Breve Manual de Estilo

para escribir un mail

Escribir y leer mails para muchos de nosotros se ha
convertido en una tarea que ocupa la mayor parte de nuestro
tiempo delante de la pantalla. Por ello sorprende aún el poco
cuidado que algunos demuestran en la redacción de sus
correos electrónicos.

El hecho de que no veas al destinatario del mensaje no

significa que debas tratarlo como a un completo extraño. Si
vas a una primera reunión con cualquier contacto comercial,
seguramente estudias bien lo que le vas a decir y te
presentarás con tu mejor sonrisa, y quizás con tu mejor traje.

Esta es la idea que debes aplicar a tus mails, que deben transmitir la mejor imagen posible de ti y
del negocio que representas. No dispones de matices con el tono de voz ni gestos, sólo letras que el
receptor del mensaje traduce de forma inconsciente en una sensación positiva o no. Crear esa
buena impresión que necesitas para tus intereses dependerá de cómo enfoques la redacción de
esas líneas.

En mi caso, siempre contesto todos los mails que recibo, excepto aquéllos donde:

1. El remitente me da la impresión de que no sabe quien soy o qué hago.

2. El remitente no firma el email o no incluye su nombre o email.

Vamos a ver algunos ejemplos que no contesté (reproduzco 100 % al pie de la letra):

"Podremos recibir más información, ya que estamos interesados en la contratación de su publicidad"

(quién es, qué empresa es?)

"Subject: Solicitud de afiliación al programa de Unicef "

Para mí está claro. Un señor llama a tu casa por teléfono y con sólo descolgar te pregunta "¿cómo
se hace una paella?". Me imagino que no le darás la receta, y que pensarás que se trata de una
broma.

En cambio, imagina esto: "Hola, soy Alfonso García. No nos conocemos personalmente pero
Cristina me ha dado tu teléfono porque dice que eres una excelente cocinera. Tengo una comida de
compromiso con mis amigos y he pensado que quizás tu serías tan amable de indicarme como
podría preparar una buena paella, o quizás otra receta para quedar bien. Podría llamarte en otro
momento si ahora no te va bien. Realmente me sacas de un apuro y quizás en otra ocasión pueda
devolverte el favor (...)"
Creo que habrás visto la diferencia.

En el primer contacto comercial a través de un mail, hay que tener en cuenta:

La línea de Asunto. Muchas personas deciden qué mensajes leer o no en función de la

línea de Asunto. Conviene pensar algo corto, con un buen gancho y lo más personal posible.

El saludo. Yo soy de la opinión que los mails no deben ser tan formales en tratamientos
como las comunicaciones de negocios lo son normalmente. Al fin y al cabo se trata de ir al
grano lo antes posible. Pero un saludo educado sin ser exagerado me parece necesario.

Presentarte brevemente. Nombre y empresa es suficiente.

Referencias. Dónde has obtenido el mail es siempre un buen inicio.

El asunto. Lo importante es ser breve, no sabes cuánto tiempo te va a conceder el

destinatario para decidir si le interesa o no.

Firma. La debemos incluir siempre.

Algunas cuestiones de estilo:

• TÚ o USTED queda a tu criterio. Dependerá de cómo es el tipo de destinatario de tus

mensajes.

• No escribir en mayúsculas, equivale a hablar a gritos.

• Todos los links que incluyas deberán estar operativos desde el propio mail.

• No adjuntes documentos a personas que no conozcas sin pedir primero permiso. Si

debes enviar alguna información comercial ponla en una página web y remítele a esa
dirección.

• No incluyas la lista de todos los destinatarios a los que has enviado un mail en el campo
"Para o C/C". En las firmas o mail del remitente, presenta una mejor imagen incluir un
mail personal que uno más general tipo info o ventas, etc.

• Ten cuidado con las dobles interpretaciones, lo que queda escrito difícilmente se puede
matizar.

• Releer siempre los mensajes y revisar la ortografía antes del envío.

• Si te encuentras en situación de tener que responder un mail aplica estos mismos

consejos y:

 Si no dispones de tiempo para contestar o estudiar el mail, responde con un mensaje

que indique que has recibido su mensaje pero que no podrás contestar hasta tal día.

 Si no puedes comprobar tu mail muy a menudo, instala un autorrespondedor automático.