Ciclo de Deming (PDCA): Qué

es y cómo logra la mejora

continua
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Planear, hacer, verificar y actuar. Cuatro palabras que han significado mucho
para el mejoramiento continuo en las organizaciones.

¿De dónde provienen estas palabras? ¿Qué significan en sí? ¿Cómo a través
de 4 pasos logramos el mejoramiento continuo? Es lo que veremos hoy al
detalle.

Hoy en Ingenio Empresa, hablamos a profundidad del ciclo PDCA o ciclo de

Deming.

Te podría interesar:  Análisis del Modo y Efecto de Fallas AMEF: Su

desarrollo PASO a PASO

¿Qué vas a encontrar? [Ocultar contenido]

 1 Qué es el ciclo PDCA
 2 ¿Quién fue su creador? Breve historia del ciclo PDCA
 3 Cómo hacer el Ciclo PDCA
o 3.1 Planear: La planificación de los objetivos o actividades
o 3.2 Hacer: La ejecución de lo planificado
o 3.3 Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado
o 3.4 Actuar: Con base en los resultados
 4 Ejemplos de PHVA
o 4.1 Ejemplo PDCA en una organización
o 4.2 Ejemplo PHVA en un sistema de gestión
o 4.3 Ejemplo PHVA en la vida de una persona
Qué es el ciclo PDCA
También conocido por sus siglas en español PHVA, el ciclo de deming o ciclo
PDCA (PDCA cycle) se basa en la realización constante de 4 pasos
 Planear (plan),
 Hacer (do),
 Verificar (check) y en algunas referencias reemplazado por la «S»
de study.
 Actuar / ajustar (act).
El ciclo nos guía en la planificación de una acción, la ejecución controlada de lo
planificado, para posteriormente revisar la diferencia entre lo planificado y lo
realizado y ajustar, en caso de ser necesario. Pero la cosa no termina allí, el
ciclo vuelve a iniciar con una nueva planificación y es de nunca terminar. De
ahí que el ciclo de Deming conduzca a las organizaciones hacia la mejora
continua (kaizen).

¿Quién fue su creador? Breve historia

del ciclo PDCA
¿Te interesa la historia? Si es así dale click para contarte en unas cuantas
líneas cómo se creó el ciclo PDCA.

Historia del PDCA

Cómo hacer el Ciclo PDCA

Para llevar a cabo un plan de acción a través de un ciclo PHVA, atravesaremos
4 pasos. ¿Adivinas cuáles son?
, ¿hay dudas frente a los requisitos del estándar ISO 9001? Échale un vistazo a
mi ebook. Está hecho para que cualquier persona sin importar su experiencia
pueda aplicar la norma ISO 9001:2015 y lograr un SGC que FUNCIONE.

Planear: La planificación de los objetivos o actividades

Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La aplicación del ciclo
PHVA requiere tener la vista sobre un proceso, oportunidad o problema.

Definir la situación implica realizar el análisis sobre el problema o evento. No se

puede definir un plan de acción si antes no entendemos cuál es el problema.
Aquí podemos usar cualquiera tipo de técnica de análisis (dale un vistazo a la
sección de análisis y mejoramiento de procesos). Si hablamos de un
problema, podemos usar herramientas como Espina de pescado o 5 por qué.
Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis cuantitativos,
reuniones grupales, grupos de consenso, investigaciones, etc. Todo sea para
conocer qué se debe hacer de cara a la etapa de «hacer».

Ahora bien, si hablamos de sistemas de gestión debemos tener en cuenta que

el PHVA se aplica tanto a nivel general como a nivel específico, siendo el
general la representación de la estructura del sistema (numeral 0.3.2 de la
norma lo explica) y el especifico un plan de acción para el cierre de una no
conformidad o para nuestra vida misma.

Una vez tenemos total claridad del problema o situación, planteamos la

estrategia o secuencia de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso,
abordar la oportunidad o solucionar el problema. Por supuesto, esta estrategia
entre más específica, mejor. Aquí es cuando herramientas como 5W2H toman
relevancia al permitirnos afinar la planificación.
Este para mí, es el paso importante. Si no hay una buena planificación, los
resultados no serán los deseados. No obstante, en muchas organizaciones,
este es el paso que menos tiempo toma.

Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas
y responsables. Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros
aspectos como sitios o lugares, recursos, materiales, riesgos, factores críticos
de éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad.

El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como

el diagrama de Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables
sobre las actividades del plan de acción que les conciernen.

Hacer: La ejecución de lo planificado

Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los
parámetros establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande
el plan de acción, más recomendable es el seguimiento de una persona sobre
cada actividad y responsable.

A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán
en función del resultado de la ejecución de la actividad planeada.
Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el
levantamiento y análisis de los datos para la elección y ejecución de la
alternativa adecuada. Según el tipo de alternativa habrán diferentes
actividades. Por lo tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los
datos y se obtenga la alternativa a elegir, se crearan giros importantes dentro
de ese plan de acción. Eso se planea según el resultado de la ejecución.

Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad

del plan de acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o
pruba piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan las mismas
actividades a gran escala.

Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado

En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se
cumplió lo planificado.

Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio
esperado que supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de
dos formas:

 Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la

eficacia de la actividad realizada, esto es que genere el resultado
esperado en los términos dispuestos (tiempo, costo, etc)
 Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos
oriente mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis,
podemos emplear herramientas de la calidad
como pareto, diagrama de correlación y hojas de
comprobación.
Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de
verificar genera una lección aprendida. De ahí que las normas de los sistemas
de gestión incluyan este punto.

Actuar: Con base en los resultados

La última etapa del circulo de Deming nos lleva a realizar las acciones
necesarias para cerrar las brechas evidenciadas en la verificación. Durante
esta etapa suelen surgir planes futuros o recomendaciones, que es
precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua.

La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre

procedimientos y su posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.

Ejemplos de PHVA
Ejemplo PDCA en una organización
Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa
no ha realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo
que ocasionó 4 parones en producción durante el último semestre.
La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no
conformidad:

Iniciamos con la etapa de planificación:

Antes que nada debemos analizar la situación, caractericemos el problema:

 ¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas?

 Porque no se cuenta con un programa de
mantenimiento.
 Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4
parones de producción.
 Determinamos que el costo fue de $US 3200
¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema
realizado, ya sabemos qué actividades se van a plantear:

 Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de

planta para que realice el mantenimiento de los equipos.
 Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento
preventivo a maquinarias.
 Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
 Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones
legales y contractuales que esto conlleva.
 Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los
mantenimientos.
Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:
 El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento
sería de $US 240 el día, dos veces al mes. Tener una persona
realizando esta labor conlleva alto riesgo de accidente laboral con
la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona
devolución en caso de falla de maquinaria.
 Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es
de $430 el mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La
empresa asume el costo de tener parada la producción en caso
de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También asume
el riesgo de accidente laboral del personal que ellos envían.
 Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige
la cotización más económica por lo que representa en términos
de costos y cesión de responsabilidad.
 Realizamos el contrato de servicio con la empresa de
mantenimiento.
Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:
 ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha
averiado la maquinaria en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un
ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva.
Actuar, en caso de ser necesario:
 En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar
un nuevo ciclo.
  La empresa contratada también realiza el mantenimiento a
instalaciones locativas, conviene realizar un nuevo análisis costo /
beneficio para llegar a un nuevo acuerdo.
Ejemplo PHVA en un sistema de gestión
Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene.
Tal es el caso del sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma
ISO 9001 explica como los capítulos se ajustan al ciclo PHVA.

Fuente: ISO 9001:2015

Ejemplo PHVA en la vida de una persona
Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una entrevista laboral con la
psicóloga y para él es muy importante quedar contratado. Para eso él:

Planifica:
 Hace un repaso de las preguntas más comunes en una entrevista
laboral de ese tipo y prepara una respuesta.
 Se aplica un análisis DOFA a sí mismo para conocer sus
oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas.
 Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google Maps y
Google Street para saber cómo llegar y mitigar el riesgo de llegar
tarde.
 Busca información de la empresa.
Hacer:
 Toma el bus según la ruta que identificó en su planeación.
 Estudia su análisis DOFA.
 Hace la entrevista laboral en la que algunas de las preguntas que
le hacen, corresponden a las preguntas que él ya había estudiado
o son sobre su personalidad, por lo que responde a partir de su
análisis FODA.
Verificar:
Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía preparadas y en
unas pocas su respuesta pudo ser mejor. Para la próxima
entrevista deberá saber por ejemplo, cómo a partir de la
información de la empresa, del cargo y del profesional que es él,
puede aportar a la compañía.
Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene entrevista con el que será su
jefe inmediato.

Ajustar:
 Daniel fortalece los puntos débiles que logró verificar / comprobar
en su primer entrevista.
***

Para terminar...
Como ves, ejemplos de PDCA hay muchos. No solo es una herramienta de las
organizaciones. Debería ser una herramienta para nuestra vida misma. Hay
quienes van por la vida sin definir dónde están y para dónde van. ¿Conoces
alguno?
Cómo referenciar este artículo
APACHICAGOICONTECISO 690MLA
Betancourt, D. F. (02 de agosto de 2018). Ciclo de Deming (PDCA): Qué es y cómo logra
la mejora continua. Recuperado el 26 de abril de 2021, de Ingenio Empresa:
www.ingenioempresa.com/ciclo-pdca.