Documentos a recibir al inicio de la auditoría, del período revisado, todos digitalizados:

1. Contrato con FLO Cert, firmado.

2. Historia de la organización.
3. Principales avances y problemas presentados desde la última auditoría.
4. Resumen del cumplimiento de medidas correctivas de la última auditoría.
5. Vida jurídica de la organización.
6. Estatuto y Reglamento interno actualizados.
7. Lista de socios con los datos requeridos por los Criterios Fairtrade.
8. Lista de socios que han ingresado y salido de la organización en el período auditado.
9. Registro de socios ante instancia gubernamental pertinente (actualizado), ingresos y egresos de socios.
10. Para banano (Print del reporte de control bananero del MAG actualizado, que incluya a todos los socios que tiene y ha
tenido registrados la organización)
11. Lista de directivos actualizada.
12. Organigrama de la organización con los nombres de cada cargo, incluir estructura socioorganizativa y técnico-
administrativa.
13. Nombramiento de oficial de contacto Fairtrade, responsabilidades y/o funciones.
14. Nombramiento de responsable ambiental, responsabilidades y/o funciones.
15. Actas del 2019, 2020 y 2021: convocatoria, listas de participantes, memoria del acta y anexos:
a. Asambleas generales ordinarias y extraordinarias
b. Reuniones de Consejo de Administración o Junta Directiva ordinarias y extraordinarias
c. Reuniones de Junta o Consejo de Vigilancia ordinarias y extraordinarias
16. Plan de desarrollo Fairtrade
17. Informes de Plan de Desarrollo Fairtrade de años finalizados
18. Avance del Plan de Desarrollo Fairtrade vigente
19. Contabilidad del premio de años finalizados y corte de año en curso (Estado de resultados y balance del premio FT, si
existe)
20. Estado de resultados y balance de la organización del período auditado y del año en curso (corte)
21. Detalle de los gastos e inversiones de los recursos del premio Fairtrade organizados por proyectos (Informe contable)
22. Extracto de la cuenta bancaria del Premio Fairtrade, último mes del año y corte a la fecha
23. Certificado de firmantes de la cuenta de la organización y de la cuenta del premio Fairtrade (puede ser del banco o de la
contadora de la organización debidamente firmado)
24. Auditoría internas o externas realizadas las cuentas Fairtrade o a las cuentas de la organización (en caso de haberlo
realizado)
25. Plan ambiental de la organización
26. Evaluación del riesgo de no cumplimiento del capítulo de producción.
27. Manual de calidad y/o de producción
28. Manual de Manejo Integrado de Plagas
29. Manual de Manejo Integrado de Malezas
30. Reglamento, manual o procedimiento de producción orgánica
31. Documento que describa el Sistema Interno de Control
32. Ejemplos de carpetas de información de los productores (Carpetas del SIC)
33. Acuerdos entre productor y organización (si existen)
34. Lista de productos o insumos utilizados por los productores
35. Certificado orgánico (grupales y/o individuales)
36. Capacitaciones de la organización: Consolidado y listas de asistencia de cada evento
37. Reglamento interno de trabajo
38. Lista de empleados y trabajadores: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, fecha de ingreso, fecha de finalización de
contrato, tipo de contrato, cargo y remuneración mensual, además de los contratos finalizados en el período auditado.
La información debe corresponder a todos las personas vinculadas a la organización en relación de dependencia,
servicios profesiones, contratos verbales, etc.
39. Políticas de la organización (discriminación, género, libertad de asociación y negociación, ambientales, etc.)
40. Descripción o reglamento del proceso comercial (flujo del producto desde el productor al primer comprador)
41. Procedimientos o reglamento de trazabilidad
42. Listado de compradores Fairtrade y No Fairtrade
43. Contratos comerciales Fairtrade. Incluye planes de abastecimiento y negocios por lotes (cuando exista).
44. Registro de compras, todas las compras FT y No FT: se refiere a los registros propios de la organización: en los que al
menos debe constar: nombre del proveedor, fecha, volumen, precio pagado, tipo de producto, referencia a documento
de transacciones (factura, liquidación de compra, etc.)
45. Registros de ventas de Fairtrade y ventas no Fairtrade de la organización; registros que muestren las ventas,
exportación y mercado local, se refiere a los registros propios de la organización, en los que al menos debe constar:
nombre del comprador, fecha, volumen, precio pagado, tipo de producto (diferenciando FT y No FT), referencia a
documento de transacciones (factura, liquidación de compra, etc.)
46. Reclamos de calidad en caso de existir: documentación enviada por el comprador y acciones realizadas por la
organización.
47. Lista de entidades adicionales con número de empleados permanentes y temporales
48. Formulario CODImpact completo, como el consentimiento, debidamente firmados.

Nota: en todas las reuniones de la auditoría se debe registrar la asistencia de los productores y del personal técnico-
administrativo, asesores, etc.