el paso a paso del caso de uso para la generación
DESCRIPCIÓN de la alerta de pago de tal manera se pueda recordar al encargado de la
venta cuando debe realizar el pago
PRECONDICIÓ La secretaria se valida en el sistema
N El sistema cuente con la venta registrada en el sistema
PASO ACCIÓN
El sistema de acuerdo a la fecha de pago registrada en la venta,
SECUENCIA debe emitir 2 días antes un mensaje, en pantalla a la secretaria
1
con la fecha y debe permitir enviar un correo al cliente
indicando el pago (fecha, descripción, valor y medio de pago)
POST
El sistema envía el mensaje en pantalla y en correo al cliente
CONDICIÓN

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INFORME DE ANÁLISIS
Paso 3
 Análisis DOFA
DEBILIDADES FORTALEZAS
 Mecaninprec cuenta únicamente con una  Cuentan con información detallada de los
base de datos manual o por Excel, que no clientes.
genera fácil acceso.  Los equipos de cómputo son modernos y
 Las cotizaciones no se realizan de manera cuentan con el procesador para correr
eficiente generando problemas con los software de facturación.
clientes.  Personal capacitado para el manejo de los
 Manejo de información relevante de sistemas de información.
manera ineficiente generando pérdidas  La estructura organizacional funciona
importantes. adecuadamente fortaleciendo el flujo del
 Sistema de internet deficiente con sistema de información.
falencias de conexión en la misma.
 Equipos de cómputo con poca capacidad
en la memoria RAM que impide la
agilidad en los procesos.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 El desarrollo tecnológico e innovación en  La facturación electrónica es un sistema
los datos de los clientes para el aumento con el que muchas compañías cuentan que
de la productividad. facilitan la adquisición de clientes.
 Los sistemas de información para el  La base de datos actual no cuenta con la
registro de órdenes de compra y clientes seguridad necesaria, generando posibles
generan eficiencia en la venta de pérdidas o riesgo de información
productos. relevante.
 Mejora en el servicio de internet para  Inclusión de softwares muy avanzado que
agilizar los procesos del software de no generen soluciones para la compañía
ventas. sino problemas y pérdidas económicas.
 Con mayor capacidad en la memoria
RAM de los equipos de cómputo se
podrían agilizar procesos internos.

 Identificación de las oportunidades de mejoramiento

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NOMBRE ALCANCE DE LA
DESCRIPCIÓN
OPORTUNIDAD IMPLEMENTACIÓN

Con un software que

permita el registro de
órdenes de compra de
manera fácil y segura se Generar un sistema de
Creación de un sistema de
podrá aumentar la información que facilite la
información eficiente para
productividad de la facturación, incluya
la facturación en
compañía, además este seguridad, registro de
Mecaninprec
sistema contara con la clientes y productos.
inclusión eficiente de
clientes y productos para
facilitar los procesos.

La conexión de internet que

se maneja en la empresa es
muy débil y como el router
Adquisición router
principal queda en el Implementación de router
inalámbrico para el
segundo piso, no alcanza inalámbrico en el primer
mejoramiento de la
conexión para el primero piso
conexión de internet
por lo que la señal inestable
y se tiende a caer con
facilidad.

Al no tener la suficiente
capacidad en las memorias
Cambio en las memorias
RAM de los equipos de Modificación en las
RAM de los equipos de
cómputo, algunos softwares memorias RAM de los
cómputo que sean
generan que se bloquee el equipos
necesarios
equipo y pueda generar
daños en las partes internas

 Plan de trabajo con base en las oportunidades de mejora

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OPORTUNIDAD 1:

Nombre de la oportunidad: Creación de un sistema de información eficiente para la facturación

en Mecaninprec.

Objetivo general: Diseñar un sistema de información que facilite el registro de las órdenes de

venta en la empresa Mecaninprec.

Objetivos específicos:

 Recolectar la información de las órdenes de venta existentes.

 Elaborar la arquitectura del software que se va a diseñar a partir de las necesidades del

cliente.

 Crear un modelo para implementarlo en la organización y así poder conocer las fallas del

diseño.

Justificación:

Los sistemas de información ayudan a que las empresas manejen con mayor eficiencia los datos

de tal manera se presente una organización de los mismos.

La implementación del software en la empresa Mecaninprec SAS, permitirá contar con una

herramienta que facilite recolectar, procesar y administrar los datos para los procesos

funcionales, además que genere información confiable y orientación dentro de la compañía, en lo

relacionado con el manejo adecuado de datos de los clientes para el mejoramiento del sistema

tradicional.

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Es importante tener en cuenta que se implementara un manual de procesos con el objetivo de

obtener de manera eficaz un control más detallado de los datos de los clientes, además de generar

facturas y cotizaciones para los mismos.

Este sistema de información, tiene ciertas ventajas las cuales favorecen a Mecaninprec SAS,

como lo son facilitar el desarrollo de sus actividades e influir en el crecimiento empresarial y

económico, enseñando a otros sectores económicos sus servicios y productos de una forma

controlada y segura, haciendo énfasis en los manuales de procesos.

OPORTUNIDAD 2:

Nombre de la oportunidad: Adquisición router inalámbrico para el mejoramiento de la

conexión de internet.

Objetivo general: Instalar un router inalámbrico para mejorar la conexión de internet.

Objetivos específicos:

 Evaluar la cantidad de Gigabites de navegación con las que cuenta la empresa.

 Comprar un router inalámbrico que mejor la señal de internet en todos los pisos de la

empresa.

 Programar el router inalámbrico para aumentar la conexión local de internet.

Justificación:

Actualmente Mecaninprec S.A.S, Se soporta en una red inalámbrica, compuesta de 1 Access

Point en la empresa, con el pasar del tiempo se está convirtiendo en un problema de mayor

complejidad para el cliente final (el usuario), ya que las velocidades de transmisión que soporta

no son suficiente para el desempeño y transmisión eficiente de la información.

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Por tal razón se sugiere la compra de un router que cumpla con las necesidades de la empresa, en

base al diseño y propuesta de implementación de una red alámbrica o cableado estructurado, que

solvente las necesidades de la empresa en cuanto a la seguridad, estabilidad, velocidad de los

servicios y la información de la empresa; reduciendo el soporte técnico a la red y procurando la

continuidad del negocio. Además, se recomienda cambiar la contraseña y registrar los nuevos

equipos que se adquieran.

OPORTUNIDAD 3:

Nombre de la oportunidad: Cambio en las memorias RAM de los equipos de cómputo que

sean necesarios.

Objetivo general: Adquirir memorias RAM para mejorar la capacidad de los equipos de

cómputo.

Objetivos específicos:

 Evaluar el rendimiento de los equipos de cómputo con ayuda de las actuales memorias

RAM y su procesador.

 Determinar la capacidad necesaria para el desarrollo eficiente de los softwares requeridos

en la empresa.

 Cambiar las memorias RAM de los equipos de cómputo para mejorar su capacidad.

Justificación:

Las tecnologías digitales suponen una gran oportunidad para el desarrollo y crecimiento de

Mecaninprec SAS, En este sentido se pretende aportar un grano de arena para cambiar y

evolucionar a Mercaninprec SAS, un router inalámbrico o (enrutador) para la misma habilitaría

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la comunicación de datos entre computadores y facilitaría más el trabajo. Fuera de eso

Aumentando la memoria RAM simultáneamente facilita que el procesador acceda de manera

más eficaz y rápida para el funcionamiento de los equipos se verá favorecido.

Cronograma general y recursos:

TIEMPOS DE
ACTIVIDAD ENTREGA RECURSOS
INICIA TERMINA
Recolectar las órdenes de venta Órdenes de venta
existentes existentes
21/10/2020 21/11/2020
Revisar la cantidad de Gigabites de Secretaria/Gerente
internet presentes en la compañía Programadores
Equipos de computo
Software de diseño de
plantillas
Programadores
Construir un diseño de las plantillas Documentos
22/11/2020 17/12/2020
del software informativos y
educativos
Inversión económica
por parte de los
programadores
Equipos de computo
Software de diseño de
plantillas
Elaborar la arquitectura del software Programadores
que se va a diseñar Documentos
Evaluar la capacidad actual de la 18/12/2020 23/02/2021 informativos y
memoria RAM de los equipos de educativos
computo Inversión económica
por parte de los
programadores y de la
empresa
Crear un modelo para implementarlo 24/02/2021 16/08/2021 Equipos de computo
en la organización Software de diseño de
Adquirir un router inalambrico para el plantillas
primer piso Programadores
Determinar la capacidad de memoria Documentos
RAM para el software informativos y
educativos
Inversión económica
por parte de los

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programadores y de la
empresa
Equipos de computo
Software de diseño de
plantillas
Probar el modelo que se diseñó para la
Secretaria/Gerente
organización 17/08/2021 31/08/2021
Programadores
Programar el router
Documentos
informativos y
educativos
Equipos de computo
Software de diseño de
plantillas
Corregir los errores del modelo según
01/09/2021 15/09/2021 Programadores
las pruebas realizadas
Documentos
informativos y
educativos
Programadores
Seleccionar el personal que manejara Documentos
el software creado 01/09/2021 15/09/2021 informativos y
educativos
Secretaria/Gerente
Equipos de computo
Programadores
Capacitar al personal en el manejo del Documentos
16/09/2021 18/09/2021
software informativos y
educativos
Secretaria/Gerente
Equipos de computo
Programadores
Registrar los datos del personal
Documentos
encargado del software para la 20/09/2021 21/09/2021
informativos y
creación de los usuarios
educativos
Secretaria/Gerente
Equipos de computo
Programadores
Crear los usuarios según la
20/09/2021 21/09/2021 Documentos
información proporcionada
informativos y
educativos
Equipos de computo
Programadores
Construir los formularios para la
22/09/2021 25/09/2021 Documentos
inclusión de los clientes
informativos y
educativos
Controlar la información de 25/09/2021 29/09/2021 Equipos de computo
proporcionada por los clientes Programadores

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Documentos
informativos y
educativos
Información de los
clientes
Equipos de computo
Programadores
Construir los formularios para la
22/09/2021 25/09/2021 Documentos
inclusión de los productos
informativos y
educativos
Equipos de computo
Programadores
Diseñar los formularios para el
30/09/2021 09/10/2021 Documentos
registro de las órdenes de venta
informativos y
educativos
Equipos de computo
Organizar la documentación en el Programadores
software de los clientes y las ventas Documentos
realizadas 11/10/2021 25/10/2021 informativos y
Comprar las memorias RAM educativos
necesarias Inversión económica
por parte de la empresa

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