LAS TABLAS DE RETENCION Y SU IMPORTANCIA EN EL PROCESO DE

GESTION DOCUMENTAL.

Dentro del proceso de gestión documental existe una herramienta la cual nos
ayuda a facilitar el manejo y la clasificación de los tipos documentales que se
tienen en una empresa, esto con el fin de que los documentos cumplan con todas
las reglamentaciones y el cuidado correspondiente; esta herramienta se llama
tablas de retención documental el cual se define como un listado de series, con los
respectivos tipos documentales en donde se le asignan el tiempo de permanencia
a los documentos en cada uno de su ciclo vital dentro del archivo de una
organización.

Estas tablas de retención documental o TRD nos ayudan a tener una estructura
más organizada según las orientaciones dadas por la ley General de Archivo para
así poder tener un acceso fácil a la información.

En el ámbito laboral estas tablas de retención son muy útiles ya que cada
dependencia puede saber qué tipos de documentos están a su cargo y cuánto
tiempo debe durar en la oficina esto con el fin de no represar documentación, ni su
deterioro por el mal manejo por espacio físico o al ambiente expuesto. Un ejemplo
en el cual nos podemos apoyar es en las TRD de la Universidad Javeriana en
donde laboro aquí cada dependencia tiene su tabla de retención se puede
evidenciar una en donde se está a cargo de las historias laborales de los
trabajadores de la universidad en donde se especifica el tiempo de retención que
deben cumplir en cada una etapa del ciclo vital del documento, al momento de
apertura de la hoja de vida esta carpeta o expediente debe durar en el archivo de
gestión el tiempo que el empleado dure activo, en el momento que esta persona
se retira de la institución debe durar 2 años antes de ser enviada para el Archivo
Histórico ya que para la universidad estos expedientes hacen parte de su recuento
histórico y para cualquier requerimiento legal que se pueda presentar.
En la actualidad la Universidad está implementando un Sistema de Gestión
Documental en donde se busca que las historias laborales de los trabajadores se
puedan visualizar en formato digital para ello se ha tenido en cuenta todas las
TRD y las series documentales para poder cumplir con los requerimientos que
exige la ley General de Archivos y así poder garantizar la custodia y conservar en
buen estado los expedientes físicos que se tienen en los ciclos vitales del
documento.

Bibliografía

Archivo General de la Nación. (05 de Agosto de 2020). TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL - TRD. Obtenido de Archivo General de la Nación:
https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-
publica/Tablas-de-Retencion-Documental-TRD

Beltran,L ;Ferrerira, C. ; Quintero,R.(05 de Agosto de 2020). Aplicación de las

Tablas de Retención Documental. Obtenido de SENA:
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SE
NA/Finanzas/511300346/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_2/index.html