25

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO

II.1 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

El departamento de Presupuesto y Planificación Financiera es el

medio a través del cual se puede establecer un sistema integral donde se
presta particular atención a la fijación de objetivos con base en los cuales se
planifican y controlan la asignación de recursos a las diferentes actividades
tanto administrativas como financieras que puede realizar la institución. La
unidad de Presupuesto y Planificación financiera implica coordinar, asesorar,
organizar y evaluar de manera permanente. Diseñando y actualizando
sistemas, definiendo metodologías más racionales de operación,
estableciendo un mecanismo y control, basado en el hecho de: Incremento
de los niveles de eficiencia en términos de la Administración Financiera.

Finalmente una de las razones fundamentales, justifican la existencia

de el departamento de presupuesto y planificación Financiera es que, en una
institución tan compleja como lo es, la Alcaldía del Municipio Páez, confronta
problemas vinculados con la falta de definición de cómo encarar procesos
que permitan asignar recursos para alcanzar objetivos en un periodo
determinado, adoptar estrategias que definan el "como" se realizan las
actividades de la institución eligiendo aquellas que mejor convengan para el
logro de los objetivos, ejecutando y controlando para determinar que los
planes no se queden únicamente en mente de quienes lo propusieron.
 26

II.1.1 OBJETIVOS

II.1.1.1 Objetivo General

Controlar el presupuesto vigente de los ingresos y gastos de la

Alcaldía del Municipio Páez, a través de los registros de la ejecución
financiera de los presupuestos ya mencionados.

II.1.1.2 Objetivos Específicos

a) Coordinar que exista una mayor cohesión en lo que respecta a los

procesos administrativos como son la organización, dirección, control y
Comunicación dentro del Departamento de Presupuesto.
b) Organizar y dirigir el proceso de formulación del presupuesto de así
como la ejecución, control y evaluación del presupuesto.

c) Revisar, verificar y conformar Ingresos y Gastos, según las normas y

procedimientos establecidos.

d) Asesorar a los diferentes Departamentos y Direcciones que lo

ameriten.

e) Presentar un resumen de las actividades realizadas en el

Departamento de presupuesto en sus tres Áreas: Ingresos, Control de
Ejecución y Detalle de Personal, a través, de la presentación de cuadros
demostrativos.

Los principales instrumentos para efectuar los citados controles,

están constituidos por los registros de contabilidad de la ejecución financiera,
prescritos por la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE) y el Ministerio
 27

de Finanzas, que se rigen por los denominados instructivos del Sistema de

Información de la Ejecución Financiera del Presupuesto de Gastos para las
entidades de la administración pública.

Esta ejecución financiera constituye principalmente las siguientes

actividades:

a) Registro diario de los ingresos, debidamente clasificados de acuerdo a

los diferentes rubros de recaudación establecidos en el presupuesto.
b) Registro de los compromisos validamente adquiridos, que pueden
asentarse mediante documentos tales como: órdenes de compra o servicio,
contratos de personal, de obras y otros, emisión de órdenes de avance, entre
otros.
c) Registro de los gastos causados o compromisos definitivos, que
pueden registrarse mediante los documentos a través de los cuales se
origina la obligación a las órdenes de pago emitidas.
d) Registro de los pagos, los cuales pueden asentarse mediante los
comprobantes de los cheques girados, las órdenes de pago canceladas o
una relación de los pagos, así como los comprobantes de las rendiciones de
órdenes de avance a las órdenes para reposición de dichos fondos.
e) Modificaciones a los presupuestos de ingresos y gastos (créditos
adicionales, superávit en el presupuesto de ingresos y disminuciones
presupuestarias)
f) Modificaciones en el presupuesto de gasto (traslado de partidas)
 28

II.1.2 ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

a) Registro diario de los ingresos, debidamente clasificados de acuerdo

a los diferentes rubros de recaudación establecidos en el presupuesto.
b) Registro de los compromisos válidamente adquiridos, que pueden
asentarse mediante documentos tales como: órdenes de compra o
servicio, contratos de personal, de obras y otros, emisión de órdenes de
avance, entre otros.
c) Registro de los gastos causados o compromisos definitivos, que
pueden registrarse mediante los documentos a través de los cuales se
origina la obligación a las órdenes de pagos emitidas.
d) Registro de los pagos, los cuales pueden asentarse mediante los
comprobantes de los cheques girados, las órdenes de pago canceladas o
una relación de los pagos, así como los comprobantes de las rendiciones
de órdenes de avance a las órdenes para reposición de dichos fondos.
e) Modificaciones a los presupuestos de ingresos y gastos (créditos
adicionales, superávit en el presupuesto de ingresos y disminuciones
presupuestarias). Modificaciones en el presupuesto de gastos (traslados de
partidas).

El departamento de Presupuesto está adscrito a la Dirección de

Hacienda y se interrelaciona principalmente con los otros departamentos
adscritos a la Dirección, siendo éstos los siguientes; Tesorería, Rentas,
Distribución y Compras y Contabilidad.

El proceso de administración financiera del Municipio tiene su inicio

en el Departamento de Distribución y Compras, el cual debe tener
conocimiento de la disponibilidad presupuestaria para la adquisición de
 29

materiales y suministros, servicios y bienes, ya que todos los gastos

deben ser imputados a una partida o crédito presupuestario.

II.1.2.1 INTERRELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO CON

OTRAS DIRECCIONES Y DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN LA
ALCALDÍA DE PÁEZ

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN.

El departamento se interrelaciona con la dirección de administración

debido a que dicho departamento pertenece a esa dirección y por ende este
debe emitirle constantemente toda la información necesaria procedente de
todas y cada una de las operaciones efectuadas por el personal que labora
allí.

Sin embargo se hace necesario señalar que la Dirección de

Administración esta conformada por cuatro departamentos como son:
Distribución y Compras, tesorería y Servicios Contables. Y como es obvio
estos departamentos antes mencionados tienen relación con el departamento
de presupuesto.

Departamento de Distribución y Compras

Entre Compras y Presupuesto existe interrelación debido a que cuando

se emite una orden de compra; este departamento debe consultar con el
departamento de Presupuesto con la finalidad de verificar si la partida por la
cual corresponde cubrir la orden de compra tiene Disponibilidad
presupuestaria.
 30

Es decir cuando el Departamento de Compras, procesa una orden de

servicio o compra sea cual sea su motivo, causa, circunstancia o concepto
este debe remitirla al Departamento de presupuesto para que el determine a
través de la revisión, si la partida por la cual corresponde sufragar la orden de
compra tiene disponibilidad presupuestaria.

De no tener dicha partida disponibilidad presupuestaria el

departamento devuelve la orden de compra al departamento de Compras.

También se interrelacionan ya que constantemente el Departamento

de Compras verifica si las imputaciones presupuestarias son correctas, esto
se hace con el propósito de procesar la orden de compra.

Departamento de Servicios Contables

Existe interrelación con el Departamento de Servicios Contables,

porque es contabilidad quien emite y procesa las ordenes de pago; pero
antes de hacer este proceso éstas deben de ser enviadas al departamento
de Presupuesto para que este verifique, analice y diagnostique si la orden
suministrada tiene o no disponibilidad presupuestaria.

De comprobarse que tal orden tiene disponibilidad presupuestaria,

este procede a realizar la imputación presupuestaria, teniendo siempre
presente la partida a la cual pertenece dicha orden. Luego se prosigue a
registrar en el Presupuesto tanto en el Libro Diario como en la ejecución
financiera del Presupuesto de Gastos.

Si se corrobora que la partida por la cual se cubre el gasto de la

orden de pago, no tiene disponibilidad presupuestaria; el Departamento de
 31

Presupuesto devuelve la orden al departamento de Servicios Contables,

donde anexo a esta orden lleva un memorando el cual explica que la
partida por la cual se procedía a cancelar la orden de pago no tiene
disponibilidad presupuestaria.

Departamento de Tesorería

Con Departamento de Tesorería; ya que este es el encargado de

administrar directamente el dinero procedente de los ingresos del
municipio, con el cual se hace frente a todas las obligaciones y
responsabilidades que asume la alcaldía en pro del beneficio de la
institución y del pueblo. Debido a esto; es decir a la gran responsabilidad
que este tiene, el debe consultar y corroborarse de que todas las ordenes
de pago emitidas por el Departamento de Servicios Contables sean
conocidas, registradas por el Departamento de Presupuesto

DIRECCIÓN DE HACIENDA

Debido a que hacienda es la Dirección que recauda los ingresos del

municipio, ésta, está en la obligación de emitirle constantemente al
Departamento de Presupuesto la Remisión de ingresos con la finalidad que
dicho departamento, registre de forma cronológica los ingresos recaudados
por concepto de Patente industria y comercio, Patente de Vehiculo, Tasas
municipales, Aseo urbano entre otros. Además ésta Dirección debe emitir
esta información ya que, el Departamento de Presupuesto tiene como
función enviar trimestralmente un informe de los Ingresos emanados por el
Municipio, a la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), esta llega
hasta allí a través de la Oficina de Estadística de Finanzas Publicas dirigida
por el Ministerio de Finanzas
 32

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Existe una interrelación bien definida entre estos dos ya que esta
Dirección es la que emite quincenalmente las nominas de empleados,
pensionados, obreros, jubilados y juntas parroquiales, estas nominas son
pasadas al departamento de presupuesto con el propósito de que este
revise, verifique, de forma detallada y especifica cada una de la nóminas
para que luego proceda a realizar la imputación presupuestaria, ala cual se
le conoce vulgarmente como; codificación presupuestaria, Así mismo, por
otro lado ésta Dirección debe de tener conocimientos previos sobre la
disponibilidad presupuestaria para nuevos ingresos del personal (fijo,
contratado o eventual) y la elaboración de la nómina respectiva.

Y es así como el departamento de presupuesto se interrelaciona con

la Dirección de Recursos Humanos.
Sin embargo, es importante resaltar, que todos los requerimientos
de las Direcciones y Departamento de la Alcaldía Bolivariana del Municipio
Páez, que conlleven a la ejecución de un gasto, deben ser tramitados a
través del Departamento de Presupuesto ya que éste es el que maneja los
ingresos disponibles del municipio.

DESPACHO DEL ALCALDE

Se relacionan debido a los siguientes aspectos:

a) Cuando el Alcalde Solicita un Traslado de Partida, el cual debe ser

efectuado por el Departamento de Presupuesto.
 33

b) Cuando el Alcalde aprueba determinada orden de pago, éste primero

debe verificar por medio de la Disponibilidad Presupuestaria, la cual emite el
Departamento de Presupuesto; si la partida por la cual corresponde sacar o
cancelar la orden tiene Disponibilidad Presupuestaria.

II.2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO

El Departamento está conformado por un (01) Jefe de Oficina y cuatro

(04) empleados, los cuales se ubican en los siguientes puestos de trabajo; un
(01) Asistente Administrativo, un (01) Asistente Contable, un (01) Analista de
Presupuesto (grado I o II) y un (01) Operador de Soporte.

II.2.1 Funciones del Departamento

a) Controlar y registrar las operaciones presupuestarias necesarias

para la ejecución y distribución del presupuesto.
b) Controlar el presupuesto vigente de los ingresos y egresos de la
Alcaldía del Municipio Páez.
c) Proponer políticas dirigidas a optimizar el uso de los recursos
financieros.
d) Elaborar Reglamentos y fijar procedimientos para las modificaciones
en el presupuesto de gasto en estricta observancia a la normatividad vigente.
e) Presentar informes sobre los resultados de la gestión física financiera
a las instancias de Gobierno
f) Evaluar la ejecución de ingresos y egresos en función del
cumplimiento del plan operativo y presupuesto
 34

g) Controlar el presupuesto vigente de los ingresos y egresos de la

Alcaldía del Municipio Páez.
Funciones del Jefe de Presupuesto

a) Supervisar el sistema de contabilidad en forma manual de acuerdo a

las leyes, normas e instructivos establecidos para las entidades municipales.
b) Coordina la elaboración del anteproyecto del presupuesto de ingresos
y gastos.
c) Supervisa la elaboración de las solicitudes de modificaciones al
presupuesto (traspaso entre partidas, sub-partidas, certificaciones y sobre
giros).
d) Es responsable de supervisar y controlar la ejecución presupuestaria
a fin de vigilar que exista disponibilidad presupuestaria para poder
comprometer otros gastos.
e) Analizar las modificaciones presupuestarias de las distintas
unidades a fin de .signar los recursos necesarios a las partidas
presupuestarias que así lo requieran, municipal y las ordenanzas vigentes.
f) Llevar el seguimiento de la ejecución del presupuesto de ingresos.

Funciones del Asistente Administrativo

a) Presta servicio de apoyo en los procesos administrativos mediante el

registro, procesamiento y control de las órdenes de pago.
b) Resuelve, clasifica, codifica, relaciona y despacha correspondencias.
c) Tramita y lleva el control de documentos administrativo en el área
de presupuesto.

Funciones del Analista Contable

 35

a) Presenta informes técnicos.

b) Lleva el control contable en cuadros demostrativos.
c) Lleva el control presupuestario de los ingresos y egresos.
d) Revisa órdenes de compra, de pago, facturas, planillas y otros.
e) Efectúa el cierre mensual de los libros referentes a la ejecución
financiera del presupuesto de gasto.
f) Elabora cuadros demostrativos para información general y especifica
del comportamiento del gasto y disponibilidad presupuestaria.
g) Elabora la ejecución financiera del gasto.
h) Análisis y codificación de nominas quincenales de personal fijo y
contratado de la institución por departamentos, direcciones y demás
despachos.

Funciones del Analista de Presupuesto I:

a) Efectúa el cierre mensual de los libros referente a la ejecución

financiera del presupuesto de gastos.
b) Elabora cuadros demostrativos para información general y
específica del comportamiento del gasto y disponibilidad presupuestaria.
c) Elabora la ejecución financiera del gasto.
d) Análisis y codificación de nóminas quincenales de personal fijo y
contratado de la institución por departamentos, direcciones y demás
despachos.

Funciones del Analista de Presupuesto II:

a) Mantener el Control del comportamiento de la ejecución

presupuestaria, administrando ingresos y egresos de la institución.
 36

b) Elaborar la ejecución financiera del presupuesto de egresos.

c) Preparar informe trimestral de la ejecución presupuestaria, tomando
los datos del registro de la ejecución del presupuesto de egreso e ingresos.
d) Realizar el cierre mensual de los libros referentes a la ejecución
financiera del presupuesto de egresos Ejecutar solicitudes de traspasos
entre partidas resoluciones internas, registro y codificación de órdenes de
pago.
e) Participar en la elaboración del presupuesto.

Funciones del Operador de soporte.

a) Realizar actividades de soporte técnico en la unidad de

presupuesto, incorporando datos a través de medios de comunicación
de acuerdo a normas y procedimientos establecidos.
b) Transcribe información para ser introducida en la base de datos.
c) Revisa los archivos que se encuentran en el equipo.
d) Actualiza información.
e) Transcribe datos de documentos respaldo de información.

II.2.2 Organigrama del Departamento de Presupuesto.

Jefe de
Presupuesto

Asistente Analista Analista de Operador de

Administrativo Contable Presupuesto I Soporte
y II