Capitulo Iv

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 88
ALCALDÍA DEL MUNICIPIO

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO
MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES
CAPITULO IV
PROPUESTA: DISEÑO DE UN MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES
PARA EL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO EN LA ALCALDIA
BOLIVARIANA DEL MUNICIPIO PÁEZ EDO. APURE
INTRODUCCIÓN
El Manual de Cargos y Funciones es un instrumento de la

administración de los sistemas de recursos humanos: reclutamiento,
selección, adiestramiento, clasificación, remuneración, desarrollo de carrera,
evaluación de desempeño y contratación colectiva, donde se indican las
tareas, obligaciones, responsabilidades y requisitos exigidos que sirven para
identificar y describir los diferentes cargos de la organización, agrupando los
similares bajo títulos comunes.
Este instrumento permite que los funcionarios y trabajadores de la

institución conozcan sus funciones, deberes y responsabilidades y su
ubicación dentro de la estructura donde laboran, por otro lado facilita la
evaluación de las tareas, actividades y gestión que realiza cada uno de los
miembros del departamento de la empresa.
Es una herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y

tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidiana, in
influirán las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones mas
ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:
LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con

claridad la responsabilidad de cada uno.
El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de
manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a
continuación:
 Denominación del cargo: título de identificación.
 Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.
 Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden

desempeñar los ocupantes del cargo.
 Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades
que corresponden al cargo. A título descriptivo, en este Manual se presentan
actividades Genéricas, son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier
área de la organización donde se encuentre, y las actividades específicas
están referidas a los Niveles Normativo y Operativo, según estén
relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de la
organización.
 Factores: Elementos descriptivos del cargo.
 Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los

procedimientos, métodos y procesos de trabajo.
 Comunicación: frecuencia de contactos internos y externos que el
cargo exige.
 Confidencialidad: tipo de información (de uso restringido o no) que se
maneja o trasmite en el cargo.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Supervisión requerida: forma de supervisión que recibe el ocupante

del cargo.
 Responsabilidad: grado en que los insumos generados por el cargo
afectan los resultados alcanzados en la organización.
 Requisitos exigidos: indican las especificaciones o perfil del ocupante
del cargo (educación, experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas
adiestramiento).
IV.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES
IV.1.1 OBJETIVOS GENERAL
Diseñar un adecuado manual de cargos y funciones en donde se

describan los puestos y las actividades de cada uno de ellos, funcionando
como guía para la asignación de cargos y responsabilidades del agente
reclutado, creando una fuerte y sólida estructura organizacional que pueda
coordinar tanto dentro como fuera de la institución en cada uno de sus
ámbitos organizacionales.
IV.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Suministrar a la Alcaldía Bolivariana de Páez un instrumento técnico-

administrativo de los sistemas de recursos humanos como por ejemplo:
Reclutamiento, Selección, Adiestramiento, Clasificación, Remuneración,
Evaluación del desempeño y contratación colectiva.
b) Proporcionar a los niveles superiores un modelo de medida uniforme,
para asegurar un alto grado de equidad, objetividad y justicia en la
evaluación de los cargos y del personal que labora bajo su responsabilidad.

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c) Realizar un diagnostico institucional que demuestre la importancia de

un manual de cargos y funciones, que determine el rol que la persona debe
desempeñar teniendo en cuenta el cargo que este va a ocupar en la
organización.
d) Cambiar la informalidad en la que actualmente se trabaja con la

finalidad de disponer de un método técnico-administrativo; como lo es; el
manual de cargos y funciones, con el cual se podrá reclutar seleccionar al
personal y no duplicar funciones.
e) Determinar y definir los lineamientos y procedimientos administrativos

tendientes a analizar y decidir las solicitudes de revisión que formule el
Personal Administrativo de Apoyo y Profesional con motivo de su ubicación
en la nueva estructura de cargos derivada de la implantación del Manual de
Cargos y funciones Administrativos.
f) Servir como instrumento básico para la racionalización de funciones y

descripción de puestos.
g) Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo y

evitando de esta manera la repetición de instrucciones.
h) Delimitar las funciones que deben cumplir los cargos.
i) Utilizarlo como medio de integración y orientación para el personal de

nuevo ingreso, facilitando así la adaptación a su nuevo trabajo.

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j) Proporcionar información a los trabajadores sobre sus actividades,

ubicación dentro de la estructura general de l organización y de la línea de
autoridad.
k) Colaborar para la ejecución correcta de las labores encomendadas al

personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.
l) Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales.
IV.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
IV.2.1 Justificación:
La Alcaldía Bolivariana del Municipio Páez es una entidad publica con

personalidad jurídica de dominio privado y patrimonio propio, no lucrativa,
que funciona con el fin de contribuir con el desarrollo integral de todos los
habitantes del Municipio, a través de la integración de tareas integrales.
Sin duda nosotros como habitantes del municipio, hemos podido

percibir que en la actualidad esta institución ha manifestado grandes
problemas, lo cuales han venido ocasionando distorsiones severas en su
desempeño, además, han limitado sus actividades operacionales y una de
sus limitantes, es el de no contar con un manual de cargos y funciones, el
cual pueda orientar el funcionamiento adecuado de todos y cada uno de los
elementos de la institución, llámese departamento o direcciones.

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Es por ello que se realizó, una investigación de diagnóstico

organizacional, con el cual se pudo determinar la necesidad de un
instrumento que guié al agente reclutador y al personal seleccionado, en el
desempeño de las labores de cada uno.
Este instrumento o guía servirá, no solo parar el reclutador, sino

también; para el personal, ya que en el mismo, se define el objetivo del cargo
las actividades que se deben desempeñar, el ámbito de actuación, donde se
identifica la responsabilidad, las relaciones internas como externas,
condiciones ambientales y riesgo de trabajo, perfil del cargo, experiencia,
habilidades, destrezas y educación.
IV.2.2 Importancia:
a) El Manual de Cargos y Funciones formulado para el Departamento de

Presupuesto de la Alcaldía del Municipio Páez, constituye para éste gran
importancia ya que el mismo se considera un compendio de la totalidad de
cargos, funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización,
elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.
b) También es importante debido a los siguientes aspectos:
c) La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan

supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario
actuante en cada momento, sino que son regidas por normas que mantienen
continuidad en el trámite a través del tiempo.

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d) Clarifica la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas

situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.
e) Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión

administrativa y evita el diagnostico informal de cargos y duplicación de
funciones.
f) Es un instrumento que define con precisión cuáles son los actos

delegados.
g) Es un elemento informativo para entrenar o capacitar al personal que

se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
h) Economiza tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra

manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se
presentan.
i) Ubica la participación de cada componente de la organización en el

lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
j) Constituye un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la

actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de
responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se
desarrollan.

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k) Permite la determinación de los estándares más efectivos, ya que

estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos.
IV.3 ALCANCES Y LIMITACIONES
IV.3.1 Alcances:
a) La jurisdicción Orgánica de este manual deberá abarcar todos los

puestos administrativos del departamento de Presupuesto de la Alcaldía
Bolivariana del Municipio Páez.
b) Este instrumento va dirigido a todos los miembros del personal
administrativo de apoyo, técnico y profesional que labora en la Alcaldía del
municipio Páez en el departamento de presupuesto en condición de activos,
jubilados, pensionado y contratado y todos los que hayan sido objeto
eusicacion en el manual de cargos y funciones administrativos
exclusivamente para este departamento.
c) Es un documento técnico-administrativo que contiene el conjunto de

cargos vigentes del departamento de presupuesto de la Alcaldía del
municipio Páez, de acuerdo a su estructura y necesidades propias para su
utilización en forma eficiente.
IV.3.2 Limitaciones:
El manual de Cargos y Funciones para el Departamento de

Presupuesto de la Alcaldía del Municipio Páez presenta las siguientes
limitaciones:

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a) Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.
b) Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
c) Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los

informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.
d) Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente,

debe afrontarse.
e) Exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia

de su contenido acarrea su total inutilidad, debido a los cambios en leyes y
demás ordenanzas de carácter obligatorio para el diseño y formulación de
este tipo de manual.
f) No incorpora los elementos propios de la organización informal, la que

evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
g) Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos

de que sean útiles y suficientemente flexibles.
h) Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se

compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la
comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
i) Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en

complicados.

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VENTAJAS DEL MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES
a) Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

b) Ayuda a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, normas.
c) Evita discusiones y malentendidos, de las operaciones
d) Asegura continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a

través del tiempo
e) Es un instrumento útil en la capacitación del personal.
f) Incrementa la coordinación en la realización del trabajo.
g) Posibilita una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones

escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por
excepción.
h) Ayuda a la coordinación de actividades.
i) Desarrolla y promueve mejor la relación desempeño – beneficio.
IV.4 RECURSOS
Los recursos utilizados para la elaboración de este manual son los

siguientes:

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HUMANOS: En este espacio puedo mencionar el personal adscrito a

los departamentos de presupuesto, Dirección de recursos humanos y de
Administración.
MATERIALES: Material bibliográfico entre los cuales cabe destacar:
1. Las organizaciones del futuro (Adalberto Chavienato)
2. El proceso de la administración (Adalberto Chavienato)
3. Administración de personal.
4. Instructivo Manual de Cargos y Funciones entre otros.
5. Leyes y ordenanzas del sector público municipal, nacional que son

imprescindibles para el diseño de un manual de cargos y funciones.
Materiales de oficina y equipos de computación.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
TITULO DEL CARGO

ASISTENTE DE PRESUPUESTO
CÓDIGO: 01.06.1 GRADO: 2
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES
OBJETIVO GENERAL
Asistir en la formulación y control de presupuesto, recopilando,

clasificando, revisando la información y realizando trámites para la
elaboración y ejecución del presupuesto de una o más dependencias de la
Institución, a fin de contribuir con una buena distribución y control de
presupuesto.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
 Recopila y ordena datos para estudios de presupuesto.
 Realiza cálculos del anteproyecto de presupuesto de una dependencia

y/o unidad.
 Lleva el control de las solicitudes del personal docente contratado,

para su aval presupuestario.

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 Registra el gasto presupuestario en relación a pagos efectuados por

facturas, recibos, contratos de servicio de acuerdo al objeto que
corresponda, de una dependencia y/o unidad.
 Verifica y chequea justificaciones de las solicitudes presupuestarias,

relación de las modificaciones en los sueldos de gastos fijos y relación de
personal supernumerario con el objeto de cuadrar las partidas de gastos.
 Tramita y/o elabora órdenes de pagos, requisiciones de compras y

requisiciones internas de una dependencia y/o unidad.
 Realiza cálculos para verificar los datos contenidos en los formatos de

personal docente, administrativo y obrero, según reglamento.
 Elabora solicitudes de autorización y modificaciones presupuestarias

(SAMP) de una dependencia y/o unidad.
 Elabora cuadros demostrativos para información general y específica

del comportamiento del gasto y la disponibilidad presupuestaria de las
diferentes partidas u objetos de gastos.
 Asiste al analista en la elaboración de informes sencillos de

presupuesto.
 Organiza y mantiene actualizados archivos y kardex de datos sobre

ajustes presupuestarios.

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 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y

periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.
DINERO:
Es responsable directo de ejecución presupuestaria.
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:

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Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones

específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y

no ejerce supervisión.
RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con todas las unidades

adscritas a la dependencia y con la Unidad de Presupuesto Central, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para
obtener cooperación.
RELACIONES EXTERNAS:
Ninguna.
2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no

mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de

ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar caminando periódicamente y

sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual
bajo y un grado de precisión visual medio.
3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Administración Comercial.
EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área

de presupuesto.
B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso del área de presupuesto de por lo menos seis (6)
meses de duración.
EXPERIENCIA:

de presupuesto.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
 Principios, normativas y prácticas de la administración presupuestaria.
 Elaboración de anteproyectos presupuestarios.
 Diseño de cuadros estadísticos.
 Ley Orgánica de Presupuesto Central.
 Básico de computación.
HABILIDAD PARA:
 Redactar informes técnicos sencillos.
 Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
 Tratar en forma cortés y satisfactoria al público.
 Captar y entender claramente las instrucciones orales y escritas

provenientes de la institución.
 Expresarse en forma clara y precisa.
DESTREZAS EN:
 El manejo de calculadoras.

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 El manejo del computador.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
 Actualización en los nuevos métodos y prácticas de la formulación,

programación y planificación presupuestaria.
 Actualización sobre Ley Orgánica de la Administración Financiera del
sector publico.
TITULO DEL CARGO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
OBJETIVO GENERAL:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
Prestar servicios de apoyo administrativo, traslado de documentos,

correspondencia y personas, uso de materiales y equipos, de acuerdo a
normas y procedimientos establecidos.
FUNCIONES ACTIVIDADES Y/O TAREAS
 Recibe, revisa, registra y organiza en forma correlativa las órdenes de

pago que se emitan del departamento de contabilidad.
 Opera equipos de oficina tales como computadora, teléfono, fax,
fotocopiadora u otros.
 Realiza las actividades que le sean asignadas propias de su unidad de
adscripción, de acuerdo a la estructura organizativa de la Institución.
 Realiza rectificaciones a libro de registro de órdenes de pago.
 Recibe, organiza, revisa y verifica documentos y correspondencia en

general, debidamente codificados, manteniendo actualizado el registro
correspondiente.
 Sirve de apoyo al departamento para la ejecución de cualquier
actividad.
 Decide metas presupuestarias.
 Coordina con el jefe auxiliar de presupuesto la integración de los

presupuestos.
 Analiza informe de proyectos.
 Analiza requerimientos.
 Analiza el presupuesto de los proyectos.

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2.- AMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
El Asistente Administrativo deberá manejar constantemente equipos y

materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja equipos y
materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
El cargo genera insumos que afectan de manera mínima, los

resultados alcanzados por su equipo de trabajo.
DINERO:
Es responsable indirectamente de la ejecución presupuestaria, pero
responsable directo de cada una de las actividades o tareas que realice.
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que debe tomar el asistente administrativo se basan en

las instrucciones específicas que le de su jefe inmediato y sobre registro de
órdenes.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante

en cada una de las operaciones que le son asignadas por su jefe.
El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades adscritas a

las dependencias, como son la Dirección de Administración, Dirección de
Recursos Humanos, despacho del Alcalde, Departamento de Contabilidad,
Compras, y Tesorería, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.
Ninguna.
El cargo se ubica en un sitio cerrado con ventilación interna y externa,

generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.
RIESGO:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante mínimo, con posibilidad

de ocurrencia baja.
ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado

constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de
precisión manual y técnico medio.
A) EDUCACIÓN:
Técnico Superior en Administración.
EXPERIENCIA:

de presupuesto o Administración.
B) EDUCACIÓN:
Licenciado en Administración.
EXPERIENCIA:
Seis (6) Meses de experiencia progresiva de carácter operativo y

supervisorio en el área de formulación, planificación y control presupuestario.
CONOCIMIENTOS EN:

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 Básicos en computación.
 Los principios y prácticas de Administración.
 Los Principios y prácticas de Administración.
HABILIDADES PARA:
Seguir instrucciones orales y escritas; para establecer y mantener
relaciones interpersonales; para trabajar en equipo y manejar con
discrecionalidad la información confidencial.
DESTREZA EN:
 Manejo de calculadoras
 Relaciones Humanas
 Evaluación y monitoreo de proyectos.
 Formulación de proyectos de desarrollo integral presupuestario.
 Actualización profesional en el área de formulación y ejecución

presupuestaria y relaciones humanas.
TITULO DEL CARGO

ANALISTA DE PRESUPUESTO

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
OBJETIVO GENERAL
Elaborar el anteproyecto y proyecto del presupuesto, procesando,

analizando y evaluando información, a fin de garantizar una buena ejecución
y distribución presupuestaria.
 Recopila, clasifica, procesa y analiza información y/o datos necesarios

para la preparación y elaboración del presupuesto.
 Elabora el anteproyecto y proyecto de presupuesto de la unidad
asignada y efectúa los ajustes del mismo.
 Verifica y registra los gastos del presupuesto por códigos Partidas y
subpartidas.
 Verifica y analiza la previsión o disponibilidad presupuestaria en
relación a solicitudes de asignación y modificación de sueldos, asignación
para gastos fijos, pagos de sueldos de personal contratado, pagos de
viáticos, pagos a proveedores y contratistas, pagos directos por beneficios
contractuales y otros.
 Realiza traslados entre partidas y modificaciones presupuestarias.
 Elabora cuadros estadísticos de gastos del presupuesto por períodos.
 Lleva el control presupuestario por códigos de: los fondos fijos, fondo
de caja chica, fondos rotatorios asignados a la dependencia.
 Compara los cuadros estadísticos de cada período para observar la
variación del presupuesto.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Suministra información técnica en materia de presupuesto a las

unidades solicitantes.
 Controla los ingresos recaudados.
 Analiza y realiza los cuadros demostrativos de los ingresos y egresos

de la institución.
 Vela porque los documentos tramitados cumplan con los requisitos
exigidos por los reglamentos, normas y procedimientos implantados en la
Institución y los que establezcan las leyes del país.
 Participa en la implementación de registros automatizados para el
área presupuestaria.
 Elabora solicitudes de ajustes y modificaciones presupuestarias
(S.A.M.P) de acuerdo a los procedimientos y formularios en uso.
 Realiza los descargos presupuestarios por los gastos que se han
realizado.
 Distribuye las asignaciones ajustándose a las cifras presupuestadas.
 Elabora informe sobre la asignación de recursos e informes técnicos

generales.
 Actualiza las estadísticas del personal, administrativo y obrero de la
Alcaldia Municipal de Paez.
 Asiste a reuniones con autoridades de la dependencia o jefe de su
Dirección para tratar asuntos de su competencia en materia presupuestaria.
 Supervisa y controla al personal a su cargo.
 Evalúa al personal a su cargo.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

anomalía.
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su

responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales
medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta.
DINERO:
Es responsable directo por ejecución presupuestaria.
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.
TOMA DE DECISIONES:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones

específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y

ejerce una supervisión específica de manera directa y constante.
El cargo mantiene relaciones continuas con la Dirección de

Administración, con todas las unidades adscritas a la dependencia, con las
autoridades de la dependencia y con el personal de la unidad, a fin de
ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para
obtener cooperación.
Ninguna.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
El cargo se ubica en un sitio cerrado generalmente agradable y no

RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante con posibilidad de

ocurrencia baja.
ESFUERZO:

constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de
precisión manual y visual medio.
A) EDUCACIÓN:
Economista o carrera afín.
EXPERIENCIA:
Seis (6) meses de experiencia progresiva de carácter operativo en el

área de presupuesto.
B) EDUCACIÓN:
Técnico Superior Universitario en Administración Comercial.
EXPERIENCIA:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el

área de presupuesto.
CONOCIMIENTOS EN:
 Los principios y prácticas de administración presupuestaria.
 Diseño de cuadros estadísticos.
HABILIDAD PARA:
 Redactar y analizar informes técnicos.
 Realizar cálculos numéricos.
 Analizar problemas presupuestarios.
 Expresarse verbalmente en forma clara y precisa.
DESTREZAS EN:
 El manejo de equipos de microcomputadoras.
 Programas de computación aplicado al área de presupuesto.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Actualización profesional en el área de formulación y ejecución

presupuestaria y relaciones humanas.
TITULO DEL CARGO

ANALISTA CENTRAL DE PRESUPUESTO
OBJETIVO GENERAL
Planificar el presupuesto de la Institución, programando, formulando y

evaluando los recursos; a fin de garantizar un efectivo control de la ejecución
presupuestaria.
 Efectúa investigaciones y estudio de costos para cálculo financiero y

presupuestario.
 Recolecta y analiza datos estadísticos de las diversas dependencias
de la Institución para la elaboración de los proyectos y programas del
presupuesto.
 Aplica las políticas emanadas de la Oficina de Planificación del Sector
Publico, en materia de presupuesto, para elaborar el Plan Integral del
Presupuesto Anual de la Institución.
 Realiza investigaciones y estudio de costos requeridos en los cálculos
financieros y presupuestarios.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Diseña los formularios necesarios para la recolección de la

información presupuestaria.
 Suministra información técnica a autoridades Administrativas, jefes de
oficinas, analistas de presupuesto de dependencias de la Institución, en la
elaboración del anteproyecto de presupuesto y presupuesto definitivo.
 Actualiza las estadísticas del personal, administrativo y obrero de la
Institución.
 Prepara folleto estadístico para ser usado en las dependencias de la
Institución.
 Elabora el plan de desarrollo integral del presupuesto anual para ser
enviado al Ejecutivo Nacional.
 Elabora informes técnicos requeridos por la Oficina de Planificación
Estadística de Presupuesto Perteneciente a la ONAPRE.
 Colabora en materia presupuestaria con los departamentos de
planificación, programación e informática en las labores específicas de los
mismos.
 Analiza y tramita las solicitudes de modificación presupuestaria.
 Informa a las demás Direcciones y Departamentos adscritos a la

Alcaldía sobre las modificaciones presupuestarias.
 Vela por el cumplimiento del articulado de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Publico.
 Elabora el manual de procedimientos para la formulación y ejecución
del presupuesto.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Realiza las estimaciones y proyecciones de ingresos ordinarios y

extraordinarios, para previsiones y ajustes en el caso que así lo amerite.
 Diseña el instrumento correspondiente a las disposiciones generales
contempladas en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector
Publico correspondiente al período fiscal.
 Distribuye de acuerdo a las prioridades existentes las cuotas de
gastos a las unidades administrativas que integran la Institución.
 Supervisa y controla el personal a su cargo.
 Evalúa el personal a su cargo.
 Transcribe y accesa información operando un microcomputador.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad

Integral, establecidos por la organización.
anomalía.
1.-ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ

DINERO:
Es responsable directo de ejecución presupuestaria.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y

experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y periódica y

El cargo mantiene relaciones continuas con las unidades adscritas a la

dependencia de Administración, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al
área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
Ninguna.

RIESGO:

ocurrencia baja.
ESFUERZO:

constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.
A) EDUCACIÓN:
EXPERIENCIA:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo,

supervisorio y estratégico en el área de formulación, análisis y planificación
presupuestaria.
B) EDUCACIÓN:
Profesional de una carrera afín.
EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo,

supervisorio y estratégico en el área de formulación, análisis y planificación
presupuestaria.
CONOCIMIENTOS EN:
 Principios y prácticas de administración presupuestaria.
 La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector publico.
 La normativa de la Oficina Nacional de Presupuesto en materia de

presupuesto.
HABILIDAD PARA:
 Redactar informes técnicos.
 Elaborar y analizar proyectos presupuestarios.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Resolver problemas de índole presupuestarios.
DESTREZAS EN:
 El manejo de microcomputador.
 Computación.
 Planificación Estratégica.
 Entrenamiento en el sistema de su unidad.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
TITULO DEL CARGO

JEFE AUXILIAR DE PRESUPUESTO
OBJETIVO GENERAL
Coordinar la elaboración del anteproyecto y proyecto de presupuesto

de la Alcaldia del Municipio, siguiendo los lineamientos emanados de la
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) a través del instructivo 21, para
lograr un efectivo control de la ejecución presupuestaria.
 Planifica y coordina la elaboración del anteproyecto y proyecto del

presupuesto de la Alcaldía y de todas sus adjudicaciones.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Analiza conjuntamente con su superior, los montos asignados para la

elaboración del presupuesto final de las dependencias de La institución.
 Informa a cada unidad de la dependencia los montos asignados para
la elaboración del presupuesto.
 Decide conjuntamente con su superior, la distribución de la asignación
presupuestaria por partidas.
 Controla la ejecución del gasto presupuestario.
 Elabora el presupuesto final de la dependencia a su cargo, siguiendo

lineamientos emanados por la ONAPRE.
 Revisa las estructuras del presupuesto por programas.
 Asesora a Directores, Jefes, coordinadores y demás autoridades de

unidades de las dependencias para la correcta ejecución del presupuesto.
 Controla por partida los gastos de los fondos fijos, especiales y de
emergencia, de acuerdo a las normas establecidas por la ONAPRE y los
lineamientos emanados de su superior.
 Mantiene informado a su superior sobre las operaciones realizadas.
 Hace seguimiento en cada una de las Direcciones y Departamentos

de la institución llevando el control de los procedimientos administrativos
necesarios para la debida ejecución presupuestaria.
 Coordina y supervisa el trámite de modificaciones presupuestarias
tales como rectificaciones, traslados entre partidas, créditos adicionales y
Resoluciones.
 Realiza o supervisa la realización del análisis comparativo de la
ejecución de gastos de presupuestos anteriores con el presupuesto vigente.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Analiza cuadros demostrativos para determinar el comportamiento del

gasto y disponibilidad presupuestaria.
 Elabora informes técnicos y/o administrativos requeridos por
instancias u organismos superiores.
 Supervisa y controla directa y constantemente el personal a su cargo.
 Distribuye y coordina el trabajo del personal a su cargo.
 Evalúa el trabajo del personal a su cargo.
 Cumple con los lineamientos emanados de la Oficina Nacional de

Presupuesto.
 Asiste a reuniones convocadas por su superior inmediato.
 Asiste a reuniones periódicas con el ciudadano Alcalde y demás entes

superiores, a fin de determinar acciones para la preparación y ajuste del
presupuesto de la dependencia de acuerdo con los recursos asignados.
 Opera el microcomputador para ingresar información.
 Cumple con las normas y procedimientos su materia de seguridad

anomalía.
RESPONSABILIDAD:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
MATERIALES:

DINERO:
Es responsable directo de ejecución presupuestaria y por custodia de

materiales.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en

procedimientos definidos, para lograr objetivos específicos, mejorar métodos
o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y

El cargo mantiene relaciones continuas con la Dirección de

Administración, Hacienda y con todas las unidades de su dependencia, a fin

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
de ejecutar y/o coordinar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área,

exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.
Ninguna.

RIESGO:

ocurrencia baja.
ESFUERZO:

A) EDUCACIÓN:
EXPERIENCIA:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo y

B) EDUCACIÓN:
Licenciado en Administración o Contaduría Pública.
EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo y

CONOCIMIENTOS EN:
Los principios, métodos y prácticas para la elaboración, evaluación y

análisis de presupuesto para un organismo público o privado.
 La Ley del poder publico municipal.
 Los principios y prácticas de la Administración Pública.
 La normativa de la Oficina de Planificación del Sector Publico, en

materia de presupuesto.
HABILIDAD PARA:

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Analizar solicitudes presupuestarias, informaciones financieras y

formular recomendaciones adecuadas.
 Analizar fuentes de ingresos.
 Tratar en forma cortés y efectiva a funcionarios y público en general.
 Captar y entender claramente las instrucciones orales y escritas

provenientes de la Administración Central y organismos superiores en
 Redactar informes claros y concisos.
DESTREZAS EN:
 Planificación estratégica.
 Actualización en los nuevos métodos y prácticas de la formulación,


Sector Publico.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Manejo computarizado de los programas relativos a presupuesto.
 Manejo y supervisión de personal.
TITULO DEL CARGO

JEFE CENTRAL DE PRESUPUESTO

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
OBJETIVO GENERAL
Controlar las actividades del Presupuesto de gastos e ingresos,

planificando, coordinando y evaluando todas estas actividades y analizando
comparativamente la ejecución de gastos del presupuesto anterior con el
presupuesto vigente, a fin de determinar acciones para el ajuste del
presupuesto de las dependencias de al Alcaldia de Paez, de acuerdo a los
recursos financieros con que cuenta y puede recaudar la Institución.
 Planifica y coordina la programación y ejecución del anteproyecto y

proyecto de presupuesto de la Institución.
 Analiza los montos asignados para la elaboración del presupuesto
final de la Institución.
 Realiza conjuntamente con el jefe de la Unidad Central de
Presupuesto, la distribución y asignación de los montos por dependencias.
 Revisa y controla la ejecución presupuestaria.
 Coordina la distribución de la asignación presupuestaria por partidas.
 Coordina conjuntamente con los jefes sectoriales de presupuesto de

las distintas dependencias de la Institución, las actividades que están
relacionadas con la ejecución del presupuesto por cada dependencia a fin de
evitar sobregiros, traslados indebidos en las partidas y mantenerse ajustados
a las normas establecidas.
 Asesora a las distintas dependencias de la Institución, a fin de lograr
una buena gestión presupuestaria.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Colabora con los demás departamentos de la Unidad en la

consecución de las metas y objetivos fijados.
 Verifica a fin de constatar cualquier error o problema al momento de
realizar la ejecución presupuestaria.
 Evalúa el presupuesto final presentado por las dependencias de la
Institución.
 Asesora a Directores, coordinadores y demás autoridades de las
distintas dependencias para la correcta ejecución del presupuesto.
 Supervisa la realización del análisis comparativo de la ejecución de
gastos de presupuestos anteriores con el presupuesto vigente.
 Distribuye, coordina y controla las actividades del personal a su cargo.
 Supervisa y controla el personal a su cargo.
 Evalúa el personal a su cargo.
 Asiste a reuniones convocadas por el Alcalde y demás entes de

régimen inmediato a fin de determinar acciones para el ajuste del
presupuesto de la dependencia de acuerdo con los recursos asignados.
 Opera el microcomputador para accesar información.

anomalía.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

DINERO:
Es responsable directo de ejecución presupuestaria y por custodia de

materiales.
TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en

procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos
o establecer técnicas y estándares, a nivel de departamento.
SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y periódica y


JOSÉ ANTONIO PÁEZ
El cargo mantiene relaciones continuas con el jefe Central de

Presupuesto, con el Administrador, con las distintas dependencias de la
Institución y con el personal de la unidad, a fin de apoyar y/o ejecutar y/o
coordinar y/o asesorar y/o controlar y/o aprobar lo relativo al área,
exigiéndose para ello una buena habilidad para obtener cooperación.
Ninguna.

RIESGO:

ocurrencia baja.
ESFUERZO:


JOSÉ ANTONIO PÁEZ
A) EDUCACIÓN:
Economista o carrera afín, más un (1) curso de actualización en los

nuevos métodos y prácticas de la formulación, programación y planificación
presupuestaria, de por lo menos seis (6) meses de duración.
EXPERIENCIA:
Siete (7) años de experiencia progresiva de carácter operativo,

supervisorio y estratégico en el área de formulación, planificación y control
presupuestario.
B) EDUCACIÓN:
Licenciado en Administración Comercial o Contaduría Pública.
EXPERIENCIA:
Ocho (8) años de experiencia progresiva de carácter operativo,

supervisorio y estratégico en el área de formulación y planificación y control
presupuestario.
CONOCIMIENTOS EN:
 Los principios, métodos y prácticas para la elaboración, evaluación y

análisis de presupuesto.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 La Ley Orgánica de la Administración Financiera del sector publico.
 Los principios y prácticas de la Administración Pública.
 Normativas de la Oficina de Planificación del Sector Publico, en

 Procesador de datos.
 Sistemas Operativos.
 Paquetes de gráficos.
 Hoja de cálculo.
HABILIDAD PARA:
 Analizar solicitudes presupuestarias y para formular recomendaciones

adecuadas.
 Tratar en forma cortés y efectiva al personal y al público en general.
 Dar y transmitir claramente instrucciones orales y escritas

provenientes de la administración central y organismos superiores en materia
de presupuesto.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
 Redactar informes técnicos.
 Supervisar personal.
DESTREZAS EN:
 El manejo de calculadora.
 Planificación estratégica.

Sector Publico.
 Actualización en los métodos y prácticas de la formulación,

 Manejo y supervisión de personal.

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
CONCLUSIONES
Es muy importante planear la organización para proyectar los objetivos

de un organismo social. La actividad de diseñar la organización implica
establecer la interrelación que presentan los principios de organización, al
desarrollo del nuevo sistema.
Un organismo social, genera resultados en función de dos

componentes básicos, las partes y las relaciones. La acción de organizar
implica la creación de una estructura orgánica que funcione con eficiencia
para lograr los objetivos del organismo. Para lograr una acción organizativa y
efectiva se requiere considerar dos aspectos: los requisitos estructurales y la
lógica de la estructura.
Ya conocidos y definidos los objetivos que se pretenden alcanzar y las

políticas que normarán su cumplimiento a través de la organización formal,
es conveniente elaborar un listado, lo más detallado, claro y conciso posible
de las funciones que se consideren indispensables para alcanzarlos. Una
adecuada estructura organizacional es una condición necesaria pero no

JOSÉ ANTONIO PÁEZ
suficiente para un rendimiento sobresaliente. Existen muchas estructuras

organizacionales diferentes; sin embargo, todas las variaciones o
combinaciones de tres tipos básicos: la organización lineal, la organización
funcional, la funcional y asesoría.
La estructura organizacional más adecuada depende de la tecnología

en particular empleada, el medio ambiente y otros factores. El resultado final
de una reorganización, es una estructura orgánica que se adapte mejor a las
necesidades y a su medio ambiente.
Un manual es una guía que permite encaminar en la dirección

adecuada los esfuerzos del personal operativo. De este concepto deducimos
que el manual es un instrumento de control sobre la actuación de cada uno
de los empleados. Uno de los propósitos fundamentales de los manuales de
cargos y funciones es, instruir al personal, acerca de aspectos tales como:
objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc.
La elaboración de manuales de cargos y funciones requieren de un

proceso de planeación, para identificar por anticipado qué medios y que
fases sean necesarias para su preparación sistemática.
Desde el momento que un manual comienza a ser utilizado debe

controlarse continuamente en qué medida cumple los objetivos para los
cuales ha sido creado. Asimismo deberán considerarse las medidas
tendentes a mantener actualizados los manuales de cargos y funciones.

Capitulo Iv

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA 88

ALCALDÍA DEL MUNICIPIO

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

El Manual de Cargos y Funciones es un instrumento de la

Este instrumento permite que los funcionarios y trabajadores de la

Es una herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y estableciendo con

 Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.

 Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden

 Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

 Supervisión requerida: forma de supervisión que recibe el ocupante

IV.1 OBJETIVOS DEL MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

IV.1.1 OBJETIVOS GENERAL

Diseñar un adecuado manual de cargos y funciones en donde se

IV.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Suministrar a la Alcaldía Bolivariana de Páez un instrumento técnico-

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

c) Realizar un diagnostico institucional que demuestre la importancia de

d) Cambiar la informalidad en la que actualmente se trabaja con la

e) Determinar y definir los lineamientos y procedimientos administrativos

f) Servir como instrumento básico para la racionalización de funciones y

g) Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo y

h) Delimitar las funciones que deben cumplir los cargos.

i) Utilizarlo como medio de integración y orientación para el personal de

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

j) Proporcionar información a los trabajadores sobre sus actividades,

k) Colaborar para la ejecución correcta de las labores encomendadas al

l) Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

IV.2 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

La Alcaldía Bolivariana del Municipio Páez es una entidad publica con

Sin duda nosotros como habitantes del municipio, hemos podido

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

Es por ello que se realizó, una investigación de diagnóstico

Este instrumento o guía servirá, no solo parar el reclutador, sino

a) El Manual de Cargos y Funciones formulado para el Departamento de

c) La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

d) Clarifica la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas

e) Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión

f) Es un instrumento que define con precisión cuáles son los actos

g) Es un elemento informativo para entrenar o capacitar al personal que

h) Economiza tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra

i) Ubica la participación de cada componente de la organización en el

j) Constituye un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la

ELABORADO POR: REVISADO POR: FECHA:

LUZCELIS OSPINO LCDO. IVÁN LEAL 29/09/06

MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES

k) Permite la determinación de los estándares más efectivos, ya que

IV.3 ALCANCES Y LIMITACIONES