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IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN Y STAFF

ALVARO NATES HUERTAS

Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA)


CCONTROLES Y SEGURIDAD INFORMATICA (1991686)
Instructora: AYDA ANDREA FRANCO VILLAMIL
Santiago de Cali 2019
EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN
Las metas y objetivos de una organización se alcanzan, si: se provee del personal
idóneo para las diferentes areas, las instalaciones son adecuadas y garantizan un
ambiente de trabajo agradable y optimo para los colaboradores y posee
herramientas o medios que permitan que la información fluya correctamente. Es
importante que el departamento de servicios de información tenga suficiente
autonomía dentro de la jerarquía organizativa, de tal manera que se logre total
independencia con los departamentos de los funcionarios; dicha independencia
estará sujeta a su vez, a una evaluación que permita determinar el grado que esa
posición ha logrado. Es indispensable tener en cuenta que las responsabilidades
del departamento de servicios de información deben ser planificadas,
documentadas y sus procesos revisados diligentemente para así asegurarse que
la asignación de responsabilidades fue descrita en forma adecuada.
Entre las tareas que el director general debe distribuir incluyendo al departamento
de servicio de información se encuentran:
 Desarrollo de sistemas
 Operación
 Control de datos
 Administración de base de datos
Las anteriores actividades están sujetas a auditoría, con el fin de determinar su
eficiencia y deben estar debidamente documentadas mediante la descripción de
su desempeño.
El departamento de servicios de información se encargará de establecer los
lineamientos y los alcances de autoridad y responsabilidad incluyendo la
definición de las habilidades técnicas que se requieren para su evaluación. Todas
las funciones se evaluarán analizando que se encuentren bien descritas

Centralización Vs descentralización
La Alta dirección y el director de sistemas pueden haber tomado la decisión de
descentralizar por las siguientes razones:
 El crecimiento continuo de una instalación computacional centralizada hace
que se vuelva complicado manejarla.
 Una decisión administrativa puede haber determinado centralizar o
descentralizar a la organización como un todo.
 Es una decisión que en la actualidad se encuentran confrontando muchas
organizaciones
Con los precios exequibles de los equipos de cómputo es complicado detener la
adquisición de estos por parte de los usuarios, esto genera que se establezca una
descentralización aunque no se haya planeado. Sin embargo es importante que
toda descentralización sea formalizada implementando sus respectivas guías de
funcionamiento y control ya que esto definitivamente genera un impacto positivo
en la integridad de los datos y la efectividad y eficiencia del sistema.

Selección de hardware - software


En este punto se debe preparar un manual con las especificaciones de hardware y
software que se ajusten a los requerimientos y necesidades, los cuales deben ser
distribuidos entre los proveedores de estos productos, explicando detalladamente
las necesidades de instalación, así mismo evaluar las ofertas y seleccionar la que
mejores beneficios ofrezca. Se debe planificar hacer pruebas de datos con el
hardware y software seleccionado para comprobar que la eficiencia del mismo se
ajuste a lo planeado.

Estándares
Es necesario establecer unas normas las cuales poseen una serie de reglas y
características cuyo propósito es alcanzar un excelente resultado a estas se le
llama estándares; estos pueden ser: Estándares de métodos y Estándares de
desempeño.
Estándares de métodos:
Establecen prácticas uniformes, procedimientos y reglas a ser
seguidos en el área de informática. Es una técnica organizacional, que
tienen cuatro propósitos:
• Facilitar la comunicación entre partes interdependientes como analistas
y programadores.
• Reducir los efectos de la rotación de personal.
• Reducir los efectos del cambio tecnológico.
• Formar la base de estándares de desempeño proporcionando una base
de medida común.
Estándares de desempeño:
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería
ser esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Por regla
general los estándares deben estar formalmente documentados en el
manual de estándares del área de sistemas. En el momento de la
formulación de los estándares se debe buscar un equilibrio en la
formulación ya que estándares muy detallados son costosos de desarrollar
y mantener y por otro lado estándares superficiales son inútiles ya
que proporcionan una guía inadecuada para desarrollar las tareas.

EVALUACIÓN DE LA FUNCIÓN DE STAFF

Este punto hace referencia al hecho de contar con el personal idóneo para el
desempeño de las diferentes funciones, de la correcta selección del recurso
humano se deriva la calidad en el resultado de los sistemas que se producen;
este debe ser seleccionado por el auditor quien a su vez debe ser competente y
contar con el conocimiento necesario para realizar la tarea de selección del staff.
Las necesidades del staff requerido están programadas en el plan maestro de
desarrollo.
Hay dos razones por las cuales se hace necesario planear el staff:
1. La escasez de profesionales que tengan un buen desempeño en la
realización de su trabajo.
2. La instalación computacional exige contar con personal especializado con
habilidades comprobadas en lo que se refiera esta tarea.
Para hacer una correcta planeación del staff, se requiere hace un inventario de las
habilidades del actual, evaluar los requerimiento futuros, considerar la posible tasa
de rotación de personal y determinar cómo llenar esos puestos.

Contratación de personal
Debe hacerse seleccionando a la persona correcta en donde tanto el
administrador contratante como el aspirante estén sintonizados, comprendiendo
claramente lo que exige el cargo y los resultados que se esperan.
También es importante tener establecido un documento en el cual se especifique
claramente los deberes y obligaciones, así como también las oportunidades de
crecimiento que se ofrecen.
Para la elección de personal se deben tener en cuenta unos criterios que se deben
considerar tales como: el nivel de educación, experiencia y responsabilidad, éstos
debe ser respaldados y apropiado para el cargo a ocupar.
El personal puede ser reclutado internamente o en forma externa.
Internamente hace que se incremente la moral y se cuenta con la experiencia
obtenida en la empresa.
Externamente puede dar una mejor exactitud en el momento de escoger el perfil
ajustado más estrictamente a las especificaciones que se requieren sincronizadas
con las habilidades del aspirante; por otro lado aporta nuevos conocimientos a la
organización.

Capacitación de personal
Es sin duda uno de los aspectos motivantes para el personal, esto permite otorgar
nuevas oportunidades de crecimiento promocional y educación.
Los empleados antiguos dada su trayectoria y experiencia dentro la empresa los
hace más estables dentro de la jerarquía organizacional.
Es importante el entrenamiento permanente del personal con el fin mantener sus
conocimientos y habilidades; estas actividades serán evaluadas por miembros de
staff del departamento de servicios de información.
Retiro del personal
El retiro definitivo de un empleado implica adoptar unas medidas de seguridad
encaminada a proteger los recursos informáticos como bases de datos, hardware,
software, estos procedimientos deben estar basados en protocolos
preestablecidos previamente fundamentados en las políticas internas y acordes a
las leyes estatales.
El retiro puede ser por voluntad del empleado.
En cualquier caso los procedimientos de control que deben realizarse son:
 Si el empleado es una persona clave, la administración debe ser
informada.
 Contactar al supervisor del empleado para determinar las razones
de la salida.
 Hacer una lista de modo que se permita:
 Recolocar Llaves
 Cancelar Passwords o Cambiar listas de distribución
 Regresar reportes, libros y documentación
 Regresar equipo.
 Realizar entrevista de salida para: Determinar áreas de
descontento
 Recordatorio de dirección sobre información Identificar problemas
potenciales.
 Entrenar al nuevo empleado

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