Circular Asambleas Electrónica Personas Urídicas

Circulares Registrales 2018
CIRCULAR DPJ-001-2018
ASUNTO: Actualización De Timbre Agrario 1
ASUNTO: Implementación del Sistema de Personas Jurídicas (SJP)
1. Recepción de documentos.
2. Visado.
3. Edictos de Asociaciones.
4. Revocatoria de defectos y prioridad.
6. Cambio de estado y tramite de documentos.
7. Archivo.
8. Administración de funcionarios de Diario Único.
9. Seguridad del Sistema de Personas Jurídicas.
11. Aditamento en la constitución de personas jurídicas.
12. Reparto por rol de formularios electrónicos.
13. Configuración de movimientos.
14. Consulta del padrón del Tribunal Supremo de Elecciones.
15. Consulta de boletas.
16. Consulta de imágenes.
17. Consulta de lista de calificación.
18. Consulta de morosidades.
19. Consulta de condominios.
20. Consulta de signos distintivos.
21. Consulta de Personas Jurídicas por nombre.
22. Consulta de bitácora de defectos revocados.
23. Nuevos movimientos.
ASUNTO: Captura de datos en el Sistema de Personas Jurídicas (SPJ)
ASUNTO: Capital Social
ASUNTO: Calificaciones
1. Encabezado:
2. Defectos:
3. Relación de hechos:
4. Resolución:
Teléfono
Teléfono: (+506) 2202-0800 / Apartado Postal 523-2010 San José - Costa Rica / www.rnpdigital.com
5. Disposición:
ASUNTO: Sociedades Civiles
1. Constitución de Sociedad Civil.
a. Nombre de la entidad.
b. Domicilio.
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c. Objeto.
d. Plazo.
e. Capital.
f. Administración.
2. Modificación de las convenciones sociales.
3. Disolución y prórroga.
ASUNTO: Legalización de libros (Cancelar presentación en caso de que cuente con número asignado)
ASUNTO: Aplicación de los artículos 25 y 26 del Reglamento a la Ley de Asociaciones. (Legalización
de libros)
ASUNTO: Capital mínimo banca privada y empresas financieras no bancarias.
ASUNTO: Celebración de Asambleas por medios electrónicos
1. Constituciones, modificaciones de estatutos, y protocolizaciones de asambleas de sociedades mercantiles,
civiles y juntas directivas a través de medios tecnológicos.
2. Dación de Fe Notarial.
ASUNTO: Oficios con Firma Digital
Teléfono
DE: DIRECCIÓN REGISTRO DE PERSONAS JURÍDICAS
PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA

TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES
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Y REGISTRADORES
ASUNTO: Actualización De Timbre Agrario
FECHA: 29 de enero de 2018
Con la finalidad de dar cumplimiento, se informa de la Resolución General N° 001-

2018 de las 11 horas del 9 de enero de 2018, dictada por la Dirección Tributaria del
Instituto de Desarrollo Rural (INDER) al amparo del inciso d) del numeral 14 de la
Ley de Creación del Timbre Agrario e Impuesto al Consumo de Cigarrillos y
Bebidas (N° 5792) del 1 de setiembre de 1975 y sus reformas, y cuya publicación se
efectuó en el Diario Oficial La Gaceta N° 16 del 29 de enero de 2018.
Dicha resolución actualiza entre otros, y en lo que resulta de interés para el

Registro de Personas Jurídicas, el monto establecido en el párrafo segundo del
citado inciso d) del numeral 14 de la Ley N° 5792, según se detalla:
“… d) Monto de las protocolizaciones que impliquen la modificación de

estatutos respecto a la integración de Junta Directiva, razón social o
domicilio: ₡ 11.175,00.” (énfasis agregado)
En tal sentido, y en atención a las implicaciones derivadas de la calificación “no

unitaria” -conforme al artículo 6 bis de la Ley sobre Inscripción de Documentos en
el Registro Público-, la verificación del referido ajuste se realizará en aquellos
documentos presentados a partir del 29 de enero en curso.
Respecto al monto fijado originalmente en el citado inciso d) para la constitución,

fusión, transformación, disolución y aumentos de capital de las sociedades
mercantiles, dicho monto no se modifica.
Atentamente,
Teléfono

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Y REGISTRADORES
ASUNTO: Implementación del Sistema de Personas Jurídicas (SJP)
FECHA: 23 de marzo de 2018.
Con la finalidad de cumplir con los estándares del Registro Nacional, seguir
contando con tecnología de punta en nuestros sistemas y asegurar un excelente
servicio, se migra y reprograma el Sistema automatizado de Personas Jurídicas en
las nuevas herramientas institucionales, corriendo la base de datos en Oracle y el
Servidor de aplicaciones en WebLogic.
La entrada en producción del nuevo Sistema de Personas Jurídicas (SPJ) se

realizará a partir del próximo lunes 26 de marzo y con la finalidad de optimizar la
calidad y exactitud en la anotación, calificación e inscripción de documentos
correspondientes a este Registro, garantizando seguridad jurídica y celeridad en el
trámite, se disponen las siguientes indicaciones:
1. Recepción de documentos.
Con el fin de brindar certeza en cuanto a la entrega de documentos, una vez que el
Diario Único realice el reparto de documentos de primer ingreso y archivo, el
registrador deberá recibirlos en el SPJ, lo cual generará el trámite de “recibido por
el registrador”. Los documentos tramitados mediante el portal de CrearEmpresa
no deben ser recibidos en el SPJ, ya que se cargan de forma automática en la lista
de calificación del Registrador.
2. Visado.
Conforme al Proceso de Gestión de Calidad y en procura de disminuir las
inconsistencias en la publicidad que se brinda, al momento de la inscripción de
documentos, se crea el proceso de visado de datos. Toda inscripción que se realice
debe ser visada de previo a que el registrador actualice la información. En el SPJ se
generará el trámite de “visado”, el cual será reflejado en la consulta pública de
documentos.
Teléfono
3. Edictos de Asociaciones.
Una vez que el edicto haya sido firmado y de previo a ser entregado al interesado,
debe ser recibido en el SPJ por el funcionario encargado en la ventanilla de
información de Asociaciones. Una vez que se realice la publicación pertinente,
deberán incluirse los datos de la publicación en el SPJ. Cumplido el plazo otorgado
por la ley, el documento se carga automáticamente en la lista de calificación del
registrador y el funcionario encargado de ventanilla remite el documento físico 5
para su tramitación.
4. Revocatoria de defectos y prioridad.

Se habilita la posibilidad de dar prioridad de calificación a un documento que haya
sido calificado como defectuoso, siempre y cuando el coordinador considere que se
ha realizado una incorrecta calificación del documento y revoque la totalidad de
los defectos señalados por el registrador, al considerarlos mal consignados.
5. Bitácoras.
El SPJ generará y almacenará bitácoras de todo movimiento o acción que se realice
por parte de un usuario del sistema. En toda modificación que se realice y que
solicite motivo para poder continuar, debe consignarse la justificación pertinente
de una forma detallada.
6. Cambio de estado y tramite de documentos.

Los cambios de estado y trámite de documentos estarán bajo la responsabilidad de
los coordinadores, dicha funcionalidad se encuentra unificada en una única
pantalla bajo la denominación de “cambio de estado y trámite de documentos”.
7. Archivo.
El SPJ cuenta con un módulo propio de Archivo, en el que se establece un plazo de
dos días después de que se realiza el pase (siempre que esté dentro del plazo de
calificación de ley) para que el registrador realice la entrega documentos, si el
registrador no cumple con la entrega en el plazo establecido no podrá realizar la
tramitación de más documentos.
8. Administración de funcionarios de Diario Único.

La Coordinación General tendrá a cargo la administración de funcionarios del
Diario Único, donde deberá administrar el mantenimiento de especialidades o
clases por registrador, así como el reparto en papel (entrada diaria, despacho y rol)
y reparto de formularios electrónicos (entrada diaria, despacho y rol), en los casos
en que sea necesario realizar algún cambio.
Teléfono
9. Seguridad del Sistema de Personas Jurídicas.
El SPJ es más parametrizable, pudiendo administrarse todas las funciones de una
forma más optima en procura de una mayor efectividad en el proceso de consulta e
inscripción de documentos. La administración de la seguridad y mantenimiento del
SJP estará a cargo de la Asesoría Técnica de Personas Jurídicas.
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10. Reconstrucción.
En los casos en que un usuario presente ante el Proceso de Reconstrucción, la
solicitud de rectificación de una inconsistencia de la información publicitada por
este Registro, deberán consignarse en el SPJ los datos del solicitante, en el acto de
generación de la solicitud respectiva.
11. Aditamento en la constitución de personas jurídicas.

En el proceso de inscripción de la constitución de las diferentes personas jurídicas
no se debe digitar el aditamento en el SPJ, ya que este será cargado
automáticamente según la clase del movimiento seleccionado, esto aplica sólo en
las constituciones. En el caso de asociaciones y fundaciones o cualquier otra que
lleve el aditamento de previo, este debe ser digitado manualmente.
12. Reparto por rol de formularios electrónicos.

Se crea y habilita el reparto por rol automático para los formularios tramitados
mediante el portal de CrearEmpresa.
13. Configuración de movimientos.

Los movimientos de anotación e inscripción se encuentran configurados conforme
a la clase de cada persona jurídica, cualquier modificación o ajuste deberá
solicitarse ante la Asesoría Técnica Registral, quien valorará la procedencia de lo
solicitado.
14. Consulta del padrón del Tribunal Supremo de Elecciones.

La consulta de personas físicas nacionales se realizará en línea y en tiempo real al
TSE. En caso de que se presente un fallo de conexión al momento de realizar la
consulta, el sistema redirigirá automáticamente la consulta al archivo de
contingencia.
Teléfono
15. Consulta de boletas.
El usuario del SPJ tendrá la posibilidad de consultar las boletas de los notarios
mediante más opciones de búsqueda, con la finalidad de agilizar el proceso de
calificación.
16. Consulta de imágenes. 7
Para mayor facilidad y agilidad en el trámite, se habilita el icono de consulta de

imágenes en la lista de calificación de documentos del registrador, teniendo acceso
a las imágenes de los documentos presentados. Las imágenes de documentos
inscritos solo podrán ser vistas si el documento fue revivido previamente por el
Proceso de Reconstrucción. Únicamente se podrán consultar las imágenes de
documentos que se tengan en la lista de calificación. La presente posibilidad no
excluye el uso del E-Power.
17. Consulta de lista de calificación.

Se habilita el icono de “lista de calificación por registrador”, en el que se detalla el
promedio de operaciones, la totalidad de documentos, entre otra información.
18. Consulta de morosidades.

La validación de morosidades se realizará automáticamente al momento de anotar
y actualizar. Cabe la posibilidad de realizar la consulta de morosidad de la CCSS,
FODESAF y la Ley N° 9428, que tenga un documento que se encuentre en la lista
de calificación, seleccionándolo e ingresando a la consulta respectiva.
19. Consulta de condominios.

Se habilita una consulta exclusiva de condominios, esto con el fin de que no se
confundan con sociedades que lleven ese término en su denominación. La consulta
se puede realizar por medio del número de identificación asignado a los
condominios, exclusivos a la clase 109, o bien por el nombre de identificación.
20. Consulta de signos distintivos.

Se habilita la consulta de signos distintivos, en los que se incluyen marcas, nombres
comerciales, entre otros. En la consulta se visualizará la denominación registrada,
el tipo de signo, el estado y el número de registro. Cuando se consigne como defecto
una similitud, deberá indicarse, además del nombre del signo, el número de
registro que genera el defecto.
Teléfono
21. Consulta de Personas Jurídicas por nombre.
Para la consulta de denominaciones de personas jurídicas, durante la calificación
de similitudes, se habilitan más opciones y filtros, pudiendo discriminar por clase y
visualizándose el estado actual de la entidad.
22. Consulta de bitácora de defectos revocados. 8
Se unifica la consulta de defectos revocados, la cual podrá ser realizada mediante el

tomo y el asiento de presentación del documento, visualizándose la descripción del
defecto, el fundamento consignado por el coordinador y la observación realizada
por el registrador.
23. Nuevos movimientos.

Con la finalidad de optimizar la publicidad registral, se fragmentan algunos de los
movimientos de anotación e inscripción actuales y se crean nuevos (ver documento
adjunto).
Para todos los efectos, la presente Directriz rige a partir del 26 de marzo de 2018.
Atentamente,
Teléfono

9
Y REGISTRADORES
ASUNTO: Captura de datos en el Sistema de Personas Jurídicas (SPJ)
FECHA: 13 de abril de 2018.
Conforme lo dispuesto por el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos

en el Registro Público y con la finalidad optimizar la exactitud en la calificación e
inscripción de documentos correspondientes a este Registro, garantizando
seguridad jurídica y así lograr que la publicidad brindada sea conforme a la
literalidad de los documentos, debidamente ajustados a Derecho, se dispone lo
siguiente:
Al momento de realizarse la inscripción de una entidad, el registrador debe realizar
la captura del objeto tal y como se consigna en el documento en calificación. En
aquellos casos en que el objeto sea muy extenso se debe realizar un extracto lo más
detallado posible, utilizando la totalidad del espacio disponible para tal efecto. Es
de importancia indicar que siempre debe ser incluida la posibilidad de otorgar
fianzas y fideicomisos, cuando se disponga en el pacto constitutivo.
En aquellas entidades que tengan un solo objeto deberá consignarse expresamente
que tienen objeto único, sobre todo las que estén reguladas por leyes especiales que
así lo exijan.
Al realizar la captura de la representación de la entidad y poderes otorgados, las
facultades descritas deberán ser inscritas en su totalidad, respetando la literalidad
del documento.
Al momento de digitar la información, el registrador deberá ajustarse únicamente a
los signos de puntuación habilitados en el SPJ, omitiendo aquellos que no lo estén.
Favor proceder conforme a lo establecido.
Atentamente,
Teléfono
PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA 10

Y REGISTRADORES
ASUNTO: Capital Social
FECHA: 09 de mayo de 2018.
Con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa vigente y proceder conforme a lo

establecido, se hace de su conocimiento el Acuerdo SGV-A-230, tomado por la
Superintendencia General de Valores el 7 de marzo de 2018 y publicado en la Gaceta N° 71
del 24 de abril de 2018. Acuerdo mediante el cual se establece el capital social al que deben
ajustarse las siguientes entidades:
“Artículo 1. Actualización del Capital Social.

Las bolsas de valores, los puestos de bolsa, las sociedades administradoras de fondos de
inversión, las sociedades calificadoras de riesgo, las sociedades fiduciarias y las
sociedades titularizadoras, deben ajustar el capital social mínimo de la siguiente forma:
a. Las bolsas de valores deben contar con un capital social mínimo suscrito y
pagado de ochocientos treinta y seis millones de colones (¢836.000.000).
b. Los puestos de bolsa deben contar con un capital social mínimo suscrito y
pagado de ciento noventa y nueve millones de colones (¢199.000.000).
c. Las sociedades administradoras de fondos de inversión deben contar con
un capital social mínimo suscrito y pagado de ciento treinta y seis millones de
colones (¢136.000.000).
d. Las sociedades calificadoras de riesgo deben contar con un capital social
mínimo suscrito y pagado de setenta y nueve millones de colones (¢79.000.000).
e. Las sociedades fiduciarias deben contar con un capital social mínimo
suscrito y pagado de ciento veintiocho millones de colones (¢128.000.000).
f. Las sociedades titularizadoras deben contar con un capital social mínimo
suscrito y pagado de ciento veintiocho millones de colones (¢128.000.000).”
Para cumplir con lo establecido se dispone como fecha límite hasta el 30 de junio de 2018,
así mismo se deroga el Acuerdo SGV-A-221.
Atentamente,
Teléfono
PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, COORDINACIÓN

GENERAL, COORDINACIONES
ASUNTO: Calificaciones
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Con la finalidad de estandarizar procedimientos, optimizando la calidad y exactitud

en la prestación de los servicios que se brindan; las calificaciones, tanto las que
realiza el coordinador como la Dirección, deberán contener al menos el siguiente
formato:
1. Encabezado:
Debe consignarse el consecutivo de la calificación, cuando así corresponda, y las
citas de presentación del documento que se pretende calificar. Deben indicarse
todas las citas de presentación que tenga el documento, en caso de que cuente con
varias presentaciones ante el Diario, así como los datos de identificación de la
escritura correspondiente, tales como número, lugar y fecha de otorgamiento,
notario autorizante y cualquier otra que se considere de relevancia.
2. Defectos:
En la calificación deben ser consignados todos los defectos que solicita sean
calificados por parte del interesado.
3. Relación de hechos:
Debe realizarse una síntesis de los hechos acontecidos, exponiendo claramente los
argumentos de impugnación de los defectos consignados por parte del interesado.
4. Resolución:
El criterio emitido por las Coordinaciones o bien por la Dirección debe ser
debidamente sustentado conforme la normativa vigente o doctrina relacionada,
brindando al interesado una clara descripción del por qué se confirman o revocan
los defectos apuntados.
Teléfono
5. Disposición:
Se debe indicar expresamente si se revoca o mantiene el defecto y cualquier otra
disposición relacionada con los trámites futuros.
Se aclara que no es necesario titular cada uno de los puntos señalados, bastará con
que se consignen de forma separada y ordenada. 12
Atentamente,
Teléfono
PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORÍA

13
Y REGISTRADORES
ASUNTO: Sociedades Civiles
Con la finalidad de solventar vacíos existentes y por ende optimizar la calidad y

exactitud en la calificación e inscripción de documentos correspondientes a este
Registro, así como evitar inconsistencias en la calificación e inscripción de las
sociedades civiles, garantizando seguridad jurídica y así lograr que la publicidad
brindada sea conforme a la literalidad de los documentos, debidamente ajustados a
Derecho, se dispone lo siguiente:
1. Constitución de Sociedad Civil.

Para la constitución de una sociedad civil se debe contar con la comparecencia en
escritura pública de al menos dos socios y cada socio debe realizar un aporte de
capital, conforme el artículo 1196 del Código Civil. No requiere la publicación de
edicto.
a. Nombre de la entidad.
El nombre podrá ser consignado en cualquier idioma, podrá ser un nombre de
fantasía con indicación de la traducción si fuese el caso. En la calificación del
nombre deberá realizarse el análisis de similitudes con otras sociedades
independientemente de su naturaleza, respetando lo preceptuado por el artículo 29
de la Ley de Marcas, 103 del Código de Comercio y 1207 del Código Civil.
El nombre puede estar compuesto únicamente por letras, no siendo permitido el
uso de cualquier otro signo que pretenda lograr distintividad. El aditamento de
“sociedad civil”, puede ser abreviado como S.C.
Toda sociedad civil debe tener un nombre que la identifique, no siendo posible
utilizar el número de cédula como su nombre.
Teléfono
b. Domicilio.
Deberá ser consignada una dirección exacta, indicando la provincia y cantón en que
se ubica, además de otras señas específicas, con las cuales se facilite la entrega de
notificaciones válidamente, conforme se establece en los artículos 20 y 21 de la Ley
de Notificaciones Judiciales.
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c. Objeto.
Tiene la finalidad de repartir las ganancias y pérdidas que se generen de la
ejecución de los actos que la ley no califique como actos de comercio de acuerdo
con lo estipulado en los artículos 17 y 5 incisos a y c, del Código de Comercio. Sin
embargo, para lograr sus fines podrá realizar actos de generen lucro en beneficio de
los socios.
Conforme lo estipulado en el artículo 1207 del Código Civil, la sociedad civil podrá
sujetarse a las reglas de las sociedades comerciales, siempre que esto no
contravenga lo dispuesto en el párrafo que antecede.
d. Plazo.
Debe ser determinado y podrá expresarse en años, meses y/o días, o bien
consignando el evento o condición que generará el inicio o disolución de la entidad.
Ante la omisión del evento o fecha de inicio, se tendrá como tal la celebración del
contrato. El plazo podrá prorrogarse por acuerdo unánime de los socios, conforme
a los artículos 1200 y 1237 del Código Civil.
e. Capital.
Expresión del monto del capital aportado por los socios a la sociedad, puede ser en
dinero en efectivo, tanto nacional como extranjero, créditos, bienes muebles o
inmuebles, títulos valores, etc. Siempre que el aporte de capital se realice en bienes
muebles o inmuebles, debe realizarse la calificación por parte del grupo respectivo
de aportes.
Teléfono
f. Administración.
La administración de la sociedad civil puede estar a cargo de uno o más socios,
quienes ostentaran el cargo de administradores, conforme al artículo 1208 del
Código Civil, todo administrador, apoderado y sustitución de poder necesariamente
debe ser socio de la entidad. Tendrán las facultades que expresamente se
dispongan en su mandato, acorde al artículo 1214 del Código Civil y deberá 15
indicarse el plazo de su nombramiento (días, meses, años), así como las posibles
prorrogas. Cuando se nombre un nuevo administrador, este necesariamente deberá
ser socio de la entidad, situación de la cual el notario autorizante deberá dar fe.
2. Modificación de las convenciones sociales.
Conforme a lo estipulado en el artículo 1024 del Código Civil, toda modificación de

la convención social de una sociedad civil debe ser aprobada por la totalidad de los
socios de la entidad, debiendo dar fe el notario autorizante de tal circunstancia. Los
acuerdos de modificación de la convención social y nombramientos pueden
realizarse mediante acta protocolizada o comparecencia en escritura pública. La
modificación no requiere la publicación de edicto.
3. Disolución y prórroga.
La disolución de la entidad se dará por la terminación del plazo o cualquiera de los

eventos que estipula el Código Civil al respecto, o lo estipulado en la convención
social de la entidad.
Atentamente,
Teléfono

16
Y REGISTRADORES
ASUNTO: Legalización de libros (Cancelar presentación en caso de

que cuente con número asignado)
FECHA: 4 de junio de 2018.
Con la finalidad de esclarecer la correcta operativa del proceso de legalización de

libros de sociedades mercantiles, conforme a lo dispuesto en los numerales 252 y
263 del Código de Comercio, reglamentados por la Junta Administrativa del
Registro Nacional en el Reglamento del Registro Nacional para la Legalización de
Libros de Sociedades Mercantiles, aprobado mediante Acuerdo Firme N°530 de
sesión ordinaria N°49-2012 del 12 de diciembre de 2012 y sus reformas; y evitar
con ello confusión al determinar la Institución involucrada en el proceso de
legalización de libros de una entidad, se complementa la circular D.R.P.J. 010-2012
con el siguiente detalle:
Mediante resolución emitida por la Dirección General de Tributación, N°DGT-R-

016-2012 de las 9 horas del 6 de agosto de 2012, específicamente en el artículo 3, se
dispuso:
“Para todos aquellos contribuyentes e interesados, que hayan realizado el

trámite de legalización de libros antes del 1° de noviembre de 2011, es decir,
antes de la entrada en vigencia de las resoluciones DGT-034-2011 y DGT-
041-2011 y que no cuentan con un número de autorización para la
legalización de libros, la Administración Tributaria ha procedido de oficio a
asignarles un número de autorización de legalización de libros. Este
número está disponible en la consulta pública del sitio Web
www.crearempresa.go.cr, para ser consultado por los interesados en el
momento que lo requieran…”.
Teléfono
Por lo tanto, se les instruye en el siguiente sentido:
1. Previo a tramitar el requerimiento orientado a obtener el número de

autorización de legalización de libros, acorde con el marco de legalidad del
Reglamento de cita (Artículos 10, 11 y 14), deberá el registrador descartar la
existencia del mismo por medio del sitio Web www.crearempresa.go.cr.
17
2. En el supuesto que la sociedad cuente con número de autorización de

legalización asignado anteriormente por la Dirección General de Tributación o
a través de la Plataforma de Gobierno Digital CrearEmpresa -cuya situación
constituye el presupuesto regulado por el numeral 14 del mencionado
Reglamento- y, a efecto de no mantener anotaciones innecesarias en la
publicidad registral, procederá la cancelación del asiento de presentación al
Diario, ello, previa consignación de la marginal correspondiente, donde se
indique que la sociedad cuenta con un número de autorización asignado con
anterioridad y se consigne dicho número en la marginal.
Atentamente,
Teléfono
PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACIÓN

GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES
18
ASUNTO: Aplicación de los artículos 25 y 26 del Reglamento a la Ley

de Asociaciones. (Legalización de libros)
Con la finalidad de esclarecer la correcta operativa e interpretación del artículo 25 y

26 del Reglamento a la Ley de Asociaciones (Decreto Ejecutivo 29496-J), y con la
finalidad de evitar posibles inconsistencias en la legalización de libros de
Asociaciones, se dispone lo siguiente:
El artículo 25 del Reglamento a la Ley de Asociaciones, establece en lo que interesa:

“Artículo 25.- Las asociaciones inscritas que no cuenten con libros
autorizados y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar dicha
autorización dentro del año siguiente al vencimiento del término del ejercicio
del órgano directivo, caso contrario se les aplicará lo establecido en el inciso
d) del artículo 13 de la Ley...” (El destacado es propio)
Conforme a lo anterior, la aplicación del artículo 25 del Reglamento a la Ley de

Asociaciones lo es única y exclusivamente para Asociaciones que nunca han
legalizado los libros. A contrario sensu, a una Asociación que posea una emisión
de libro(s) legalizado(s), y desee reponer algún(os) libro(s) y su personería se
encuentre vencida, no podrá aplicársele el artículo 25 supra citado.
Por otra parte, es el artículo 26 del citado Reglamento el que regula el supuesto de
Asociaciones que posean emisión(es) de libro(s) legalizado(s), y los mismos se
hayan llenado o extraviado, y la personería se encuentre vencida, por lo que no
procederá la legalización de nuevo(s) libro(s); lo anterior debido a la inactividad
demostrada por la Asociación al dejar vencer todos los nombramientos de su
órgano directivo.
Teléfono
En este sentido, el citado artículo 26 del Reglamento a la Ley de Asociaciones,
establece lo siguiente:
“Artículo 26.-En caso de extravío o pérdida de los libros, los requisitos para la
reposición son:
a) Solicitud expresa del representante legal de la asociación, o en caso de
ausencia, de otros dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento 19
conste en el Registro, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener

por comprobada dicha ausencia…”
Conforme a lo anterior, la aplicación del artículo 26 del Reglamento a la Ley de
Asociaciones procederá única y exclusivamente cuando los nombramientos del
representante legal de la Asociación, o en su defecto, de los dos miembros que
solicitan de manera conjunta la reposición, se encuentren vigentes.
Atentamente,
Teléfono
PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACIÓN

GENERAL, COORDINACIONES Y REGISTRADORES
20
ASUNTO: Capital mínimo banca privada y empresas financieras no

bancarias.
De conformidad con el artículo 9 del acta de la sesión N° 5828-2018, celebrada el

01 de junio del 2018 y publicada en la Gaceta N° 113, del 25 de junio de 2018, el
Banco Central de Costa Rica resolvió modificar el capital mínimo de la banca
privada y de las empresas financieras no bancarias de la siguiente forma:
El capital mínimo de los bancos privados se ubicará en 15.610 millones de colones y

rige a partir de la publicación en la Gaceta. Los bancos privados que a esa fecha
estén funcionando con un capital mínimo inferior al monto indicado y, aquellos
cuya licencia de operación estuviese siendo estudiada por la SUGEF y el
CONASSIF, deberán elevarlo a 15.184 millones, en un plazo que no excederá de 90
días naturales después de tomado el acuerdo y a 15.610 millones, 150 días naturales
después de tomado el acuerdo.
En cuanto a las empresas financieras no bancarias que inicien operaciones a partir

de la fecha de publicación en la Gaceta, deberán mantener un capital mínimo no
inferior a 3.122 millones (El capital social de estas debe ser como mínimo un 20%
de capital social de los bancos privados). Las empresas financieras no bancarias
inscritas y en funcionamiento con un capital mínimo de operación inferior al
monto citado, así como aquellas cuyas licencias de operación estuvieran siendo
estudiadas por la SUGEF y por el CONASSIF, a la fecha de publicación, tienen un
plazo de 90 días naturales después de tomado este acuerdo para ajustar su capital
mínimo de operación a 3.037 millones y a 3.122 millones en un plazo que no
excederá 150 días naturales después de tomado este acuerdo.
Atentamente,
Teléfono

21
Y REGISTRADORES
ASUNTO: Celebración de Asambleas por medios electrónicos
FECHA: 9 de julio de 2018
El Registro de Personas Jurídicas procura, entre otros, mantener una posición

vanguardista en los asuntos relacionados con la utilización de los adelantos
tecnológicos como medios de registración, promoviendo el dinamismo requerido
por los entes que forman parte del sistema económico y social de nuestro país, que
impulsa adecuarse a sus nuevos signos y paradigmas, tanto tecnológicos como
jurídicos, de allí la necesidad de dar una aplicación evolutiva del ordenamiento
jurídico que permita que las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en
que han de ser aplicadas (Art. 10 Código Civil).
En cuanto al tema de celebración de asambleas por medios electrónicos, debe

tomarse en cuenta la posición oficial del patrocinante legal del estado, sea la
Procuraduría General de la Republica a través del Dictamen C-298-2007 del
veintiocho de agosto del 2007, suscrito por la licenciada Magda Inés Rojas Chaves,
Procuradora Asesora y relacionado entre otros con los temas de:
TELEPRESENCIA, TELECONFERENCIA, VIDEOCONFERENCIA, SESIONES
VIRTUALES, CARÁCTER EXCEPCIONAL Y ESPECIAL, ÓRGANO
COLEGIADO, PRINCIPIO DE COLEGIALIDAD, PRINCIPIO DE
SIMULTANEIDAD, DELIBERACIÓN, DEBER DE ASISTENCIA y ACTA.
Siguiendo dicho abordaje y conteste con el dictamen de cita, y siendo el comercio

una materia dinámica, si bien es cierto el Código de Comercio entiende y desarrolla
una única manera de participar en las asambleas mediante “la presencia física”, lo
cierto es que ya es un concepto superable gracias al desarrollo de las
telecomunicaciones y de la informática que permiten la ampliación, modificación,
exteriorización de funciones humanas, incluida entre ellas, la comunicación y la
percepción, lo que provoca el surgimiento de la denominada: “telepresencia o
presencia virtual”. Al no existir norma legal que autorice y regule tales
reuniones, es que el uso de tal modalidad de la comunicación debe ser
restrictivo.
Teléfono
La presencia virtual es más común hoy en día, como consecuencia de la falta de
presencia física, la cual se suple con la utilización de la tecnología a fin de
intercambiar mensajes e ideas, e inclusive de alcanzar una comunicación en tiempo
real entre personas distanciadas físicamente.
La tecnología empleada para lograr la presencia virtual es la Videoconferencia, que

22
se define como una conexión multimedial entre dos o más personas que pueden
verse, oírse, e intercambiar recursos (información gráfica, imágenes, transferencia
de archivos, video y voz) aunque ellos estén separados físicamente.
Las asambleas no presenciales son viables, en el tanto se garantice que el medio de

comunicación empleado permita a todos los accionistas participantes intervenir,
deliberar y decidir, de lo cual debe quedar constancia probatoria. El medio
tecnológico utilizado para llevar a cabo la comunicación a distancia debe permitir
probar las deliberaciones realizadas y las decisiones adoptadas, mediante
mecanismos tales como: grabaciones y filmaciones.
Además, deben considerarse otros aspectos:
Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben

concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
La simultaneidad es inherente a las deliberaciones y al procedimiento de formación
de la voluntad colegiada. Toda la regulación que se hace del procedimiento de
formación de la voluntad parte de esa simultaneidad que es la que permite la
deliberación permitiendo incluso “estar juntos”, a través de mecanismos de
telepresencia.
Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una

comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real, es decir se transmite
en vivo y en directo, desde un punto a otro o entre varios puntos a la vez.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de

imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música,
etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)
Teléfono
Por lo anterior, orientado a solventar vacíos existentes y con la finalidad de
optimizar la exactitud en la calificación e inscripción de documentos
correspondientes a este Registro, garantizando seguridad jurídica y lograr que la
publicidad brindada sea conforme a la literalidad de los documentos, debidamente
ajustados a Derecho, se dispone lo siguiente:
1. Constituciones, modificaciones de estatutos, y protocolizaciones de 23
asambleas de sociedades mercantiles, civiles y juntas directivas a

través de medios tecnológicos.
Con la finalidad de unificar criterios en la comparecencia virtual en adelante

aquellos documentos que se presenten y contengan dentro del pacto constitutivo,
reformas al pacto o mediante protocolizaciones de Asambleas Ordinarias y
Extraordinarias de Accionistas y Sesiones de Junta Directiva bajo esa modalidad,
podrán celebrarse, aun cuando algún accionista o consejero no esté presente
físicamente, siempre y cuando sea acorde a los principios de
integralidad, interactividad y simultaneidad, con garantía de la
conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado, a través de la
utilización de un sistema tecnológico o medio de comunicación apto
que permita la plena identificación de todos los socios en las reuniones
virtuales o no presenciales, mediante la videoconferencia,
manteniendo la bidireccionalidad y empleando audios, videos y datos
para celebrar asambleas generales entre socios presentes y ausentes en
tiempo real y no diferido de tal manera que permita a todas las personas que
participan en la asamblea o sesión escuchar y comunicarse entre sí al mismo
tiempo simultáneamente y de forma permanente, siendo que solo así se
considerará como si hubiesen asistido en persona, al accionista o representante
que participe en la asamblea por tales medios ajustándose de este modo al
pronunciamiento de la Procuraduría General de la Republica a través del Dictamen
C-298-2007 del veintiocho de agosto del 2007.
Deberán indicarse además y de modo expreso los medios y formas mediante los
cuales todo lo expresado garantiza LA BIDIRECCIONALIDAD EN TIEMPO REAL,
es ambos sentidos del envío y recepción de datos, que permitirá de modo
simultaneo la deliberación justo como si se estuviera en presencia física entre
personas en una discusión plena e inmediata.
Teléfono
2. Dación de Fe Notarial.
Las consideraciones expuestas en el Dictamen C-298-2007 de la Procuraduría
General de La República no son excluyentes en la concordancia con las exigencias
habituales existentes de los artículos 152, 158, 162, 174 y 184 del Código de
Comercio, con relación al artículo 10 del Código Civil, y la fe pública notarial del
artículo 31 del Código Notarial, de tal manera que sigue incólume el deber de que 24
las actas de asambleas generales ordinarias y extraordinarias y sesiones de juntas
deberán quedar debidamente asentadas y firmadas en el libro respectivo y el
notario sigue teniendo el deber de dar fe pública de dicha situación, pues ello le
concede autenticidad al contenido del documento protocolizado y a los hechos
descritos en el desarrollo de la asamblea realizada por medios virtuales.
Pero el notario, deberá además dar fe:
a) de que todo lo actuado fue ajustado a los principios de

integralidad, interactividad y simultaneidad;
b) de que hay garantía de la conservación y autenticidad de lo

deliberado y acordado;
c) de que se utilizó un sistema tecnológico o medio de comunicación

apto que permitió la plena identificación de todos los socios en las
reuniones virtuales o no presenciales, mediante la
videoconferencia celebrada;
d) de que durante la celebración de la asamblea o reunión de junta se

mantuvo ininterrumpidamente la bidireccionalidad empleando
audios, videos y datos al celebrar asambleas generales o
reuniones de junta entre socios presentes y ausentes en tiempo
real y no diferido.
Por lo tanto, si cumplen con lo aquí estipulado no deberá consignarse defecto

alguno.
Atentamente,
Teléfono

25
Y REGISTRADORES
ASUNTO: Oficios con Firma Digital
FECHA: 17 de julio de 2018
Con la finalidad de dar cumplimiento a lo establecido por la Circular DGL-006-

2018, del 12 de abril de 2018, mediante la cual se establece que a partir del 1 de
julio todo oficio firmado digitalmente y que sea dirigido a lo interno de la
Institución será tramitado mediante el correo electrónico, se comunica lo siguiente:
a. Siendo que todo oficio firmado digitalmente será tramitado mediante el correo
electrónico, es responsabilidad de cada funcionario la constante revisión de su
correo, contar con espacio en la bandeja de entrada y velar por el buen
funcionamiento del mismo, en caso de alguna anomalía en el funcionamiento
es su deber reportarlo a la Mesa de Ayuda.
b. Los oficios serán tramitados por la Secretaría de esta Dirección, por lo que
cualquier oficio dirigido a un funcionario de este Registro y emitido por una
dependencia del Registro Nacional, será recibido por la Secretaría y se
reenviará al funcionario a quien va dirigido el oficio.
c. El plazo para responder los oficios empieza a correr a partir de la recepción del
correo por parte de la Secretaría de esta Dirección, quien lo reenviará
inmediatamente al funcionario destinatario final del mismo.
d. Los funcionarios que cuenten con firma digital deberán tramitar los oficios
dirigidos a lo interno de la Institución, mediante la Secretaría de esta
Dirección, cumpliendo con los formatos y requisitos establecidos para tal
efecto.
e. Los funcionarios que no cuenten con firma digital realizarán sus trámites
mediante escritos impresos.
Atentamente,
Última Actualización: jueves, 19 de julio de 2018
Teléfono

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Circulares Registrales 2018

PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA

ASUNTO: Actualización De Timbre Agrario

FECHA: 29 de enero de 2018

Con la finalidad de dar cumplimiento, se informa de la Resolución General N° 001-

Dicha resolución actualiza entre otros, y en lo que resulta de interés para el

“… d) Monto de las protocolizaciones que impliquen la modificación de

En tal sentido, y en atención a las implicaciones derivadas de la calificación “no

Respecto al monto fijado originalmente en el citado inciso d) para la constitución,

PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA

ASUNTO: Implementación del Sistema de Personas Jurídicas (SJP)

FECHA: 23 de marzo de 2018.

La entrada en producción del nuevo Sistema de Personas Jurídicas (SPJ) se

4. Revocatoria de defectos y prioridad.

6. Cambio de estado y tramite de documentos.

8. Administración de funcionarios de Diario Único.

11. Aditamento en la constitución de personas jurídicas.

12. Reparto por rol de formularios electrónicos.

13. Configuración de movimientos.

14. Consulta del padrón del Tribunal Supremo de Elecciones.

16. Consulta de imágenes. 7

Para mayor facilidad y agilidad en el trámite, se habilita el icono de consulta de

17. Consulta de lista de calificación.

18. Consulta de morosidades.

19. Consulta de condominios.

20. Consulta de signos distintivos.

22. Consulta de bitácora de defectos revocados. 8

Se unifica la consulta de defectos revocados, la cual podrá ser realizada mediante el

23. Nuevos movimientos.

PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA

ASUNTO: Captura de datos en el Sistema de Personas Jurídicas (SPJ)

FECHA: 13 de abril de 2018.

Conforme lo dispuesto por el artículo 1 de la Ley sobre Inscripción de Documentos

Favor proceder conforme a lo establecido.

PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, ASESORÍA 10

TÉCNICA, COORDINACIÓN GENERAL, COORDINACIONES

ASUNTO: Capital Social

FECHA: 09 de mayo de 2018.

Con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa vigente y proceder conforme a lo

“Artículo 1. Actualización del Capital Social.

PARA: SUBDIRECCIÓN, ASESORÍA JURÍDICA, COORDINACIÓN

FECHA: 16 de mayo de 2018.

Con la finalidad de estandarizar procedimientos, optimizando la calidad y exactitud

PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORÍA

ASUNTO: Sociedades Civiles

FECHA: 29 de mayo de 2018.

Con la finalidad de solventar vacíos existentes y por ende optimizar la calidad y

1. Constitución de Sociedad Civil.

2. Modificación de las convenciones sociales.

Conforme a lo estipulado en el artículo 1024 del Código Civil, toda modificación de

La disolución de la entidad se dará por la terminación del plazo o cualquiera de los

PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, ASESORÍA

ASUNTO: Legalización de libros (Cancelar presentación en caso de

FECHA: 4 de junio de 2018.

Con la finalidad de esclarecer la correcta operativa del proceso de legalización de

Mediante resolución emitida por la Dirección General de Tributación, N°DGT-R-

“Para todos aquellos contribuyentes e interesados, que hayan realizado el

1. Previo a tramitar el requerimiento orientado a obtener el número de

2. En el supuesto que la sociedad cuente con número de autorización de

PARA: SUBDIRECCION, ASESORIA JURIDICA, COORDINACIÓN

ASUNTO: Aplicación de los artículos 25 y 26 del Reglamento a la Ley

FECHA: 15 de junio de 2018.

Con la finalidad de esclarecer la correcta operativa e interpretación del artículo 25 y