Fases del Ciclo PDCA

Planificar (Plan)

En esta primera fase cabe preguntarse cuáles son los objetivos que se quieren alcanzar y
la elección de los métodos adecuados para lograrlos. Conocer previamente la situación
de la empresa, mediante la recopilación de todos los datos e información necesaria, será
fundamental para establecer los objetivos.

La planificación debe incluir el estudio de las causas y los correspondientes efectos para
prevenir los fallos potenciales y los problemas de la situación sometida a estudio,
aportando soluciones y medidas correctivas.

A su vez la fase de planificar se subdivide en cuatro pasos:

1. Encontrar un problema
2. Identificar las posibles causas del problema
3. Seleccionar las causas que parecen más importantes
4. Fijar la solución al problema

1. Encontrar un problema

En este primer paso puede resultar muy útil hacer estas preguntas:

- ¿Qué ocurre (síntomas)?

- ¿Dónde ocurre?
- ¿Desde cuándo ocurre?
- ¿Cómo se ha venido resolviendo hasta ahora?
- ¿Cuál es el impacto económico del problema y/o el impacto en el negocio?

Ejemplo PDCA Fase Plan:

En el servicio de garantías de una empresa de equipos informáticos se ha detectado un

número de reclamaciones por averías en la pantalla de uno de los modelos de ordenador
portátil vendido.

Se ha podido comprobar que estos ordenadores han sido montados en la empresa

BitPoint desde hace dos meses. Hasta ahora se ha intentado reparar los equipos, pero el
coste económico está siendo elevado y los clientes insatisfechos están haciendo oír su
voz a través de los foros de Internet.

2. Identificar las posibles causas del problema

En este segundo paso puede resultar muy útil hacer estas preguntas:

 ¿Por qué ocurre?

 ¿Cuándo ocurre?
 ¿Dónde ocurre?
 ¿Quién lo produce?
  ¿Cómo ocurre?
 ¿Cuántas veces ocurre?

Ejemplo PDCA Fase Plan:

Después de analizar los síntomas y el proceso en el que se produce el problema, el

equipo de mejora ha encontrado diez causas que podrían originar el fallo en la
pantalla del ordenador.

3. Seleccionar las causas que parecen más importantes

Ejemplo PDCA Fase Plan:

Después de un estudio en profundidad, el equipo de mejora concluye que las causas que
producen los fallos parecen ser las siguientes:

1. El 30% de las pantallas que suministra el proveedor poseen un tamaño

ligeramente superior.
2. En el proceso de montaje de la pantalla se fuerzan los contactos.

4. Fijar la solución al problema

En este cuarto punto, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

 Impacto o eficacia de la medida adoptada en la resolución del problema.

 Coste de la solución.
 Tiempo de implantación.
 Relación beneficio vs. coste.

Ejemplo PDCA Fase Plan:

Dado que el proveedor suministra las pantallas a muy buen precio y a tiempo, se ha
decidido optar por modificar el proceso de montaje con una pequeña inversión en una
nueva tecnología.

Hacer (Do)

Esta segunda fase consiste en llevar a cabo el trabajo y las acciones correctivas
planificadas en la fase anterior. Corresponde a esta fase la formación y educación de
las personas y empleados para que adquieran un adiestramiento en las actividades y
actitudes que se han de llevar a cabo.

Es importante comenzar el trabajo de manera experimental para, una vez que se haya
comprobado su eficacia en la fase siguiente, formalizar la acción de mejora en la última
etapa.

5. Implantar la solución

 En este quinto punto, se debe proceder a:

 Diseñar los nuevos procesos.
  Modificar las instalaciones o adquirir unas nuevas.
 Estudiar las necesidades de personal.
 Aportar los recursos materiales necesarios.
 Establecer los nuevos parámetros a controlar y diseñar los procedimientos de
control.

Verificar (Check)

En esta tercera fase es el momento de verificar y controlar los efectos y resultados que
surjan de aplicar las mejoras planificadas. Se ha de comprobar si los objetivos marcados
se han logrado o, si no es así, planificar de nuevo para tratar de superarlos.

6. Comprobar los resultados

En este sexto paso se debe verificar si las medidas tomadas dieron el resultado esperado.

Actuar (Act)

En esta última fase, una vez que se ha comprobado que las acciones emprendidas han
dado el resultado esperado, es necesario realizar su estandarización mediante una
documentación adecuada, describiendo lo aprendido, cómo se ha llevado a cabo, etc.

Se trata, al fin y al cabo, de estandarizar el cambio o acción de mejora de forma

generalizada, introduciéndolo en los procesos o actividades.
¿Cuáles son los pasos del ciclo PDCA?Pero, ¿cómo hacer un PDCA paso a paso? El
ciclo PDCA incluye los siguientes pasos secuenciales, que deben realizarse sin saltarse
ninguna fase:P: plan (planificar)El primer paso cuando se quiere optimizar un proceso o
mejorar una entrega o un producto es planificar. Es necesario que los objetivos
estratégicos de la empresa, así como las expectativas del cliente, estén alineados para
cumplir los siguientes pasos:

 Inicialmente, es necesario hacer un diagnóstico para identificar los problemas

existentes, definir las prioridades de lo que hay que mejorar o incluso detectar
nuevas oportunidades.
 Una vez estipulado el objetivo, hay que desglosarlo en metas posibles y
tangibles. Aquí es importante reunir datos e información para determinar el
alcance del trabajo.
 Con el equipo reunido, es el momento de poner la planificación por escrito:
crear un plan de acción con las actividades que hay que realizar para que se
cumplan los objetivos, fijar plazos y un calendario de ejecución y designar a los
responsables.
 También se deben definir indicadores clave de rendimiento (KPIs), que son
las métricas que se analizarán en los siguientes pasos.

D: do (hacer)Ahora es el momento de poner en práctica la planificación. Para que el

equipo ejecute lo descrito en el plan, es necesario contar con una formación
específica.Durante la ejecución, intenta también recoger datos para poder controlar el
proceso y medir los resultados. Regístralos, independientemente de si son positivos o
negativos.C: check (verificar)Ahora analiza los resultados. Aquí es importante contar
con parámetros objetivos y cuantitativos para poder verificar realmente la mejora del
proceso y el nivel de calidad y compararlos con los ciclos anteriores.Es en esta fase en
la que podrás identificar problemas o fallas en el proceso, que podrán ajustarse
posteriormente.A: act (actuar)La letra "A" del acrónimo PDCA también puede
significar adjust ("ajustar") y consiste en las acciones que deben implementarse para
corregir las fallas detectadas en el paso anterior. En este momento es posible apuntar
soluciones a los problemas y luego rehacer la planificación teniendo en cuenta los
nuevos resultados.En esta fase se dan dos situaciones:

 Si se consigue el resultado esperado, puede servir de referencia para otros

procesos y sectores de la empresa u otras unidades, por ejemplo.
 Si el resultado no está a la altura de las expectativas, hay que analizarlo para
encontrar nuevas soluciones.

Es importante decir que el mercado es muy dinámico, se crean innovaciones

tecnológicas todo el tiempo y es muy difícil que un patrón que funcionaba bien se
consolide como definitivo. Aunque la estrategia haya funcionado bien, es probable que
haya algo que mejorar, entrando de nuevo en el ciclo PDCA.