PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 134101
 Nombre del Proyecto : Ofrecer Soporte A Los Procedimientos En Las Unidades Administrativas De
Mipymes De Los Municipios De Influencia Del Centro
 Fase del Proyecto : Planeación
 Actividad de Proyecto: Establecer las actividades y tareas procedimentales de cada una de las áreas
de la empresa, su importancia, ejecución y actividades propias de cada una de ellas, documentadas
mediante informe
 Competencia : Elaborar Documentos de acuerdo con Normas Técnicas.
 Resultados De Aprendizaje Alcanzar:
 05 Corregir los textos y documentos redactados teniendo en cuenta las
observaciones, las normas gramaticales, técnicas y las políticas de la organización.
 04 Comprobar que los documentos elaborados cumplan con la norma técnica,
gramatical, y políticas de la organización

 Duración De La Guía : 40 Horas

2. PRESENTACIÓN

La norma GTC 185 sirve para facilitar la gestión de documentos formales y simplificar las comunicaciones
impresas y electrónicas, ya que ahorra tiempo, costos con buena calidad en nuestras actividades a desarrollar,
se establecen los alineamientos para la gestión de documentos organizarles, basados en normas Icontec ya
que esta contiene diferentes herramientas, que me sirve para un soporte de dar una mejor imagen a nuestro
trabajo, presentación y formalidad

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial

Aprendiz, teniendo en cuenta los conocimientos que ya adquirio de Redacción y ortografía, ingrese al
siguiente link http://www.xtec.cat/~jgenover/ordpalabra1.htm y participa de la actividad on line
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Actividad No. 1

Realiza un cuadro control de los resultados que se

obtuvo en el juego, para ser socialiados con sus
compañeros.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje.

Actividad No. 2 Con esta actividad se busca identificar que el aprendiz continua fortaleciendo los
conocimientos necesarios para la elaboración de documentos organizacionales indicados en la GTC 185.

La norma ICONTEC y la GTC 185 son de gran utilidad cuando vamos a producir un documento comercial,
explique los siguientes conceptos y de un ejemplo
Destinatario y sus elementos, membrete, líneas especiales, asunto o referencia , acrónimo, abreviatura,
asunto, copia, remitente, anexo, circular, acta , orden del dia , pie de pagina, cita , glosario,memorando, hoja
de vida

Actividad No 3 Teniendo en cuenta el ordinal de la GTC 185 relacionado con escritura de fechas, horas y
números, elabore un tabla con minimo 5 ejemplos de :

Años
Fechas abreviadas
Fechas completas
Horas
Cantidades en letras
Números Telefonicos

Actividad No 4

Mediante un mapa conceptual defina los estilos existentes para documentos comerciales con su respectiva
definición.

Actividad No. 5

Los documentos comerciales son la imagen de la organización y sirve de comunicación con pers onas y
mantienen las relaciones empresariales

Elaborar esquema de carta comercial estilo bloque extremo con sus partes diferenciando líneas
obligadas y opcionales.
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 Elaborar esquema de circular estilo bloque con sus partes
Elaborar esquema de memorando con todas sus partes
Elaborar esquema de Acta
Elaborar esquema dee Informe corto.

Actividad No. 6

ESTUDIO DE CASO:

Una vez leído y analizado el estudio de caso , con la ayuda de su instructor(a) , inicie el desarrollo de la
documentación requerida para dar respuesta y solución a la situación expuesta en él, apoyándose en la
herramienta de Word, recuerde que debe redactar de manera adecuada y atendiendo a las normas
gramaticales vistas en la formación, éstos harán parte del portafolio del aprendiz de manera individual y con
los parámetros en su cuerpo, solicitados por las Normas Icontec y la GTC 185.

CASO NO. 1

La empresa PACARPLAST LTDA, es una compañía encargada de realizar

elementos para cocina con plástico reciclado en el Municipio de Madrid
Cundinamarca. Con el fin de implementar el funcionamiento de su nueva
sede en el Municipio de Ubala, requiere vincula dos Tecnologos de Gestión
Documental para realizar nombramiento como empleados , uno en el área de Gestión documental y otro
para la Unidad de Correspondencia , sus caracterisitcaas personales y profesionales deberá ser excelente
su conocimiento y manejo de archivos de gestión , capacidad de trabajo en equipo , un buen servicio al
cliente , conocimientos en herramientas ofimáticas, buen desempeño como digitador , ética profesional ,
pertinencia y alto grado de compromiso y responsabilidad.

Para aplicar al cargo usted debe:

Elabora su hoja de vida Corporativa.

Presentar una carta de solicitud de empleo, adjuntando la hoja de vida
La empresa , después de estudiar las solicitudes presentadas, selecciona la suya y le cita a
entrevista de trabajo. La Entidad considera que usted es la persona idónea para ocupar el cargo , si
que le envía una carta informándole que debe presentarse para llenar los requisitos exigidos .
Usted mismo (a) será PACARPLAST LTDA y quien envía la carta.
Ya vinculado a la empresa , su jefe le pide que solicite la siguiente cotización: 15 Res mas de papel
tamaño carta, 500 carpetas de dos alas, 10 cajas de marcadores, 5 cajas de guantes 100% nitrilo
15 cajas de tapabocas desechables, 15 cajas de gorros desechables, ésta va dirigida a una
compañía ( Buscar en la web el proveedor).
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CASO 2 :

Usted es el Director (a) Ejecutivo de la Ferreteria Comercial Clarismf, ubicada en

la calle 2 No. 2-21 Telefono 8212220, Barrio El Centro, desea:
 Dar conocer una información relacionada con los nuevos productos o
servicios que ofrece
 El dia 8 de Marzo de 2020, hizo a la Señora Inés Sanchez un llamado de
atención por llegar tarde a laborar
 El 10 de Marzo de 2020, a partir de las 14:00 horas en la sala Gerencial
realizo la primera reunión ordinaria, con el fin de que el comité de archivo de la empresa, evalúe la
solicitud de eliminación de documentos por parte del Coordinador del área de Gestión Documental ,
en la reunión participo :
 Usted como Director (a) Ejecutivo
 Francy Marcela Paez, Secretaria
 Luis Eduardo Quintero, Coordinador de Gestión Documentl
 Francisco Morales, Asistente Administrativo

*La reunión finalizó a las 22:00 horas

*Se cito para una próxima reunión el 30 de Mayo de 2014, con el fin de que el Señor Luis
Eduardo Quintero, presente un informe detallado acerca del estado del Archvo de Ges tión de la
empresa y poder evaluar el estado actual del archivo.
* La citación a la reunión se hizo mediante correo electrónico a cada uno de los participantes.

Teniendo en cuenta esta información usted deberá realizar los siguientes documentos :

 Realice una circular informativa de interés común

 Realice un memorando
 Realice un acta
 Realice un informe corto
 Realice correo electrónico

Nota : Recuerda querido Aprendiz, que las comunicaciones no presenten errores técnicos orto
gráficos, gramaticales ni de puntuación.

3.5 Actividades de transferencia del conocimiento.

Aprendiz: ¡Es hora de aplicar lo que sabe!!!

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE PRODUCCION DOCUMENTAL

Estos manuales se realizan con la finalidad de presentar a los colaboradores de una empresa , una
herramienta que permita organizar los archivos de gestión e implementar una nueva cultura de orden y
manejo de la documentación que se produce en la entidad.
Por medio de este manual, se establecen normas y procedimientos que se deben seguir en la gestión
documental y en el trámite de documentos, de acuerdo con sus características y destino final. Los archivos
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funcionan como depósitos de información indispensable para el eficaz desempeño de las tareas
administrativas, por esta razón, es necesario que las actividades inherentes a la documentación se
desarrollen en forma coherente y homogénea en las unidades responsables, el alcance de los logros y la
supervivencia de las organizaciones en un entorno cada vez más exigente, permite al Archivo Central como
administrador de documentos tener una función de gran relevancia al permitir la localización oportuna y
efectiva de la información.

Actividad No. 7. Realice el manual de procedimiento de producción documental de una compañía puede
ser real o creada por ustedes. Presentar en Word con las normas ICONTEC, para subir a plataforma.
Puede tomar como el documento de apoyo.

Ambiente Requerido

 Ambiente de aprendizaje 01 Salón de clases

 Ambiente de aprendizaje 02 Sala de audiovisuales
 Ambiente de aprendizaje 03 Sala de Informatica
 Plataforma Territorium

Materiales

Libreta de apuntes
Computadores
Fotocopias
Impresora
Video bean

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : *Redacta documentos

organizacionales aplicando las
normas gramaticales, de
sintaxis y las de redacción.
*Elabora documentos
organizacionales, aplicando las
técnicas de digitación; las
normas Técnicas Colombianas
vigentes. *Identifica la papelería
en cuanto a tamaño y calidad
para el proceso de digitación y/o
transcripción, de acuerdo con
los estándares internacionales
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 Digita con precisión y velocidad
documentos aplicando las
técnicas de digitación.

Evidencias de Desempeño
Opera los equipos de digitación
de acuerdo con los manuales
de usuario y las normas de
seguridad.
Realiza la limpieza de los
equipos para su conservación
de acuerdo con el manual.

Adopta la postura corporal

requerida, durante el proceso
de digitación, para el desarrollo
de habilidades y destrezas,
deacuerdo con las normas de
salud ocupacional.
Evidencias de Producto:
Utiliza la papelería, elementos,
mobiliario y equipos requeridos
para la recepción y despacho
de documentos de acuerdo
con el manual de gestión
documental y las políticas de la
organización.

Verifica que los documentos

recibidos reúnan las
condiciones para ser radicados
de acuerdo con el manual de
gestión
documental y las normas
organizacionales. .

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Acción: Cada una de las unidades de análisis más pequeñas de actividad laboral sin descender al nivel de
los movimientos.

Actividad: Partes en que descomponemos una tarea o un conjunto de acciones que constituyen la parte
fundamental de una tarea.
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Cargo: El conjunto de todas las tareas que debe realizar un trabajador. Un cargo puede consistir en varias
tareas, como mecanografiar, archivar y tomar un dictado o puede estar formado por una sola tarea.

Competencia: Capacidad de un trabajador para desempeñar las tareas inherentes a un empleo

determinado.

Deber: Un conjunto de tareas que consituyen una de las diferentes actividades principales implicadas en el
desempeño del trabajo.

Elemento: Un conjunto de dos o más micromovimientos (movimientos básicos o fundamentales), una

operación puede descomponerse en varios conjuntos de tales movimientos como sería: levantar, transportar
y colocar un artículo.

Empleo: Un conjunto de tareas cumplidas o que se supone serán cumplidas por una misma persona.

Medida del trabajo: Técnicas complementarias al estudio de tiempos y movimientos para determinar el
tiempo de realización de un trabajo pero sin tener en cuenta el esmero o la diligencia en su ejecucuión.

Micromovimiento (Movimiento básico o elemental): Cada uno de los movimientos que constituyen un
elemento. Es la unidad de análisis más elemental y simple. Las menores actividades de trabajo, que
comprenden movimientos tan elementales como: alcanzar, colocar, soltar, etc. Conocido como

Nivel ocupacional: Nivel del trabajador de acuerdo con la jerarquía de la organización (directivos,
empleados, obreros especializados, obreros generales).

Ocupación: Es un conjunto de empleos cuyas tareas representan una gran similitud.

Operación: Acción o conjunto de acciones que constituyen la parte esencial de una tarea sin descender al
análisis de movimientos, gestos o procesos mentales separados.

Papel: Una o más actividades recurrentes tomadas de una pauta total de acciones interdependientes que,
combinadas, dan el producto organizacional.

Puesto de trabajo: Conjunto de tareas ejecutadas por una sola persona.

El trabajo total asignado a un trabajador individual, constituido por un conjunto específico de deberes y
responsabilidades. El número total de puestos de trabajo en una organización equivale al número de
empleados más los puestos vacantes.

Punto (lugar) del espacio organizacional definido por uno o más papeles (y, por consigui ente, una o más
actividades), que debe realizar un solo individuo: ubica a éste en relación a sus compañero, respecto al
trabajo por realizar y a dar y recibir órdenes.

Responsabilidad: Un deber o conjunto de deberes que describe el principal objetivo o razones de la

existencia de un puesto de trabajo

Tarea: Una unidad de trabajo «organizada discretamente» (que se puede asignar a un puesto de trabajo u
otro), con un principio y un fin claramente definidos, realizada por un individuo para conseguir las met as de
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un puesto de trabajo. Acto o secuencia de actos agrupados en el tiempo, destinados a contribuir a un
resultado final específico, para el alcance de un objetivo, … (Fine y Wiley, 1971).

Trabajo: Conjunto de tareas, operaciones, elementos, etc., que debidamente programados y

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

GestioPolis.com Experto. (2001, abril 26). Glosario de términos usados en análisis y descripción de puestos .
Recuperado de https://www.gestiopolis.com/glosario-de-terminos-usados-en-analisis-y-descripcion -de -
puestos/

Severin, Eugenio; Informe: “Enfoques Estratégicos sobre las TIC en Educación en América Latina y el Caribe”,
Pág.: 16; Oficina Regional de Educación para América Latina y el Caribe (OREALC/UNESCO); UNESCO
2013; Santiago de Chile, Chile.

Normas Icontec y GTC 185. http://eduteka.icesi.edu.co/curriculo2/Teclado2.pdf

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/semillas/634122_1_V IRTUAL/OAAPs/OAAP4_F
ase2/swf/aa2_oa2/oa.pdf http://andreuribe53.blogspot.com.co/2013/05/cuaderno-informatica.html

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Sandra Milena Salcedo Instructores Articulación Abril 2020

Yency Lucia Suarez

Edward Forero

Eliana María Castañeda

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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