PHVA: Procedimiento lógico y por etapas para la mejora

continua

El ciclo PHVA es un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo
del SG-SST y que le da solidez a todo el proceso.

PHVA es un procedimiento lógico y por etapas para la mejora continua

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El nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), reglamentado por

el Decreto 1072 de 2015, como su nombre lo indica, es un sistema de gestión y por eso mismo
debe concebirse como un ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Esto garantiza que
se implemente como un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento
continuo del SG-SST.

En términos generales, este procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento
continuo de SG-SST, incluye cuatro pasos o componentes:

 Planificar: se deben trazar los planes que permitan mejorar la salud y la seguridad de los
trabajadores, definiendo qué se está haciendo de manera incorrecta, o qué se puede
hacer de un mejor modo.
 Hacer: llevar a cabo las medidas que se han planificado
 Verificar: examinar las acciones y procedimientos para comprobar si se están
consiguiendo los resultados esperados
  Actuar: implementar medidas de mejora para elevar la eficacia de todas las acciones en
materia de seguridad y salud en el trabajo

Veamos cada etapa en detalle.

Contenido [ocultar]
 1 Planificar: el eje central del sistema de gestión
 2 Hacer: consolidar, informar y documentar
 3 Verificar: revisar y detectar vacíos y fracturas
 4 Actuar: la esencia del mejoramiento continuo
 5 ¿Cuál es el procedimiento lógico y por etapas?
o 5.1 PLANIFICAR
o 5.2 HACER
o 5.3 VERIFICAR
o 5.4 ACTUAR

Planificar: el eje central del sistema de gestión

La planificación es el eje sobre el cual se montan todas las demás acciones. Es una etapa que
responde a preguntas tales como: ¿Qué se hará para garantizar la salud y seguridad de los
trabajadores? ¿Cómo se llevará a cabo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Con quién? ¿Para qué? ¿Cómo se
evaluará? ¿Con qué datos?

La planificación es en sí misma un procedimiento lógico y por etapas que permite el

mejoramiento continuo de SG-SST.

Hacer: consolidar, informar y documentar

En el componente “Hacer” están incluidas todas aquellas acciones tendientes a concretar o

realizar lo definido en los planes. En otras palabras, ejecutar lo planeado. Este paso también
comprende acciones como recolección de todos los datos y la información necesaria para hacer
seguimiento y evaluación al proceso.

Así mismo, en el “hacer” está comprendida la documentación de todo aquello que se realiza y
de aquello que no se ha podido realizar.

Verificar: revisar y detectar vacíos y fracturas

El proceso de verificación es un importante paso dentro del procedimiento lógico y por etapas
que permite el mejoramiento continuo de SG-SST. Se define como una revisión de las acciones
y los procedimientos implementados, para evaluar si se han logrado o no los resultados
esperados.
Las preguntas esenciales para guiar este importante proceso son: ¿Se llevó a cabo lo planeado?
¿Con qué mecanismos se cuenta para verificar la aplicación del SG-SST? ¿Cuál fue el impacto de
los planes y programas en la reducción de incidentes, accidentes y enfermedades laborales?

Actuar: la esencia del mejoramiento continuo

Actuar, en el ciclo PVHA, es un paso crucial para que el sistema se perfeccione progresivamente
y se acerque al modelo ideal de cero accidentes fatales y mínimo posible de enfermedades
laborales. En esta fase se desarrollan acciones tendientes a incrementar los beneficios en
materia de seguridad y salud para los trabajadores.

Los interrogantes que guían este proceso son: ¿Qué se aprendió tras la implementación del SG-
SST durante un lapso determinado? ¿Qué fallas o errores no se pueden repetir? ¿Hay aciertos
que deberían estandarizarse? ¿Qué se debe mejorar? ¿Cómo se puede mejorar?

¿Cuál es el procedimiento lógico y por etapas?

El Ministerio de Trabajo en su Guía técnica de implementación del SG-SST para Mipymes ha

indicado que la implementación del SG-SST exige el cumplimiento de 10 pasos. Esos pasos se
ajustan a un procedimiento lógico y por etapas que permite el mejoramiento continuo de SG-
SST. Son completamente coherentes con el ciclo PHVA y se correlacionan de la siguiente
manera:
PLANIFICAR

 Paso 1. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Paso 2. Identificación de peligros, Evaluación, Valoración de los Riesgos y Gestión de los
mismos.
 Paso 3. Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Paso 4. Plan de Trabajo Anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo y asignación de recursos

HACER

 Paso 5. Programa de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción en SST.

 Paso 6. Prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
 Paso 7. Reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.
 Paso 8. Criterios para adquisición de bienes o contratación de servicios con las
disposiciones del SG-SST.

VERIFICAR

 Paso 9. Medición y evaluación de la gestión en SST.

ACTUAR
 Paso 10. Acciones preventivas o correctivas.
 Ciclo de Deming (PDCA): Qué es y cómo logra la mejora continua
Planear, hacer, verificar y actuar. Cuatro palabras que han significado mucho para el
mejoramiento continuo en las organizaciones.

¿De dónde provienen estas palabras? ¿Qué significan en sí? ¿Cómo a través de 4 pasos
logramos el mejoramiento continuo? Es lo que veremos hoy al detalle.

Contenido:

1 Qué es el ciclo PDCA

2 ¿Quién fue su creador? Breve historia del ciclo PDCA
3 Cómo hacer el Ciclo PDCA
3.1 Planear: La planificación de los objetivos o actividades
3.2 Hacer: La ejecución de lo planificado
3.3 Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado
3.4 Actuar: Con base en los resultados
4 Ejemplos de PHVA
4.1 Ejemplo PDCA en una organización
4.2 Ejemplo PHVA en un sistema de gestión
4.3 Ejemplo PHVA en la vida de una persona

Qué es el ciclo PDCA

Ciclo de deming (PHVA o PDCA): Qué es y cómo se hace + ejemplo práctico

También conocido por sus siglas en español PHVA, el ciclo de deming o ciclo PDCA (PDCA cycle)
se basa en la realización constante de 4 pasos

1. Planear (plan),
2. Hacer (do),
3. Verificar (check) y en algunas referencias reemplazado por la «S» de study.
4. Actuar / ajustar (act).

El ciclo nos guía en la planificación de una acción, la ejecución controlada de lo planificado, para
posteriormente revisar la diferencia entre lo planificado y lo realizado y ajustar, en caso de ser
necesario. Pero la cosa no termina allí, el ciclo vuelve a iniciar con una nueva planificación y es
de nunca terminar. De ahí que el ciclo de Deming conduzca a las organizaciones hacia la mejora
continua (kaizen).

¿Quién fue su creador? Breve historia del ciclo PDCA

Cómo hacer el Ciclo PDCA

Para llevar a cabo un plan de acción a través de un ciclo PHVA, atravesaremos 4 pasos.
¿Adivinas cuáles son?

Ciclo PDCA Deming Infografia

A propósito, ¿hay dudas frente a los requisitos del estándar ISO 9001? Échale un vistazo a mi
ebook. Está hecho para que cualquier persona sin importar su experiencia pueda aplicar la
norma ISO 9001:2015 y lograr un SGC que FUNCIONE.

Planear: La planificación de los objetivos o actividades

Antes que nada, debemos definir cuál es la situación. La aplicación del ciclo PHVA requiere
tener la vista sobre un proceso, oportunidad o problema.

Definir la situación implica realizar el análisis sobre el problema o evento. No se puede definir
un plan de acción si antes no entendemos cuál es el problema. Aquí podemos usar cualquiera
tipo de técnica de análisis (dale un vistazo a la sección de análisis y mejoramiento de procesos).
Si hablamos de un problema, podemos usar herramientas como Espina de pescado o 5 por qué.

Los 5 Por qué: Análisis de causa raíz basado en preguntas

Dicho esto, en esta etapa es común que se realicen análisis cuantitativos, reuniones grupales,
grupos de consenso, investigaciones, etc. Todo sea para conocer qué se debe hacer de cara a la
etapa de «hacer».

Ahora bien, si hablamos de sistemas de gestión debemos tener en cuenta que el PHVA se aplica
tanto a nivel general como a nivel específico, siendo el general la representación de la
estructura del sistema (numeral 0.3.2 de la norma lo explica) y el especifico un plan de acción
para el cierre de una no conformidad o para nuestra vida misma.

Una vez tenemos total claridad del problema o situación, planteamos la estrategia o secuencia
de actividades que nos conducirá a mejorar el proceso, abordar la oportunidad o solucionar el
problema. Por supuesto, esta estrategia entre más específica, mejor. Aquí es cuando
herramientas como 5W2H toman relevancia al permitirnos afinar la planificación.

Este para mí, es el paso importante. Si no hay una buena planificación, los resultados no serán
los deseados. No obstante, en muchas organizaciones, este es el paso que menos tiempo toma.

Dicho esto, lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y responsables.
Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros aspectos como sitios o lugares,
recursos, materiales, riesgos, factores críticos de éxito, medios y especificación del
cumplimiento de la actividad.

El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el diagrama de

Gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables sobre las actividades del plan
de acción que les conciernen.

Hacer: La ejecución de lo planificado

Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los parámetros
establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande el plan de acción, más
recomendable es el seguimiento de una persona sobre cada actividad y responsable.
A veces, dentro del Hacer del PHVA existirán pequeñas desviaciones que irán en función del
resultado de la ejecución de la actividad planeada.

Por ejemplo: En un plan de acción se definió que una actividad era el levantamiento y análisis
de los datos para la elección y ejecución de la alternativa adecuada. Según el tipo de alternativa
habrán diferentes actividades. Por lo tanto, cuando se ejecute el levantamiento y análisis de los
datos y se obtenga la alternativa a elegir, se crearan giros importantes dentro de ese plan de
acción. Eso se planea según el resultado de la ejecución.

Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad del plan de
acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o pruba piloto para que, en
función del resultado, se reproduzcan las mismas actividades a gran escala.

Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado

En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió lo

planificado.

Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio esperado que
supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos formas:

Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de la actividad

realizada, esto es que genere el resultado esperado en los términos dispuestos (tiempo, costo,
etc)

Análisis final que determine el resultado del plan de acción y nos oriente mejor hacia la etapa
de ajustar. Para este análisis, podemos emplear herramientas de la calidad como pareto,
diagrama de correlación y hojas de comprobación.

Por lo general, un plan de acción complejo y bien hecho, en la etapa de verificar genera una
lección aprendida. De ahí que las normas de los sistemas de gestión incluyan este punto.

Actuar: Con base en los resultados

La última etapa del circulo de Deming nos lleva a realizar las acciones necesarias para cerrar las
brechas evidenciadas en la verificación. Durante esta etapa suelen surgir planes futuros o
recomendaciones, que es precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua.

La estandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre procedimientos y su

posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.

Ejemplos de PHVA

Ejemplo PDCA en una organización

Una auditoría realizada en la organización Don Juan evidenció que la empresa no ha realizado a
tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que ocasionó 4 parones en
producción durante el último semestre.

La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no conformidad:

Iniciamos con la etapa de planificación:

Antes que nada debemos analizar la situación, caractericemos el problema:

¿Por qué no se ha realizado el mantenimiento de las maquinas?

Porque no se cuenta con un programa de mantenimiento.

Determinamos el costo que significó en la empresa tener 4 parones de producción.

Determinamos que el costo fue de $US 3200

¿Qué nos queda? Trazar el plan de acción. Con el análisis del problema realizado, ya sabemos
qué actividades se van a plantear:

Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta para que realice el
mantenimiento de los equipos.
Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo a maquinarias.

Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.

Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y contractuales que
esto conlleva.

Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los mantenimientos.

Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:

El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de $US 240 el día, dos
veces al mes. Tener una persona realizando esta labor conlleva alto riesgo de accidente laboral
con la maquinaria, además no le podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de
maquinaria.

Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el mantenimiento por

día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el costo de tener parada la producción en
caso de que la maquinaria falle, hasta que la reparen. También asume el riesgo de accidente
laboral del personal que ellos envían.

Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la cotización más económica

por lo que representa en términos de costos y cesión de responsabilidad.

Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento.

Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:

¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la maquinaria en los últimos
3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva.

Actuar, en caso de ser necesario:

En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo ciclo.

La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones locativas, conviene

realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a un nuevo acuerdo.

Ejemplo PHVA en un sistema de gestión

Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene. Tal es el caso del
sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma ISO 9001 explica como los capítulos se
ajustan al ciclo PHVA.

Estructura ISO 9001 PHVA

Fuente: ISO 9001:2015

Ejemplo PHVA en la vida de una persona

Daniel está buscando empleo. En 3 días tiene una entrevista laboral con la psicóloga y para él es
muy importante quedar contratado. Para eso él:

Planifica:

Hace un repaso de las preguntas más comunes en una entrevista laboral de ese tipo y prepara
una respuesta.

Se aplica un análisis DOFA a sí mismo para conocer sus oportunidades, debilidades, amenazas y
fortalezas.

Repasa la ubicación del lugar de la entrevista por Google Maps y Google Street para saber cómo
llegar y mitigar el riesgo de llegar tarde.

Busca información de la empresa.

Hacer:

Toma el bus según la ruta que identificó en su planeación.

Estudia su análisis DOFA.

Hace la entrevista laboral en la que algunas de las preguntas que le hacen, corresponden a las
preguntas que él ya había estudiado o son sobre su personalidad, por lo que responde a partir
de su análisis FODA.

Verificar:
Algunas de las preguntas, Daniel no las tenía preparadas y en unas pocas su respuesta pudo ser
mejor. Para la próxima entrevista deberá saber por ejemplo, cómo a partir de la información de
la empresa, del cargo y del profesional que es él, puede aportar a la compañía.

Daniel ha pasado a la segunda etapa. Ahora tiene entrevista con el que será su jefe inmediato.

Ajustar:

Daniel fortalece los puntos débiles que logró verificar / comprobar en su primer entrevista.