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PayRoll 4 2013
Software de remuneraciones revisión 4.8.xx. © PayRoll S.A.
PayRoll 4
Índice
1 Manual de Implementación PayRoll .............................................................................................................................. 6
I
6|M a n ual de P ayR oll 4
El propósito perseguido con este Instructivo con respecto a la Implementación del Sistema
Payroll Remuneraciones, es el de permitir que sea llevada a cabo en forma autónoma, sin
tener necesidad de recurrir a expertos, utilizando para ello, el Manual de Payroll
Remuneraciones, luego las instrucciones secuenciales de la implementación aquí
propuestas, y asimilando el significado de la forma y orden del procedimiento a seguir.
1.1.1 Instalación
Para efectuar la instalación del Sistema se requiere contar con un lector de CD, para
insertar el disco de PayRoll Remuneraciones y seguir el avance conforme lo indique el
desarrollo automático. Este proceso aparece explicado con todo detalle en el Manual de
Payroll Remuneraciones, primer tópico Instalación. (Preparación del Sistema)
El usuario debe contestar SI, con lo cual se presentará otra pantalla indicándole su "Código
de Sitio". Este es un número hexadecimal en grupos de a cuatro más dos adicionales.
El usuario deberá comunicar a PAYROLL S.A. ese código de sitio para que le sea habilitada la
licencia, imprimiendo el formulario- fax, utilizando para ello el icono de impresora situado al
costado izquierdo de la pantalla.
La autorización le podrá ser dada en forma definitiva o por un período determinado, de
acuerdo a lo que se haya pactado.
Se recuerda que cada licencia es numerada, es decir, sólo permite ser utilizada por un
usuario.
Para más detalles sobre otras posibilidades de acción contempladas en este cuadro para
actuar sobre la licencia ver: Licencia para Uso del Sistema
1.1.4 Preferencias
Este es un tema muy importante ya que Sistema posee muchos "campos" que pueden
llenarse con un gran número de datos. Tomemos como ejemplo las tablas Cargos, Títulos,
Bancos, Unidades de Trabajo, etc. En una Tabla el dato tendrá un nombre y un código, lo
cual permite ubicar el dato solicitado, pero además, en el Sistema Payroll se cuenta con la
facilidad de que con un doble clic en el campo, aparece en una nueva ventana la tabla
completa, además de su información, con los iconos que permiten crear, modificar o
eliminar datos.
Notable ventaja
Prácticamente se pueden crear todas las tablas que se requieran. Las primeras 99 están
reservadas para uso del sistema.
Para mayor facilidad ya han sido creadas alrededor de 50 tablas, las cuales pueden
aprovecharse de inmediato, Si se quieren crear otras propias deberá tener un código de
tabla superior a 100.
Para crear una nueva tabla, en la pantalla inicial bastará un clic en , luego completar
los datos solicitados y finalmente clic en para que esta quede grabada.
Para crear un nuevo elemento en una tabla se ilumina en el listado de ellas y se abre con un
clic en , o bien haciendo doble clic en el nombre de la tabla.
Un modelo de una tabla llamada desde un campo (con doble clic en el campo) puede ser la
siguiente: Ejemplo sobre el campo cargo de la ficha.
Se podrá crear, modificar o eliminar códigos de datos de esa tabla. Además si el campo
posee información, se posiciona sobre el registro seleccionado.
Nos referimos a:
Para nuestro caso, sin contar con Control de Asistencia, existen 7 tipos de Ítems. Más
detalles sobre este punto figuran en el Manual de PayRoll Remuneraciones.
Por otra parte, la pestaña “Opciones” se refiere a las preferencias del ítem, entre las cuales
por ejemplo, si el ítem es proporcional de acuerdo a los días trabajados.
Las siguientes pestañas se refieren a: "Retenciones" que pueden afectar al trabajador, a
datos de "Contabilidad" donde figura el Plan de Cuentas, tema que será explicado en
detalles más adelante y en el Manual; "Afectos" que se refiere a la acumulación de valores
interesantes de conocer para determinados ítems, la pestaña “Bases” permite ingresar
distintos afectos al ítem para utilizar en formulas (uso exclusivo Perú) y "Otros" que se
refiere, en este caso, al código del ítem para la información estadística que se proporciona
al INE.
Ejemplo:
En el caso de las planillas para el pago de las AFP, los ítems importantes son:
Para las cotizaciones a las Isapres se requiere, al menos los siguientes ítems:
- CAJACO
Para las fórmulas que utilicen estos ítems sucederá algo similar, ya vendrán creadas. En
todo caso en el Manual se explica el detalle de su creación.
Habrá fórmulas estándar, más o menos complicadas, las cuales eventualmente podrán ser
creadas por el usuario y Procedimientos creados en el Sistema para resolver casos de mayor
complejidad.
Entre las variables, cuyo listado también figura en Anexo, podemos reconocer KVAL que
representa un valor, por ejemplo el valor de la UF en ese mes. O bien, KTIM que representa
el total imponible.
Un "Procedimiento" puede ser tal en cuya utilización no participa para nada el usuario
como ser el procedimiento del pago de impuestos: P[IMPUESTO(Valor)]P. O bien, puede
intervenir si se tratara de recurrir al valor de un elemento de una tabla utilizando un
procedimiento cuyos componentes si, puede colocar el usuario: T [NºTabla; Elemento;
Valor]T.
Como dice el Manual: Las clase constituyen una forma rápida de asignar ítems a los
empleados.
Los detalles de la creación de clases, es decir de los ítems incluidos en cada clase, está bien
explicada en el Manual.
Esta es una de las partes más importantes del Sistema. Por supuesto la ficha viene creada,
el desafío será llenarla. Ver: Presentación y Manejo de la Ficha
Como se explica en el Manual, en la misma pantalla aparecen los datos generales en la parte
superior, luego, presionando los títulos de las pestañas intermedias se puede hacer
aparecer diferentes tipos de Datos:
Inicial que se visualiza según los permisos del sistema sobre los usuarios.
Personales de cada empleado.
Relacionados con la Empresa para el empleado.
Sobre LL SS.
Formas de pago.
Otros convencionales.
Configuraciones referentes a condiciones, que si bien fueron estipuladas en
"Preferencias" pueden variar particularmente para determinados empleados.
Los temas incluidos que interesan para esta sección, dentro de la pestaña de
“Configuraciones”, son Vacaciones y Licencias Médicas, es decir, la configuración de ambos
temas en general será la misma para todo el personal indicada en "Preferencias”, salvo
casos especiales cuya modificación puede hacerse aquí.
Esta ficha puede ser llenada en forma manual o masivamente. El llenado en forma individual
está bien explicado en el Manual. En cuanto al llenado masivo de datos y de personal se
explicará con detalle en el Titulo "Ingresos".
Además de los 6 tipos de datos mencionados, la ficha contiene otros importantes temas
relacionados, cuyos iconos de llamada aparecen en la barra situada en el costado izquierdo
de la ficha. Ellos figuran en dos pantallas y se explicará su implementación:
Primera parte:
- Grupo Familiar
- Ausentismo
- Liquidación de Remuneraciones.
- Mapa de Ítems
- Liquidaciones Históricas
- Vacaciones
Segunda Parte
- Contratos
- Finiquitos
- Credenciales
Llenar los cuadros relacionados con el grupo familiar no presenta mayores inconvenientes.
Lo que sí, debe tomarse en cuenta es que el tema cargas familiares figura en tres partes.
En "Preferencias" pestaña “A. Familiar” se mencionan los montos legales autorizados a
pagar por categoría de sueldo del empleado.
1.3.2 Ausentismo
El segundo paso está explicado en el Manual: Como se indica en los ítems que figuran en
Haberes Especiales, los subsidios son ítems que deben agruparse para establecer su monto
acumulado y corregir las alteraciones que se produzcan por este concepto. Esto los
convierte en "Afectos" a Licencias Medicas y tal calidad debe indicarse en "Datos del Ítem"
pestaña “Afectos”. (Ver Ítems). Más adelante, en el manual, se presenta un programa para
calcular la suma de los ítems considerados Afectos a Licencias Médicas
El tercer paso tiene que ver con casos particulares que se originen cuya disposición será
fijada "Configuraciones" de la ficha del empleado y será válida por sobre lo establecido en
"Preferencias".
El cuarto paso corresponde a fijar una norma sobre el inicio de la estadística de ausentismo
para cada empleado, la cual, si es anterior a la utilización de Payroll, puede lograrse
mediante el ingreso de la información histórica de ausentismo, También es posible
prescindir de este proceso y comenzar el computo con la iniciación del sistema Payroll.
La importación de datos históricos se tratará en detalle más adelante, por cuanto ella afecta
a todo lo que concierne al llenado masivo de la Ficha.
El quinto paso tiene que ver con la estadística de ausencias por empleado. Esta se forma
contestando, en cada ocasión que se produzca, un cuadro de diálogo especial que aparece
bien explicado en el Manual.
El resultado final estadístico aparecerá en Ausentismo en la ficha del empleado
Las liquidaciones finales de los empleados se efectúan cuando se considera que el mes está
cerrado si bien, no físicamente pues la liquidación final puede repetirse hasta el cierre
definitivo. Aparte de la liquidación final es posible recurrir a la Ficha para obtener una
liquidación de prueba.
Un requisito es que en ella figuren todos los ítems que conforman los haberes y descuentos
de empleado. Esta exigencia contribuye a que en el Mapa de Ítems figure el mismo icono
que en la Ficha pues teniendo el Mapa completo se dispone de todos los datos para obtener
la liquidación.
Otros requisitos es la indicación de los días trabajados para calcular aquellos ítems que son
proporcionales a esta situación
Además es imprescindible que se haya efectuado el ingreso de los índices del mes UTM, UF,
Tope de AFP e IPC.
Previo a cualquier cálculo de una liquidación de prueba es necesario definir sobre los ítems
que la afectan y como se incluyen estos a cada empleado.
Existen empleados y existen ítems, se trata ahora definir cuales ítems afectan a cada
empleado y ese será el Mapa de Ítems
Los diversos pasos para llenar el Mapa de Ítems son los siguientes:
Estos conceptos se completan al crear las características del ítem que se va a incluir.
- Ingreso manual que sería el caso actual para una determinada Ficha de empleado
- Ingreso masivo de Ítems, tema que se tratará en Ingresos.
- Mediante la aplicación de una Clase al empleado.
En esta sección del Manual de implementación se tratarán las formas de ingreso manual y
asignación de Clase.
Sueldo base: Mientras no exista licencia, permiso sin sueldo, etc. El valor original coincide
con el calculado. Pero si la persona trabajó 15 días entonces:
El Sistema guarda todos los datos para restablecer liquidaciones pasadas desde el inicio de
Payroll o bien, desde cualquier fecha si efectúa un ingreso histórico de los de los datos que
la forman anteriores a Payroll. Estos datos se guardan en Liquidaciones Históricas Con un
clic en el icono aparece esta imagen:
Esta fórmula forma parte del Sistema para el cálculo de las remuneraciones y aplicando
a la liquidación donde figura este bono reliquidable aparece la pantalla donde se colocan las
fechas de inicio y término
Colocando las fechas solicitadas y con un clic en aparece una imagen ofreciendo
imprimir o ver por pantalla la información histórica de impuestos y Reliquidaciones.
1.3.6 Vacaciones
El propósito de este instructivo es que cualquier usuario, siguiendo los puntos del Diagrama
de Flujo, sea capaz de implementar y mantener al día el estado de las vacaciones
individuales de los diversos empleados que figuran en el sistema.
Además permite crear los nuevos comprobantes de las vacaciones solicitadas y luego
incluirlos en el sistema como nuevos antecedentes.
Las vacaciones se calculan por períodos Anuales: Una vez cumplido el año a partir de la
fecha de ingreso.
- Años reconocidos:
Este dato se utiliza para contabilizar la antigüedad del trabajador. Recordemos que según el
Código del Trabajo: "Todo trabajador con diez años de trabajo para uno o más empleadores,
continuos o no, tendrá derecho a un día adicional por cada nuevos tres años trabajados. Con
todo, sólo podrán hacerse valer hasta 10 años de trabajo prestados a empleadores
anteriores". En esta variable se incluirán los años trabajados (reconocidos) con otro
empleador. Al lado derecho de este campo aparece una fecha a partir de la cual se harán
efectivos los días progresivos. Los progresivos devengados antes de esta fecha se pierden.
- Fórmula de Vacaciones:
El sistema permite determinar las vacaciones legales y, además, las vacaciones
correspondientes a cualquier modalidad que utilice la empresa.
Como la fórmula para vacaciones permanece en blanco, se asumirá que se trata del cálculo
legal de las vacaciones. En caso contrario, se utilizaría la fórmula que corresponda.
- Días iniciales:
El sistema al ingresar una fecha inicial para el cálculo de vacaciones, hace el cálculo de todos
los días de vacaciones que ha devengado ese empleado hasta hoy, considerando que nunca
se ha tomado vacaciones. Este campo numérico se ocupa, entre otros, para dejar al
empleado en el estado actual, descontando de los días normales de vacaciones devengadas
según lo indicado en esta opción.
- Días adicionales:
Dados en forma voluntaria por la empresa
- Días Proporcionales:
Son los días feriados o no hábiles que están incluidos en un período de vacaciones
Operatoria
Al efectuar un clic en el icono de la ficha del empleado, se presenta la siguiente
pantalla:
Además de los días totales pendientes, aparecen detallados los días de vacaciones
pendientes y usados según se trate de días normales, proporcionales, progresivos y
adicionales.
El detalle por periodos y el estado actual de las vacaciones se obtienen presionando
Comprobante:
A partir de la pantalla de información y funciones es posible crear un comprobante de
autorización de vacaciones.
Para ello se utiliza el icono con lo cual aparece un cuadro de diálogo para crear el
comprobante en el cual se informa de los días a tomar los que se confirman con Enter.
Llenando este cuadro de diálogo y presionando se obtiene por pantalla el reporte del
Comprobante, el cual posee una copia para el trabajador y otra para el empleador.
Supongamos que es útil y conveniente utilizar como procesador de texto el sistema Word.
Los datos indicando la ubicación de ese archivo deben colocarse en el campo “Procesador de
texto” que se encuentra en "Preferencias” pestaña "Vinculos".
En la línea "Iniciar en" está el destino del procesador de texto “C:\Program Files\Microsoft
Office\Office12”, haciendo clic con el botón derecho del mouse aparece una oferta de copiar
el texto el cual lo llevamos a "Preferencias" pestaña “Vinculos” dentro de PayRoll para luego
agregar al final del texto la instrucción de acción "winword.exe", como lo muestra la
siguiente imgen:
1.3.7.1 Contratos
Donde se ubica el campo texto, al hacer doble clic aparece un listado con archivos de texto
de contratos, finiquitos, certificados, o bien ninguno si estamos recién en una
implementación. Con otro doble clic sobre el texto, el nombre del archivo se traslada al
campo desde donde se inicia.
Si queremos leer, o bien, crear un texto se hará clic con el botón derecho del mouse en ese
campo con lo cual aparece una pantalla de Word en la cual presionando "Nuevo" se puede
crear el texto. En este texto se deben incluir todas las variables que permiten crear un texto
valido para todo el, personal al cual se le asignará.
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Trabajador Empleador
Para lograr que un contrato tipo se aplique a una "selección" de personal es necesario
agregar previamente una instrucción para que este se ejecute cada vez que se requiera:
Primero debe colocarse al comienzo la instrucción <<LOOP>> con lo cual el encabezamiento
del contrato (finiquito, comunicación) quedará como se muestra más arriba.
Firma del Documento
En la pantalla mostrada más arriba existe el campo "Firma del Documento" con un clic en
ese campo aparece la lista del personal desde donde se obtendrá el nombre y el Rut de la
persona designada para firmar.
Configuración:
Aplicando el icono se llama una pantalla que permite incluir los ítems que figurarán en
el documento. Para ubicar estos ítems bastará hacer doble clic en el campo donde se
guardará, con lo cual aparece la tabla de ítems para su traslado al campo de llamada con un
doble clic.
Variables:
En anexo se mostrará todas las variables que permiten crear los documentos mencionados
1.3.7.2 Finiquitos
El programa para el cálculo del finiquito no hay que instalarlo, sólo es necesario aportar los
datos que se solicitan para obtener el cálculo que se desea obtener
Se ingresa a esta opción a través del menú ubicado en la barra izquierda de la Ficha,
presionando el ícono , con lo que aparece una pantalla solicitando ingresar los siguientes
datos:
En la parte superior Izquierda se pide una serie de datos sobre los cuales sobran los
comentarios
Resumen
El Resumen es el cálculo mismo pero que puede ser revisado si hay alguna variación en los
otros temas ubicados en esa barra.
Al lado izquierdo de cada campo existe un recuadro en blanco en el cuál se deben marcar
los conceptos que correspondan al cálculo del finiquito de este empleado.
Estos conceptos son bastante claros, pero cabe alguna posibilidad de corrección en los
temas:
Vacaciones, Indemnizaciones y deudas que una vez dilucidados pudieran cambiar el cálculo
del Resumen.
Vacaciones Proporcionales
El cuadro que permite colocar los datos para su cálculo es el siguiente:
Indemnización
c) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior, aquí
se puede ingresar la base de cálculo de las vacaciones.
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d) Sin tope de años: De no marcar esta opción el sistema calcula la indemnización según los
años trabajados considerando como máximo 11. De marcar esta opción el sistema
calcula en función del total de años trabajados.
Para el caso de que la persona ingresó antes del XX de 1981, el sistema calcula siempre
sin tope de años.
e) Número de años a considerar: Aparece la cantidad de años que el sistema está
considerando para el cálculo.
f) Indemnización Bruta: Corresponde a la multiplicación de lo calculado en el campo
"Base última remuneración mensual" por el "Número de años a considerar", Ademas
permite ingresar un monto bruto voluntario, en el caso que se requiera una
indemnizacion por mutuo acuerdo y no corresponda a la calculada.
g) Convenio colectivo u otro exento?
h) Renta promedio últimos 24 meses: Este campo aparece sólo si en la pestaña "Resumen"
se marcó la opción "Voluntaria?" . Este cálculo se ocupa para ver que parte de la
indemnización paga impuesto. La base de cálculo que ocupa es la de la Indemnización
por años de servicio.
i) Tope indemnización legal exenta: Corresponde a la "Renta promedio últimos 24 meses"
multiplicados por el "Número de años a considerar".
j) Indemnización voluntaria afecta: Corresponde a la diferencia entre la "Indemnización
bruta" y el "Tope Indemnización Legal Exenta"
k) Impuesto: Se calcula sobre la Indemnización voluntaria afecta
l) Indemnización a pagar: indemnización legal exenta + indemnización voluntaria afecta -
impuestos correspondientes.
Mes Sustitutivo
a) Ingresa la Base: Consulta si se quiere ingresar la base de cálculo del mes sustitutivo en el
campo siguiente.
b) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior, aquí
se puede ingresar la base de cálculo del mes sustitutivo.
c) Tope mes sustitutivo exento: Tope del mes sustitutivo en pesos.
d) Mes sustitutivo voluntario afecto: Campo calculado del valor afecto, solo lectura.
e) Impuesto: Campo calculado del impuesto, solo lectura.
Deudas
Seleccionando "SI" vamos al mapa de ítems del empleado donde aparecerán los conceptos
del finiquito traspasados a la liquidación (Mes de aviso, Indemnización, etc.). Como se
muestra en la siguiente imagen.
1.3.8 Credenciales
Este punto no requiere implementación sólo cumplir con entrar al programa y proceder de
acuerdo a las instrucciones
Presionado el ícono "Credencial" aparecerá un recuadro interior ofreciendo imprimir,
mostrar por pantalla o las otras alternativas que acompañan esta oferta.
Sobre este tema se ha mencionado ya la importancia que tienen la UTM, la UF, el sueldo
mínimo mensual, los topes imponibles de las AFP y SEC, la variación del IPC del mes y el
factor de actualización en los cálculos. Por lo tanto es una tarea que debe efectuarse antes
de crear ítems, fórmulas, liquidaciones de prueba, mapa de ítems, etc.
La pantalla con los datos existentes y el cuadro para su llenado se muestra a continuación:
Es posible crear hasta 22 parámetros propios para indicar valores que interesen a la
empresa para aplicarlos en fórmulas:
Detalle de los Impuestos pagados mes a mes por cada trabajador y la posibilidad de corregir
las diferencias antes de las declaraciones juradas anuales 1827 y/o 1887, por otros pagos
que efectúe el cliente, no incluidos en PayRoll. El procedimiento se explica en el Manual.
La tabla de feriados es necesaria para diversos cálculos, como ser vacaciones, finiquitos
entre otros, La pantalla en que se guardan los feriados es la siguiente:
Un año se puede calcular a partir del anterior. Esto se consigue presionando el icono
Con lo cual se presenta este aviso
Además se pueden borrar los feriados entre dos fechas ingresadas por pantalla como se
muestra en la siguiente imagen
La empresa deberá acomodar la tabla de impuestos que servirá para todos los cálculos al
respecto, que efectúe la empresa.
Esta tabla que ya viene con los datos actuales, no podrá crearse pero si modificarse cuando
se efectúen cambios legales que afecten al impuesto de 2ª categoría.
Ya hemos visto que el ingreso de datos en la mayor parte de los casos es masivo, por tanto,
es indispensable dominar las maneras de hacerlo. Además, se tratará los temas de
Asignaciones masivas, Reajustes masivos, Eliminaciones masivas. También se tratarán otros
ingresos especiales.
Se comprenderá que para estas operaciones masivas con el personal es indispensable poder
designar con claridad y precisión quienes son los empleados que participan. Es por esta
razón que el primer tema a tratar en esta etapa es la Selección de Personal.
Al llamar cualquier programa de ingresos como ser Ingreso Masivo de Ítems se presenta la
siguiente imagen
En el costado Izquierdo superior dice Seleccionados: Los cuales podrán ser todos o el grupo
de empleados que se designe. ¿Cómo? Habrá dos maneras: Ingreso a mano o ingreso
masivo. En ambos casos se pasa por la misma pantalla cuyo uso explicaremos. Ella aparece
al presionar el título Selección:
El ingreso a mano es muy simple: está el listado de empleados y botones para agregar o
retirar.
Se puso el nombre de la Condición: Lugar de Pago y del buzón siguiente presentando las
siguientes posibilidades:
- Personales del empleado
- Relacionados con la empresa
- Previsionales
- De vacaciones
- Donde dice igual, también se puede elegir, mayor que, menor que, entre, etc.
- El botón permite llevar un dato a la condición
- El cuadro inferior permite :
Limpiar el Criterio de selección.
Colocar paréntesis
Juntar condiciones con Y (And) y O (Or) como podría ser Lpago =
1996 AND Sexo = M AND ESTADO = A
La Selección fue de 5 personas, el ítem fue BONREP (Bono Cumplimiento) con un valor de
$200.000, las casillas ubicadas al costado izquierdo de los campos permiten bloquear el
valor para no ser modificado. Respecto a las ofertas y alternativas pueden consultarse en el
Manual.
Presionando Ingresar (De importar se hablará más adelante) se presenta un
cuadro con los nombres del personal seleccionado.
Además, recurriendo al icono se puede cuadrar las horas reales con las ingresadas
También se informa, en el caso que esos datos se ingresen en conjunto como efectuar una
configuración especial.
Cuando se quiere cambiar en forma colectiva ciertos campos se procede así. Supongamos
que trata de cambiar a empleados el Centro de Costo al cual pertenecen.
Para esto se utiliza la pantalla que sigue como Centro de costo es un campo del tipo
"Relacionado con la empresa" se seleccionó esta opción.
Aparece bajo esta opción, un listado de campos del tipo seleccionado. Ubicamos el campo
que queremos ingresar o modificar y hacemos doble clic sobre él, con lo que aparece en la
opción "Campo seleccionado”. Donde dirá "Centro de Costo"
i) "Un dato muchos empleados": Significa que, independientemente del centro de costo en
que estén actualmente, a todos se les quiere ingresar un nuevo dato.
ii) "Reemplaza un dato por otro": Significa que a todos los empleados seleccionados que
tengan actualmente cierto dato en "Actual" quiere cambiarlos a uno "Nuevo", el cual
deberá especificarse en este último.
Con aparece un mensaje pidiendo confirmar si está seguro de realizar el cambio
En general, para proceder PayRoll presenta los datos por tema (Completos o Parciales) que
está en condiciones de ingresar en forma masiva al Sistema. Para efectuarlo pide que sean
presentados en un archivo plano (Texto) con una estructura determinada o en una planilla
Excel, sin mayores requerimientos de estructura siempre que esta sea reemplazada por filas
y columnas.
Tales antecedentes serán guardados en algún Directorio PayRoll el cual será utilizado
cuando se pretenda poblar un nuevo archivo.
Esta forma de ingreso masivo mediante Importación de Datos es una segunda alternativa al
tema Ingresos especialmente importante en la etapa inicial de instalación del y Sistema, si
se desea recuperar los datos utilizados en sistemas anteriores.
Si quisiéramos, por ejemplo, importar los datos del grupo familiar el proceso es el siguiente:
El icono permitirá ubicar el archivo donde fueron guardados los datos que permitirá
poblar el nuevo archivo del grupo familiar.
Antes de seguir, como hemos dicho, el archivo donde se encuentran los datos puede ser de
texto o una planilla Excel.
En caso de tratarse de un archivo en planilla Excel basta que cada dato este dentro de una
columna sin importar el largo ni la ubicación.
Este icono permite ver la estructura que debe tener el archivo de texto
Esta es la estructura que debe tener el archivo de empleados para poder importarlo al
sistema.
Ejemplo:
Una vez entendida la estructura armamos el archivo en Excel que debe ser formato Libro
Excel 5.0/95, con datos de Empleados como se muestra a continuación:
Luego de esto se debe eliminar la primera fila ya que la utilizamos solo como referencia de
la posición de los campos.
Y con el botón muestra los datos de los empleados que se importarán desde el archivo
Excel.
Se consideraron todos los trabajadores que eran 6 y se propuso un aumento al sueldo Base.
Este reajuste puede ser un aumento en un cierto porcentaje (a) o aumento en una de ese
sueldo base en una cierta cantidad (b). O bien, llevar todos sueldos a un determinado
monto (c)
Con un clic en se presenta una oferta de impresión cuya visión por pantalla es la
siguiente:
b) En este caso los sueldos bases aumentaron en $50.000. seleccionando “más valor”
en opciones.
c) En el caso (c) todos los sueldos bases se dejaron en un mismo monto seleccionando
“Monto” en opciones.
Esta eliminación puede ser hecha para un determinado mes. Con un clic en el botón
presenta un aviso diciendo:
Datos Básicos
Utilizando este icono se presenta la estructura del Registro para importación de Datos
Históricos
El tema es análogo con la diferencia que permite importar los datos de un ítem cualquiera.
Esta es una etapa muy amplia que no se puede considerar para ella una sola
implementación pues los temas incluidos, que son informes sobre diferentes aspectos,
presentan gran variación entre ellos.
Un punto importante a tener en consideración es que los informes para que sean fidedignos
deben obtenerse después de efectuado el proceso de liquidación de haberes
Se dará mayor importancia a las explicaciones sobre el servicio que prestan y la forma de
utilizarlos.
1.6.1 Detalle
En el ejemplo que sigue se quiso obtener el dato de todos los empleados que trabajaron
horas extraordinarias (Sobretiempo) con 50% y la cifra cancelada a cada uno
Con los datos ya insertos en la pantalla inicial en este ejemplo y aplicando un clic en
se obtiene el siguiente detalle.
Este programa tiene por objeto la búsqueda de ítems especiales de un modo más amplio y
completo que el anterior
Mediante este filtro podríamos obtener el listado de sueldos base del personal, con sus
montos.
Además la columna Valor cuenta con filtro que nos permite tener un listado de los
indicadores establecidos
En caso que en el campo Centro.de.Costo diga 0 eso significa que se pide la información
por todos los Centros de Costo
Este programa es también de gran interés pues se tiene un detalle resumido de todas las
liquidaciones del personal seleccionado
Este programa tampoco participa de una implementación pero si es de alto interés como
programa auditor, pues permite detectar diferencias en: los pagos al personal, en dos
períodos, sea esta diferencia por ítem y empleados involucrados, o bien diferencias habidas
para una misma persona mostrando los cambios producidos en los ítems que intervinieron.
Libro de Remuneraciones
Para esto se selecciona el ícono con lo que aparece la pantalla "Configuración de las
columnas del libro de Remuneraciones".
Estos son los ítems que figurarán en las columnas de las páginas del libro existe la
posibilidad de borrarlos, modificarlos o crearlos.
La cual indica que corresponderá la posición 22; que el título no puede pasar de 12
caracteres; que debe decidir si coloca o no el valor original, teniendo en consideración que
en el Libro de Remuneraciones los datos contables se expresan sólo en moneda.
Al hacer doble clic en un campo vacío se presenta el listado de ítems del cual extraeremos
las columnas cotizaciones provisionales de AFP e Isapres.
La pantalla "Datos Columna" aportará los datos señalados y completando las definiciones
solicitadas el formulario queda así.
Aceptando Si, si es el caso, la imagen siguiente presenta una oferta de Imprimir o mostrar
por pantalla las páginas del libro, tamaño carta.
El tema del llenado de las diversas planillas está bien explicado en el Manual en: Planillas
Además, en Creación de Ítems se dio especial importancia a definir los ítems que ya estaban
creados por concepto de pagos provisionales
No obstante, para los fines de implementación interesa conocer cómo debe prepararse el
Sistema para que sea posible recurrir con éxito a los diversos programas que permiten
emitir las planillas de Pago.
Preparación
es la de AFP
En el caso de las AFP e Isapres ellas tendrán un código. En el caso de no colocarse código el
sistema supondrá que la planilla proporciona la información de todas las AFP o, según sea,
de todas las Isapres
Este programa no requiere ninguna implementación, pero es interesante saber que existe y
puede proporcionar valiosa información,
1) Emisión de Liquidaciones
2) Cierre del Mes
3) Transfer a Bancos
Un punto importante a tener en cuenta es que los datos ingresados sólo son aceptados por
el sistema una vez efectuada la Liquidación de Haberes.
Se puede decir que al realizar el proceso de liquidación se crea físicamente el mes, lo cual
significa que bajo el directorio C:/payroll4/LIS aparecen dos archivos de la forma
AAAAMM.cdx y AAAAMM.dbf Por ejemplo, si proceso Marzo del 2011 se generarán los
archivos 201103.cdx y 201103.dbf.
Esta liquidación puede ser repetida todas las veces que se desee antes del cierre del mes.
Una vez producido este cierre los datos ya no podrán cambiarse y cualquier corrección al
respecto tendría que ser consultada con personal experto altamente especializado en
Payroll.
El Ordenamiento puede ser hecho por prácticamente cualquier dato del Sistema
relacionado con el empleado o con la empresa. Remiliq es el formato por defecto de la
liquidación.
"Borra todo el período" esta alternativa se ocupa cuando queda alguna inconsistencia en el
sistema, como por ejemplo que aparezca algún empleado sin nombre ni Rut y con cotización
en alguna planilla de AFP. Lo que hace esta opción es Borrar el proceso del mes, es decir los
archivos 201103 (AAAAMM) y los vuelve a generar. No borra la información del mapa de
ítems del empleado, sino que vuelve a generar el traspaso pero ahora limpio.
Tan importante como fue la Instalación y la habilitación del Sistema Payroll lo es su cierre
mensual por cuanto, como se verá en diversos aspectos un nuevo mes parte con datos
diferentes.
Efectuado el cierre ya no puede volverse atrás, por ejemplo, todos los pagos y datos en
cuotas cambiaron de valor
Es por esto que una vez ingresados todos los conceptos de pago de un mes, revisado los
informes, y teniendo todo cuadrado en el sistema, lo siguiente es realizar un respaldo:
Respaldo
Los datos que se deben respaldar son:
El juego de datos correspondiente: Vea encabezado "Manual Payroll/Creación y/o
Selección de un Juego de Datos"
Lis: Que contiene todos los reportes propios del sistema más los generados por los
Usuarios a través de los Módulos Articulados.
Mae: Contiene las interfaces o programas especiales solicitados por la empresa Doc.: Todos
los formatos de Contratos, Finiquitos, Comunicaciones, etc. de extensión .DOC
Fotos: Contiene las fotos de los empleados. Común: Contiene archivos propios del Sistema
Luego debe marcar la opción "Cierre de mes" que aparece en el recuadro de opciones
además de ingresar los datos de "Mes Actual", y "Fecha de pago". Finalmente debe hace clic
en Con lo cual el mes se cierra y aparece una pantalla ofreciendo crear un nuevo mes.
Para seguir trabajando normalmente en este nuevo mes debe ingresar al menos los índices
de UTM y UF. Para realizar esta operación vea encabezado "Manual Payroll/Ingreso de
Índices UTM, UF, IPC".
El propósito del Transfer es del pago a los empleados a través de Bancos ya sea para cobrar
ahí su monto líquido, depositar en la cuenta corriente del empleado o por medio de algún
tipo de tarjeta dada por el Banco que le permitirá el retiro por parcialidades.
Los transfers no son iguales para todos los bancos por tanto Payroll ha preparado módulos
para varios de ellos.
A continuación se muestra la pantalla que permite crear el transfer que se envíe al Banco
BBVA.
Para otros medios de pago a través de instituciones, como lo son: Previred y Recaudación
Electrónica Los Andes sírvase consultar el Manual.
Este tema está tratado con mayores explicaciones en el Manual indicando el soporte teórico.
En esta etapa sólo se indica el procedimiento de implementación para la centralización
Contable.
Se deben crear tantos esquemas, manteniendo la misma estructura anterior, que sean
necesarios dependiendo de las características de las cuentas definidas en Manager.
Por ejemplo las cuentas de resultado por lo general solo ocupan centro de costo y cuenta
contable por lo tanto en los campos Rut (Aux.), Nombre Aux. y tipo de documento se debe
definir en blanco como se muestra en la siguiente figura.
Otro ejemplo son las cuentas de personal, como anticipo, préstamos donde se requiere el
Rut y nombre de empleado y no se debe asociar centro de costo, en ese caso el esquema
queda de la siguiente forma
Plan de cuentas:
Una vez terminado la definición de los esquemas a usar, se debe configurar el plan de
cuentas en Payroll, los pasos son los siguientes
Se selecciona el plan de cuenta definido en el paso anterior y se debe asignar todos los ítems
Al crear un ítem debe definirse el plan de cuentas que se utiliza y el esquema contable que le
corresponde en la pestaña de “Contabilidad”
El Plan de cuentas 1 plan empresas que se está utilizando se define en esta pantalla
Con doble clic sobre el Plan de Cuenta definido se presenta el cuadro siguiente:
Donde se debe indicar para cada ítem el esquema debito o crédito según corresponda y la
cuenta contable, si un ítem es informativo y no se centraliza se debe colocar bajo el titulo
EXCLU la letra S en el caso contrario N
Y si al revisar el informe esta todo correctamente se debe indicar que SI, con lo cual se
genera la estructura Cliente que luego se importa, el archivo de salida a importar se llama
CUENTAS.TXT
Su estructura es la siguiente:
Dato Posic. Inicial Largo Tipo Significado Tipo
Centro de Costo 1 6 C
Cuenta del Ítem 7 16 N Numérico
Rut empleado 23 12 C
Nombre Ítem 35 30 C
Nombre Empleado 65 30 C
Tipo de Haber 95 3 N
Monto 100 16,2 Nd Numérico con 2 decimales
Tipo cuenta 116 1 C C = Crédito ; D = Debito
Fecha 117 10 D Dd/mm/aaaa
Total 127
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M a n u a l d e I m p l e m e n t a c i ó n | 97
El proceso se inicia designando al responsable del sistema, quien sólo o por encargo de sus
superiores designará personas, autorizaciones y permisos
Creación de Grupos: Los grupos dan cuenta de los permisos que tendrán los usuarios.
1.9.1 Permisos
Asignar Permisos: Todavía falta seleccionar los permisos que contendrá este grupo. Para
ello vamos a la opción Sistema/Seguridad/Permisos. Al ingresar a esta opción aparece la
pantalla "Mantención de Permisos":
En la parte superior dice "Grupos", el buzón despliega todos los grupos creados en el
sistema. Aquí debemos seleccionar el grupo creado USUARIOS con descripción “Analistas de
Remuneraciones” de modo de asignarle los permisos.
Para dar permiso lo que se debe hacer es primero posicionarse con el mouse en la fila y el
concepto a liberar, en este caso Acceso a "Ingreso de Plantillas".
II
M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 103
2 Manual de PayRoll 4
Para ver PayRoll 4.4 completo se dispone, además, de los temas con la indicación de
OPCIONALES.
2.1 Instalación
Disponiendo del CD que le proporciona PAYROLL S.A. se puede efectuar su instalación. Para
ello basta colocar el CD en el driver correspondiente, a continuación de lo cual una pantalla
informa que el programa de instalación se está preparando
Se debe presionar siguiente para continuar con la instalación de PayRoll en su versión 4.8
El punto referente a Propiedad está a la vista. El punto siguiente "Ambiente de Uso" dice lo
que sigue: PAYROLL S.A. le confiere el derecho a usar el Software PayRoll en un solo
computador. Si se trata de un servidor de red, esta licencia da derecho a un solo usuario. En
el caso que más usuarios quieran utilizar el programa, se deben adquirir licencias para cada
uno de ellos
Limitaciones: Se prohíbe arrendar, reproducir o hacer copias, tanto del software como de su
documentación, excepto una (1) copia para fines de seguridad. Se prohíbe, además,
modificar, adaptar, descompilar, desensamblar, o crear obras derivadas basadas en este
software.
Garantía Limitada: Esta garantía será efectiva por un plazo de 90 días desde la fecha de
factura. Mientras dure la garantía, si algún elemento del paquete resulta defectuoso le será
repuesto o reparado sin costo.
Una vez aceptando los términos de contrato de licencia le sigue la siguiente pantalla, la cual
indica el directorio, ya creado; donde se instalará el software, ofreciendo una posibilidad de
cambio.
Se elegirá la condición Típica y se presenta una pantalla indicando que el proceso continúa
y ofrece la posibilidad de interrumpirlo por si desea efectuar algún cambio:
Administración de la Licencia
Una vez instalado el Sistema PayRoll y al querer iniciar el proceso llenando los datos
solicitados en esta pantalla.
Licencia
El usuario deberá comunicar a PAYROLL S.A. ese código de sitio para que le sea habilitada la
licencia, esto se hará mediante el formulario- fax, utilizando para ello el icono de impresora
situado al costado izquierdo de la pantalla .
La vista por pantalla de este reporte presenta un comunicado con el siguiente formato:
Restricciones
3. Definiciones y abreviaturas:
Clase: Corresponde a una plantilla de liquidación similar para un grupo de empleados. Por
ejemplo, los gerentes de una empresa pueden ser una clase dado que si bien, no ganan
exactamente el mismo sueldo base, su estructura de remuneraciones es similar en el
sentido que tienen un sueldo mensual, gratificación, AFP, etc. Del mismo modo las
secretarias podrían ser una clase, los operarios otra, etc.
Juego de Datos: Es la carpeta (VFP) donde residen los datos. Con un solo Payroll se pueden
acceder distintos juegos de datos.
Abreviaciones:
- L.L.S.S: Leyes Sociales
- U.T.M: Unidad Tributaria Mensual
- B.O.D.T: Boletín Oficial de la Dirección del Trabajo
- Ref.: Referencias
- Junaeb: Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas
Updated: 07/02/2013
También se puede acceder a ella, estando dentro del sistema, a través del menú
Sistema/Juego de datos.
1.2. Al hacer doble clic en el campo "Juego de datos", aparece un listado con los
nombres de los juegos de datos disponibles.
i) Selección de un juego de datos ya existente: Haciendo doble clic con el mouse sobre la
descripción del juego de datos con el que se desea trabajar, aparece en la pantalla principal
el juego de datos seleccionado. Ingresando luego el usuario y la contraseña que por defecto
son PERSONAL y PERSO respectivamente, está dentro del sistema.
ii) Creación de un nuevo juego de datos: Estando en la pantalla donde aparecen los
nombres de los juegos de datos disponibles, existe la posibilidad de crear uno
nuevo, pidiendo llenar los siguientes campos:
a) Nombre del juego de datos: Se ingresa un nombre cualquiera que dé cuenta del juego
de datos que se va a ocupar.
b) Descripción del juego de datos: Nombre en extensión del juego de datos
c) Tipo de motor de base de datos: En el caso de PayRoll Remuneraciones el único motor
de la base es FoxPro.
d) Ruta del Juego de Datos: Es el direccionamiento o ubicación del juego de datos con que
se quiere trabajar. Este campo se ocupa sólo para el tipo de motor "FoxPro".
e) Ruta de Directorios Compartidos: corresponde a ciertas carpetas como Común, Lis,
Mae, Fotos, que pueden acceder cualquier usuario.
f) Tipo y ruta de la licencia para PayRoll.
Updated: 07/02/2013
1. Básicos
a) Mes de proceso: Lo primero será definir el mes en que se inicia PayRoll. Esta fecha no
podrá ser modificada por el usuario.
b) País actual: Se selecciona país en el cual se procesarán las remuneraciones.
c) Recorre empleados en la ficha: Corresponde al orden en el cual aparecerán los
empleados en la ficha, “Por el Nombre” ordena a los empleados alfabéticamente y
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116 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
2. LLSS
a) LL.SS. en UTM en gratificación: "Sí" o "No". Pregunta si en una renta accesoria las
LL.SS. serán consideradas en pesos o en UTM. El impuesto siempre lo considera en
UTM.
b) Proporciona Isapre por Días Trabajados: Esta opción consulta si se quiere
proporcionar la Isapre cuando un empleado ingresa o se retira de la empresa a
mediados de mes.
c) Rebaja Isapre Adicional a Compensación del Bruto: Permite calcular el Bruto a partir
de un monto líquido, en base al 7% del pactado de la Isapre ó al pactado completo.
d) Forma de medir tope de 100 Empleados: Vigente hasta Junio del 2012.
e) Imponible para días de licencias en Aportes: Mes que se considera para el cálculo
del pago de licencias medicas.
f) Suma imponible del mes en licencia mensual: Corresponde al pago mensual de la
licencia en base a la remuneración imponible del mes de licencia.
3. Licencias Médicas
4. Asignación Familiar
5. Vacaciones
Corresponde al caso general. Los casos particulares se ingresan en la ficha del empleado.
Para entender de mejor forma cómo se configura esta opción vea: Vacaciones.
Administración Individual
Updated: 07/02/2013
a) Fechas
b) Usuario
c) Procedimiento
d) Computador
e) Acción que pueden ser:
Todas
Acceso A
Modificación M
Creación C
Borrado B
Ejecución X
Con un clic en se presenta el cuadro mostrado más abajo con todas las modificaciones
realizadas en el período:
· Para averiguar otros detalles sobre una de estas modificaciones que se haya marcado
iluminándola con el mouse se debe presionar el ícono situado a la izquierda en la
banda inferior. Se presenta la siguiente pantalla
En la cual se indica que se le modifico el monto del sueldo base del empleado, mostrando el
dato nuevo y el dato anterior.
El tiempo mínimo de proceso en PayRoll es el Mes. Aún así, es posible subdividirlo hasta en
7 partes, independientes entre sí, pero todas subordinadas al Mes en curso.
De todas maneras es posible obtener algún provecho en los países en que se liquida una vez
al mes, como ser en los casos en que la liquidación de remuneraciones se efectúa antes de
fin de mes y una vez finalizado se hace una nueva liquidación incluyendo las diferencias
producidas entre ambas.
La primera pantalla muestra la posibilidad de crear hasta 7 períodos distintos del mes.
En la barra inferior hay algunos botones característicos utilizados en todos los programas,
como ser:
o Crear
o Modificar
o Imprimir
Haciendo un clic en ese icono se presenta un cuadro interior ofreciendo en el campo Estado:
Deshabilitar, abrir o cerrar períodos.
Existirán dos tipos de periodos: Los que suman al sueldo del mes (S), como por ejemplo
1ra. Quincena y 2da. Quincena. Y los que son anexos (A) pero que requieren de un recibo,
como por ejemplo un Anticipo.
Esta situación se define en el campo: "Se suma para el mes?".
Los ítems tipo A son aquellos que figuran en todos los períodos, como puede serlo, ejemplo
la cotización a la AFP
1) Más adelante, al hablar de Mantención de Ítems se verá que para precisar las
características que tendrá el ítem, en el sub cuadro "Opciones" aparece lak pregunta:
considera en el mes"
Si se coloca NO, lo que hace es descartar el ítem en el mes (salvo que se trate de un ítem
tipo A) y sólo se suma la información de los períodos.
Si se opta por "Se considera en el mes" = Si, recalcula los valores en el mes
2) Los ítems con período distinto de A y de M, solo aparecen en el periodo para el cual
están definidos y en el mes (excepto que tengan "Se considera en el mes =NO)
3) Los ítems tipo A (en el periodo) Aparecen en todos los periodos excepto en aquellos
en que expresamente se puso que no acepten tipo A (Ver cuadro de diálogo página
anterior). No obstante en el mes su comportamiento (cálculo, historia) dependerá de lo
expuesto en “1)”.
4) Existen diversos procesos que generan ítems Tales como Redondeo y Sobregiro,
Ausentismos y Asignaciones familiares.
5) En el caso de los dos primeros ítems existen dos alternativas (que se indican en
preferencias): Se determinan período a período solamente (y en el mes se toma la
suma), o se calculan SOLO en el mes. Aquí también existe la excepción cuando se escoge
la opción en 'todos los periodos', en que sólo considerarán los periodos que 'Sumen al
mes'.
6) Ausentismo y A. familiar (ambos juntos) se aplicarán en un periodo determinado (si así
se desea) y opcionalmente en el mes (Preferencias) Aquí también es posible diferenciar
a los empleados con régimen Quincenal o Mensual.
Además es posible utilizar la opción "Cerrado" para ver que períodos se han cerrado en el
curso de un mes (Mediante el programa de cierre de períodos), ver Cierre del Mes Los
cuales, si lo están, se verán en rojo.
Para crear una nueva empresa con el icono o para modificarla con el ícono
según sea la acción que interese, aparece el siguiente cuadro donde se deben ingresar la
información de la pestaña "Datos", "Relaciones" y “Licencia medica electronica” si es
necesario.
a) Licencia Medica:
a. Tipo Empresa: Si es pública o privada.
b. Estatuto: Correspondiente a la empresa.
c. Código Actividad Laboral
d. Código calidad trabajadores
e. Firma docs. RRHH
f. Clave i-Med
b) Webservices Consalud
2. Eliminación de una empresa: Para eliminar alguna empresa del listado, se posiciona
el cursor sobre esta y se recurre al icono
Updated: 07/02/2013
Estando en la pantalla de "Mantención de tablas" habrá cuatro funciones activas que son:
Para crear una tabla se debe seleccionar el ícono con lo que aparecerá el
siguiente cuadro pidiendo ingresar el código y nombre de la tabla que se quiere crear.
Con queda grabada. Se podrán crear tablas a partir del código 100.
Para crear elementos de la tabla, debemos ingresar primero a la tabla, lo que se logra
haciendo doble clic sobre el nombre de la tabla o seleccionando el nombre de la tabla con
el mouse (de modo que quede marcada) y luego el botón
Habiendo ingresado a este ambiente, estará activa la función Crear , Modificar ,
eliminar o imprimir los elementos de una tabla.
Para crear un elemento se presiona el icono con ello aparece un cuadro de diálogo
pidiendo ingresar el Código del elemento, Descripción, Valor 1, Valor 2, Valor 4, Código
alternativo y Valor 3 (los valores son optativos).
Los valores 1 y 2 se llenan con valores numéricos Valor 3, el Código alternativo y el Valor 4,
con datos alfanuméricos.
Los valores no son necesarios llenar en una primera instancia, solo se ocupan en caso de
querer llamarlos en una fórmula para el cálculo de remuneraciones, o en casos particulares
como el que aparezca un dato en un informe o centralización. La siguiente imagen muestra
un caso en que si se ingresó un dato en el valor 1. Esto sólo para, al final de este documento
mostrar que las tablas se pueden reajustar.
Una vez ingresado los datos de los elementos de la tabla con quedan grabados.
1.3 Eliminación de elementos de una tabla: Para eliminar un elemento de una tabla. Basta
seleccionar la fila que se quiere eliminar y presionar el ícono
2. Modificar una tabla: Representada por el icono .Seleccionando la tabla que se desea
modificar y presionando el icono Modificar con BI, aparece el cuadro indicando el código
y el nombre de la tabla seleccionada. El código de la tabla no se puede modificar, si se
puede modificar el título.
3. Eliminar: No está operativa para las primeras 99 tablas reservadas. Las tablas con
código mayor a 99 pueden ser eliminadas siempre y cuando no tenga asociados
miembros en ella.
5. Reajuste de una tabla: Otra propiedad que tienen las tablas es que sus valores se
pueden reajustar.
Con el botón aparece la siguiente pantalla solicitando ingresar los datos del reajuste
que se quiere realizar.
Supongamos tenemos creada la tabla 500 de nombre "Sueldos por categoría". En el valor
1 de esta tabla hemos ingresado el monto del sueldo base para cada categoría siendo el
sueldo de la categoría 1 $300.000, categoría 2 $400.000.
Supongamos que queremos reajustar los sueldos en un 3%. Para esto, estando en la
pantalla "Mantención de Tablas" seleccionamos del listado, la que queremos reajustar, que
para el ejemplo es la número 150 y con el botón aparece la siguiente pantalla
solicitando ingresar los datos del reajuste que se quiere realizar.
Si quiero hacer un reajuste del 3% debo hacer lo siguiente: En el campo "Opción" debo
indicar la opción "Aplica un factor", y en el factor de reajuste ingresar 1.03 (3/100+1). En
"Dato a reajustar" indicamos que es lo ingresado en el Valor 1.
Al presionar OK, aparece el siguiente mensaje.
la tabla aparecerá sumado a cada monto $200000. (Para el ejemplo partimos de la tabla
reajustada en un 3%)
Updated: 07/02/2013
La idea de crear una clase es que uno le ingresa conceptos de pago a las clases.
Posteriormente al asignarle a un empleado la clase creada, automáticamente asume los
conceptos de pago contenidos en ella. Esto no impide que posteriormente uno pueda
agregar otros ítems al empleado como podría ser horas extras, un bono especial que se
paga ese mes, etc.
En resumen las clases corresponden a una forma rápida de ingreso.
Para poder grabar a un empleado es imprescindible que exista al menos un nombre de
clase creado aunque no se hayan ingresado ítems en ella.
Para crear una clase se procede de la siguiente forma:
Para ingresar ítems a una clase se hace doble clic sobre su descripción o se
selecciona con el mouse y se presiona el ícono
Para ingresar modificar o eliminar ítems de una clase, se utilizan los comandos de la barra
inferior.
Presionando en esa barra el ícono aparecerá el cuadro de dialogo en dos etapas:
- Información Básica
a) Aplicar en: Da como alternativas: "Todos los períodos", "Remuneración del mes",
"Honorarios" o algún otro período previamente definido.
b) N° del Ítem: Se ocupa para cuando se ingresa dos veces el mismo ítem para marcar su
ingreso de modo que aparezcan los dos en la liquidación.
c) Código del ítem: Código del ítem que se va a ingresar. Haciendo doble clic en este
campo, aparece un listado con todos los ítems creados en el sistema. Seleccionando
uno con doble clic se le trae a la pantalla.
d) Código de la fórmula: Fórmula del ítem. Haciendo doble clic en este campo, aparece
un listado con todas las fórmulas creadas en el sistema. Seleccionando la
correspondiente con doble clic se le trae a la pantalla.
e) Considerar a pago: Opciones: Permanente, Una sola vez, Según cuotas. Cuotas
(n°/cumplidas): Número de cuotas pagadas
f) Valor: Monto del ítem
- Información Adicional
Updated: 07/02/2013
Esta tabla muestra para cada "Tipo de Ítem" cuáles son las opciones posibles en
"Comportamiento del ítem"
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M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 143
Cada vez que el "tipo de ítem" defina completamente el tipo que se está creando, en el
comportamiento del ítem aparecerá "Normal". Por ejemplo el caso de los haberes en
que está implícito que son los haberes imponibles y tributables. En el caso de los
haberes especiales falta información dado que habría que especificar si se trata de un
haber imponible no tributable, tributable no imponible o exento.
En el caso de los otros descuentos hay que definir:
Con tope: Significa que el ítem debe ser considerado en el tope del 15% máximo de los
haberes que se puede descontar por ley de la liquidación.
Sin tope: El ítem No debe ser considerado en el 15% máximo a descontar de la
liquidación.
En caso de que la suma de los ítems a los que se les ingresó como descuento con tope
sobrepase el 15% máximo, muestra un mensaje en rojo el que aparece impreso en la
liquidación. Si se quiere desactivar bastaría cambiar la propiedad del ítem a "Sin Tope".
j) Ítem Único?: Indica que el ítem es único, es decir, no debe de haber más de un ítem de
este tipo por empleado.
1.2. Opciones
1.3. RETENCIONES
a) ¿Es un ítem de retención?: Es decir, que la empresa lo descuenta para pagos a terceros.
Las opciones son "Sí" o "No".
b) ¿Buscar código Institución / Beneficiario?:
El ítem mismo: Lea a que institución o Beneficiario está dirigido en el mismo ítem.
Propio del Empleado: Lea a que institución o Beneficiario va dirigido, cuando asigne
el ítem al empleado en la opción contabilidad.
c) Código Institución/Beneficiario: Con doble clic se abre la tabla 27 de "Instituciones". En
este campo se ingresa la institución o el nombre del beneficiario según sea el caso.
d) Tipo de retención: institución, Beneficiario, otro.
Institución: Por ejemplo, el descuento de farmacia que hace por convenio la
empresa con los empleados.
Beneficiario: Ej.: Retención Judicial, donde el pago va dirigido a la señora del
trabajador.
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M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 145
1.4. CONTABILIDAD:
1.5. AFECTOS
1.6. Bases
a) La finalidad de esta tabla es poder asociar distintos ítems que se deseen formular aun
afecto distinto.
1.7. OTROS
Donde:
a) Código de la fórmula: Los códigos de las fórmulas comienzan con la letra F y luego
vienen 3 números, es decir, pueden ir desde la F001 al F999.
b) Descripción: Se indica lo que va a calcular esta fórmula
c) Tipo de Fórmula: Puede ser Estándar o procedimiento. A nivel usuario se usa sólo la
opción Estándar.
d) Muestra el Desarrollo: Esta opción es muy útil en la etapa de implementación del
sistema. Sirve para detectar posibles errores. Al decir que "Si" en esta opción y luego
de asignar el ítem con la fórmula a los empleados correspondientes, antes de poder
ver la liquidación del empleado aparece una pantalla indicando todos los cálculos que
realizó en sistema antes de obtener el resultado final.
Al lado izquierdo de esta pantalla aparece un listado con todos los ítems definidos en el
sistema y al lado derecho aparecen variables, funciones y nombres de campos que pueden
ser ocupados en fórmulas.
Supongamos que el bono incentivo corresponde al 50% del Sueldo base más la Gratificación.
Entonces buscamos el sueldo base, dentro del listado de ítems que aparecen al costado
izquierdo de la pantalla. Para encontrarlo rápidamente basta pararse con el mouse en
cualquier ítem (de modo que aparezca azul la selección) y digitar rápidamente las primeras
letras del ítem que estamos buscando, que para el caso del sueldo base es "SU" en el
teclado. De esta forma aparece seleccionado lo primero que encuentra que comience con
SU.
Teniendo seleccionado el sueldo base, haciendo clic con el botón derecho del mouse se
arrastra el curso hasta donde dice "Dato seleccionado" donde se suelta, Quedando como
sigue:
Cuando uno crea una fórmula, al seleccionar un ítem cualquiera con el asistente el sistema
entrega por defecto el valor calculado del ítem, es decir, el I.XXXXXX donde XXXXXX =
Nombre del ítem seleccionado. La I se puede borrar y reemplazar por una O, quedando
O.XXXXXX para indicar que se trata del valor original. Para el caso del ejemplo aparece
I.SUBASE. Para entender mejor los conceptos de "Valor Calculado" y "Valor Original vea
Asignación de conceptos de pago a empleados.
Para seguir con el ejemplo, hacemos lo mismo para el caso de la Gratificación. Teniendo en
el campo "Dato seleccionado" los ítems que involucra la fórmula, se puede terminar de
digitar directamente aquí o seleccionar ok y seguir armándola en el cuadro "Datos de la
fórmula".
Los signos para realizar las operaciones no tienen nada de extraordinario y se obtienen
digitando directamente del teclado:
* = Multiplicación
+ = Suma
- = Resta
^ = Elevado
() = Abre y cierra paréntesis respectivamente
Ejemplo:
Código: {CODIGO} Lo habitual será utilizar como código el RUT, sin embargo, si se opta por
un código diferente, él se colocará en este campo.
El nombre del campo para el código sería Q.CODIGO
Otra forma de obtener lo mismo es ir al menú "Mantención/Empleados(ficha) de Payroll, y,
estando en cualquier empleado, pararse en la descripción del campo cuyo nombre para
utilizar en fórmulas se desea saber, y presionar el botón derecho del mouse con lo que
aparece la siguiente pantalla:
Siguiendo con el ejemplo del código: Q. lo que aparece en "Nombre variable" es el nombre
del campo.
Un listado con los Nombres de variables que se pueden ocupar en las fórmulas se
proporciona en Anexo
Updated: 07/02/2013
Updated: 07/02/2013
En la mitad superior de la pantalla están los "Datos Generales" del empleado. En la barra
intermedia se presentan 7 alternativas de información sobre:
- "Datos Personales"
- "De la Empresa"
- "Leyes Sociales"
- “Forma de Pago”
- "Otros"
- "Configuraciones"
- "Inicial"
Presionando cada uno de esos títulos se accede a mostrar los datos de la alternativa elegida:
En la franja lateral izquierda de la pantalla, se encuentra otro tipo de datos, que aunque
también muy relevantes sólo nombraremos por el momento y detallaremos en el siguiente
capítulo. Ellos son: Datos del grupo familiar, de ausentismo, datos adicionales, datos del
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M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 153
a) Código: {CODIGO} Lo habitual será utilizar como código el RUT, sin embargo, si se opta
por un código diferente, él se colocará en este campo.
b) Numero de Ficha: Numero de la ficha que se visualiza, prioridad para el cálculo.
c) Tipo Renta {TIP_REM}: Ofrece las opciones: Sueldo, Honorarios, ambos.
d) Confidencial: Utilizado para restringir la visualización de los empleados confidenciales.
e) Nombre: {NOMBRE} Separado en Nombres y Apellidos.
f) Cargo: {CARGO} Se dispone de la Tabla de Cargos N° 3
g) Empresa: {EMPRESA} Debe indicarse el código (desde 1 a 999)
h) Unidad: {UNIDAD} a la que pertenece. Se usa en el programa de Planificación orgánica
y corresponde a un grupo de trabajo que cumple con una función o un grupo de
funciones específicas y que depende de una jerarquía mayor.
i) Centro de costos: {CENCOS} Centro al cual pertenece el empleado tabla n° 1, se puede
prorratear por este campo.
j) Sección: {SECCION} Si la empresa necesita ese dato se dispone de la Tabla N° 55.
k) Dirección del trabajo: {DIR_TRAB} Busca en la mantención de direcciones.
l) Estado: {ESTADO} Según las siguientes alternativas: Activo, Suspendido, Candidato
pendiente, Eliminado o externo.
i. Externo: Se agrega este concepto para ser utilizado principalmente por el CAS
(Módulo de Control de Asistencia de Payroll S.A) y con el propósito de
incorporar al control de asistencia o casino, a contratistas, auditores externos,
entre otros invitados ajenos a la empresa
El siguiente cuadro indica si el empleado para cada una de las opciones definidas
anteriormente, con o sin Fecha de Finiquito, recibe sueldo.
X = Recibe sueldo
Una persona actualmente activa, con fecha de finiquito anterior, no recibe sueldo, y sin
fecha de finiquito si recibe sueldo.
Una persona que está suspendida (porque por ejemplo está haciendo el servicio militar),
tenga o no fecha de finiquito no recibe sueldo.
Una persona que está pendiente porque por ejemplo se fue en Julio y en Agosto se cancelan
ítems pendientes, tenga o no fecha de finiquito recibe sueldo.
g) Rut del Empleado: {RUT} Haya o no otro código deberá anotarse el RUT del
trabajador. Se hace notar que, a no mediar una anotación distinta, el sistema asume
que el RUT es el código del trabajador.
h) Sexo: {SEXO} Masculino, Femenino.
i) Dirección: {DIRECCION} Esta anotación es optativa, si bien para una oficina de personal
este antecedente es de interés.
j) Nacionalidad {NACION} Dato de interés para empresas multinacionales.
k) Estudios: {ESTUDIOS} Nivel. Tabla N° 17
l) Título: {TITULO} Emitido por una institución autorizada. Para ese efecto, existe la tabla
de Títulos N° 18
m) Idiomas: {IDIOMAS} Idiomas que domina, pudiendo utilizar los valores para indicar el
nivel de conocimiento de cada uno, Tabla N° 19.
n) Jefe o Supervisor: {JEFE} Permite abrir una tabla donde aparecen todos los empleados
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M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 155
1.3.- DE LA EMPRESA:
a) Clase Remuneración: {CLASE} Este concepto permite definir en una tabla las "Clases" de
sueldo que puedan tener ítems comunes para grupos de empleados, de modo que su
creación sea más ágil, Sin perjuicio que miembros de ese grupo (clase) puedan estar
afectos a otros ítems que les sean propios.
b) Tipo de centro de costo: {TICEN} El empleado puede figurar en un sólo centro de costo
(Fijo) o bien, su remuneración puede repartirse en varios centros de costo (Variable), o
pueden indicarse las unidades (días, horas, trato) realizadas para cada C. de Costo y el
Sistema calculará los porcentajes (Prorrateo).
c) Clasificación: {CLASIF} Clasificación del empleado en la tabla número 11
d) Categoría del empleado: {CATEGO} técnico, administrativo, etc. Códigos en la tabla
número 2.
e) Lugar de pago: {LPAGO} Si la empresa necesita ese dato. Tabla N° 9
f) Oficina: {UBICA} Si la empresa necesita ese dato. Tabla N° 9
g) Convenio: {CONVENIO} Consulta a la tabla N° 49 de “Cargos Internos”.
h) Sección: {DIVISION} Sección en la que trabaja. Tabla N° 22
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i) Código para el INE: {COD_INE} En la estadística mensual que pide el Instituto Nacional
de Estadística, habrá un código para definir la categoría de empleado y otro para los
ítems considerados por esa entidad. Ver Anexo: Códigos para la estadística solicitada por
el INE.
j) Código Sindicato: {COD_SIN} Tabla N° 23 “Convenio Colectivo”
k) Horario: {HORARIO} De trabajo, Si interesa a la empresa. Tabla N° 13
l) Grados: {GRADO} Si la empresa necesita ese dato. Tabla N° 28
m) Grado Superior: {GRADOC} Si la empresa necesita ocupar ese campo.
n) Fecha Grado: {FECHA_GRA} Fecha en que adquirió el grado
o) Fecha para uso extra: {FECHA_XTR} Como podría serlo una fecha pactada de término de
contrato.
p) Fecha Ingreso: {FECHA_ING} Fecha de ingreso, en la forma: DDMMAAAA. Se asume
como fecha como fecha indefinida el 01/01/3000.
q) Fecha retiro: {FECHA_RET} Fecha de término laboral, en igual forma.
r) Motivo de egreso: {MOTI_RET} Causal
s) Tipo de Contrato: {TIPCON} Contiene las siguientes alternativas: Contrato de Tipo
Indefinido; Contrato a Plazo Fijo y Cambio de tipo de contrato (de fijo a indefinido) en el
mes. Este campo está relacionado con la fecha del seguro de cesantía.
t) Régimen de Pago: {REGPAG}: Quincenal, mensual.
u) Situación laboral: {SIT_LAB} En el caso que la empresa quiera distinguir sobre diversas
situaciones laborales de un empleado: en práctica, temporal, etc.
1.6 OTROS
1.7.- CONFIGURACIÓN
Updated: 07/02/2013
Durante la operatoria, cada uno de los datos del empleado se pueden modificar haciendo
doble clic sobre el campo seleccionado. Al realizar esta operación es posible, con un doble
clic, presentar la tabla del dato que interesa, pudiendo corregirlo para el empleado, si es el
caso, y aún más, presionando en la tabla aparecida los íconos de modificar o crear, se puede
corregir o ingresar en la tabla un nuevo registro.
Iconos
En la barra inferior del cuadro en Mantención/Ficha se muestran íconos que ya conocemos
y otros que comentaremos:
o El ícono del tarro de la basura sirve para eliminar un empleado cuando este se
encuentre con estado 'Eliminado'
o El ícono de la impresora permite imprimir la ficha del empleado.
o Este ícono permite grabar los datos que se modifiquen
o Estos íconos permiten avanzar o retroceder en el listado de empleados.
o Presionando la lupa se obtiene el siguiente cuadro.
Para ello, colocar el cursor inmediatamente encima de la alternativa que interese, hasta que
aparezca una flecha indicadora y luego presionar una vez.
La alternativa (código, Rut, nombre) que haya sido ordenada (aquí nombre) se verá en color
rojo.
Para llegar al empleado que se busca se escribirá su apellido o parte de él en el campo "Dato
Aprox." de la pantalla y se presiona una vez el icono
Encontrada la fila con el nombre del empleado se hace doble clic en ella, con lo cual
aparecerá en pantalla el Maestro con los datos de ese empleado.
Si se busca parte de un apellido, por ejemplo, que esté entremedio del nombre, Escriba en
"Dato Aprox." el dato buscado y presione dos veces seguidas el ícono . Con esto
aparecerá seleccionada la fila del dato buscado y con doble clic se trae nuevamente a la
pantalla.
La ampolleta cumple la función de guardar Recordatorios específicos de cada
empleado. Pero además la ampolleta se encuentra en todas las opciones de PayRoll, donde
se puede configurar su destino (Solo Usuario, Uno o más grupos ó Todos), como el Grupo de
Usuarios y Restricciones (Solo lectura, Modificar ó Eliminar) y proporcionarle un color al
recordatorio.
Estos Recordatorios van a aparecer después en la ventana principal de PayRoll. En caso de
querer eliminarlos una vez ya cumplidos, se debe ir al menú Sistema, opción Generación de
Recordatorios, seleccionar el mensaje que se desea borrar y luego el ícono
Updated: 07/02/2013
En este caso marcamos la opción "copia sólo datos básicos", y seleccionamos como
empleado base a Pepita Barral. En los campos código, nombre y fecha de ingreso ponemos
los datos del empleado que vamos a crear que en este caso, como ya dijimos es Rosa Castro
Gonzalez.
Al seleccionar el botón aparece el siguiente mensaje:
Luego de creado el empleado con el código, Nombre y Fecha de Ingreso reales recién
ingresados, y todos los demás datos del empleado del cual se hizo la copia, se deben
modificar aquellos datos, como podrían ser, el sexo, la fecha de nacimiento, etc. no
correspondientes al nuevo empleado.
Finalmente al aceptar, aparece el empleado con los tres datos ingresados dando la
posibilidad de completar el resto haciendo doble clic en los distintos campos y
seleccionando con el mouse la información correspondiente.
Los empleados que se crean aparecen con estado "Eliminado", por tanto debe cambiarse a
"Activo" para que pueda ser considerado en el sistema.
Los datos que son obligatorios de ingresar para poder grabar a un empleado son:
- Empresa
- Clase
- Sexo
- Dirección
- Tipo de contrato
- Rut: El sistema por defecto asume el código igual al Rut, sin embargo en el
minuto de grabar al empleado si el código es muy corto no lo va a aceptar
como Rut por tanto el Rut deberá cambiarse.
Updated: 07/02/2013
Cuando un empleado se retira de la empresa por alguna de las causales indicadas en la tabla
de Causales, tabla que se activa con un doble clic en el campo "Motivo Egreso" en la Ficha,
queda de todas maneras "Inactivo" para los fines de liquidaciones pero presente para lo
referente la declaración de impuestos al SII que debe efectuarse en la Operación Renta del
Año siguiente.
Es a partir de ese momento, en que ya se ha cumplido con esa obligación legal, que procede
en el borrado masivo, o individual si es el caso, de empleados retirados el año anterior.
No obstante, el Sistema guarda cierta información del personal retirado, la cual muestra en
el caso que ese empleado vuelva a ser contratado, al momento de ingresar a sus datos en la
Ficha. Este es el caso de doña Clorinda Moreno a quien se le ingresaron los datos de código,
nombre y, especialmente, el RUT ya que el código puede ser ocasional y no guardar relación
con un código anterior del empleado.
Presionando el botón indica que el codigo esta repetido pero puede reutilizarlo y
luego aparece el siguiente recuadro:
o Fecha de ingreso
o Fecha de retiro
o Tiempo trabajado
o Motivo Egreso
o Observaciones en Hoja de Vida.
Updated: 07/02/2013
Grupo Familiar
Ausentismo
Datos adicionales
Liquidación de remuneraciones
Mapa de ítems
Liquidaciones Históricas
Cuenta corriente
Vacaciones
Contratos
Finiquitos
Curriculum
Asignaciones
Credencial
Hoja de Vida
Módulo de documentos
Seguridad
Updated: 07/02/2013
Con Un clic en el botón se ingresan y obtienen los siguientes datos del grupo
familiar:
1) Pestaña “Obligatorios”, se ingresan los datos requeridos para crear el integrante del
grupo familiar.
f) Fecha de Baja: Fecha en que termina de ser carga. Asume por defecto el 31 de
Diciembre del año en que cumple 18 años.
g) Genera Salario: Si es carga o no. De ser carga ingresa automáticamente a la
liquidación el monto correspondiente al tramo indicado en la ficha.
h) Relación legal: Selecciona la relación que se tiene con el familiar y que se indica en la
ley.
i) Parentesco: Se indica la relación con el familiar, no necesariamente legal. Busca en la
tabla 30 del sistema, “Parentescos”.
j) Retención Judicial?: Indica si la carga genera o no alguna retención judicial.
k) Incluida en Plan de Salud?: Si la carga familiar se encuentra dentro del plan o seguro
de salud del empleado.
l) Opciones: Si marca la opción discapacitado se le asignara el doble de la asignación.
a) Documento
b) Apellido Casada: Uso exclusivo para Perú.
c) Estudios: Grado de estudios del integrante.
d) Año que cursa: Año que cursa según los estudios.
e) Enfermedades Preexistente: Indicar la enfermedad si corresponde.
f) Certificado de Matrimonio, nacimiento, prenatal, estudios: Marcar casilla si
corresponde e indicar la fecha del certificado.
g) Fecha de Alta y Baja de impuestos: Si es que la carga rebaja impuestos se debe
señalar la fecha en la cual se inicia y da baja a este beneficio.
3) Pestaña “Otros” se ingresan algunos datos personales del integrante del grupo familiar.
a) Es afiliado Voluntario?:
b) AFP:
c) Monto: Monto para la cotización.
d) Fórmula de cálculo: Formula asociada al cálculo de la cotización.
Updated: 07/02/2013
2.5.2 El Ausentismo
a) Se pagan los tres primeros días: "Si" o "No". Sí la empresa otorga el beneficio de
los tres primeros días en licencias inferior a once días.
b) Número de veces en el mes: En caso de pagar los tres primeros días, cuantas
veces en el mes.
c) Número de días en el año: En caso de pagar un número determinado de días en el
año, se ingresará en este caso la cantidad de días a pagar por el año completo.
d) Mantiene Renta liquida: "Sí" o "No". Esto es, que la empresa le mantiene al
empleado el mismo líquido que si no hubiera faltado. Esta opción puede ir
acompañada con que en el campo "Tratamiento del subsidio" se haya
seleccionado la opción:
a. Agrega en la liquidación: de modo que se le pague al empleado el
subsidio que le reembolsará a la Isapre, para posteriormente la empresa
recuperar el subsidio pagado por la Isapre.
b. No Agrega el subsidio en la liquidación: En este caso la empresa le paga
al empleado todo menos el diferencial de lo que devuelve la Isapre, de
modo que con este último monto mantenga la renta líquida. Se aplica
para empleados que ganen más de 60 ufs.
e) Agrega Rebaja al Imponible: "Sí" o "No. Si la opción es "SI", el sistema PayRoll
hará la rebaja de la base imponible que son las 60 uf que determina la Isapre. Sólo
se aplica si los haberes no se proporcionan. Corresponde a otra forma de mirar la
liquidación, en cálculo da lo mismo.
f) Tratamiento de Subsidio, tiene 3 posibilidades:
a. Agrega en la liquidación: esto es, calcularlo y agregarlo como un haber no
imponible y tributable.
b. No lo considera: lo cual quiere decir que el empleado debe cobrarlo por su
cuenta. Esta alternativa es válida tanto para los que mantienen renta
liquida como para quienes no lo hacen. Implícito en los haberes: Se
mantiene sólo por compatibilidad con versiones antiguas.
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Hay ciertas opciones que se contraponen, es decir, no debieran ser ocupadas en conjunto:
Opción "Rebaja el imponible" cuando tengo ítems que se "Proporcionan por días
trabajados", (es decir, al crear el ítem se marcó la opción "Proporciona por días
trabajados").
Si se marcó la opción de "Mantiene la renta líquida", no tiene sentido la opción "Paga
los tres primeros días"
Se Selecciona el primer ítem, y se hace doble clic sobre él o, lo que es lo mismo, se presiona
el botón "Modificar", con lo que aparece la pantalla "Datos del ítem". Estando aquí debe
seleccionarse la pestaña "Afectos", apareciendo la siguiente pantalla:
Es muy importante que el sistema calcule la suma de los ítems que se marcaron como
"Afectos a licencias médicas" hacia atrás, de modo que actualice mensualmente los afectos.
Se recomienda para este cálculo marcar un año hacia atrás, por si es que existen por
ejemplo licencias maternales.
3. Configuración
En este caso se debe marcar en el campo "Situación Particular = Sí", con lo que va a
prevalecer lo que configure en la ficha y no en Preferencia para este trabajador. Para la
generalidad de los empleados se procede de acuerdo a lo que se determine en
"Preferencias".
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Se llega a esta opción a través del menú Ingreso /Importación de Archivos (migración).
Para ingresar una nueva licencia se debe seleccionar el botón Al hacer esto aparecen
dos pestañas donde se pide ingresar información. Ellas son: "Ausentismo" y "Datos de la
licencia"
Ausentismo:
a) Fecha Real: Fecha real de inicio del ausentismo. Para el caso de las licencias
médicas corresponde a la fecha en que se emitió la licencia.
b) Fecha Inicio de aplicación: Corresponde a la fecha de inicio para descuento.
a. Por ejemplo, si estamos trabajando en Octubre y llega una licencia
correspondiente a Septiembre, como septiembre está cerrado, al ingresar
la licencia no se va a ver reflejado en el cálculo de la liquidación los días
correspondientes a Septiembre, por tanto deberá ser ingresada con fecha
01/10/2003 para que aparezca el total de días rebajados el mes en que se
está trabajando, que para el ejemplo es octubre.
c) Número de días: Corresponde a la cantidad de días que al trabajador le dieron
licencia.
d) Fecha término de aplicación: Fecha de término de la licencia que está relacionada
con la "Fecha inicio de aplicación".
e) Fecha Término Real: Corresponde a la fecha real de término a partir de la "Fecha
Real".
f) Tipo Ausentismo: Licencia Normal, Licencia por Maternidad, Accidente del
trabajo, Permiso, Falta
g) Detalle adicional: Se trata de detallar más el motivo de ausentismo. Resfrío fuerte,
quebradura, etc.
h) Rebaja Sueldo: Al indicar "SI" el sistema actúa directamente en la liquidación del
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180 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
Pestaña Datos de la licencia: Los datos de Rut, especialidad, Monto anticipado, Monto
reembolsado y de costo adicional empresa son opcionales, es decir, no es obligatorio
utilizarlos ni llenarlos.
la licencia. Al hacer doble clic sobre esta opción se llama a la tabla 24 "Causal de
ausentismo"
c) Diagnóstico: Diagnóstico emitido por el médico.
d) Rut profesional otorgante: Rut del médico que otorgó la licencia
e) Nombre: Del médico que otorgó la licencia
f) Especialidad: Del médico que otorgó la licencia
g) Fecha de recepción de Licencias: Se indica la fecha en que se recibió la licencia
médica otorgada por el empleado.
h) Licencia Continua?: En este campo se debe indicar si la nueva licencia corresponde a
una continuación de la anterior o no.
i) Medio días?: Esta opción sirve para otorgar licencias médicas correspondientes a
media jornada laboral.
j) Monto Anticipado: Monto que calculó la empresa que devolverá la Isapre y que
ingresó en la liquidación del empleado.
k) Monto Reembolsado: Monto que realmente devolvió la Isapre
l) Costo Adicional Empresa: Diferencia entre el "Monto Anticipado" y el "Monto
Reembolsado" Dependiendo de las opciones marcadas aparecen en la liquidación los
siguientes ítems:
i. DIFSUB = Diferencia de subsidio, el cuál debe ser imponible y
tributable. Este monto es el que se embrutece con el fin de
mantener aproximadamente el mismo líquido
ii. BRULIQ = Este ítem es el que embrutece la Diferencia de subsidio
con el fin de llegar al mismo líquido. Debe ser imponible y
tributable
iii. REBIMP = Rebaja del imponible: También debe ser imponible y
tributable
Updated: 07/02/2013
En el campo de "Valor 1" se colocó, en este caso, el código de la tabla que contiene los
registros considerados por la empresa como posibilidades atribuibles a algún empleado
entre las variantes de cada afición o información incluida en la Tabla N° 32.
Examinemos el registro cuya descripción es Hobbies cuyo valor 1 es 102 .Se recuerda que
tablas nuevas pueden crearse a partir de la número 100
Es decir, según este ejemplo debemos construir una Tabla N° 201 con todos los hobbies que
estimamos pueden atribuirse a algún empleado de la empresa.
Su aspecto y listado es el siguiente:
En este listado no aparecen llenos los valores 1 y 2. No obstante, ellos pueden llenarse si se
quiere precisar el nivel de aficionado, de calidad o de resultado. Para ello se utiliza el cuadro
de diálogo siguiente:
Como ejemplo: el valor 1, con notas de 1 a 7, podría evaluar frecuencia y el valor2, calidad.
Con un clic en el ícono que figura en la franja izquierda del Maestro de Empleados
(Ficha) aparece primero un recuadro conteniendo el listado de registros de la Tabla 32:
Datos Adicionales como se vio en la primera pantalla de este tópico
Aparte del número índice y del listado de registros las otras columnas estarán inicialmente
vacías. La tarea actual será llenarla para cada empleado.
Es decir, se trata de indicar que tipo de hobby tiene, donde vacaciona, su grupo sanguíneo,
etc.
El llenado será, entonces, desde una pantalla donde existe el listado genérico del dato
adicional en Tabla 32, sin datos del empleado.
Primero: Para el caso Hobby hacemos un clic en el dato “Hobbies” y se muestra un cuadro
con los siguientes campos: Dato, Valor, Fecha y Observaciones. Con doble Clic en el campo
Valor aparece la tabla de Hobbies y la figura quedará así
(Utilizando "Crear" se pueden crear nuevos registros (hobbies) en esa tabla sin salir del
programa). En esta forma se llenan los valores que serán los códigos de los datos adicionales
del empleado en la tabla correspondiente.
En la pantalla anterior, para este empleado parece el listado con el código de cada dato en
la columna "Valor" y su descripción en la columna "Observaciones”.
Updated: 07/02/2013
c) Considerar a pago:
a. Una sola vez: Significa que se aplica por un solo mes, el cuál luego de cerrar,
desaparece.
b. Permanente: Significa que aparezca el ítem en forma indefinida.
c. Según Cuotas: Significa que el ítem se va a pagar en cuotas, y por tanto se debe
ingresar información adicional en el campo "Cuotas (N° / cumplidas)".
d) Cuotas (N° / cumplidas): En caso de haber seleccionado en el punto c) la alternativa
"Según cuotas", en esta opción de debe ingresar el número total de cuotas versus el
número de cuotas cumplidas.
e) Valor: Lo que se ingrese aquí corresponde al Valor Original (VO) del ítem. Se ingresa
algo en este campo cuando la fórmula tiene incluida la variable KVAL, o cuando el ítem
es informado. Para entender mejor el concepto de "ítem informado" revise los ejemplos
que se muestran más abajo.
Una vez ingresado el ítem, el botón permite ver cómo va quedando la liquidación:
Los ítems que se muestran como ejemplo en estas tablas representan tipos de ingresos:
Para el ejemplo en el campo valor se debe ingresar la cantidad de horas extras realizadas
por el trabajador.
F007 = O.SUBASE/192 * 1.5 * 28/30 * KVAL = Valor de una hora * KVAL = Valor de una hora
* Cantidad de horas
Ingresos debidos a la clase En cuanto a los ingresos de ítems realizados mediante la Clase,
éstos se efectúan en forma automática. Para ello basta asignar una Clase al empleado en la
Ficha, el grupo de datos relacionados con la empresa. Los ítems que figuran en la Clase, en
su oportunidad, fueron creados en la misma forma como se procedió en el llenado manual.
Existe lo que llamamos el "Valor Calculado" y "Valor Original" de un ítem. El valor calculado
corresponde a lo que efectivamente gana una persona en un mes, y el valor original
corresponde a lo que se ingresa en el campo valor del ítem.
Para entender mejor estos conceptos ocuparemos el siguiente cuadro, el que muestra la
forma en que aparece asignado a modo de ejemplo, los ítems de Sueldo Base, Horas Extras
y el Bono de Navidad a un empleado
Ejemplo:
Sueldo base: Mientras no exista licencia, permiso sin sueldo, etc. El valor original coincide
con el calculado. Pero si la persona trabajó 15 días entonces: O.SUBASE = $ 500000
I. SUBASE = $ 250.000
Bono de Navidad
O.BONNAV = 0 (Ver lo ingresado en el campo "Valor" del cuadro anterior). No tiene sentido
en este caso el O.BONNAV dado que siempre dará cero por resultado. I.BONNAV va a
depender de la fórmula el resultado. Supongamos que la persona tuvo 15 días de licencia
Caso 1:
Si la fórmula del Bono de Navidad fuera:
BONNAV = 0.5*O.SUBASE = 250.000 (sería 250000 independiente si el empleado tuvo
licencia o no)
Caso 2
BONNAV = 0.5*I.SUBASE = 62.500 (El cálculo se realiza con el Sueldo Base proporcionado a
los días que trabajó)
Updated: 07/02/2013
Seleccionando con el mouse el mes del cual se desea obtener la liquidación y luego el botón
aparece lo solicitado para ese empleado:
Reliquidaciones
Como ejemplo se supuso al empleado un Bono Reliquidable (ítem BONREL), al cual se le
asignó la fórmula P[RELIQUI(KVAL,'30/04/00','30/07/00','L')]P, en la cual KVAL es el valor del
bono, las fechas indicadas son las de inicio y término y L indica que se reliquidarán
impuestos y leyes sociales (Si pusiera I se reliquida sólo impuestos) Presionando el icono
aparece un cuadro pidiendo fechas entre las cuales se hará la impresión
Updated: 07/02/2013
El detalle del préstamo se puede ver por pantalla o imprimir con el botón como
se muestra en la siguiente imagen:
El cuadro amarillo situado a la izquierda abajo de la pantalla inicial permite filtrar por la
causa que origina la petición del préstamo (Tipo del préstamo).
Haciendo doble clic en cualquiera de las tres partes en blanco aparece la tabla Nº 37 de
“Tipos de Préstamo”, en la cual se puede crear o modificar causales.
Una vez colocado el número y presionando la tecla “Enter” aparecen los cuadros a llenar
con los montos, ítem del préstamo y otros detalles.
La solución elegida fue la segunda, es decir, que cada cuota fuera un ítem. Estos ítems
serían modificables por parte de la empresa para asignarle a la cuota un valor menor o
mayor o incluso, postergarla.
El sistema crea un comprobante de préstamo que deberá ser firmado por el empleado. Su
visión por pantalla es la siguiente:
Como el préstamo fue otorgado en cuotas que son ítems Para captar mejor lo dicho,
veamos el "Mapa de ítems" posibles de modificar ellos aparecen en el mapa de ítems.
En el mapa figura la primera cuota (1/12) con el numero del préstamo y llamando al cuadro
de diálogo del ítem, podemos modificar su monto y su fecha de aplicación.
En él figura un buzón superior para indicar el ítem, su Código y la Descripción y otro para
colocar la fecha inicial.
Además, arriba a la derecha se pide precisar si se trata del monto original o el calculado
Estos conceptos están explicados en Mapa de Ítems. Ver:
Mapa de Ítems y Conceptos de Pago
El ítem se consigue haciendo un doble clic en ese campo para traer a la pantalla la tabla de
ítems.
Con otro doble clic en el ítem elegido se lo lleva al buzón luego se selecciona la fecha inicial
y Con un clic en el signo se llenan automáticamente las columnas de datos.
2.5.9 Currículum
El Curriculum se divide en pestañas o categorías para cada tipo de actividad o formación, las
cuales son:
1. Educación.
2. Lab. Interna.
3. Lab. Externa.
4. Capacitación.
5. Proyectos.
6. Publicaciones.
7. Otros.
8. Seminarios y Congresos.
9. Becas y Distinciones.
10. Idiomas.
11. Historia Laboral.
Para una modificar una actividad relacionada con “Educación” se muestra la siguiente
pantalla:
Para todas las pantallas de ingreso o modificación de los atributos del Curriculum, al costado
inferior derecho muestra la fecha de actualización del registro (“Actualizado al
DD/MM/AAAA”).
Es posible obtener todos los datos pertinentes del empleado mediante la impresión
del currículo Su visión por pantalla es la siguiente:
2.5.10 Asignaciones
También puede imprimirse el estado total de las asignaciones al empleado para ello se hace
clic en el icono en la primera pantalla. El informe impreso es el siguiente:
2.5.11 Credenciales
Updated: 07/02/2013
El sistema dispone de un espacio para anotaciones codificadas sobre puntos que afecten a
los empleados y que se consideren de interés tenerlos en el futuro en consideración.
Con "Crear" aparece el cuadro de diálogo. Como puede verse, las anotaciones son
con indicación de día, hora y nombre de la persona responsable de hacerla
Para el Tipo de Anotación se llamará a la Tabla número 38 en la cual están codificados las
causales más frecuentes.
Crear una nueva anotación con un clic en el icono se la lleva a la pantalla anterior.
2.5.13 Documentos
Este programa permite guardar documentos del empleado con el fin que estén disponibles
en la fecha que se requieran.
Con doble clic en el registro se abre el documento o archivo adjunto, si el documento deja
de existir se envia un mensaje de alerta.
1) Objetivo: El objetivo de este instructivo es que cualquier usuario, siguiendo los puntos
del Diagrama de Flujo, sea capaz de implementar y llevar las vacaciones en el sistema.
Cálculo de Vacaciones: Las vacaciones pueden calcularse, según sea la fecha de cierre, de
dos formas:
Días base de Vacaciones: Son los días base para el cálculo de las vacaciones (legalmente se
considera 15 días hábiles). Sábado es día hábil: "Sí" o "No". Si la empresa considera el sábado
Empresa del Estado: Se incorporó esta opción de cálculo de vacaciones especial sólo para
las empresas públicas.
Si bien, más adelante se explicará todo lo referente a migraciones de datos históricos, más
abajo se muestra la estructura que debe tener el archivo de texto para su importación. De
estructurarse este archivo en Excel basta que en cada columna se ingrese lo que muestra
esta tabla, no importando la posición inicial, largo ni tipo.
a) Días Corridos: El sistema consulta si los días que se van a ingresar son días corridos
o sólo días hábiles.
b) ¿Agrega días Adicionales?: Consulta si se quiere agregar a las vacaciones del
empleado "Días adicionales". Estos, son días que se agregan una sola vez, no
teniendo repercusiones en el cálculo histórico.
En lo que sigue para generar el comprobante se deben ingresar los siguientes campos:
9) Anexos
ANEXO: Ejemplo de Configuración y cálculo de vacaciones
Paso 1: Corresponde al punto 1.a) de este instructivo.
empresa devengue los Días base de vacaciones que son 15 para el cálculo legal. Además
queremos que los días progresivos aparezcan en una pestaña aparte.
El punto 1.b) vamos a suponer que ya está configurado. Paso 2: Punto 2.-
Ingresamos al menú Mantención / Empleados (ficha). En la pestaña "Configuraciones" que
se ubica en la mitad de esta pantalla se configura el cálculo de vacaciones para cada
empleado.
Donde aparecen los 11,53 días normales y los 3,63 proporcionales calculados, ademas de
los 2,90 dias adicionales. En resumen, al ingresar la fecha para el cálculo de las vacaciones el
sistema calcula todas las vacaciones que el empleado debiera haber tomado a la fecha.
Se puede modificar la fecha ubicada bajo el texto “Días Pendientes” para que el sistema
actualice las vacaciones o dias pendientes a la fecha indicada, como lo muestra la siguiente
imagen:
La idea de hacerlo por esta segunda opción es comenzar a guardar la historia de los
comprobantes de ahora en adelante y la historia guardarla en otra parte.
Para emitir un nuevo comprobante se ocupa el botón con lo que aparece la siguiente
pantalla:
Con queda grabado el comprobante. También permite que uno lo pueda ver por
pantalla. El informe que emite es el siguiente, con copia tanto para el empleador como para
el trabajador.
Como se muestra en la siguiente imagen aparecen los días anuales en 5 y en la parte del
lado derecho de la pantalla "Días tomados", aparece registrado el comprobante.
Ademas existe un modulo en el cual se pueden ingresar dos tipos de dias extra al empleado:
Días Extra de Tipo Legales: Se agregan como dias adicionales a las vacaciones del
empleado
Días Extra de Tipo Extra: Se agregan como dias por periodo a las vacaciones del
empleado
Para acceder a este programa se presiona el boton ubicado en la parte inferior central
de la pantalla de vacaciones con lo cual se presenta la siguiente pantalla:
Dentro de esta pantalla se puede crear, modificar o eliminar dias extra, para crear los dias
extra se presiona el boton para abrir el formulario de ingreso:
Los días extra se cargan de manera proporcional durante la fecha inicial y termino, es decir
cuando se cumple la fecha de termino se cargan todos los días de vacaciones al empleado.
Updated: 07/02/2013
Updated: 07/02/2013
Con esto se presenta el siguiente cuadro, del cual debemos copiar ( Ctrl + C) la ruta que
aparece dentro del campo “Iniciar en:”
Paso 2: Guardar el documento bajo el directorio "Doc" de Payroll4 con extensión RTF: para
que sean reconocidos por el sistema. Además hay que tener presente que el nombre con
que se guarde el documento no debe contener espacios.
Al hacer doble clic en este campo, se accede a un listado de todos los contratos,
Finiquitos o comunicaciones guardados en el directorio indicado en el paso 2.
Si se quiere editar el certificado, basta seleccionarlo con Botón izquierdo (BI) del
Mouse y presionar el botón derecho (BD). En este ambiente podemos escribir el
texto de que se trate, y poner el nombre de la variable donde se quiere que
aparezcan los datos de cada uno de los empleados seleccionados, o modificarlo. En
el ejemplo se muestra cómo se ingresan las variables a un contrato:
Cualquiera sea el tipo de documento que estemos creando, existen 2 posibles firmantes:
Haciendo doble clic sobre el campo "Firma los documentos legales" aparece un listado con
todos los empleados de la empresa. Seleccionando a la persona que le corresponde firmar
los documentos legales con doble clic se trae a esta pantalla. Con queda configurada esta
acción.
Las variables que se deben ingresar en el documento con el fin de que aparezca en él los
datos del "Firmante general" son:
Una vez indicado el alternativo, este quedara grabado para ese usuario. Hay que recordar
que los datos digitados ahora son relativos a cada usuario, por lo tanto otro usuario podría
indicar otro firmante alternativo.
Los datos del firmante alternativo deberán ser rescatados con las mismas variables del
general, pero con un 1 al final, es decir:
Paso 4: Agregar instrucciones para que el documento se genere para cada uno de los
empleados seleccionados. Para lograr que un contrato tipo se aplique a una "selección" de
personal es necesario agregar previamente las siguientes instrucciones:
Al comienzo del documento la instrucción, y una vez finalizado el documento se da un salto
de pagina para terminar con la instrucción con lo cual el contrato (finiquito, comunicación)
quedará como se mostró más arriba.
ANEXO 1
VARIABLES PARA CONTRATOS
Variable Definicion
<< s_firma>> Nombre del firmante
<<s_firmarut>> Rut del Firmante
<<s_firmacgo>> Cargo del Firmante
<<$Oc.Fedis(s_fecha)>> Transforma las fechas del formato 31/12/1999 al 31 de
Diciembre de 1999
<<s_fecha>> <<$Oc.Fedis(s_fecha,'L')>> Fecha del día
<<pq.fecha_nac>> Fecha de nacimiento
<<$Oc.Fedis(pq.fecha_nac)>>
<<pq.fecha_ing>> Fecha de ingreso
<<$Oc.Fedis(pq.fecha_ing)>>
<<pq.fecha_ret>> Fecha de retiro
<<$Oc.Fedis(pq.fecha_ret)>>
<<pq.fecha_xtr>> Fecha de uso extra
<<$Oc.Fedis(pq.fecha_xtr)>>
<<$Oc.DE(pq.empresa)>>: Nombre de la empresa
<<$iif(pq.sexo='F','Sra.','Sr.')>>: Dependiendo del sexo pondría Sr. o Sra.
<<pq.nombre>> : Nombre del empleado (Apellido 1,Apellido 2,Nombre)
<<$Oc.Dnombre(pq.nombre)>> Nombre del empleado (Nombre, Apellido 1,Apellido 2)
<<pq.est_civil>> : Estado civil.
<<$Oc.Drut(pq.rut)>> : Rut del trabajador
<<$Oc.Drut(s_emprut)>> : Rut de la empresa
<<$Oc.VT(3, pq.cargo,0)>> Descripción del Cargo del empleado
<<$DT(3, pq.cargo)>>
<<item1>>: ítem (1) que se importe al contrato de la pantalla inicial
<<item2>>: ítem (2) que se importe al contrato de la pantalla inicial
<<item3>>: ítem (3 que se importe al contrato de la pantalla inicial
<<item4>>: ítem (4) que se importe al contrato de la pantalla inicial
<<item5>>: ítem (5) que se importe al contrato de la pantalla inicial
<<item6>>: ítem (6) que se importe al contrato de la pantalla inicial
<<$Oc.Dnumero(item1)>> Siendo el item1= 100.000 lo convierte a palabras (Cien
mil)
<<$Oc.Dd(pq.direccion)>> Direccion del Empleado.
Para sacar aquellos campos que están ligados a una tabla se debe utilizar lo siguiente:
Esta funcion devuelve distintos tipos de datos, dependiendo del valor con que se opere.
Al ocupar los valores 0, 3 y 4 devuelve un carácter, y con los valores 1 y 2, un dato
numérico.
Además, se puede utilizar cualquier dato del empleado (estos datos se muestran en el
encabezado "Manual Payroll/Presentación y Manejo de la Ficha/Explicación de Campos de
la ficha" de la forma PQ.DATO. Por ejemplo <<pq.nombre>> ; <<pq.fecha_nac>>; etc.
El nombre de la variable que identifica el dato fijo puede obtenerse haciendo clic con el
botón derecho del mouse en el nombre del dato en el Maestro de Empleados, con lo cual
aparece el cuadro siguiente:
Variable Definicion
<<pq.codigo>> : Código del Empleado
<<pq.estado>> : Situación del Empleados A:activo; S: suspendido;
P:pendiente; E:eliminado
<<pq.clase>> : Clase de remuneraciones
<<pq.sexo>>: Tipo de sexo M:Masculino; F:Femenino
<<pq.fono>> : Teléfono
<<pq.nacion>> <<$Oc.VT(16,pq.nacion,0)>>: Nacionalidad, Tabla 16
<<pq.estudios>> Estudios, Tabla 17
<<$Oc.VT(17,pq.estudios,0)>>:
<<pq.titulo>> <<$Oc.VT(18,pq.titulo,0)>>: Título, Tabla 18
LEYES SOCIALES
Variable Definicion
<<pq.fun>> : Nro.de Fun Isapre.
<<pq.cod_afp>> <<$Oc.VT(8,pq.cod_afp,0)>>: Código de AFP., Tabla 8.
<<pq.cod_isa>> <<$Oc.VT(4,pq.cod_isa,0)>>: Código de Isapre. Tabla 4.
<<pq.cod_caj>> <<$Oc.VT(10,pq.cod_caj,0)>>: Código de Caja Compensación, Tabla 10.
<<pq.cod_sin>> <<$Oc.VT(23,pq.cod_sin,0)>> : Código del Sindicato, Tabla 23
<<pq.cod_ine>> <<$Oc.VT(5,cod_ine,0)>>: Código del INE, Tabla 5.
<<pq.fecha_afp>> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_afp)>> : Fecha de incorporación a la AFP.
<<pq.fecha_isa>> <<$Oc.Fedis(pq.fecha_isa)>> : Fecha de incorpor. a la Isapre.
<<pq.tramo_car>>: Tramo de carga familiar
<<q.cod_reg>>: Código de régimen
<<pq.jubila>>: Indica si el trabajador ya jubiló
<<pq.lpacot>>: Lugar de pago cotizaciones
VACACIONES
Variable Definicion
<<pq.fecha_vac>>: Fecha utilizada para el cálculo de vacaciones.
<<pq.vac_anre>>: Años reconocidos
<<pq.vac_dias>>: Días adicionales de vacaciones.
<<pq.vac_form>>: Fórmula utilizada para el cálculo de vacaciones
<<pq.vac_ini>>: Nro.de días tomados de vacaciones
<<pq.vac_base>>: Días extras de vacaciones
FINIQUITOS
Variable Definicion
<<pq.item1>>: Feriado proporcionales
<<pq.item2>>: Mes Sustitutivo
<<pq.item3>>: Indemnización Legal
<<pq.item4>>: Deudas Pendientes
<<pq.item5>>: Asignaciones no devueltas
<<pq.item6>>: Aumenta o disminuye total de finiquitos
<<pq.item7>>: Sueldo del mes
<<pq.item8>>: Total finiquitos
<<$Nletra(item1)>>: Monto en palabras
Variable Definicion
<<LOOQ>> : Inicio de iteraciones de ítems de la liquidación
<<descitm>>: descripción del ítems
<<s_des>> : ítems de descuentos
<<s_hab>> : ítems de haberes
<<FIN LOOQ: Término de la iteración de ítems de la liquidación.
ENDOSOS DE CONTRATO
Variable Definicion
<<S_fecha>>: Fecha del aumento
<<montoi>> : Monto anterior
<<montof>> : Monto nuevo
<<obs>> : Tipo de aumento : Aquí aparece lo que se haya ingresado en
"Mantención Ítems" del empleado al que se le está generando
el endoso, al selecciona el Sueldo Base con doble clic, en la
pestaña "Otros" en el campo "Observaciones".
<<porcen>>: Porcentaje de aumento:
Updated: 07/02/2013
Para hacer esto, nos paramos en cualquiera de los campos "item1" a "item10", y con doble
clic aparece una pantalla mostrando todos los ítems creados en el sistema. Seleccionando
uno, nuevamente con doble clic, se trae a la pantalla original.
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Al lado derecho de cada uno de estos campos se muestra una columna de "Valor
Calculado". Al marcar con un clic frente a un ítem, el sistema entiende que se quiere
aparezca el valor calculado y no el valor original.
Para entender en mejor forma los conceptos de "Valor Calculado" y "Valor Original" vea el
"Instructivo de Asignación de conceptos de pago a los empleado "Concepto de valor
calculado y valor original de un ítem"
e) Revisa funciones y variables leídas: Uno de los errores más frecuentes relacionados
con los documentos generados tanto para contratos como para finiquitos, es que las
funciones y/o variables no entregan los resultados esperados. Esta situación se
produce debido a que, en determinadas circunstancias, el formato RTF agrega
caracteres entremedio, que desafortunadamente no son visibles en el documento pero
si al momento de evaluar o decodificar la función o variable, lo que provoca
obviamente que el Sistema las desconozca. Normalmente la solución a esto es
simplemente borrar lo que esté en dudas y escribirlo de nuevo, pero siempre queda la
duda si se borro todo lo que correspondía o si no aparecerán dichos caracteres otra
vez.
Para ello se agrego a todos los programas que generan este tipo de documentos una
opción que permite activar una pantalla donde se muestran todas las variable y
funciones, tal y como fueron leídas por el programa. De tal forma que si hay caracteres
extraños, ahí aparecerán.
Para generar el contrato a un empleado, una vez ingresados los datos correspondientes,
debe ejecutarse con el botón con lo cual aparece el contrato personalizado para
éste empleado.
Paso 1:
Configuración de las bases de cálculo del finiquito: Para indicar los ítems que formarán
cada una de las bases de cálculo para el finiquito debe ingresar al menú Mantención /Ítems,
e ir seleccionando cada uno de los ítems que forman la base de cálculo y hacer doble clic
sobre la descripción del ítem o presionar el botón para modificar. Luego debe seleccionar la
pestaña "Afectos" con lo que aparece la siguiente pantalla:
Paso 2:
Cálculo del finiquito
Se ingresa a esta opción a través del menú Mantención/empleados(ficha), presionando el
ícono del costado izquierdo de la pantalla, con lo que aparece una pantalla solicitando
ingresar los siguientes datos:
2.1.- Resumen: Al lado izquierdo de cada campo existe un recuadro en blanco en el cuál se
deben marcar los conceptos que correspondan al cálculo del finiquito de este empleado. Al
ejecutar aparecen los montos calculados para cada uno de ellos. En caso de querer cambiar
las condiciones para el cálculo de las vacaciones, modifíquelos en la pestaña vacaciones y
vuelva a ejecutar, con lo que se recalcularán los montos en la pestaña "Resumen", en caso
de querer cambiar las condiciones de la indemnización modifíquelos en la pestaña
"Indemnización, y vuelva a recalcular, con lo que nuevamente se recalculará el finiquito.
a) Feriados proporcionales: En esta opción aparecerá la Base de cálculo de feriados
proporcionales.
b) Mes Sustitutivo: Corresponde al mes de aviso. Se calcula en base a la base de
cálculo para la indemnización.
c) Indemnización: Por defecto el sistema hace el cálculo en base al tope de 90 ufs y
11 años trabajados. De querer modificar estas condiciones debe ingresar a la
pestaña "Indemnización"
a. Voluntaria: La indemnización que sobrepase las 90 ufs por año se
considerará "Indemnización Voluntaria"
d) Sueldo del mes: Si quiere que en el cálculo del finiquito aparezca sumado el
Sueldo líquido del mes.
e) Descontrar sobregiro del mes:
f) Asignaciones no devueltas: Si se marca esta opción aparecerá descontado del
finiquito el monto en que se valorizó la asignación no devuelta.
g) Deudas Pendientes: Si el empleado tiene asignado ítems que van a la cuenta
corriente se descontará en este campo dicho monto. Para mayor información vea
"Instructivo de Cuentas Corriente".
h) Total a pagar: Corresponde a la suma del feriado proporcional, mes sustitutivo,
Indemnización legal y voluntaria descontadas las deudas pendientes y las
asignaciones no devueltas.
blanco al lado derecho de esta opción. De no marcar esta opción el sistema calcula
la base.
c) Base última remuneración mensual: En caso de haber marcado el campo anterior
aquí se puede ingresar la base de cálculo de las vacaciones.
d) Incluir Vacaciones Adicionales?:
e) Número de días pendientes: En base a los días hábiles que le quedan de
vacaciones al empleado el sistema incluye los días sábados domingos y festivos
que estén entre ellos.
f) Valor diario: Divide lo calculado en "Base última remuneración mensual" por 30.
g) Total a pagar por vacaciones: Multiplica lo calculado en el campo "Valor diario" por
el "Número de días pendientes".
2.3.- Indemnización
Paso 3: Verificar que existen creados los ítems que aparecen en el cuadro que se muestra
más abajo: De no existir se deben crear según "Instructivo creación de conceptos de pago".
Esto sólo en caso de querer que estos conceptos aparezcan en la liquidación de sueldo, de
querer realizar sólo una simulación el proceso termina en el paso 2.
En la columna "En Documento" se indica además el nombre con el cual se puede rescatar el
valor de cada uno de estos conceptos en el documento impreso:
(*)Para el caso de la indemnización, en el documento impreso solo es posible usar el monto
de la indemnización neta, esto es: indemnización legal exenta + indemnización voluntaria
(parte afecta) - impuestos correspondientes.
Teniendo creados los ítems en el sistema tenemos la posibilidad de marcar en la parte
superior derecha de la pantalla lo siguiente:
Seleccionando "SI" podemos ir al mapa de ítems del empleado donde aparecerán los
conceptos del finiquito traspasados a la liquidación.
Los ítems se ingresaron como haber y cómo descuento dejando el mismo líquido a pago que
antes que se traspasaran los ítems a la liquidación.
Si alguno de ellos no estuviera creado, en la pantalla de "Mantención Ítems aparecería "No
se encontró" y no saldría en la liquidación. La solución a esto es crear los ítems
correspondientes, como haber exento para el caso de los tres primeros y como descuento si
se trata del ítem de "Deudas Pendientes".
La opción "No", no genera cambios en el Sistema. NOTA:
En Mantención del Sistema se requiere estar al día en los índices económicos que afectan
las remuneraciones del personal, así como en el cálculo de impuestos que les afectan y en
los feriados que modifican los días trabajados y alargan un período de vacaciones. Además
la empresa puede requerir establecer sus propios parámetros para ser utilizados en ciertas
fórmulas en que un dato propio se presente en forma repetitiva.
Updated: 07/02/2013
Presionando el botón se procede a ingresar los valores del mes correspondiente. Los
únicos valores que exige ingresar son los de la UF y UTM, el resto se ingresa a fin de año con
la emisión de los certificados al S.I.I.
Updated: 07/02/2013
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Además existen los parámetros adicionales de cálculo que la empresa puede crear
recurriendo a este programa
Estos parámetros son útiles para incluir valores propios de la empresa, hasta 22, precedidos
de las letras KP.
Como ejemplo KPO1 podría ser un parametro para el cálculo del sobre un bono especial.
Updated: 07/02/2013
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246 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
La empresa deberá acomodar la tabla de impuestos que servirá para todos los cálculos al
respecto, que efectúe.
Una vez actualizada la tabla, los valores que estaban antes en la tabla quedan en la pestaña
“Antigua”
Updated: 07/02/2013
2.7.4 Feriados
Para facilitar la creación de los mismos feriados una y otra vez, es posible utilizar el botón
Asistente , el cual permite replicar todos los feriados del tipo Fijos, Móviles y con
Condicion, de un año a otro. Los Especiales, deben ser creados uno por uno.
Desafortunadamente los de tipo Móviles, se copiaran con la misma fecha (día) del año de
origen, siendo responsabilidad del Usuario, modificarlos a la fecha correcta.
Como se obtiene: aplicando el icono es posible utilizar el año anterior para corregir
fechas del año que sigue:
La pestaña “Borra feriados” permite eliminar los registros de feriados entre las fechas
solicitadas por pantalla:
Updated: 07/02/2013
Este programa tiene como objetivo permitir al usuario que ha pagado valores a los
empleados sin que esto se haga a través de PayRoll corregir la declaración con el fin de que
no se produzcan diferencias entre la declaración en la Operación Renta que haga el usuario
y el valor calculado por este Sistema.
La corrección siguiente proviene de pagos hechos por el cliente que no figuren en PayRoll,
para efectuar el ajuste de las diferencias se utiliza el siguiente cuadro de diálogo:
2.9 Ingresos
Updated: 07/02/2013
2.9.1 Selección
En varios menús del sistema nos encontraremos con la siguiente opción "Seleccionados" la
cual permite seleccionar de a uno o en forma masiva a empleados ya sea para ingresarles
cierta información, o para obtener informes respecto a ellos, etc
En todas las pantallas que se pida una selección aparecerá en el costado izquierdo el cuadro
siguiente
Las alternativas que ofrece el sistema para seleccionar son las siguientes:
De a uno: Se seleccionan con el mouse los empleados del lado izquierdo de la pantalla y con
la opción "Agregar" se van llevando al lado derecho de esta pantalla. Del mismo modo, al
lado derecho del nombre de la lista de empleados del lado izquierdo hay un cuadrado. Se
puede hacer un clic en ese recuadro a todos los empleados que se desee seleccionar y luego
presionar el ícono "Agregar" con lo cual se trasladan automáticamente como un bloque al
lado correspondiente a los empleados seleccionados.
Si se quiere eliminar un empleado de la selección, se marca del lado derecho, de los
"Empleados seleccionados" y se selecciona el ícono "Sacar".
Seleccionando "Todos" se elimina automáticamente la selección.
El sistema guarda en memoria los empleados seleccionados la última vez que se hizo una
selección. Cuando quiera traer a los mismos empleados, recurra a la opción "Ultima
Selección".
condición que deben cumplir para participar en la selección. Para explicar esta opción
recurriremos Al Ejemplo: Seleccionar a los empleados "Activos" que pertenezcan a los
centros de "costos 301 y 302". Creación de la Condición
En la siguiente línea de la pantalla se ven dos buzones y dos campos. Con ellos se precisa la
búsqueda.
Primer buzón (del lado izquierdo): Aparecerá un listado referente a la opción que se decidió
en "Tipo de datos". Para crear la primera condición en este buzón se selecciona el campo
"Estado"
Segundo buzón: Se muestran los operadores lógicos que se pueden usar para definir una
condición. Para el ejemplo se selecciona "Igual"
Ahora nuevamente se recurre a la línea para crear la condición y en el primer buzón se ubica
el campo "Centro de Costo", en el segundo la opción "Igual", en el campo 1 con doble clic el
Centro de Costo “249030”. Luego de presionar el botón , agregar la condición
“O” y aplicar lo mismo mencionado anteriormente para el centro de costos “259020”.
Presionando nuevamente el botón se completa la condición en el espacio de
"Criterios de Selección".
Seleccionando "SI" esta condición queda grabada en la pantalla "Condiciones" junto a las
anteriores.
Nuevamente con , se lleva esa condición a la pantalla que se muestra más abajo. y
con un clic en “Aplicar >>” se presenta el listado de empleados que cumplen la condición.
Con un clic en ok se vuelve a la pantalla inicial donde se informa que 56 empleados cumplen
con la condición establecida y fueron seleccionados para el proceso que corresponda.
Updated: 07/02/2013
Updated: 07/02/2013
Se llega a esta opción a través del menú Ingreso, apareciendo la siguiente pantalla:
Paso 1: Seleccionar a los empleados a los que se les ingresará un ítem. Para efectuar una
selección de personal, se procede como se explicó en el encabezado "Manual
Payroll/Creación de Empleados/Ingreso Masivo de Empleados" punto 6.1.2
Paso 1 de este Manual.
Paso 2: Seleccionados los empleados se debe decidir que opción, entre las tres que
aparecen en el recuadro "Opciones" en la parte superior derecha de la pantalla se escogerá.
Las opciones son 3:
I. Reemplazar
II. Sumar
III. Agregar
A continuación se explican las opciones de "Reemplazar, sumar y agregar" ítems que ofrece
esta pantalla:
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Luego, se le vuelve a ingresar a través de ingreso masivo el mismo ítem, pero ahora
selecciono la opción sumar y al empleado del ejemplo le ingresamos esta vez 20 horas
extras, en su liquidación aparecerá una sola vez el ítem pero con 35 horas extras (15
correspondiente al primer ingreso y 20 correspondiente al segundo)
III. Agregar: Si tengo ingresadas por ejemplo horas extras en las liquidaciones de los
empleados, y vuelvo a ingresar el mismo ítem pero esta vez selecciono la opción de
"Agregar", en la liquidación de los empleados aparecerá dos veces el ítem, uno con el primer
ingreso y otro con el segundo.
A modo de ejemplo, el mapa de ítem de un empleado al cuál se le ingresó dos veces el ítem
horas extras a través del menú Ingreso/"Ingreso masivo de ítem" ocupando la opción
"Agregar", aparece como se muestra en la figura. Donde, la primera vez se ingresaron 35
horas extras y la segunda 13.
Paso 3: Volviendo a la pantalla inicial de Ingreso Masivo de ítems, después de terminada la
selección debemos llenar los datos solicitados en el recuadro central. Supongamos que a los
empleados seleccionados en el punto anterior les ingresaremos Horas Extras
a) Aplicar en: Asume por defecto "Remuneración del mes". Salvo casos especiales,
se colocará un período distinto.
b) Ítem: Ítem que se quiere ingresar al personal que para el ejemplo serán las horas
extras 50% o ítem HEX050
c) Fórmula: Seleccionamos la fórmula que se creó para este efecto: F003 =
KVAL*(I.SUBASE/Q.HORAS)*1.5 *28/30
d) Número de cuotas: Para el caso de las horas extras que varían mes a mes se
coloca 1. Para el caso de que el ítem sea permanente se coloca 999.
e) Valor: El valor se ingresa sólo en caso de que sea el mismo para todos. Para el
caso del ejemplo no se ingresa nada.
f) Fecha Inicial: Por defecto aparece el primer día del mes en que se está
trabajando. Se ingresa algo distinto, cuando en el campo "Aplicar en" se ha
puesto algo distinto al mes de proceso. La fecha inicial de aplicación
corresponde a la fecha en que se quiere se pague o active el ítem en la
liquidación de los empleados seleccionados.
g) Sub número del Ítem: Este dato es de interés cuando se quiere que un mismo
ítem aparezca varias veces en la liquidación como puede ser el caso de las horas
extras, si es que se quiere aparezca por ejemplo 4 veces, cada uno con las horas
extras semanales.
Cada uno de estos campos tiene a su izquierda una casilla de verificación llamada "Obliga".
Cuando se marca la casilla de verificación de alguno de estos campos significa que el valor
de la variable ingresada en él se asumirá para todas las filas impidiendo que esta columna
sea modificada.
Por ejemplo, si la casilla correspondiente a la variable valor está marcada y se ha ingresado
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260 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
una cantidad o monto en ella, no será posible actualizar en forma masiva dichas cantidades
o montos.
Además, existe la opción de decidir si los datos que se ingresen se van a sumar, reemplazar
a agregar en las liquidaciones de los empleados opciones que se explican más adelante. Por
defecto el sistema ofrece la opción de reemplazar Habiendo terminado de llenar el cuadro
se presiona el icono "Ingresar" con lo cual aparece la siguiente pantalla. Es en esta pantalla
en que se ingresan en la columna "Monto" las horas extras que realizó cada empleado.
Utilizando el icono es posible eliminar una línea y también todos los registros que
están en cero
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Lo normal será el ingreso masivo en la columna monto. Así se procedió en el cuadro que se
muestra más arriba.
Después de ingresar todos los datos y confirmando el resultado se presenta una pantalla
ofreciendo imprimir, ver por pantalla, exportar a una planilla electrónica o como archivo
ASCII
En esta pantalla, la tercera opción es la posibilidad de exportar la información ingresada.
Para decidir sobre determinado tipo de exportación se debe hacer clic en esa opción con lo
cual se presenta una nueva pantalla ofreciendo alternativas.
En todo caso, eligiendo la opción de ver por pantalla se presenta el cuadro que se muestra
más abajo.
Este es el comprobante numerado de Ingreso de Datos el cual permite colocar dos firmas al
pie:
a) Del operador
b) Del supervisor
Updated: 07/02/2013
Por ejemplo, si quiero cambiar a ciertos empleados de Centro de Costo debo pensar en qué
tipo de dato es el centro de costo. El Centro de costo es del tipo "Relacionado con la
empresa" por lo que selecciono esta opción.
Realizada esta operación aparece bajo esta opción, un listado de campos del tipo
seleccionado. Ubicamos el campo que queremos ingresar o modificar y hacemos doble clic
sobre él, con lo que aparece en la opción "Campo seleccionado”. Donde dirá "Centro de
Costo"
En la figura se muestra el dato "Centro de Costo" como "Campo seleccionado". Luego debe
decidirse entre las opciones "Ingresar" o "Importar" Presionando el ícono (o, simplemente
el botón "Ingresar") se presenta la siguiente pantalla:
i. "Un dato muchos empleados": Significa que, independientemente del centro de costo
en que estén actualmente, a todos se les quiere ingresar un nuevo dato.
ii. "Reemplaza un dato por otro": Significa que a todos los empleados seleccionados que
tengan actualmente cierto dato en "Actual" quiere cambiarlos a uno "Nuevo", el cual
deberá especificarse en este último.
Updated: 07/02/2013
Mantención de Plantillas
La primera pantalla de programa presenta las plantillas ya creadas y mediante los iconos de
la barra inferior se permite la modificación o la creación de planillas.
Los ítems que ahí figuran (Sueldo base, Bono Inventario, Bono fin de tarea)se anotaron
recurriendo al icono en esta pantalla.
Se seleccionó al personal del Centro de Costo 101 (Ver: Selección de Empleados ); Se eligió
la alternativa "Ingresa" y se optó por la Plantilla N0001
Colocando "Si" se presenta las imágenes sucesivas que permiten la exportación a Excel
1. Regraba a los que ya existen: Si se marca esta opción y en el archivo que se quiere
importar vienen empleados que ya existen, los sobrescribe dejando sólo la última
información. Si se desmarca esta opción, sólo ingresa a los empleados que no están
ya en la base y genera un informe con los que están repetidos.
2. Dirección separada por punto y coma: Con un clic en esta opción se indica si en el
archivo que se va a importar con los datos de los empleados viene la dirección
separada por puntos y comas, según el siguiente formato:
Concepto
Nombre de la calle
Numero
Piso
Oficina o departamento
Comuna
Ciudad
Región
Código de Zona o ZIP
Otros datos
Paso 1: Generación del formato que requiere Payroll para poder importar un archivo
determinado:
Primero: Presionando el botón aparece la descripción del registro:
Para el ejemplo aparece el formato que debe tener el archivo para importar empleados al
sistema.
Como muestra la figura aparecen 4 columnas:
Paso 2: Importación del archivo: Una vez armado el archivo con la información solicitada, lo
cerramos (ya que de lo contrario se caerá el programa en el momento en que estemos
realizando la importación) y volvemos a Payroll menú Ingreso / Importación de Empleados).
Luego para ingresar los datos del archivo se presiona el icono con lo que pide la siguiente
confirmación:
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M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 271
Ahora sólo queda verificar que la información (que para el caso del ejemplo es la ficha del
empleado) haya sido ingresada satisfactoriamente.
Updated: 07/02/2013
Por tanto, los temas que se incluyen bajo este título son:
- Importación de Archivos
- Reajuste masivo de Ítems
- Eliminación Masiva de Ítems
- Importación de Datos Históricos
- Ingreso de Certificados desde módulo SII
Updated: 07/02/2013
Para informarse de esa estructura se presiona el ícono que esté al lado del traspaso
de información seleccionado.
Se ingresa a esta pantalla a través del menú "Ingreso Masivo de Conceptos de Pago
/Reajuste Masivo de ítems".
Paso 1: Seleccionar a los empleados a los que se les quiere hacer el reajuste según
encabezado "Manual Payroll/Creación de Empleados/Ingreso Masivo de Empleados"
Paso 2: En segundo lugar se debe elegir de "Opciones" el tipo de reajuste que se aplicará.
Las posibilidades de reajuste son:
ii. Monto: Se utiliza cuando se quiere dejar a todos los empleados con un mismo
valor. Ejemplo: Dejar a todos los empleados seleccionados con un sueldo de $
500.000. Para esto se ingresa lo siguiente en la pantalla "Reajuste Masivo de
Ítems"
Viendo por pantalla el informe que genera aparecen todos los empleados con 500.000, al
que tiene más le baja el sueldo, y al que tiene menos se lo sube.
iii. Más valor: Esta opción se ocupa cuando se quiere sumar al valor del ítem que ya
tienen asignado un grupo de empleados un valor determinado.
Ejemplo: Sumar $100.000 al sueldo base actual de un grupo de empleados. Para
esto se ingresa lo siguiente en la pantalla "Reajuste Masivo de Ítems"
Donde, como se muestra, aparece cada empleado con $100.000 más del Valor original.
¿Actualiza los datos? : De no marcarse esta opción el sistema mostrará por pantalla sólo
simulaciones de que pasaría si se realizara efectivamente el reajuste, pero no se concretaría.
En caso contrario, es decir al marcar esta opción, se realizará dicho reajuste traspasándose
inmediatamente al mapa de ítem del empleado donde quedara impreso en su liquidación
de sueldo.
Updated: 07/02/2013
a) Luego, haciendo doble clic en el campo "Ítem" se trae la tabla de ítems, en el cuál
con doble clic, nuevamente, se lleva el ítem elegido de ese nombre en el cuadro.
b) Al presionar el ícono de comando aparece el siguiente mensaje:
Updated: 07/02/2013
Datos Básicos
Presionando "Datos Básicos" se presenta el siguiente cuadro
Como se vio en Importación de Archivos es posible que el archivo sea de texto o una planilla
Excel.
La planlla deberá ser ingresada con la estructura que se muestra al presionar
Datos Adicionales
Updated: 07/02/2013
2.11 Informes
Antes de ver los informes es Muy Importante haber realizado un proceso de liquidación de
acuerdo al encabezado "Proceso de Información/Emisión de Liquidaciones" de este manual.
Los informes propiamente tales se han agrupado en:
- Detalles
- Planillas
- Legales Contables
- Otros Informes
Updated: 07/02/2013
2.11.1 Detalles
Bajo esta denominación se presentan seis programas que proporcionan información sobre
lo pagado por la empresa o Holding según el detalle que nos interese. Esos programas son:
Updated: 07/02/2013
Aquí se digitan los tipos de billetes y monedas. Con queda grabada esta
configuración.
Paso 2.- Para efectuar una selección de personal, se procede como se explicó en el
encabezado Ingreso Masivo de Empleados" de este Manual.
Paso 3.- Seleccionar, si corresponde alguna de las alternativas que ofrece el sistema.
a) Incluir el monto original: El monto original puede ser un valor en otra moneda, una
cantidad, etc, que mediante una fórmula permitió el cálculo en dinero del ítem. Para
entender mejor el concepto de Valor o Monto Original vea en el Mapa de Ítems:
CONCEPTO DE VALOR CALCULADO Y VALOR ORIGINAL DE UN ÍTEM:
b) Desde el Mapa de ítems: Sacar la información desde este archivo, la que no
necesariamente coincide con los resultados del proceso.
c) Detalle de Billetes por lugar de Pago: Genera el informe del detalle de billetes en
base a todos los lugares de pago que tengan asignado en la ficha los empleados.
d) Listado para Firma: Genera un informe donde aparece, entre otras cosas, los
empleados del grupo seleccionado a los que se le asignó un determinado ítem, con
espacio para que pueda firmar en el minuto que lo reciba.
Realizados los pasos anteriormente descritos, con el botón se ejecuta la acción. Con esto
aparece la pantalla "Detalle de ítems por empleado"
Al seleccionar el botón y luego ver por pantalla, entrega un informe por persona
de los billetes con que debiera contar la empresa para el pago del ítem seleccionado en
efectivo.
Updated: 07/02/2013
Este programa tiene por objeto buscar información detallada en relación a la forma de
ingreso de ítems y fórmulas a uno o a más empleados.
Paso 2: Seleccionar con un ticket los tipos de ítems que interesa averiguar.
Haciendo clic con el botón derecho del mouse en cualquier nombre de columna, se presenta
un cuadro que permite efectuar los filtros que interesen.
Updated: 07/02/2013
Este programa permite obtener un resumen de los ítems pagados a los empleados,
separados por tipo de ítem (haberes, haberes especiales, etc.) por empresa, y por la opción
de agrupación seleccionada.
Pasos a seguir:
Paso 1: Seleccionar a empleados de los que se desea obtener el "Resumen del proceso".
Para efectuar la selección de personal, se procede de acuerdo a lo que se explicó en el
encabezado "Manual Payroll/Creación de Empleados/Ingreso Masivo de Empleados" punto
6.1.2 Paso 1 de este Manual.
Updated: 07/02/2013
Puede ser de gran interés agrupar los costos de las remuneraciones del personal por
Centros de Costo:
Updated: 07/02/2013
Si se presiona el icono ver por pantalla aparece el listado de empleados según la agrupación
elegida:
Updated: 07/02/2013
1. Días pendientes.
Eligiendo esta opción y presionando se presenta el siguiente informe, visto por
pantalla:
2. Informe Detallado
Es el siguiente:
3. Solicitudes
Esta solitud será creada por la Oficina de personal y firmada por el empleado y el supervisor
autorizado para hacerlo
Anotando los datos pedidos para la alternativa "Ingresar", el nombre elegido para un
archivo (PLAN 1), y con un clic en , se presenta el cuadro siguiente:
En este cuadro se hizo doble clic en el primer nombre (ABARCA) y se presentó un cuadro de
diálogo para ingresar los datos de fecha inicial (18/04/2011) y número de días (15).
Además se escogió una prioridad (que fija un color).
Lo mismo se hizo con los demás empleados, asignando distintas prioridades para visualizar
mejor el plan de vacaciones
Si bien, en el primer caso se anotó 15 días en el cuadro de diálogo como días corridos con lo
cual aparecen sólo los 15 días pedidos. Si no son días corridos sino días normales el sistema
incluye en el período el número de días "no hábiles” que figuran en el lapso.
Si los planes de vacaciones quieren revisarse, bastará con elegir la opción "reproceso" del
archivo PLAN1.VAC que generó el sistema.
2.11.2 Planillas
Para poder ver cada uno de los informes que se detallan a continuación lo primero que se
debe hacer es verificar si existen los ítems que se especifican, de no existir dentro del
sistema deben crearse según referencia Creación de ítems, en caso de llevar fórmulas y
éstas no estar creadas en el sistema, deben crearse según referencia Creación de fórmulas.
Luego deben asignarse a los empleados según referencia Asignación de conceptos de pago
a empleados para finalmente realizar el proceso de liquidación según referencia Proceso
de información.
Updated: 07/02/2013
Este programa permite obtener las planillas de las Cotizaciones de los empleados por
empresa por AFP y por lugar de pago.
Para generar este informe se deben seguir los siguientes pasos:
Paso 0: Para que aparezca este informe debe haberse ingresado el ítem AFP, y si
corresponde, el ítem de Ahorro (cuenta dos) ,en la liquidación de los empleados: AFPCOT:
Cotización AFP con la fórmula F002
AFPAHO: Ahorro AFP (Cuenta dos) sin fórmula pero con un valor informado También
aparece en este informe la cotización del seguro de cesantía, el cual si quiere saber cómo se
obtiene debe ver el "Instructivo Manejo dentro del sistema del Seguro de Cesantía".
Paso 2: Cualquiera sea la opción que seleccione del tipo de planilla en el paso 2 debe
ingresar la información de la pestaña "Datos Básicos" y de la pestaña "Otros".
Lo único que pide obligatoriamente ingresar es el banco con que paga. De no ingresar una
AFP, una empresa o lugar de pago va a mostrar las planillas para todas las empresas, todas
las AFP y todos los lugares de pago.
En los casos de: Empresa, Banco, lugar de pago y AFP, se puede consultar la tabla
pertinente, con doble clic en el campo que corresponda.
La información de la pestaña "Otros" es la siguiente:
Oportunidad
a) Normal: Dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al mes de pago.
b) Atrasada: Después del día 10 del mes siguiente al mes de pago
c) Adelantada: Se paga dentro del mismo mes.
1) Remuneración del mes: Si seleccionó esta opción, una vez ingresados los datos
solicitados en el paso 3, seleccionando el ícono se muestra la planilla con el detalle
de las imposiciones, La cual vista de más de cerca se muestra así.
Al salirse de esta pantalla el sistema volverá a dar la opción de ver por pantalla el resumen
de la A.F.P.
Seleccione el botón y vuelva a presionar el botón dado que esta vez le mostrará
la parte del informe correspondiente al resumen:
Updated: 07/02/2013
Paso 0: En este caso para emitir esta planilla, debe haber al menos un empleado que en el
ícono "Mapa de ítems" de la ficha, tenga ingresado alguno de los dos ítems que se indican a
continuación. Estos ítems corresponden a Descuentos Legales (D/L):
AFPADI: Este ítem se utiliza cuando el ahorro es directamente con la AFP. También rebaja la
base tributaria cuando se es ingresado al trabajador.
Updated: 07/02/2013
Este informe se podrá ver cuando existan empleados que estén haciendo un ahorro
previsional voluntario con una institución externa a la AFP.
Paso 0: Para generar esta planilla se debe crear en el menú Mantención / Ítems el AHOPRE
según "Instructivo de creación de conceptos de pago " y ingresarlos al mapa de ítem según
"Instructivo de Asignación de conceptos de pago a empleados" y en la pestaña de
'Contabilidad', en el campo de Institución/Beneficiario, se debe ingresar el nombre de la
institución en que se hará el ahorro.
Este ítem se utilizará cuando el trabajador desea hacer un ahorro previsional voluntario con
una institución externa a la AFP. Este ítem rebaja base tributaria.
Paso 1: Se ingresa a esta opción a través del menú Informes/ Planillas/De ahorro
previsional. Donde se debe ingresar la siguiente información.
© 2013... PayRoll S.A.
M a n u a l d e P a y R o l l 4 | 309
Updated: 07/02/2013
El procedimiento para emitir las planillas de AFP Trabajo Pesado es similar al explicado para
planillas AFP anteriores. Lo que varía es el paso 0
Paso 0: Para poder emitir esta planilla en el sistema, debe estar creado y asignado al menos
a un empleado el ítem 'TRAPES', como descuento legal (No rebaja impuestos). Este ítem
debe ir asociado a una fórmula que es la siguiente:
Fxxx: KTIM*Q.TRAPES/100
Este ítem deberá ir en la Clase de Remuneración. Ver encabezado "Creación del Entorno"
tópico "Creación de una clase" de este manual.
Además de debe ingresar al menú "Mantención de Empleados (ficha), pestaña LLSS, en el
campo "trab.pesado/insalub", el porcentaje de descuento por este concepto, el cuál es de
1% o 2%, debido que la otra mitad del porcentaje se lo paga el empleador.
Este tipo de planilla sólo se utiliza en los casos en que en la empresa existen trabajadores
asignados a un tipo de Trabajo Pesado, así considerado por la legislación laboral.
Updated: 07/02/2013
2.11.2.5 Isapre
Planillas de Isapres
Paso 1: Seleccionar el Tipo de Planilla que desea imprimir, para lo cual tiene las siguientes
opciones:
I) Remuneración del mes
II) Gratificación
Paso 2: Cualquiera sea la opción que seleccione debe ingresar la información de la pestaña
"Datos Básicos" y de la pestaña "Otros".
La información que debe ingresar en la pestaña "Datos Básicos" es la siguiente:
a) Fecha de pago: Fecha tope de pago de las imposiciones, que normalmente
corresponde al día 10 del mes siguiente que se está pagando.
b) Mes de pago: Mes que se está pagando
c) Período a considerar: Se refiere a si la información corresponde a un mes, a un
período, etc.
d) Empresa: Información de los empleados de que empresa se va a emitir este informe.
e) ISAPRE: De no ingresar una ISAPRE en particular asume todas.
f) Lugar de pago cotización: Lugar de pago del que se quiere emitir este informe, de no
ingresar lugar de pago asume todos.
g) Banco: Banco con que se pagan las cotizaciones.
Lo único que pide obligatoriamente ingresar es el banco con que paga. De no ingresar una
ISAPRE, una empresa o lugar de pago va a mostrar las planillas para todas las empresas,
todas las ISAPRES y todos los lugares de pago.
En los casos de: Empresa, Banco, lugar de pago e Isapre, se puede consultar la tabla
pertinente, con doble clic en el campo que corresponda.
La información de la pestaña "Otros" es la siguiente:
a) Remuneración del mes: Si seleccionó esta opción, una vez ingresados los "Datos
Básicos" seleccionando el botón se muestra la planilla con el detalle de las
imposiciones.
Al salirse de esta pantalla el sistema volverá a dar la opción de ver por pantalla.
Seleccione el botón y vuelva a presionar el botón dado que esta vez le
mostrará la parte del informe correspondiente al resumen.
Updated: 07/02/2013
2.11.2.6 I.N.P.
A continuación se indica cómo es posible generar las planillas del INP para aquellos
trabajadores que se encuentran cotizando en el régimen antiguo. Además genera informes
cuyos trabajadores se encuentran en las siguientes situaciones: INP-Fonasa, INP-Isapre, AFP-
Fonasa y AFP-Isapre.
En una franja central se ofrece las alternativas posibles para el ingreso de datos.
a) Remuneraciones del mes: Los "Datos básicos" a llenar son:
1. Fecha de pago: Fecha tope de pago de imposiciones, que normalmente
corresponde al día 10 del mes siguiente que se está pagando
2. Mes de pago: Mes al que corresponden las imposiciones
3. Período a considerar: Se refiere a si la cotización corresponde a un mes, un período,
etc.
4. Empresa: Empresa a la que corresponden las cotizaciones
5. Lugar de pago cotizaciones: Las planillas se emiten por lugar de pago.
6. Banco: Con que se pagan las cotizaciones
Updated: 07/02/2013
2.11.2.7 C.C.A.F.
Esta opción permite generar las planillas de la Caja de Asignación Familiar. Para ello se debe
crear en Mantención Ítem, en la pestaña de Contribución, el ítem:
Para determinar cuáles son los códigos de régimen, baje la flecha que está en el extremo
derecho del campo, con lo cual aparece lo siguiente:
Updated: 07/02/2013
2.11.2.8 De la Mutual
Updated: 07/02/2013
a) Generalidades
Un ejemplo muy simple de contabilización que proporcione debida información para los
fines que requiera el usuario podría ser en la siguiente forma:
En este ejemplo se muestra un ítem con cuenta y contra cuenta, esto se debe a que pueden
existir ítems que requieren de contra cuenta (En este ejemplo Mutual). Esto es debido a
que no debe afectarse con estos ítems la liquidación del trabajador ya que se trata de un
valor a cargo del empleador.
b) Esquemas Contables
Este mecanismo consiste en agrupar la cuenta de uno o varios ítems y los datos
informativos que deseen agregarse en un número de hasta 250 caracteres agrupados en
"partes" aclaratorias, las que pueden ser tantas a condición de no sobrepasar el número de
caracteres disponibles.
Cada parte será un concepto que puede ser parametrizable. Por ejemplo
1 2 3 4 5
Centro de costo Cuenta Rut Ítem Monto
Una parte podrá ser, además de un componente del Esquema, un índice de otra
"parte"
Composición de la "parte"
Ejemplo 1
Se debe armar una cuenta con 8 caracteres de los cuales los 3 primeros corresponden a la
empresa y los 5 restantes al centro de costo, se procede así:
Ejemplo 2
· Los 12 finales dependen del centro de costo y están en la tabla 341 y corresponden al
valor 3. Esto significa que será diferente según sea el código del centro de costo. Es
decir, si el centro de costo es el 201 le corresponde un valor 85943, y si es el 202, el
valor será 97432,89, etc.
En este ejemplo, como se indica, en la PARTE N° 3 se obtiene el valor desde una Tabla. Debe
tenerse en consideración que una tabla se compone de 2 dimensiones: el número de la
tabla y el elemento dentro de la tabla.
1 1 2 3
2 Dato Fijo CEH Clasificación C. de Costo según Contab.
3 3 5 12
4 1(Componente) 1(Componente) 1(Componente)
5 Dato Propio Dato Directo De una Tabla
6 - Del Empleado Del Empleado
7 - CLASIFICACIÓN CENCOS
8 - - DATO FIJO
9 - - 341
10 - Código VALOR 3
11 CEH - -
12 Derecha, Blancos, 0 Derecha, Ceros, 0 Derecha, Blancos, 0
Tal como se ha explicado, los datos números 6 y 7 individualizan al elemento y los números
8 y 9, a la 12 Alineación y relleno: En tres buzones debe indicarse: alineación izquierda o
derecha, espacios extremos con ceros o blancos, decimales sí o no y en caso sí, cuantos (0
equivale a no hay)
Se deben crear tantos esquemas, manteniendo la misma estructura anterior, que sean
necesarios dependiendo de las características de las cuentas definidas en el Cliente, por
ejemplo las cuentas de resultado por lo general solo ocupan centro de costo y cuenta
contable por lo tanto en los campos Rut, Nombre Rut y tipo de documento se debe definir
en blanco como se muestra en la siguiente figura
Otro ejemplo son las cuentas de personal, como anticipo, préstamos donde se requiere el
Rut y nombre de empleado y no se debe asociar centro de costo, en ese caso el esquema
queda de la siguiente forma
2. Una vez terminado la definición de los esquemas a usar, se debe configurar el plan de
cuentas en Payroll, los pasos son los siguientes
Donde se debe indicar para cada ítem el esquema debito o crédito según corresponda y la
cuenta contable, si un ítem es informativo y no se centraliza se debe colocar bajo el titulo
EXCLU. La letra S en el caso contrario N
Y si al revisar el informe esta todo correctamente se debe indicar que SI, con lo cual se
genera la estructura Cliente que luego se importa, el archivo de salida a importar se llama
CUENTAS.TXT
Su estructura es la siguiente:
1. Libro de Remuneraciones
2. Estadística INE
3. Seguro de Cesantía
4. Exportar Datos para las Declaraciones Formularios 1887 Y 1827
Updated: 07/02/2013
Libro de Remuneraciones
Estos son los ítems que figurarán en las columnas de las páginas del libro Para borrarlos,
modificarlos o crearlos presionamos el icono en la parte inferior izquierda
Con lo cual aparecerá la siguiente pantalla
Al hacer clic en un campo vacío se presentó el listado de ítems del el cual se trajo a las
futuras columnas las cotizaciones provisionales de AFP e Isapres
La pantalla "Datos Columna" aportará los datos señalados y completando las definiciones
pedidas la imagen queda así
Aceptando Si, si es el caso, la imagen siguiente presenta una oferta de Imprimir o mostrar
por pantalla las páginas del libro, tamaño carta.
Paso 1: Ingresar código INE a los ítems: Para esto ingrese al menú Mantención/Ítems de
Payroll.
Seleccione un ítem y haga doble clic sobre él o seleccione el ícono , con lo que
aparecerá la pantalla "Mantención de ítems". Seleccione la pestaña "Otros”.
Haciendo doble clic sobre "Clasificación para el INE" aparece la tabla N°6 del menú
"Mantención /Tablas" de Payroll, la cual debe contener la siguiente codificación para
clasificar los ítems:
Código Descripción
1. SUELDO BASE
2. OTROS SUELDOS PERMANENTES
3. SUELDOS OCASIONALES
4. INCENTIVOS Y PREMIOS
5. PAGOS POR TRATOS
6. SOBRETIEMPO
7. COMISIONES POR VENTAS
8. REEMBOLSOS DE GASTOS
9. PARTICIPACIÓN Y GRATIFICACIÓN NO MENSUAL
10. PAGOS EN ESPECIES
11. SUBSIDIOS TRASPASADOS
12. PAGOS DIRECTOS POR SEG. SOCIAL
13. APORTES POR SEGUROS
14. GASTOS DE CAPACITACIÓN
15. INDEMNIZACIÓN POR TERMINO TRABAJO
16. OTROS COSTOS MANO OBRA
19. DEDUCCIONES
20. Item a excluir
Realice esta operación con cada uno de los ítems.
Paso 2: Ingresar código INE de los empleados: El código INE del empleado se ingresa en la
opción Mantención/Empleados en la pestaña "De la Empresa".
Haciendo doble clic sobre el campo "Código INE" aparece la tabla 5 del menú Mantención
/Tablas correspondiente al código INE empleados, la cuál debe contener la siguiente
codificación:
Cód. Descripción
1. PERSONAL DIRECTIVO
2. PROFESIONALES
3. TÉCNICOS
4. PERSONAL ADMINISTRATIVO
5. SERVICIOS PERSONALES Y PROTECCIÓN
6. VENDEDORES, PROMOTORES
7. TRABAJADORES CALIFICADOS
8. CHOFERES, MAQUINISTAS
9. TRABAJADORES NO CALIFICADOS
99. No se considera
Para la obtención de las estadísticas para el INE, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Si existen Haberes que no deben afectar dicha estadística, deben utilizar como
Código INE (en la Mantención de Ítems) el numero 20. Como por ejemplo RESIMP
2. Si por el contrario, lo que se desea es dejar fuera de esta estadística a uno o más
empleados, se les debe indicar el número 99 como código para el INE (en la
Mantención de Empleados).
3. Se recuerda que el Ítem A000 debe llevar un cero como código INE.
4. Cualquier ítem informativos que se utilice para indicar cantidades de Horas extras,
debe llevar un código 60.
Es importante verificar el código INE de los ítems y de los empleados antes de emitir esta
estadística ya que códigos mal puestos provocaran resultados erróneos.
Updated: 07/02/2013
Mediante este programa se puede emitir en forma masiva contratos o finiquitos previo
seleccionar al personal. Ver: Selección de Empleados y consultar la tabla de documentos
disponibles o crear el que se requiera. Ver:Contratos
Para seleccionar los ítems que figurarán en el contrato se hace un clic en con lo cual
aparece esta pantalla :
El tipo de contrato se deberá elegir en una lista que se obtiene aplicando doble clic en el
campo denominado Texto. Con ello se presentará esta pantalla.
Si se quisiera crear desde este programa un nuevo contrato se deberá aplicar un clic con BD
en la misma tabla, con lo cual se entrara al procesador de texto previamente elegido por el
usuario. Una vez creado el contrato se deberá guardar como archivo RTF en el directorio:
F:\PAYROLL4\DOC\CONTRATO_x.RTF
Seleccionando el tipo de contrato o finiquito, con doble clic se lo trae a la pantalla anterior
donde quedará incluido en el campo Texto.
Además se deberá indicar las opciones que deben considerarse cuya explicación figura
en Finiquitos
En el caso que el texto del finiquito deba crearse aplicando se establecen los ítems
que figurarán en el finiquito
Ejemplo de un finiquito emitido a un empleado con los items de: Sueldo base, Horas extra y
gratificacion legal:
Este programa permite ver el estado de la cuenta corriente de todo el personal o del
personal que se seleccione. Para ese fin debe colocarse el código de la empresa y el mes a
partir del cual se desea la información,
Para saber cuales son los tipos existentes, con un doble clic en ese campo se llama a la Tabla
de Tipos de Préstamos.
En este detalle se muestra préstamo por préstamo, el saldo de cada uno y el saldo total por
empleado.
Mas datos individuales se pueden ver en el cuadro de diálogo de cada préstamo a cada
empleado, en:Cuenta Corriente (Creación de Préstamos)
Contrato de tipo I indefinido; Contrato a plazo F fijo o por O obra, y C cambio de tipo de
contrato (de fijo a indefinido) en el mes. Fecha de incorporación al Seguro (Fecha_sec): Que
contendrá tal como su nombre lo indica la fecha a partir de la cual se empezara a aplicar
este concepto al trabajador. Se creó un procedimiento interno: Segsec() , el cual se
encargara de determinar los valores a cotizar/aportar y si procede o no considerar alguna de
las alternativas. Hay que crear tres ítems nuevos: SEGCET: Cotización de cargo del
Empleado, debe ser tipo 3 y se debe procurar que su número de orden sea menor al
asignado al ítem de impuesto (IMPUES). SEGCEE: Aporte de la empresa al fondo para el
seguro, debe ser de tipo 8 (aportes o contribuciones). SEGCEI: Aporte de la empresa al
fondo de indemnización, también debe ser de tipo 8 (aportes o contribuciones). Como total
afecto o Imponible en Payroll se considerara el valor contenido en KTHA, con el tope
indicado de 90 UF . En el Menú de Planillas se separo el reporte que emitía las planillas a las
AFP en dos: Uno para las cotizaciones obligatorias (el cual incluye el seguro de cesantía) y
otro para las voluntarias. También se agrego en la sección 'Otros informes' la posibilidad de
imprimir para una selección de trabajadores, el formulario de Aviso de Iniciación o Cesación
de Servicios, para los casos en que esto es obligatorio. Forma de aplicar en Payroll A cada
trabajador se le debe indicar el tipo de contrato vigente de acuerdo a la naturaleza de su
vencimiento, esto es si se trata de plazo fijo o indefinido. Aquí es muy importante tener
presente que un contrato a plazo fijo requiere necesariamente de una fecha de termino, la
cual a su vez debe ser puesta en blanco (o 01/01/3000) si cambia de fijo a indefinido.
Cuando se produzca un cambio, es decir si un contrato pasa de fijo a indefinido, en el mes
que esto ocurra, se deberá indicar dicha situación en el campo Tipo de contrato mediante
una C (que significa precisamente cambio de contrato en el mes). El sistema se encargara
automáticamente en el cierre siguiente de ponerle la marca de contrato indefinido. Para los
efectos de aplicar la proporcionalidad correspondiente a los aportes de cargo del trabajador
y del empleador por haber tenido plazo fijo, se usara el día de la fecha de retiro, donde se
deberá indicar el día del mes en que empezó a regir el contrato indefinido. Es muy
impórtate notar que solo debe indicarse el día, quedando entonces la fecha de retiro como:
xx/01/3000 (donde xx quiere decir el día señalado y la parte del mes y del año no debe
tocarse, permaneciendo en 01/3000). Por ejemplo, si un empleado fue contratado el 11 de
Octubre por 2 meses y se paso a indefinido el 5 de diciembre, se debe dejar la fecha de
retiro como: 05/01/3000. De esta forma los primeros 4 días de diciembre se aplicara el 3%
integro al empleador, mientras que en los 20 siguientes se separara en 2.4 y 0.6.
Posteriormente en el cierre la fecha de retiro será reemplazada por 01/01/3000, que es la
fecha asumida por el sistema para contratos indefinidos.
La fecha de incorporación al Seguro, en la pestaña relacionada con las LLSS de la ficha es la
que determinara si se debe aplicar o no este beneficio, por lo que debe permanecer en
blanco (o con 01/01/3000) para aquellos que no lo soliciten voluntariamente y con una
fecha valida, esto es menor o igual a la del proceso y mayor o igual al 02/10/2002, para
todos los que si corresponda. Es importante destacar que este campo se llena
automáticamente para todos los ingresados después del 02/10/2002.
El ítem SEGCET debe ser agregado a la clase principal (o a la que corresponda) con la
formula que se indica a continuación, el sistema se encargara automáticamente de todo el
resto, aun cuando se trate de contratos de plazo fijo en que este ítem no se aplica.
Importante: Los otros dos ítems (SEGCEE y SEGCEI) no deben bajo ningún punto de vista ser
incluidos en la clase, ya que si se hace, provocara errores en los cálculos.
Se debe crear la siguiente Fórmula: Fxxx = P[Segsec()]P
Modificar la fórmula del afecto a impuesto, agregando lo siguiente: -I.SEGCET, esto es,
rebajando de la base afecta el aporte al Seguro de cesantía de cargo del trabajador.
Para los efectos de la emisión automática del formulario de Aviso de Iniciación o Cesación
de Servicios, es necesario modificar las siguientes tablas:
De Nivel Educacional (o escolaridad, tabla 17), dejándola como sigue: Sin educación Básica
Educación Media Científica - Humanista Educación Media Técnica - Profesional Centro
Formación técnica o Instituto Profesional Universidad Pregrado Universidad Postgrado De
Motivos de Egreso (tabla 20):Art. 159 N°1 y N°2 (Mutuo Acuerdo o Renuncia) Art. 159 N°4 y
N°5 (Vencimiento del Plazo) Art.N°159 N°6 (Fuerza Mayor) Art.160 (Imputable al
trabajador) Art.161 (necesidad de la empresa Art. 171 Inciso 1. En la tabla de AFP y si no
está utilizando Previred, deberá indicar en el campo denominado Código Alternativo lo
siguiente para cada institución:
03 a la AFP Cuprum
05 a la AFP Habitat
08 a la AFP Provida
10 a la AFP Santa María
12 a la AFP Magister
29 a la AFP Planvital
31 a la AFP Summabansander
99 a Empart o INP
Updated: 07/02/2013
Presionando el icono se procede a obtener los datos pedidos, los cuales deben quedar
almacenados en el archivo cuyo destino se indique.
Updated: 07/02/2013
Updated: 07/02/2013
Para el traspaso de Fondos a los Bancos con el propósito que ellos paguen a los empleados
las sumas de indicadas para el o los ítems que corresponda, se utilizan módulos especiales,
uno por cada Banco.
A continuación se muestra la pantalla que permite crear el transfer que se envíe al
Banco BHIF
Updated: 07/02/2013
2.13.8.2 Previred
Para declarar y pagar sus leyes sociales a través de la empresa Previred, debe generar
previamente un archivo de texto con el detalle de las cotizaciones, para posteriormente
enviarlo por medio de la página: www.previred.com
Para generar el archivo de texto proceda de la siguiente manera:
Updated: 07/02/2013
Presionando el icono se obtiene una pantalla para detallar los ítems cuyos montos
están comprometidos con esa Caja
En planillas aparte deben enviarse el detalle de las cargas familiares y los pagos que se están
haciendo a esa caja
Updated: 07/02/2013
Si su empresa tiene convenio con "Sodexho Pass" para el servicio de "Cheque Restaurant",
puede utilizar este programa para la generación y el envío de la información requerida.
El programa solo sirve para el convenio de Cheques Restaurante ofrecido por dicha
empresa.
Se genera una planilla Excel, con el formato preestablecido y que contiene un encabezado
indicando la identificación de la empresa cliente, la fecha del pedido, los vencimientos y
otros. Y un detalle por cada empleado. Esta planilla debe ser enviada por el encargado y por
la forma que se haya acordado, pero más adelante esto se realizara directamente a través
de un Web Services.
Solo se consideraran los empleados a los cuales se les haya indicado (en la ficha) que
recibirán este beneficio.
En las preferencias pestaña “Otros” se debe indicar el número de cheques por día hábil y el
valor de estos, a solicitar por cada empleado:
Para todo aquellos casos especiales se podrá generar uno o más registros en la tabla de
asignaciones (usando el código de Bien 50000 (cincuenta mil)), indicando, por ejemplo,
cheques devueltos, cheques a pedir de más o cualquier situación particular. Estos registros
serán considerados en el mes de pedido, en la fecha indicada en el registro mismo (columna
fecha de la asignación), ya sea para aumentar (valores negativos o devoluciones) o disminuir
el total del pedido. Por ejemplo, en la pantalla siguiente se muestra una devolución de 6
vales de una persona que tuvo una licencia médica y por ende no le fue posible de usar.
Como dicha licencia se descontara del pedido, esta devolución lo regularizara.
En este caso se está indicando que los cheques devueltos se deben sumar a este trabajador
en el pedido para el mes de agosto. Como se trata de una asignación negativa, es decir a
favor del trabajador, debe llevar el signo menos y su comportamiento será el opuesto, esto
es, sumara al total de cheques solicitados. Por el contrario, si aparece un valor positivo, este
será restado del total. Estos registros solo serán tomados en cuenta en el mes y año
indicado, por lo que no es necesario borrarlos, si se desea mantener la historia. Es muy
importante tener presente que solo se puede usar como "código de Bien" para estos efectos
el numero 50000 (si no existe se debe crear en la tabla numero 39), o de otra forma los
registros no serán considerados.
Updated: 07/02/2013
2.13.9 Provisiones
Uno de estos dos ítems debe ser informativo si el otro es el que interesa. Es decir, si se
interesa contabilizar la provisión por diferencia entre períodos (PROVAC), o bien, interesa
contabilizar la provisión acumulada PROACU
En estos ítems se debe ejecutar la opción "Acumula afecto 2", en el cuadro Datos del ítem
Es posible sea necesario actualizar los "afectos" del Resumen. Para eso se recurre a
"Utilidades" del menú "Procesos".
En esa pantalla Actualiza Afectos del Resumen se debe colocar las fechas inicial y final de la
actualización.
La pantalla del programa que permite establecer la provisión se muestra a continuación:
· Mes de pago
· Período a considerar
· Empresa
· Ítem de Provisión de Vacaciones.
Updated: 07/02/2013
Para revisar el texto basta un clic con el botón derecho del mouse y aparece la siguiente
pantalla
Para seleccionar los ítems que figurarán en el texto se hace doble clic en uno de esos
campos y aparece la tabla en que se encuentra el ítem solicitado
Al indicar "Para" se mostró el cuadro, similar al que se utiliza en E- Mail, que aparece en el
interior para seleccionar el contacto. Cuya indicación puede ser una clave para un conjunto
de empleados.
Updated: 07/02/2013
La oficina de personal puede emitir una guía telefónica del personal con la dirección, el
teléfono particular y el anexo en la empresa, o con cualquiera de las tres alternativas:
Primero se debe seleccionar el personal para el cual se emitirán credencial, luego las
opciones del informe que podrán ser por las dos caras o en grupos de a 6, además se aplica
un filtro por estado de los empleados, seleccionando uno o más estados.
En la pantalla se estaría comparando Febrero con Marzo del 2011, pero también podría
comparar la suma por ítem de lo pagado entre enero y marzo del 2011 con enero y marzo
del 2010.
2.14.5 Etiquetas
En esta pantalla se puede seleccionar los empleados afectos y crear una etiqueta para cada
uno incluyendo su cargo y su código. Se puede colocar la fecha, el período al cual
corresponde y un ítem como puede serlo el monto líquido u otro a obtener en la tabla de
ítems que se presenta al efectuar un clic en ese campo:
Updated: 07/02/2013
Para los efectos de la emisión automática del formulario de Aviso de Iniciación o Cesación
de Servicios
Updated: 07/02/2013
Updated: 07/02/2013
El proceso que vamos a explicar es uno de los más fáciles de realizar y de los más
importantes que se manejan en el sistema.
Si usted sólo ha ingresado información al sistema y no ha realizado ningún proceso, no se ha
creado mes y por tanto, cuando quiera ir a consultar cualquier informe le dirá que el mes no
existe, por más que usted vea la liquidación en el mapa de ítems de cada empleado.
Al realizar un proceso de liquidación lo primero que pasa es que se crea físicamente el mes
(lo que se explica un poco más adelante),y la información que actualmente está en la ficha
va a actualizar todos los informes que se generan en el sistema. Por tanto, si usted ingresa
un ítem, por ejemplo horas extras y luego va a un informe como puede ser "Detalle de ítems
por empleado", esta información no aparecerá, si antes no ha ejecutado este proceso.
Al decir que al realizar el proceso de liquidación se crea físicamente el mes, significa que
bajo el directorio C/payroll4/LIS aparecen dos archivos de la forma AAAAMM.cdx y
AAAAMM.dbf Por ejemplo, si proceso Abril del 2004 se generarán los archivos 200404.cdx y
200404.dbf.
El proceso de liquidación se debe hacer todas las veces que sea necesario dentro del mes, es
decir, cada vez que luego de haber ingresado o modificado algún ítem desee obtener
informes.
Si tiene 1000 empleados a los que ya procesó, y desea modificar sólo a uno, puede, luego de
© 2013... PayRoll S.A.
366 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
Paso 1: Seleccionar a los empleados que desea procesar, lo que se explica en:
Selección de Empleados
Una vez ingresado todos los conceptos de pago de un mes, revisado los informes, y
teniendo todo cuadrado en el sistema, lo siguiente es realizar un respaldo:
Respaldo
Cierre de Mes (periodo) (Es muy importante que haya respaldado antes de realizar esta
operación)
La opción "Cierre de mes" que aparece en pantalla sólo procede si el período es el mes. El
proceso se activa con un clic en
Para seguir trabajando normalmente en este nuevo mes debe ingresar al menos los índices
de UTM y UF. Para realizar esta operación vea encabezado "Manual Payroll/Ingreso de
Índices UTM,UF,IPC".
Updated: 07/02/2013
Es posible incluir el detalle y la ubicación e imprimir por el total de la operación con sus
montos por empleado, o cheque por cheque en planillas de a tres empleados.
Indicando la opción elegida, en este caso el detalle, y presionando el icono se ofrece
imprimir o ver por pantalla los siguientes informes:
1) Emisión de cheques
2) Detalle de Cheques
Updated: 07/02/2013
Como destinatarios de estos cheques puede ser: Instituciones, beneficiarios u Otros Todos
los datos requeridos paran identificar los elementos de pago: Banco, número inicial del
Banco, Fecha, Período a que corresponde, etc. figuran con claridad en la pantalla:
Updated: 07/02/2013
Updated: 07/02/2013
Aquí se ingresan los valores que paga la caja por cada uno de los tramos y las rentas
máximas de cada tramo.
En caso de querer que el resultado de este proceso se actualice en la ficha debe marcar
en la opción "Actualiza" ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.
Updated: 07/02/2013
El resultado del cálculo que se muestra a continuación se ubicará en la Ficha del empleado,
en la pestaña “Otros”
Con un clic en se presenta la opción imprimir el resultado o verlo por pantalla, cuya
imagen se muestra
2.15.8 Utilidades
Los Afectos son aquellas agrupaciones de ítems afectos para cumplir con ciertos requisitos
legales y que cada tanto deben ponerse al día. Ellos son:
Que Permite al usuario efectuar consultas por Mail a Soporte PayRoll, ademas envia una
copia de la base de datos, para su revision.
Updated: 07/02/2013
2. Alcance: Abarca la seguridad general del sistema además de las seguridades especiales,
como pueden ser el dar seguridad a los ítems, a los módulos articulados, etc.
4. Descripción de Actividades
4.1. Crear Grupos: Los grupos dan cuenta de los permisos que tendrán los usuarios.
Para crear un grupo debe ir al menú Sistema/Seguridad/Mantención de Grupos.
4.3. Asignar Permisos: Todavía falta seleccionar los permisos que contendrá este
grupo. Para ello vamos a la opción Sistema/Seguridad/Permisos. Al ingresar a esta
opción aparece la pantalla "Mantención de Grupos"
En la parte superior dice "Grupos", el buzón despliega todos los grupos creados en el
sistema. Aquí debemos seleccionar el grupo creado TEST de modo de asignarle los
permisos.
Más abajo aparecen varias pestañas: Sistema, Mantención, Fichas, Ingresos, Informes,
Procesos, Impresión, Seguridad, y Menú Propio / Otros. (CAS: Control de Asistencia no se
utiliza en esta versión)
Para dar permiso lo que se debe hacer es primero pararse con el mouse en la fila y el
concepto, en este caso Acceso a "Mantención de Archivos" presionando el botón
modificar, con lo cual aparece la siguiente pantalla, donde, en este caso, sólo permite
seleccionar la opción de "Acceso" y todo lo demás aparece bloqueado.
Updated: 07/02/2013
2.17 Conjuntos
A cada conjunto se le asignará un código y una descripción con el fin de obtener una
identificación precisa
A continuación se tratan los temas siguientes:
Lo del código y su descripción está claro el tema de interés para definir el conjunto está
determinado por la condición que le impongamos.
Podemos elegir una condición ya creada o bien proceder a crearla como se explica en:
Selección. (Selección a través de una Condición)
El conjunto autorizado en el cual puede actuar este usuario es el que tiene el código 50 que
corresponde al centro de costo 259020.
Si se quiere ver como procede el Sistema para que este usuario trabaje con este conjunto,
debemos salir del sistema y volver a entrar con la identificación del usuario y su clave.
A partir de este momento el usuario puede trabajar con este conjunto para efectos tales
como puede serlo Modulo de RR HH que sean instalado para un cliente.
Es posible que se quiera definir una parte del conjunto con la cual se desea trabajar: Como
puede serlo que del Centro de Costo 259020 (Conjunto designado) se requiere trabajar sólo
con el personal femenino (Subconjunto).
Fijado el conjunto Centro de Costo 259020 y Su personal femenino, al trabajar con PayRoll
aparecerá sólo el personal que cumple con ambas condiciones:
El sistema Payroll posee un generador de consultas y o reportes que puede ser manipulado
por el usuario, generando sus propias aplicaciones sobre la información que contiene el
Sistema.
En general, será posible obtener dos tipos de listados que se describen a continuación:
d) Consultas sobre diferentes datos del empleado que no requieren una fecha especial.
e) Consultas del proceso, múltiples ítems en múltiples períodos.
Operatoria:
En ella figuran una serie de campos cuya explicación y operatoria se explica a continuación:
CLASIFICACIÓN: Haciendo doble clic en este campo, se despliega una tabla con la
clasificación creada en el punto 1.
Una vez ingresados estos datos, la próxima decisión será si se generará el módulo utilizando
el Asistente o mediante Instrucción directa.
En lo que sigue, se explicará la mecánica para construir Módulos Articulados utilizando las
herramientas que el Sistema ofrece, las Instrucciones Directas se dejarán para su empleo
por especialistas.
La idea en esta etapa es seleccionar los campos que se requieren para generar el reporte,
del costado izquierdo de la pantalla, y con el botón llevarlo al lado derecho. Si se quiere
sacar un campo, se selecciona con el mouse el botón que apunta hacia el lado izquierdo de
la pantalla y con clic en ese botón se saca el campo de la selección. Si se quiere eliminar
todos los campos seleccionados, se ocupa el botón
Por defecto, el sistema siempre incluirá el "Código" y el "Nombre" de los empleados que
participarán en el reporte.
Utilizando este Asistente se colocaron, además de las ya anotadas, las siguientes
instrucciones para la información requerida:
"Sexo:” Ubicado en datos “Personales del empleado"
"Centro de Costo”: Clasificado como "Empleado empresa"
“Empresa”: "Empleado empresa"
"Cargo:” "Empleado empresa"
Paso 2: Con estos antecedentes ingresados avanzamos a la etapa siguiente para lo cual
presionamos el ícono
Este cuadro que se muestra más abajo derecha permite visualizar los enlaces.
Paso 3:
Avanzando nuevamente hacia la derecha con el ícono llegamos a la siguiente pantalla, la
cuál, en su parte superior permite ingresar condiciones, seleccionando el ícono
Agrupar Columnas, si tal tarea interesa, lo cual no es el caso Ordenar por columnas: En el
ejemplo se ordenó por empresa, luego por Centro de costo y finalmente por nombre. Fíjese
que el número (6, 4, 2) del ejemplo corresponde al orden que se le dio a estos campos
cuando se seleccionaron.
Paso 4: Avanzando hacia la derecha con el ícono se presenta esta imagen pidiendo
indicar una de las siguientes posibilidades:
De existir ítems o variables involucradas, se marca la opción "Extrae datos del periodo".
Al Hacer doble clic en cualquier lugar del rectángulo blanco que se muestra más abajo en la
pantalla, aparece la tabla con los ítems creados. Una vez seleccionados los ítems con doble
clic se les trae a la pantalla.
En caso de querer incluir variables en el reporte, se deben escribir a continuación de los
ítems en el recuadro blanco de la pantalla anteponiendo "K." . Las variables posibles de
utilizar son:
- KTIM: Total imponible
- KTHA: Total haberes, igual al valor del resumen.
- KTDE: Total descuentos, igual valor del resumen.
- KTEX: Total Exentos
- KTHI: Variables del resumen.
- KLIC: Variables del resumen.
- KLIC3: Variables del resumen.
- KDTR: Variables del resumen.
- KDTR: Variables del resumen.
- KAFE: Variables del resumen.
- KDTR: Días trabajados
- KLIC: Días de licencia
- KTNETO: Liquido o neto ganado.
- KTDN = KTDS + KTDE
- KTDT = KTDS + KTDE + KTDL
- KAFB01 al KAFB20: Variables del afectos
De esta forma se incluyen los variables y los ítems que se quieran utilizar separados por
coma.
Paso 6: Esta es la última pantalla antes de poder ver el informe creado. En ella el sistema
solicita ingresar la orientación que se le quiere dar a los datos en el informe "Hacia el lado"
o "Hacia Abajo", y, dado que se quiere extraer datos del período, consulta entre que fechas
se necesita esta información.
En caso de indicarse igual fecha inicial que final, el sistema considerará un solo período.
Una vez ingresados estos datos, si el proceso ha sido el correcto el Módulo Articulado está
creado y se puede guardar, o bien, observarlo para ver si está de acuerdo con lo requerido.
Con el fin de explicar cómo sale el informe según tipo de orientación de los datos y fechas
solicitadas, a continuación se hará un análisis indicando distintas situaciones:
(Opcional)
CASO 1: Orientación de los datos hacia el lado, y se solicita información de los ítems del mes
de Febrero.
Observe en el reporte que sigue, que el formato automático de los nombres de las columnas
de los ítems es como sigue: Los primeros 6 dígitos corresponden al nombre del ítem o
variable, luego viene un guion bajo ( _ ), luego "I" de Valor Calculado o "O" de Valor Original
y finalmente un número de 2 dígitos que da cuenta del mes del que se está solicitando
información.
CASO 2: Orientación de los datos "hacia el lado", y se solicita información de los ítems de los
meses de Diciembre y Enero.
Se cumple lo mismo que en el Caso 1, pero observen que al solicitar información de más de
un mes, que para el ejemplo corresponden a 2 meses, aparece en el informe, Sueldo base y
Gratificación del primer mes, y luego Sueldo Base y Gratificación del segundo mes.
CASO 3: Orientación de los datos "Hacia abajo", y se solicita información de los ítems del
mes de Enero.
CASO 4: Orientación de los datos "Hacia abajo con Historicos", y se solicita información de
los ítems de los meses anteriores de Diciembre a Febrero.
I. TIPOS DE CONDICIONES :
Pero podemos utilizar otras variables de fechas que son las siguientes:
RESULTADO: Una vez ejecutado el Modulo Articulado, aparecerá las ventanas que me
permite ingresar las 2 fechas que necesito emitir el listado, que en este ejemplo particular
colocamos el 01/01/1990 como fecha de inicio y 31/12/2001 como fecha final.
Ejemplo 2.
Objetivo: Crear un Modulo Articulado en que el Sistema me consulte en forma automática,
el numero de un mes en particular cuyo interés radica en obtener una determinada
información.
RESULTADO: Una vez ejecutado el modulo articulado, se generara la pantalla que aparece
abajo donde debemos ingresar el número del mes que deseamos consultar, que puede ser
por ejemplo el 9, es decir, aparecerá en el listado todos aquellos empleados que están de
cumpleaños en el mes de Septiembre.
Ejemplo 4.
Objetivo: Crear una condición que me permita ingresar diferentes campos, que contenga la
información del entorno laboral que se encuentre insertado el trabajador dentro de la
empresa y cuya información la obtiene el Sistema en Mantención Ficha.
Pero también se puede hacer la condición con otros campos como por ejemplo:
RESULTADO del ejemplo: En esta ventana se debe ingresar el código del cargo (que es
numérico) que se desea obtener en la ejecución del modulo articulado. Pero como ya
hemos mencionado arriba, este dato puede ser reemplazado por otros campos.
PRIMER PASO: se debe ir a mantención ítems crear como ítems la expresión 'SUMADO',
que en todo caso puede ser otro nombre pero siempre teniendo en cuenta que debe ser
con un largo de 6 carácter como cualquier ítem.
SEGUNDO PASO: enseguida se debe ir a crear el modulo articulado, y en el paso 4 se debe
marcar la opción 'Extrae datos del periodo' e ingresar los ítem separados por comas más la
expresión SUMADO que en este caso del ejemplo de abajo, realizara la operación de sumar
los ítem del Sueldo Base más la Gratificación :
El ítem 'SUMADOS' debe ir precedido por una letra F y un punto. Las operaciones deben ir
entre paréntesis corchetes [ ].
Una vez ejecutado el reporte, los nombres de las columnas corresponden a los nombres de
los campos al interior del reporte.
1. Page header: sobre esta banda aparecen los nombres de las columnas del informe.
2. Detail: Sobre esta barra se muestran los campos que contendrá el reporte. Estos se
abrirán tantas veces como empleados se hayan seleccionado.
3. Page Footer: Corresponde al pié de página del reporte, por defecto aparecen sobre esta
barra los campos de fecha (lado izquierdo) y número de página (lado derecho).
a) Vamos a generar un Módulo Articulado, donde se extraerá los datos del Código y
Nombre del trabajador, Empresa, Centro de Costos, Periodo, Monto del Sueldo Base y
el T.Imponible. q Y se ordenara primero en base a la Empresa, a la Descripción del
Centro de Costos y por el Nombre del trabajador.
Una vez dado un clic a la tasa con lápices entramos al reporte del Módulos
Articulados y encontramos la ventana que se muestra abajo
3) Colocar Títulos en el Reporte: Para ello vamos arrastrar la barra Page Header hacia abajo
utilizando el botón izquierdo del Mouse sin soltar. Una vez dejado el espacio suficiente
podemos colocar un título principal en la hoja como también los títulos por cada
columna.
Para ello utilizamos el botón y seleccionamos donde colocar el titulo del informe,
luego el botón para ingresar un color a un titulo, se debe pinchar el color
correspondiente en la paleta de colores.
1) Para ello se debe posicionar sobre la variable en la sección “Detail” y darle un doble clic,
con lo cual aparece la ventana que se muestra abajo, llamada 'Report Expression', y se
trabaja en el botón Format:
Y en el campo Format se digita nueves (9) separados por comas, para así separar por
miles, ya que el Sistema convertirá las comas en puntos.
PASO 4: AGRUPAR POR UNA VARIABLE
1) Si se desea agrupar por alguna variable, por ejemplo por el Centro de Costos, para seguir
con el ejemplo de arriba, se debe ir al Menú Report, opción Data Grouping, donde
aparecerá la ventana que se muestra abajo:
3) Por lo tanto, si deseamos ver una vista previa del listado debemos ir al menú Editar,
opción 'Vista Previa' :
1) Si necesitamos Sumar por cada Centro de Costos, debemos separar las barras 'Detail' de
la Group Footer1:d_cencos', enseguida me posiciono encima de las variables SUBASE_I
y de KTIM K y con el botón derecho darle 'Copy' y luego nuevamente darle 'Paste' y
dejarlos en dicho espacio dejado por las 2 barras “Group Footer 1: d_cencos”.
2) Para que el resultado sea la suma de los montos se debe hacer doble clic en la expresión
“subase_i03” que pegamos en la sección de “Group Footer”
Marcaremos las 2 primeras opciones del recuadro “Report Sumary” que son una banda
de sumatoria y en una nueva página. Al hacer esto se generara en la parte inferior del
reporte una banda llamada 'Summary'.
2) Una vez copiado las variables Sueldo Base y el Total Imponible se pega entre las barras
de Page Footer y el Summary.
3) Enseguida sobre las variables se da un doble clic y aparece la siguiente ventana, si bien
dice 'Sum', en el campo Reset se debe seleccionar 'End of Report', lo cual significa al
Final del Reporte
4) Con esta configuración la ultima pagina del reporte debe quedar de la siguiente manera:
2) Luego el reporte quedara de la forma que se muestra abajo, además agregar la suma
hacia abajo como ya se explico en el Paso 5.
PASO 8: Para hacer un Conteo de los trabajadores, por cada Centro de Costos.
1) Se puede copiar una variable cualquiera y darle formato Numérico y además en el botón
'Calculation' se le da la opción 'Count'.
Si vemos a ver el Informe a través de una vista previa, encontraremos una columna con
un número correlativo, el código y el nombre del trabajador, el código del centro de
costos, el nombre del Centro de Costos, código de la empresa, sexo, los montos del
Sueldo Base y Total Imponible y la Suma Total.
PASO 11: COMO DEJAR EL NOMBRE DEL CENTRO DE COSTOS POR HOJA.
1) Para ello se debe separar las barras del Page Header del Group Header1:d_cencos, para
dejar un espacio suficiente para trasladar allí todos los títulos.
2) Enseguida trasladaremos el título y la variable de la Empresa y el Centro de Costos sobre
el título del Código.
1) Se debe ir al menú Report, opción “Optional Bands”, marcar las opciones 'Title Band' y
'New Page' en el recuadro de “Report Title”
2) Enseguida a parece la barra llamada 'Title' y sobre esta barra vamos a colocar un título
general y un logo de la empresa. Esto último se realiza pinchando el botón
3) Para colocar el periodo por el cual se desea emitir el listado se debe pinchar el botón
e ingresar la siguiente variable, en el campo 'Expression' de la ventana 'Report
Expression' : FEDIS(ARMAFELIQA(AMES),'M')
2.19 Anexos
Esta ayuda está disponible no sólo para definir ítems mediante fórmulas y variables, sino
también para crear contratos y finiquitos, para establecer condiciones de selección de
personal, aprovechar el sistema de módulos articulados para la creación de informes
especiales.
Los recursos disponibles son:
Variables ya disponibles en el sistema
Variables Individualización empleado
Variables, tablas e ítems creados por el usuario
Ítems reservados
Operadores matemáticos
Sentencias del lenguaje
Procedimientos propios del Sistema.
Variable Descripción
KSMIN Sueldo Mínimo.
KAKU Valor Acumulado (Ítems por empleado)
KCAR Numero de Cargas Familiares
KCAY Cónyuge
KFXD Factor de días trabajados (referido a 30 = 1,0 )
KHIJ Número de Hijos
© 2013... PayRoll S.A.
422 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
q.empresa Empresa
q.nombre Nombre
q.est_civil Estado civil
q.rut Rut
etc.
© 2013... PayRoll S.A.
424 | M a n u a l d e P a y R o l l 4
VARIABLES
Son 18 variables a crear para cualquiera finalidad del usuario. Ver: Parámetros Adicionales
1) Tabla Se puede crear una tabla (mayor a 100) donde cada elemento de esta puede ser
una variable. (ver procedimientos)
2) Datos Adicionales Tabla (32) creada especialmente para crear datos que son requeridos
para el cálculo y no se encuentran en la ficha normal del sistema, siendo propios del
empleado.
3) Ítems Informativos Son ítems que se crean igual a los demás, dándoles la característica
de informativos. Estos pueden ser llamados en las fórmulas, siendo propios del
empleado.
1. OPERADORES LÓGICOS
2. OPERADORES MATEMÁTICOS.
Multiplicación *
División /
Resta -
Suma +
3. OPERADORES RELACIONALES.
1. BETWEEN( )
Determina si la exp1 se encuentra entre la exp2 y exp3 (incluidas)
Between (exp1, exp2, exp3)
2. CDOW( )
Devuelve el día de la semana (palabras) a partir de una fecha tipo Date o Date Time
CDOW(expF)
3. CTOD( )
Convierte una expresión de caracteres en una fecha.
CTOD(expC)
4. DATE( )
Devuelve la fecha actual del sistema.
5. DAY( )
Entrega el día de la fecha especificada en expF.
Day(expF)
6. DOW( )
Devuelve en número del día de la semana a partir de una fecha.
DOW(expF)
7. DTOC( )
Devuelve una fecha de tipo carácter a partir de una fecha
DTOC(expF)
8. DTOS( )
Devuelve una cadena de caracteres del tipo AAAAMMDD a partir de una fecha.
DTOS(expF)
9. DTOT( )
Devuelve un valor DateTime a partir de una fecha tipo Date.
DTOT(expF)
10. IIF( )
Evalúa una condición (cond1) y si es verdadera entrega la exp1, en caso contrario exp2.
IIF(cond1,exp1,exp2)
11. INT( )
Devuelve la parte entera de la expN.(Sin redondeo)
Int(expN)
12. INLIST( )
Evalúa si exp1 es igual a alguna de las expresiones exp2...expN
InList(epx1,exp2,...,expN)
13. LEN( )
Devuelve el número de caracteres de una expresión.
Len(expC)
14. MAX( )
Devuelve el valor máximo de la lista de expresiones.
Max(exp1,exp2,...,expN)
15. MIN( )
Devuelve el valor mínimo de la lista de expresiones.
Min(exp1,exp2,...,expN)
16. MOD()
Devuelve el resto de la división de expN1 por expN2.
Mod(expN1,expN2)
17. MONTH( )
Devuelve el número del mes de la fecha especificada(expF)
Month(expF)
18. ROUND( )
Redondea el valor resultante de la expN1, de acuerdo a especificaciones de expN2.
Round(expN1,expN2)
19. RIGHT( )
Devuelve una cantidad de caracteres a partir de la derecha.
RIGHT(expC,ExpN)
20. STR( )
Convierte una expresión numérica (expN1) a una expresión de carácter. Se puede
emplear expN2 para dar la longitud y expN3 para el número de lugares decimales.
Str(expN1[,expN2[,expN3]])
21. SUBSTR( )
Extrae una cadena de una expresión de caracteres expC, desde la posición inicial expN1,
la cantidad indicada en expN2.
Substr(expC,expN1,expN2)
22. TTOC( )
Devuelve un valor de tipo carácter a partir de una fecha
TTOC(expF)
23. TTOD( )
Devuelve un valor tipo Date a partir de una expresión DateTime.
TTOD(expF)
24. UPPER()
Convierte a mayúsculas una expresión.
UPPER(expC)
25. VAL( )
Convierte una cadena de caracteres de números en un valor numérico.
Val(expC)
26. YEAR
Devuelve el valor del año de la expF
Year(expF)
Los procedimientos están ya creados y son parte integrante del Sistema estos son:
1. T [N°Tabla;Elemento;Valor]T
Entrega el valor de una Tabla
N° Tabla : Código de la tabla a acceder
Elemento: Código del elemento dentro de la tabla.
Valor : Código del valor a acceder (1,2).El valor 3 no por ser
Alfanumérico (Ver manejo de tablas en Manual Descriptivo)
2. P[LA_AFP(Valor)]P
Calcula el porcentaje de la AFP de un valor
Valor: Valor sobre el cual calcular el % AFP (KTIM).
4. P[IMPUESTO(Valor)]P
Calcula la retención de impuesto del mes
Valor: Valor sobre el cual se calcula el impuesto.
5. H [Acción;Item;Inicio;N°meses;periodo;indice]H
Entrega la suma o promedio de un Ítem histórico.
Acción: S Suma P Promedio
Ítem : I.x..x Monto del mes ; O.x..x Monto original. R.Kx…x Datos del resumen
(R.KTHA, R.KAF1,...etc)
Inicio: Mes de inicio 0=del mes; -1=mes anterior (-2-3...)
N° meses: Cantidad de meses (0, 1,2,..n) T= de enero a la fecha.
Periodo : 1,2..,7 ó si son más de uno 1234567
Índice: Numero aleatorio para ser llamado desde otra fórmula. Pe. Si índice = 2,
H[2]H
6. P[BRUTO(Valor)]P
Entrega el bruto a partir de un líquido.
Valor: Monto Líquido.
7. T[Y[N°Tabla;Elemento;Valor]Y;Elemento;Valor]T
Tabla sobre una Tabla
N° Tabla: Código de la tabla a acceder.
Elemento: Código del elemento dentro de la tabla.
Valor: Código del valor a acceder (1, 2,3).
8. P[DIASHABILES(Fecha)]P
Entrega los días hábiles de una fecha.
Fecha: 'dd/mm/aa'
9. P[DIASVAC(Fecha_fin, Modo)]P
Devuelve los días de vacaciones de una fecha dada.
Fecha_fin: Fecha de tope para el cálculo (S_feliq, ctod('01/01/00')
Modo: N=Normales P=Proporcionales T la suma de ambos (por defecto)
Formula: 15 + IIF(KPERI+KANRE > 10, INT (( KPERI + KANRE -10)/3),0)
11. P[RELIQUI(Valor,Fecha_ini,Fecha_fin,Modo,op)]P
Reliquida LL.SS. y/o Impuesto.
Valor= Valor a reliquidar.
Fecha_ini= Fecha inicial 'dd/mm/aa' Fecha_fin= Fecha final 'dd/mm/aa'
Op= L= LL.SS + Impuesto; I =Impuesto; X= Solo Impuesto y LL.SS en el mes.
12. S_TRAMO(Indicador)
Devuelve el valor del tramo de las cargas familiares.
Indicador: Tramo en que se encuentra el trabajador(Q.TRAMO_CAR)
13. DIASVM(exp1,exp2,exp3)
Devuelve los días de vacaciones tomados en el mes.
Exp1:'N' = Días a partir del 01; 'S' = Los días hábiles del mes.
Exp2: N Considera el mes completo; S Divide el mes en dos, y 2da quincena; 1
Toma la información del mes siguiente, completo.
Exp3: 1 Primera Quincena; 2 Segunda Quincena.
14. A_KSEM(exp1,exp2)
Devuelve los días hábiles de cada semana.
Exp1: 1 o 2 = 1 Lunes a Viernes, 2 Lunes a Sábado.
Exp2: 1 a 6 = Numero de la semana.
15. P[DiASAC()]P
16. VA( Código del empleado, Numero del dato adicional , Tipo de dato: 1, 2 o 3 )
Extrae el valor de un dato adicional
17. Ac(x)
Acumulador: Contiene el valor de los ítems que contenga el acumulador. (Los
ítems deben ser calculados previamente.)
18. ULTIMO_DIA(expF)
Entrega la fecha al último día del mes. Para conocer que Nro. de día es
(28,29,30,31) se debe anteponer la función DAY()
19. DAY(ULTIMO_DIA(S_FELIQ))
20. PRIMER_DIA(expF)
Entrega la fecha al primer día del mes. Para conocer el Nro. de día se debe anteponer la
función DAY(), siempre entrega un 1.
DAY(PRIMER_DIA(S_FELIQ))
22. P[ANTIG(Q.CODIGO)]P
Antigüedad en meses del cargo.
G L
T
R
Tabla de Feriados · 44, 46
Reajuste masivo de Ítems · 61 Tabla de Impuestos · 48, 251
Reajuste Masivo de Ítems · 280 Transfer a Bancos · 88
Recaudación Electrónica Los Andes · 351 Transfers a Bancos y Otros · 348
Registro de Eventos · 130 Traspaso a Bancos · 349
Reliquidaciones · 202
Respaldo y Cierre de Mes · 375
Retenciones del ítem · 154 U
Revisa y corrige impuestos · 46
Revisión de Consistencia · 370 Usuarios en el Juego de Datos · 129
Revisión y Corrección de Impuestos · 254
V
S
Vacaciones · 26
Seguridad · 96 Vacaciones Generales · 303
Seguridad del Sistema · 387 Variables del Sistema · 429
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