CICLO PHVA-MEJORA CONTINUA

PLANIFICAR
Lo mínimo que debe tener un plan de acción es actividades, fechas y
responsables. Pero para empezar con pie derecho, consideremos incluir otros
aspectos como sitios o lugares, recursos, materiales, riesgos, factores críticos
de éxito, medios y especificación del cumplimiento de la actividad.

El control de esta planeación se puede realizar a través de herramientas como el

diagrama de gantt o la citación electrónica por calendario a los responsables
sobre las actividades del plan de acción que les conciernen.

HACER

Realizamos cada una de las actividades planteadas teniendo en cuenta los

parámetros establecidos (recursos, riesgos, materiales, etc). Entre más grande
el plan de acción, más recomendable es el seguimiento de una persona sobre
cada actividad y responsable.

Otro aspecto importante dentro de la etapa Hacer, es que según la complejidad

del plan de acción se puede considerar hacer cambios a una pequeña escala o
prueba piloto para que, en función del resultado, se reproduzcan las mismas
actividades a gran escala.

VERIFICAR

Verificar: Lo ejecutado VS lo planificado

En la etapa de verificación o evaluación determinamos en qué medida se cumplió
lo planificado.

Esta verificación se puede hacer actividad por actividad o a nivel del cambio
esperado que supone el plan de acción, aunque lo mejor es que se haga de dos
formas:

 Mientras se va ejecutando el plan de acción vamos evaluando la eficacia de la

actividad realizada, esto es que genere el resultado esperado en los términos
dispuestos (tiempo, costo, etc)
 Análisis final que determine el resultado final del plan de acción y nos oriente
mejor hacia la etapa de ajustar. Para este análisis, podemos emplear herramientas
de la calidad como Pareto, diagramas de correlación y hojas de
comprobación.
Actuar: Con base en los resultados
Durante esta etapa suelen surgir planes futuros o recomendaciones, que es
precisamente eso lo que nos lleva hacia la mejora continua.

La estadandarización de la solución, su recopilación o documentación sobre

procedimientos y su posterior difusión, suelen hacer parte de la etapa actuar.

Ejemplo PDCA en una organización

Una auditoría realizada en la organización el Ing. Aguilar evidenció que la empresa
no ha realizado a tiempo el mantenimiento preventivo de las maquinarias, lo que
ocasionó 4 paradas en producción durante el último semestre.

La organización plantea una acción correctiva PHVA para abordar la no

conformidad:

Iniciamos con la etapa de planificación:

 Determinar el costo que significó en la empresa tener 4 paradas de
producción.
 Definir el costo y las implicaciones de contratar a una persona de planta
para que realice el mantenimiento de los equipos.
 Realizar 4 cotizaciones de empresas que realizan mantenimiento preventivo
a maquinarias.
 Analizar las opciones en términos de costo / beneficio.
 Realizar la contratación de la opción elegida con las implicaciones legales y
contractuales que esto conlleva.
 Verificar tras 3 meses de contratada la opción la efectividad de los
mantenimientos.
Desarrollamos los puntos definidos en la planificación:
 Determinamos que el costo de las paradas de producción fue de $US 3200
 El costo de contratar una persona encargada de mantenimiento sería de
$US 240 el día, dos veces al mes. Tener una persona realizando esta labor
conlleva alto riesgo de accidente laboral con la maquinaria, además no le
podemos exigir a la persona devolución en caso de falla de maquinaria.
 Realizamos las 4 cotizaciones. La cotización más económica es de $430 el
mantenimiento por día, se realiza dos veces al mes. La empresa asume el
costo de tener parada la producción en caso de que la maquinaria falle,
hasta que la reparen. También asume el riesgo de accidente laboral del
personal que ellos envían.
 Realizamos un análisis en términos de costo / beneficio. Se elige la
cotización más económica por lo que representa en términos de costos y
cesión de responsabilidad.
 Realizamos el contrato de servicio con la empresa de mantenimiento.
Transcurridos 3 meses, realizamos la verificación:
  ¿Ha mejorado el desempeño de la maquinaria? Si. ¿Se ha averiado la
maquinaria en los últimos 3 meses? No. ¿Supone un ahorro para la
compañía? Si. Por lo tanto, la solución fue efectiva.
Actuar, en caso de ser necesario:
 En vista de que la acción ha sido efectiva, no es necesario iniciar un nuevo
ciclo.
 La empresa contratada también realiza el mantenimiento a instalaciones
locativas, conviene realizar un nuevo análisis costo / beneficio para llegar a
un nuevo acuerdo.

Ejemplo PHVA en un sistema de gestión

Algunas normas emplean el ciclo PHVA para explicar los puntos que contiene. Tal
es el caso del sistema de gestión de calidad. En el punto 0.3.2 la norma ISO 9001
explica como los capítulos se ajustan al ciclo PHVA.