SEMANA 2: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

Identificar los controles administrativos a tener en cuenta en una empresa

INFORME: IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Establecer mecanismos de control y estandarización en las
funciones administrativas acorde a políticas de la organización.
Nombre del aprendiz: José Fernando Sánchez Bruno
Celular: 300 893 0629

Actividades de transferencia de conocimiento

El encargado de realizar la evaluación de cada una de las funciones administrativas es el auditor quien se
encarga de realizar las recomendaciones correspondientes para hacer mejoras en las áreas o procesos
donde se identifican deficiencias.
Para el desarrollo de esta actividad, realice una investigación donde profundice sobre la evaluación a
realizar a la función de organización y la función staff. De respuesta a las siguientes preguntas:
 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?
 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?
 ¿Cuáles son los ítems más importantes para considerar cuando se realiza la contratación de
personal en el área de sistemas?
 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Para este desarrollo debe tener en cuenta:

 El material de estudio y anexo que se presenta.
 Investigar en internet: ¿cómo apoya el equipo de staff a la empresa desde el enfoque de la auditoria
de sistemas, a la protección de información, existen empresas que ofrecen ese servicio, como lo
hacen? Son freelance, cómo puede usted ser parte de ese equipo especializado como empleado de
su empresa, cómo tú puedes ser un freelance para seguridad informática. Enfoca tu atención e
indaga lo que potencialice tus habilidades y competencias en seguridad informática.
 Las orientaciones presentadas en las conferencias web (Sesiones en línea – grabaciones de
conferencias).
 Puede realizar un video o un audio con apoyo de los servicios de su celular y enviarlo. También puede
armar una cartelera con su aporte, escanearla y enviarla como evidencia: sea recursivo, creativo,
propositivo. a su estilo de aprendizaje, a su gestión profesional o laboral.

Una vez realizada la investigación y revisado el material de estudio y anexo, proceda a desarrollar el ensayo
correspondiente, proceda a elaborar el texto en un documento de Word (procesador de texto), tenga en
cuenta las normas APA para su elaboración (siempre adicione la dirección de internet donde apoyo la
realización de su actividad, respectando los derechos de autor). Por ejemplo: EVALUACIÓN DE EFECTIVIDAD
DE CONTROLES - ISO 27001:2013 ver en https://www.mintic.gov.co/gestionti/615/articles-
5482_Instrumento_Evaluacion_MSPI.xlsx

RECOMENDACIÓN: indague en internet, sistemas de información para las empresas de su interés, indague
sus áreas con el enfoque de identificar que activos o recursos su deben salvaguardar desde la seguridad
informática. Cómo hacen las auditorias de sistemas y según esos hallazgos que recursos físicos o lógicos se
deben proteger preventiva o correctivamente desde los controles de seguridad informática.
Sea creativo, realice cada actividad para generar conocimiento que pueda aplicar a su gestión laboral o
profesional
Su instructora, Silvia Margarita Marín Piedrahita - Celular y WhatsApp: 320 750 72 36
 SOLUCION

 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área de sistemas?

Par definir la selección de hardware y software es importante determinar las necesidades que tiene el
área de sistemas, para esto debemos identificar el inventario de hardware y software en los que se
describe tipo de equipo, modelo, fabricante, edad estimada, vida proyectada del equipo y ubicación,
estimar las cargas de trabajo que se realizan en el presente y futuro. Realizar una evaluación para
identificar los requerimientos generales del equipo como las características que debe tener el hardware
para apoyar los paquetes de aplicación primordiales ya identificados y elegidos (y los programas de
sistema operativo que permiten su uso). En vista de que no todas las computadoras personales pueden
ejecutar todos los paquetes, será preciso coordinar cuidadosamente los programas elegidos con el
equipo necesario para procesar las cargas de trabajo, esto con el fin de saber si las características de los
componentes de cada uno de los equipos se ajustan a las necesidades del área.

Por lo anterior el analista de sistemas debe establecer una mejora comparativa del sistema de
información existente, de tal forma que el nuevo sistema propuesto trabaje una carga de información,
dado este comparativo deberá contener ventajas y desventajas de los puntos que se consideren más
importantes en la operación de un sistema como los son: las funciones que realiza el sistema, las personas
que lo aplican, cuando y como, requerimiento tiempo humano y requerimiento de tiempo de
computadora.

Es posible que el dinero del que se dispone exija que para la compra, arrendamiento financiero o renta
simple se seleccione de un sistema con la configuración mínima necesaria para satisfacer las necesidades
inmediatas. No obstante, es probable que se requiera mayor poder de los equipos en el futuro, si es así,
conviene adquirir un sistema que se pueda ampliar para satisfacer requerimientos futuros. Eso es fácil
de lograr, muchas computadoras personales incluyen cinco o más ranuras de expansión. Las ranuras que
no se utilizan se pueden llenar más adelante con tarjetas que contienen más pastillas de memoria,
circuitos de graficación más poderosos, microprocesadores más rápidos etc.

Por lo tanto es importante analizar el beneficio del equipo compatible que es de menor costo con relación
a un artículo comparado con el producido por un proveedor importante de computadoras. Se debe tomar
en cuenta el problema de la compatibilidad, existe compatibilidad si los programas, datos o dispositivos
electrónicos de un sistema se pueden usar sin modificación en otro.

Surgido todos los procesos anteriores se procede a la preparación del manual de especificaciones para
la distribución a vendedores de hardware y software, en el que se comunique a los vendedores las
necesidades de instalación, para asegurar uniformidad en los presupuestos y facilitar la evaluación de los
mismos.

 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la evaluación?

Para evaluar el software es necesario estudiar:

 Estándares de métodos: Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser seguidos

en el área de informática. Es una técnica organizacional, que tienen cuatro propósitos:
 Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores.
 Reducir los efectos de la rotación de personal.
 Reducir los efectos del cambio tecnológico.
 Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común.
  Estándares de desempeño: Como se mencionó anteriormente, los estándares de desempeño
describen el uso de recursos que debería ser esperado al realizar diferentes actividades en la
instalación.
 Efectividad de desempeño.
 Capaz de realizar todas las tareas requeridas
 Capaz de realizar todas las tareas que pueden ser deseadas en algún momento futuro.
 Pantallas bien diseñadas.
 Capacidad adecuada.

 Eficiencia
 Tiempo de respuesta rápido
 Entrada eficiente
 Salidas eficientes
 Almacenamiento de datos eficientes
 Respaldo eficiente

 Factibilidad del uso

 Interfaz de usuario satisfactoria.
 Se dispone de menús de ayuda.
 Interface flexible.
 Retroalimentación adecuada.
 Buena recuperación de errores

 Flexibilidad
 Opciones para la entrada.
 Opciones para la salida.
 Usable con otros programas.

 Calidad de documentación.
 Buena organización
 Tutorial adecuado.
 Responde preguntas en forma adecuada

 Soporte de fabricante.
 Línea directa
 Boletines de noticias.
 Frecuentes actualizaciones (a menor costo)

 ¿Cuáles son los ítems más importantes para considerar cuando se realiza la contratación de personal
en el área de sistemas?

Consideremos la selección de personal, de forma global y resumida, como el proceso consistente en

analizar las cualidades de un grupo de personas, con el fin de decidir y elegir aquellas que mejor se
adaptan a los perfiles más adecuados para cubrir unas necesidades que se han planteado.

Basta realizar una reflexión con mayor detenimiento, profundizando sobre cualquier supuesto
concreto, para concluir la definición anterior resulta excesivamente simplista y caer en la cuenta de
que en un proceso de selección de personal pueden identificarse una serie de aspectos a considerar:

 Revisar las referencias, hojas de vida, etc.

 Exámenes mentales y físicos.
 Relación de empleados claves.
 Explicación del protocolo organizacional a ser observado
 ¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

“La capacitación de los empleados es aquella información, aprendizaje básico que se le da al personal
de una empresa para complementar los conocimientos y formación que ha llevado y así poder
desempeñar su labor dentro de ella.” (Jaime A. Grados, 2013)

La importancia de la formación o capacitación de personal radica principalmente en su objetivo:

mejorar los conocimientos y competencias de quienes integran una empresa, porque es a través de
esas personas, de sus ideas, de sus proyectos, de sus capacidades y del desarrollo de sus labores
como se desarrollan las organizaciones.

Además una empresa o compañía siempre se está en un proceso de cambio dentro de sus
actividades; con el desarrollo de la tecnología, la creación de nuevas competencias que surgen con
el crecimiento de las empresas y el progreso constante, llegan nuevas capacidades que los
trabajadores deben desarrollar para poder llevar a cabo su labor dentro de la empresa lo que implica
generar procesos de aprendizaje organizacional que le permitan al empleado ser cada día más
competitivo en el desarrollo de su labor.

El progreso tecnológico influye directamente con los procesos empresariales dado que a diario la
tecnología está en constante evolución, por lo cual cuanto mayor sea el grado de formación y
preparación del personal de la compañía, mayor será su nivel de productividad, tanto
cuantitativamente como cualitativamente. Si la organización no marcha pareja con el desarrollo
tecnológico, sufrirá un estancamiento, un retroceso y la imposibilidad de competir en el mercado de
su competencia.