Informe: importancia de las funciones organización, control y staff

Andrés Felipe De Alba Ochoa

Presentado al instructor:

Erly Trinidad Cruz Penagos

Sena Sofia Plus

Controles y Seguridad

Montería/21/06/2021

2021
El encargado de realizar la evaluación de cada una de las funciones administrativas es el auditor quien

se encarga de realizar las recomendaciones correspondientes para hacer mejoras en las áreas o

procesos donde se identifican deficiencias.

Para el desarrollo de esta actividad, realice una investigación donde profundice sobre la evaluación a

realizar a la función de organización y la función staff.

De respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la contratación de personal en el
área de sistemas?

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Solución

¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

Este es otro punto a evaluar en la función de organización. Dicha selección involucra la preparación de
un manual de especificaciones para la distribución a vendedores de hardware y software. Debe de estar
preparado para comunicar a los vendedores las necesidades de instalación. Actuar como un documento
de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluación de los
mismos. Evaluar los presupuestos de ventas y seleccionar la configuración de hardware y software. Es
necesario que sean planeados formalmente pruebas de datos, la administración establece pesos
relativos para dar diferentes criterios en la evaluación.

¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

Para guiar y controlar las actividades en el área de sistemas se deben tener estándares de métodos y
estándares de desempeño.

Estándares de métodos: Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos en el

área de informática. Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos:

 Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.

 Reducir los efectos de la rotación de personal.
 Reducir los efectos del cambio tecnológico.
 Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común.

Estándares de desempeño: Como se mencionó anteriormente, los estándares de desempeño describen

el uso de recursos que debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Por regla
general los estándares deben estar formalmente documentados en el manual de estándares del área de
sistemas. La parte más problemática en la formulación de estándares es determinar el nivel apropiado
ya que estándares muy detallados son costosos de desarrollar y mantener y por otro lado estándares
superficiales son inútiles ya que proporcionan una guía inadecuada para desarrollar las tareas.

¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se realiza la contratación de personal en
el área de sistemas?

El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por medio de entrevistas,
pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida. Algunos procedimientos de controles básicos que pueden
ser aplicados son:

• Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

• Exámenes mentales y físicos.

• Relación de empleados claves.

• Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y educación. Con estas

actividades se mantiene la moral del empleado y las habilidades necesarias para llevar a cabo las tareas

de la instalación. Los empleados son jóvenes que han estado experimentando promociones rápidas y
que tienen pocas oportunidades de avance. Por otro lado, la experiencia técnica del analista o
programadores "viejos" los hace inmóviles dentro de la jerarquía organizacional. Entrenamiento del
personal para mantener sus conocimientos y habilidades. Estos procedimientos deberán ser evaluados
por miembros del Staff de departamento de servicios de información. La evaluación del trabajo de los
empleados se debe basar en estándares establecidos y responsabilidades específicas sobre una base
regular. Estos métodos de evaluación deben ser revisados.

La capacitación debe ser continua ya que al auditor se encuentra constantemente revisando diferentes
tareas, deberá de encontrarse con la capacidad técnica suficiente para poder realizar su trabajo, por lo
que debe de ser capacitado continuamente por medio de conferencias, seminarios u otras. Lo anterior
le deberá estar ayudando a tener más promociones en su trabajo.
 Bibliografías

 Bárcenas, F. (2009). Proceso administrativo. Universidad de Córdoba, Colombia.

 Valdés, M. (s.f). Departamento de sistemas de información. Instituto Tecnológico y de estudios
superiores de Monterrey. México
 Jara, E. (2009). El control en el proceso administrativo.
 Ramón, V. (s.f). El control como función administrativa.
 https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Tecn
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