ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN
DOCUMENTAL
 Organización: Operación intelectual y mecánica por la que las
diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
contenido e información-

CLASIFICACIÓN ORDENACIÓN
 Operación intelectual.  Operación mecánica.
 Anterior a la ordenación.  Posterior a la clasificación.
 Relaciona con separar o  Unir los elementos de cada
dividir un conjunto de grupo según una unidad
elementos estableciendo orden dada.
grupos o clases.  Se realiza sobre los
 Se aplica a la totalidad del documentos entre sí de cada
fondo o a los grupos. serie.
 Relaciona con el inventario  Se realiza a partir de la
.(control). información del documento.
 Favorece la relación entre  Relaciona con el catálogo
doctos.  Favorece la localización

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 CLASIFICACIÓN

NATURAL APLICADA
 Es la clasificación de  Es la que tiene que realizar el
origen, los documentos, archivero teniendo aplicando
el PP y OO, es decir
estos nacen clasificados respetando la clasificación
vinculados a una natural perdida.
institución y a una
dependencia de la misma
y son testimonio de sus
actividades.

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3 Clasificación
 Hay que mantener la unidad y la continuidad de las series,
delimitarlas e integrarlas en un esquema de clasificación
que refleje las funciones o los órganos

A PRIORI A POSTERIORI
 Se realiza de antemano  Se realiza tras el análisis y
conocimiento del fondo
 Sin profundizar en el
 Esta dada por las funciones
contenido del fondo del organismo productor
 Sin tener en cuenta la  Se aplica para la
entidad productora clasificación de cualquier
fondo
 Artificialmente
 Mantiene el PP y las
 Con cuadros y criterios agrupaciones
subjetivos y personales documentales que de él se
derivan
 Deshacen la
organización original  Intenta restablecer el
origen y el orden natural
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4 Clasificación
 CLASIFICACÓN ARCHIVÍSTICA

 Consiste en agrupar jerárquicamente las series

documentales en torno a los órganos o funciones
desarrolladas por una institución a lo largo de su
gestión, formando grupos.

 Puede reflejar los órganos o funciones desarrolladas

por la institución.

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5 Clasificación
 La clasificación se materializa en un cuadro
o esquema: cuadro de clasificación
C  Cada grupo es único
a
 distinto a los demás
r
 forman parte de una estructura
a
c
jerárquica
t  Son susceptible de divisiones
e  Están integrados en la estructura
r orgánica y jerárquica
í  Las divisiones se identifican con la célula
s de producción: órganos o funciones
t
 Las divisiones dependen de la
i
complejidad de la institución
c
a
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6 s
Clasificación
 ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN
ACCIONES: Se pueden manifestar de tres maneras:
- Funciones: son las atribuciones encomendadas a una
institución para que cumpla los fines para los que fue creada.
- Actividades: originadas por la ejecución de las funciones y
dan lugar a la realización de servicios para el logro de
aquellas.
- Trámites: es donde se plasman las actividades y constituyen lo
que llamamos series documentales.
ESTRUCTURA ORGÁNICA: Es el sistema formal de relaciones de
trabajo que tanto dividen como coordinan las tareas de
múltiples personas y grupos para servir a un propósito
común.
ASUNTOS: refieren a las materias de lo que tratan los
documentos

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7 Clasificación
 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

FUNCIONAL ORGÁNICO POR MATERIAS

ACCIONES ESTRUCTURA ORGANICA ASUNTOS

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8 Clasificación
 PRINCIPIOS DE LA CLASIFICACIÓN
 La clasificación es anterior a la ordenación
 Debe ser consistente: no mezclar funciones, órganos con series
documentales, es decir grupos con subgrupos.
 No debe usarse encabezados como misceláneos o varios
 No deben tener subdivisiones innecesarias es decir no ser excesivamente
desarrollados
 Se puede clasificar por funciones:
- Archivos Administrativos: la función determinará la clase
- Archivos Históricos: Se conserva su clasificación, de ser necesario se
clasificará en un cuadro aparte
 Se puede clasificar con relación a los órganos de la entidad ( Est Org.)
 Se puede clasificar solo en casos excepcionales por asuntos o materias

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9 Clasificación
 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Es el sistema formal de relaciones de trabajo que
tanto dividen como coordinan las tareas de
múltiples personas o grupos para servir a un
propósito común.
COMPRENDE:
 División del trabajo
 en unidades organizativas y puestos de trabajo
 jerarquía de autoridad (formal o informal)
 líneas formales de comunicación

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10 Clasificación
 TIPOS DE ESTRUCTURAS
 FUNCIONAL: Criterio función o actividad
 DIVISIONAL: criterios productos de la
organización
 POR PROYECTOS: criterio un proyecto
determinado
 LINEAL: Criterio autoridad única y absoluta a un
superior.
 MIXTA: combinación de cualquiera de las
anteriores

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11 Clasificación
 ORGANIGRAMAS
VERTICAL

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12 Clasificación
 ORGANIGRAMAS
HORIZONTAL

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13 Clasificación
 ORGANIGRAMAS
CIRCULAR

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14 Clasificación
 ORGANIGRAMAS
SEMI-CIRCULAR

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 ORDENACIÓN DOCUMENTAL

ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE

DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON
OTROS, DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN
ESTABLECIDA DE ANTEMANO

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 • 1,2, 344
Numérico • Ej. Serie Leyes que se
ordenan por su número

• A,B,C, Rodriguez,
Blanca Noemí
Alfabético • Ej. Serie Legajos de
personal,que se ordena
por el apellido y nombre
de la persona

• 2009 Junio 08
• Ej. Serie Notas, sin
Cronológico número que se ordenan
según su fecha.

Tamaño

Mixtos

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 Recuerden el power es sólo una guía de estudio, los
temas los tienen que ampliar de la bibliografía.

Bibliografía:

•Heredia Herrera, A. (1997) Archivística General Teoría y Práctica. Recuperado el 07-04-2020

https://alexavidal.files.wordpress.com/2015/07/archivisticageneralteoriaypractica-antonia-heredia-herrera.pdf

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