Sesión 5

Organización
documental
Mag. MBA Ricardo Cristian Izquierdo Vivas
La presente sesión brindará a
los estudiantes la noción
crítica acerca de las
herramientas que le
permitirán implementar
sistemas de gestión
documental, acordes a las
exigencias metodológicas
modernas y legales en materia
de la Administración
documental
Revisaremos algunos conceptos
fundamentales que nos guiarán
en la realización de la
organización documental

Para ello…
 • Consiste en reunir los documentos que
Noción de provienen de un cuerpo, de un
establecimientos, de una familia o de un
“Fondo de individuo y arreglar esos fondos con sujeción
a un orden determinado.
Archivo”(Cruz, • Los documentos que apenas se relacionan
R.1996): con un establecimiento, un cuerpo o una
familia, no deben mezclarse con el fondo
de ese establecimiento, de ese cuerpo de
esa familia.
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El principio de procedencia y el de orden
natural 1. Los principios de
procedencia y orden
natural se deben
cumplir tanto en los
archivos públicos
como el los privados.

• Cuando nos referimos a “orden natural” –

complementario y sucesivo al principio de
procedencia- estamos diciendo que los
documentos:
• Se han producido como resultado de las
funciones que ejerce una institución en
seguimiento de un fin, respuesta o
solución y que van reproduciendo las
etapas de ese proceso.
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 2. La
organización
es paralela a
la descripción
Organización
documental
• Organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una
estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los
documentos han sido creados.
• Además de dotarlo de una función informativa que debe
facilitar la localización de los documentos.
• Proporcionando con su estructura organizativa la
información suficiente para orientar las búsquedas
con:
• Acierto
• Exclusividad
• Sin ambigüedades…
• Es decir, todas y cada una de las unidades que lo
integran, tiene asignada una ubicación conceptual
posible y no otra.
Ahora, veamos qué y
para qué sirve la
organización
documental…
 ➢ Proporcionar una estructura lógica al fondo documental
➢ De modo que represente la naturaleza del
organismo reflejado en él.
➢ Todo fondo es el resultado de una acción
La organización administrativa de un ente que a lo largo de su
historia desempeña una serie de funciones, para
de un archivo lo cual se dota de una estructura administrativa,
variables ambas en el tiempo.

responde a una ➢ Facilitar la localización conceptual de los documentos:

➢ Que permite conocer los términos bajo los cuales
necesidad doble: están agripados los documentos, pero sin acceder
físicamente a ellos

Cruz, J. (2012) Archivística. Gestión de documentos y

administración de archivos.
• Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se …
• …es necesario utilizar instrumentos de descripción y búsqueda
documental…
• y…realizar previamente las tareas de:
• clasificación,
• ordenación e
• instalación del fondo, en ese orden.
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La organización en los archivos: 3. La clasificación es
más importante que
la ordenación.

• “…la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones

documentales se relacionan en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para
revelar su contenido e información”.
• Reconoce dos dimensiones:
• Intelctual: Clasificación.
• “Clasificar significa ordenar por clases” (Tanodi)
• Natural: los documentos de archivo nacen clasificados al quedar vinculados en
primer lugar a la organización y, en segundo lugar a la dependencia o división de
la misma, testimoniando sus actividades.
• Aplicada: es la que ha de practicar el archivista observando dicha situación.
• Mecánica: Ordenación
• ”El método principal, fundamental, de ordenar los documentos es su buena clasificación”
(Tanodi).
 La clasificación siempre supone
establecimiento de clases,
familias, agrupadas estructural o
jerárquicamente dentro de un
conjunto (fondo).
La ordenación simplemente es el
alineamiento (no alienamiento)
dentro de cada subconjunto.
LA ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO AFECTA TANTO A LOS DOCUMENTOS LA PRIMERA ESTABLECE LA RELACIÓN
NO ES OTRA COSA QUE TRADUCIR EN SÍ MISMOS (CLASIFICACIÓN) ENTRE LOS DOCUMENTOS Y LA
(INTERPRETAR) A UN FONDO COMO A LA INFORMACIÓN QUE SEGUNDA FAVORECE SU
DOCUMENTAL EL ESTADO CONTIENEN (ORDENACIÓN). LOCALIZACIÓN.
PRIMIGENIO (GÉNESIS) DE SU
PRODUCCIÓN, EVOLUCIÓN Y
CRECIMIENTO.
Por ejemplo, cuando clasificamos una serie (Resoluciones
rectorales: Aprobaciones de acuerdos de consejo; becas;
nombramientos, etc.)
Fundamentos teóricos: el principio de
procedencia y el de respeto al orden
original.
Objetivo: evitar la confusión y
subjetividad, mezclando unos
documentos con otros en virtud de su
adscripción a temas , lugares, fechas…
criterios muy variables y de dudosa
utilidad.
Clasificar y ordenar son dos operaciones dentro
de una más amplia que podemos llamar
Organización, perfectamente diferenciadas y
esenciales, en aras de la conservación de los
documentos, de una parte, e indispensables para
inventariar y catalogar, de otra.

• Clasificar es separar o dividir un

conjunto de elementos establecidos en
clases o grupos;
• Ordenar es unir todos los elementos de
cada grupo siguiendo una unidad-
orden, que puede ser la data, el
alfabeto, el tamaño o el número.
• La clasificación es aplicable a la totalidad del
fondo o a las “secciones de fondo”…
• Pero la ordenación ha de realizarse sobre los
documentos de cada serie.
• No tendría razón de ser el ordenar
cronológicamente todos los documentos de un
fondo documental o de un archivo que tuviera
varios fondos.
• Lo que ocurre, con excesiva frecuencia, es que
tales documentos, al no existir un archivista y
pasar de la oficina productora (Archivo de
gestión) al depósito de archivo, pierden la
huella de origen y el orden natural…
• Y llega un día en que el profesional ha de
rehacerlo, sin construir un estatus nuevo,
sino respetando aquel que tuvo.
• Para tal fin, el archivista ha de llevar a
cabo esas dos actividades, específicas y
distintas, aunque complementarias y
consecutivas: la clasificación y la
ordenación cuya suma constituye lo que
nosotros consideramos la organización
documental.
• Teniendo en cuenta que la principal
función del archivista es favorecer el
acceso a los documentos y que éste
ha de lograrse a través de los
instrumentos de descripción que
exigen con anterioridad la
clasificación y la ordenación…
• Es obvia la importancia
fundamental de las operaciones
o actividades que le ocupan.
• Por otra parte, no hay duda que un archivo desorganizado ((sin
clasificar ni ordenar, ya sea intelectual y/o mecánicamente) no
favorece la perduración de los documentos. De conservación y hace
más fácil el control.
• La organización, por el contrario, disminuye los problemas.
Materialización de la clasificación en cuadros

La clasificación siguiendo el principio de Recordemos que clasificar no es otra cosa

procedencia precisa de su plasmación
material en u esquema o cuadro que no
es otra cosa que el andamio para
sistematizar cada fondo en sus secciones
y series.
que agrupar jerárquicamente las series
documentales en torno a los órganos o
funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de se gestión y
gerencia.
 En el cuadro de
clasificación:
Las divisiones habrán de identificarse con células de
producción, ya sean órganos o funciones (secciones) y
negocios o actividades (subsecciones) y quedar
integradas en una estructura orgánica y jerárquica.
La división de una sección en subsecciones serán
tantas cuantas la institución determine de acuerdo a
su mayor o menor complejidad orgánica y funcional.

Las series no podrán ser una simple enumeración de

nombres sin previo análisis y estudio de las mismas
(criterio de complejidad)
En todo cuadro habremos de
distinguir siempre dos niveles
o estadios:

• El primero se identifica con a

estructura o funcionamiento de la
institución (por ejemplo, su
organigrama, órganos o funciones) y
• Corresponde a las secciones y
subsecciones.
• El segundo equivale a las series
documentales, es decir a los
testimonios de actividades derivadas
de aquella estructura.
• La elaboración de estos cuadros, guiados siempre
por el respeto al origen y al orden natural…
• planteará actitudes y problemas según los
diferentes fondos y la situación de éstos.
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 • Siguiendo a Schelemberg, en la clasificación de
fondos se puede partir de tres elementos:
1. Las acciones:
Elementos de la 2. La estructura orgánica
3. Los asuntos
clasificación • Otros elementos:
• Funcional
• Orgánica
• Por materias

4. La clasificación de archivos
físicos y electrónicos es
diferente en cada caso.
 Puede considerarse
la función judicial • Son las atribuciones encomendadas o
señaladas a una institución para que realice
atribuida a los y cumpla los fines por la que ésta fue
juzgados civiles, creada.
penales, •.
constitucionales

La función judicial
• Las funciones originan un conjunto de
Acciones se verá cumplida a
través de los
actividades cuya puesta en marcha da lugar
a la realización de unos servicios para el
pleitos. logro de aquellas.

Por ejemplo, los • A su vez estas Actividades se plasman en un

expedientes conjunto de trámites o negociaciones
relativas a poner en marcha esa actividad y
judiciales. que constituyen lo que llamaríamos series
documentales.
 • Los documentos se producen y
generalmente se agrupan de tal
manera que reflejan el
entramado de la organización.

Estructura orgánica
• Normalmente las instituciones
se encuentran divididas en
dependencias (secciones
administrativas, oficinas…) a
cada una de las cuales les
corresponde una actividad para
el cumplimiento de la función.
 Hacienda, guerra,
gobierno, iglesia
serán las
materias, • Se refieren a las materias
reflejadas en la de las que tratan los
correspondencia documentos.
de un virrey
indiano con la
metrópoli.

Asuntos
• Muchos son los que
conciben la clasificación
por materias como grupos
temáticos ordenados
alfabéticamente.
 I. La clasificación es anterior a la ordenación.
II. Una clasificación debe ser consistente: es muy importante que los niveles sucesivos sean
consistentes, es decir, que en un mismo nivel se han de incluir sólo funciones o
actividades o materias.
Así, si en un nivel se recogen series documentales, no se pueden mezclar con
funciones o actividades o con órganos que corresponderían a las secciones y
subsecciones.
III. En u cuadro de clasificación debe huirse de encabezados como misceláneos o varios.
IV. Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente desarrollados con

Principios de V.
innecesarias subdivisiones.
Los documentos se pueden clasificar por funciones:

clasificación a) En los archivos administrativos tal clasificación será establecida a priori y no

posteriori, es decir, la función determinará la clase y no a la inversa.
• Las clases se crearán según la experiencia pruebe su necesidad, o sea a
(Schellenberg) medida que se produzcan los documentos en el desarrollo de las
funciones.
• A medida que la función se despliegue en actividades, la clasificación se
dividirá en igual número de subclases (secciones y subsecciones
funcionales).
b) En los archivos históricos la clasificación suele venirnos dada, pero puede hacerse
si existen defectos o perfeccionamientos en el sistema, después de un estudio
concienzudo de las funciones.
VI. Los documentos también pueden clasificarse con relación a los órganos de una entidad
(organigrama), (secciones y subsecciones orgánicas).
VII. Los documentos deben clasificarse solo en casos excepcionales, por materias o asuntos.
La ordenación
• Ordenar es la segunda
operación, dentro de la
organización, que ha de
aplicarse con independencia, a 5. La ordenación de archivos físicos
y electrónicos es diferente en cada
cada serie documental dentro caso.

de un fondo o de una sección de

archivo o bien a un conjunto de
documentos relacionados por su
asunto o por su tipología al
tratar de preparar un catálogo.
Convendrá tener siempre presente lo
siguiente: • La ordenación archivística de los documentos se
hace a partir de uno de los elementos (fecha,
nombre de personas, lugar o asunto) que nos
acerque a su contenido.
• Cada serie exigirá un tipo de ordenación diferente.
• Hay un orden entre las unidades que integran cada
serie y otro para cada unidad archivística.
• Aparte de la ordenación de los documentos, existe
una ordenación de la información (índices) con
vistas a su recuperación.
 • Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina
la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a
menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año
por meses y dentro de éstos por días.
• Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo
las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos
referidos a personas, entidades y lugares.
TIPOS DE • Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo
el número de registro correlativo que se le da en la oficina
ORDENACIÓN productora para controlarlos.
• Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan
siguiendo un índice previamente confeccionado. Este sistema
es válido por ejemplo para la correspondencia donde se
ordenan los documentos por conceptos y dentro de estos, por
orden cronológico.
INSTALACIÓN

La instalación de los documentos en el

Antes de introducir un expediente en su
depósito es la última tarea en la
correspondiente caja, se identifica con una
organización del fondo documental.
SIGNATURA que haga referencia a la
Consiste en la ubicación física de los
unidad de instalación que lo contiene y a
documentos en las estanterías, mediante
su orden dentro de la misma. De esta
unidades de instalación (cajas, legajos y
forma se conocerá de manera inequívoca,
libros) que se pueden ordenar por
la ubicación física del expediente dentro
secciones, series, subseries o numeración
del depósito.
correlativa.
La Instalación

Consiste en el Antes de introducir un

alojamiento físico de expediente en su caja
los documentos en las hay que proceder a
estanterías mediante identificarlo, mediante
unidades de una signatura que haga
instalación, ya sean referencia a la unidad
cajas, legajos o libros. de instalación que lo
contiene y su orden
https://slideplayer.es/slide/13717797/ dentro de la misma.
◆ En la instalación de las cajas, legajos y
libros seguiremos el sistema de
numeración continua, el más indicado
para un archivo en crecimiento,
mediante la numeración arábiga desde
el nº 1 en adelante, siguiendo la
secuencia natural.

• Ejemplo: un expediente ubicado en la

caja o legajo 97, y que ocupa el nº3, de
los 10 que contiene,
• tendrá la signatura:
97,3.
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5. El número de folio
se registra en la parte
superior derecha (en
el anverso y reverso)
de cada hoja que
conforme la unidad
documental.
1. Desarrolle el control de sesión N° 5.
2. Desarrolle un cuadro sinóptico
conteniendo las principales directivas o
normas legales que rigen para la
organización documental en el Perú.
Bibliografía:

• Cruz, J. (2012). Archivística. Gestión de documentos y administración

de archivos. Madrid.
• Heredia, A. (1991). Archivística general. Teoría y práctica. Sevilla.
• Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y problemas. Madrid.
• Vera, M. (2016). Guía Operativa del Sistema Nacional de Archivos.
Lima.
Gracias por su gentil atención