TEMA 1: RECOPILACION DE LA INFORMACION ORGANIZACIONAL

RECOPILACION DE INFORMACION ORGANIZACIONAL Para que un proceso de D.O. tenga éxito debe comenzar por obtener un diagnostico con información verdadera y a tiempo de lo que sucede en la organización bajo análisis, esta obtención de la información debe ser planeada en forma estructurada para garantizar una generación de datos que ayuden posteriormente su análisis. Es un ciclo continuo en el cual se planea la recolección de datos, se analiza, se retroalimentan y se da un seguimiento. La recolección de datos puede darse de varias maneras: • Cuestionarios • Entrevistas • Observación • Información documental (archivo) Toda la información tiene un valor en sí misma, el método de obtención de información está directamente ligado a la disponibilidad, dificultad y costo. Existen ventajas y desventajas en el uso de cada una de estas herramientas, su utilidad dependerá del objetivo que se busque y los medios para llevar a cabo esa recolección de datos en tiempo y forma para su posterior análisis. EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS Patrones de evaluación y control en recursos humanos La auditoría de recursos humanos puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas de personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de recursos humanos es mostrar cómo está funcionado el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando su costo, o prácticas y condiciones que deben incrementarse. La auditoría es un sistema de revisión y control para informar a la administración sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva a cabo. El sistema de administración de recursos humanos necesita patrones capaces de permitir una continua evaluación y control sistemático de su funcionamiento. Patrón en un criterio o un modelo que se establece previamente para permitir la comparación con los resultados o con los objetivos alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor. Se utilizan varios patrones, esto pueden ser: 1) Patrones de cantidad: son los que se expresan en números o en cantidades, como número de empleados, porcentaje de rotación de empleados, numero de admisiones, índice de accidentes, etc. 2) Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como métodos de selección de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc., 3) Patones de tiempo: consisten en la rapidez con que se integra e personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de las requisiciones de personal, etc.

la entrevista entre auditor y auditado se basa fundamentalmente en el concepto de interrogatorio. La rapidez con que esto se haga depende de una revisión y auditoria permanentes. de los beneficios sociales. lo cual presenta el inconveniente de mostrar los aciertos y las fallas de una operación ya terminada. Por medio de entrevistas en las que el auditor sigue un método preestablecido de antemano y busca unas finalidades concretas. La ARH se encarga de planear. es decir. el papel de la auditoria de recursos humanos es fundamentalmente educativo. La función de auditoria no es solo señalar las fallas y los problemas. de la relación costo-beneficio del entrenamiento. De este modo las actividades de recursos humanos planeadas y organizadas con antelación muestran durante su ejecución y control algunas dificultades y distorsiones que requieren ser diagnosticadas y superadas. de las obligaciones sociales. 2) Desempeño: cuando la comparación entre el patrón y la variable se hace simultáneamente con la operación. capaces de suministrar una adecuada retroalimentación para que los aspectos positivos puedan mejorarse y los negativos. cuando la comparación acompaña ala ejecución de la operación. La medición se realiza en términos de algo rápido y acabado. de la rotación de personal. La entrevista es una de las actividades personales más importante del auditor. en ellas. El auditor informático experto entrevista al auditado siguiendo un cuidadoso sistema previamente establecido. es lo que hace un auditor. de los accidentes en el trabajo. y mejor matizada. éste recoge más información. esta sencillez es solo aparente. Mediante "entrevistas" en las que no se sigue un plan predeterminado ni un método estricto de sometimiento a un cuestionario. lo que quiere decir es que es actual. directos e indirectos. que la proporcionada por medios propios puramente técnicos o por las respuestas escritas a cuestionarios. La comparación es la función de verificar el grado de concordancia entra una variable u su patrón. corregirse y ajustarse. en tantos que alguna parte de ella la realizan diversos organismos de línea. . A pesar de que se realiza en forma simultánea. Sin embargo. en el fin de la línea. una especie de partida de defunción de algo que ya sucedió. Parte de la ejecución de estas actividades al realizan los organismos de recursos humanos. Tras ella debe existir una preparación muy elaborada y sistematizada. Los patrones permiten la evaluación y el control por medio de la comparación con: 1) Resultados finales: cuando la comparación entra el patrón y la variable se hace después de realizada la operación. organizar y controlar las actividades relacionadas con la vida del personal en la empresa. Aparte de algunas cuestiones menos importantes.4) Patones de costo: son los costos. la medición se realiza sobre una operación en proceso y no terminada aún. interroga y se interroga a sí mismo. el auditado conteste sencillamente y con pulcritud a una serie de preguntas variadas. En este sentido. también sencillas. La medición es concomitante con el procesamiento de operación. Lo hace de tres formas: Mediante la petición de documentación concreta sobre alguna materia de su responsabilidad. sino también presentar sugerencias y soluciones. consistente en que bajo la forma de una conversación correcta y lo menos tensa posible. y que es diferente para cada caso particular. con el fin de evitar mayores problemas. ENTREVISTA CON EL PERSONAL DE INFORMATICA Entrevistas: El auditor comienza a continuación las relaciones personales con el auditado.

Salvo excepciones. lo cual no quiere decir que haya de someter al auditado a unas preguntas estereotipadas que no conducen a nada.Checklist: El auditor profesional y experto es aquél que reelabora muchas veces sus cuestionarios en función de los escenarios auditados. • Costos del departamento. Si la herramienta auditora produce incrementos apreciables de carga. por cuanto los internos disponen del software nativo propio de la instalación. cruzamiento y síntesis posterior. Se obtendrá información presupuestal y financiera del departamento. las Checklists deben ser contestadas oralmente. y por qué. Tiene claro lo que necesita saber. Muy por el contrario. desglosado por áreas y controles. desglosado por áreas. de sus Checklists El conjunto de estas preguntas recibe el nombre de Checklist. Trazas y/o Huellas: Se utilizan para comprobar la ejecución de las validaciones de datos previstas. que en realidad servirán para la cumplimentación sistemática de sus Cuestionarios. Software de Interrogación: En la actualidad. Las mencionadas trazas no deben modificar en absoluto el Sistema. número de ellos y contratos. así como número de equipos y características para hacer un análisis de su situación desde un punto de vista económico. Sus cuestionarios son vitales para el trabajo de análisis. . los productos Software especiales para la auditoría informática se orientan principalmente hacia lenguajes que permiten la interrogación de ficheros y bases de datos de la empresa auditada. • Presupuesto del departamento. • Características de los equipos. Estos productos son utilizados solamente por los auditores externos. el auditor conversará y hará preguntas "normales". se convendrá de antemano las fechas y horas más adecuadas para su empleo. ya que superan en riqueza y generalización a cualquier otra forma. SITUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA Presupuestos Obtención y análisis de la situación presupuestal del departamento.

Se presenta un ejemplo de cuestionario para obtener información sobre los siguientes aspectos:        Desempeño y comportamiento Condiciones de trabajo Ambiente Organización en el trabajo Desarrollo y motivación Capacitación Supervisión TEMA 3: SITUACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA Presupuestos      Obtención y análisis de la situación presupuestal del departamento. Características de los equipos. Presupuesto del departamento. desglosado por áreas y controles. . Costos del departamento. así como número de equipos y características para hacer un análisis de su situación desde un punto de vista económico.TEMA 2: EVALUACION DE LOS RECURSOS HUMANOS Se deberá obtener información sobre la situación del personal del área. Se obtendrá información presupuestal y financiera del departamento. para lo cual se puede utilizar la tabla de recursos humanos y la tabla de proyección de recursos humanos. desglosado por áreas. número de ellos y contratos.

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