PROCESOS ADMINISTRATIVOS

NRC 7416

Profesora:

Mariluz Sierra Quiros

Grupo 4

Solanyi Villamizar Mateus ID: 773332

Diana C. Bonilla Villamil ID: 774094
Blanca L. Barrera Hernandez ID: 774242

COORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

SEDE BUCARAMANGA - CONTADURÍA PÚBLICA
Bucaramanga, 20 de Junio 2021

INTRODUCCIÓN
 En el transcurso de los años las compañías, las empresas han organizado su talento
humano jerárquicamente, pues siempre debe haber un líder que lleve el control de la empresa y
delegue funciones de las actividades, para que cada departamento logre alcanzar los objetivos y
metas planteadas por medio de la planeación estratégica y funcionen en pro del éxito productivo
y operacional de las compañías, mediante el trabajo logramos afianzar nuestros conocimientos
por medio del análisis del caso empresarial de la Industria Alimenticias Salsalito S.A. y
determinar mediante una propuesta plantear posibles soluciones a problemas de organización.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 1. Descripción y definición de estructura organizacional.

La estructura organizacional es la forma como se agrupan los trabajos y se definen las relaciones
de autoridad y responsabilidad en una organización o empresa.

Existen tres componentes claves en la definición de las estructuras organizacionales:

★ Designa las relaciones formales de mando, niveles jerárquicos y el tramo del control de
los directivos y sus colaboradores.
★ Identifica el agrupamiento de las personas en departamentos y de estos en la organización
total.
★ Incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, es decir, la coordinación
efectiva de los esfuerzos en todos los departamentos en que se agrupan sus actividades.

Para responder de forma competitiva a las cambiantes exigencias de este entorno ampliamente
globalizado y competitivo, cada vez más las organizaciones evalúan y modifican sus estructuras.
Estos ajustes son facilitados gracias al gran avance y uso de las TIC, las cuales, además, ofrecen
nuevas opciones y formas novedosas de estructuras administrativas.

Diseño de la estructura organizacional

El diseño de la estructura organizacional es la representación formal de las relaciones laborales

de las organizaciones, donde se definen la división formal del trabajo y las relaciones de
dependencia en una organización. Este tipo de diseño involucra aspectos como:

★ La división y la especialización del trabajo: Debido a la variedad de tareas y actividades

se divide el trabajo en áreas básicas:

➔ Administración general.
➔ Producción y operaciones.
➔ Marketing.
➔ Contabilidad y finanzas.
➔ Desarrollo humano.

★ Las jerarquías administrativas: Se refiere a los niveles jerárquicos que se establecen en las
organizaciones para su administración y la respectiva relación de autoridad y toma de
decisiones entre los diferentes niveles.
★ Las líneas de autoridad o cadenas de mando: Son las relaciones de autoridad y
dependencia que se establecen para la relación entre los cargos de un nivel jerárquico y
otro de menor nivel. La autoridad es el derecho formal y legítimo de un directivo para
tomar decisiones, emitir órdenes relacionadas con su cargo y asignar recursos, sus
características son:

➔ Se concede a los cargos o puestos, no a las personas.

➔ Debe ser obedecida por su legitimidad.
➔ Fluye desde la dirección hasta los demás trabajadores.

★ La amplitud del control: Con un determinado cargo supervisa de manera directa, con
eficiencia y eficacia, un control óptimo está determinado por los siguientes factores:

➔ Naturaleza de la tarea
➔ Ubicación de los trabajadores.
➔ Capacidad de delegación.
➔ Grado de motivación y compromiso de los trabajadores.
➔ Grado de automatización de las actividades.

★ La centralización o la descentralización en el proceso de toma de decisiones:

➔ Centralización: La toma de decisiones es muy limitada y se concentra

exclusivamente en los directivos.
➔ Descentralización: La toma de decisiones es delegada a diferentes niveles y cargos
en la organización, su estructura organizacional suele ser plana.

★ La formalización de relaciones, y de normas y procedimientos en el trabajo: Se refiere al

grado en que las actividades en las organizaciones están claramente definidas y donde las
normas y los procedimientos guían las actividades y el comportamiento.

★ La departamentalización: entendida como el criterio por el cual, por un lado, se agrupan

las tareas o los puestos en departamentos en virtud de su homogeneidad e identificación y,
por otro, se definen las relaciones de autoridad.

La departamentalización de las empresas se visualiza mediante organigramas en los

cuales se distinguen las posiciones existentes en una organización, la forma como se
agrupan en unidades y en puestos de trabajo, así como la manera en que fluye la autoridad
formal. Los organigramas presentan las siguientes características:

➔ Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí las agrupaciones del trabajo
en una empresa.
 ➔ Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la
organización.
➔ Representan las diferentes unidades que constituyen la organización con sus
respectivos niveles jerárquicos.
➔ Reflejan los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
organización.
➔ Muestran una representación de la división del trabajo en una empresa, al indicar:

*Los cargos existentes.

*La agrupación de los cargos en unidades administrativas.
*La autoridad que se le asigna a los cargos.

Propuesta de Estructura Organizacional (Matricial)

La información tomada de base para el análisis y estudio sobre la estructura organizacional que
más se ajusta a la compañía INDUSTRIAS ALIMENTICIAS SALSALITO S.A., fue la
siguiente:

★ Ventas de US $2380.
★ Nómina de 320 trabajadores.
★ La tercera empresa más grande a nivel nacional en alimentos.
★ 10 plantas de producción.
★ 10 bodegas de almacenamiento
★ 30 centros de distribución en todo el territorio nacional.
★ Exporta a Japón, Estados Unidos y distintos países de Europa y América Latina.
★ Amplia línea de productos alimenticios que se pueden agrupar en varias categorías.
★ Socia de empresas reconocidas con prestigio a nivel internacional.

Analizamos la anterior información y podemos evidenciar que es una compañía de gran tamaño
que posee diferentes puntos de producción, almacenamiento y venta en diferentes puntos a nivel
nacional, lo cual se ajustaría a una estructura organizacional geográfica, pero al tener una amplia
categoría de sus líneas productivas, también encajaría la estructura organizacional por productos.
De acuerdo a lo expuesto anteriormente, se concluye que la estructura matricial es la más
apropiada para Industrias Alimenticias Salsalito S.A., la cual se recomienda a compañías u
organizaciones de tamaño mediano y grande, quienes realizan actividades comerciales en
diferentes zonas o regiones de un país o en el exterior, las cuales cuentan con varias líneas de
productos o unidades de negocio, o que producen grandes volúmenes de una determinada línea de
productos que pasan por fases del proceso productivo diferenciadas buscando optimizar sus
recursos y tener buenos sistemas de coordinación y visión integral de la compañía u organización.
2. Explicaciones de las razones por las cuales escogieron esa estructura organizacional y,
muestre 5 ventajas y 5 desventajas. (utilicen el sustento teórico visto con anterioridad).

Una de las razones por las cuales se escogió este tipo de estructura, es porque, combina dos tipos
de estructuras la funcional y la de productos. La funcional, permite fácilmente agrupar los
cargos por departamentos, lograr la eficiencia de los recursos y objetivos por departamento, cada
departamento es integrado por personal de la misma especialidad facilitando la coordinación y
solución de problemas de manera autónoma, flexibles ante los cambios externos del mercado
permitiendo el cambio innovador y estratégico ante la competencia; la cual se presenta en la
empresa de Industrias Alimenticias Salsalito S.A., quienes han demostrado el potencial en el
mercado nacional e internacional, contando con una variedad, calidad y un posicionamiento de
sus productos en el mercado extranjero, esto le permitió asociarse con otras empresas
internacionales de reconocimiento y a quienes sus clientes los prefieren y así abrir nuevos
mercados.

La de productos, permite que la empresa se agrupe de acuerdo al tipo de productos similares,

permitiendo que cada departamento desarrolle el diseño, la comercialización, la producción, el
uso de los recursos, el desarrollo y la capacidad en el recurso humano de su departamento,
teniendo la autonomía para lograr el objetivo a alcanzar que es posicionarse en el mercado
extranjero, cumpliendo las necesidades y expectativas del cliente en cuanto a la comercialización
de sus productos.

5 ventajas de la organización matricial

➔ Se emplean en organizaciones medianas y grandes para optimizar el uso de los

recursos y capacidades de cada área o departamento funcional con diferentes tipos
de productos, procesos y necesidades del cliente. En el caso de la organización
Industrias Alimenticias Salsalito S.A., cuenta con la categorización de los
productos por ende también lo está con sus dependencias donde cada una se
encarga de cierto producto como el área de bebidas (lácteos, jugos y postres),
alimenticia (carnes, legumbres, champiñones enlatados y salsas), confitería
( galletas dulces, café y chocolate) en presentaciones y empaques diferentes.

➔ Facilita el trabajo en equipo entre departamentos funcionales y lineales, Salsalito

S.A. Cuenta con una nómina de más de 320 trabajadores, esto permite tener una
estructura debidamente organizada por departamentos tales como 10 plantas de
producción, 10 bodegas de almacenamiento y 30 centros de distribución a nivel
nacional.
 ➔ Es flexible a los cambios externos de la organización, sí, porque busco nuevos
mercados con otros países exportando a Japón, E.E.U.U., algunos países de
Europa y América Latina.

➔ Permite el cumplimiento del objetivo de manera equilibrada entre la dirección

general y las subdirecciones; sí, por que se toma la decisión y se asigna a la
dirección administrativa de la compañía solicitar ayuda para diseñar una nueva
estructura que esté más acorde a los nuevos requerimientos y proyectos de la
organización.

➔ Favorece los procesos innovadores y de calidad técnica en los bienes y servicios

de la organización., Salsalito S.A., es una empresa innovadora en productos y
servicios por su posicionamiento en el mercado, para ello ha querido ampliar sus
relaciones internacionales, y así poder consolidarse y obtener un reconocimiento
en calidad, prestación de servicio al cliente y ventas a mediano tiempo a nivel
internacional.

5 desventajas de la organización matricial

➔ Los trabajadores reciben instrucciones de los diferentes departamentos de la

organización provocando tensión, confusión e ineficiencia en su productividad
laboral, Industrias Alimenticias Salsalito S.A., por ser una estructura funcional
altamente jerarquizada y burocrática, permite que haya confusión en las
instrucciones dadas en los mandos medios en la ejecución de algunos procesos,
esto se puede observar cuando hay cambios en los turnos ya que cuentan con más
de 320 trabajadores.

➔ Las continuas reuniones en la organización causan ineficiencia en el desarrollo de

las diferentes actividades diarias, debido a que la organización se está expandiendo
a nivel internacional, la estructura organizacional jerárquica y burocrática que existe
actualmente no permite que se distribuyan mejor las responsabilidades para la
dirección general y las subdirecciones.

➔ Los recursos limitados de la organización generan competencia entre las áreas

funcionales y lineales de productos, procesos, servicio al cliente, etc., en este caso se
puede presentar fácilmente, puesto que hay dos tipos de estructuras actualmente en
la organización, y cada departamento debe desarrollarse, cumplir objetivos a corto,
mediano y largo plazo con los recursos asignados por la dirección general; teniendo
en cuenta que el departamento que tiene más debilidades es el de servicio al cliente.
➔ Falta de coordinación entre los directivos y entre los colaboradores crea conflictos
de autoridad y responsabilidad, se presenta porque se caracteriza por ser una
 estructura funcional jerarquizada están expuestos a diversos y constantes cambios en
las decisiones que tome la directiva.

➔ Las empresas deben tener habilidades en las buenas relaciones interpersonales para
no crear conflictos y desorganización en las actividades a desarrollar con los
clientes, en el caso de Industrias Alimenticias Salsalito S.A., no poseen un alto
porcentaje en las relaciones con el cliente, requieren trabajar en el departamento de
servicio al cliente para cumplir con el objetivo que en los próximos 5 años
consolidarse como la compañía más reconocida por su calidad de servicio al
cliente.

3. Respondan las siguientes preguntas:

● ¿ Cuál es la articulación de la estructura organizacional y la planeación,

según lo visto en la unidad anterior?

La articulación de la estructura organizacional es el modelo jerárquico que una

empresa usa para su dirección y administración de sus actividades, mediante la
estructura organizacional la empresa fija roles, funciones y responsabilidades, para
establecer objetivos, crear procesos, definir protocolos y diseñar estrategias de
mejoramiento.

Planeación: Es la organización de las estrategias que se plantean para desarrollar

las actividades y realizar una correcta planificación. Es esencial desarrollar
organigramas que promuevan la interacción y comunicación entre las áreas,
obteniendo una correcta estructura organizacional, mejorar la operación y la
productividad, esto se realiza a través del orden, el control y la coordinación.

Tipos de Estructura Organizacional

★ Organización en línea : Se caracteriza porque quien toma las decisiones y

tiene la responsabilidad del mando, es una sola persona. El jefe superior
asigna y distribuye todo el trabajo a los subordinados, quienes a su vez
reportan solo a él.

★ Organización Funcional : Se caracteriza por estar compuesta por diversos

gerentes, cada cual especializado en determinada área; y es contraria a la
unidad de mando, permite asignar funciones a cada grupo de subordinados
de acuerdo a cada campo de acción, cada campo tiene un gerente que
asigna tareas y vigila, por último está el gerente general que coordina todas
 las acciones, las responsabilidades y las funciones en pro de los objetivos
generales de la organización.

★ Organización STAFF: Se caracteriza por orientar hacia adentro y asesorar

a los demás órganos sean de línea o de staff; su actividad consiste en
pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios
especializados.

★ Organización en comité: Consiste en asignar los diversos asuntos

administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para revisarlos,
discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

★ Organización Matricial: Consiste en la agrupación de los recursos humanos

y materiales de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan.
El resultado, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con
un objetivo en común, el proyecto en cuestión, dejando de existir la
organización con la terminación del mismo proyecto.

★ Organización virtual y/o en red: Esta organización promueve las alianzas

temporales entre personas, instituciones y empresas, con el propósito de
realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías
de la sociedad información TIC; no es una estructura permanente, la
agrupación puede ser temporal y es pensada para ofrecer un producto o
servicio específico.

● ¿Cuáles son los factores que determinan la estructura en una organización?.

En una estructura organizacional el diseño depende de factores de probabilidad y

el desarrollo de los objetivos, cuando se esté diseñando debe hacerse de manera flexible
adaptable al crecimiento, pero el éxito de la estructura depende de ciertos factores, como:

★ El tamaño de la empresa: Este factor indica que de acuerdo a la dimensión de la

empresa es la creación de la estructura organizacional.
En el caso de Industrias Alimenticias Salsalito S.A. Es la tercera empresa más
grande a nivel nacional en alimentos.

★ Misión y visión: Se caracteriza por tener en cuenta sus propósitos, creencias y

planes a futuro, en el caso de Industrias Alimenticias Salsalito S.A es socia de
empresas reconocidas con prestigio a nivel internacional.
 ★ Tecnología: Condiciona el comportamiento humano a través de las TIC, en el caso
de Industrias Alimenticias Salsalito S.A, se implementa la tecnología en marketing
contando con 30 centros de distribución en todo el territorio nacional.

★ Entorno sectorial y social: En el caso de Industrias Alimenticias Salsalito S.A,

exporta a Japón, Estados Unidos y distintos países de Europa y América Latina.

★ Prioridades corporativas: Se debe fijar qué departamento es más influyente en la

estructura en el caso de Industrias Alimenticias Salsalito S.A, cuenta con 10
plantas de producción.

★ capacidad de adaptarse a los cambios: Debe ser flexible para poder asimilar los
constantes cambios, en el caso de Industrias Alimenticias Salsalito S.A es la
tercera empresa más grande a nivel nacional en alimentos, y por ello deben ser
flexibles al cambio.

● ¿Quién define la estructura en la organización?

La estructura organizacional de una empresa depende de su dimensión y naturaleza, para

definir en una palabra la estructura organizacional decimos que es el orden, y cuando
hablamos de orden de una empresa, nos referiremos a:

★ Identificar y clasificar las actividades de la empresa.

★ Agrupar estas actividades en divisiones y departamentos.
★ Asignar a cada división o departamento una autoridad que supervisa, toma
decisiones, y hace seguimiento.
★ Coordinar vertical y horizontalmente la estructura para alcanzar los objetivos.

La estructura organizacional nos permite alcanzar los objetivos de la empresa

estableciendo bases fundamentales, es importante que las empresas definan su estructura sin
importar su tamaño u objeto económico y debe estar diseñada de acuerdo a su propósito y
proyección comercial.

En el caso de la Industrias Alimenticias Salsalito S.A., la estructura organizacional matricial, es

esencial para la compañía pues mejora la operación y la productividad a través del orden, control
y coordinación de todo el talento humano y la planeación estratégica que se ha puesto en marcha.
 CONCLUSIONES

Las empresas se ven obligadas a diseñar una nueva estructura organizacional

internamente y potenciar sus procesos apostando a la búsqueda de la máxima eficiencia
para mantenerse competitiva dentro de su mercado.
La estructura organizacional es de vital importancia dentro del proceso de organización
puesto que es ella de plasma de manera clara y concreta las funciones, cargos de manera
ordenada distribuidos en las áreas correspondientes en forma jerarquizada relacionada
con la autoridad, Una estructura empresarial bien pensada, que defina con claridad la
cadena de mandos, el margen de control y los canales de comunicación, contribuye a que
los esfuerzos se dirijan a conseguir el objetivo de la empresa.
 BIBLIOGRAFÍA

Arango, C. A. (2017). Proceso administrativo para las organizaciones del siglo XXI tercera
edición. Bogotá: Pearson Educación de Colombia S.A.S.