CENTRO DE COMERCIO

SENA ANTIOQUIA

MANUAL DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

FRUTY ICE

FICHA: 1749529

MARIA CAMILA BETANCUR ESPINOSA

MARIANA CANTERO RIVERO

JEREMIAS ZAPATA SALAZAR

JUAN DAVID PELAEZ

SEBASTIAN ZAPATA

2020

Contenido
Introducción................................................................................................................................4

Objetivo general..........................................................................................................................4

Objetivos específicos..................................................................................................................4

Unidad de correspondencia.........................................................................................................5

Definición:...............................................................................................................................5

Características:........................................................................................................................5

Fotos de diferentes unidades de correspondencia...................................................................5

Recepción documental................................................................................................................6

Definición:...............................................................................................................................6

Normatividad de la recepción documental:.............................................................................6

Políticas internas para la recepción de documentos................................................................7

Paso a paso..............................................................................................................................8

Perfil del personal encargado para la recepción de documentos.............................................8

Recursos técnicos necesarios...................................................................................................8

Distribución documental.............................................................................................................9

Definición:...............................................................................................................................9

Normatividad:..........................................................................................................................9

Políticas internas para la distribución de documentos...........................................................11

Paso a paso............................................................................................................................11

Perfil de la persona para la distribución documental............................................................13

 Recursos técnicos necesarios.................................................................................................13

Tramite......................................................................................................................................14

Definición:.............................................................................................................................14

Normatividad:........................................................................................................................14

Políticas.................................................................................................................................15

Paso a paso............................................................................................................................15

Perfil de la persona encargada...............................................................................................16

Recursos técnicos..................................................................................................................16

Consulta....................................................................................................................................16

Definición:.............................................................................................................................16

Normatividad:........................................................................................................................17

Políticas.................................................................................................................................19

Paso a paso............................................................................................................................19

Perfil requerido para el cargo................................................................................................19

Recursos técnicos..................................................................................................................20

Conclusiones.............................................................................................................................20

Bibliografía...............................................................................................................................22
 Introducción

El manual de correspondencia será realizado con el fin de conocer todo lo relacionado con la

unidad de correspondencia, recepción documental, distribución documental, trámite documental

y consulta de documentos teniendo en cuenta la normatividad del archivo general de la nación

para dichos procesos. Reforzando así nuestros conocimientos para aplicarlo en el campo laboral

y obtener un buen resultado.

Objetivo general

Diseñar un manual para la unidad de correspondencia teniendo en cuenta la normatividad del

archivo general de la nación para los procesos de recepción, distribución y trámite de

documentos de Fruty ice.

Objetivos específicos

 Identificar procesos de recepción, distribución y trámite de documentos de nuestra

idea de negocio.

 Conocer la normatividad de los procesos de recepción, distribución y trámite de

documentos para nuestra idea de negocio.

 Unidad de correspondencia

Definición:

Nuestra unidad de correspondencia, se define en el lugar donde recibimos y enviamos y

registra todo el movimiento de los documentos internos y externos.

Características:

 Tenemos un orden a la hora de recibir y enviar documentos

 Cuando registramos lo que se recibe y lo que se entrega, contamos con un orden, y no

corremos con la suerte de cometer un error

 Tener el personal debidamente capacitado para manejar la unidad de correspondencia.

Fotos de diferentes unidades de correspondencia

[ CITATION Mec \l 2058 ]

 [ CITATION Arc \l 2058 ]

[ CITATION Ges \l 2058 ]

Recepción documental

Definición: grupo de operaciones de verificación y control que nuestra organización debe

realizar para la aceptación de los documentos que son remitidos por una persona natural o

jurídica.

Normatividad de la recepción documental:

Según la constitución política de Colombia nos tenemos que regir a estos artículos y acuerdos

para tener una adecuada recepción documental, de acuerdo a esto manejaremos una recepción

documental más eficaz y no tendremos inconvenientes legales

 Constitución Política: Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de

comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante

orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto

Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos

originales y uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de

correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Políticas internas para la recepción de documentos

Nuestra empresa exige para la recepción de documental unas reglas de acuerdo a la forma del

envió del documento, que son:

 Mensajería y Correo tradicional: Firma de planilla o constancia de recibido y/o copia

del documento recibido.

 Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en papel bond entre 75 y 90

g/m2

 Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto

anexos (Resolución No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y Correo

Electrónico en el AGN. Art. 3, numeral 3).

 Página Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envío centralizado,

para la recepción se imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de

Correspondencia y Archivo, del Archivo General de la Nación, Resolución 278 de

1998.
 Paso a paso

Estas son las actividades que nuestra persona encargada de recibir los documentos debe de

tener en cuenta para una recepción de documentos valida.

Primer paso: Primero se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el

propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Segundo paso: Las comunicaciones y documentos las debemos recibir a través de diferentes

medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio

que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos que tenemos en nuestra

empresa.

Perfil del personal encargado para la recepción de documentos

Para este cargo dentro de la empresa no buscamos gente con mucha experiencia o con

estudios en la parte documental, buscamos una persona bachillera que tenga actitud y quiera

aprender por medio de nuestras capacitaciones.

Recursos técnicos necesarios

Para la recepción de documentos se necesitan varios recursos técnicos como lo son:

  Computador

 Silla

 Escritorio

 Sellos

Distribución documental

Definición: la distribución documental está relacionada con la cantidad y flujo de documentos

que circulan en la entidad ya sean externos internos o correspondencia, sin conocer el medio de

distribución utilizado se debe contar con un instrumento de verificación de recepción y control y

envió de los mismos.

Normatividad:

En nuestra empresa la normatividad que regirá el manual de correspondencia en el punto de la

distribución documental será el artículo 3 del acuerdo 060 a continuación el ya mencionado

artículo.

Las normas que rigen el proceso de recepción documental son:

El Decreto 229 de 1995

Sobre los servicios postales y sus resoluciones reglamentarias

El Decreto 2150 de 1995

 Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información.

Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de

documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún

caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas

que se hayan recepcionado por correo certificado a través de la Administración Postal Nacional,

salvo que los códigos exijan su presentación personal.

Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la

solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que la

empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío.

Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de sus documentos o

información requerida a la entidad pública.

ARTICULO 3 ACUERDO 060 2001

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia

que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y

distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al

desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a

los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan

regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen

varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si
centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá

unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización

unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal

suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y

controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios

de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las

solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los

principios que rigen la administración pública.

Políticas internas para la distribución de documentos.

Fruty Ice S.A.S establece las siguientes políticas (no son de privacidad) para el proceso de

Distribución documental:

 El proceso de Distribución se hará de 8 am a 9:30 am

 También se establece la condición de hacer la respectiva notificación en la unidad de

correspondencia de los documentos que se retiraran de este.

 Reportar la novedad de algún documento que no pueda ser entregado en ese horario

por problemas de terceros.

Paso a paso

Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

  Clasificar el tipo de comunicación

 Organización de documentos en buzones o casilleros.

 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

 Reasignación de documentos mal direccionados.

 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.

 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

 Registro de control de entrega de documentos internos.

Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo

electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

 Control del cumplimiento de requisitos del documento.

 Métodos de empaque y embalaje.

 Peso y porteo de documentos.

 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.

 Control y firma de guías y planillas de entrega.

 Control de devoluciones.
 Perfil de la persona para la distribución documental

Técnico o tecnólogo en gestión documental y/o gestión administrativa que cuente con las

siguientes características y competencias

 Buena redacción documental, buena ortografía y disposición

 Manejo del manejo completo del paquete de office

 Iniciativa

 Disposición

Recursos técnicos necesarios

 Computador

 Fax

 Personal de mensajería interna

 Contratación de terceros

 Formularios de entrega

 Boletín de novedades
 Tramite

Definición: Es el proceso que se le realiza al documento desde su producción y recepción,

llegando hasta el cumplimiento de la función en la empresa.

Normatividad:

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las

autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El

legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los

derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982: Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984: Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995, Artículos 6, 16, 17, 22, Artículo 25. Establece que las entidades de la

Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus

respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de

ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999, Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8: Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de

actos administrativos.
Políticas

 La dependencia recibe los documentos de la unidad de correspondencia, de una

dependencia a otra.

 El jefe de la dependencia entrega el documento al funcionamiento competente para

que este proceda con el trámite, anotaciones de chequeo y control, y así continuar con

el trámite.

 El jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para esperar

respuesta.

 El funcionario de la dependencia entrega al jefe para la revisión de dicho documento.

El jefe deberá recibir y firmar.

Paso a paso

 Verificar que los documentos tengan la información adecuada

 Realizar una clasificación de documentos para las diferentes áreas

 Realizar entrega del documento a tramitar

 Dar un tiempo de respuesta

 Verificar que la persona encargada de este proceso, firme la planilla de control de

entrega.
 Perfil de la persona encargada

Requerimos de un personal completamente capacitado para las diferentes actividades a

realizar, también buscamos que tenga toda la disposición posible para hacer su trabajo de una

manera honesta y muy responsable.

Recursos técnicos

 Computador

 Correos electrónicos

 Sellos

 Reloj

 Internet

 Archivos sonoros

Consulta

Definición:

Realizamos una consulta, cuando requerimos dicha información de un documento.

 Normatividad:

Constitución Política. Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y

difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial,

y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las

libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74. Todas las

personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que

establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en

el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y

desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les

garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación

oficiales.

Ley 4 de 1913: Sobre régimen político y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las

corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente

a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. ART. 316. Todo individuo

puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los

mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se

extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele

al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320.

Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las
Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no

tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe

emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de

un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá

dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de

reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de

quien dependa.

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos

Decreto 01 de 1984: Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de

información.

Decreto 2126 de 1992.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta.

Políticas

 Fruty Ice, es una empresa que se rige a lo que nos dice la norma.

 Damos libertad de expresión a nuestros clientes, para que nos den sus sugerencias y/o

reclamos.

 Cualquier persona que desee información de nuestra empresa, podrá hacerlo siempre y

cuando lo realice un mayor de edad.

 Se entregarán certificados solicitados por parte de nuestros empleados, dando también

su tiempo de respuesta.

Paso a paso

 Determinar inicialmente el tipo de consulta que se requiere

 Identificar los documentos deseados para realizar la consulta

 Confirmar que la información requería, se encuentre disponible

Perfil requerido para el cargo

 Para desarrollar esta actividad, se solita tener una persona confiable y honesta. Profesional en

su trabajo y en sus actividades desarrolladas.

Recursos técnicos

 Computador

 Impresora

 Internet

 Sellos

 Escritorio

 Silla

Conclusiones

 Podemos concluir la importancia que tiene el manual para la unidad de

correspondencia, ya que nos permite conocer y dar a conocer la normatividad que

maneja la empresa de acuerdo con sus políticas.

 También concluimos que el manual para la unidad de correspondencia es una

excelente estrategia para facilitar la recepción distribución y trámite de los

documentos de nuestra empresa, teniendo en cuenta la normatividad del archivo

general de la nación para dichos procesos.

 Al realizar los talleres y el manual, podemos darnos cuenta de la importancia de tener

clara la norma. Para nosotros como Tecnólogos en Gestión Administrativa, tener la

norma y los conceptos claros, son clave para cumplir con las labores de la empresa.

 Aprender la norma, y ponerla en práctica nos hace personas leales y honestas, para

cualquier empresa que requiera nuestros conocimientos, seremos una excelente

opción.
 Bibliografía

Architem S.A.C . (s.f.). Obtenido de Architem S.A.C .

Gesdoc. (s.f.). Obtenido de Gesdoc.

Mecalux. (s.f.). Obtenido de Mecalux : https://www.archiexpo.es/prod/mecalux/product-63904-

1320599.html